D a to : 22. f eb ru a r 2021 Til med l emmer i O s l o regi o n en s E u ro p ako n to r In v it a s j o n t il h ø r in g om re vide rte ve dte kte r og ny strate gi fo r O slo re g io n e n s Europakontor Re v ide r te v e dte kte r Års mø tet 2020 b a o m en h el h etl i g gj en n o mgan g av ved tekten e i O s l o regi o n en s E u ro p ako n to r. V i s en d er n å s tyrets f o rs l ag ti l n ye ved tekter, i n kl u d ert al tern ati ve mo d el l er f o r s tyres ammen s etn i n g, p å h ø ri n g ti l al l e med l emmer. Ny str ate gi 2021-25 O s l o regi o n en s E u ro p ako n to rs gj el d en d e s trategi (2017-21) u tl ø p er i år, o g n y s trategi s kal ved tas av års mø tet i 2021. I h en h o l d ti l f ramd ri f ts p l an s en d er vi n å s tyrets u tkas t ti l s trategi f o r O s l o regi o n en s E u ro p ako n to r f o r p eri o d en 2021-25 p å h ø ri n g ti l al l e med l emmen e. Ko mmen tarer o g even tu el l e en d ri n gs f o rs l ag vi l i nn gå i s tyrets b eh an d l i n g av s i n en d el i ge i n n s ti l l i n g ti l års mø tet. E n d el i g b eh an d l i n g av ny s trategi o g ved tekter gj ø res av års mø tet 4. j u n i 2021. V i s er f ram ti l å mo tta ti l b akemel d i n ger i h ø ri n gs ru n d en. F ri s t f o r ti l b akemel d i n g er 12. ap ri l 2021. Med h i l s en An n e-marte Ko l b j ø rn s h u s S tyrel ed er (Sign.) Gu n n ar S el vi k D i rektø r (Sign.) 1
O slor e g ione ns Eur opakontor Re v i s j on av v e dt e kt e r Års mø tet 2020 b a o m gj en n o mgan g av ved tekten e ti l F o ren i n gen O s l o regi o n en s E u ro p ako n to r, o g i s ep temb er 2020 s atte s tyret n ed en arb ei d s gru p p e f o r å b i d ra ti l d en n e gj en n o mgan gen. V ed tekts gru p pen h ar b es tått av rep res en tan ter f ra O s l o ko mmu n e ( An i ta L i n d ahl T ro s d ah l ), V i ken f yl kes ko mmu n e ( Gø ri l l Bro d ah l ), L i l l es trø m ko mmu n e( Marti n e Matre Bo n arj ee) o g Bæru m ko mmu n e ( Øyvi n d Mo b erg Wee). S ekretari atet i O RE h ar b i s tått gru p p en. Arb ei d s gru p p en s man d at var å u tf o rme f o rs l ag ti l n ye ved tekter f o r f o ren i n gen s l i k at d e b l i r i tråd med f o rmål et, rette o p p even tu el l e f ei l, o g f o reta n ø d ven d i ge s p råkl i ge f o rb ed ri n ger. Arb ei d s gru ppen b l e b ed t s ærs ki l t o m å vu rd ere s tyres ammen s etn i n gen o g o m en kel tmed l emmer s kal ha rett p å f as t rep res en tas j o n. F o rs l aget s kal være f erd i g s l i k at d et kan b eh an d l es p å års mø tet 2021. S tyret b eh an d l et 19. f eb ru ar 2021 ved tekts gru p pen s f o rs l ag, o g n ed en f o r følger s tyrets f o rs l ag ti l en d ri n g av f o rmål s p aragraf ( p kt. 1), al tern ati ver ti l s tyres ammen s etn i n g ( p kt. 2) o g s p ø rs mål o m en d ri n g av 12 ( p kt. 3), s amt s p råkl i ge j u s teri n ger ( p kt. 4) 1. Endr ing av f or m ålspår agr af e n 2 FORMÅL OG VIRKEOMRÅDE Osloregionens Europakontor skal legge til rette for god samfunnsutvikling ved å koble medlemmene til europeiske prosesser som fører til innovasjon og verdiskaping i regionen. Virksomheten drives gjennom OREs kontorer i henholdsvis Brussel og Oslo. ORE skal blant annet: Osloregionens Europakontor skal bistå medlemmene i EU/EØS-saker. ORE bidrar til formålet blant annet ved: markedsføre og å synliggjøre muligheter for samarbeid med Østlandsområdet overfor institusjoner og organer innenfor EU og EØS samt relevante miljøer utenfor, bistå medlemmer i bygging og vedlikehold av EU- og EØS- relaterte europeiske nettverk, herunder med institusjoner, organisasjoner, næringsliv og enkeltpersoner, bistå medlemmer til bedre oppgaveløsning gjennom programmer og andre ordninger innenfor EU og EØS, innhente og formidle relevant informasjon om EU og EØS til medlemmer og andre målgrupper, yte praktisk bistand til medlemmer i forbindelse med møter, arrangementer, studiebesøk og hospitering i Brussel. Virksomheten drives gjennom OREs kontorer i henholdsvis Brussel og Oslo. 2
Be g r unne lse : E n f o rmål s p aragraf b ø r være p res i s o g tyd el i g p å h o ved f o rmål et med vi rks o mh eten. D en b ø r være al l men n n o k ti l at man i kke b ø r en d re d en ti l s tad i gh et. In n s ti l l i n gen f ra ved tekts gru p pen er at d agen s f o rmål s p aragraf f avn er f o r vi d t. F ramf o r at f o rmål et med O s l o regi o n en s E u ro p ako n to r er å «l egge ti l rette f o r go d s amf u n n s u tvi kl i n g», men er gru p p a at f o rmål et h el l er b ø r være mer ko n kret o g i retn i n g av at f o rmål et h el t en kel t er «å b i s tå medlemmene i EU/ EØS-s aker», med eks emp l er p å d e mes t rel evan te akti vi teten e l i s tet u n d er s o m i d ag. Argu men tas j o n en er at d et i kke er vårt f el l es E u ro p ako n to r s o m s kal l egge ti l rette f o r go d s amf u n n s u tvi kl i n g i vår regi o n, men at d ette er et f o rmål s o m i varetas av med l emmen e. S l i k tyd el i ggj ø res E u ro p ako n to rets p ro f i l o g o p p gave med å b i s tå med l emmen e i u l i ke E U/ E ØSs aker. 2. Tr e alte r native r f or styr e sam m e nse tning I d ag b es tår s tyret av 7 rep res en tan ter, med p ers o n l i g vara f ra s amme med l em. Oslo ko mmu n e h ar i h en h o l d ti l d agen s ved tekter f as t p l as s i s tyret. Øvri g s tyres ammen s etn i n g s kal i vareta u l i ke med l ems katego ri er s l i k at f yl ker, ko mmu n er o g ku n n s kap s i n s ti tu s j o n er er rep res en tert. D et h ar vært p raks i s, men i kke ved tekts f es tet, at tre s tyremed l emmer har rep res en tert f yl ker, tre s tyremed l emmer h ar rep res en tert ko mmu n er ( O s l o er b l i tt regn et s o m en av d i s e) o g at ku n n s kap s i n s ti tu s j o n en e h ar d el t p å en s tyrep l as s s o m en ten f as t el l er vara ved årl i g ro tas j o n. Med d en n e p raks i s en vi l al l e f yl ker i d ag h a f as t p l as s i s tyret o g to p l as s er vi l gå p å ro tas j o n b l an t øvrige kommune-med l emmer. Med ku n en ku n n s kap s i n s ti tu s j o n b l an t med l emmen e f ra 1. j an u ar 2021 h ar d en n e i p ri n s i p p et o gs å f as t p l as s, med vara. D a d ette b l e d rø f tet i s tyret 20. n o vemb er 2020 var i n n s p i l l et derf ra at dersom noen med l emmer s kal ti l d el es f as t p l ass, b ø r d et etab l eres kri teri er s o m d ef i n erer h vi l ke med l emmer s o m evt. b ø r h a f as t p l as s. D et mes t n ærl i ggen d e er kan s kj e å ten ke s eg et kri teri u m kn yttet ti l i n n b yggertal l, evt. an d el av O RE s b u d s j ett. Man kan o gs å d ef i n ere n o en kri teri er kn yttet ti l rep resen tativi tet u rb an / ru ral. F o r å ku n n e h a et en gas j ert o g akti vt s tyre vi l i kke n ø d ven d i gvi s rep res en tati vi tet være d en b es te mål es to kken. Man kan ten ke s eg at akti vi tets n i vå el l er ro l l e i eu ro p ei s k s ammen h en g o gs å kan d ef i n eres s o m et kri teri u m. D e s i s te kri teri en e vi l mu l i gen s være mer rel evan te s o m en retn i n gs l i n j e ti l val gko mi teen i s i tt arb ei d med å f o res l å et go d t o g rep res en tati vt s tyre f o r f o ren i n gen. S tyret f remmer f ø l gen d e tre al tern ati ver ti l s ammen s etn i n g av s tyret: Alte r n ativ 1. V e dte kte n e e n dr e s ikke Begru n n el se: V ed tekten e s o m gj el d er f ra 2020 l egger vekt p å at d et s kal være en rep res en tati v s ammen s etn i n g av s tyret o g at s tyred el takel s e b ø r ro tere mel l o m 3
med l emmen e, ref 11, 6. og 7. ledd. Regl en e f o r s tyres ammen s etn i n g s i krer d ette ved at al l e typ er med l emmer s kal være rep res en tert i s tyret. O s l o ko mmu n e o g en ku n n s kap s i n s ti tu s j o n h ar f as t p l as s. V ed at d et i kke er gi tt n ærmere b es temmel s er o m f o rd el i n g av de øvrige 5 s tyred el takern e, l egger ved tekten e o gs å o p p ti l go d mu l i gh et f o r ro tas j o n, s amti d i g s o m d et i kke er n o e s o m h i n d rer at med l emmer kan gj en vel ges ti l s tyret f o r f l ere s ammen h en gen d e perioder. Alte r n ativ 2. V e dte kte n e e n dr e s slik at me dle mme n e s bu dsj e ttan de l br u ke s so m kr ite r iu m f o r f ast sty r e plass O p p ri n n el i ge ved tekter: 1 1 STYRET Styret består av syv representanter, inkludert leder og nestleder, og settes sammen slik at fylkeskommuner, kommuner og kunnskapsinstitusjoner er representert. Oslo skal være representert. For hver styrerepresentant velges personlig vara fra samme medlem. F o rs l ag til endring: 1 1 STYRET Styret består av syv representanter, inkludert leder og nestleder, og settes sammen slik at fylkeskommuner, kommuner og kunnskapsinstitusjoner er representert. Oslo skal være representert. Medlemmer som bidrar med 1 /5 av foreningens budsjett eller mer i foregående år før årsmøtet skal være representert. For hver styrerepresentant velges personlig vara fra samme medlem. Begru n n el se: In n tekts gru n n l aget ti l f o ren i n gen b as erer s eg p å med l ems ko n ti n gen t, s o m tar u tgan gs p u n kt i i n n b yggertal l s amt et f as t gru n n b el ø p s o m er l i kt f o r al l e ko mmu n er o g fylkeskommuner. Ko n ti n gen tn i vået j u s teresru ti n emes s i g h vert år ti l s varen d e d en ko mmu n al e d ef l ato ren. I 2021 b etyr d et kr 2,9860 per innbygger for kommuner og kr 2,2454 per innbygger for fylkeskommuner. Ko n ti n gen ts ats f o r ku n n s kap s i n s ti tu s j o n er er b as ert p å an tal l s tu d en ter, o g s kal o gs å j u s teres med d ef l ato r. V ed å ved tekts f es te at med l emmer s o m b etal er 1/ 5 av f o ren i n gen s b u d s j ett f år f as t s tyrep l as s, gi s et o b j ekti vt kri teri u m s o m o gs å s varer p å «ei eran d el en» i f o ren i n gen s o m er n atu rl i g å ref l ektere i s ammen s etn i n gen av s tyret. Med d agen s med l ems s ammen s etn i n g vi l d ette gi O s l o o g V i ken f as t p l as s i s tyret. Alte r n ativ 3. V e dtekte n e e n dr e s ikke, me n in str u ks til v algko mite e n v e dtas i sty r e t Begru n n el se: Un d er 11 om s tyret, i 6. o g 7. l ed d h eter d et at: «S tyret b ø r være mes t mu l i g rep res en tati vt. D et l egges vekt p å ro tas j o n mel l o m med l emmen e ved val g.» V al gko mi teen må d ermed med u tgan gs p u n kt i gj el d en d e ved tekter ta s i kte p å å f o res l å en rep res en tati v s ammen s etn i n g av s tyret, i ti l l egg ti l ro tas j o n. I ti l l egg kan s tyret ved ta s o m i n s tru ks ti l val gko mi teen at s amtl i ge med l emmer s o m s tår f o r mi n s t 1/ 5 av i n n tekten e ti l foreningen, al l ti d s i kres rep res en tas j o n i s tyret. 4
3. Str yke e lle r om f or m ule r e 3. le dd unde r 12 D IREKT ØR (D AG LIG LED ER) I Paragraf 12 o m d i rektø r ( d agl i g l ed er) h eter d et i 2. l ed d at: «D en d agl i ge l ed el s e o mf atter i kke s aker s o m er av u van l i g art el l er s to r b etyd n i n g.» Begru n n el s e: D et an b ef al es å s tryke ( el l er o mf o rmu l ere) s etn i n gen s o m o p p f attes o verf l ø d i g o g u kl ar. S tyrets o p p f atn i n g er at d et kan argu men teres for at i n n h o l d et i varetas i 1. l ed d : «D i rektø ren er d agl i g l ed er i O RE, o g h ar an s var f o r d ri f ten av O RE. D agl i g l ed er s kal f ø l ge retn i n gs l i n j er o g ved tak i s tyret.» 4. Spr åklig e j uste r ing e r i v e dte kte ne V ed tekts gru p pen b l e b ed t o m å f o reta en h el h etl i g gj en n o mgan g av ved tekten e med h en s yn ti l b ed re s p råk, ø kt p res i s j o n s n i vå o g retti n g av even tu el l e f ei l. E n rekke s l i ke j u s teri n ger, som i kke med f ø rer en d ri n ger i s u b s tan s el l er n y p raks i s, f o res l åsav s tyret. D et vi s es ti l ved l egg h vo r s l i ke s p råkl i ge en d ri n ger s o m f al l er u n d er d en n e katego ri en er markert i teks ten. Vedlegg V ed tekter med f o rs l ag ti l en d ri n ger markert 5
O slor e g ione ns Eur opakontor Ny s t r a t e g i f o r O s l o r e g i o n e n s Eur opakont or 2021-25 O s l o regi o n en s E u ro p ako n to rs s trategi f o r p eri o d en 2021-25 s kal ved tas av års mø tet 4. j u n i 2021. S tyret ga 18. s ep temb er s i n ti l s l u tn i n g ti l f remd ri f t o g f o ran kri n g av s trategi p ro s es s en o g h ar h att s aken ti l d rø f ti n g p å h vert s tyremø te siden. Saken h ar o gs å b l i tt gj en s tan d f o r d rø f ti n g i ko n taktgru p p emø tet. Innspill f ra s tyre o g ko n taktgru p p e er i n n arb ei d et i ved l agte høringsu tkas t. S tyrets o p p f atn i n g er at gj el d en d e s trategi h ar f u n gert go d t s o m s tyri n gs verktø y f o r foreningen, i kke mi n s t s o m o verb ygg f o r årl i ge h an d l i n gs p l an er h vo r mål o g ti l tak ko n kreti s eres ytterl i gere. F o rs l aget bærer derfor p reg av ønske om evo l u s j o n, i kke revo l u s j o n, n år vi n å går i n n i en n y s trategi p eri o d e. Mål f ra ti d l i gere s trategi p eri o d er o m ko mp etan s e, synlighet o g d el takel s e er videreført f ra ti d l i gere ti l i n n eværen d e s trategi p eri o d e. D i s s e f o res l ås o gs å s o m mål f o r ny s trategi p eri o d e. In n s ats o mråd en e «d et grø n n e s ki f tet» o g «i n kl u d eren d e s amf u n n» er o gs å vi d eref ø rt, men d et p res i s eres at F Ns b ærekraf ts mål er retn i n gs gi ven d e f o r f o ren i n gen s arb ei d, o g at d i gi tal tran s f o rmas j o n i n n går b l an t de tverrgåen d e s ats i n gen e. Paral l el t med u tf o rmi n gen av n y s trategi p ågår et arb ei d f o r å revi d ere ved tektene. E tters o m d ette arb ei d et o gs å i n n eb ærer en o mf o rmu l eri n g av gj eld en d e f o rmål s p aragraf, tar vi i arb ei d et med u tkas t ti l n y s trategi h ø yd e f o r at års mø tet ved tar en revi d ert f o rmål s p aragraf. Vedlegg Utkas t ti l strategi f o r O s l o regi o n en s E u ro p ako n to r 2021-25 6