SAK 4, FORBEREDT AV KASSERER ANDREAS-JOHANN Ø. ULVESTAD OG GENERALSEKRETÆR FREDRIK VAAHEIM Økonomistatus 2015 I 2015 har organisasjonen gått til vesentlige investeringer. Styret har godkjent investeringer i millionklassen for blant annet to videostrømme-rigger. For å takle nedbetaling av både nye svitsjer og videoløsning har det blitt brukt finansiering i form av leasing. I perioda er det utlyst og ansatt en generalsekretær. Generalsekretæren vil ta over ansvaret for daglig økonomioppfølgning, et ansvar som p.t. ligger hos kasserer. Kasserer vil naturligvis fortsatt være ansvarlig for støtte avgjørelser i økonomien, inkludert godkjenning av utbetalinger m.m. Det har i perioda blitt brukt vesentlig tid på å dokumentere og forbedre økonomiske rutiner samt avslutte utestående punkter på regnskapet, som for eksempel tilfeller hvor det ikke er levert inn bilag for forskudd. Det er en stadig større utfordring å få inn alle bilag for kortbruk under The Gathering. For å løse dette vil det bli innført nye og strengere rutiner samt økt bruk av leverandører som sender faktura i etterkant. Regnskapet blir også i 2015 ført av Ocon Regnskap AS, et statsautorisert regnskapsbyrå med spesielt fokus på frivillige organisasjoner og derunder ungdomsarrangementer. Regnskapet for 2014 er til revisjon hos revisor (organisasjonen er ikke pålagt å ha revidert regnskap). Det er i liten grad brukt periodisering. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar den økonomiske beretninga til orientering Side 1 av 6
Budsjettkontroll per 1. november 2015 Inntekter 1.1.0 Generelle inntekter Budsjett 2015 Hittil i fjor P.t. 1.1.1 Medlemskontigent 1.1.2 Statsstøtte nasjonalt kr 260 000 kr 2 750 kr 300 350 kr 900 000 kr 617 110 kr 633 393 1.1.3 Statsstøtte lokalt kr 225 000 kr - kr 39 987 1.1.4 Utleigeordning kr 50 000 kr 77 939 kr 163 239 1.1.5 Prosjektstøtte kr - kr - kr - 1.1.8 Andre inntekter kr 20 000 kr 18 541 kr 16 279 1.1.9 The Gathering SUM Inntekter kr 1 455 000 kr 716 340 kr 1 153 248 Utgifter 1.2.0 Kontor- og lokaledrift Budsjett 2015 Hittil i fjor P.t. 1.2.1 Lokale, leie og renhold -kr 300 000 -kr 152 575 -kr 259 202 1.2.2 Forsikring -kr 15 000 1.2.6 Infrastruktur (telefoni, porto, rekvisita SUM -kr 20 000 -kr 335 000 -kr 203 819 -kr 356 394 -kr 204 062 -kr 463 264 1.3.0 Organisasjonsdrift 1.3.1 Møte- og reisekostnadar 1.3.2 Medlemskontingent Hyperion++ SUM -kr 125 000 -kr 104 626 -kr 127 090 -kr 50 000 -kr 2 635 -kr 31 239 -kr 175 000 -kr 107 261 -kr 158 329 1.4.0 Administrasjon 1.4.1 Rekneskapshonorar og tilknytta 1.4.2 Sekretariatet 1.4.3 Revisjon -kr 40 000 -kr 45 482 -kr 394 SUM -kr 240 000 -kr 103 710 -kr 197 726 1.5.0 Aktiviteter 1.5.1 KANDU-Chillout 1.5.2 Digital kultur 1.5.3 Informasjonsarbeid 1.5.4 Utleieordning 1.5.5 Aktivitetskveld -kr 100 000 -kr 91 757 -kr 100 000 -kr 58 228 -kr 105 575 -kr 320 000 -kr 59 860 -kr 61 790 -kr 95 446 -kr 9 488 -kr 45 002 -kr 33 277 -kr 4 776 -kr 14 912 -kr 15 933 -kr 24 115 1.5.9 The Gathering SUM -kr 320 000 -kr 221 017 -kr 143 582 1.6.0 Utstyr 1.6.1 Investering og vedlikehald av utstyr -kr 150 000 -kr 201 010 -kr 1 162 614 1.6.2 Investering i programvare -kr 75 000 SUM -kr 225 000 -kr 201 010 -kr 1 162 614 1.8.0 Finansposter 1.8.1 Finanskostnadar -kr 10 000 -kr 12 577 -kr 10 096 1.8.2 Finansinntekter kr 15 000 kr 1 731 1.8.3 Uforutsette kostnadar -kr 20 000 1.8.4 Avskrivninger -kr 200 000 -kr 57 675 SUM -kr 215 000 -kr 70 252 -kr 8 365 SUM Utgifter Resultat -kr 1 510 000 -kr 1 059 644 -kr 2 133 880 -kr 55 000 -kr 343 304 -kr 980 632 Side 2 av 6
Regnskapsrapport, The Gathering 2015 Det understrekes at dette bare er et midlertidig resultat som kan endres i positiv og negativ retning i løpet av året. Merk særskild at kontantkassa ikkje er avstemt. Sal av billettar i resepsjonen og effektar via TG-butikken vil difor komme i tillegg. Det er og ein del uteståande bankkortbilag som no blir registrert inn. Det bør og bemerkast at det pågår forflytning av kostnadar mellom budsjettpostar og MVA-avrekning. Info, Core og Tech er områder kor det vil bli endringer. Regnskapet for The Gathering 2015 er ført i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte regnskapsførere med spesielt god erfaring innen frivillig sektor og arrangementvirksomhet. Daglig økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarlig for TG54, Andreas-Johann Østerdal Ulvestad og hans crew. Regnskapet er ført etter norsk standard 4102. Merverdiavgift beregnes etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringen i merverdiavgiftsloven som KANDU lobbet gjennom. Kapittel Budsjett Kontroll Diff Felles Ombod Stabsfunksjonar Core Tryggleik Teknisk Underhaldning Resultat -kr 3 231 000 -kr 3 488 758 kr 257 758 -kr 103 000 -kr 63 068 -kr 39 932 -kr 11 000 -kr 9 337 -kr 1 663 -kr 425 000 -kr 572 385 kr 147 385 -kr 80 000 -kr 50 868 -kr 29 132 -kr 661 500 -kr 695 364 kr 33 864 -kr 2 030 000 -kr 1 860 861 -kr 169 139 -kr 6 541 500 -kr 6 740 641 kr 199 141 Side 3 av 6
Budsjettkontroll The Gathering 2015 Post Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett Inntekter 800 Sponsorinntekter 805 Billettsal 820 Merchandise sal 804 Inntekt motellrom kr 800 000 kr 5 748 050 kr 150 000 kr 856 244 kr 5 737 404 kr 82 250 kr 262 470 kr 56 244 -kr 10 646 -kr 67 750 kr 262 470 Utgifter Studiestøtte Inntekt kr 30 000 kr 15 690 -kr 14 310 kr 6 798 050 kr 6 954 059,00 kr 156 009 Felles Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 803 Frikjøp 808 Leige motellrom 809 Sovetelt 810 Årets prosjekt 811 Marknadsføyring 813 Leige av hall 814 Forsikringer -kr 150 000 -kr 80 000 -kr 225 000 -kr 100 000 -kr 50 000 -kr 1 819 300 -kr 20 000 -kr 98 316 -kr 274 017 -kr 223 110 -kr 15 721 -kr 35 834 -kr 1 828 484 -kr 20 231 kr 51 684 -kr 194 017 kr 1 890 kr 84 279 kr 14 167 -kr 9 184 -kr 231 815 Adgangssystemer (t.d. Armband) 816 Samband 817 Telefoni 818 Utstyrsfornying 819 Sponsorsupport 820 Merchandiseinnkjøp 821 T-skjorte deltakarar 822 Organizer/Cheifs-samling 823 Møteverksemd TG-leiinga+studietur 854 Creweffekter 824 Uforutsette kostnadar -kr 102 000 -kr 90 487 kr 11 513 -kr 59 000 -kr 63 273 -kr 4 273 -kr 25 000 -kr 15 241 kr 9 759 -kr 15 000 -kr 3 890 kr 11 110 -kr 50 000 -kr 160 653 -kr 110 653 -kr 53 000 -kr 143 195 -kr 90 195 -kr 137 000 -kr 138 416 -kr 1 416 -kr 110 000 -kr 107 611 kr 2 389 -kr 70 000 -kr 21 013 kr 48 987 -kr 106 000 -kr 215 646 -kr 109 646 -kr 60 000 -kr 33 620 kr 26 380 -kr 3 231 300 -kr 3 488 758 -kr 257 458 Ombod Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 841 Crewombud:Sosiale tiltak 871 Deltakarombod: Generelle utgifter og møter 874 Deltakarombod: Deltakarpleie og buss -kr 65 000 -kr 8 000 -kr 30 000 -kr 103 000 -kr 32 761 -kr 3 337 -kr 26 970 -kr 63 068 kr 32 239 kr 4 663 kr 3 030 kr 39 932 Stabsfunksjonar Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 880 Økonomigruppa -kr 9 000 -kr 8 337 kr 663 920 Koordinator -kr 2 000 kr 2 000 -kr 11 000 -kr 8 337 kr 2 663 Side 4 av 6
Core Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 851 Kontorrekvisita og forbruksmateriale 853 Transport/porto (logistikk) 855 Møtekostnadar 859 Crew care -kr 40 000 -kr 70 000 -kr 15 000 -kr 300 000 -kr 425 000 -kr 148 725 -kr 87 589 -kr 9 761 -kr 326 311 -kr 572 385 -kr 108 725 -kr 17 589 kr 5 240 -kr 26 311 -kr 147 385 Info Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 900 Forbruksmateriell og generelle utgifter 903 Møte-,kurs- og sosialiseringsutgifter 905 Kommunikasjonsplatformar (mobil og sms) -kr 40 000 -kr 50 000 -kr 20 000 -kr 125 994 -kr 85 281 -kr 85 994 -kr 35 281 kr 20 000 906 Innkjøp/leie utstyr -kr 90 000 -kr 387 kr 89 613 -kr 200 000 -kr 211 662 -kr 11 662 Sikkerhet (Security/Tryggleik) Kontroll november Diff kontroll/budsjett 930 Kursing, drift og rekvisita 931 Reiseutgifter 934 Politivakthold -kr 30 000 -kr 5 000 -kr 45 000 -kr 80 000 -kr 19 320 -kr 2 088 -kr 29 460 -kr 50 868 kr 10 680 kr 2 912 kr 15 540 kr 29 132 Teknisk/Tech Kontroll november Diff kontroll/budsjett 950 Reise og møter/workshops 953 Materiell 954 Vedlikehald av infrastruktur 955 Internett (transitt og fiberleige) -kr 53 000 -kr 141 500 -kr 17 000 -kr 450 000 -kr 661 500 -kr 24 206 -kr 203 060 -kr 34 072 -kr 434 026 -kr 695 364 kr 28 794 -kr 61 560 -kr 17 072 kr 15 974 -kr 33 864 Underhaldning/Event Kontroll november Diff kontroll/budsjett 970 Forbruksmateriell 971 Overnatting gjester -kr 30 000 -kr 5 000 -kr 54 875 -kr 24 875 kr 5 000 972 Møte og reisekostnadar 973 Produksjon 975 Entertainment 976 Creativia 977 Game 978 Tema-dekor og TG-desker -kr 35 000 -kr 1 150 000 -kr 350 000 -kr 250 000 -kr 100 000 -kr 110 000 -kr 16 692 -kr 1 062 881 -kr 320 663 -kr 215 451 -kr 79 517 -kr 110 783 kr 18 308 kr 87 119 kr 29 337 kr 34 549 kr 20 484 -kr 783 -kr 2 030 000 -kr 1 860 861 kr 169 139 utgifter inntekter Resultat -kr 6 741 800 -kr 6 951 302,70 -kr 209 503 kr 6 798 050 kr 6 954 059 kr 156 009 kr 56 250 kr 2 756 -kr 53 494 Side 5 av 6
Historisk resultatutvikling, The Gathering Da The Gathering er et årlig arrangement og ledelsen for et år ikke er ansvarlig for aktivitetene til den forrige ledelsen, har man tillatt en viss form for flytende drift av resultaten på den måte at overskudd og underskudd blitt dekket av KANDUs egenkapital. For å få en oversikt over den langsiktige økonomien for The Gathering som avdeling er det utarbeidet en helhetlig oversikt som er gjengitt under. Arrangement Resultat Akkumulert resultat The Gathering 2007:still puzzled? kr 61 987 kr 61 987 The Gathering 2008:optimus prime kr 41 235 kr 103 223 The Gathering 2009:fire and ice -kr 221 436 -kr 118 214 The Gathering 2010:submerged -kr 298 899 -kr 417 113 The Gathering 2011:partly cloudy -kr 22 122 -kr 439 235 The Gathering 2012:At the end of the Universe kr 256 511 -kr 182 724 The Gathering 2013:Singularity -kr 407 358 -kr 590 082 The Gathering 2014: Transylvania -kr 102 421 -kr 692 503 The Gathering 2015: The future is back kr 2 756 -kr 689 747 Side 6 av 6