BUDSJETT 2008 - TILTAKSPLAN TRINN 1

Styresaknr. 36/07 REF: 2007/000218 BUDSJETT 2008 - TILTAKSPLAN TRINN 1 Saksbehandler: Jørn Stemland Dokumenter i saken: Utrykte vedlegg: Styresak 32/07-2. tertialrapport 2007 Nordlandssykehuset HF Styresak 33/07 - Oppfølging av budsjett 2007 og tiltaksplan for 2008 Trykt vedlegg: 1. Brev av 11.10.07 fra direktør og økonomisjef,her,til alle attestasjonsansvarlige i Nordlandssykehuset - Tiltak for innsparing i 2007 2. Tiltaksplan Innspill fra avdelingssjefene, 25.10.07 3. Avdelingsvise tiltaksplaner videre oppfølging trinn 2 Saksbehandlers kommentar: Bakgrunn Styret behandlet i møte 1.10.2007 sak 32/2007 2. tertialrapport 2007 Nordlandssykehuset HF. I tillegg ble styret orientert om Oppfølging av budsjett 2007 og tiltaksplan for 2008, jfr. sak 33/2007. I tilknytning til 2. tertialrapport 2007 fattet styret følgende vedtak: Av vedtakets punkt 5 går det frem at styret gir sin tilslutning til at det arbeides videre med de tiltak som det er redegjort i sak 33/2007 Oppfølging av budsjett 2007 og tiltaksplan for 2008. I denne saken redegjøres overfor styret om status i tiltaksarbeidet. Styret inviteres til å fatte vedtak om iverksetting av trinn 1 i tiltaksplanen. Noen av de tiltak som ble skissert i sak 33/2007 Oppfølging av budsjett 2007 og tiltaksplan for 2008, krever mer bearbeiding og vil fortløpende bli fremmet til behandling overfor styret. Det er laget et eget notat (vedlegg 3), Avdelingsvise tiltaksplaner videre oppfølging trinn 2, som viser hvordan disse tiltakene følges videre opp i forhold til avdelingssjefene. Styresak 36/07 12 november 1

De avdelingsvise tiltaksplanene går frem av eget vedlegg (vedlegg 2). Som det går frem av gjennomgangen nedenfor vil tiltakene i trinn 1 ikke være tilstrekkelig til å løse vårt samlede problem. Vi velger likevel å fremme disse forslagene nå slik at iverksetting av tiltakene kan starte. Oppfølging styrets vedtak i sak 32/2007-2. tertialrapport 2007 Styret stiller i sak 32/2007 krav om at tiltaksplanen forsterkes og stiller forutsetning om betydelig reduksjon i kostnadsnivå i 2007. Dette er fulgt opp gjennom eget brev (vedlegg 1 )til samtlige attestasjonsansvarlige i Nordlandssykehuset hvor følgende er understreket: Når det gjelder kravet om reduksjon i forbruk i størrelsesorden 13-15 millioner månedlig fram til årsskiftet forutsetter dette iverksettelse av tiltak som gir effekt på kort sikt. Dette betyr at hver avdeling må gjøre kritiske vurderinger av innkjøp og ressursforbruk fra dag til dag. Dette uavhengig av om avdelingen totalt sett har ledige budsjettmidler. Følgende tiltak skal bidra til kostnadsreduksjon på kort sikt: Redusert variabellønn Stillingsvakanser Reduksjon i kjøp av forbruksmateriell Reduksjon i kjøp av inventar og utstyr Reduksjon i kjøp av IKT-utstyr og IKT-tjenester Reduksjon i kjøp av medisinteknisk utstyr Reduksjon i tjenestereiser Besparelser tjenesteplaner Inntektsøkning DRG Oppsummering tiltaksplan trinn 1 Av saksutredningen går det frem at det foreligger konkrete tiltak med en antatt effekt på mellom 30 og 40 mill kr. Som det går frem av notatet Avdelingsvise tiltaksplaner videre oppfølging trinn 2(vedlegg 3), er det en rekke tiltak som vil kreve ytterligere bearbeiding før de kan fremlegges for behandling i styret. Forventet effekt av det enkelte tiltak i forhold til regnskapet for 2007 går frem av gjennomgangen nedenfor. Oppsummert er vurderingen at: Det er gjort et grundig og omfattende arbeid på avdelingsnivå som danner grunnlag for styresaken Dette bringer oss i riktig retning, men er ikke tilstrekkelig til å løse utfordringen Konkretiseringsgraden må økes for noen av bidragene og risikoen reduseres Når det gjelder konsekvenser kan disse oppsummeres slik: Pasientkonsekvenser o Små, men noe økt stenging i høytid vil kreve flytting av pasienter o Noe dårligere tilbud på noen områder ved at stillinger holdes vakant Konsekvenser for ansatte o Noe færre faste årsverk o Reduksjon i bruk av vikarer og overtid o Reduksjon i innleie av leger o Vedtatte retningslinjer for omstilling og nedbemanning legges til grunn Organisatoriske konsekvenser o Omfattende organisatorisk endring i Lofoten, for øvrig små endringer Økonomiske konsekvenser o Antatt forbedret resultat i forhold til 2007 på 30-40 mill kr Involvering av vernetjeneste og tillitsvalgte på avdelingsnivå o Ivaretatt Styresak 36/07 12 november 2

Avdelingsvis gjennomgang av tiltaksplan I dette avsnittet presenteres en oppsummering av de enkelte avdelingenes tiltaksplan(vedlegg 2). Det vises for øvrig til vedlagte avdelingsvise planer for detaljer knyttet til konsekvenser for: Pasienter Ansatte Organisasjon Økonomi Utover de konkrete resultatforbedringer som er beskrevet nedenfor gjelder for alle avdelinger at det settes fokus på koding og forbedring av denne. I den grad dette gir kodeforbedring utover 1 % som ligger til grunn i statsbudsjettet ved fastsetting av enhetsprisen for 2008, vil dette gi positiv effekt utover det som er beskrevet nedenfor. Unntaket i denne sammenheng er medisinsk avdeling som har kodeforbedring tilsvarende 7 mill kr som ett av sine tiltak. Akuttmedisinsk avdeling Når det gjelder ambulansedrift foreslår avdelingen at enheten stasjonert på Innhavet i Hamarøy legges ned. Dette begrunnes ut fra lav aktivitet, årsprognose på 50 oppdrag i 2007, samt problemer med å rekruttere personell til stabil drift. Pasientkonsekvensene vurderes som minimale ved at det er god dekning i området med døgnbil på Oppeid i Hamarøy og på Drag i Tysfjord. Driftsreduksjonen forventes å gi reduserte kostnader med inntil 1 mill kr pr år. Øvrige tiltak innenfor akuttmedisinsk avdeling skissert i sak 33/2007 vil kreve ytterligere bearbeding. Styret foreslås å gi sin tilslutning til at ambulanseenheten stasjonert på Hamarøy legges ned. Kirurgisk avdeling Kostnadene i avdelingen skal reduseres gjennom reduksjon i innleie av leger. Reduksjon i innleie av leger skal realiseres gjennom rekruttering av fast legeressurs samt reduksjon i innleievolumet utover det som følger av fast tilsetting. Lavdriftsperioder og stram styring av innleie i tilknytning til ferieavvikling skal gi reduksjon i innleien. Reduksjon i kostnadene til innleie av leger i forhold til 2007 antas å utgjøre 2-3 mill kr. Pasientkonsekvensene av tiltaket forventes å være minimale. Styret foreslås å gi sin tilslutning til at innleie av leger ved kirurgisk avdeling reduseres. ØNH/Revma/Øye I sak 33/2007 ble det skissert nedlegging av sengepost ØNH/Revma/Øye som tiltak. ØNH/Revma/Øye har, som det går frem av vedlagte tiltaksplan, fremmet et alternativt forslag som skal gi en reduksjon i kostnadene på 2-3 mill kr. Forslaget innbærer at antall senger reduseres med 6 med tilsvarende reduksjon i kostnadene. Avdelingen foreslår også at sengeposten stenges i høytidene. Dette alternative forslaget er mer avgrenset enn utgangspunktet med nedlegging. Det betyr at forventet økonomisk effekt blir lavere samtidig som risikoen blir lavere. Det må imidlertid gjøres andre tiltak i de avdelingene som var tiltenkt oppgaven med å ta over pasientene fra ØNH/Revma/Øye. Vurdering av alternative tiltak må gjøres før det konkluderes. Uavhengig hvilket alternativ som velges vil sengetallet i Nordlandssykehuset reduseres. For å sikre fremdrift i det videre tiltaksarbeidet foreslås at styret gir direktøren fullmakt til å velge alternativ og hvor styret forutsetter at sikkerhet for økonomisk effekt gis prioritet i valget mellom alternativer. Styresak 36/07 12 november 3

Medisinsk avdeling I sak 33/2007 ble det for medisinsk avdeling skissert et krav med en kostnadsreduksjon tilsvarende 25 pleierstillinger begrunnet i høyt kostnadsnivå og at en ikke har realisert forutsatt besparelse/reduksjon i variabel lønn ved etablering av ny sengepost. Avdelingen har slik det går frem av vedlagte dokument laget en tiltaksplan med en resultatforbedring i forhold til 2007 på omlag 15 mill kr bestående av kostnadsreduksjoner på 7,5 mill kr og inntektsøkninger med 7,5 mill kr. Kostnadsreduksjonene er knyttet til: Reduksjon i kurs og tjenestereiser 0,750 mill kr Stenging av sengeposter påske, sommer og jul/nyttår 1,680 mill kr Redusert sykefravær og bruk av overtid på sengepostene 2,000 mill kr Reduksjon i vakansvakter for leger samt redusert innleie 2,500 mill kr Styring av medikamentforbruket 0,300 mill kr Vakans 0,300 mill kr Sum 7,530 mill kr Økte inntekter på 7,5 mill kr er knyttet økt DRG-indeks (7,0 mill kr) og økte inntekter knyttet til etablering av diabetesteam (0,5 mill kr). Siden det på dette tidspunkt ikke foreslås reduksjon i kveldspoliklinikk og tjenesteplaner for leger forventes at tjenestetilbudet til pasientene bare i liten grad vil bli berørt. Siden det elektive tilbudet er redusert i høytidene kan Ø-hjelpstilbudet opprettholdes med nødvendig kapasitet selv om sengekapasiteten reduseres med 1 sengepost i disse periodene. Når det gjelder konsekvenser for ansatte vil reduksjon i ressurser til reiser og kurs på sikt kunne føre til reduksjon i kompetansenivået. Stenging av sengeposter og reduksjon i sykefravær vil føre til redusert behov for vikarer og bruk av overtid som vil gi positiv effekt for arbeidsmiljøet. Styret tilrås å slutte seg til tiltaksplanen for medisinsk avdeling med en antatt resultatforbedring på 15 mill kr. KSR KSR har laget en tiltaksplan med en planlagt reduksjon i kostnadene fra 2007 til 2008 på i overkant 0,4 mill kr. Kravet realiseres gjennom å holde stillinger vakant og reduksjon i kostnader til reiser og kurs. Vakanser kan gi noe redusert tilbud til pasientene. Ferieavviklingen planlegges samordnet med Lødingen rehabilitering slik at det vil være rehabiliteringstilbud tilgjengelig i Nordlandssykehuset hele sommeren. Styret tilrås å slutte seg til forslaget om å redusere kostnadene i KSR gjennom å holde stillinger vakant samt å redusere kostnadene til reiser og kurs. Nevrologisk avdeling Tiltaksplanen for Nevrologisk avdeling innebærer en kombinasjon av vakanser og omlegging av arbeidsplaner for å frigjøre ressurser til mer poliklinisk virksomhet. I forhold til budsjettet for 2007 forventes en besparelse på godt i overkant av 1 mill kr. Siden avdelingen har mindreforbruk i forhold til budsjett i 2007 vil reduksjon av kostnader i forhold til regnskapet for 2007 bli mindre, ventelig opp mot 1 mill kr. Tiltaksplanen forventes ikke å ha negative konsekvenser for tilbudet til pasientene. Styret tilrås å slutte seg til tiltaksplanen for Nevrologisk avdeling som innebærer en kombinasjon av vakanser og omlegging av arbeidsplaner for å frigjøre ressurser til mer poliklinisk virksomhet. Styresak 36/07 12 november 4

Avdeling for laboratoriemedisin Gjennom innføring av nytt IT-system og bortfall av tilleggsressurser knyttet til ibruktaking av nytt laboratoriebygg vil bemanningen i avdelingen reduseres med 10 årsverk i 2008 i forhold til 2007. 6 årsverk realiseres ved årsskiftet og ytterligere 4 fra sommeren når siste del av nytt IT-system tas i bruk. Økonomisk effekt av dette tiltaket forventes i 2008 å utgjøre 6 mill kr med ytterligere 1 mill kr i 2009. Økt poliklinisk aktivitet forventes å gi en netto resultatforbedring på 1 mill kr i forhold til 2007. Ny inntektsmodell i Helse Nord med internbelastning av laboratoriekostnader mellom helseforetakene forventes å gi økning i basisrammen til Nordlandssykehuset med 8 mill kr fra 2009. Det foreslås at styret slutter seg til forslaget om reduksjon i bemanningen på 10 årsverk med en økonomisk effekt i 2008 på 6 mill kr og økte polikliniske inntekter på 1 mill kr ved avdeling for laboratoriemedisin. Nordlandssykehuset Lofoten For virksomheten i Lofoten er det laget en tiltaksplan med en helårseffekt på 5,8 mill kr. Tiltaksplanen omfatter en rekke tiltak knyttet til redusert reiseaktivitet, reduksjon i bemanning knyttet til ny organisering, felles skrivetjeneste, reduksjon i innleie av leger og nye turnusplaner. Det er også forelått å ta bort det desentraliserte øyetilbudet. Med unntak for forslaget om å ta bort det desentraliserte øyetilbudet og reduksjon i Lærings- og mestringstilbudet vil de foreslåtte tiltakene ikke ha negative konsekvenser i forhold til tilbudet til pasientene. Reduksjon i det desentraliserte øyetilbudet vil gi økte reisekostnader i tillegg til at det vil gi et dårligere tilbud til pasientene. Tiltaket foreslås derfor ikke iverksatt. Styret tilrås å slutte seg til forslaget til tiltaksplan for Nordlandssykehuset Lofoten med unntak for reduksjon i det desentraliserte øyetilbudet. Effekt av tiltakene i 2008 i forhold til regnskapet for 2007 vil være 4,5 mill kr med en positiv overhengseffekt til 2009 på 0,9 mill kr. I sak 33/2007 ble det skissert som et tiltak å vurdere konsekvensene av å etablere fødestue som alternativ til dagens fødetilbud i Lofoten. Det er gjort en utredning som konkluderer med at det er liten eller ingen økonomisk gevinst ved en slik omlegging når økte kostnader til ambulansefly inkluderes. I tillegg pågår et nasjonalt utredningsarbeid knyttet til fødetilbud som forventes konkludert i løpet av 2008. På dette grunnlag foreslås at tiltak rettet mot fødevirksomheten i Lofoten avventes til den nasjonale utredningen foreligger. Nordlandssykehuset Vesterålen Nordlandssykehuset Vesterålen har fremmet forslag om en tiltaksplan på 8 mill kr hvorav 3,4 mill kr er knyttet til reduserte reisekostnader som krever investeringer på mellom 10 og 15 mill kr for å kunne realiseres. Ved etablering av desentrale polikliniske tilbud i Lofoten har det vært lagt til grunn at en ikke skulle disponere forventet gevinst i form av reduserte reisekostnader til å lette det interne omstillingspresset. Det foreslås at dette prinsippet også skal gjelde for virksomheten i Vesterålen. Dette betyr at tiltaksplanen for Vesterålen må utvides med kostnadsreduserende tiltak tilsvarende 3,4 mill kr. Det vil parallelt bli arbeidet med tiltak for å styrke det polikliniske tilbudet lokalt. Reduserte reisekostnader som følge av dette vil redusere omstillingsutfordringen til Nordlandssykehuset samlet. Resterende del av tiltaksplanen på 4,6 mill kr er blant annet knyttet til omlegging av det sengebaserte tilbudet innenfor psykiatri, samlokalisering av pasientmottak og legevakt, reduksjon i innleie av leger kirurgi, redusert kapasitet intensiv samt effektivisering av kjøkkendriften. Med unntak for redusert kapasitet intensiv, som innebærer at de dårligste pasientene vil måtte sendes tidligere til Bodø/Tromsø, vil tiltaksplanen på 4,6 mill kr ha små konsekvenser for pasienttilbudet. Styresak 36/07 12 november 5

Styret foreslås å gi sin tilslutning til tiltaksplanen for Nordlandssykehuset Vesterålen på 4,6 mill kr. Styret tilrås videre å legge til grunn at antatte reduserte reisekostnader knyttet til etablering av desentraliserte tilbud ikke kan disponeres til å redusere det interne omstillingskravet i Vesterålen. Tilråding Styret tilrås å fatte følgende Vedtak 1. Styret viser til sak 32/2007 2. tertialrapport 2007 Nordlandssykehuset HF samt sak 33/2007 Oppfølging av budsjett 2007 og tiltaksplan for 2008 og konstaterer at tiltaksplanen slik den går frem av saken ikke er tilstrekkelig til å løse utfordringen til Nordlandssykehuset i 2008. Arbeidet med å utvide tiltaksplanen må derfor gis høy prioritet. Styret ber om at det i forbindelse med behandlingen av budsjettet for 2008 legges frem en utvidet tiltaksplan. 2. Styret vil peke på nødvendigheten av å disponere tilgjengelige lederressurser for å følge opp at de planlagte effekter realiseres. 3. Styret er tilfreds med at tiltaksplanen slik den er fremlagt vil ha små negative konsekvenser for tjenestetilbudet. 4. Styret gir sin tilslutning til følgende: a. Ambulanseenheten stasjonert på Innhavet i Hamarøy legges ned. b. Innleie av leger ved kirurgisk avdeling reduseres. c. Sengetallet innenfor ØNH/Revma/Øya skal reduseres. For å sikre fremdrift i det videre tiltaksarbeidet gir styret direktøren fullmakt til å velge alternativ. Styret forutsetter at sikkerhet for økonomisk effekt gis prioritet i valget mellom alternativer. d. Det gjennomføres tiltak innenfor medisinsk avdeling i Bodø for en resultatforbedring på 15 mill kr fordelt med 7,5 mill kr i kostnadsreduksjoner og 7,5 mill kr i inntektsøkninger. e. Kostnadene ved KSR reduseres gjennom vakanser og reduksjon i reisekostnader. f. Kostnadene ved Nevrologisk avdeling reduseres gjennom vakanser og omlegging av arbeidsplaner for å frigjøre ressurser til mer poliklinisk virksomhet. g. Resultatforbedring i avdeling for laboratoriemedisin skal realiseres gjennom reduksjon i bemanningen knyttet til at det tas i bruk nye IKT systemer samt økte polikliniske inntekter på 1 mill kr. h. Tiltaksplanen for Nordlandssykehuset Lofoten realiseres med redusert reiseaktivitet, reduksjon i bemanning knyttet til ny organisering, felles skrivetjeneste, reduksjon i innleie av leger og nye turnusplaner. Det desentraliserte øyetilbudet i Lofoten videreføres. i. Kostnadene ved Nordlandssykehuset Vesterålen reduseres blant annet gjennom omlegging av det sengebaserte tilbudet innenfor psykiatri, samlokalisering av pasientmottak og legevakt, reduksjon i innleie av leger kirurgi, redusert kapasitet intensiv samt effektivisering av kjøkkendriften. 5. Styret legger til grunn at reduserte reisekostnader ved etablering av desentraliserte polikliniske tilbud ikke kan disponeres til å redusere internt omstillingskrav. 6. Fødetilbudet i Lofoten opprettholdes med dagens kapasitet og innhold i påvente av konklusjonene fra nasjonal utredning. Avstemming: Vedtak: Styresak 36/07 12 november 6

Vedlegg 1 Samtlige attestasjonsansvarlige i Nordlandssykehuset Deres referanse Vår referanse: Sted / dato: 2006/000154 Bodø, 11.10.2007 Tiltak for innsparing i 2007 Ved regnskapsavslutning per 2. tertial 2007 var Nordlandssykehusets underskudd på 89 mnok, og prognosen for 2007 viste et underskudd på om lag 113 mnok. Regnskapsavslutningen for september måned viser ytterligere resultatforverring, og vi forventer nå at det samlede underskuddet for Nordlandssykehuset i 2007 vil øke til 153 mnok. Dette innebærer et avvik i forhold til budsjett med 115 mnok. Ut fra dette kan vi konstatere at iverksatte tiltak har liten eller ingen effekt. En følge av underskuddet er forverring av Nordlandssykehusets likviditetsbeholdning. Dette innebærer at investeringer og utstyrskjøp må utsettes i tid, slik at vi unngår en situasjon hvor vi ikke kan innfri våre betalingsforpliktelser. Styret i Nordlandssykehuset vedtok i forbindelse med behandling av tertialrapport 2/2007 forsterking av tiltaksplanen til et nivå som er tilstrekkelig for å nå budsjettbalanse i 2008. I tillegg ble det stilt krav om reduksjon i forbruk med 13-15 millioner pr måned fram til årsskiftet. Tiltaksplanen er under utredning og konsekvensvurdert tiltaksplan skal behandles av styret den 12.11. Skisserte tiltak forventes å kunne gi besparelser på mellom 75 og 100 mill pr år fra 2008. Når det gjelder kravet om reduksjon i forbruk i størrelsesorden 13-15 millioner månedlig fram til årsskiftet forutsetter dette iverksettelse av tiltak som gir effekt på kort sikt. Dette betyr at hver avdeling må gjøre kritiske vurderinger av innkjøp og ressursforbruk fra dag til dag. Dette uavhengig av om avdelingen totalt sett har ledige budsjettmidler. Følgende tiltak skal bidra til kostnadsreduksjon på kort sikt: Redusert variabellønn Stillingsvakanser Reduksjon i kjøp av forbruksmateriell Reduksjon i kjøp av inventar og utstyr Reduksjon i kjøp av IKT-utstyr og IKT-tjenester Reduksjon i kjøp av medisinteknisk utstyr Reduksjon i tjenestereiser Besparelser tjenesteplaner Inntektsøkning DRG Ovennevnte tiltak presiseres ytterligere nedenfor. Reduksjon i variabellønnsforbruk Variabellønn er et av områdene som representerer de største regnskapsmessige overskridelsene. For å få kontroll over variabellønnsforbruket er det nødvendig at samtlige avdelinger etablerer rutiner for hvilke kriterier som skal være oppfylt for rekvirering av ekstra timeverk. Dette innebærer også streng vurdering av hvorvidt overtidsforbruk/vikarinnleie er nødvendig innenfor grunnbemanning. Styresak 36/07 12 november 7

Streng vurdering av ledige stillinger Jf mail fra personalsjef av 09.10 er styresak 13/2006 fremdeles gjeldende, og innebærer at det i Nordlandssykehuset er stillingsstopp med vurdering. Tiltak knyttet til dette omfatter at: Fullmakter inndras inntil videre Avdelingssjef må vurdere ledighet på tvers av enhetene Enhver ledighet må særskilt vurderes Forslag til utlysning/tilsetting i midlertidig arbeidsavtale krever skriftlig dokumentasjon/begrunnelse til personalsjef. Personalsjef skal godkjenne før utlysning kan skje Midlertidig arbeidsavtale skal formelt godkjennes av personalsjef før denne kan iverksettes Innkjøp av forbruksmateriell. Alle innkjøp skal vurderes kritisk i forhold til nødvendighet. Det påligger den enkelte avdeling å påse at innkjøp fra leverandører gjøres iht gjeldende avtaler og faktiske behov. Oppbygging av avdelingslager skal unngås! Det presiseres at varekjøp kun skal skje gjennom innkjøpssystemet, eller ved bruk av rekvisisjon der dette er akseptert. Samtlige innkjøp skal være godkjent av attestasjonsansvarlig i forkant. Innkjøp av inventar/utstyr Samtlige innkjøp av inventar og teknisk/elektrisk utstyr skal kritisk vurderes, og kun nødvendige innkjøp relatert til brekkasje er akseptert. Innkjøp av inventar og teknisk/elektrisk utstyr kan kun besluttes av prioriteringsutvalget ved somatikk Bodø, avdelingssjefer i psykiatri Bodø eller av avdelingsdirektører i Lofoten og Vesterålen, jf driftsplan 2007. Det skal ikke samles opp behov for effektuering av større kjøp i slutten av året og det er ikke anledning til å binde opp budsjettmidler for 2008 gjennom bestillinger som gjøres inneværende år. Innkjøp av IKT-utstyr/IKT-tjenester Samtlige innkjøp av IKT-utstyr og IKT-tjenester skal kritisk vurderes, og det er i hovedsak kun nødvendige kjøp relatert til brekkasje som er tillatt. Behov for slikt utstyr og tjenester skal meldes og besluttes av Intern IT. Videre er det kun Intern IT som kan iverksette kjøp. Det presiseres at ved brudd på denne rutinen må avdelingen påregne at kostnadene må dekkes over eget budsjett. Innkjøp av medisinteknisk utstyr Innkjøp av medisinteknisk utstyr skal kritisk vurderes, og det er i hovedsak kun nødvendige kjøp relatert til brekkasje som er tillatt. Mindre medisinteknisk utstyr skal meldes og vurderes av Medisinteknisk seksjon ved seksjonsleder. Større medisinteknisk utstyr skal behovsmeldes til økonomisjef eller assisterende direktør, og tilstandsrapport for defekt utstyr fra medisinteknisk seksjon skal vedlegges behovsmeldingen. Kjøp av utstyr kan kun gjøres gjennom medisinteknisk seksjon eller innkjøpsavdelingen. Ovennevnte omfatter også leie av medisinteknisk utstyr. Tjenestereiser Samtlige avdelinger har fått krav til besparelse i sine kurs- og reisebudsjetter. Disse kravene forutsettes realisert jf budsjettbrev av 11.07.07. Det forutsettes videre at tiltak knyttet til øvrige krav til besparelser er under iverksettelse før ledige midler til tjenestereiser kan benyttes. For avdelinger som har tilgjengelige midler i sine kurs-/reisebudsjett legges følgende kriterier til grunn for bruk: 1. Det skal gjøres kritiske vurderinger av nødvendighet for reisen. Kun reiser som anses som helt nødvendige for driften kan gjennomføres. 2. Reiser vedrørende kurs som er forhåndsbestilte skal revurderes mht ovennevnte. Selv om kursavgift er betalt må det gjøres kritisk vurdering om hvorvidt reisen bør avlyses for å unngå at reise- og oppholdsutgifter påløper. 3. Interne kurs/samlinger i den grad gjennomføring anses helt nødvendig for driften skal som hovedregel arrangeres lokalt, og hvis mulig i sykehusets egne lokaler. 4. I den grad servering av lunsj/middag er inkludert i interne arrangementer er hovedregelen at pris per person ikke skal overstige diett iht reiseregulativet. Styresak 36/07 12 november 8

5. Billigste reisealternativ skal alltid benyttes. Benytt reisebyrået HRG ved bestilling av reiser som omfatter fly, hotell, leiebil og andre større transaksjoner. Lavprisbilletter skal benyttes i den grad slike er tilgjengelige. Mindre utlegg som taxi, buss, ferje, hurtigbåt m.v. forutsettes forskuttert av den enkelte, og refunderes via reiseregning. Utgifter til vouchere f. eks i forbindelse med bestilling av båtreiser kan ikke påregnes dekket av Nordlandssykehuset. I den grad det anses nødvendig kan reiseforskudd utbetales etter søknad. Søknadsskjema ligger på Pulsen. 6. Kredittkort skal som hovedregel benyttes ved tjenestereiser, og samtlige kostnader knyttet til reisen skal i den grad det er mulig samles på reiseregningsskjemaet. Enkeltfakturaer knyttet til tjenestereiser og kurs er totalt sett svært kostbart både i form av gebyrer på hver faktura, samt medgåtte ressurser til intern behandling. Ved refusjon av reiseoppgjør blir utlegg dekket av kredittkort prioritert. Nordlandssykehusets ansatte er tilknyttet avtale om gratis kredittkort. Søknadsskjema ligger på Pulsen. Reisepolicy for Nordlandssykehuset er under utarbeidelse. Velferdsmidler arrangement for ansatte Det presiseres at arrangement for ansatte knyttet til velferdsmidler må gjennomføres innenfor tildelt budsjettramme per avdeling. Kostnader utover dette må dekkes av den enkelte ansatt. Kriterier for bruk av velferdsmidler framgår av driftsplan 2007. Rekvirering av alkohol. Som hovedregel dekkes ikke alkoholservering i forbindelse med representasjon eller interne arrangement. I de tilfeller alkoholservering ønskes dekket i slike sammenhenger, skal særskilt godkjenning innhentes hos direktøren i forkant. Kostnader vedr 2008 Det er ikke anledning til å binde opp budsjettmidler for 2008 gjennom bestillinger som gjøres i 2007. Dette omfatter også rekvirering av lavprisreiser for 2008 som medfører betalingsforpliktelser inneværende år. DRG-indeks og tjenesteplaner Arbeidet knyttet til forbedring av DRG-indeks og tjenesteplaner forutsettes iverksatt som forutsatt iht budsjettskriv av 11.07.07, samt revidert tiltaksplan jf styremøtet 1. oktober. Kortsiktige tiltak iht ovennevnte skal bidra til besparelser på om lag 13-15 millioner samlet pr måned fram til årsskiftet. Det påhviler den enkelte attestasjonsansvarlige ansvar for å følge opp tiltakene ovenfor. Avdelingssjefene har et særskilt ansvar for å sørge for at tiltakene er gjort kjent og følges opp i egen avdeling. Samtlige avdelinger skal i forbindelse med månedlig rapportering redegjøre for effekt av iverksatte innsparingstiltak. Med vennlig hilsen Eivind Solheim Direktør Gro Ankill Økonomisjef Kopi til: Styresak 36/07 12 november 9

Vedlegg 3 AVDELINGSVISE TILTAKSPLANER VIDERE OPPFØLGING TRINN 2 Bakgrunn Styret behandlet i møte 1.10.2007 2. tertialrapport 2007 Nordlandssykehuset HF, jfr sak 32/2007. I tillegg ble styret orientert om Oppfølging av budsjett 2007 og tiltaksplan for 2008, jfr. sak 33/2007. I notatet som dannet grunnlag for styresak 33/2007 ble følgende tiltak skissert: Tabell 1: Tiltak ihht sak 33/2007 Tiltak Ansvar Effekt av investering i Lofoten Etablering av felles sengepost gyn/kir Laboratorier Vesterålen SPP HTR TH JSteffensen Tjenesteplaner Alle, jfr brev 11.07.2007 Prosessanalyser Alle, jfr brev 11.07.2007 DRG-indeks Alle, jfr brev 11.07.2007 Reiser/kurs Alle, jfr brev 11.07.2007 Reduksjon av kostnader tilsvarende 25 pleierstillinger ved medisinsk avdeling i Bodø SHU Reduksjon av kostnader tilsvarende 10 pleierstillinger ved barneavdelingen ILM Sengepost ØNH/Revma/øye legges ned, Ortopedi opprettholder sitt sengetall, men med noen revmapasienter Nevrologi og KSR slås sammen for å oppnå bedre utnyttelse av ressursene Overføring av ansvaret for intensivpasientene i NLSH til akuttmedisinsk avdeling i Bodø Reduksjon i kostnader knyttet til akuttmottak og intensiv i Vesterålen Etablering av fødestue i Lofoten Stab reduseres Drift reduseres Ambulansedriften reduseres Reduksjon operasjonssentralen Årsplan for operasjon Årsplan laboratorie Årsplan radiologi Omorganisering kreft Oppstart operasjoner tidligere om morgenen Psykiatri, vakanser SSKV forutsettes videreført Ferieplan Sum ME (PTF/ILM/HTR) PTF RS SWN (JSteffensen) JSteffensen SPP Stabssjefer BTOL SWN SWN SWN TH RB ESO SWN TAV KER (Alle) ESO Det vises i tillegg til budsjettskriv datert 11.7.2007 hvor det er stilt konkrete krav til tiltak for reduksjon i kostnader, jfr. tabell 2 nedenfor. For noen av avdelingene vil tiltak ihht sak 33/2007 komme til erstatning for tiltak i budsjettskrivet datert 11.7.2007. Konkretisering av: Effekt tjenesteplaner Prosessanalyser DRG-indeks mangler for en del av avdelingene. Styresak 36/07 12 november 10

Tabell 2: Tiltaksplan ihht brev datert 11.07.2007 Avdeling Lofoten Gyn/Kir sengepost Lab Vesterålen Tjenesteplaner Prosessanalyser DRGindeks Reise/kurs (RE 07-06) AKUM 915 499 200 1 614 BARN 315 934 51 1 300 BUPA 105 531 636 BYGG 0 DIR 78 78 DTEK 23 23 FAGA 1 075 1 075 IKT 106 106 KIR 6 000 315 6 274 103 12 692 KK 390 1 134 362 33 1 919 KSR 291 187 478 KVAM 31 31 LAB 10 000 146 10 146 LOFO 5 000 60 343 5 403 MED 3 300 4 331 308 7 939 NEVA 90 1 201 38 1 329 ØKON 154 154 ØNØR 885 840 865 53 2 643 ORG 106 106 ORTO 120 1 269 60 1 449 PERS 208 208 RONA 210 56 266 SPS 105 284 389 SSKV 135 618 753 SYTR 35 35 VEST 7 214 90 696 8 000 Sum 5 000 6 000 10 000 7 214 7 035 10 000 8 000 5 523 58 772 Sum Deler av disse tiltakene i sak 33/2007, jfr tabellen foran, er bearbeidet og konkretisert i de avdelingsvise tiltaksplanene oversendt fra avdelingssjefene 24.10.2007. Som det ble konkludert med på avdelingssjefssamlingen 25. og 26.10 må imidlertid konkretiseringsgraden for noen av tiltaksplanene økes. Dette gjelder: Akuttmedisin, videre bearbeiding og konkretisering av o Ambulanse o Intensiv o Operasjon o Oppstart operasjon tidligere om mandagene o legebemanning Ortopedi Barn Pleievirksomheten kirurgi må konkretiseres ytterligere FMR/Nevro Tjenesteplaner leger Styresak 36/07 12 november 11

DRG-indeks Intensiv Vesterålen Omorganisering kreft Plan fra Vesterålen for ytterligere reduksjon på 3,4 mill kr som alternativ til reduserte reisekostnader For alle tiltakene gjelder at det skal gjøres en vurdering av: Pasientkonsekvenser Konsekvenser for ansatte Organisatoriske konsekvenser Økonomiske konsekvenser Det forutsettes at tillitsvalgte og vernetjenesten involveres i arbeidet. Den enkelte avdelingssjefene er ansvarlig for konkretisering innenfor eget ansvarsområde. Akuttmedisin Ambulanse Utover forslaget om å legge å legge ned ambulanseenheten på Innhavet i Hamarøy må det konkretiseres hvilke tiltak som iverksettes for å redusere kostnadene og hvor stor kostnadsreduksjon som forventes gjennom disse tiltakene. Intensiv I styresak 33/2007 ble det foreslått å vurdere det samlede ansvaret for intensivpasienter i Nordlandssykehuset til akuttmedisinsk avdeling i Bodø. Eventuelt kapasitetsproblem i Bodø som følge av dette løses i samarbeid mellom Hjerteovervåkningen (B3) og intensivavdelingen i Bodø. Økt pasientvolum fra Vesterålen forutsettes løst innenfor etablert ressursramme. Det er fra akuttmedisinsk avdeling laget en stikkordmessig oppsummering av pasientkonsekvenser og konsekvenser for ansatte som ikke er tilstrekkelig for å fatte vedtak om endring av ansvaret for og innholdet i denne tjenesten for Nordlandssykehuset. I forslaget til tiltaksplan for Nordlandssykehuset Vesterålen er det foreslått en reduksjon i intensivkapasiteten i Vesterålen. Reduksjonen forutsetter at de dårligste pasientene raskere må overføres til Bodø. Bemanningsreduksjonen som følge av dette utgjør 2 stillinger. Det pågår som kjent et arbeid i regi av Helse Nord hvor organisering av intensivvirksomheten skal vurderes. SINTEF Helse er engasjert av Nordlandssykehuset for å lage revidert Hovedfunksjonsprogram som skal legges til grunn for planlegging av nytt sykehus på Stokmarknes. Innhold og omfang av intensivvirksomheten er ett av flere tema som drøftes i den sammenheng. Det foreslås derfor at vi ber SINTEF Helse, som grunnlag for videre arbeidet med organisering av intensivvirksomheten i Nordlandssykehuset gis følgende oppdrag: SINTEF Helse skal med bakgrunn i de konklusjoner og prioriteringer som forventes i intensivutredningen til Helse Nord fremme forslag til arbeidsdeling og bemanning innenfor intensivvirksomheten i Nordlandssykehuset. Det forutsettes at det gjøres en sammenligning av tilbudene i Lofoten og Vesterålen og at det skal legges til grunn samme modell for tilknytning til intensivavdelingen i Bodø for Lofoten og Vesterålen. Sammenligning av kostnader mellom Lofoten og Vesterålen knyttet til intensiv og akuttmottak viser betydelige kostnadsforskjeller hvor virksomheten i Lofoten har lavere kostnader innenfor dette området enn man har i Vesterålen. Det forventes derfor at forslag til ny arbeidsdeling og bemanning innenfor området skal gi en samlet reduksjon i kostnadene for Nordlandssykehuset. Styresak 36/07 12 november 12

Operasjon En gjennomgang gjort av SINTEF Helse viser at operasjonsavdelingen ved NLSH Bodø har om lag samme antall vaktgående personell som sammenlignbare sykehus har. Antall ledere er imidlertid betydelig høyere. Bemanning på samme nivå som sammenlignbare sykehus kan frigjøre opp mot 6 stillinger. I den grad våre ledere deltar aktivt i daglig produksjon i avdelingen betyr dette at antall vaktgående personell er høyere hos oss. Forut for behandlingen av sak 33/2007 var det under etablering prosjektgruppe for å belyse følgende problemstillinger: 1. Seksjonering av operasjonssentralen 2. Antall ledere i operasjonssentralen 3. Etablering av indikatorer for måling av kvalitet og produktivitet i operasjonssentralen Dette arbeidet ble midlertidig stanset i påvente av arbeidet med tiltaksplanene. Det foreslås at dette arbeidet igangsettes som opprinnelig planlagt ihht beskrevet arbeidsopplegg og med avdelingssjef Nina Jamissen som leder. Frist for sluttrapport fra gruppen settes til 1. desember. Oppstart operasjon tidligere om mandagene Tiltaket er ikke tilstrekkelig utredet. I den grad flytting til fredag gir lavere samlet aktivitet i forhold til dagens ordning skal et alternativ med å la dette møtet utgå vurderes. Økonomiske konsekvenser av at tiltaket utgår skal synliggjøres. Legebemanning Gjennom etablering av tilstedevakt for redningshelikoptret omstruktureres tjenesteplanene for legene. Dette skal gi en mer forutsigbar kapasitet for legetjenesten i avdelingen. De økonomiske besparelsene som følge av ny tjenesteplan må synliggjøres som grunnlag for målsetting av krav til reduksjon i kostnadene. ØNH/Revma/Øye I sak 33/2007 ble det skissert nedlegging av sengepost ØNH/Revma/Øye som tiltak. Pasientene fra denne sengeposten var i saken foreslått overført til Barneavdelingen, Kirurgisk avdeling og Ortopedisk avdeling. ØNH/Revma/Øye har, som det går frem av tiltaksplanen, fremmet et alternativt forslag som skal gi en reduksjon i kostnadene på 2-3 mill kr. Forslaget innbærer at antall senger reduseres med 6 med tilsvarende reduksjon i kostnadene. Avdelingen foreslår også at sengeposten stenges i høytidene. Dette alternative forslaget er mer avgrenset enn utgangspunktet med nedlegging. Det betyr at forventet økonomisk effekt blir lavere samtidig som risikoen blir lavere. Det må imidlertid gjøres andre tiltak i de avdelingene som var tiltenkt oppgaven med å ta over pasientene fra ØNH/Revma/Øye. Vurdering av alternative tiltak må gjøres før det konkluderes. Uavhengig hvilket alternativ som velges vil sengetallet i Nordlandssykehuset reduseres. For å sikre fremdrift i det videre tiltaksarbeidet har direktøren overfor styret foreslått at styret gir direktøren fullmakt til å velge alternativ og hvor styret forutsetter at sikkerhet for økonomisk effekt gis prioritet i valget mellom alternativer. Direktøren tar ansvar for innkalling av de 4 aktuelle avdelingene for avklaring av hvilket alternativ som skal velges. Ortopedi Tiltaksplanen for Ortopedisk avdeling må konkretiseres. Se for øvrig under ØNH/Revma/Øye. Barn Tiltaksplanen for Barneavdelingen må konkretiseres. Se for øvrig under ØNH/Revma/Øye. Kirurgisk avdeling Tiltak knyttet til pleievirksomheten kirurgi må konkretiseres ytterligere. Styresak 36/07 12 november 13

Se for øvrig under ØNH/Revma/Øye. KSR/Nevro Sammenslåing av KSR og Nevrologisk avdeling ble i sak 33/2007 skissert som tiltak for bedre ressursutnyttelse. Avdelingssjef Nevrologi er ansvarlig for å fremskaffe grunnlag for vurdering av sammenslåing. Arbeidet gjøres i samarbeid med avdelingssjef KSR. Tjenesteplaner leger Med unntak for noen forslag til reduksjon i innleie av leger er omfanget av tjenesteplanene for leger bare i liten grad diskutert som grunnlag for besparelser. Det vises i denne forbindelse til budsjettskrivet datert 11.07.2007. Det forutsettes at forventet effekt av endrede tjenesteplaner konkretiseres. DRG-indeks Bedre koding omtales av flere avdelinger som tiltaksområde. Med unntak for medisinsk avdeling er effektene bare i liten grad konkretisert. Det forutsettes at forventet effekt av bedre koding konkretiseres. Prosessanalyser I budsjettskriv datert 11.7.2007 er det stilt krav om effekt knyttet til oppfølging av prosessanalysene tilsvarende 10 mill kr. For noen av avdelingene vil tiltakene i tiltaksplanen komme til erstatning for dette. Omorganisering kreft Utkast til utredning om organisering av krefttilbudet i NLSH foreligger. En eventuell samling av pasientgruppen i en avdeling vil forutsette at det overføres ressurser fra de avdelingene som avgir pasienter. Direktøren følger opp dette tiltaket. Nordlandssykehuset Vesterålen Tiltaksplanen fra Vesterålen forutsetter investeringer på 10-15 mill kr som skal gi reduserte reisekostnader. Reduserte reisekostnader skal ikke komme i stedet for men i tillegg til interne kostnadsreduksjoner. Nordlandssykehuset Vesterålen må derfor lage tilleggplan for reduksjon på 3,4 mill kr for å oppfylle kravet om kostnadsreduksjon på 8 mill kr. Årsplaner og lavdrift Det må tas stilling til lavdriftsuker i 2008 som grunnlag for årsplanleggingen. Av tabell 1 går det frem at avdelingssjefene for akuttmedisin, radiologi og laboratoriemedisin har ansvar for at det utarbeides årsplaner innenfor eget ansvarsområde hvor lavdriftsperiodene skal fremgå. Dette arbeides fullføres. I tillegg etableres gruppe bestående av Sven W. Nissen, Randi Brendberg, Hans T. Rydningen, Tobias Franke, Terje Haug og Sverre Humstad for samordning av disse årsplanene til en felles årsplan som viser lavdriftsukene for Nordlandssykehuset 2008. Gruppen skal også definere hva som legges i begrepet lavdriftsuke. Det er en forutsetning for dette arbeidet at det skal resultere i bedre økonomisk resultat for Nordlandssykehuset Hans T. Rydningen ivaretar ansvaret for de kirurgiske avdelingene med unntak for ortopedi mens Sverre Humstad ivaretar ansvaret for de øvrige kliniske avdelingene. Arbeidet ledes av Sven W. Nissen og resultatet presenteres på avdelingssjefsmøtet 15. november. Bodø 31.10.2007 Jørn G. Stemland Styresak 36/07 12 november 14