Til medlemmer og varamedlemmer i Styret for Stavanger Parkeringsselskap og administrasjon Stavanger Parkeringsselskap KF Postadr.: St. Olavs gate 6, 4005 Stavanger Besøksadr.: St. Olavs gate 6 Telefon: 51 50 76 72. Faks: 51 50 70 19 E-post: post@stavanger-parkering.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 964 965 226 REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO CTO-13/6706-2 033 42620/13 24.09.2013 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Styret for Stavanger Parkeringsselskap Ostehuset Hinna, Jåttåveien 12 4020 Stavanger Møtedato: 24.09.2013 Tid: kl. 15.30 Møtenr. 6/13 Møteinnkalling med saksliste sendt per epost til alle styremedlemmer. Med dette innkalles til møte. Eventuelt forfall må meldes til Daglig leder. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 1/17
Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. 14/13 13/0000 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE I STYRET DEN 26.08.2013 Innstilling: Møteprotokoll fra Styremøte 26.08.2013 godkjennes Gjeldende innstilling: Møteprotokoll fra Styremøte 26.08.2013 godkjennes 15/13 13/0000 STATUS DRIFT STAVANGER PARKERING KF PR SEPTEMBER 2013 Innstilling: Driften av selskapet tas til orientering Gjeldende innstilling: Driften av selskapet tas til orientering 16/13 13/0000 Presentasjon av Dimensjons rapport om tiltak i krysset v/jorenholmen Innstilling: Tas til orientering Gjeldende innstilling: Tas til orientering 2/17
17/13 13/0000 Presentasjon av markedsundesøkelse Jorenholmen Innstilling: Tas til orientering Gjeldende innstilling: Tas til orientering 18/13 13/0000 Presentasjon av BYEN sin undersøkelse om tilgjengelighet og parkering i Stavanger sentrum Innstilling: Tas til orientering Gjeldende innstilling: Tas til orientering 19/13 13/0000 Budsjett 2014 med langtidsbudsjett 2014-2018 Innstilling: Styret godkjenner administrasjonens forslag. Gjeldende innstilling: Styret godkjenner administrasjonens forslag. 3/17
Stavanger Parkeringsselskap KF Postadr.: St. Olavs gate 6, 4005 Stavanger Besøksadr.: St. Olavs gate 6 Telefon: 51 50 76 72. Faks: 51 50 70 19 E-post: post@stavanger-parkering.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 964 965 226 REFERANSE JOURNALNR. DATO CTO-13/4695-3 39185/13 28.05.2013 Møteprotokoll Styret for Stavanger Parkeringsselskap Møtested: Stavanger Parkering Møtedato: 26.08.2013 Tid: kl. 16.00 Møtenr.: 5/13 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Dessuten møtte: Hanne Normann Berentzen, Jostein Solvang, Ayan Abdidahir M. Jama, Atle Simonsen og Kjersti Idsal Tore B. Kallevig Kolbein Haakon Lunde, Finn Espen Gundersen, Christen Minos, May- Britt Ekstrøm, Bjørg Hermansen, Atle Simonsen Daglig leder Stavanger Parkering KF Christian Tønnevold Journalister: Tilhørere: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Stavanger, 24.09.2013 Hanne Normann Berentzen leder Jostein Solvang Ayan Abidahur M. Jama Atle Simonsen Kjersti Idsal Christian Tønnevold 4/17
14/13 13/0000 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 24.08.2013 Vedtak: Godkjennning av møteprotokoll for styremøte 24.08.2013. 15/13 13/0000 STATUS DRIFT STAVANGER PARKERING KF Behandling: Administrasjonen holder styret orientert om likviditetsituasjonen Administrasjonen bes om å gjøre tiltak for å øke parkeringsbelegget i P-Kyrre. Anbefalte tiltak legges frem på neste styremøte. Styret bes om at Sykefraværsstatisikk (kort- og langtids) ettersendes styret når det er klart HMS arbeid er høyt prioritert i bedriften og det blir lagt ned mye arbeid i dette. Revisjonen påpeker også at dette er på et godt nivå. Alle uønskede hendelser blir registrert i Synergi. Betjenter som er utsatt for uønskede hendelser får briefing i etterkant og så mye oppfølging den enkelte har behov for. Parkeringssituasjonen for håndverkere i sentrum er vanskelig. Styret ber administrasjonen om å ta dette opp med rette instans i kommunen. Utstyr til Trafikkbetjenter prosjekt iverksettes for å se på nytt og lettere p-utstyr for å lette hverdagen til trafikkbetjentene. Avrapporteres styremøte i desember. Vedtak: Status drift tas til orientering Budsjett 2014 godkjennes 16/13 13/0000 Gjennomgang av forvaltningsrevisjonen Behandling: Rogaland Revisjon IKS sine anmerkninger er anbefalinger for å styrke økonomirutinene i foretaket. Administrasjonen har kvittert ut noen saker. Administrasjonens tiltak for å følge opp anbefalinger fra Revisjonen Selskapet har per tid en god del fravær som følge av langtidssykemeldinger i Brukertorget. Vi har derfor prioritert saksbehandling og kundemottak. Dette går på bekostning av videreutvikling av interne prosesser vi ønsker å iverksette. Disse prosessene har nær sammenheng med økonomifunksjonen og vi er av den oppfatning at vi må styrke kompetansen: Prosjektmedarbeider med Økonomi- og IT kompetanse leies inn for minimun 6 måneder For å gi økt kompetanse innen sammenhengen mellom fag- og økonomisystemer For å delta i struktureringen av alle interne prosesser fra salg til ferdig innbetaling Prosjektmedarbeider rapporterer til Daglig leder for tilstrekkelig forankring i bedriftens ledelse Daglig leder gir styret skriftlig redegjørelse om hva som konkret er status på de ulike anbefalingene på neste styremøte. Vedtak: Styret tiltrer administrasjonens anbefalinger. 5/17
Sak 14/13 Saksframlegg STAVANGER PARKERING KF REFERANSE JOURNALNR. DATO CTO-13/4699-2 42579/13 24.09.2013 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Stavanger Parkeringsselskap 14/13 24.09.2013 14/13 Godkjenning av møteprotokoll for Styret i Savanger Parkering 26.08.2013 Forslag til vedtak: Godkjennes. Christian Tønnevold daglig leder 6/17
Sak 15/13 Saksframlegg STAVANGER PARKERING KF REFERANSE JOURNALNR. DATO CTO-13/4699-2 42579/13 24.09.2013 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Stavanger Parkeringsselskap 15/13 24.09.2013 15/13 STATUS DRIFT STAVANGER PARKERING KF PR SEPTEMBER 2013 Kassabeholdning pr 23.09.2013 klokken 08:03: o Frikjøpsfond 23.038.344,- o Kassabeholdning 86.599.006,- Likviditetsutvikling pr 23.09.2013: 7/17
Sykefravær: 8/17
9/17
HMS Arbeid i Stavanger Parkering KF: Det har blitt foretatt en kartlegging av de fysiske arbeidsforholdene for kontoransatte. Det har blitt gjort noen umiddelbare utbedringer. De resterende skal diskuteres på AMU-møte som er satt til å være 24. september. Det har blitt foretatt en oppdatering på branninstruksen og det er blitt valgt kontoransvarlig både i hovedbygg og driftsbygg i forbindelse med dette. Alle ansatte er blitt informert. Det er Reidar Haugen som står er brannansvarlig for selve bygget. Vi har hatt fokus på rutiner for de ansatte om alarmen går. Noen av kontorene som var svært plaget med høye temperaturer når det kom sollys inn, har blitt utstyrt med solskjerming. Denne hindrer både varme og lys å trenge inn og gir bedre arbeidsforhold. Videre har det blitt utarbeidet et «Velkommen til Stavanger Parkering» skriv, som skal gis ut til nyansatte. Her har vi satt i system all den informasjon vi syns er viktig å formidle videre også med fokus på HMS. Håndhevingsavdelingen har også utarbeidet en mer detaljert opplæringsplan for trafikkbetjentene. Vår fastsatte HMS-kalender med forebyggende HMS-aktiviteter følges deriblant trivselsaktiviteter Den elektroniske HMS-håndboken er ennå ikke tatt i brukt blant personalet, men ledergruppa og verneombud har fått innsyn i den, med rom for tilbakemeldinger. Før utgangen av året skal personalgruppa få en innføring og tilgang til boka. 10/17
Status anbefalinger fra forvaltningsrevisjonen: Selskapet bør bedre rutinene når det gjelder avstemminger av inntekter, oppfølging av utenlandske krav, dokumentasjon og informasjon frikjøpsordningen, samt skille innfordringsbiten mor- og datterselskap. Avstemming av driftskonto RP og SP gjøres av oss og SK regnskap i samarbeid Rogaland revisjon har vært med å godkjenne opplegget EPC saker sendes en til to ganger per måned og følges opp månedlig. Økenden løsningsgrad på sakene da EPC får avtaler med flere og flere land. Frikjøpsordningen er det Stavanger kommune som styrer. VI er kun utfører av selve faktureringsdelen Skille mellom innfordring på selskap i dag (RP/SP) gjøres i dag og man kan se type illeggelse på de ulike selskap Etablere månedlige avstemmingsrutiner med fagsystemet pilen(cowi) Det er rutine i dag Skille system-messig mellom Rogaland Parkering as og Stavanger Parkering KF Skille mellom RP og SP er gjort. I bokføringen er disse totalt adskilt og vi tar ut separate rapporter og sender filer til SK regnskap.rapporter skilles på kontrollavgifter RP og Tilleggsavgifter/gebyr er SP. Legge systemansvar over på lavere nivå i organisasjonen Systemansvar er i gang med å delegeres ned. Etablerer rutine for oppfølging av EPC (utenlandske krav) som innfordres via et sentralt kontor i London for hele Europa. Ansvarlig utpet for oppføging EPC, vedkommende har tilgang til rapporter og har god kontakt EPC Inndrive så mye som råd er fra gamle krav fra bro & tunell som av forsiktighetshensyn er avskrevet Innfordring lagt til Kredinor som fungerer bra. Antallet løste saker er den 17.09.2013 Etablere lederstyring og relevante nøkkeltall slik at driften kan måles ved for eksempel overvåking av plasseringer uten betaling fra autodata system for å sikre fullstendighet av inntekt og redusere mislighetsrisiko Nøkkeltall under arbeid Etablere nøkkeltall for tap pr. anlegg slik at disse kan reduseres mest mulig Disse tallene rapporteres halvårlig (kan gjøres oftere v/behov): 11/17
ParkeringsanleggPr juni 2013 I 1000 kr Posten Valberget St. Olav Jernb. Strands. Forum Domk.pl. Jorenh. P-Kyrre P-arketten P-siddis Inntekter 2781 1357 3583 4125 1373 2156 828 6935 1612 890 71 Utgifter 289 325 152 1110 41 485 106 256 339 267 388 Finans 24 33 661 879 815 Avskriving 158 18 288 422 37 417 44 552 1424 Resultat e f. 2334 1014 3143 2593 1295 1230 678 6094-812 -256-1132 Antall p-plasser 175 175 478 510 129 474 70 500 310 310 310 Dr.innt pr plass 15,89 7,75 7,50 8,09 10,64 4,55 11,83 13,87 5,20 2,87 0,23 Dr. utg. pr. Plass 1,65 1,86 0,32 2,18 0,32 1,02 1,51 0,51 1,09 0,86 1,25 Res. inkl finans 13,34 5,79 6,58 5,08 10,04 2,59 9,69 12,19-2,62-0,83-3,65 Eventuell differanse mot fagsystem avklares Arbeid iverksettes v/ny prosjektmedarbeider Andre tiltak i forhold til anbefalinger: Administrasjonen har engasjert prosjektmedarbeider med kompetanse innen regnskap/økonomi/it for å samkjøre prosessene bedre i våre IT-systemer Egen rapport om oppfølging av anbefalingene vil bli ferdigstilt innen utgangen av året. Tiltak for å øke belegget i P-Kyrre: Senke prisen på årskort fra 17.000 til 10.000? Forbedre skiltingen i Løkkeveien Annonsekampanje for å øke kjennskapen til P-Kyrre Forslag til vedtak: Tas til orientering. Christian Tønnevold daglig leder 12/17
Sak 16/13 Saksframlegg STAVANGER PARKERING KF REFERANSE JOURNALNR. DATO CTO-13/4699-2 42579/13 24.09.2013 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Stavanger Parkeringsselskap 16/13 26.08.2013 16/13 Presentasjon av Dimensjons rapport om tiltak i krysset v/jorenholmen Rapporten er vedlagt. Forslag til vedtak: Tas til orientering. Christian Tønnevold daglig leder 13/17
Sak 17/13 Saksframlegg STAVANGER PARKERING KF REFERANSE JOURNALNR. DATO CTO-13/4699-2 42579/13 24.09.2013 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Stavanger Parkeringsselskap 17/13 26.08.2013 17/13 Presentasjon av markedsundesøkelse Jorenholmen Dokumentasjon fra presentasjonen er vedlagt. Forslag til vedtak: Tas til orientering. Christian Tønnevold daglig leder 14/17
Sak 18/13 Saksframlegg STAVANGER PARKERING KF REFERANSE JOURNALNR. DATO CTO-13/4699-2 42579/13 24.09.2013 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Stavanger Parkeringsselskap 18/13 24.09.2013 18/13 Presentasjon av BYEN sin undersøkelse om tilgjengelighet og parkering i Stavanger sentrum Dokumentasjon fra presentasjonen er vedlagt. Forslag til vedtak: Tas til orientering. Christian Tønnevold daglig leder 15/17
Sak 19/13 Saksframlegg STAVANGER PARKERING KF REFERANSE JOURNALNR. DATO CTO-13/4699-2 42579/13 24.09.2013 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Stavanger Parkeringsselskap 19/13 24.09.2013 19/13 Budsjett 2014 med langtidsbudsjett 2014-2018 Se budsjettnotat vedlagt som eget dokument. Forslag til vedtak: Styret godkjenner Budsjett 2014 med langtidsbudsjett 2014-2018. Christian Tønnevold daglig leder 16/17
17/17