Protokoll 05/11 Tid: Fredag 25.11.11, kl. 15.00 18.30 Sted: Karl Johans gate 7 Tilstede: Fra adm.: Forfall: Hanne Østby Granmo, Marit Westerås, Anne Glorvigen Hanstad, Hilde Nordahl Karterud, Kirsten Steenberg og Tonje Granmo (NEFU). Stine Jakobsson Strømsø, Henrik Peersen og Jørn Mandla Sibeko. Sverre Rosmo og Espen Lahnstein. SAK 49/11 Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen kommentar til innkalling. Sak vedrørende ansettelsesprosess av generalsekretær meldes inn under 62/11 Eventuelt. Sak 61 utgår. Innkalling og dagsorden godkjent med endringer. SAK 50/11 Godkjenning av FS-protokoll 04/11 Det var ingen merknader til FS-protokoll 04/11 FS-protokoll 04/11 godkjent SAK 51/11 Regnskap 3. kvartal Generalsekretær la frem regnskapet som viste et negativt resultat på kr. 473 606,28. Avviket er ikke ansett som bekymringsverdig, og det forventes et årsresultat i tråd med budsjettet. Styret ytret ønske om at det i fremtiden skal gjøres avsetninger på forventede utgifter i perioderegnskapene, så fremleggene blir mer oversiktlige. Det er også ønskelig med månedsregnskap. Regnskap 3. kvartal 2011 tatt til orientering.
SAK 52/11 Kontingentutvalgets rapport Kontingentutvalget, ved utvalgets leder Kirsten Steenberg og generalsekretær, presenterte sin rapport. I hovedtrekk foreslås det at medlemskategorier forenkles, at firma- og støttemedlemskap fjernes, at det ikke skal være differensiering av medlemskontingent, samt 7 ulike anbefalinger knyttet til medlemskap og medlemsoppfølging 1. Kontingentutvalgets rapport tas til etterretning. 2. Forbundsstyret takker utvalget for arbeidet som er lagt ned. 3. Administrasjonen går gjennom utvalgets rapport og kommer med anbefalinger til FS-møte 1/12. SAK 53/11 Prosjektpresentasjon: brosjyreutvalget Brosjyreutvalget, ved forbundsstyreleder Hanne Østby Granmo, presenterte utvalgets arbeid. Hun har sammen med Eva og Therese fra administrasjonen har gjennomgått alle brosjyrer i løpet av 2011. Utvalget har hatt 4 møter. Eksterne forfattere har blitt kontaktet, og vært med i revideringen. Det har vært ønske om noe fast og felles i alle brosjyrer, samt oppdatert layout. Når brosjyrene er klare, skal alt gammelt kastes, og nytt tas i bruk med en gang. Brosjyren Singel med epilepsi utgår. Det er også gitt forslag til nye brosjyrer. SAK 54/11 Landsmøtet 2012 Styret gjennomgikk tilbudene som administrasjonen har samlet inn fra Radisson Blu Airport Hotel, Thon Hotel Oslo Airport, Leangkollen Hotell og Soria Moria Hotell. Det ble stilt spørsmål knyttet til reisekostnader ved de ulike hotellene. Landsmøtet 2012 avholdes på Soria Moria Hotell.
SAK 55/11 Møteplan 2012 Styret gjennomgikk forslaget til møteplan utarbeidet av organisasjonskonsulent. Første styremøte 2012, den 2. februar, vil starte kl. 14.00. Dette blir et lengre møte om bl.a. arbeids- og strategiprogram. Det andre FS-møtet blir fredag 9. mars, i forkant av Lederkonferansen. Dato for tredje FS-møte flyttes til fredag 4. mai. Dette møtet vil holdes i Tromsø, og vil ha en gjennomgang av prosjektsøknadene som sendes til ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering. Stine Jakobsson Strømsø inviteres til sistnevnte møte. Møteplan 2012 vedtatt med endringer. SAK 56/11 Komiteer og utvalg I forbindelse med at generalsekretær Stine Jakobsson Strømsø slutter i NEF, gjennomgikk styret hvilke komiteer og utvalg hun sitter i, og hvorvidt erstatter skulle settes inn. Konstituert generalsekretær, Henrik Peersen, går fra 01.01.12 inn i Redaksjonsutvalget for Epilepsinytt, NEFs forskningsfond og i interessepolitisk utvalg. Stine Jakobsson Strømsø er personlig utnevnt og sitter ut perioden i følgende utvalg: Brukerutvalg Oslo universitetssykehus Brukerutvalg klinikk C FFO Epilepsiutredning OUS Evaluering av finansieringsordningen for funksjonshemmedes organisasjoner. Strømsø inviteres til forbundsstyret en gang pr år for å rapportere fra arbeidet. I øvrig rapporterer hun til forbundsleder/generalsekretær.
SAK 57/11 Arbeids og strategiprogram 2010-2012 Generalsekretær gjennomgikk operasjonalisert arbeids- og strategiprogram, med tilhørende vurderinger, og informerte om endringer siden sist forbundsstyremøte. Operasjonaliseringen og tilhørende vurderinger tatt til orientering. SAK 58/11 Nytt arbeids- og strategiprogram Styret diskuterte hva de ønsker å se av forslag til arbeids- og strategiprogram som skal legges frem for landsmøtet i 2012. Det ble foreslått flere konkrete endringer fra dagens program. I hovedtrekk ble det fremmet at man må tenke måloppnåelse fra starten av prosessen, og skille langsiktige og kortsiktige mål. Det var også enighet om færre punkter enn ved forrige program. Punkt om medlemsservice, epilepsi på pensum og forskning vurderes som ut. Administrasjonen arbeider videre med nytt arbeids- og strategiprogram på bakgrunn av diskusjonene i forbundsstyret. FS-møtet i februar settes av til videre diskusjon om neste program. Dette møtet vil være forlenget for å sikre tilstrekkelig tid, med start kl. 14.00 SAK 59/11 Tvangsoppløsning Generalsekretær Stine Jakobsson Strømsø ble 16. november 2011 i mail fra 2. nestleder Marit Westerås gjort oppmerksom på at det i vedtektenes 3.5 står feil tekst i forhold til det landsmøtet vedtok. På grunn av denne feilen har forbundsstyret agert ut fra en uriktig vedtektsformulering i saken vedrørende tvangsoppløsning. Generalsekretær beklaget feilen som er gjort, og redegjorde for det som har skjedd. Det ble ytret ønske om at kvalitetssikringsrutine i administrasjonen som synliggjøres for Forbundsstyret. Styret beklager også at feilen ikke har vært oppdaget tidligere. Det var enighet om at konsekvensene er minimale, da feilen ble oppdaget på dette tidspunktet. Feilen er nå korrigert. 1. Forbundsstyret og Generalsekretær beklager feilen på det sterkeste.
2. Administrasjonen fremlegger kvalitetssikringsrutiner for forbundsstyret på neste FS-møte, som skal hindre at lignende feil begås i fremtiden. 3. Tidligere vedtak fattet i saken ases ugyldige. 4. Foreningene Buskerud, Nordland, Fredrikstad, Kragerø, Molde, Namdal, Tromsø, Vestoppland og Kongsberg settes under midlertidig administrasjon. 5. Forbundsstyret følger opp saken knyttet til økonomisk situasjon på FS-møte 1/12. 6. Øvrig prosedyre som referert fra vedtektene og saken følges. SAK 60/11 Orienteringssaker - Ny epilepsiterminologi: Det er konsensus med fagmiljøet innen epilepsi om ny epilepsiterminologi, oversatt fra ILAE. Det er inngått avtale om samarbeid knyttet til lanseringen av den nye terminologien. - Kure gård: Stiftelsestilsynet har ferdigbehandlet saken, og NEF får overført de aktuelle midlene i nærmeste fremtid. - Infact-undersøkelse: Generalsekretær presenterer resultat av årets populasjonsundersøkelse om holdninger til epilepsi. Resultatene er positive spesielt med tanke på vårt mål i arbeids-strategiprogrammet knyttet til informasjonsarbeid. SAK 61/11 Siden sist og oppfølging av fadderansvar Utgår. SAK 62/11 Eventuelt Ansettelse av ny generalsekretær: ansettelsesutvalget har hatt et møte, der utlysningstekst er utarbeidet. Det er også utarbeidet en tidsplan for videre fremdrift.
1. Videre ansettelsesprosess følger presentert fremdriftsplan, med utlysning av stillingen andre uke i januar. 2. Status på prosess tas opp ved FS-møte i februar. Møtet hevet kl. 18.30 Ref. Desember 2011 Jørn Mandla Sibeko