KONTROLLUTVALGET I STAVANGER PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Stavanger Møtenr.: 4-2011 Møtedato: 12. april 2011 Utvalgssaksnr.: 19/11-26/11 Innkalt: Arnt Heikki Steinbakk Jens Jakob Dreyer Christian Rugland Ellen Solheim Kristin Bade Veire Forfall: Jens Jakob Dreyer Christian Rugland Varamedlem Thor Middelthon møtte. Øvrig innkalt varamedlem hadde ikke anledning til å møte. Andre: Økonomidirektør Kristine Hernes, Stavanger kommune Leder SK-Regnskap Solveig Kirketeig, Stavanger kommune Skatteoppkrever Erik Jakobsen, Stavanger kommune Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Fagansvarlig Tove-Gunn Moen, Rogaland Revisjon IKS Oppdragsleder Tore Kristiansen, Rogaland Revisjon IKS Fagansvarlig Bernt Mæland, Rogaland Revisjon IKS Daglig leder Wencke S. Olsen, RKS Innkallingen ble godkjent uten merknader. 19/11 Godkjenning av protokoll fra møte 21.03.2011 Det ble foretatt en justering under Eventuelt. Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner protokoll fra møtet den 21.03.2011.
20/11 Årsregnskap m/årsmelding 2010 for Stavanger kommune Økonomidirektør Kristine Hernes og leder SK-Regnskap Solveig Kirketeig orienterte om Stavanger kommunes regnskap og årsmelding for 2010. Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad orienterte deretter om revisors arbeid med årsregnskapet. Kontrollutvalget foreslo følgende nytt forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget i Stavanger har følgende kommentarer til det framlagte årsregnskapet for 2010 med noter og revisjonsberetning: Kommunen har ikke etablert rutiner for oppdatering av eiendomsoversikter. Revisor kan derfor ikke konstatere om alle eiendommer er med i balansen, om deler av balanseførte eiendommer eksisterer, eller om eiendommer er oppført i balansen med riktig verdi. Kommunen har i løpet av året ikke hatt tilstrekkelig med skattetrekksmidler på bundet bankkonto slik skattebetalingsloven krever. Utbyggingsavdelingen har mangelfulle rutiner for oppdatering av sin egen eiendomsoversikt. Denne viser dessuten helt andre verdier for tomtene enn kommunens balanse. Selvkostregnskap for renovasjon viser et underskudd på 4,8 mill. kr., hvor 0,6 er brukt opp av fond. Resten må dekkes inn med gebyrinntekter over de neste år. 2. Kontrollutvalget merker seg at det er avdekket få mislighetssaker i kommunen. 3. Kontrollutvalget ber rådmannen gi tilbakemelding innen 1. september 2011 på hvordan en vil følge opp revisors presisering og forbehold i revisjonsberetningen for regnskapsåret 2010, jfr. Forskrift om kontrollutvalg 8. Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget i Stavanger har følgende kommentarer til det framlagte årsregnskapet for 2010 med noter og revisjonsberetning: Kommunen har ikke etablert rutiner for oppdatering av eiendomsoversikter. Revisor kan derfor ikke konstatere om alle eiendommer er med i balansen, om deler av balanseførte eiendommer eksisterer, eller om eiendommer er oppført i balansen med riktig verdi. Kommunen har i løpet av året ikke hatt tilstrekkelig med skattetrekksmidler på bundet bankkonto slik skattebetalingsloven krever. Utbyggingsavdelingen har mangelfulle rutiner for oppdatering av sin egen eiendomsoversikt. Denne viser dessuten helt andre verdier for tomtene enn kommunens balanse. Selvkostregnskap for renovasjon viser et underskudd på 4,8 mill. kr., hvor 0,6 er brukt opp av fond. Resten må dekkes inn med gebyrinntekter over de neste år. 2. Kontrollutvalget merker seg at det er avdekket få mislighetssaker i kommunen.
3. Kontrollutvalget ber rådmannen gi tilbakemelding innen 1. september 2011 på hvordan en vil følge opp revisors presisering og forbehold i revisjonsberetningen for regnskapsåret 2010, jfr. Forskrift om kontrollutvalg 8. 21/11 Årsmelding og regnskap for 2010; kommunale foretak Kontrollutvalget satte fram følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Stavanger har ingen kommentarer til regnskap og årsmelding for 2010 for: Stavanger Byggdrift KF Stavanger Natur- og Idrettsservice KF Sølvberget KF Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensning (vertskommunesamarb.) For øvrig vises til revisor merknad vedr. Stavanger Parkering KF: Regnskaps føringen av inntekter har ikke vært tilstrekkelig a jour gjennom året. Fordelingsnøklene som benyttes for beregning av fradrag for inngående merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon er foreldet. Når det gjelder Stavanger Parkeringsselskap KF, vil kontrollutvalget følge opp revisors forbehold i revisjonsberetning for 2010 på sitt møte den 13. september. Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Stavanger har ingen kommentarer til regnskap og årsmelding for 2010 for: Stavanger Byggdrift KF Stavanger Natur- og Idrettsservice KF Sølvberget KF Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensning (vertskommunesamarb.) For øvrig vises til revisor merknad vedr. Stavanger Parkering KF: Regnskapsføringen av inntekter har ikke vært tilstrekkelig a jour gjennom året. Fordelingsnøklene som benyttes for beregning av fradrag for inngående merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon er foreldet. Når det gjelder Stavanger Parkeringsselskap KF, vil kontrollutvalget følge opp revisors forbehold i revisjonsberetning for 2010 på sitt møte den 13. september. 22/11 Skatteregnskap 2010 m. kontrollrapport fra Skatteetaten Skatteoppkrever Erik Jakobsen orienterte om Stavanger kommunes skatteregnskap for 2010.
Kontrollutvalget i Stavanger tar skatteregnskapet for 2009 med kontrollrapport fra Skatteetaten til orientering. 23/11 Forvaltningsrevisjonsrapport: Eiendomsforvaltning og vedlikehold Fagansvarlig forvaltningsrevisor Bernt Mæland orienterte om rapporten. Kontrollutvalget foreslo følgende forslag til vedtak: Bystyret i Stavanger tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Eiendoms- forvaltning og vedlikehold til etterretning, og viser til revisors anbefalinger: Stavanger kommune styrker sitt arbeid med en helhetlig eiendomsstrategi hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid er viktig for å lykkes. Det er også en utfordring å sikre at eierprioriteringene avspeiles i budsjettet. Det kan også være behov for å avklare hva man i Stavanger oppfatter som bærekraftig bygningsvedlikehold. Stavanger kommune styrker sitt arbeid med registrering, planlegging og tiltaksstyring innenfor vedlikeholdsområdet. Det er viktig at planleggingssystemene brukes så langt det er mulig, for å få fram styringsdata som grunnlag for å utarbeide planer og vedta prioriteringer. Kommunen vurderer å kartlegge helsemessige konsekvenser av temperaturproblemer og dårlig inneklima i utsatte bygg. Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å rapportere til kontrollutvalget om status sett opp mot rapportens konklusjoner og anbefalinger i løpet av våren 2011 (ca. 3 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret). Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. Bystyret i Stavanger tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Eiendomsforvaltning og vedlikehold til etterretning og viser til revisor anbefalinger, der det anbefales at: Stavanger kommune styrker sitt arbeid med en helhetlig eiendomsstrategi hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid er viktig for å lykkes. Det er også en utfordring å sikre at eierprioriteringene avspeiles i budsjettet. Det kan også være behov for å avklare hva man i Stavanger oppfatter som bærekraftig bygningsvedlikehold. Stavanger kommune styrker sitt arbeid med registrering, planlegging og tiltaksstyring innenfor vedlikeholdsområdet. Det er viktig at planleggingssystemene brukes så langt det er mulig, for å få fram styringsdata som grunnlag for å utarbeide planer og vedta prioriteringer. Kommunen vurderer å kartlegge helsemessige konsekvenser av temperaturproblemer og dårlig inneklima i utsatte bygg.
Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å rapportere til kontrollutvalget om status sett opp mot rapportens konklusjoner og anbefalinger i løpet av våren 2011 (ca. 3 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret). 24/11 Årsregnskap 2010 - budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget i Stavanger tar regnskap 2010 for budsjettområdet kontroll og tilsyn til orientering. 25/11 Oversikt over status prosjekter og kontroller Revisor orienterte. Kontrollutvalget i Stavanger tar statusrapporten for april 2011 til orientering. 26/11 Selskapskontroll i Rogaland Revisjon IKS, endring av bestilling Kontrollutvalget i Stavanger bestiller selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Rogaland Revisjon IKS i tråd med det utkastet til prosjektmandat fra ReVisor AS som foreligger. EVENTUELT Ingen saker. Underskrifter
Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget