Ettersendt, s. 1 Til medlemmer av Fellesstyret Oslo 28. februar 2013 Ettersendte sakspapirer Jeg viser til innkalling til møte tirsdag 5. mars 2013 kl 10.00 16.00 for Fellesstyret for Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Møtet finner sted på UMB, styrerommet, Circus. Innkallingen er datert 25. februar 2013. Innkallingen viste til at sakspapirene i FS-24/13 og FS-31/13 ville bli ettersendt. De er vedlagt her. Jan Olav Aasbø (sign) sekretariatsleder
Ettersendt, s. 2 FS-24/2013: Oppnemning av valstyre. Oppnemning av nominasjonskomité Møtedato: 5. mars 2013 Saksansvarleg: Jan Olav Aarflot Vedlegg: 1. Forslag nominasjonskomité UMB 2. Forslag NVH 3. Forslag studentar UMB, leiar NSO 4. Forslag valstyret UMB Forslag til vedtak Fellesstyret sett ned eit valstyre, jf valreglementets 3, med fylgjande samansetning: Administrasjonssjef Valborg Lippestad (UMB), representant frå leiinga Førsteamanuensis Marit Nesje, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved NVH Forsker Per Kristian Rørstad, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved UMB Konsulent Kristin Stavseth, tilsett i teknisk og administrativt stilling ved NVH NN, student ved NVH NN, student ved UMB Fellesstyret oppnemner fylgjande nominasjonskomité jf valreglementets 4: NN, oppnemnd av styret. Forslag fremjas i møte av styreleiar. NN, oppnemnd av styret. Forslag fremjas i møte av styreleiar. Professor Lars Moe, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved NVH Professor Brit Salbu, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved UMB Seniorrådgiver Linda Godager, tilsett i teknisk og administrativt stilling ved UMB NN, student ved NVH NN, student ved UMB 28. februar 2013 Jan Olav Aasbø Sekretariatsleder
Ettersendt, s. 3 Bakgrunn Saken fremjast med atterhald om vedtak i Fellesstyret, FS sak 22/2013 Valreglement. I valreglementet for NMBU går det fram at ein skal setje ned eit sentralt valstyre. Det vert og foreslått oppretting av ein nominasjonskomité. Namn som ikkje går frem av saken, fremjas i møtet. Fellesstyret sjølv oppnemner to av representantane til nominasjonskomiteen. Styreleiar legg frem forslag på representantar i møtet. Valstyre ved NMBU I forslag til valreglement, er gjennomføringa av val er strengt regulert og det er også mandatet til valstyret. For å kunne gjennomføre vala slik dei er planlagde utover våren og hausten 2013, er det avgjerande å få på plass eit operativt valstyre og også valsekretariat. For 2013 er det lagt opp til at det sentrale valstyret skal ha ansvar for gjennomføringa av vala på alle nivåa, sidan NMBU sin organisasjon ikkje er tilstrekkeleg på plass til å få nedsett valstyre på fakultets- og instituttnivå. I valreglementet for NMBU er det føreslått at valstyrene skal ha fylgjande representasjon, jf. 3 nr. 2 i valreglementet: 2 representantar for tilsette i undervisnings- og forskarstillingar 1 representant for teknisk og administrativt tilsette 2 representantar for studentane I tillegg foreslår ein at valstyret har ein representant for leiinga. Det skal også nemnast opp personlege vararepresentantar for alle representantane. Det vert foreslått at valstyret ved NMBU vert samansett av representantar ved NVH og UMB, nemnd opp etter forslag frå dei to institusjonane. Rektorane og universitetsdirektør har fremja forslag på representantar. (To av forslaga var på kandidatar som og sitt i sekretariatet. Av den grunn er det fremja nye forslag til representantar frå leiinga). Forslag frå UMB, datert 22.2.2013 (vedlegg 1): Representantar for tilsette i undervisnings- og forskarstillingar: Forskar Per Kristian Rørstad. Han har ledet valstyret på UMB i 3 år Førsteamanuensis Trude Wicklund. Hun er nestleiar i valstyret Representant for teknisk-administrative stillingar: Rådgiver Janne Brodin. Hun er medlem av valstyret på UMB i dag. Representant for leiinga:
Ettersendt, s. 4 Administrasjonssjef Valborg Lippestad Forslag frå NVH datert 26.2.2013 (vedlegg 2): Representantar for tilsette i undervisnings- og forskarstillingar: Førsteamanuensis Marit Nesje, førsteamanuensis. Hun sitt i valstyret ved NVH Professor Arild Espenes. Lang erfaring frå tenestemannsorganisasjonar. Representant for teknisk administrative stillingar: Konsulent Kristin Stavseth. Hun sitter i valstyret ved NVH Representant for leiinga: Kontorsjef Solfrid Odnes. Forslag frå leiar NSO-Ås, Per Rønning: Student Liv Nedrebø Student Per-Fredrik Nordhov Forslag frå VSU (NVH) kjem til møtet i FS, og framlegg om studentrepresentantar til valstyret leggjast fram i møtet. Sekretariatet foreslår slik samansetjing av valstyret: Administrasjonssjef Valborg Lippestad (UMB), representant frå leiinga Førsteamanuensis Marit Nesje, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved NVH Forsker Per Kristian Rørstad, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved UMB Konsulent Kristin Stavseth, tilsett i teknisk og administrativt stilling ved NVH NN, student ved NVH NN, student ved UMB Nominasjonskomité I forslaget til valreglement som nå er utarbeida, er det lagt opp til ei ordning med nominasjonskomité. Forslaget har fylgjande ordlyd: 1. «Styret oppnevner en nominasjonskomité med ansvar for å arbeide for å fremme kandidater til valgene på rektor, prorektor og universitetsstyre. 2. Styrene ved NVH og UMB foreslår to kandidater hver (en av hvert kjønn) fra de ulike stemmekategoriene. Studentrepresentantene oppnevnes av den forsamling studentene har fastsatt kan oppnevne. 3. Nominasjonskomiteen skal ha følgende sammensetning:
Ettersendt, s. 5 a. to representanter oppnevnt av styret b. to ansatte i undervisnings- og forskerstillinger c. en ansatt fra teknisk- administrative stillinger d. to studenter 4. Styret oppnevner leder og nestleder i nominasjonskomiteen. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Begge studiesteder skal være representert. 5. Nominasjonskomiteen har følgende mandat: a. Nominasjonskomiteen skal på selvstendig grunnlag arbeide aktivt for å få frem kandidater samt motta forslag til på kandidater til rektor, prorektor og som styremedlemmer. b. Nominasjonskomiteen skal se til at kandidater som blir innstilt overfor valgstyret, oppfyller kriteriene, fastsatt av styret, for å stille som kandidat. c. Nominasjonskomiteen skal i samarbeid med det sentrale valgstyret, sørge for at alle godkjente kandidater blir presentert for velgerne. d. Nominasjonskomiteen velger selv sin arbeidsform e. Dersom et medlem av nominasjonskomiteen blir foreslått til verv, skal vedkommende fratre sitt verv. Vedkommende erstattes da av en fra samme gruppe. 6. Funksjonstiden for medlemmer i nominasjonskomiteen oppnevnt fra de ulike stemmekategoriene er 4 år, med unntak av studentrepresentantene som fungerer i ett år. Representanter oppnevnt av styret fratrer etter valg av rektor, universitetsstyre og forslag på eksterne styremedlemmer er fremmet. Styret oppnevner nye representanter ved behov. 7. Nominasjonskomiteen skal ha til sin disposisjon et sekretariat som har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å assistere alle nødvendige gjøremål i relasjon til nominasjonsarbeidet.» Innleiande merknad: NVH meiner prinsipalt at Fellesstyret aleine legg frem forslag og at det ikkje skal fremjast forslag på desse representantane frå institusjonane. Dei to rektorane har meldt inn mogelege kandidatar blant dei eksterne styremedlemmane dersom dei kan vere aktuelle for Fellesstyret å vurdere. Jørn Holene (UMB) Eli Arnstad (UMB) Grethe Fossli (NVH) Trond Slettbakk (NVH) Forslag frå UMB, datert 21.2.2013: Representantar for undervisnings- og forskarstillingar
Ettersendt, s. 6 Professor Brit Salbu Professor Morten Sørlie Representantar for teknisk-administrativt tilsette: Energirådgivar Trond Langseth Senioringeniør Linda Godager Forslag frå NVH, datert 26.2.2013 Representantar for undervisnings- og forskarstillingar Professor Lars Moe Professor Åshild Krogdahl Representantar for teknisk-administrativt tilsette: Teknisk sjef Kjetil Oftebro Kontorsjef Solfrid Odnes Forslag frå leder NSO-Ås, Per Rønning: Student Anna Boye Koldaas. UMB Student Per Rønning, UMB Forslag frå VSU kjem til møtet i FS, og framlegg om studentrepresentantar til nominasjonskomiteen leggjast fram i møtet Sekretariatet foreslår slik samansetjing av nominasjonskomiteen: NN, oppnemnd av styret. Forslag fremjas i møte av styreleiar. NN, oppnemnd av styret. Forslag fremjas i møte av styreleiar. Professor Lars Moe, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved NVH Professor Brit Salbu, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved UMB Senioringeniør Linda Godager, tilsett i teknisk og administrativt stilling ved UMB NN, student ved NVH NN, student ved UMB
Ettersendt, s. 7 Fra: Hans Fredrik Hoen Til: Jan Olav Aarflot Kopi: Jan Olav Aasbø; Siri Margrethe Løksa Emne: Forslag på personer til nominasjonskomité Dato: 21. februar 2013 16:06:10 Vedlegg: image001.jpg Hei Jeg har forstått at det er ønske om at institusjonene (NVH og UMB) melder inn forslag på kandidater til å sitte i nominasjonskomitéen for valg av rektor, prorektor og universitetsstyre, slik at komiteens sammensetning kan vedtas i Fellesstyrets møte 5.mars. Basert på utkast til saksframlegg vil sammensetningen prinsipielt bli slik: 3. Nominasjonskomiteen skal ha følgende sammensetning: a. to representanter oppnevnt av styret b. to ansatte i undervisnings- og forskerstillinger c. en ansatt fra teknisk- administrative stillinger d. to studenter Studentene oppnevner sine medlemmer selv. Institusjonene foreslår to kandidater hver (en av hvert kjønn) fra de ulike stemmekategoriene. UMB melder herved inn følgende personer: Gruppe a: Jørn Holene, Eli Arnstad Gruppe b: Brit Salbu, Morten Sørlie Gruppe c: Trond Langseth, Linda Godager Alle de foreslåtte har bakgrunn i universitetsstyret ved UMB. På grunn av den svært korte fristen for å finne kandidater til dette vervet har rektor (og styreleder) ved UMB besluttet å foreslå kandidater fra vårt sittende US. De er alle rekruttert gjennom ordinære, åpne og demokratiske prosesser for slik rekruttering og har på den måten en god formell legitimitet. De har videre erfaring med arbeidet i universitetsstyret og således førstehånds kjennskap til hva et styreverv går ut på. Forslag til medlemmer i valgstyret for NMBU oversendes fra universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa i løpet av fredag 22.02.2013. Mvh Hans Fredrik ======================================================================= Hans Fredrik Hoen Ph: + 47 6496 5003 Rector, Professor Fax: + 47 6496 5001 Norwegian University of Life Sciences Mob: + 47 906 71 275 P.O.Box 5003 E-mail: rektor@umb.no NO-1432 Aas NORWAY ======================================================================= Fremtidens utd
Ettersendt, s. 8
Ettersendt, s. 9
Ettersendt, s. 10 Fra: Leder NSO-Ås (Per Rønning) Til: Jan Olav Aarflot Kopi: Jan Olav Aasbø; Siri Margrethe Løksa Emne: RE: oppnevning av studenter til komiteer Dato: 26. februar 2013 17:55:01 Hei, Nå har vi kandidater fra Ås-studentene klare. Følgende personer har sagt ja til å stille opp. Nominasjonskomiteen: Anna Boye Koldaas, Per Rønning Valgstyre: Liv Nedrebø, Per-Fredrik Nordhov Mvh Per Rønning From: Jan Olav Aarflot Sent: Saturday, February 23, 2013 12:38 AM To: Leder NSO-Ås (Per Rønning) Cc: Jan Olav Aasbø; Siri Margrethe Løksa Subject: RE: oppnevning av studenter til komiteer Hei Per Kan du få spurt dem om de er villige? Jeg kan spille inn disse navnene, med forbehold så lenge. Det hadde vært fint om det ble bekreftet før FS hadde sitt møte. Hvis de ikke er villige, skal jo andre inn i posisjonene. På forhånd takk! Med vennlig hilsen Jan Olav Aarflot Sekretariatet. Saksansvarlig personal og organisasjon Tlf 9063 6301 From: Leder NSO-Ås (Per Rønning) Sent: Friday, February 22, 2013 2:31 PM To: Jan Olav Aarflot Cc: Jan Olav Aasbø; Siri Margrethe Løksa Subject: RE: oppnevning av studenter til komiteer Hei, Vi får foreslå våre representanter i Universitetsstyret og valgstyret vi også. Nominasjonskomite: Heidrun Ullerud, Torbjørn Kornstad Valgstyret: Hans Emil Glestad Inger Haugsgjerd (evt. Nora Paus, Anna Boye Koldaas) Ingen av dem er forespurt. -------------------------------------------- Med vennlig hilsen
Ettersendt, s. 11 Per Rønning Leder, Studentstyret NSO-Ås Universitetet for Miljø- og Biovitenskap mob: +47 95 20 05 86 tlf: +47 64 96 63 72 Studentstyret NSO-Ås Postboks 1202, UMB 1432 Ås web: studentstyret.umb.no -------------------------------------------- From: Siri Margrethe Løksa Sent: Friday, February 22, 2013 9:09 AM To: Leder NSO-Ås (Per Rønning) Subject: oppnevning av studenter til komiteer Hei Per, Dere skal oppnevne studenter til nominasjonskomiteen og studenter til valgstyre, Alt for NMBU. Vi snakker om to studenter til hver komite; en av hvert kjønn. Rektor har foreslått kandidater blant våre universitetsstyremedlemmer til nominasjonskomiteen. Til valgstyret foreslår vi personer som allerede sitter i vårt valgstyre i dag. Kan du klare å få inn studentenes forslag i løpet av dagen og sende forslagene til Jan Olaf Aarflot med kopi til sekretariatsleder Jan Olav Aasbø. Ta kontakt hvis noe er uklart. Mvh Siri M. Siri Margrethe Løksa Universitetsdirektør/ University Director Universitet for miljø-og biovitenskap/norwegian University of Life Sciences PO Box 5003 N-1432 Aas, Norway Phone: +47 64965084 Mobile: +47 91719994
Ettersendt, s. 12 Fra: Siri Margrethe Løksa Til: Jan Olav Aarflot Kopi: Jan Olav Aasbø; Hans Fredrik Hoen Emne: kandidater til valgstyret fra UMB Dato: 22. februar 2013 10:36:22 Hei, I tråd med utkast til saksframlegg i sak xx/2013 " Oppnevning av valgstyret" fremmer UMB forslag på kandidater som deltar eller har deltatt i UMBs valgstyre. 2 representanter for tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger - Per Kristian Rørstad- forsker i fast stilling. Han har ledet valgstyret på UMB i 3 år -Trude Wicklund -1 amanuensis. Hun er nestleder i valgstyret 1 representant for teknisk administrative stillinger - Jann Brodin- rådgiver -er medlem av valgstyret på UMB i dag 2 representanter for studentene Studentene oppnevner selv. Jeg har i dag sendt mail til studentrådsleder Per Rønning og bedt han sende UMBs studentkandidater til dere. Han er bedt om å sende kandidatforslag både til nominasjonskomiteen og kandidater til valgstyret. 1 representant for ledelsen - personal- og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot - er medlem av valgstyret på UMB i dag Det skal også oppnevnes personlige vararepresentanter. Dersom dere også ønsker forslag på vararepresentanter, må jeg få vite det. Jeg vil tro at det er nok kandidater samlet sett fra UMB og NVH til både kandidater og varakandidater. Dersom dere vil ha mer informasjon om kandidatene, må jeg også få vite det. Ingen av kandidatene er formelt forespurt. Mvh Siri M. Siri Margrethe Løksa Universitetsdirektør/ University Director Universitet for miljø-og biovitenskap/norwegian University of Life Sciences PO Box 5003 N-1432 Aas, Norway Phone: +47 64965084 Mobile: +47 91719994
Ettersendt, s. 13 FS-31/2013 Fellesstyrets budsjett for2013 foreløpig plan for bruk av SAK-midler Møtedato: 5. mars 2013 Saksansvarlig: Jan Olav Aasbø Saksbehandler(e): Jan Olav Aasbø Vedlegg: Ingen Forslag til vedtak: Fellesstyret rapporterer følgende foreløpige bruk av SAK-midler til Kunnskapsdepartementet (tildelte fra KD i 2013 og overførte midler fra 2012) i 2013: Formål Beløp (1000 kr) Styrehonorarer 1.500 Styremøter 220 Driftskostnader sekretariatet 200 Grafisk og visuell profilering 2.000 Kulturbyggingstiltak for ansatte og studenter 250 Etablering av faglige og strategiske 450 satsingsområder IKT-infrastruktur og systemer 6.600 SUM 11.220 26. februar 2013 Jan Olav Aasbø sekretariatsleder
Ettersendt, s. 14 Denne saken gjelder foreløpig plan for bruk av tildelte SAK-midler i 2013. Saken legges fram nå for FS fordi plan for bruk av SAK-midler skal rapporteres til Kunnskapsdepartementet innen 15. mars 2013. Tildelte SAK-midler er 2,1 mill kroner lavere enn hva FS la til grunn da FS behandlet budsjettet i desember. Derfor må vedtatt plan justeres. I sak FS 75/2012 drøftet Fellesstyret budsjett for 2013. Budsjettet viste kostnader med ulike typer finansiering (hvilke aktiviteter var dekket over NVH og UMBs budsjetter, hvilke aktiviteter var dekket over KDs budsjett, og hvor mye SAK-midler fra KD la man til grunn). Budsjettet var på i alt 37,1 mill kroner. Av dette var det forutsatt SAK-midler fra KD på 12,1 mill kroner. FS vedtok: Fellesstyret godkjenner budsjett for 2013, med forbehold om tilføring av SAK-midler. Sekretariatet oversender budsjettet til Kunnskapsdepartementet sammen med de føringer som er gitt i saksframlegget. I tildelingsbrevet, jfr vedlegg 2 til FS-30/2013 (s 157 i saksheftet), er SAK-midler fra KD på 10 mill kroner i stedet for 12,1 mill som forutsatt da FS vedtok budsjettet i desember (sak FS- 75/2012). Videre er det overført ca 1,2 mill kroner ubrukte SAK-midler fra 2012 (av dette er 0,5 mill kroner øremerket grafisk og visuell profilering). Etter dette har FS til disposisjon SAK-midler med 11,2 mill kroner i 2013. Sekretariatet foreslår at FS foreløpig nedjusterer budsjettet som ble vedtatt i FS-75/2012 med differansen mellom forventede SAK-midler (12,1 mill kroner) og disponible SAK-midler (11,2 mill kroner) = 0,9 mill kroner. Det foreslås å nedjustere posten IKT/administrative systemer for å skape balanse etter at overførte midler er tatt hensyn til. Den foreløpige bruk av SAK-midler i 2013 blir etter dette (beløpene uten kommentar betyr at de er uforandret fra FS 75/2012): Formål Beløp Kommentar (1000 kr) Styrehonorarer 1.500 Styremøter 220 Driftskostnader sekretariatet 200 Grafisk og visuell profilering 2.000 Opprinnelig vedtatt på 1500, men er styrket med 500 i overførte ubrukte midler. Kulturbyggingstiltak for ansatte og 250 studenter Etablering av faglige og strategiske 450 satsingsområder IKT-infrastruktur og systemer 6.600 Nedjustert fra 8000 SUM 11.220
Ettersendt, s. 15 Når det gjelder IKT-infrastruktur og systemer, må det legges til at NVH og UMB på sine budsjetter i tillegg har avsatt 12 mill kroner til dette formålet, jfr FS 75/2012. Samlet disponibelt beløp til IKT infrastruktur og systemer blir etter dette 18,6 mill kroner. Sekretariatet opplyser samtidig om at det arbeides med reviderte budsjettskisser for flere av kostnadskomponentene i budsjettet. Det kan derfor være aktuelt å komme tilbake til Fellesstyret med et revidert budsjett på et seinere tidspunkt. De forholdene det spesielt arbeides med nye kostnadsoversikter er: Budsjettet for merkevare og grafisk profilering IKT infrastruktur og systemer, spesielt periodisering av kostnader som faller i hhv 2013 og 2014 Økonomiske konsekvenser knyttet til gjennomføring av rekrutterings- og omstillingsprogrammet som FS nå skal vedta de kommende måneder (stikkord: lønn til nytt rektorat og dekaner i 2013, annonsering, rekrutteringsbistand, juridisk bistand etc). NVH har tatt opp at de har hatt forventning om at SAK-midler skal videretildeles til institusjonene, for NVHs vedkommende 1,0 mill kroner, selv om FS i sak 75/2012 vedtok et budsjett som ikke la dette til grunn. Dersom FS ikke tildeler SAK-midler til institusjonene, signaliserer NVH at de vil holde tilbake 1,0 mill kroner av sin del av de 12 mill kroner som NVH/UMB sammen har bidratt med over eget budsjett. Sekretariatet legger, som nevnt over til grunn, at det må tas en gjennomgang av FS budsjett. Dette må gjøres i samarbeid med både NVH og UMB. I den sammenheng er det naturlig at man også drøfter institusjonenes finansielle bidrag til fusjonsarbeidet og undergir det en helhetlig vurdering. Endelig bruk av SAK-midler fastsettes i forbindelse med revisjon av budsjettet, planlagt til aprilmøtet.