S.nr. 511. Sameiermøte 2014. Sørumsand Park Sameie

S.nr. 511 Sameiermøte 2014 Sørumsand Park Sameie

INNKALLING TIL SAMEIERMØTE Sameiermøte i Sørumsand Park Sameie avholdes tirsdag 11. mars 2014 kl. 1800, møterommet til Trento. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av sekretær og to personer til å undertegne protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2013 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2013 4. GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE 5. INNKOMNE FORSLAG 6. VALG AV TILLITSVALGTE Sørumsand, 31.12.2013 I styret for Sørumsand Park Sameie Både seksjonseier og ektefelle/samboer kan møte på sameiermøtet, men bare én kan stemme for seksjonen. Leietager i boligseksjon har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Seksjonseier som ikke selv kan være tilstede på sameiermøtet, kan møte ved fullmektig, jfr. Eierseksjonslovens 33. Fullmakten skal være skriftlig. Ektefelle/samboer som ikke selv er seksjonseier, bør medbringe fullmakt. Navneseddel eller fullmakt leveres i utfylt stand ved inngangen.

INNSTILLING TIL SAKER SOM SKAL BEHANDLES PÅ ORDINÆRT SAMEIERMØTE 11. MARS 2014 1. KONSTITUERING Forslag til de enkelte poster blir lagt frem på sameiermøtet. 2. ÅRSBERETNING FOR 2013 Årsberetningen vedlegges og anbefales godkjent. 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2013 A) Årsregnskapet for 2013 anbefales godkjent. B) Anvendelse av årsresultatet. Negativt årsresultat overføres til udekket underskudd. 4. GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE A) Forslag til styrehonorar legges frem på møtet. 5. INNKOMNE FORSLAG Hver sak må innstilles. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 1 styremedlem for 2 år B) Valg av 1 varamedlem for 1 år

Sørumsand Park sameie STYRETS ÅRSBERETNING 2013 1. TILLITSVALGTE Styret har i perioden bestått av: Styreleder : Ingrid B. Øye (tidl. Ingebrigtsvoll) 1) (valgt for 2 år i 2013) Styremedlem : Bente Nyengen (valgt for 2 år i 2013) Styremedlem : Tommy Stenbakken 2) (valgt for 2 år i 2013) Varamedlem til styret: : Ragnhild Tanum (valgt for 1 år i 2013) Ingrid B. Øye 1) valgte å gå av som styreleder i september og rykket ned til styremedlem etter Tommy Stenbakken 2), som gikk av i samme tidsrom grunnet flytting. Kristine Rønås ble valgt inn som ny styreleder etter Ingrid B. Øye på ekstraordinært sameiermøte 18. september 2013. Styret har mottatt en skriftlig bekreftelse fra næringsdelen at de trekker sitt kandidatur. Bente Nyengen trer derfor ut av styret og hennes plass er på valg. I andre utvalg : Ingen 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsfører er Boligbyggelaget Romerike (BORI). Revisor er statsautorisert revisor Svindal, Leidland, Myhrer & Co AS, Lillestrøm. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER a) Sørumsand Park sameie ble stiftet 20. februar 2011 og har organisasjonsnummer 997 344 553. Sameiet består av 28 boligseksjoner og 5 næringsseksjoner, fordelt på 1 bygning med adresse Sørumsandvegen 66. Eiendommen har gnr. 46 og bnr. 366 i Sørum kommune. b) Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjoner og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for seksjonseierne. c) Sameiets styre har for tiden kontor i seksjon 18/H0402. Styret kan kontaktes på epost styret@sorumsandpark.no. Flere kontaktdetaljer finnes på oppslagstavlen i inngangspartiet. Styret består av 3 kvinner. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte. d) HMS / ansatte / arbeidsmiljø Sameiet er underlagt internkontrollforskriften av 06.12.1996. Forskriften pålegger sameiet å planlegge, gjennomføre og dokumentere alle nødvendige tiltak i forbindelse med helse, miljø og sikkerhet i sameiet.

Den enkelte beboer har plikt til å foreta egenkontroll på elektrisk anlegg og brannvarslings-/brannslokkingsutstyr i boligen og til å varsle styret dersom det oppdages potensielt farlige forhold utenfor boligen. Styret ivaretar den øvrige internkontrollen, herunder brannvern, elektrisk fellesanlegg og tekniske anlegg. Det er utarbeidet et internkontrollsystem for sameiet og en egen HMS-perm for oppfølging og dokumentasjon av tiltak i borettslaget. Styret i samarbeid med vaktmester har jevnlige inspeksjonsrunder, samtidig som vaktmester ukentlig skal følge opp. Styret har informert samtlige beboere skriftlig om hva HMS betyr for sameiet, samt viktigheten rund dette. Det er hengt opp plansjer over nødnummer og branninstruks lett synlig på oppslagstavlen i inngangspartiet. Sameiet har ingen ansatte. e) Ytre miljø Sameiets virksomhet påvirker ikke det ytre miljø i nevneverdig grad. f) Andre opplysninger Vedtekter/regler: Det er utarbeidet egne vedtekter og husordensregler for sameiet. Vaktmestertjeneste: Sameiet har avtale med Slemdal AS om vaktmestertjeneste. Renhold: Firmaet Slemdal AS er engasjert til å vaske våre fellesarealer. Parkering: Alle sameieseksjonene er tildelt en merket biloppstillingsplass i garasjeanlegget med eksklusiv rett til å bruke. Nøkler: Nøkler kan fås ved henvendelse til Sørumsand Industribygg og må betales av den enkelte. Kun andelseiere har rett til å rekvirere nøkler. Utleie: Seksjonseiere som ønsker leie ut egen leilighet må fylle ut et fremleieskjema som skal være styret i hende i god tid før innflytting. Styret skal til en hver tid sitte med en oversikt over hvem som bebor sameiet. Brannsikringsutstyr: Lovverket krever at hver bolig skal være utstyrt med røykvarsler og brannslokningsutstyr, enten pulverapparat eller brannslange. Det er også installert rislingsanlegg i samtlige leiligheter og fellesarealer. Kabel-TV og bredbånd: Tjenesten leveres av Canal Digital. Servicetelefon 06090 er betjent mellom kl. 09.00 23.00. Se www.canaldigital.no for mer informasjon. Energimerking: Energiattest er obligatorisk for alle boliger som skal selges eller leies ut. Attesten kan utarbeides av eier på www.energimerking.no.

g) Vedlikeholdshistorikk Sameiet har foreløpig ingen vedlikeholdshistorikk da det ble opprettet i 2011. 4. FORSIKRINGER Sameiets eiendom og bygning er forsikret i Gjensidige, polise nr. 81656473. Som hovedregel dekkes de fleste skader på bygningen, så sant skaden er plutselig og upåregnelig. Manglende vedlikehold er ikke en forsikringssak. Ved skade i boligen innen kontortid skal beboerne straks ta kontakt med vaktmester. Utenfor kontortid gis det melding til borettslagets styreleder eller forsikringsselskapets vakttelefon 03100. Egenandel er for tiden kr. 15.000. Forsikringen dekker ikke innbo og løsøre. Den enkelte seksjonseier må selv tegne innboforsikring. Forsikringen dekker også bekjempelse av skadedyr. Dersom det oppdages mus, rotter, kakerlakker, veps, maur, sølvkre eller lignende i boligen må den enkelte seksjonseier umiddelbart ta kontakt med styreleder eller vaktmester (telefonnummer på oppslagstavlen) som igjen tar kontakt med Anticimex, som vi har avtale med. Det er ikke egenandel på skadedyrbekjempelse. 5. STYRETS ARBEID Siden lederskiftet i september har styret avholdt 7 møter og behandlet rutinesaker som: Budsjettering Regulering av felleskostnader Internkontroll og oppdatering av HMS-plan (Helse, Miljø og Sikkerhet). Løpende vedlikehold Andre større saker kan nevnes: Revisjon av husordensreglene Revisjon av vedtektene Vasket søppelrommet, hengt opp plakater med illustrasjoner som alle kan forstå Arbeidet systematisk mot beboerne med viktigheten av gode rutiner rundt brannberedskap og rømningsveier Gjennomgang av alle varslingsanlegg i bygget vedrørende brann eller annen evakuering Større saker som skal behandles i neste styreperiode: Oppgradering av sykkelrommet Reparere vannlekkasjen i 4. etasje, samt kjeller Følge opp saker under innkomne forslag Etablere egen nettside: www.sorumsandpark.no Styret har avholdt følgende velferdstiltak og arrangementer: 2 ekstraordinære sameiermøter 2 ordinære sameiermøter Nyhetsskriv som distribueres månedlig Annen viktig informasjon som distribueres jevnlig til beboerne Julesammenkomst Sørum og Blaker Historielag holdt foredrag om bygdas historie

Grunnet store problemer med våre heiser er det opprettet sak mot ThyssenKrupp. En sak som fremmes av advokatkontoret Økland & co i Lillestrøm. Det er Sørumsand Industribygg som fører saken og som dekker saksomkostningene. 6. REVIDERING AV SAMEIETS VEDTEKTER Vedtektene, punkt 2 - Eiendommen Bebyggelsen og tomten gnr. 46, bnr. 366 i Sørum kommune ligger i sameie mellom de 33 eierseksjonene som bebyggelsen og tomten er oppdelt i. For hver seksjon er det fastsatt en sameiebrøk som uttrykker sameieandelens størrelse. Tekst endret til: Bebyggelsen og tomten gnr. 46, bnr. 366 i Sørum kommune ligger i sameie mellom 33 eierseksjoner, hvorav 28 for boligformål og 5 til næringsformål. For hver seksjon er det fastsatt en sameiebrøk som uttrykker sameieandelens størrelse. Vedtektene, punkt 3: Krav til deltakere i sameiet og rettslig råderett Nytt avsnitt: Videre er den enkelte sameier ansvarlig for å holde sin seksjon godt vedlike. Innvendige forandringer er tillatt dersom bygningsloven og byggeforskriftene følges og forandringen ikke er til skade eller ulempe for fellesarealer eller andre sameiere. Vedtektene, punkt 4: Bruken av bruksenheter og fellesarealer Seksjonene har rett til 28 parkeringsplasser på gnr. 46 og bnr. 8. Den nærmere plassering av parkerings-plassene fastsettes av eier av gnr. 46 og bnr. 8. Boligseksjonene skal ha rett til inntil 28 plasser, mens næringsseksjonene skal ha rett til de øvrige plasser som stilles til disposisjon på bnr.8. Den nærmere fordeling av plasser til boligseksjonene foretas av styret, mens næringsseksjonene disponerer sine plasser i fellesskap. Tekst endret til: Seksjonene har rett til 28 parkeringsplasser på gnr. 46 og bnr. 8, mens næringsseksjonene har rett til de øvrige plasser som stilles til disposisjon på bnr. 8. Alle sameieseksjonene er tildelt en merket biloppstillingsplass i garasjeanlegget med eksklusiv rett til å bruke. Nytt avsnitt: Vegger på private terrasser må ikke males eller lakkes. Terrassene er laget av materiale fra lerk, som vil gråne naturlig etter hvert. Nytt punkt om HMS Punkt 7: Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Internkontroll innebærer at borettslaget er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse, miljø- og sikkerhet i borettslagets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern og felles elektrisk anlegg.

Den enkelte beboer plikter å foreta egenkontroll på elektrisk anlegg og brannvarslings-/brannslokkingsutstyr i boligen, samt å varsle styret dersom det oppdages potensielt farlige forhold utenfor boligen. Vedtektene, punkt 10: Styret Valg av styre Styret skal bestå av 3 medlemmer og ett varamedlem, der ett av de ordinære styremedlemmene er valgt av næringsseksjonen. Styrets leder velges særskilt. Tekst endret til: Styret skal bestå av 3 medlemmer og ett varamedlem. Styrets leder velges særskilt. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i sameiet. I forbindelse med valgene fastsetter sameiermøtet tjenestetiden for det enkelte styremedlem og varamedlem. Hvis det ikke fastsettes en bestemt tjenestetid, er et styremedlem og varamedlem valgt for to år. Tekst endret til: I forbindelse med valgene fastsetter sameiermøtet tjenestetiden for det enkelte styremedlem og varamedlem. Hvis det ikke fastsettes en bestemt tjenestetid, er et styremedlem valgt for to år og varamedlem for ett år. Det er viktig at ikke hele styret står på valg samtidig. Ved valg av ny styreleder, plikter den foregående å hjelpe til med å sette den nye styreleder inn i de respektive arbeidsoppgaver. Vedtektene, punkt 14: Mislighold Krav om fravikelse (utkastelse), siste avsnitt For så vidt ikke annet følger av disse vedtekter, gjelder reglene i lov om eierseksjoner av 27. mai 1997 nr 31. 7. INNKOMNE FORSLAG Følgende forslag til forbedringer er innkommet: 1) Pusse opp korridor i 2. etasje. Etter eksakte oppussinger, barn som har tegnet på veggene, samt hyppig inn-/utflyttinger har veggene etter kun 2 år blitt veldig stygge. Dette er noe Sørumsand Industribygg selv bør påkoste, ikke minst på grunn av beslutningen om å bygge 2 nye leiligheter i denne etasjen. 2) Sameiets fellesterasse er ikke pen, da store flak av murpuss har falt av og hvit maling har blitt misfarget av regn og jord fra blomsterbed. Terrassegulvet bør lakkes på nytt i løpet av kommende sommer. Dette kan tas på dugnad. 3) Trappesjakten ser både slitt og møkkete ut grunnet hyppig inn- og utflyttinger, samt håndverkere som frakter oppussingsmaterialer opp og ned. De flotte motivene på veggene ser nå bare utslitt ut, og er med på å trekke standarden på vår trappeoppgang ned.

4) Å legge struktur på veggene i et fellesområde er kun å gi merarbeid og ekstra kostnader for sameiet, da det er umulig å vaske veggene. Med høy takhøyde er det ikke mulig å organisere en dugnad for å male veggene. Strukturen på veggene er også så skarp at flere har skrapet seg opp. Forslag til utbedring: Pusse ned strukturen litt og male veggene på nytt. 5) Innerst i sykkelboden er en stor, gammel sikringstavle med dårlig elektrisk opplegg. Forslag til utbedring; sikringsskap fjernes eller bygges inn, eventuelt montere nye dører som er branngodkjent, samt at kablene som ikke er i bruk må fjernes. 6) Det er satt opp en sperring ved kjellernedgangen i sykkelrommet. Nedenfor er et åpent leirgolv, og rør fra fjernvarme stikker opp. Jeg tenker her spesielt på rotter og radon. Forslag til utbedring; det må støpes betonggulv. 8. REGNSKAPET FOR 2013 Driftsresultatet utgjør kr. -118.774, og samlet resultat utgjør kr. -118.069. Det er kr. 123.934 lavere enn budsjettert. Avvikene skyldes i hovedsak: Avvik på konsulenttjenester. Ikke budsjettert. Høyere kostnader enn budsjettert på drift og vedlikehold, kommunale avgifter, og energi og fyring. Arbeidskapital utgjør kr. -35.951, som er lavere enn vårt anbefalte minimumsnivå tilsvarende 3-6 måneders felleskostnader. Sameiet har svært dårlig likviditet. Styret foreslår at det negative årsresultatet overføres til udekket underskudd. Det er gjennomført små vedlikehold som, etter styrets oppfatning, er tilstrekkelig til å ivareta bygningenes tilstand og verdi. Det er ikke foretatt avsetninger til fremtidig vedlikeholdsansvar. Sameiet har vurdert å opprette et fond som vil ivareta dette.

RESULTAT RESULTAT 511 Sørumsand Park Sameie Note Regnskap Inntekter 2013 Regnskap 2012 Budsjett 2013 Budsjett 2014 Innkrevde felleskostnader 1 655 212 586 096 602 200 819 700 Sum inntekter 655 212 586 096 602 200 819 700 Kostnader Lønns- og personalkostnader 2 2 961 3 097 2 960 3 948 Styrehonorar 3 21 000 21 000 21 000 28 000 Revisjonshonorar 3 4 275 4 150 4 200 4 750 Forretningsførerhonorar 67 728 64 936 68 000 68 300 Konsulenttjenester 4 17 130 12 500 0 10 000 Drift og vedlikehold 5 119 546 92 623 56 200 78 500 Forsikringer 19 542 27 144 28 000 20 000 Kommunale avgifter 211 927 185 710 140 000 200 000 Energi/fyring 6 62 245 42 307 40 000 50 000 Andre driftskostnader 7 247 632 220 635 238 775 266 850 Sum kostnader 773 986 674 100 599 135 730 348 Driftsresultat -118 774-88 004 3 065 89 352 Finansinntekter/-kostnader Renteinntekter 807 2 425 2 800 2 800 Rentekostnader 102 0 0 0 Sum finansposter 705 2 425 2 800 2 800 Årets resultat -118 069-85 580 5 865 92 152 Overført fra egenkapital 8-118 069-85 580 0 0 Sum disponering -118 069-85 580 0 0 511 Sørumsand Park Sameie

NOTER NOTER 511 Sørumsand Park Sameie Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Note 1 - Innkrevde felleskostnader Felleskostnader 559 116 506 016 Kabel-TV/bredbånd 96 096 80 080 Sum 655 212 586 096 Note 2 - Lønns- og personalkostnader Fri telefon 0 962 Motkonto for gruppe 52 0-962 Arbeidsgiveravgift 2 961 3 097 Sum 2 961 3 097 Sameiet har ingen ansatte. Sameiet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Note 3 - Godtgjørelse til styre og revisor Utbetalt styrehonorar 21 000 21 000 Godtgjørelse revisor er i sin helhet knyttet 4 275 4 150 til revisjon Sum 25 275 25 150 Utbetalt styrehonorar gjelder for perioden 2012/2013 Note 4 - Konsulenttjenester Teknisk bistand 9 625 12 500 Andre fremmede tjenester 4 180 0 Andre forvaltningstjenester 3 325 0 Sum 17 130 12 500 NOTER 511 Sørumsand Park Sameie 511 Sørumsand Park Sameie

Note 5 - Drift og vedlikehold NOTER Vedlikehold bygg 32 585 0 Vedlikehold VVS 0 2 159 Vedlikehold utvendige anlegg 1 234 36 751 Vedlikehold heis 62 125 25 213 Vedlikehold garasjer 20 738 0 Vedlikehold ventilasjon 0 28 500 Brannsikring 2 720 0 Kostnader til dugnad 143 0 Sum 119 546 92 623 Note 6 - Energi/fyring Strøm 62 245 42 307 Sum 62 245 42 307 Note 7 - Andre driftskostnader Lyspærer, sikringer m.m. 2 768 0 Verktøy og redskaper 0 2 196 Nøkler, låser og skilt 1 629 2 281 Vaktmestertjenester 147 970 108 284 Renholdstjenester 0 12 411 Kontorrekvisita 29 0 Aviser, tidsskrifter, faglitteratur 878 0 Generalforsamling/årsmøte 0 3 917 Administrasjonskostnader 6 650 1 168 Telekommunikasjon 91 1 962 IT-Kostnader 285 0 Porto 67 0 Kabel-TV 85 546 87 135 Bank- og kortgebyr, betalingsgebyr 1 318 1 275 Velferdskostnader 401 0 Øresavrundinger 0 5 Sum 247 632 220 635 NOTER 511 Sørumsand Park Sameie 511 Sørumsand Park Sameie

Note 8 - Opptjent egenkapital NOTER Opptjent egenkapital 01.01 82 118 167 697 Tilført fra EK fra årets resultat -118 069-85 580 Opptjent egenkapital 31.12 0 82 118 Udekket tap 31.12-35 951 0 Note 9 - Arbeidskapital A. Arbeidskapital 01.01 82 118 167 697 B. Endring arbeidskapital Årets resultat B. Årets endringer arbeidskapital C. Arbeidskapital 31.12-118 069-85 580-118 069-85 580-35 951 82 118 Omløpsmidler 177 359 285 891 - Kortsiktig gjeld 213 310 203 773 = Arbeidskapital 31.12-35 951 82 118 511 Sørumsand Park Sameie