Praktiske tips og erfaringer fra en suksessfull oppgradering fra Movex til M3 Thomas Fehn, IT-sjef Gunnar Aftret, Direktør Forretningsutvikling
Nøkkeltall (2015) VVS 48% VMT 28% 7,1 mrd NOK Industri Inkl. Romania og Vietnam 11% Ventistål 11% Bergersen Flis 4% 77 lokasjoner (55 BD + 22 døtre) Nr. 1 i Norge på alle våre kjerneområder Opererer i B2B markedet 1 350 ansatte (1 050 BD + 300 døtre)
Vår misjon - Å skape den optimale handelsløsningen Vare- og informasjonsflyt uten grossist Vare- og informasjonsflyt med grossist Mange og kompliserte transaksjoner gir lite overblikk og høye kostnader Få og enkle transaksjoner, bredt varespekter og lavere kostnader
Hvor kom vi fra? noen erfaringer fra summen av 26 år med prosjekter i BD
Implementering av Movex i 1999
Andre generelle erfaringer fra store tverrfaglige prosjekter God og detaljert kontrakt, klare forventninger «Ingen» endringer underveis Prosjektleder som kan BD, ikke faget Løsningsansvarlig som kan faget Ærlig og åpen informasjon til organisasjonen Sikre god og praktisk opplæring av brukere Tydelig hvem som eier løsningen ved oppstart
Hva er et ERP-prosjekt?
Det er IKKE et IT-prosjekt!!! men innslag av IT
Oppstart av prosjektet høst 2013
Kort om prosjektet Bytte ERP-system fra 1999 (Movex 10.9, Dahlex) Ny teknisk plattform for elektronisk kommunikasjon Forberede infrastrukturen og organisasjonen for et nytt system
Vi startet med Local functionality et Nordisk prosjekt Core model SGDN specific functionality 10.1 Standard M3
vi hadde med A-laget
og leide inn ekstern prosjektleder
Vi erfarte fort Ingen tydelig prosjekteier Ekstern prosjektleder fungerte dårlig Komitestyrt Flere og flere endringsønsker (scope creep) Dårlig kjemi mellom konsulentene i prosjektledelsen Manglende fremdrift i leveransen
våren 2014 restart Reduserte omfang "Ingen" MOD er ingen nordisk løsning. Byttet ut alle eksterne i prosjektledelsen (Merit og egen ekstern prosjektleder) Besluttet å splitte prosjektet i et leveranseprosjekt og et mottaksprosjekt med egne budsjetter og prosjektledere Satte inn en intern prosjektleder
Intern prosjektleder som kan bedriften, bransjen og prosjektledelse tør å tolke mandatet (kreativt nok) kan beslutte endringer for bedriften har tyngde til å overstyre prosjektdeltakerne ikke er IT-ekspert ikke eier noen prosesser
Leveranseprosjektet
Hvordan vi strukturerte leveranseprosjektet? Standard ikke mod'er God løsningsbeskrivelse basert på gode prosessbeskrivelser En tydelig, intern eier Tydelig leveransefokus (sprinter) Kun en ansvarlig for hver oppgave Faste og hyppige rapporteringspunkter Bedriftsledelsen Prosjektledelsen Prosjektgruppen
Testing og opplæring
Test av løsningen Flyt-test på standard M3 Funksjonstest på mod'er og integrasjoner Std. M3 Mod Std. M3 Std. M3 Varians-/ funksjonstester Flyt-test
Ytelsestesting Nok brukere på Mange tester Emulator i GUI Nok ordre inn (samtidig)
Opplæring Egenprodusert materiale (brukerveiledning) Egen superbrukeropplæring Klasserom på 15 lokasjoner Lokale tastekvelder med superbruker Brukertester Fjernundervisning via webex elæring Nanolæringsmoduler Opptak av fjernundervisning
Migrering/cut-over 8 migreringer (4 planlagt) Dårlig planverk og oppfølging av de fire første Migrerte IKKE transaksjonsdata/historikk Datavarehus, fakturaarkiv, Movex installert på testserver for M3 Cut-over med migrering på en langhelg Planlagt ned på time, inkl. roll-back tidspunkter En dag til postmigrering og verifisering En dag med inntasting av alle uavsluttede transaksjoner (salg, innkjøp)
Mottaksprosjektet
eller hvordan unngå å tryne på hoppkanten?
Hva skjer når man går i produksjon? Effektivitet GO-LIVE Tid
Vår oppskrift på et godt mottak Leveranser fra prosjektet: "Hel ved" Nok testing God opplæring Brukerveiledninger Forberedelser: Opprydding Verktøy Riktig mannskap Kommunikasjon
Rydd opp! og ta en helsesjekk
Ta i bruk riktig verktøy Servicedesk/support Brukerveiledninger Logging og oppfølging Informasjonskanal(er)
Ha superbrukere ute i bedriften ikke bare på IT Få på plass superbrukere i alle prosesser over hele landet Bruk dem til testing, opplæring og support
Sett kjerneteamet i samme rom Prosjektledelsen Prosesseiere Eksterne konsulenter Teknikere
Bruk tid på leverandørene Gjennomgang av avtaler responstider garantier ansvar tilgjengelighet etter oppstart
Pekeleken
Kommunikasjon La alle få høre Via mange kanaler Intranett Nyhetsbrev Webex møter Jevn strøm Motiverende Ærlig
Landet vi med stil? erfaringer 3 måneder etter go-live
Erfaringer med mottaket så langt Allerede høy slitasje på prosjektgruppen når vi gikk i produksjon Høy usikkerhet i organisasjonen også på det som var likt med Movex Tydelig, repeterende og hyppig kommunikasjon gir forståelse Etter 2 måneder er tålmodigheten brukt opp Når presset blir stort gjør man feil De fleste feilene vi har avdekket er knyttet til modifikasjoner og integrasjoner
Tid for noen ekstra
Tips #1 Informer
Tips #2 Gammelt produksjonsmiljø (Movex) Internett Kunder Test med realtime data Utviklingsmiljøet til prosjektet
Tips #3 Skap trivsel
Tips #4 Ikke gjør alt samtidig
Tips #5 Ta vare på spesialistene
Hva håper vi dere skal sitte igjen med av denne presentasjonen? Bruk de beste du har; A-laget Mottak og leveranse som egne prosjekt Intern prosjektledelse Mod'er = bug-fixing Test-test-test / øve-øve-øve Husk å informer jevnlig, og ærlig