DRAMMEN KOMMUNE Kontrollutvalget REFERAT KONTROLLUTVALGETS MØTE 08. APRIL 2014 med forbehold om godkjenning i neste møte Til stede: Medlemmer: Leder Arne Martinsen (AP), Patricia Emeci (SV), Tore E. Brath (H), Hilde Hovengen (FrP), Einar Skalstad (KrF) og Ida Marie Brown (V). Varamedlemmer: Forfall: Fra kontrollutvalgssekretariatet: Fra Buskerud Kommunerevisjon IKS: Fra administrasjonen: Andre: Audun Helleland Revisjonssjef Pål Ringnes og stats. aut. Revisor Rolleiv Lilleheie (deltok t.o.m. behandlingen av sak 32/14) Virksomhetsleder på Senter for oppvekst, Siri Myhre Haug, og barnevernleder Sidsel Hager deltok under behandling av sak 28/14. Møtested: «Stenstuen», Drammen rådhus Varighet: 1700 2045 Til behandling forelå sakene 28/14 36/14 Det var ingen kommentarer til innkalling og saksliste. SAK 28/14 BARNEVERNET. REDEGJØRELSE V/RÅDMANNEN REPRESENTERT V/VIRKSOMHETSLEDER PÅ SENTER FOR OPPVEKST 1
Kontrollutvalgets behandling Etter vedtak i kontrollutvalget var rådmannen invitert til møtet for å gi en redegjørelse om situasjonen inn barnevernet i kommunen Virksomhetsleder på Senter for oppvekst, Siri Myhre Haug, og barnevernleder Sidsel Hager møtte på vegne av rådmannen og gav en detaljert og interessant redegjørelse om organisering, utvikling, oppgaver og utfordringer innen barnevernet. Likeledes besvarte de og utdypet spørsmål fra kontrollutvalget. Fra redegjørelsen kan vi angi følgende stikkord: De lovpålagte oppgavene omfatter o Mottak av meldinger (bekymringsmeldinger) o Undersøkelser o Tiltak Barnevernet mottok i 2013 til sammen 855 meldinger Det er ikke forekommet fristoversittelser i 2013 på behandling av mottatte meldinger Det forekom 1 fristoversittelse i 2013 på undersøkelser Det er en stor økning på antall meldinger til barnevernet, mens antall barn på tiltak er redusert Tilsammen 133 barn bor utenfor hjemmet (fosterhjem/institusjoner) 33 barn (over 18 år) er i ettervern Barnevernet ønsker å arbeide med forebyggende tiltak Det er viktig med samhandling og koordineringsarenaer Kontrollutvalgets spørsmål var bl. a. knyttet til: Kompetanse (oppfattes som god) Turnover (ikke bekymringsfull turnover) Sykefravær saksbehandlere (har ikke fersk statistikk) Tilbakemelding til meldere (tidligere strenge regler for tilbakemelding som nå er myket opp) Leder av kontrollutvalget takket avslutningsvis for den grundige og interessante redegjørelsen om barnevernet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen om barnevernet til orientering. SAK 29/14 REFERAT FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE DEN 11.03.14 I referatet fra møte den 11.03.14 er vist til sak 11/14 uten saksnavn. Saksnavnet som gjelder referatet fra møte den 11.02.14 tas med i referatet fra 11.03.14. 2
Referatet fra kontrollutvalgets møte den 11.03.14 godkjennes med den kommentaren som fremkom under kontrollutvalgets behandling. SAK 30/14 SEKRETÆREN INFORMERER Sekretæren hadde ingen spesiell informasjon å meddele kontrollutvalget. SAK 31/14 REVISOR INFORMERER Revisor viste til vedtak i sak 22/14 utkast til prosjektplaner og reiste spørsmål om kontrollutvalget hadde nærmere presiseringer til prosjektet om arkivordningen i Drammen kommune. Det fremkom ingen slike presiseringer. For øvrig opplyste revisor at revisjonen for tiden arbeidet med revisjonsberetningen for årsregnskapet 2013 til Drammen kommune. Rapport om Marienlystsaken antas å blir klar til kontrollutvalgets møte den 13. mai 2014. Kontrollutvalget tar revisors informasjon til orientering. SAK 32/14 KOMMUNENS ENGASJEMENT AV RÅDGIVINGSSELSKAPET FIRST HOUSE. RAPPORT FRA BUSKERUD KOMMUNEREVISJON IKS Stats. aut. revisor Rolleiv Lilleheie, som er engasjert av Buskerud Kommunerevisjon IKS til utføre oppdraget med den vedtatte saken gjennomgikk og utdypet vurderingene i de 6 enkelte punktene som er fremgår av kontrollutvalgets bestilling. Lilleheie understreket at gjennomgangen var strengt forankret i kontrollutvalgets bestilling. Etter gjennomgangen opplyste leder at han, etter kontrollutvalgets drøfting, ville fremme forslag om den videre behandling av saken. Kontrollutvalget ga under drøftingene uttrykk for ulike syn på den utførte gjennomgangen. Det ble bl.a. uttalt tilfredshet med utførelsen av oppdraget, men at både ordførers og rådmannens roller var lite berørt i rapporten. Leder fremmet følgende skriftlige forslag til vedtak: 3
Saken sendes tilbake til Buskerud Kommunerevisjon IKS for videre vurdering av følgende forhold, som kontrollutvalget ikke kan se er oppfylt i den foreliggende rapporten: Ordførers rolle i saken, som han selv ber om blir belyst i brev til KUBIS av 28.11.13. Rådmannens rolle i saken. Påstander i DT 08.04.14 om faktafeil i rapporten ettergåes. Vurdere innhenting av ekstern ekspertise som forutsatt i den opprinnelige bestillingen av 10.12.13. Ved avstemming ble leders forslag vedtatt mot stemmen til Hilde Hovengen. Hilde Hovengen begrunnet sin stemmegivning med at hun opprinnelig stemte mot ordførerens ønske om å foreta en gjennomgang av First House saken. Saken sendes tilbake til Buskerud Kommunerevisjon IKS for videre vurdering av følgende forhold, som kontrollutvalget ikke kan se er oppfylt i den foreliggende rapporten: Ordførers rolle i saken, som han selv ber om blir belyst i brev til KUBIS av 28.11.13. Rådmannens rolle i saken. Påstander i DT 08.04.14 om faktafeil i rapporten ettergåes. Vurdere innhenting av ekstern ekspertise som forutsatt i den opprinnelige bestillingen av 10.12.13. SAK 33/14 UTKAST TIL PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON INNEN BARNEVERN. Revisjonssjef Ringnes gjennomgikk og redegjorde for de problemstillingene som fremgår av utkast til prosjektplan. Kontrollutvalget ga uttrykk for at det i et prosjekt må fokuseres på kvalitetsutvikling og fosterhjemsbarn. Prosjektet legger til grunn problemstillingene om kvalitetsutvikling og punktene 5 og 6 knyttet til ettervern. Revisjonen utarbeider ny prosjektplan hvor det legges vekt på de synspunktene som fremkom under kontrollutvalgets behandling. Den omarbeidede planen legges frem til neste møte i kontrollutvalget. SAK 34/14 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Sekretæren distribuerte reglementet for Drammen Bystyre, vedtatt 11.10.11, og viste til at 4
dette trolig inneholder bestemmelser som bør fremgå av kontrollutvalgets reglement. Med hensyn til tidligere distribuerte reglement fra 6 forskjellige kontrollutvalg fremkom det en rekke forskjellige synspunkt på disse. Medlem Hilde Hovengen viste til at hun hadde utarbeidet forslag til en rekke punkter til et reglement, og øvrige medlemmer ga uttrykk for at alle gis anledning til å komme med innspill. Innspill til reglement sendes elektronisk til sekretæren innen utgangen av 1. uke etter påske. På grunnlag av mottatte innspill utarbeider leder og sekretær et forslag til reglement som legges frem til drøfting på neste møte i kontrollutvalget. 1. Innspill til reglement for kontrollutvalget sendes sekretæren innen utgangen av første uke etter påske. 2. Leder og sekretær utarbeider på grunnlag av mottatte innspill forslag til reglement som behandles på neste møte i kontrollutvalget. SAK 35/14 OPPFØLGING AV SAKER BEHANDLET I BYSTYRET Det fremkom ingen kommentarer til selve oppfølgingen av utvalgets saker i bystyret, men utvalget påpekte at det for fremtiden bør sette tidsfrister for gjennomføringen av vedtakene. Kontrollutvalget tar oppfølging av kontrollutvalgssaker behandlet i bystyret til orientering. SAK 36/14 EVENTUELT Leder viste til møteplanen og fastsatt møte til 24. august 2014. På nåværende tidspunkt ser det ut til at det er få saker å behandle på dette møtet. De bestillingene som kontrollutvalget har hos revisjonen blir ikke klare til dette møtet kort tid etter sommerferien. Leder reiste derfor spørsmål om å avlyse møtet den 24. august 2014. Kontrollutvalget fant det fornuftig å ta opp spørsmål om dette på møtet den 10. juni 2014. Kontrollutvalgets møte den 10. juni 2014 tar stilling til avlysing av møtet den 24. august 2014. 5