Møteprotokoll Songdalen kontrollutvalg Dato: 29.09.2015 kl. 18:00 Sted: Kommunehuset, kommunestyresalen Arkivsak: 15/10173 Til stede: Jostein Mellemstrand (H), Gunvor Birkeland (SP) og Olly Kristensen (AP) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Revisjonssjef Tor Ole Holbek Oppdragsansvarlig revisor Leif Morten Gahrsen Forvaltningsrevisor Maren Stapnes Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/13881-1 Godkjenning av innkalling 29.09.15 3 Møteprotokoll 1/15 15/13882-1 Godkjenning av protokoll fra møte 05.05.15 4 Saker til behandling 16/15 15/12584-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Songdalen 5 17/15 15/13884-1 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 6 18/15 15/13887-1 Andre orienteringer i møte 29.09.15 7 1
19/15 15/13888-1 Referat og drøftingssaker i møte 29.09.15 8 Songdalen, 29.09.2015 Jostein Mellemstrand Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av innkalling 29.09.15 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 1/15 Møteinnkalling 29.09.15 godkjennes. Møteinnkalling 29.09.15 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av protokoll fra møte 05.05.15 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 1/15 Protokoll fra møte 05.05.15 godkjennes. Protokoll fra møte 05.05.15 godkjennes. 4
Saker til behandling 16/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Songdalen 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 16/15 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2016 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Songdalen kommune med en ramme på kr. 934 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sekretær Alexander Etsy Jensen la frem budsjett for kontroll og tilsyn 2016 i Songdalen kommune. Revisjonssjef Tor Ole Holbek knyttet noen kommentarer til revisjonens delbudsjett. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2016 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Songdalen kommune med en ramme på kr. 934 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. 5
17/15 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 17/15 Saken legges frem uten innstilling. Revisjonen har utarbeidet en oversikt over utført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for valgperioden 2011-2015. Oversikten ble presentert i møtet. Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet Forvaltningsrevisjon: - Psykososialt arbeidsmiljø - Innfordringer Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet selskapskontroll: - Ingen innspill. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak: Innspillene oversendes revisjonen. Revisjonen utarbeider overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll og legger dette frem for kontrollutvalget innen mai 2016. Enstemmig for leders forslag til vedtak, samt innspillene som fremkom i møtet. Innspillene oversendes revisjonen. Revisjonen utarbeider overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll og legger dette frem for kontrollutvalget innen mai 2016. 6
18/15 Andre orienteringer i møte 29.09.15 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 18/15 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon: Oppdragsansvarlig revisor Leif Morten Gahrsen orienterte om løpende revisjonsoppgaver. b. Pågående prosjekter: Revisjonssjefen orienterte om pågående prosjekter, der i blant at revisjonen er godt i gang med selskapskontroll i KBR og at arbeidet med overordnet analyse er startet opp. c. Returkraft AS: Revisor orienterte om senere tids utvikling. Ny forskrift 01.01.15. Kontrollutvalget, rådmannen og kommunerevisor har et særlig ansvar for å følge opp at avfallsforskriften følges. Gjennomført møte i økonominettverket i Knutepunkt Sørlandet. Positive prognoser for selskapet, mindre underskudd på næringsdelen enn først antatt, men fortsatt et betydelig underskudd knyttet til næringsdelen. Likviditetsmessig utfordring for selskapet. d. Utvidelse av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS: Revisjonssjefen orienterte om prosess som er i gang: Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS blir mest sannsynlig utvidet fra 1.1.2016. Vest-Agder fylkeskommune og kommunene innen dagens Setesdal Revisjonsdistrikt IKS går inn som nye medlemmer/eiere. Saken legges trolig frem til behandling i kommunestyret før årsskiftet. 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Nytt saks og arkivsystem b. Opplæring: Felles opplæringsdag nyvalgte kontrollutvalg i Agder (Temarks område) er 10.11.2015 3. Orienteringer fra leder Ingen saker. Saken tas til orientering. 7
19/15 Referat og drøftingssaker i møte 29.09.15 1 Songdalen kontrollutvalg 29.09.2015 19/15 Saken tas til orientering. 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling i barneverntjenesten i Søgne kommune: Forvaltningsrevisor Maren Stapnes orienterte i kontrollutvalgets møte. 2. Innkommen post: Ingen 3. Neste møte 24.11.15: I henhold til vedtatt møte og aktivitetsplan. 4. Eventuelt: Ingen Saken tas til orientering. 8