Bruken av sikringsavtale (DoS)

NUMMER 2 2016 FRA 16. juni 2016 I dette nummeret Bruken av sikringsavtale (DoS) Sikringshendelser Årleg øving ved Stranda hamn Tett på PFSO Petter Arne Akseth Minner om riktig e-postadresse Tips til kvartalsvis drill Bruken av sikringsavtale (DoS) Bruken av sikringsavtale (DoS) En DoS er et avtaledokument mellom skipet og havneanlegget for å sikre enighet om de sikringstiltak som skal gjennomføres i samsvar med de godkjente sikringsplanene, og er regulert i forskrift om sikring av havneanlegg 16. DoS skal kun utstedes i de spesielle situasjoner som er nevnt i 16, og ikke i normalsituasjoner. Kystverket har imidlertid registrert på tilsyn at det skjer et overforbruk av DoS, og at DoS inngås i tilfeller som ikke er i samsvar med regelverket. I henhold til 16 er det kun i følgende situasjoner at havneanlegget skal kreve at det utstedes DoS: dersom skipet opererer på et høyere sikringsnivå enn havneanlegget, dersom det har vært en trussel mot sikringen eller en sikringshendelse som har betydning for sikringen av skipet eller havneanlegget, dersom havneanlegget er godkjent etter 11, eller dersom dette er beskrevet i havneanleggets godkjente sikringsplan. I tillegg kan et skip også anmode om at det inngås en DoS i de svært begrensede tilfellene som fremgår av ISPS-koden del A 5.2. Dersom havneanlegget får en slik anmodning, skal PFSO besvare anmodningen og diskutere egnede sikringstiltak. Havneanlegget trenger ikke godta en anmodning om DoS fra et skip dersom dette ikke samsvarer med havneanleggets sikringsplan. Som nevnt ovenfor skal DoS kun inngås i spesielle situasjoner. Det har vært en oppfatning blant enkelte skip og rederier om at et skip med ISSC kan utveksle DoS med et havneanlegg som ikke har ISPS-godkjenning, og dermed rettmessig anløpe der. Dette er imidlertid ikke tillatt. Dersom et havneanlegg mottar et skip med ISSC uten å ha ISPS-godkjenning, vil dette være et brudd på forskriften og kan medføre sanksjoner. Dersom DoS inngås i henhold til 16 må hver part ta sindel av ansvaret som er beskrevet i avtalen. Dersom

SIDE 2 Sikringshendelser oppgaver overføres fra havneanlegget til skipet, har havneanleggets eier/operatør fremdeles et ansvar for å påse at disse oppgavene blir utført av skipet. Dette gjelder også i de tilfellene man tar imot et skip i opplag. Havneanlegget må ha et system for oppfølging av skipet. Det må kunne dokumenteres at sikringstiltakene, som havneanlegget selv normalt skulle utført, faktisk blir ivaretatt av skipet gjennom eksempelvis kopi av besøkslogg, statusmøter, stikkprøvekontroller, gjennomgang av dokumentasjon med skipet etc. Det er PFSO som skal skrive under på en DoS på vegne av havneanlegget. Les mer om DoS i Kystverkets veileder til forskrift om sikring av havneanlegg som du finner på Kystverkets nettsider. Sikringshendelser Kystverket får jevnlig meldinger om sikringshendelser via varslingstelefonen vår. Dette gjelder både større og mindre hendelser. Kystverket loggfører alle hendelser vi får melding om og vi vurderer alltid om sikringsnivået bør heves ved melding om en sikringshendelse. I de fleste tilfeller er det ikke behov for å heve sikringsnivået. Kystverket får melding om ulike typer hendelser. I de aller fleste tilfeller er det snakk om uautorisert adgang på havneanlegget og brudd på adgangskontrollen. Det har også vært flere hendelser med uautoriserte fartøy som legger til kai ved havneanlegget, hendelser med blindpassasjerer og andre typer hendelser av ulik karakter. I tillegg vil Kystverket vurdere heving av sikringsnivået dersom det foreligger en generell trussel mot et større eller mindre område. Ved større terrorhendelser i utlandet vurderes det også om dette har påvirkning på Norge, og om det er behov for å heve sikringsnivået på denne bakgrunn. Kystverket har en god dialog med PST, og mottar oppdaterte trusselvurderinger ved behov. Det er en lav terskel for å melde inn sikringshendelser til Kystverket. Når et havneanlegg ringer Kystverkets varslingstelefon får man først kontakt med sjøtrafikksentralen i Brevik. Denne videreformidler hendelsen til vakthavende i Kystverkets beredskapsvakt for sikringshendelser. Denne består av et vaktlag med ISPS-kompetanse på hovedkontoret. Myndigheten til å heve sikringsnivået er lagt til

SIDE 3 sjøsikkerhetsdirektøren. Vakthavende tar alltid kontakt med PFSO/PSO, etablerer en dialog med denne, og vurderer eventuelt behov for videre oppfølging. Beredskapsvakten ved Kystverkets hovedkontor deltar gjerne i øvelser så lenge det er kapasitet til det. For å sikre deltakelse må dette avklares i god tid i forkant av øvelsen. Forespørsler kan tas på telefon til hovedkontoret eller sendes på e-post til isps@kystverket.no. Denne e- postadressen kan også benyttes til å sende avviksrapporter etter hendelser til beredskapsvakten. Årleg øving ved Stranda hamn Årleg øving ved Stranda hamn Rita Berstad Maraak har vore hamnesjef i Stranda hamnevesen KF/ Stranda kommune sidan 2008. Ho er PFSO/ PSO for Geiranger og Hellesylt. Kvart år kjem det om lag 900 000 turistar til Geiranger, og vel 1/3 av desse er cruisepassasjerar. Det kjem ca. 180 cruiseskip i løpet av ein sesong, der det på de mest hektiske dagane kan vere inntil 4-5 skip i hamna. Dette inneber at det kan vere 8-9000 turistar i bygda samstundes. Dei fleste skipa ankrar opp der passasjerane vert tendra inn til hamneanlegget, men fleire og fleire skip legg til den nye uttrekkskaia (Seawalk) med direkte samband mellom skip og hamneanlegg. I tillegg anløper Hurtigruta dagleg heile sesongen. Maraak arrangerer årlege øvingar for alle involverte i hamnesikringsarbeidet for hamna, som er alle tilsette i Stranda hamnevesen, driftsansvarleg for cruiseterminalen i Geiranger, lokale turoperatørar og lokale agentar. Geiranger Fjordservice AS køyrer parallelt med ei av sine pålagte øvingar (STHA). Næringsdrivande i Geiranger sentrum, Stranda kommune, Politi, Kystverket og beredskapssjefen i Fylket vert inviterte til å delta som observatørar. I år deltok brannsjef, Geiranger skule, Kystverket og Politiet som observatørar. Øvinga vert gjennomført tidleg i mai før hovudsesongen tek til, og i år er det 4. året på rad vi gjennomfører slike live -øvingar der vi testar ut ISPS-krisehandtering og beredskap, seier Maraak. Det er ei taktisk øving utan tropper, der simulerte hendingar og scenario vert spelt inn av ein spelestab. Antall deltakarar har vore ca. 30 personar og alle tek fysisk del i øvinga og gjennomfører/speler sine tiltak iht. sikringsplan og instruksar. Formålet med øvinga

SIDE 4 er å trene på kunnskap om sikkerheit og beredskapsplanverk. Dette gjer vi bla. ved å teste kommunikasjon og evne til å ta avgjersler. Vi ønskjer óg å få ei kollektiv mental forståing for reelle situasjonar. Tema dei har øvd på er: nivåheving, informasjonsflyt, varslingsrutinar, forsøk på inntrenging, funn av våpen, uidentifiserte gjenstandar/bagasje og handtering av media og pårørande. Dei har i tillegg øvd på samhandling med scenario der det har vore ulykker og hendingar andre stadar i nærområdet, som indirekte får konsekvensar for hamneanlegget som del av eit lite bygdesamfunn. Maraak fortel at øvinga har lært dei kor uhyre viktig det er med informasjon og kommunikasjon, slik at alle forstår korleis systemet fungerer, kva som er viktig, kva som er mindre viktig og kvifor avgjersler vert tekne. Erfaringar frå øvingane frå år til år har resultert i styrka sikringsregime, betre sikringskultur og auka samarbeidsvilje. Øvingane har og medvirka til ein meir målretta sikringsplan med fleire nye tiltak. Til dømes: uniformering, ekstra telefonlinje, tydelegare ansvarsfordeling, tiltakskort på fleire språk, stabsnedsetting, eigen loggførar og årlege opplærings-/ informasjonsmøter. Samarbeid med andre! er Maraaks råd til andre sikringsleiarar som skal gjennomføre dei lovpålagte årlege øvingane. Det er altfor lite samhandling og utnytting av tilgjengelege ressursar. «Alle» har sine eigne planverk som kanskje ikkje alltid harmonerer med reelle situasjonar. Det er óg viktig å plassere ansvar på rett stad. Maraak seier til slutt at ho er litt uroleg for kva som vil hende dersom det skulle skje ein reell situasjon i Geiranger. Stranda hamnevesen sitt ansvar er avgrensa til sjøområdet og hamneanlegget. Vi er som bygdesamfunn isolert og det vil gå lang tid før vi får tilstrekkeleg med ressursar. Med bakgrunn i trusselbildet i Europa i dag er spørsmålet vårt om politi, Stranda kommune og fylkeskommunen har inkludert Stranda kommune sine hamneanlegg (Geiranger og Hellesylt ) i sine ROS analyser og krise- og beredskapsplanar, særskilt med tanke på «tilsikta uønska hendingar».

SIDE 5 Tett på PFSO Petter Arne Akseth Tett på PFSO Petter Arne Akseth Brønnøy Kalk AS er et heleid datterselskap under Norsk Mineral-konsernet. De er hovedleverandør av råstoffet kalkstein/kalkspat til Hustadmarmor i Elnesvågen utenfor Molde. Gjennom nøktern drift på Akselberg siden 1997 har de utviklet seg til en hjørnesteinsbedrift i Brønnøy. Kalken fra Velfjord er en del av hverdagen til mange millioner mennesker i Europa. Råstoffet prosesseres til Hydrocarb og brukes bl.a. i papirindustrien, men også i andre produkter. 136 anløp av ISPS-skip i 2015 Totalt utskipet volum i 2015: 7,83 millioner tonn. Lasteoperasjonene tar mellom 10 og 15 timer å gjennomføre -avhengig av størrelsesorden. (Max lastekapasitet på anlegget 3 000 tonn/h) Petter Arne Akseth har jobbet i Brønnøy Kalk AS siden 1998. Han har jobbet som operatør ved knuser- og utskipningsanlegget frem til 2005 og jobber i dag i administrasjonen. Videre forteller Akseth at han i perioden 2004-2008 fungerte som assisterende PFSO, før han i 2008 trådte inn som PFSO på heltid. Kystverket spør Akseth om rollen som PFSO og den daglige driften som godkjent ISPS-havneanlegg. Akseth forteller at det er viktig for dem å påse og tilrettelegge for at havneanlegget er ryddig, i god stand og at havneanlegget driftes iht. godkjent sikringsplan. Videre forteller Akseth at det legges vekt på god dokumentasjon fra operatørene av all virksomhet i havneanlegget og at god kommunikasjon med anløpende skip er viktig for å sikre riktig dokumentasjon av anløpet. Akseth legger til at havneanlegget ønsker å fremstå som et sikkert havneanlegg som oppfyller myndighetenes krav til havnesikring.

SIDE 6 Akseth forteller om hvordan de på en best mulig måte arbeider med å implementere ISPS i havneanlegget og ansatte som dette berører. Alle som har arbeidsoppgaver knyttet til ISPS gis den samme opplæringen. I tillegg gis det tilgang til relevante deler av sikringsplanen som er med på å skape en felles forståelse av havnesikring i havneanlegget. Akseth legger til at sikringsansvarlige/operatører i havneanlegget har gjennomført godkjent PFSO-kurs. I mai måned i år gjennomførte de den årlige internrevisjonen av havneanlegget i tillegg til den årlige øvelsen i anlegget. Videre forteller Akseth at det er gjennomført et 4- timers internt kurs for personalet (10 stk) som jobber innenfor ISPS-området i havneanlegget. For å få en enklere og bedre opplæring av personalet er kurset tilpasset driften av Brønnøy Kalks`s havneanlegg. Kurset gjennomføres av havneanleggets RSO. Når Kystverket spør hva havneanlegget er flinke til og mindre flinke til svarer Akseth at personell med sikringsansvar er svært flinke til å dokumentere og rapportere fra all virksomhet i havneanlegget. I tillegg til dette er vi flinke til å vedlikeholde kunnskapen i sikringsorganisasjonen. Akseth legger til og innrømmer at de sliter litt med gode rutiner for gjennomføring av de kvartalvise drilløvelsene. Han sier at dette er noe de skal bli bedre på. Avslutningsvis sier Akseth at et godt samarbeid mellom havneanlegget og Kystverket er viktig, og at representanter fra Kystverket har god kjennskap til havneanleggene.

SIDE 7 Minner om riktig e-postadresse Minner om riktig e-postadresse Vi vil minne om at korrekt e-postadresse til Kystverket er. Bruk alltid denne e-postadressen når dere sender noe elektronisk til Kystverket. Alt planverk osv. skal sendes til denne e-postadressen, og ikke til direkte til regionkontor eller lignende. Ved å bruke denne e-postadressen registreres e-posten i Kystverkets arkiv og havner hos riktig saksbehandler. Dere kan dermed være sikre på at e-posten blir korrekt registrert. E-postadressen isps@kystverket.no kan benyttes til avviksrapporter, forespørsler om deltakelse på øvelser, og lignende e-poster til beredskapsvakten. Tips til kvartalsvis drill Tips til kvartalsvis drill Gjennomfør en drill sammen med SSO der dere trener på å fylle ut og håndtere gjennomføring av en sikringsavtale (DoS). Benytt skjema for sikringsavtale fra Kystverkets nettsider eller utform avtalen på annen måte så lenge det fremgår at det er en sikringsavtale, avtalens varighet og hvilket sikringsnivå den gjelder for. Dersom havneanleggets sikringsplan beskriver tilfeller der det skal inngås DoS med skipet, ta først utgangspunkt i disse tilfellene. Eksempel 1: Skipet overtar adgangskontroll i et havneanlegg som er ubemannet på natten. Eksempel 2: Skipet overtar oppgaven med gjennomsøking/visitasjon (særlig aktuelt ved anløp av cruiseskip) For disse to eksemplene: Gå gjennom skipets rutiner med SSO, og kontroller at disse er tilfredsstillende Snakk sammen om hvordan skipet kan dokumentere at sikringstiltakene blir gjennomført, og avtal om det skal gjennomføres statusmøter e.l. underveis Kontroller at skipets personell som skal gjennomføre oppgavene oppfyller kompetansekrav

SIDE 8 Eksempel 3: Tilfelle der et ISSC-skip og et skip som ikke har ISSC ligger samtidig i havneanlegget. Snakk sammen med SSO om hvilke sikringstiltak som er hensiktsmessige, og om hvem som tar hvilket ansvar Er det på bakgrunn av denne gjennomgangen behov for endringer i sikringsplanen? Ta også for dere andre tilfeller som ikke er beskrevet i sikringsplanen der det kan være behov for å fylle ut en DoS. Diskuter hvilke sikringstiltak som vil være hensiktsmessige at henholdsvis skipet og havneanlegget gjennomfører dersom følgende situasjon oppstår: Det har nylig skjedd en trussel mot sikringen av havneanlegget. Eksempelvis er det funnet en mistenkelig gjenstand, og situasjonen er enda ikke avklart. Skipet kommer til kai med et høyere sikringsnivå enn havneanlegget. Husk å dokumentere drillen i en egen rapport. Lykke til!