Styresak Går til: Styremedlemmer Foretak: Helse Stavanger HF Dato: 02.03.2011 Saksbehandler: Saken gjelder: Siri Haugland Styresak 025/11 O Internrevisjon arbeidsplanlegging Arkivsak 0 2010/445/012 INTERNREVISJON ARBEIDSPLANLEGGING 1. Innledning Våren 2010 ble det gjennomført internrevisjon av implementering av verktøy og arbeidsprosesser innen delprosjekt ressursstyring/arbeidsplanlegging i MOT-prosjektet (Medarbeider-Organisasjon-Teknologi) i Helse Vest. MOT-prosjektet startet i januar 2005 og omfattet innføring av nye prosesser og teknologi innen personalområdene rekruttering, personal, kompetanse, lønn og arbeidsplanlegging. Resultatet av internrevisjonen er basert på dokumentanalyser, spørreskjema til operative ledere og intervju med ledere, bemanningskoordinatorer og controllere. Forklaringer av begreper brukt i saken samt protokoller fra drøftinger med hovedsammenslutningene og vernetjenesten følger vedlagt. 2. Kommentarer til internrevisjonsrapporten som omhandler alle foretakene i Helse Vest 2.1 Innledning I forhold til de andre foretakene har Stavanger Universitetssjukehus, Helse Stavanger HF (SUS) overrepresentasjon av svar fra enheter som driver med medisinsk service. Årsaken til det kan være at det på disse enhetene er flere underledere som har svart på undersøkelsen. Når det gjelder tabeller og svarprosenter i rapporten er det flere steder at prosentsummen ikke blir 100 og i tillegg er ulik fra foretak til foretak. Det gjør det vanskeligere å sammenlikne mellom foretakene. 1
2.2 Implementering av nytt arbeidsplanleggingssystem s. 10-16 Det er flere ved SUS som mener at ikke alle brukertilganger og all programvare var på plass ved oppstart av Gat. De aller største utfordringene hadde Prehospitale tjenester og Intern service. Når det gjelder brukertilganger stemmer dette overens med situasjonen slik den var ved oppstart. Active Directory (Helse Vest IKT AS sitt tilgangssystem) var ikke oppdatert for SUS sin del. Det var en del utfordringer med feil brukernavn, manglende tilganger osv. Samtidig med at Gat ble implementert ble også nytt lønnssystem implementert, og her var det utfordringer med integrasjonen i begynnelsen, og ledere fant gjerne ikke igjen ansettelser i Gat. At flere i Stavanger mente at ikke all programvare var på plass ved oppstart, kan skyldes at forventninger til programmet ikke ble innfridd. Ledere i pleietjenesten i Stavanger hadde gjerne større forventninger fordi de hadde erfaringer med det forrige arbeidsplanleggingssystemet IMX. Der var det for eksempel bedre funksjonalitet for bemanningsplan enn det er i Gat. Gat bærer preg av at det er andre yrkesgrupper enn leger som har påvirket utviklingen av programmet mest. En del funksjonalitet kunne vært bedre, men det gjelder for alle yrkesgrupper. Gat har utviklet seg mye siden 2007. Det kommer fram i rapporten at lederne ved SUS og Helse Bergen HF savnet mer tid til arbeidsplanleggingsarbeid i oppstartsfasen. Det var svært mye som skjedde på en gang i denne perioden og det tok tid fra planleggingsarbeidet for lederne. I tillegg har flere ledere i de store foretakene store utfordringer med arbeidsplanarbeidet fordi mange leder store enheter som gjør planleggingsarbeidet mer tidkrevende og komplekst. 2.3 Arbeidsplanleggingsprosessene s. 17-23 Internrevisjonen har i rapporten spørsmål som går på bruk av budsjettsimulatoren i Gat og sier at svarene rundt dette tyder på at mange ønsker å simulere bemanningskostnad (72,2 %), men at få har klart å dra nytte av slik funksjonalitet (22,8 %). Denne funksjonaliteten er imidlertid ikke tatt i bruk i Gat, og dette medfører noe usikkerhet i hvordan disse svarene skal tolkes. Det ble gjort et arbeid regionalt for å se om en kunne ta i bruk denne budsjettsimulatoren, men controllere mente den ikke var god nok og at egenutviklede budsjettsimulatorer er bedre. Internrevisjonen kommenterer at SUS har vanskelig økonomi og svarer mer pessimistisk enn de andre foretakene på alle spørsmålene om koblingen mellom budsjett og arbeidsplanlegging 2010. Kun en av fire ved SUS er enige eller delvis enige i at budsjettet er rettferdig på grunn av arbeidet med aktivitetsplan. SUS skiller seg også ut ved at få er enige eller delvis enige i at arbeidet med aktivitetsplanen sikret tilstrekkelige ressurser til å ha en forsvarlig grunnbemanning. Budsjettprosessen har de siste to årene bidratt til høyere grad av involvering av ledere, men usikkerheten knyttet til egen påvirkning rundt dette tar det nok lengre tid å snu. Internrevisjonen påpeker at lederne ved SUS utmerker seg i forhold til de andre foretakene ved at flere av de spurte mener at de kjenner aktiviteten sin så godt at de ikke trenger bemanningsplan, men kan gå rett på utarbeidelse av arbeidsplan. I tillegg er det færre ved SUS som mener at bemanningsplanen gjør det enklere å nå ulike mål. SUS har lang tradisjon for å utarbeide rullerende arbeidsplan, og det finnes alltid en tilhørende bemanningsplan. Bemanningsplanen som ligger til grunn for arbeidsplanen blir ikke nødvendigvis endret selv om det utarbeides ny plan. Bemanningsplanen i Gat er i dag statisk. Det vil si at den ikke er egnet til aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging med ulik bemanning i ulike uker. Den vil forbedres i kommende versjoner. Internrevisjonsrapporten sier at ledere ved SUS i en del tilfeller ikke har svart på spørsmål om kalenderplan og at de er mindre positive til kalenderplan enn de andre foretakene. Når lederne 2
blir bedt om å ta stilling til følgende påstand: Eg ville brukt kalenderplan dersom dei tilsette sine organisasjonar hadde tillatte det. svarte likevel over 50% at de var helt enig eller delvis enig i denne påstanden. Internrevisjonen sier at: Når leiarar blir bedne om å vurdere fordelar og ulemper med kalenderplan, er det eit svært stort fleirtal som er positive til kalenderplan. Leiarane er eintydige på at kalenderplanen gjer det enklare å dekkje inn planlagd fråvær, til dømes feriar og kurs og at det blir enklare å ta omsyn til ønske frå dei tilsette og at det blir enklare å ha høg bemanning i perioder då det er mykje å gjere. Kalenderplan brukes i svært liten grad ved SUS og resultatene på svarene om kalenderplan er slik sett naturlige. Årsaken til at kalenderplan ikke benyttes er blant annet at det er lang tradisjon for å benytte rullerende arbeidsplaner. SUS har dermed ikke hatt en tilsvarende prosess for å få til aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging og bruk av kalenderplan som de andre foretakene i Helse Vest. Oppsummert mener internrevisjonen at det er en del tegn på at bemanningsplanen ofte ligger fast og at enhetene for sjelden utfordrer seg selv på om bemanningen er rett i forhold til aktivitet og budsjett. Internrevisjonen mener at helseforetakene må sørge for at det blir en kultur som sikrer realistisk planlegging som tar vare på sammenhengen mellom mål, ressurser og virkemiddel. Helse Førde HF og Helse Bergen HF er kommet lengst her. De har også jobbet systematisk og lenge med aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging. Selve arbeidsplanene blir stort sett laget i tråd med MOT-prosjektet, og de fleste bruker Gat til dette. Internrevisjonen slår fast at følgende forhold vil slå positivt ut i foretakene for å oppnå aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging: - Ha flere medarbeidere på jobb når det er mer å gjøre uten å ty til innleie - Koordinere innsatsen på en enhet med innsatsen på andre enheter - Koordinere innsatsen fra en yrkesgruppe med innsatsen fra andre yrkesgrupper - Klare å samordne slik at ansatte i ordinære stillinger kan dekke inn planlagt fravær, for eksempel i forbindelse med kurs eller av sosiale årsaker Internrevisjonen sier også at mange av lederne i Helse Vest mener at disse utfordringene blir bedre løst med kalenderplan enn med rullerende/repeterende arbeidsplaner. 2.4 Dag-dag-styring og avvikshåndtering SUS skiller seg ikke spesielt ut på noen av spørsmålsområdene innen dag-dag-styring og avvikshåndtering. Men responstiden i Gat har vært spesielt dårlig i Stavanger og vært til stor frustrasjon for alle som bruker Gat mye. 3. november 2010 gjorde imidlertid Helse Vest IKT en jobb som forbedret responstiden betydelig. Budsjett for Ekstravakt, Forskyvning og Overtid (EFO-budsjett) er innført i alle divisjoner ved SUS. Det er fortsatt noen utfordringer i funksjonalitet for at det skal gi et mest mulig korrekt bilde. 2.5 Gevinster Ledere ved SUS mener litt sjeldnere enn ledere ved de øvrige foretakene at innføringen av Gat var vellykket. Noe av årsaken kan være at alle yrkesgrupper og enheter ble implementert samtidig og at en del ledere til dagarbeidere samt enkelte legeledere opplevde innføringen av Gat som en unødvendig merbelastning i stedet for et nyttig verktøy. En annen årsak kan være at SUS fram til november 2010 har hatt større problemer med responstid enn de andre foretakene. Men totalt sett så mente majoriteten i alle foretak og alle typer enheter at arbeidsplanleggingsdelen av MOT-prosjektet var vellykket. 3
3. Tiltak knyttet til utfordringsbildet beskrevet i internrevisjonens rapport Internrevisjonen har i sin rapport Evaluering av arbeidsplanlegging i Helse Stavanger kommet med sine anbefalinger til videre arbeid ved SUS. Administrerende direktør har vurdert anbefalingene og kommer i vedlagte tabell med tiltak for å bedre arbeidsplanleggingen i foretaket. Internrevisjonens anbefalinger til videre arbeid ved SUS Samarbeid og erfaringsoverføring Foretaket bør styrke samarbeidet i arbeidsplanleggingen. Dette gjelder både det å hente innspill fra andre enheter i arbeidet med aktivitetsplan, men også det å lage arbeidsplan på tvers av enhetene. Tiltaksplan Ledere vil i enda større grad ta styringen på aktivitetsplanleggingen samt samordne aktivitet og arbeidsplanlegging på tvers av yrkesgrupper, avdelinger og divisjoner. Det vil også settes ytterligere fokus på opplæring og kompetanseheving innen arbeidsplanlegging for ledere på alle nivå. Ansvar for tiltaket overfor adm. direktør Div.direktørene Po-direktør Når yrkesgrupper som arbeider tett sammen, som for eksempel leger og pleiere, er organisert i egne grupper med egne ledere og egen arbeidsplanlegging, er det nødvendig å se arbeidsplanene til de ulike gruppene i sammenheng. Det vil etableres hensiktsmessige samarbeidsorgan mellom enheter og yrkesgrupper som er avhengige av hverandre for å sikre best mulig bemanning og gode arbeidsplaner. Div.direktørene Foretaket bør styrke prosessen knyttet til aktivitetsplanene slik at enhetene får en bedre forståelse for sammenhengen mellom aktivitet, budsjett og bemanning. Arbeidsgiver vil i samarbeid med HTV og FHVO arbeide med å få retningslinjer for hvordan aktivitetsplaner utarbeides og når de skal være klare i forhold til budsjettprosessen samt at det fortsatt alltid skal være bemanningsplan knyttet til en arbeidsplan som er i tråd med budsjett og aktivitetsplan. Det vil stilles krav til ledere på nivå 4 og 5 om å planlegge i henhold til foretakets overordnede føringer. Det forventes at lederne forholder seg lojale til overordnet aktivitetsplan. FFU-direktør Basert på erfaringer og innspill fra andre helseforetak i Helse Vest, bør SUS vurdere å legge til rette for økt bruk av kalenderplan. Arbeidsgiver vil i samarbeid med HTV og FHVO arbeide med å få retningslinjer for bruk av lengre arbeidsplaner og bruk av kalenderplan der dette er hensiktsmessig. Det bør etableres møteplasser for erfaringsoverføring for å utvikle rutiner for god arbeidsplanlegging. SUS vil fullføre oppstartede piloter i aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging og bruke erfaringen fra disse enhetene i andre enheter. Fortsette samarbeid med andre foretak i regionen for å nyttegjøre seg erfaringer og 4
belyse utfordringer knyttet til arbeidsplanlegging og bruk av kalenderplan/årsplan. Foretaket vil vurdere behovet for flere arenaer for erfaringsoverføring knyttet til arbeidstidsplanlegging. Bemanningskoordinatorer som er viktige støttespillere til ledere og knyttet til hver enkelt divisjon, arbeider kontinuerlig med arbeidstidsplanlegging. Samarbeidet og utveksling av erfaringer på tvers av divisjonene vil bli opprettholdt. Funksjonalitet Foretaket bør vurdere om det er mulig å gjøre Gat sin funksjon for budsjettsimulering enklere å bruke for enhetene, for eksempel gjennom mer opplæring eller teknisk tilpasning. Videre bør foretaket vurdere hvordan enhetene kan få enklere tilgang til informasjon om historisk aktivitet og aktivitet i tiden som kommer gjennom rapporter, rådgivning, informasjon og støtte. SUS vil implementere denne så raskt det viser det seg at den er funksjonell i Gat. Den er ikke i bruk per dags dato. Økonomidirektør I forbindelse med at integrasjonen mellom arbeidsplan og kompetanse blir gjennomført, bør foretaket vurdere hvilke muligheter som finnes for å lette oppgaven med å sikre at rett kompetanse er på plass. Når integrasjon mellom arbeidsplanleggingssystem og kompetansesystem kommer på plass, vil en starte et arbeid for å se hvordan en i enda større grad kan sikre riktig kompetanse på rett sted til rett tid. I forbindelse med at ny versjon av Gat blir utrullet bør foretaket benytte anledningen til å synliggjøre for legegruppen hvordan arbeidsplanlegging kan fange opp praktiske behov samt nytteverdien av å kunne dokumentere forsvarlig bemanning i et samlet system. SUS vil fortsette å være en sentral bidragsyter til funksjonsforbedringer i Gat slik at Gat skal fungere for alle yrkesgrupper, uten behov for støttesystemer Foretaket bør aktivt følge opp de enheter der det blir benyttet alternative systemer og ha en dialog om hva som er til hinder for å bruke MOT-prosjektet sine verktøy og hvordan en kan legge til rette for at enhetene går over til disse verktøyene. SUS ser det som helt sentralt at dette arbeidet fortsetter og vil jobbe målrettet mot dette. Bruk av arbeidsplanleggingssystemet For å sikre at planleggingen blir aktivitetsstyrt bør foretaket vurdere å gi sterkere signal til enhetslederne om at de skal se til tidligere faktisk aktivitet, eventuelt om endringer i oppgaver og lignende når de legger budsjett og planer. Foretaket bør også vurdere å sette krav til at lederne simulerer Det vil utarbeides føringer for et tettere samarbeid mellom controllere og ledere på de ulike nivå. Det vil utarbeides felles standardrapporter med informasjon som gir bedre støtte til budsjett-, aktivitets- og Økonomidirektør Analysesjef 5
budsjett i utarbeidelsen av arbeidsplanene. bemanningsplanleggingen. Foretaket bør vurdere om det er hensiktsmessig med krav om tettere oppfølging av EFO-budsjett, som også omfatter rapporteringsrutiner ved overskridelse av budsjettene. Dette vil kunne gjøre sammenhengen mellom personell, kostnader og planlegging tydeligere. Økonomidirektør vil sette krav til controllere om at de bidrar til å sikre at EFO brukes i den daglige driften og i alle budsjettoppfølgingsmøter. Økonomidirektør Foretaket bør vurdere å gi mer målrettet opplæring i bruk av systemet tilpasset de ulike enhetenes utfordringer. Fortsette å sette fokus på etablering av gode rutiner innen arbeidsplanlegging for alle yrkesgrupper ved hjelp av kurs, aulasamlinger, fokus i ledermøter osv. Det vil i denne sammenheng fokuseres ytterligere på å differensiere tilbudet i tråd med brukernes behov og utfordringer. 4. Anmerkninger i internrevisjonens rapport det ikke er knyttet nye, særskilte tiltak til Føretaket bør vurdere korleis bruk av ekstern innleie kan ha like tett oppfølging som ekstravakt og overtid personalportalen kan bidra til slik oppfølging (jamfør styringsdokument for 2010). Funksjonalitet for oppfølging av ekstern innleie i Personalportalen er ikke på plass per dags dato, men i 2010 har det vært like tett oppfølging av ekstern innleie som av ekstravakt og overtid. Det nye bemanningssenteret har overtatt administrasjon av innleie for noen enheter per dags dato. Der det finst poliklinikk (berre dagarbeid) og sengepost (døgnarbeid) som nyttar same kompetanse, kan føretaket vurdere om det er teneleg å knytte alle tilsette til sengeposten slik at fleire kan dele på vakter kveld og helg. SUS benytter allerede i stor grad ansatte på poliklinikk og sengeposter på tvers og har gjort dette i flere år. Dette vil fortsette. Der arbeidet i løpet av dagen har ein topp, kan føretaket vurdere om det er tenleg å bruke mellomvakter, ikkje låse seg til at alle skal begynne morgon, ettermiddag eller kveld Foretaket ser på dette som en nødvendighet ved aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging og anser dette omtalt tidligere i dokumentet. Flere enheter på SUS har allerede hatt gjennomganger internt der en har gjort denne typen tilpasninger med for eksempel mellomvakter. Administrerende direktørs forslag til vedtak: Styret tar internrevisjonens rapport og administrerende direktørs plan for oppfølging til orientering. 6