Dokumentasjon WebOrg, Side 1 Nyheter og innhold Legg til nyhet Fra hovedmenyen velg Legg til nyhet/legg til innhold eller velg Innhold-Nyheter/innhold fra toppmenyen. Lagre: Lagrer artikkelen og du kan fortsette å jobbe med den Lagre og lukk: Lagrer artikkelen og går tilbake til nyhetslisten Tilbake: Går til nyhetslisten uten å lagre Ingress og obligatoriske felter Noen felter er obligatorisk. Disse må fylles ut for å kunne publisere en nyhet. Velge kategori Du må bestemme hvor nyheten skal vises. De kategoriene som er tilgjengelige for deg finnes i listen til høyre. En nyhet kan vises i flere kategorier. Tittel Alle artikler må ha en tittel. Prøv å lage en beskrivende og selgende tittel som gjør leserne nysgjerrig. Mange leser bare titlene på en webside før de bestemmer seg hva de skal lese mer inngående. Tittelen bør ikke være for lang ikke lenger enn en linje. Titler over to linjer er ikke pent. Unngå bruk av STORE BOKSTAVER i hele tittelen. Hvis ledelsen hadde ment at det var pent ville de ha laget dette som en standard slik at alle titler fikk store bokstaver. Forfatter Som regel er dette feltet satt som obligatorisk. Dette er et fritekstfelt slik at du også kan skrive på vegne av andre som ikke er bruker i systemet.
Dokumentasjon WebOrg, Side 2 Ingress I ingressfeltet har du begrensede muligheter til formatering. Dette for å sikre at artiklene på websidene vil se nogenlunde like ut med tanke på design. Sette inn lenke Merk den teksten du ønsker å lenke. Da vil lenke-knappene aktiveres. Klikk på lenkeknappen (den første knappen fra venstre). I det første feltet skriver du lenkens url, for eksempel http://www.weborg.no Til høyre for feltet hvor du skal skrive url en finner du et ikon. Klikker du på dette får du opp dialogvinduet for Typo3-Lenker (se nedenfor). I nedtrekkslisten utenfor feltet Målside kan du velge hvordan lenken skal virke. Åpne i nytt vindu: Det vinduet man er i beholdes i bakgrunnen og lenken åpnes i et nytt vindu. I dette vinduet: Lenken erstatter det vinduet man er i. Tittel Dette er lenkens tittel. Å sette en tittel på lenken kan hjelpe for blinde og svaksynte som har egne programmer som identifiserer slike. Lenkens tittel vil også vises når brukeren holder muspekeren over lenken. Typo3-lenke Bruk denne knappen for å lenke til interne sider og dokumenter (eller e-post)
Dokumentasjon WebOrg, Side 3 Side Den første fanen i dette dialogvinduet gir deg muligheten til å linke til alle sider som finnes (som du har tilgang til) på websiden. Utseende på dette innholds-treet vil variere og avhenge av hvordan websidene er bygget opp.
Dokumentasjon WebOrg, Side 4 Fil Ikke bruk denne med mindre du er avansert bruker. Under ingressfeltet er det en egen knapp for å lenke til filer som er enklere i bruk og tilstrekkelig for de fleste. Ekstern URL Samme som standard linkeknapp (Se ovenfor) E-post Skriv inn en e-post og lenken vil starte brukerens e-post program med denne e-posten i til-feltet. Formatere tekst Merk teksten først og klikk på en av de tre formateringsknappene for å få den merkede teksten som henholdsvis Fet, Kursiv eller Understreket. Lim inn tekst fra andre programmer NB. IKKE LIM INN TEKST DIREKTE FRA WORD ELLER FRA ANDRE WEBSIDER! Word-tekster inneholder masse kode som både påvirker utseende og størrelse. Tekst som er limt inn fra Word kan bli seende helt merkelig ut og kan påvirke utseendet på hele websiden (forskyve annet innhold). Artikkelen blir også større og tyngre å laste og kan påvirke hastigheten for hele websiden slik at den blir tregere å laste. Tekst som klippes fra andre websider vil ofte ta med seg den formateringen og koden som finnes på den websiden. Det kan se rart ut på din webside, for eksempel hvit tekst på hvit bakgrunn. Knappen Lim inn tekst tar bort koder som nevnt ovenfor.
Dokumentasjon WebOrg, Side 5 Sette inn bilder 1 1. Klikk på knappen Legg til bilder D B A A C
Dokumentasjon WebOrg, Side 6 A. Legg til allerede lastet opp bilde hvis bildet har blitt brukt i andre nyheter eller innhold tidligere. Hold muspekeren over filnavnet og du får en forhåndsvisning av bildet. Klikk for å velge det. B. Last opp fra egen PC. Hvis du klikker Bla gjennom for å velge et bilde fra egen PC vil du få en vanlig dialogboks for å velge filer fra egen PC. Programmet vil automatisk lage små bilder for deg. De små bildene vil være klikkbare for brukeren slik at de kan se bildet i stort format. C. Når du har valgt bilder som skal være med, klikk «Legg til valgt filer i artikkel» For å ta bort et valgt bilde, klikk på symbolet oppe i høyre hjørne av bildene du ser oppe til høyre. D. Når du er ferdig, klikk på X øverst til høyre. NB. Du kan velge flere bilder, men bare det første bildet i rekken vil vises i ingressen. De andre vil vises når brukeren klikker Les mer for å lese hele artikkelen. Sett inn fil - lenke til filer/dokumenter Det finnes to forskjellige linkeknapper til filer og dokumenter. 1. Filer Filer følger mappe- og rettighetsstrukturen på samme måte som med bilder. Dette er den vanligste stedet å legge filer som skal ligge i nyheter. 2. Dokumenter Det finnes et eget program for å lage kategorier til dokumenter og legge filer i disse kategoriene. På websiden oppretter man så bare en lenke til dokumentkategorien og så vil alle filene i denne kategorien listet opp og tilgjengelig for nedlasting. Lenke til filer Lenke til filer fungerer mye på samme måte som for bilder, med det unntak at selve lenken legger seg i teksten på en predefinert måte avhengig av designet på siden.
Dokumentasjon WebOrg, Side 7 Lenke til dokumenter Dokumenter linkes opp på samme måte som filer, men med det unntak at dokumenter ikke følger rettighetsstrukturen som er gitt av hvilken avdeling/lag du hører til. Nedenfor ser du et eksempel på hvordan dokumenter er listet opp med kategorier. NB. Du bruker IKKE doukumenter i nyheter til å laste opp filer, men det kan være en fordel å kunne lenke til disse dokumentene i nyheter. Du bruker bare denne måten å lenke til i de tilfeller hvor du VET at dokumentet befinner seg i en kategori/nedlastingsliste. Ellers bruker man bare funksjonen link til filer som beskrevet ovenfor.
Dokumentasjon WebOrg, Side 8 Lenke til kalenderhendelser Ved å skrive en nyhet og lenke til kalenderhendelser gjør du det enklere for brukeren å finne fram til f.eks. en påmelding. Lenken til kalenderhendelser legger seg i tekstbehandleren (det som vises etter Les mer).
Dokumentasjon WebOrg, Side 9 Du kan enkelt legge til en lenke til en kalenderhendelse. Klikk på knappen og velg blant de kalenderhendelsene som finnes. Det er flere muligheter til å søke frem og finne ulike hendelser. Du legger til hendelsen ved å klikke på + tegnet. Kalenderhendelsen legger seg nederst i artikkelen. Ønsker du å flytte den er det bare å merke den, klippe den ut og lime den inn et annet sted. Tekstbehandler (Les mer) I tekstbehandleren skriver du det som vises etter at brukeren klikker på Les mer. Tekstbehandleren har mange muligheter til å formatere teksten slik at den vises slik du vil. Vi forklarer noen av de mest sentrale funksjonene nedenfor. Bruk av stiler Hvis man bruker ferdige definerte stiler vil sidene bli seende mer ensartet ut. De aller fleste websider har sett med innebygde stiler. Disse stilene er definert i malverket. Stilen Overskrift 1 vil for eksempel se forskjellig ut fra en webside til en annen, men all tekst innenfor en webside som er merket med denne stilen vil se lik ut. Prøv hvilke stiler som er lagt inn i deres design. Merk en tekst og velg deretter en stil fra nedtrekksmenyen. NB. Stiler gjelder hele avsnitt. Man kan ikke ha en still for deler av en tekst midt inne i et avsnitt. Lim inn fra Word Vi har tidligere presisert viktigheten av å lime inn ren tekst som ikke er full av unødig kode.
Dokumentasjon WebOrg, Side 10 Det finnes en egen knapp for å lime inn tekst fra Word. Husk at ikke all tekst du formaterer i Word vil få samme utseende på websiden. Generelt så anbefaler vi at man bruker tekstbehandleren til å få det utseende du ønsker IKKE en ekstern tekstbehandler som for eksempel Word. Lenker Linkverktøyene i teksteditoren har flere muligheter enn i ingressen. Her har man for eksempel et eget verktøy for å lenke internt i teksten. Dette kalles anker. Hvis du har en lang tekst og ønsker at leseren lett skal finne tilbake til toppen av teksten gjør du følgende: 1. Merk de første ordene i artikkelen 2. Klikk på Anker-knappen 3. Gi ankeret et passende navn 4. Gå til bunnen av artikkelen og skriv Til toppen av siden. Merk denne teksten og klikk på lenke-knappen
Dokumentasjon WebOrg, Side 11 5. Nå kan du velge ankeret du laget fra nedtrekkslisten og klikk Sett innn Bilder Vi anbefaler at du bruker bildeverktøyet du finner under ingressen. Hvis du bruker dette får bildene lik størrelse og blir klikkbare slik at brukerne kan få store bilder. Skulle du allikevel ønske sette inn et bilde hvor du selv bestemmer størrelse og plassering er dette selvfølgelig mulig. 1. Stå med muspekeren helt til venstre i det avsnittet du ønsker å sette inn bilde. 2. Klikk på Sett inn bilde -knappen 3. Klikk på ikonet til høyre for url-feltet
Dokumentasjon WebOrg, Side 12 4. Klikk på filnavnet til det bildet du ønsker å sette inn Nederst til venstre kan du krysse av hvis du ønsker å se forhåndsvisning av bildene. NB. Du må klikke på filnavnet for å sette inn et bilde når forhåndsvisning er på ikke selve bildet. Du kan også laste opp et eget bilde ved å felge arkfanen oppe til høyre. Når bildet er lastet opp vil det ligge i den mappen du valgte og du må gå tilbake til fanen Nytt normalt bilde for å velge det og sette det inn. 5. Skriv inn tittel og beskrivelse av bildet 6. Klikk på arkfanen Appearance
Dokumentasjon WebOrg, Side 13 Velg plassering for bildet (for eksempel til høyre). Hvis du ikke velger plassering vil bildet komme som eget avsnitt. Ved å velge plassering vil teksten forme seg rundt bildet. Pass også på å sette inn noe luft rundt bildet ved å sette inn verdier(måles i pixler) i vertical og horizontal space. Tabeller Tabellverktøyet har veldig mange funksjoner så vi skal bare nevne noen her. Når du klikker på Sett inn tabell -knappen vil du føst måtte velge hvor mange kolonner og rader du ønsker. Bruk Celleutfylling og Celleavstand for å få litt luft mellom cellene. Justering har samme funksjon her som for bilder. Du kan velge å bruke ramme, men det blir ofte finere om du bruker valgene for rammer som er ferdig definert under arkfanen Avansert. Bredde angis som standard i piksler, men du kan overstyre dette ved å sette %. En verdi på 90% vil fylle 90% av innholdssidens bredde. Nederst kan du krysse av for om du ønsker Tabelloverskrift. Da vil du få en celle øverst som går over hele tabellens bredde.
Dokumentasjon WebOrg, Side 14 Under fanen Avansert finner du mange mulige innstillinger. Under streker og ramme kan du påvirke tabellens utseende. Her finnes det mange kombinasjoner. Når du først har satt inn en tabell er det mulig å sette inn og/eller slette rader og kolonner. Når du klikker et sted inne i tabellen vil det aktiviseres flere knapper oppe i editoren. Du kan også høyreklikke inne i tabellen og få mange valg.
Dokumentasjon WebOrg, Side 15 Video fra YouTube Still markøren foran første bokstav i det avsnittet du ønsker å sette inn videoen. Klikk på HTML knappen Trykk Enter en gang Åpne siden hvor Youtube videoen befinner seg i et annet vindu Klikk på Share Klikk på Embed Merk koden i vinduet Høyreklikk og klikk Kopier (eller Ctrl+C) Gå tilbake til HTML visningen og høyreklikk og velg Lim inn (eller Ctrl+V) Klikk på oppdater Du kan endre størrelsen ved å gå inn i HTML koden igjen og sette en egendefinert størrelse (video fra Youtube er gjerne 560 bred) NB. Samme metode kan brukes på Google Maps og mange andre tjenester på nettet.
Dokumentasjon WebOrg, Side 16 Publisering av nyhet Når du skal publisere nyheten har du flere valg Du kan overstyre opprettelsesdatoen (som står som standard til den dato du lagret artikkelen) Du kan sette starttid og sluttid for artikkelen, for eksempel at den publiseres fram i tid og/eller at den tas bort en gitt dato. Du kan sette den til Ikke publisert. Artikkelen finnes fremdeles, men den vil ikke vises på websidene. Du kan prioritere en nyhet. Som standard vises artiklene med nyeste dato øverst. Ved å bruke prioriterte nyheter kan du overstyre dette. Noen nyheter er viktigere enn andre. Derfor kan det være ønskelig at disse blir liggende øverst selv om det finnes nyere artikler. Kryss av for at artikkelen skal være prioritert og skriv inn prioriteringsrekkefølge (lavest tall er høyest prioritet). NB. Nyhets-plugin må være satt opp til å godta prioriteringer. Redigere eksisterende nyhet Fra toppmenyen velger du Innhold Nyheter/innhold List nyheter For å finne en eksisterende nyhet har du flere valg. Du kan velge kategorien nyheten ligger i ved å velge fra nedtrekkslisten eller du kan velge fra kategoriene til venstre. Da får du listet opp de nyhetene som finnes i den kategorien. Du kan også filtrere på forfatter fra en egen nedtrekksliste.
Dokumentasjon WebOrg, Side 17 Tips. Du kan søke opp en artikkel fra søkefeltet. For å sikre at du søker riktig kan du gå til selve websiden først, finne artikkelen, merke tittelen og taste ctrl+c, gå til søkefeltet og taste ctrl+v og så klikke på søk knappen. Da finner du artikkelen direkte. For å redigere artikkelen klikker du på blyanten Du kan skjule en artikkel ved å klikke på ark-ikonet Du kan også slette eller prioritere nyheter i dette vinduet. Legge til innhold Fra toppmenyen velger du Innhold - Nyheter/innhold Legg til innhold Fremgangsmåten her er stort sett den samme her som for nyheter, men her er ikke artikkelen delt inn i ingress og les mer. Du velger hvilket menypunkt artikkelen skal ligge på fra menyen til høyre Hvis menypunktet du ønsker å publisere artikkelen på ikke er opprettet enda, må du opprette dette først. Dette er forklart under kapitlet Bygge opp en side
Dokumentasjon WebOrg, Side 18 Bygge opp en side og struktur for et lag En gruppe eller et lag trenger flere ting for å kunne komme i gang på web 1. Menystruktur hvor de kan legge til og redigere sin egen informasjon 2. Nyhetsplugin som gjør at de kan publisere nyheter på siden sin 3. En gruppestruktur som gjør at de kan ta vare på og kontakte sine medlemmer. 4. En eller flere administratorer som kan ivareta sidene og medlemmene 5. En kalender for å vise sine aktiviteter Vi skal i de følgende kapitler bygge opp ett lag i sin helhet Menystruktur Først skal vi bygge opp menyen. Gå til WebAdmin Sidestruktur Listevisning 1. Klikk på menypunktet over der du ønsker å sette inn et nytt menypunkt 2. Klikk på ikonet med et grønt pluss tegn 3. Ta bort avkrysningen for å skjule menypunktet 4. Skriv inn tittelen på menypunktet 5. Klikk lagre og lukk fra menyen øverst
Dokumentasjon WebOrg, Side 19 2 3 4 5 Du har nå fått ett nytt menypunkt i strukturen på venstre side. Vi skal nå lage noen undersider.
Dokumentasjon WebOrg, Side 20 2 1 1. Klikk på det menypunktet du nettopp har laget 2. Klikk på ikonet med det grønn pluss tegnet øverst i menyen 3. Klikk på Side (inn i) NB. Ikke guide 3 Neste skjermbilde er det samme som vist tidligere. Lage en nyhetskategori For at laget skal ha en kategori å skrive nyhetene sine i må vi først opprette en egen kategori for dem. 1. I hovedmenyen velg Innhold/Nyheter/Innhold/Legg til Nyhetskategori 2. Velg sted å plassere Nyhetskategorien i trestrukturen. Stedet du her velger har kun med utvidede rettigheter å gjøre og er ikke veldig viktig. Klikk Legg til. 3. Gi Nyhetskategorien en tittel 4. Velg overordnet nyhetskategori ved å klikke på den i listen. Det er viktig at du plasserer denne riktig for at rette personer skal få tilgang til å skrive nyheter her. 5. Lagre og lukk
Dokumentasjon WebOrg, Side 21 Sette inn en nyhets plugin For at nyhetene skal vises på siden må man sette inn en plugin for å vise nyhetene i en gitt kategori (eller flere kategorier) 1. Klikk på lagets hovedside (se pkt 1 på forrige side) 2. Klikk på ikonet med det grønne pluss tegnet øverst i menyen (Se pkt 3 på forrige side) 3. Fra listen velg Sideinnhold (ikke guide) 6 5 4 4. I nedtrekslisten Type velger du Sett inn plugin. Nå vil skjermbildet endre seg 5. Lag en tittel, f.eks. Nyheter lag x 6. Velg nå arkfanen Plugin (øverst) 7. Velg Nyheter fra nedtrekksmenyen 7
Dokumentasjon WebOrg, Side 22 1 3 2 4 5 6 1. Velg List fra Feltet Hva skal vises 2. Velg Sorter etter Dato 3. Velg Stigende eller Synkende (som regel Synkende) 4. Velg Vis artikler innenfor valgte kategorier (AND) og) (en nyhetsplugin kan vise flere kategorier med nyheter) 5. Velg nyhetskategoriene som skal vises 6. Sett gjentagende til uendelig 7. Lagre Ellers finnes det masse andre innstillinger for nyhets-plugin. Vi anbefaler at du kikker på oppsettet for en plugin som fungerer og bruker de samme innstillingene du finner der.
Dokumentasjon WebOrg, Side 23 Kalender Man kan bruke kalenderen til kun informasjon om aktiviteter, men man kan også bruke den til påmelding og få deltakerne til å betale online. Nedenfor finner du en gjennomgang av de vanligste innstillingene for en kalenderhendelse med påmelding og online betaling. Standard 1 2 3 4 5 6 1. Tittel er overskriften for kalenderhendelsen. Denne vil vises på websiden 2. Velg dato og klokkeslett for når kalenderhendelsen starter (Må ikke forveksles med påmeldingsfrist - den bestemmer man et annet sted) 3. Velg sluttdato og sluttid for hendelsen. NB!!!! Hendelser som går over flere dager skal ha samme dato her! Har du en hendelse som f.eks. går fra mandag til fredag kl 10-15 så skal datoen være den samme mandagen får både start og slutt og klokkeslettet være hhv 10 og 15. Deretter bruker du innstillingen «Hver dag» fram til «Dato» under arkfanen Repeterende. 4. Velg hvilken kalender hendelsen skal vises på.
Dokumentasjon WebOrg, Side 24 5. Velg stedet hendelsen foregår. Ikke obligatorisk. 6. Lag en god beskrivelse for hendelsen. Denne beskrivelsen vil vises flere steder på websidens ulike kalendervisninger. Sted/Kategori 1 2 3 4 1. Her skriver du hvem det er som organiserer aktiviteten 2. Velg kategori. En kalender kan ha mange ulike kategorier, f.eks. Trenig, Kamp, Turnering, Påmelding, Renn, osv. Hvis man er konsekvent ved bruk av kategorier kan man på selve websiden senere lage egne kalendervisninger som bare viser gitte kategorier, f.eks. egne lister som bare viser kalenderhendelser med påmeldinger, egne kamplister, osv. 3. Kryss av her hvis det er bindende påmelding 4. Noen ganger ønsker man bare å informere om hendelser hos andre arrangører. Da kan du legge inn ulike nettadresser her.
Dokumentasjon WebOrg, Side 25 Repeterende Noen hendelser kan være repeterende over et kortere eller lengre tidsrom, f.eks. trening hver tirsdag 18-19.30. Det finnes mange ulike kombinasjoner her. Nedenfor er et eksempel. 1 2 3 4 1. Velg først frekvens. Deretter vil skjermbildet endre seg. 2. Velg hvor lenge hendelsen skal repeteres (dagen etter siste dags hendelse). Eventuelt kan du også begrense antall ganger hendelsen skal vises. Du kan også sette frekvens. Sett f.eks. 2 hvis det skal være annenhver uke hvis frekvensen er satt til ukentlig. 3. Velg hvilke(n) dag(er) hendelsen skal foregå. NB. Foregår hendelsen på ulike tidspunkt, må du lage to kalenderhendelser. 4. Du kan sette perioder og datoer hvor en repeterende kalenderhendelse ikke skal vises, f.kes. juleferie og/eller 17 mai.
Dokumentasjon WebOrg, Side 26 Påmelding 1 2 3 4 5 6 1. Kryss av her hvis aktiviteten har påmelding. 2. Kryss av her hvis påmeldingen skal være åpen for ikke-medlemmer. 3. Hvis påmeldingen skal begrenses til visse grupper, velg grupper her. NB. Denne funksjonen sjekker samtidig at man har betalt for gruppen en funksjon som kan være meget nyttig! 4. Hvis påmeldingen er åpen for ikke-medlemmer kan du velge å legge til de påmeldte i klubbens database. Dette kan være nyttig f.eks. ved repeterende arrangementer. Kanskje du ønsker å sende en e-post til alle som var med på arrangementet i fjor. 5. Legg bruker til gruppe (gruppen må være opprettet først). Det kan være ønskelig at de som melder seg på skal legge seg direkte i en gruppe 6. Som standard er en påmelding satt til å bruke e-post som unik ID. Derfor kan en person ikke gjøre flere påmeldinger med samme innlogging. Noen ganger ønsker man å fjerne denne begrensningen. Fordelen er mer brukervennlighet for de som skal melde på flere. Bakdelen er stor sjanse for dubletter i databasen.
Dokumentasjon WebOrg, Side 27 7 8 9 10 11 12 13 14 15 7. Hvis du har valgt å legge brukere til gruppe så velger du hvilken gruppe her. 8. Her velger du felter som brukerne KAN fylle ut (trenger du flere felter finnes det en funksjon for det lenger ned). 9. Her velger du felter som brukerne MÅ fylle ut. 10. Påmeldingsfrist. Det vil ikke være mulig å melde seg på etter dette. 11. Hvis det er begrenset antall plasser fører du opp det her. 12. Hvis du ønsker å vise hvor mange som har meldt seg på og hvor mange ledige plasser det er igjen, krysser du av her. 13. Som standard er det mulig å se hvem som har meldt seg på. Ønsker du at dette ikke skal være mulig krysser du av her. 14. Noen ønsker å varsles hver gang noen melder seg på I så fall setter du inn hvilken e-post adresse slik varsling skal sendes til. 15. Det følger med en standard bekreftelses-epost. Du kan forfatte din egen her.
Dokumentasjon WebOrg, Side 28 Medlemmer Nytt medlem Klikk på hovedfanen 'Medlemmer' så 'medlemmer' og 'nytt medlem'. Når et nytt medlem opprettes er det visse felter som er obligatoriske, og de er markert med et gult utropstegn. I WebOrg har hvert enkelt medlem en unik ID, og den blir autogenerert ved opprettelse av et medlem. En av fordelene er at det blir enkelt å søke opp og finne all informasjon WebOrg har lagret om et medlem. WebOrg gir brukeren mulighet til å velge mellom 7 forskjellige medlemstatuser. Naturlig vil det være å ha status 'Medlem' når medlemskapsavigften for organisasjonen er betalt. Det er ingen automatikk som gjør at medlemmet endrer status basert på for eksempel ubetalt medlemskap. Statusen må selv oppdateres av brukerne av systemet. Siste steg for at et medlem skal kunne bli opprettet er å gi medlemmet en gruppetilhørighet. Mer om gruppestruktur finner du under 'Grupper'. Når den relevante informasjonen er fylt ut må du trykke på 'Lagre og lukke', og medlemmet er da registrert i systemet.
Dokumentasjon WebOrg, Side 29 Medlemsliste Gå til hovedfanen Medlemmer -> Medlemmer -> Medlemsliste På toppen av siden vises en søkemotor som lar deg spesifisere hva og hvor du vil søke i medlemsregisteret. Ved et uspsifisert søk vil systemet søke opp all de unike ID som finnes i medlemsdatabasen. Ved å bruke søkepanelet kan brukeren filtrere medlemsmassen ved å søke i spesifikke grupper, på medlemstatus og alder. De to boksene som angir hvilke felter som skal vises ved et søk kan være lur og anvende om det er slil at lister skal esporteres til Excel, o.l. Bildet under viser søkemøtoren I listene som blir vist (bildet under) har brukeren mulighet til å gå inn på hvert enkelt medlem. Klikk på blyantikonet og du vil få opp det samme skjermbilde som da et nytt medlem blir opprettet. Under standardfanen finner man brukernavn/passord, gruppetilhørighet, ID, og andre informasjonsfelter. Tilbake i medlemslisten (bildet under), ved siden av redigeringsknappen er det fire andre ikoner. Søppelkassen sletter medlemmet, informasjonsikonet viser en kort oppsummering om medlemmet, samt dets betalingshistorikk.
Dokumentasjon WebOrg, Side 30 Ikonet med to mennesker er bare relevant dersom klubben/organisasjonen har familiemedlemskap. Fra den funksjonen kan administrator slette og endre hovedmedlem. Et hovedmedlem er i prinsippet et medlem som kan foreta seg betalinger for alle medlemmer som er under det. Ved å scrolle seg nederst på siden vil man finne en nedtrekksmeny som heter 'Velg en handling' og inneholder følgende valg: - Flytt merkede fra kilde til destinasjonsgruppe Denne handlingen fjerner medlemmet fra eksisterende gruppe og flytter det over til valgt gruppe. - Legg til gruppe Kopierer valgte medlemmer fra en gruppe og over til valgt gruppe. - Legg til ny gruppe Handlingen innebærer å opprette en ny gruppe for så og kopiere valgte medlemmer over i den nye gruppen. - Fjern fra gruppe Sletter valgte medlemmer fra gruppen - Sett status Denne funksjonen gjør det mulig for administrator å gjøre en masseoppdatering av medlemssatus til valgte medlemmer.
Dokumentasjon WebOrg, Side 31 - Slett kontoer Sletter medlemmet fra medlemslisten, men kan fremdeles bli gjenfunnet under fanen 'List slettede' (over søkepanelet i medlemslisten). Derfra har administrator mulighet til å gjenopprette kontoen slik den var før den ble slettet. - Deaktiver kontoer Flytter valgte medlemmer over til listen under fanen 'List inaktive'. - Last ned CSV-liste Huk av de medlemmene du ønsker å eksportere, samt definere hvilke felt som skal vises i søkelisten.
Dokumentasjon WebOrg, Side 32 Grupper Lag ny gruppe Sti: 'Medlemmer' -> 'Grupper' -> 'Lag ny gruppe' For å opprette en gruppe på det øverste nivået må du velge 'Organisasjonens navn' > 'Organisasjonens navn'. I skjermbildet som dukker opp nå er det fire faner som må fylles ut: Standard, System, Faktura og Rabatter. Konfigurasjon av gruppeinnstillinger Konfigureringen av en gruppe skjer gjennom fire forskjellige faner. Den første heter standard. For å finne tilbake til gruppeinnstillingene for eksisterende grupper gå til 'List grupper' og klikk på redigeringsknappen (blyantikon) til den relevante gruppe. 1. Standard Obligatoriske felter er merket med et gult utropstegn. For grupper som det skal være mulig å melde seg inn fra front-end lønner det seg å ha en spesifikk gruppetittel. For eksempel kan dette være, 'Gutter 2000 Vårtrening - kr. 2000,-' Feltet hovedgruppe bestemmer hvor den nye gruppen skal legge seg inn i strukturen.
Dokumentasjon WebOrg, Side 33 De tre avkrysningsboksene under 'Hovedgruppe' feltet er viktig med tanke på hvorvidt medlemmer skal kunne registrere seg/melde seg inn i en gruppe via 'Min Profil' på forsiden. Bildet til høyre nedenfor viser hva slags effekt de tre valgene har for brukeren i front-end. Gruppen er synlig i medlemsmenyen Dette valget gjør gruppen synlig front-end, f.eks i medlemsmenyen. Det er ikke synonymt med at man skal kunne melde seg inn i den. Er den huket av blir 'Vis gruppe (FE)' satt til 'JA'.
Dokumentasjon WebOrg, Side 34 Medlemmer av gruppen kan se hvilke andre medlemmer som er med i gruppen Viser i en liste hvilke medlemmer som har meldt seg inn / er medlem av gruppen. Er dette valget huket av blir 'Vis gruppemedlemmer (FE)' satt til 'JA'. Tillat medlemmer å melde seg inn i gruppen Dette valget gjør det faktisk mulig for et medlem/bruker å delta i gruppen. I medlemsmenyen kan brukeren melde inn seg selv eller andre i familien om familiemedlemskap benyttes. Er gruppen satt til online betaling blir brukeren guidet til et betalingsvindu. Ved papirfaktura får brukeren beskjed om at han/hun har blitt lagt til i gruppen. Mer om betaling kommer under fanen 'Faktura'. 'Min Profil' er brukerens egne perosnlige side, hvor han / hun har oversikt på medlemskap / aktiviteter, samt betalinger. Teksten for automatisk utsendelse av betalingspåminnelse blir gjort under fanen 'Faktura'. Datoen for utsendelse er satt til en dag før betalingen stenger (settes under 'Faktura') 2. System Ingen innstillinger nødvendig her for vanlige brukere.
Dokumentasjon WebOrg, Side 35 3. Faktura Under denne fanen bestemmes det om gruppen skal stå til betaling eller ikke. Videre kan man velge mellom online eller papirfaktura. WebOrg er ikke et faktureringssystem, hvilket innebærer om en gruppe er satt til faktura vil det ikke bli generert faktura til de som befinner seg i gruppen. Faktureringsprosessen må skje eksternt via et regnskapssystem. Gruppebetalinger i WebOrg er primært ment til aktiviteter som brukeren gjerne er inkludert i over flere perioder. Det kan for eksempel være medlemskap i hovedklubben eller et innebandylag. Til påmeldinger som for eksempel Cup, stevner, etc, er det kalenderhendelser som er mest gunstig å utnytte Nedenfor vil det bli gjennomgått oppsett av gruppe som skal stå til faktura og online betaling. Gruppe til faktura Det er mulig å ha en miks mellom online betaling og faktura. For eksempel kan et medlemskap i hovedklubben settes til faktura ved innmelding, for så å gå over til online betaling når fornyelse av neste periode skal betales. Da må feltet Betalingsform ved førstegangsregistrering settes til faktura, og feltet Betalingsform ved fornyelse av medlemskap settes til online betaling. Bildet under viser innstillinger for både regnskapsfører/økonomiansvarlig og brukeren som setter opp gruppen. Det kan være en fordel at begge parter er involvert i denne prosessen slik at det blir mindre rom for feil. For en som ikke er økonomiansvarlig er det feltene Pris, Når starter neste betalingsperiode og Periodens startdato som må fylles ut.
Dokumentasjon WebOrg, Side 36 Gruppe til online betaling Ved online betaling dukker det opp ny funksjonalitet slik at betalinger er mer fleksible. For eksempel er det mulig å sette at brukerne i gruppen skal kunne betale fornyelse av gruppe/medlemsavgift før selve medlemskapet utløper. Videre er det også mulig å legge til automatiske betalingsvarsler og administrasjonsgebyr. Regnskapsinnstillingene er de samme som om gruppen er satt til papirfaktura. Grunnen til at Status for faktureringsprosess er hvis det forekommer at gruppemedlemmer ikke har betalt etter at online betaling har blitt stengt. Administrator har da to valg. Enten å gjenåpne online betaling ved å utsette betalingsperioden, eller overføre/eksportere til regnskap for så å sende ut papirfaktura. Bildet under tar for seg et eksempel for et medlemskap og betaling for et fotballag. Regnskapsinnstillingene blir ikke gjennomgått. De finner du tilbake til under Gruppe til faktura (over).
Dokumentasjon WebOrg, Side 37
Dokumentasjon WebOrg, Side 38 Administrasjonsgebyr og betalingsvarsel Ved å benytte seg av administrasjonsgebyrfunksjonen har administrator mulighet til å sende ut epost til gruppemedlemmene, forutsatt at systemet har epost til gruppemdlemmene. Denne eposten forfattes i feltet under Betalingsperiodens lengde totalt og aktiveres i fanen Standard (nederst på siden) ved å la Deaktiver automatiske betalingspåminnelser. Forfatte automatisk betalingsvarling på epost
Dokumentasjon WebOrg, Side 39 Gruppebetalinger Hvem har betalt og purringer Gå til medlemmer og list grupper. Hvis gruppen er satt til online betaling: Klikk på ikonet i kolonnen Betalingstype. En slik liste vil dukke opp.
Dokumentasjon WebOrg, Side 40 Flytte medlemmer, sende epost og ta ut lister til Excel Ved å klikke seg inn på en valgt gruppe kan du enkelt foreta deg handliger som masseutsendelse av epost, flytte medlemmer mellom grupper og opprette nye grupper. Listen som dukker opp ser lik ut til den du finner under hovedfanen Medlemmer -> Medlemmer -> Medlemsliste. Forskjellen er at du allerede her er i en valgt gruppe. Under velg en handling har du følgende muligheter: - Flytt merkede fra kilde til destinasjonsgruppe Denne handlingen fjerner medlemmet fra eksisterende gruppe og flytter det over til valgt gruppe.
Dokumentasjon WebOrg, Side 41 - Legg til gruppe Kopierer valgte medlemmer fra en gruppe og over til valgt gruppe. - Legg til ny gruppe Handlingen innbærer å opprette en ny gruppe for så og kopiere valgte medlemmer over i den nye gruppen. - Fjern fra gruppe Sletter valgte medlemmer fra gruppen - Sett status Denne funksjonen gjør det mulig for administrator å gjøre en masseoppdatering av medlemsatus til valgte medlemmer. - Slett kontoer Sletter medlemmet fra medlemslisten, men kan fremdeles bli gjenfunnet under fanen 'List slettede' (over søkepanelet i medlemslisten). Derfra har administrator mulighet til å gjenopprette kontoen slik den var før den ble slettet. - Deaktiver kontoer Flytter valgte medlemmer over til listen under fanen 'List inaktive'. - Last ned CSV-liste Huk av de medlemmene du ønsker å eksportere, samt definere hvilke felt som skal vises i søkelisten. Feltene som skal vises gjøres i søkefunksjonen som er plassert over gruppelisten. - Send epost til valgte Masseutsendelse av epost til merkede medlemmer - Send epost til valgte (foreldre) Om det finnes familiemedlemskap blir da mail sendt ut til hovedmedlemmet av familien. Eksempel. Ola er i gruppen og han er medlem i en familie. Eposten som sendes vil da gå til hovedmedlemmet i familien og ikke til Ola.
Dokumentasjon WebOrg, Side 42