Forelesning IMT2243 27. Januar 2009 Tema : Prosjektstyring i systemutviklingsprosjekter Prosjektplanlegging (inkl. mal for Forprosjektrapport) Øvingstimene : Planleggingverktøy - MS-Project ( A209 ) Pensum : Kap.5 i Sommerville Art.sam. 9 ( to eksempler på forprosjektrapporter: Intelligente- HandlevognerIDagligvarehandelen og Spektralintegrator) Prosjektstyring Prosjektstyring er de samlede prosjektadministrative aktiviteter som gjennomføres for at : - systemet skal leveres til rett tid og rett kostnad - systemet skal tilfredsstille kravene - ressursene skal kunne anvendes effektivt Generell prosjektstyringsteori er i stor grad anvendelig i systemutviklingsprosjekter. SUmodellen legger rammene for hvordan man håndterer styringen i et SU-prosjekt, men gir ingen detaljoppskrift. Deltemaer innen prosjektstyring Definisjon av prosjekt Målformulering og organisering Prosjektledelse Risikoanalyse og prosjektoppfølging Planlegging og estimering Planleggingsteknikker og verktøybruk IMT 2243 : Systemutvikling 1
Definisjon på Prosjekt Projectus - noe som er kastet frem Et målrettet samarbeid for å finne en konkret løsning på et konkret engangsproblem Engangsoppgave Målsatt med målbart resultat Egen organisasjon Tids, Ressurs og Kostnadsramme Tverrfaglig Målformulering i SU-prosjekter Presise og målbare/etterprøvbare målformuleringer danner platformen for det videre arbeid. Effektmål : De målsatte effekter og gevinster som organisasjonen ønsker å oppnå over tid ved å gjennomføre et prosjekt Lag både kvantitative og kvalitative målsettinger Resultatmål : Mål for det konkrete produkt som selve prosjektarbeidet skal resultere i og som i neste omgang skal muliggjøre oppnåelse av effektmålet Organisering av prosjekter SU-prosjekter er ofte matriseorganisert. Det vil si at deltagerne ved siden av sin rolle i prosjektet også må ivareta sine vanlige oppgaver i virksomheten. I andre SU-prosjekter etableres det en egen prosjektorganisasjon. Vedlikehold innen systemutvikling vil ofte foregå i Linjeorganisasjonen. Omfanget av prosjektet er avgjørende for størrelsen på prosjektorganisasjonen. Det er vanlig å operere med strukturer som : styringsgruppe, prosjektleder, delprosjektgrupper med delprosjektledere, ulike deltagergrupper og eventuelt også referansegruppe Hvem bør lede et SU-prosjekt? IT-eksperten, Bruker, Systemeieren, Prosjektlederspesialist eller en leder fra Linjeorganisasjonen Hvordan foreta utvelgelse av deltagere i SU-prosjekter? IMT 2243 : Systemutvikling 2
Krav til SU-prosjektleder Momenter som fremheves som kritiske ferdigheter for å lykkes som prosjektleder i SU-prosjekter: Forretningsmessig forståelse Teknologikunnskaper Prosesskunnskap Prosjektleder egenskaper Beslutningsdyktighet Detaljkunnskap ( the devil is in the details ) Kommunikasjonsevner Krav til SU-prosjektleder Ønsker Har tilgjengelig Krav til oppdragsgiver / prosjekteier Executive Management Support, Realistic Expectations og Clear Vision & Objectives er blant suksessfaktorene som trekkes frem for systemutviklingsprosjekter i Chaos Report (nr.1 i artikkelsamling). I dette ligger det blant annet at prosjekteierne viser : Visjonære ferdigheter Forretnings- og også teknologiinnsikt Vinnerinstinkt Evne til å gi respons Ansvarlighet IMT 2243 : Systemutvikling 3
Hva er en risiko? En risiko defineres som muligheten for at en bestemt tilstand skal oppstå. Det fokuseres her på uønskede tilstander. Tre generelle typer risikoer i systemutviklingsprosjekter : Forretningsmessig g risiko Teknologisk risiko Personellmessig risiko Risikostyring Risikostyring går ut på å arbeide systematisk for å finne, forstå og unngå (evt. være forberedt på) uønskede/utilsiktede tilstander i prosjektet, produktet eller organisasjonen Stegene i analysen : Identifisere Analysere Planlegge Overvåke Prosjektplanlegging Avklare målet for prosjektet Samordne aktiviteten Styre mot målet Ha gode beslutningsgrunnlag Få avsatt ressurser (tid, penger, kompetanse) Øke forståelsen for oppgaven (Eisenhower sitat : in preparing for battle I have always found plans are useless, but planning is indispensable ) IMT 2243 : Systemutvikling 4
Hovedprinsipp i planleggingen DEKOMPONER OPPGAVEN (WBS : Work Breakdown Structure) Del helheten opp i faser Del fasene opp i aktiviteter Legg inn milepæler og delleveranser der status i prosjektet kan vurderes Dette gjelder uansett hvilken Systemutviklingsmodell som anvendes Planleggingsteknikker : Gantt-skjema og nettverksplan Grafiske fremstillinger har en stor styrke i forbindelse med presentasjon på alle nivå Gantt-skjema : - viser tidsaspektet godt Nettverksplanen : - viser avhengigheter Synliggjør viktigheten av å legge seg på et riktig dekomponeringsnivå Prosjektplanmal (1) 1. MÅL OG RAMMER 1.1. Bakgrunn 1.2. Prosjektmål 1.3. Rammer 2. OMFANG 2.1. Oppgavebeskrivelse/ avgrensning 3. PROSJEKTORGANISERING 3.1. Anvarsforhold 3.2. Øvrige roller og bemanning 4. PLANLEGGING, OPPFØLING OG RAPPORTERING 4.1. Hovedinndeling av prosjektet 4.2. Krav til statusmøter og Beslutningspunkt 5. RISIKOANALYSE 5.1. Kritiske suksessfaktorer 5.2. Risikoevaluering forts. IMT 2243 : Systemutvikling 5
Prosjektplanmal (2) forts. 6. KVALITETSSIKRING 6.1. Organisering av kvalitetssikring 6.2 Kvalitetssikring av kritiske suksessfaktorer 7. GJENNOMFØRING 7.1. Hovedaktiviteter 7.2. Milepæler 7.3. Beslutningspunkter 7.4. Tids- og ressursplaner 7.5. Kostnader 8. KONTRAKTER OG AVTALER kilde : ifo Institutt for Organisasjonsutvikling ANS IMT 2243 : Systemutvikling 6