Oppdatert 17. november 2011 1. Bakgrunn Organisering av EPS Mottakssenter for evakuerte og pårørende Er en del av kommunens krise- og beredskapsgruppe. Se navneliste for hovedfunksjoner, vedlegg nr. 2. EPS er ingen permanent funksjon, men vil bli aktivisert i forbindelse med ulykker av større omfang som skjer innenfor kommunens grenser. Etableres etter ordre fra kommunal kriseledelse eller politi. 2. Formål Skal ta seg av og yte nødvendig hjelp til alle evakuerte og pårørende som måtte ha behov for informasjon, hjelp og støtte. Pårørende, eventuelt uskadde overlevende, skal få informasjon, mulighet til å snakke sammen, bespisning ved behov, psykisk førstehjelp og hjelp med praktiske gjøremål. 3. Organisering Består av en mindre administrativ stab og et faglig støtteapparat. Se organisasjonskart, vedlegg 1, og navneliste for hovedfunksjoner, vedlegg 2. Antall hjelpere og sammensetning av hjelpefunksjoner vurderes etter behov fra hendelse til hendelse. 4. Ledelsesspørsmålet Lederen/ledelsen skal sørge for en tilstrekkelig organisering av de administrative rutiner, kommunikasjonskanaler, støttefunksjoner etc. Hjelpeapparatet skal understøttes slik at dette kan utføre oppgaven sin 5. Informasjon Leder ved EPS skal sørge for at det gis regelmessig oppdatert informasjon, og at all informasjon som gis hjelpere og evakuerte/ pårørende er korrekt og i henhold til de opplysninger som kommer fra skadestedet. Det etableres en informasjonskanal fra skadestedet/ LRS og inn til EPS. Kriseledelse/ politiet er ansvarlige for informasjonstilgang til EPS. Det etableres informasjonskanal mellom EPS og kommunens kriseledelse. 1
6. Adgangskontroll og registrering Ansvar og oppgaver, se tiltakskort D og E. 7. Etableringen EPS aktiviseres normalt etter ordre fra kommunens kriseledelse. Ordren går til leder av EPS, Gro Berild, tlf. 906 66 629, eller nestleder Mary Aasen, tlf. 984 19 567. Innkallingsrutiner: Leder og ordfører avklarer plassering av EPS. Leder varsler nestleder og logistikkansvarlig, og drar til Rådhuset. Leder starter innkalling av funksjonsansvarlige til logistikkansvarlig kommer og overtar denne funksjonen. Se punkt. 8. Normalt nyttes lokaler ved Rauma kulturhus, Åndalsnes som EPS. Ved behov kan kriseledelsen ta beslutning om annet lokale. Nødvendig materiell til drift av mottakssenteret er plassert i beredskapskoffert på rom 525 (Gro Berild sitt kontor) på Rådhuset. Kommunikasjonen: Mottakssenteret benytter rom ved kontoravdelingen i Rauma kulturhus som administrativ base. Nøkkel til Kulturhuset fåes i resepsjonen på Grand Hotell. Telefoner til mottakssentret kunngjøres snarest etter etablering. I startfasen benyttes leders mobiltelefonnr. 906 66 629. Kriseledelsen er plassert i Rådhuset 5.etg, rom 516. 8. Etableringen enkle håndgrep Leder, nestleder og logistikkansvarlig skal snarest mulig begi seg til det avtalte mottakssenter. Logistikkansvarlig har hovedansvaret for innkallingen av hjelpere etter en på forhånd etablert adresseliste, vedlegg 2. Nestleder bistår med innkallingen i den grad det er tidsmessig mulig. Leder står i kontakt med skadestedet/ LRS. Vurderer behov for hjelpere når det gjelder antall og kompetanse. Nestleder er ansvarlig for merking av mottaket. Logistikkansvarlig sørger for å etablere funksjoner for ivaretakelse av adgangskontroll, registrering, informasjon og psykososial oppfølging. Nestleder sørger for å anvende ankomne hjelpere på en best mulig måte. 2
9. Driften av mottakssenteret Leder informerer nestleder og hjelpere om hva som er skjedd, når, hvor etc. Informasjonen oppdateres etter hvert, gjennom korte samlinger. Nestleder informerer sent ankomne hjelpere. Hjelpere overtar og gjennomfører sine arbeidsoppgaver. Leder nås på telefon 906 66 629, nestleder nås på telefon 984 19 567, logistikkansvarlig nås på telefon 934 91 003. Andre behov som registreres, meldes til leder. Leder sørger for å formidle disse til rette instans. Loggføring, se tiltakskort. Loggskjema, se vedlegg 5. A. Tiltakskort: Leder for administrativ stab Ansvarsområde: Er ansvarlig leder av EPS, og disponerer alt personale som inngår i dette. Innehar kunnskap om kommunens øvrige planverk for kriser og beredskap. Organiserer og leder drift av senteret. Er kontaktperson mot kriseledelsen. Ansvar ved etableringen: Avklare plassering av EPS med ordfører. Iverksette varsling, innkalle nestleder og logistikkansvarlig. Bringe koffert og nødvendig materiell fra Rådhuset til EPS. Starte varsling av funksjonsledere i henhold til liste, se vedlegg 2. Sørge for at det blir etablert kontrollfunksjon ved inngangen Sørge for at det praktiske kommer i funksjon. Ansvar ved drift: Organisere og lede driften av senteret. Holde seg orientert om hendelsen og situasjonen i EPS.. Hovedansvar for informasjon mellom skadestedet/ LRS og funksjonsansvarlige, samt EPS og kriseledelsen. Avklare myndighet med kriseledelse. Vurdere behov for hjelpere, antall og kompetanse i samarbeid med logistikkansvarlig.. Informere leder, nestleder og funksjonsansvarlige i EPS regelmessig gjennom korte samlinger. Sørge for at det gis jevnlig oppdatert informasjon til evakuerte og pårørende. (I samarbeid med politi) 3
Styre og avgjøre behov/ønsker fra berørte personer som ankommer EPS. Prioritere mellom og delegere oppgaver. Loggføring, se vedlegg 5. Ved opphør av EPS sørge for at det avholdes gjennomgang med evaluering av mottakssenterets drift. B. Tiltakskort: Nestleder Ansvarsområde: Er mottakssenterets førstekontakt med evakuerte/ pårørende og hjelpere som ankommer mottakssentret. Skal tre inn i funksjonene som leder av senteret ved lederens fravær, og utpeker i så fall ny nestleder. Ansvar ved etableringen: Begi seg snarest mulig til EPS. Bli orientert om situasjonen. Bistå med å iverksette varsling. Ansvarlig for merking av mottaket. Ansvarlig for at det praktiske kommer i funksjon Ansvar ved drift: Styre fordelingen av hjelpere til de evakuerte/ pårørende. Ha oversikt over fordelingen og holde leder orientert. Informere sent ankomne hjelpere. Loggføring se vedlegg 5. Sørge for at det hersker ro og orden i mottaket. Ved problem bistå hjelperne med å sørge for at ro blir gjenopprettet. C. Tiltakskort: Logistikkansvarlig Ansvarsområde: Er ansvarlig for innkalling og registrering av hjelpere etter liste. Ansvarlig for etablering av kontrollfunksjon og mottakssekretariat for registrering av evakuerte og pårørende. Ansvar ved etablering: Begi seg snarest mulig til EPS. Bli orientert om situasjonen. Etablere adgangskontroll med min. 2 personer ved inngangen til EPS. Sette av èn person med ansvar for registreringsfunksjon. Sørge for egnede lokaler der evakuerte og pårørende kan oppholde seg. Sette av tilstrekkelig personell til å ivareta de evakuerte og pårørende. 4
Ansvar ved drift: Kalle inn hjelpere etter liste Sørge for at det praktiske fungerer (mat, klær, telefon). Informere hjelpere underveis om situasjonen, oppgaver og ansvar Loggføring, se vedlegg 5. D. Tiltakskort: Funksjonsansvarlig adgangskontrollen Skal ivareta adgangskontrollen av alle personer som ankommer og forlater mottakssenteret og sørge for å skjerme de evakuerte og pårørende fra presse. Ansvar ved etableringen: Bli orientert om situasjonen. Mental forberedelse. Klargjør hvordan kontrollen skal skje Ansvar ved drift: Ta imot de evakuerte og pårørende på en god måte. Kontakte nestleder ved ankomne med spesielle behov (telefon/direkte). Tildele adgangskontrollnummer, lage liste med oversikt over navn og nummer på personer som passerer kontrollen (bruk blåpapir), se vedlegg 3. Notere i oversikten når personer forlater EPS. Avvise presse og uvedkommende på en vennlig, men bestemt måte. Presse skal henvises til presseansvarlig. Loggføre evt. personer som avvises, vedlegg 5. Melde behov for styrket personell i adgangskontrollen til logistikkansvarlig før kapasitetsgrensen nås. E. Tiltakskort: Funksjonsansvarlig registrering Sørge for registrering og videreformidling av de nødvendige opplysninger av alle personer som ankommer EPS. Ansvar for å overlate ankomne personer til hjelpere i henhold til den enkeltes behov. Ansvar ved etablering Bli orientert om situasjonen Mental forberedelse. Klargjøre plassering av og logistikk for registreringen Ansvar ved drift: Sørge for at evakuerte og pårørende får oppfølging av hjelper til videre registrering. I samarbeid med nestleder overlate ankomne personer til hjelpere. 5
Samle inn utfylte skjema for videre håndtering. Orientere logistikkansvarlig ved ankomnes behov for medikament og lignende Videreformidle aktuelle innsamlede personopplysninger til LRS (telefon/edb). Tiltakskort: Hjelpere Ansvarsområde: Skal utgjøre den støttemessige ressurs for de evakuerte og pårørende som ankommer mottakssenteret. Ved støttesamtaler skal det søkes å bidra til bearbeiding av den situasjon som den evakuerte/ pårørende er kommet opp i. Ansvar ved etableringen: Bli orientert om situasjonen. Mental forberedelse. Bistå med de praktiske oppgaver. Ansvar ved drift: Ta imot de evakuerte/ pårørende på en god måte. Bistå i registrering av evakuerte/ pårørende ved behov. Registreringsskjema, se vedlegg 4. Vær åpen for praktisk hjelp som de evakuerte/ pårørende måtte ha behov for. Registrer eventuelle spørsmål/behov som den evakuerte/ pårørende stiller og gi tilbakemelding til logistikkansvarlig snarest mulig. 6
Innhold beredskapskoffert Utstyr skilting: 2 skilt med tekst PÅRØRENDESENTER størrelse 20x60 cm. 3 skilt med tekst PÅRØRENDESENTER størrelse 15x50 cm. 1 skilt med tekst REGISTRERING 10x 40 cm. 1 skilt med tekst ADGANGSKONTROLL 10x40 cm. 6 piler for montering på skiltene 5 refleksvester Refleksarmbånd 15 navneskilt med tekst HJELPERE 2 navneskilt med tekst LEDER 2 navneskilt med tekst NESTLEDER 2 skilt med tekst LOGISTIKKANSVARLIG 4 navneskilt med tekst ADGANGSKONTROLL 4 navneskilt med tekst REGISTRERING 1 skiftenøkkel for opphenging av skilt. Dobbeltsidig tape for opphenging av skilt 4 plakater for ytterligere skilting 2 tusj 1 taperull Tau Adresselister Navn, telefonnr. funksjonsansvarlige og hjelpere Registreringsutstyr: Loggskjema leder, nestleder, logistikkansvarlig Liste for oversikt adgangskontroll/ankomne hjelpere Registreringsskjema pårørende 10 penner 2 sprittusj 7
5 spiralblokker A4 2 ringpermer A4 Notatblokker Blåpapir Kommunikasjonsutstyr Disponibel PC, Telefon til utlån for evakuerte/ pårørende Perm med oversikt over kommunens oppdaterte beredskapsplaner Generelt utstyr: Enkelt førstehjelpsutstyr 8
VEDLEGG 1 Organisering av EPS i Rauma Kommune Vedlegg 1 Leder EPS Nestleder Logistikkansvarlig Hjelpere/ Omsorgsberedskap Adgangskontroll Registrering 9
VEDLEGG 2 EPS-hovedfunksjonærer Funksjon Navn Tlf a Mobil Tlf p Leder Gro Berild 71166538 90666629 Nestleder Mary Aasen 71166842 98419567 Logistikk Mette Gjerdalen Stangenes 71166844 93491003 Adgangskontroll Tom Erik Rødven 71166637 47289324 Adgangskontroll Jo Unhjem 71166624 99712222 Adgangskontroll Mona Sæbø 71166646 47414858 Registrering Elin Erdal 71166517 91191212 Registrering Heidi Sandnes 71166519 90520012 Aud Turid Registrering Korneliussen 71166909 92235744 Hjelpere Anita Tokle 71166920 41206094 Laila Sæth Gridset 71166843 47327177 Cate Kroken 71166847 99323604 Torill Gregersen 71166747 95290596 Solrun Sørli 71166774 97138138 MariAnne Johansen 71166844 41851017 Greta Hanset 71258443 93018758 Omsorgsberedskapsgruppe Jon Sverrre Aursand 71166705 92630449 10
VEDLEGG 3 11
Opplysninger for personer med opphold i EPS Vedlegg 4 Dato Adgangsnr. Utfylt av Tilknytning til hendelsen: Evakuert: Pårørende: Tilknytning til andre involverte i hendelsen:. Fullt navn Nasjonalitet / språk Adresse Telefon / mobiltelefon Personnummer Nærmeste pårørende eller annen kontaktperson Navn Adresse Telefon (privat/arbeid) Spesielle behov ved opphold i EPS Kjente sykdommer Kjente allergier Bruk av medisiner er disse tilgjengelige Blodtype Lege Helseopplysninger 12
VEDLEGG 5 13