Rapport fra arbeidsgruppe «Pleiefaktor sykehjem»

Rapport fra arbeidsgruppe «Pleiefaktor sykehjem» Sandnes Kommune Prosjekt omstilling og effektivisering i Levekår 2016 Sandnes kommune

Innledning På bakgrunn av kommunens økonomiske situasjon er det behov for omstilling og effektivisering i Sandnes kommune utover det som ligger i økonomiplanen for 2015-2018. Totalt sett må det iverksettes innsparingstiltak på kr 122 millioner i 2016 som øker til kr 171 millioner i 2017. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» har fått som oppgave å utrede muligheter og konsekvenser for en reduksjon i pleiefaktor samt se på muligheter med bygningsmessige endringer for å optimalisere drift av enhetene. Den skal forslå innsparings muligheter på kroner 5 millioner. Mandat Arbeidsgruppa har hatt følgende hovedoppgaver: Framstille dagens pleiefaktor Sammenligne pleiefaktor med andre ASSS kommuner (Drammen og Stavanger) Utrede muligheter og konsekvenser innsparing på kroner 5 millioner Tenke framtidsrettet og fokusere på løsninger Rapportere fremdrift til styringsgruppen fortløpende Vurdere bruk av rette kompetanse på rett plass Vurdere sammensetningen av sykehjemsavdelinger i omsorgsdistriktene Foreslå hvilke typer avdelinger som skal etableres på Rundeskogen Vurdere mulighet for flytting av Lindrende enhet fra Åse Boas til Sandnes Helsesenter Arbeidsgruppa vil i denne rapporten belyse muligheter og konsekvenser av innsparing, samt foreslå innsparing på 5 millioner. Deltakere i arbeidsgruppa Tore Frøyland økonomirådgiver Frode Otto, Fagstab Annette Bore, økonomirådgiver, sekretær arbeidsgruppa Sigve Engelsvold- fagstab levekår leder arbeidsgruppa Anna Lima Braut- Omsorgssjef Sentrum Janne Barnevik avdelingssykepleier Åse boas Guro Bråstein Ravndal hovedtillitsvalgt NSF Arbeidsgruppa har hatt 7 møter i perioden februar mai 2016. Det har kommet med flere momenter etter hvert, og mandatet har også blitt utvidet i løpet av perioden. For å komme i mål med forslag til innsparing av kroner 5 millioner har arbeidsgruppa sett seg nødt til å gjøre prioriteringer i mandatet. Arbeidsgruppa har ikke hatt mulighet til å gå i dybden på alle punkt i mandatet. Pleiefaktorbegrepet Det er ingen entydig definisjon i Norge av begrepet «pleiefaktor». Vanligvis defineres begrepet som forholdet mellom årsverk ansatte i direkte pasientarbeid/ antall pasienter. Personell på natt

trekkes ofte ut, slik at en står igjen med forholdet ansatte/pasienter på dag og kveld, alle dager. En sykehjemsavdeling med 18 årsverk pleiepersonell dag/kveld og 20 pasienter, vil ha en pleiefaktor på 0.90. «Bemanningsfaktor» defineres oftest som forholdet mellom antall ansatte ved en institusjon/antall pasienter. I begrepet «bemanningsfaktor» tar en med merkantilt personell, institusjonsleder, renhold og vaskeri, kjøkken, vaktmester og liknende. Hvem som gjør hvilke oppgaver på et sykehjem organiseres ulikt. Grenseflatene mellom kjøkkenarbeid, renhold, pleie og administrasjon er forskjellige mellom kommuner, men også mellom sykehjem og avdelinger i Sandnes. Eksempelvis har noen avdelinger mottakskjøkken på avdelingen hvor pleiere varmer middagen, mens andre avdelinger har mottakskjøkken med eget personell organisert under Sandnes Matservice. For å sammenlikne pleiefaktor best mulig mellom avdelinger, må en forsøke å beregne hva som ligger innenfor «pleie» begrepet, og hva som ligger utenfor. Lønnsutgifter til ansatte utgjør den største del av kostnaden til en sykehjemsplass. Høy bemanningsfaktor vil gi høye kostnader pr. sykehjemsplass. Pleiefaktor i Sandnes Kommune I sak behandlet i Bystyret 25.03.14 (arkivsak dok. 13/04028-8), Innovasjon i omsorgdelprosjekt bemanningsreduksjon, ble det vedtatt pleiefaktor for ulike avdelinger i Sandnes kommune. Etter å ha trukket ut tjeneste på natt er vedtatt pleiefaktor slik: Type avdeling Somatisk avdeling Demens avdeling Skjermet avdeling (141 plasser) (171 plasser) (50 plasser) Pleiefaktor 0,73 0,76 0,89 I Sandnes kommune er det flere spesialavdelinger som har en høyere pleiefaktor. Tabellen under viser andre typer avdelinger og pleiefaktor: Type avdeling Pleiefaktor Rehabilitering (14 plasser) 1,10 Korttidsavdeling (12 plasser) 0,85 Etterbehandlingsavdeling (14 plasser) 1,05 Unge demente (7 plasser) 1,31 Lindrende enhet (7 plasser) 1,25 Pleiefaktor i andre kommuner Ut fra arbeidsgruppens mandat skal det sammenliknes pleiefaktor i Sandnes med pleiefaktor i andre ASSS kommuner. Arbeidsgruppen har valgt å hente inn informasjon om pleiefaktor i våre nabokommuner Stavanger, Sola, Klepp og Gjesdal samt ASSS kommunen Drammen. Våre nabokommuner er spurt følgende spørsmål i en epost:

1. Har kommunen en felles vedtatt/retningsgivende pleiefaktor, og i tilfelle hva er pleiefaktoren for de ulike avdelingene «somatisk», «demens» og «skjermet»? 2. Er pleiefaktoren basert på ansatte i pleie dag og kveld sett opp mot antall pasienter på avdelingen? Hvis ikke er det tatt med andre oppgaver inn i pleien enn de nevnte? (for eksempel kjøkken, renhold, vaskeri). 3. Har kommunen egen pleiefaktor for tjenesten på natt på sykehjem i tilfelle hva er denne faktoren på de ulike avdelingstypene? Svarene fra kommunene er som følger: Klepp kommune: Bruker ikke pleiefaktorbegrepet. Stavanger kommune: Har ikke vedtatt felles pleiefaktor. Det er vanskelig å sammenligne pleiefaktor mellom sykehjem i Stavanger fordi det er ulikt organisert med støttetjenester som kjøkken, renhold, vaskeri, postkjøkken, servicemedarbeidere osv. Leder for Bergåstjern sykehjem forteller at de har en grunnfinansiering for pasienter på ulike typer avdelinger. I tillegg kan pasienten «topp finansieres» med en «pakke» for de pasientene som har behov for 1:1 bemanning mer enn 8 timer pr. døgn. Det skal omfattende dokumentasjon til for å få ekstra finansieringspakke. På skjerma avdeling har mange av pasientene en slik ekstra «pakke». Det er satt ned ei arbeidsgruppe som for tiden utarbeider forslag til ny finansieringsmodell i Stavanger Gjesdal kommune: Har ikke vedtatt pleiefaktor noen steder. Når de regner på det er pleiefaktor på korttidsavdeling inkl. rehabilitering 0,94, og på langtidsavdeling inkl. 7 skjermede plasser er 0,82. Det er heller ingen vedtatt pleiefaktor på natt. Sola kommune Har ikke felles vedtatt pleiefaktor. Når Sola regner ut pleiefaktor ser det slik ut: TABO 35 plasser Avdeling Pleiefaktor 3 B/C skjermet avdeling for personer med 0,93 demens 2 B/C skjermet avdeling for personer med 0,88 demens 2 E somatisk avdeling 0,79 Sola sykehjem 72 plasser Avdeling Pleiefaktor 1AB demens avd. 0,93 2AB somatisk langtids 0,76 2C somatisk langtids 0,84 2DE korttid / rehabilitering 0,93 2F Lindrende 1,22

Drammen kommune: Drammen helsehus 72 plasser Type plass Pleiefaktor Somatisk langtidsplass 0,71 Korttidsplass 0,80 Langtids demens 0,81 Forsterket plass - psykogeriatri 1,17 Avlastningsplass 0,48 Rehabiliteringsplass 1,02 Palliativ / Ø-hjelp 1,00 Forsterket korttid (USK) 1,00 Skjermet avdeling korttid 0,86 Vurdering av pleiefaktor på somatisk, demens og skjermet avdeling Arbeidsgruppa vurderer det slik at pleiefaktor i Sandnes er lavere enn våre nabokommuner som vi har fått sammenlignbare data fra. Drammen har litt lavere pleiefaktor på somatisk avdeling, men litt høyere på demensavdeling. Begrepet «pleiefaktor» har ingen entydig definisjon. Det er nyanser for hva som ligger innenfor og hva som ligger utenfor «pleiefaktor» i form av støttetjenester. Arbeidsgruppa vurderer det slik at det er umulig å gjøre en helt eksakt sammenligning av pleiefaktor så lenge det er ulikt hva som er inne i dette begrepet. Arbeidsgruppa vurderer at det har store konsekvenser for driften å redusere pleiefaktor med 0,02 for å oppnå samme pleiefaktor som Drammen på somatisk avdeling. En slik «liten» endring vil medføre nye turnuser på alle somatiske avdelinger, med flere korte vakter for å spare timer. En avdeling med 22 pasienter vil eksempelvis måtte redusere med 0,44 årsverk. Det er 15,5 timer i uka. I praksis vil dette vanligvis løses ved å innføre flere korte vakter på dag og kveld, siden en må ha samme antall personer på jobb på de mest arbeidsintensive tidspunkt på vakten. Har avdelingen 5 ansatte på kveld, kan det i dag være slik at en begynner 14.45, to begynner 15.00, en begynner 15.30 og en begynner kl 16.00. De slutter vakten på ulike tidspunkt. Reduksjon på 15,5 uketimer kan fordeles med en time mindre hver kveld, og resten av reduksjonen på dagtid. Det blir da enda kortere vakter for ansatte, og flere reduserte stillinger. Det vil også bety redusert kvalitet på tjenestene i form av mindre tid til den enkelte pasient. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» ønsker å vurdere andre tiltak for å spare inn 5 millioner enn reduksjon av pleiefaktor på somatisk, demens og skjermet avdeling.

Sammensetning - type avdelinger i Sandnes Fordeling mellom somatiske, demens og skjermede avdelinger er slik: Type avdeling Antall plasser %vis fordeling Somatisk avdeling 134 37 Demensavdeling 171 47 Skjerma avdeling 57 16 Sum 362 100 Etter en gjennomgang med omsorgssjefer, tildelingskontor og kommunaldirektør ble type plasser justert slik at det nå framstår slik: Type avdeling Antall plasser %vis fordeling Somatisk avdeling 141 39 Demensavdeling 171 47 Skjerma avdeling 50 14 Sum 362 100 7 plasser på Austrått er omgjort fra skjerma plass til demensplass. 7 plasser på Lura er omgjort fra demensplass til somatisk plass. Tildelingskontoret bekrefter at det er i forhold til somatisk sykehjemsplass ventelistene for tiden er lengst. Omgjøringen reduserer pleiefaktor. Den reduserte pleiefaktor gir en innsparing på til sammen 1,12 årsverk. Dette utgjør kr. 840.000,-. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» støtter opp om denne fordelingen av type plaser. Første trinn på Rundeskogen bo og aktivitetssenter skal være 10 korttidsplasser og 10 somatiske sykehjemsplasser. De neste 20 plassene skal være plasser for demente. De siste 21 plassene skal bestemmes på et senere tidspunkt. Sandnes har flere spesialavdelinger. Arbeidsgruppa støtter opp om å beholde disse spesialavdelingene, med de plassene de har. Nye arbeidsgrupper Underveis i arbeidet har styringsgruppa for omstilling og effektivisering i Levekår opprettet to undergrupper av arbeidsgruppa «Pleiefaktor». Arbeidsgruppa «Lindrende enhet»: Arbeidsgruppa skal vurdere om det er faglig klokt og praktisk mulig å flytte lindrende enhet fra Åse boas til Sandnes Helsesenter. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» ser at det kan være mulig å spare ett sett nattevakter på Åse Boas ved å flytte lindrende enhet til SHS. Ett sett nattevakter utgjør ca 1,8 årsverk. Innsparing estimeres til kr. 1.350.000,-. Arbeidsgruppa «Forsterket psykogeriatrisk avdeling»: Arbeidsgruppa skal vurdere om det bør etableres en egen avdeling for å gi et særlig tilrettelagt tilbud til pasienter som har svært utfordrende adferd. I dag er disse pasientene spredd på våre skjermede avdelinger, og noen ivaretas av private leverandører. De private leverandørene er svært kostbare for kommunen. På våre skjermede avdelinger leies det inn ekstra personell til denne brukergruppa. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» vurderer det slik at ved å samle disse

pasientene vil vi kunne bygge opp et godt kompetansemiljø. Det vil gi redusert innleie på våre skjermede avdelinger. Avtaler med private leverandører vil også kunne avsluttes. Arbeidsgruppa Pleiefaktor mener at det vil være mulighet for innsparing ved å etablere en «Forsterket psykogeriatrisk avdeling». Vurdering av pleiefaktor på spesialavdelinger Korttidsavdeling, etterbehandlingsavdeling og lindrende avdeling ser ut til å ha omtrent samme pleiefaktor som nabokommuner og ASSS kommuner oppgir. Avdeling for unge demente har den høyeste pleiefaktoren i Sandnes. Vi har ikke sammenligningstall fra andre kommuner med tilsvarende avdelinger. Pasienter på avdeling for unge demente får vedtak om langtidsplass. Arbeidsgruppa «pleiefaktor» foreslår at vedtaket rulleres årlig for å vurdere om pasienten fortsatt skal være på denne avdelingen, eller skal flyttes til annen sykehjemsavdeling. Dette fordi tilbudet er skreddersydd til unge og aktive demente pasienter. Årlig rullering av vedtak sikrer at det er de pasientene med størst behov som får tilbud på avdelingen. Rehabiliteringsavdelingen på Sandnes Helsesenter (SHS) har litt høyere pleiefaktor sammenlignet med andre kommuner. I Sola har liknende avdeling (korttid/rehabilitering) 0,93. Drammen oppgir 1,02. Gjesdal oppgir 0,94 på korttid/rehabilitering. Sandnes har 1,10 på rehabilitering. I tillegg er det to nattevakter på 14 rehabiliteringsplasser. Til sammen har SHS 5 nattevakter hver natt på 40 pasienter, mens f.eks. «Byhagen» har 3 nattevakter på 51 pasienter. Ved å redusere pleiefaktor på dag/kveld kan konsekvensen bli at avdelingen ikke kan ta mot innleggelser på ettermiddag og kveld. Det vil bli mindre tid til å følge opp hver enkelt pasient. Rehabilitering må i stor grad utføres på dagtid, da bemanning på kveld trolig blir redusert. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» foreslår likevel å redusere pleiefaktor på rehabiliteringsavdelingen fra 1.10 til 1,00. Bemanningen vil da reduseres med 1,4 årsverk. Dette vil gi en innsparing på kroner 1.035.000. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» mener at en slik reduksjon er forsvarlig i forhold til å sikre god nok kvalitet på tjenesten. Innspill fra ledere og ansatte ved Sandnes Helsesenter er tatt med i denne vurderingen. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» foreslår å redusere antall nattevakter på SHS fra 5 til 4 hver natt. Det vil gi en innsparing på 1,8 årsverk, tilsvarende kroner 1.350.000. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» har fått innspill fra ledere og ansatte på SHS der de gir uttrykk for bekymring vedrørende reduksjon i nattevakter. Arbeidsgruppen har drøftet innspillet, men har likevel kommet fram til at reduksjonen kan gjennomføres. Det er en forutsetning at SHS sees på som en helhet i forhold til nattevaktressursen. Samhandling og fleksibilitet mellom nattevaktene blir avgjørende for at kvalitet overfor pasientene kan opprettholdes.

Innsparing på 5 millioner Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» forslår å spare inn 5 millioner etter følgende fordeling: Tiltak Beløp i kroner Ett sett nattevakter Åse (forutsetter at 1.350.000 Lindrende flytter): Ett sett nattevakter SHS/ 1.350.000 rehabiliteringsavdeling Redusert pleiefaktor Rehabiliteringsavdeling 1.035.00 SHS ra 1,10 til 1,00 7 plasser på Austrått er omgjort fra skjerma 840.000 plass til demensplass og 7 plasser på Lura er omgjort fra demensplass til somatisk plass Estimert innsparing ved å etablere «Forsterket 425.000 psykogeriatrisk avdeling» Sum innsparinger kroner: 5.000.000 Oppsummering og avslutning Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» har gjennomført 7 møter i tidsrommet februar til mai 2016. Dagens pleiefaktor i Sandnes er framstilt, og det er innhentet sammenligningstall fra nabokommuner og ASSS kommuner. Arbeidsgruppa har utredet hvordan driften kan reduseres tilsvarende en innsparing på 5 millioner, og vurdert konsekvenser at slik reduksjon. Prosessene i arbeidsgruppa har vært preget av å tenke framtidsrettet og løsningsfokusert. Det har vært fortløpende rapportering til «Styringsgruppen for omstilling og effektivisering i Levekår». Arbeidsgruppa Pleiefaktor vurderer at ved å flytte Lindrende enhet til SHS, kan det reduseres med ett sett nattevakter på Åse bo- og aktivitetssenter. Arbeidsgruppa «Lindrende enhet» er ikke ferdig med sitt arbeid. Forslaget om innsparing knyttet til flytting av Lindrende enhet er derfor usikkert. Hvis Lindrende enhet ikke flyttes, må denne innsparingen tas et annet sted. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» vil ikke forslå alternativt innsparingstiltak nå, men heller komme tilbake til det hvis Lindrende enhet ikke flytter til SHS. Arbeidsgruppa «Forsterket psykogeriatrisk avdeling» er ikke ferdige med sitt arbeid, og estimert innsparing ved å etablere slik avdeling blir derfor usikkert. Arbeidsgruppa «Pleiefaktor» vil ikke foreslå alternativt innsparingstiltak, men heller komme tilbake til det hvis det ikke opprettes en «Forsterket psykogeriatrisk avdeling.»