Balsfjord kommune for framtida MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Dato: 27.05.2015 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Tidspunkt: 13:30 Eventuelt forfall må varsles snarest på følgende måte: telefon 77 72 20 00 eller SMS til møtesekretær Torunn N. Guleng / Mette Toftaker tlf 400 20 575 eller på e-post til postmottak@balsfjord.kommune.no Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:
Saksliste: Saksnr Innhold Arkivsaksnr PS 15/1 Arbeidstid på jule- og nyttårsaften 403 PS 15/2 Sykefravær Balsfjord kommune 2014 461 PS 15/3 Retningslinjer for bierverv Balsfjord kommune 405 PS 15/4 Tromsregionens landbruksforvaltning - omgjøring til egen enhet 026
Balsfjord kommune Vår saksbehandler Kirsten Lieng, tlf 77722028 Saksframlegg Dato 21.04.2015 Referanse 2014/1070 - Arkivkode: 403 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 15/2 Arbeidsmiljøutvalget 30.04.2015 15/1 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Formannskapet Kommunestyret Arbeidstid i jule- og nyttårsaften Vedlagte dokument: Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter S 21.04.2015 Arbeidstid i jule- og nyttårshelga I 04.12.2014 Sak ønsket opp til drøfting i 2015 - Åpningstid julaften og nyttårsaften Fagforbundet Balsfjord Saksopplysninger: Fagforbundet Balsfjord har på vegne av noen av sine medlemmer meldt opp sak til kommunen Angående arbeid jule- og nyttårsaften for kontoransatte. De henviser til andre kommuner som har innarbeidet ordning med fri på jule- og nyttårsaften. Vurdering: Halve arbeidsdager som jule- og nyttårsaften er rolige dager og oppvarming av rådhuset gir store kostnader. Åpningstiden er på disse dagene er fra kl 08.00 12.00. Ved en innføring av ordningen vil dette omfattes av ansatte/kontorpersonale som i dag benytter flekstidsreglementet i kommunen. Rådmannens innstilling: Balsfjord kommune holder kontorene stengt jule- og nyttårsaften. Åpningstiden for øvrig i romjula for kommunale kontor er som tidligere mellom Kl 10.00 14.00. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget - 30.04.2015: Arbeidsmiljøutvalget foreslår følgende:
Balsfjord kommune, rådhuset, holder kontorene stengt jule- og nyttårsaften. Opparbeidet fleksitid skal benyttes. Forslaget enstemmig vedtatt. Tilrådning fra Arbeidsmiljøutvalget - 30.04.2015: Balsfjord kommune, rådhuset, holder kontorene stengt jule- og nyttårsaften. Opparbeidet fleksitid skal benyttes. Hogne Eidissen rådmann
Balsfjord kommune Vår saksbehandler Kirsten Lieng, tlf 77722028 Steffen Kvien Saksframlegg Dato 19.03.2015 Referanse 2015/776 - Arkivkode: 461 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 15/2 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Formannskapet Kommunestyret Sykefravær Balsfjord kommune 2014 Vedlegg: 1 Sykefravær Balsfjord kommune 2014 Vedlagte dokument: Beregningsmodell for kostnader ved sykefravær (KS) Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter S 19.03.2015 Sykefravær Balsfjord kommune 2014 S 22.04.2015 Sykefravær Balsfjord kommune 2014 Saksopplysninger/vurdering: Kommunens overordna mål i IA-avtalen fram til 31.12.2018 er at sykefraværet skal reduseres til 6%. Nasjonalt nivå har som mål 5,6%. Videre inneholder avtalen flere delmål som beskriver tiltak for å få sykefraværet ned. Kommunen har også signert en overordnet handlingsplan med bedriftshelsetjenesten. Tiltakene her beskriver kommunens HMS-arbeid. Den enkelte enhet har på bakgrunn av den overordna handlingsplanen utarbeidet spesifikke handlingsplaner med bedriftshelsetjenesten. Enhetene rapporterer på sykefravær i økonomirapporter. Gjennomsnittlig sykefravær i Balsfjord kommune i 2014 var 9,31%. Herav egenmeldt fravær på 1,01%. Beregning av hva sykefraværets reelle kostnader er kan være vanskelig å finne. Dette fordi det er ulike variabler som må legges til grunn. Noen av variablene vet vi, andre kjenner vi ikke til. Vi har også hatt kontakt med andre kommuner, som opplyser at de har samme problematikk. Sykefraværet totalt er 9,31% og utgjør 10.557 dagsverk. Herav utgjør egenmeldt fravær 278 dagsverk. Ingen av våre rapporter registrerer helgefravær. Dette er en problematikk alle kommuner på landsbasis har, likeså NAV. Dette gjør at sykefraværstatistikken ikke er fullstendig. Når det gjelder kostnader ved sykefravær kan man skille mellom det samfunnsmessige tapet ved sykefravær og det som kommer til utrykk gjennom de kommunale regnskap.
Det samfunnsøkonomiske tap ved sykefravær Det samfunnsøkonomiske tapet ved sykefraværet kan uttrykkes som verdien av de tapte dagsverk sykefraværet medfører. Man kan her legge til grunn arbeidsgivers betalingsvilje, dvs summen av det arbeidsgiver betaler (lønn, tillegg, sos.utg, pensjon). Tallet man da får er verdien av produksjonstapet, og er et reelt tap for samfunnet. Det er imidlertid et tall som ikke fremkommer av kommunenes regnskap. KS har en beregningsmodell for dette, jfr vedlegg. KS-modellen gir, basert på faktisk sykefravær i perioden 4.kvartal 2013 3.kvartal 2014, et produksjonstap på kr 25,6 mill. Av dette er kr 11,6 mill refundert av staten. Produksjonstapet som bæres av kommunen var kr 13,9 mill. Regnskapsmessig uttrykk for sykefraværskostnader I kommuneregnskapet løper utgiftene til ansatte som er syk som normalt uavhengig om man er syk eller ikke. Det som kommer til uttrykk i kommuneregnskapet i forhold til om sykefraværet var null, er evt. vikarutgifter og evt sykepengerefusjoner. Kommunen mottar sykepengerefusjon når/dersom fraværet går utover arbeidsgiverperioden (16 dager). Dette inntektsføres på egne poster i regnskapet på hvert budsjettansvar. Ved sykefravær vil det ofte påløpe kostnader ved å ta inn vikarer og iblant også overtidsutgifter. Dette regnskapsføres på egne poster i regnskapet, på hvert budsjettansvar. Det skilles ikke på overtid relatert til sykefravær og overtid av andre årsaker. Overtid holdes derfor utenfor. Kommunen hadde i 2014 kr 13,1 mill i sykevikarutgifter, og kr 13,0 i sykepengerefusjoner, dvs om lag samme størrelsesorden. Hvor mye av de samlede overtidsutgifter på kr 2,1 mill i 2014 som indirekte er utløst av sykefravær er usikkert. Uansett forteller imidlertid tid dette at bunnlinja i kommuneregnskapet samlet i 2014 i begrenset grad direkte påvirkes av sykefraværet. Bak dette fenomenet ligger følgende: - Når man ikke tar inn vikar synliggjøres ingen utgifter i kommuneregnskapet, selv om det opplagt representerer et «produksjonstap». - Dersom man ikke tar inn vikar ved langtidssykefravær får man et «overskudd» pga refusjonene. - Dersom man har langtidssykemeldte ansatte med høy lønn og tar inn billigere vikarer (ufaglært, lav ansenitet) vil ofte refusjonen overstige vikarutgiften, og gi «overskudd». - Det vil være stor variasjon mellom enheter pga ulike muligheter til å holde stillinger ubesatt og ulik grad av lønnsforskjell mellom fast ansatte (les: refusjoner) og vikarer. - Det er rimelig å anta at sykefravær, og da særlig korttidssykefravær, har negative effekter inn mot kvaliteten i tjenesteproduksjon, effektivitet, arbeidshverdagen til øvrige ansatte/ arbeidsmiljø. Disse forhold kommer ikke direkte til utrykk i kommuneregnskapet men er ikke mindre sentrale av den grunn. Ut fra disse mekanismene vil den største effekten inn i kommuneregnskapet og rimeligvis også i forhold til kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonene være å redusere korttidsfraværet. - I forhold til kommuneregnskapet vil 1%-poeng reduksjon av korttidssykefraværet i tilfeller der man bruker vikarer utgjøre om lag 2,7 mill. - I forhold til kommuneregnskapet vil 1%-poeng reduksjon av langtidssykefraværet ha svært ulike effekter, og i mange tilfeller vil man «minste» et overskudd. - I forhold til det samfunnsøkonomiske produksjonstapet vil man med all reduksjon av sykefravær ha en gevinst, og i gjennomsnitt ca 2,7 mill pr prosentpoeng. Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Framdrift i forhold til HMS handlingsplaner gjennom IA-avtalen og Bedriftshelsetjenesten videreføres.
Hogne Eidissen rådmann
Balsfjord kommune Vår saksbehandler Kirsten Lieng, tlf 77722028 Saksframlegg Dato 15.04.2015 Referanse 2015/886 - Arkivkode: 405 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 15/1 Arbeidsmiljøutvalget 30.04.2015 15/3 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Formannskapet Retningslinjer for bierverv Balsfjord kommune Vedlagte dokument: Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter S 15.04.2015 Retningslinjer for bierverv Balsfjord kommune Saksopplysninger: K-Sekretæriatet IKS har i kontrollutvalget sak 48/14 anmodet rådmannen om å foreta en evaluering av dagens reglement som omhandler bierverv og komme med eventuelle forslag til presiseringer og endringer i dette. Utvalget anmoder rådmannen om særlig å se på hvilke bierverv som skal være tillatt, og om det kan innføres en mer hensiktsmessig godkjenningsordning for bierverv og sørge for at kommunen kan føre kontroll med omfang av bierver. Videre er det ønskelig med sterkere muligheter for styring, tilsyn og kontroll med ansattes bierverv. Kommunen retningslinjer i forhold til dette, er blant annet vedtatt Ansettelses- og arbeidsreglement 19, pkt 19.2 er følgende nedfelt: «Arbeidstaker plikter å melde fra til arbeidsgiver om biarbeid hos andre arbeidsgivere som er av et slikt omfang at det antas å gå utover vedkommende arbeidsytelse i kommunen.» Bakgrunnen for regelen er å forhindre at bierverv vil være av et slikt omfang at det kan påvirke den ansattes inhabilitet/lojalitet eller kan få problemer med å oppfylle arbeidsplikten hos hovedarbeidsgiver Balsfjord kommune. Det samme gjelder ekstraarbeid som kan medføre inhabilitet etter forvaltningslovens kap 2. Videre har kommunen i mal for arbeidsavtale et punkt hvor vi ber den ansatte krysse av for stillinger hos andre arbeidsgivere enn kommunen. Kommunens vedtatte etiske retningslinjer innehar også punkt om habilitet/interessekonflikt: «Kommunens folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre en konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens bestemmelser.
Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig administrativt eller politisk ansvar for, eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med sin overordnede. Den ansatte og folkevalgte er selv ansvarlig for å opplyse om inhabilitet og å foreligge tvilstilfeller for sin overordnede eller organet for avgjørelse.» Vurdering: Kommunen har rutiner i forhold til regler for bierverv, som bør konkretiseres slik at rutinene kommer tydeligere fram. Her tenkes spesielt på rutiner for kommunen i forhold til styring og kontroll med ansattes bierverv. Rådmannens innstilling: Kommunens Ansettelses- og arbeidsreglement 19 samt Etiske retningslinjer består som tidligere. Kommunen oppretter nytt punkt i forhold til retningslinjer for habilitet/interessekonflikt: Habilitet/interessekonflikt: Kommunal arbeidstaker kan ikke uten tillatelse overta annet lønnet arbeid eller drive selvstendig Næringsvirksomhet med mindre det foreligger tillatelse fra arbeidsgiver Balsfjord kommune. Dette for å forhindre at bierverv vil være av et slikt omfang at det kan påvirke den ansattes Inhabilitet/lojalitet, biervet er uforenelig med hovederverv eller ansatt har, eller kan få Problemer med å oppfylle arbeidsplikten hos hovedarbeidsgiver Balsfjord kommune. Det samme Gjelder ekstraarbeid som kan medføre inhabilitet etter forvaltningslovens kap 2. For helsepersonell er det lovpålagt å orientere arbeidsgiver om bierverv, engasjement og Eierinteresser o.l. i annen virksomhet som vil kunne komme i konflikt med hovedarbeidsgivers Interesser jfr. Helsepersonloven 19. Den ansatte må orientere arbeidsgiver nærmere om Virksomhetens navn, hvilke oppgaver arbeidet består av og omfang av arbeidet. Kommunal arbeidstaker i 100% stilling skal skriftlig meddele nærmeste leder i Balsfjord Kommune om vedkommende har annet lønnet arbeid hos en annen arbeidsgiver eller driver Egen næringsvirksomhet. Ved endringer i allerede godkjent bierverv, som for eksempel arbeidstid, stillingsprosent eller Arbeidsoppgaver skal det gis skriftlig varsel til nærmeste leder. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget - 30.04.2015: Tilrådning fra Arbeidsmiljøutvalget - 30.04.2015: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt.
Hogne Eidissen rådmann
Balsfjord kommune Vår saksbehandler Kirsten Lieng, tlf 77722028 Saksframlegg Dato 12.05.2015 Referanse 2015/277 - Arkivkode: 026 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 15/4 Administrasjonsutvalget 27.05.2015 Formannskapet Kommunestyret Tromsregionens landbruksforvaltning - omgjøring til egen enhet Vedlagte dokument: Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Høsten 2014 ble det etablert et felles landbrukskontor for Balsfjord og Tromsø kommuner. Arbeidsområdet inkluderer også Karlsøy og Storfjord. Felles landbrukskontor har endret navn til Tromsregionens landbruksforvaltning. På denne bakgrunn har enhet for Plan- og næring fått færre funksjoner og har endret navn til Plan- og forvaltning. Orientering om at enheten Tromsregionens landbruksforvaltning omgjøres til egen enhet er Oversendt fagforeningene til uttalelse. Ingen merknader til omorganiseringen er mottatt. Vurdering: I og med at Tromsregionens landbruksforvaltning er tatt ut fra Plan- og næring, vil det være naturlig å organisere dette som egen enhet. Innehaver av faglederstillingen overføres til enhetsleder ved ny enhet. Enhet Plan- og næring endres til Plan- og forvaltning. Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Ny enhet Tromsregionens landbruksforvaltning gjøres gjeldende fra 1.7.15.
Hogne Eidissen rådmann