KON'TRIDLLU ri lvalget I RAUMA KOMMUNE Åndalsnes, 22. november 2012 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 5/12 TID: 29.11.2012 kl. 11:00 OBS! Merk tiden! STED: Møterom 415, Rauma rådhus. SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 32/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 26. SEPTEMBER 2012 PS 33/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 34/12 RAUMA KOMMUNE. REGNSKAPSRAPPORT FOR 3. KVARTAL 2012 PS 35/12 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «RAUMA KULTURHUS KF» PS 36/12 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «REFUSJON SYKEPENGER I RAUMA KOMMUNE» PS 37/12 NKRF'S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2013. DELTAGELSE PS 38/12 PS 39/12 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 99 70 80 19. E-post: aase.eriksen@molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Odd Ivar Røhmesmo (s) leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær
VY RAUMA KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2012-1539/05 033 Åse S. Eriksen 20.11.2012 Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 32/12 Kontrollutvalget Møtedato 29.11.2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 26. SEPTEMBER 2012 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 26. september 2012 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det fremkom en liten merknad til protokollen som er rettet. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær
!) KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/12 Møtedato: 26.09.2012 Tid: kl 10.00 kl 14.40 Møtested: Åndalsnes sjukeheim / Rauma rådhus, Møterom 415 Sak nr: 25/12 31/12 Møteleder: Odd Ivar Røhmesmo, leder (Sv) Møtende medlemmer: Erling Hagen, nestleder (Sp) Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Svanhild K. Dahle (Sp) Forfall: Ingen Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Marit Thorstensen, regnskapssjef (under sak 27/12-28/12) Siv-Merete Vold, enhetsleder Åndalsnes sjukeheim (Åndalsnes sjukeheim) Ann Elisabeth Fløystad, enhetsleder hjemmetjenesten Åndalsnes (Åndalsnes sjukeheim) Møtet startet med virksomhetsbesøk på Åndalsnes sjukeheim med orientering og omvisning. Deretter fortsatte møtet på Rauma rådhus i møterom 415. Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 25/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. MAI 2012 PS 26/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 27/12 RAUMA KOMMUNE. REGNSKAPSRAPPORT FOR 2. KVARTAL 2012 PS 28/12 UTVIDELSE AV EIENDOMSSKATT I RAUMA KOMMUNE EVALUERING AV PROSESSEN PS 29/12 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2012 PS 30/12 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL AV RAUMA ENERGI AS PS 31/12 OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6
PS 25/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. MAI 2012 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 30. mai 2012 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 26/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 08/12 2011 Årsrapport, regnskap med kommentarer - saksprotokoll Rauma kommunestyre 19.06.2012, k-sak 082/12 RS 09/12 Rauma kulturhus Årsrapport med regnskap - saksprotokoll Rauma kommunestyre 19.06.2012, k-sak 083/12 RS 10/12 Møteprotokoll fra møte i Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene 15.06.2012 Orienteringssaker: Leder og sekretær refererte fira Samarbeidsforumets møte 15.06.2012 og svarte på spørsmål fra utvalgsmedlemmene. OS 21/12 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) - Medlemsbrev nr. 1/2012 OS 22/12 Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene melding fra Kommunal- og regionaldepartementet om lovproposisjon 119 L, datert 25.05.2012 OS 23/12 NIR - Protokoll fra styremøte nr 3/2012 og representantskapsmøte nr 2/2012 OS 24/12 KU sekretariatet og Samarbeidsforumet. Årsmelding for 2011 OS 25/12 Virksomhetsbesøk på Åndalsnes sjukeheim Kontrollutvalget hadde gjort avtale om et virksomhetsbesøk på Andalsnes sjukeheim i forbindelse med utvalgets møte 26.09.2012. Hensikten med besøket var å få en omvisning på sjukeheimen og en orientering om hvordan kommunen har møtt utfordringene de har fått etter iverksetting av Samhandlingsreformen. Enhetsleder for Andalsnes sjukeheim Siv Merete Vold og enhetsleder for hjemmetjenesten Andalsnes Ann Elisabeth Fløystad ga kontrollutvalget ei god orientering om sjukeheimen og hjemmetjenestens daglige utfordringer. Enhetslederne redegjorde også for hvordan kommunen har handtert iverksetting av samhandlingsreformen. Leder takket for omvisninga og ei god og informativ orientering. Side 2 av 6
Kontrollutvalget hadde en evaluering av tjenestenes utfordringer etter virksomhetsbesøket og oppsummerte følgende problemstillinger: Kommunikasjon mellom kommunens stab/støtte funksjoner og enhetene innenfor pleie og omsorg bør bedres Personalpolitikk og rekruttering vanskelig å få fylt alle stillinger, samt opprettelse av nye stillinger Kan oppleve at kommunens organisering i to-nivå modellen (flat struktur) vanskeliggjør kommunikasjonen "oppover" i systemet Kontrollutvalget ser behovet for en evaluering av samhandlingsreformen etter en tid OS 26/12 Referat fra kurs for kontrollutvalg i Molde 17.09.2012, arr. KS Møre og Romsdal Sekretær og utvalgets leder refererte fra kurset som KS i Møre og Romsdal arrangerte på Rica Seilet i Molde 17. september. Målgruppen for kurset var ledere/nestledere av kontrollutvalg, ordførere, rådmenn og kommunestyremedlemmer. Tema for kurset var den gode samhandlinga mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Rauma kommune var representert ved kontrollutvalgsleder Odd Ivar Røhmesmo. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 27/12 RAUMA KOMMUNE. REGNSKAPSRAPPORT FOR 2. KVARTAL 2012 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar regnskapsrapporten for 2. kvartal 2012, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalgets behandling Leder innledet og kommenterte nok en gang feil i periodiseringen av budsjettet. Kontrollutvalget stilte spørsmål til beregning av eiendomsskatten og endring av bunnfradraget. Det ble også stilt spørsmål til diverse poster i investeringsregnskapet hvor det var overskridelser i forhold til budsj ett. Regnskapsansvarlig Marit Thorstensen orienterte om regnskapet og kommenterte budsjettering av eiendomsskatten og kommunens rutiner for budsjettering og periodisering. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte regnskapsrapporten og viste til de områder som revisor er spesielt oppmerksom på. Regnskapsansvarlig og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 28/12 UTVIDELSE AV EIENDOMSSKATT I RAUMA KOMMUNE EVALUERING AV PROSESSEN Kontrollutvalgets vedtak Side 3 av 6
Kontrollutvalget tar Rauma kommunes evalueringsrapport om eiendomsskatt for perioden 2010 2011 til etterretning. Kontrollutvalgets behandling Regnskapsansvarlig Marit Thorstensen viste til rapporten og redegjorde for dagens status for klagebehandlingen. Hittil har ingen av sakene vært fremmet for kommunens klagenemnd. Det gjenstår nå 15 klagesaker som kommunen har som mål å få behandlet i løpet av inneværende år. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 29/12 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2012 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2012, sammen med revisors vurdering av uavhengighet til orientering. Kontrollutvalgets behandling Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for innholdet i planen og de endringer og risikofaktorer i kommunen som revisjonen vil følge opp. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 30/12 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL AV RAUMA ENERGI AS Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll av Rauma Energi AS og ber revisjonen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om utførelsen og resultatet av kontrollen. 2. Kontrollen skal omfatte utøvelsen av kommunens eierskap i selskapet (eierskapskontroll) og driften av selskapet (forvaltningsrevisjon). 3. Undersøkelsen bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte om bakgrunnen for at denne saken nå ble lagt fram for kontrollutvalget og sekretærens forslag til vedtak. Utvalgets medlemmer drøftet om de fant det tilstrekkelig med at det skulle foretas en eierskapskontroll, eller om en skulle gå inn for sekretærens forslag til vedtak hvor kontrollen også skulle omfatte driften av selskapet (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget konkluderte med at de ønsket at det skulle foretas både en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskapet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) Side 4 av 6
PS 31/12 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Personalpolitikk i Rauma kommune Utvalget ønsker oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende Personalpolitikk i Rauma kommune. 26.09.12: Saken vil bli lagt fram for kontrollutvalget i neste møte. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Rauma kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Rauma kommune ble behandlet av kontrollutvalget i møte 28.02.2011 i sak 05/11 og i kommunestyret 21.06.2011 i sak 038/11. Kontrollutvalgets leder har etterlyst brukerundersøkelsen om publikums oppfatning av byggesaksbehandlingen i Rauma kommune. 26.09.12: Kontrollutvalget er orientert om at spørreundersøkelsen er under utarbeidelse. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalget har i 2011 ikke fått seg forelagt status for oppfølging av politiske vedtak fattet i 2010 og 2011. Oversikt over politiske vedtak skulle fra 2011 bli presentert sammen med de kvartalsvise økonomirapportene, men kontrollutvalget kan ikke se at det har skjedd. Sekretæren har i brev av 27.03.2012 tilskrevet rådmannen og bedt om en oversikt for 2010 og 2011. 26.09.12: Saken vil bli lagt fram for kontrollutvalget i neste møte. Rapport fra fylkesmannens tilsyn med helse og omsorgstjenestene til eldre i Rauma kommune Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med helse og omsorgstjenestene til eldre i Rauma kommune. Rapporten avdekket funn som kontrollutvalget ser alvorlig på. Kontrollutvalget vil følge opp om kommunen setter i verk tiltak for å rette opp og forebygge brudd på lovgivinga som er pekt på i rapporten. 26.09.12: Etter avtale med kst. rådmann vil saken kunne legges fram for kontrollutvalget til neste møte. Branntilsyn i Rauma kommune Det er gjennomført branntilsyn i Rauma kommune. Tilsynet avdekket bl.a 13 avvik ved Vågstranda oppvekstsenter som medførte stenging av skolens 2. etg. Rådmannen har bedt enhetsleder for Bygningsdrift sammen med bruker å gi en tilbakemelding på tilsynrapportene innen angitte tidsfrister. 26.09.12: Etter avtale med kst. rådmann vil saken kunne legges fram for kontrollutvalget til neste møte. Virksomhetsbesøk I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. 26.09.12: Kontrollutvalget har avlagt et virksomhetsbesøk på Åndalsnes sjukeheim i forbindelse med dagens møte. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Kontrollutvalgets behandling I dette møtet var det ikke lagt opp til orientering fra administrasjonen. Til dagens møte var det til saken lagt ved et notat fra kommunens administrasjon som gjaldt informasjon til kontrollutvalget vedr. beredskap, datert 12.09.2012. Side 5 av 6
Leder orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som er på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Odd Ivar Røhmesmo leder Erling Hagen nestleder Rigmor Kristoffersen Alf Roger Antonsen Svanhild K. Dahle Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6
RAUMA KOMMUNE 1, Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2012-1539/05 033 Åse S. Eriksen 22.11.2012 Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 33/12 Kontrollutvalget Møtedato 29.11.2012 REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 11/12 Møteprotokoll fra møte i Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene 08.11.2012 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 27/12 OS 28/12 OS 29/12 OS 30/12 OS 31/12 OS 32/12 OS 33/12 OS 34/12 OS 35/12 Oppfølging av medarbeiderundersøkelse og forvaltningsrevisjonsrapport personalpolitikk utskrift av kommunestyrets behandling 02.10.2012 av K-sak 104/12, vedlagt utskrift av formannskapets behandling 14.03.2011 av F-sak 037/11 (vedlagt) Oppfølging av politiske vedtak - utskrift av formannskapets behandling 12.06.2012 av F-sak 147/12 (vedlagt) Melding om lukking av avvik etter tilsyn med helse-og omsorgstjenester til eldre i Rauma kommune - brev fra Rauma kommune til Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 01.10.2012, vedlagt Plan for lukking av avvik, datert 20.04.2012 (vedlagt) Tilbakemelding til kontrollutvalget ang. pålegg etter branntilsyn Vågstranda rapport fra Bygningsdrift, Rauma kommune, datert 14.11.2012 (vedlagt) Retningslinjer for samordning av selskapskontroll i interkommunale selskap vedtatt av Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene i møte 08.11.2012, sak SF 14/12 (vedlagt) einfo 12/14 Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget informasjon fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 02.11.2012 (vedlagt) einfo 12/15 Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget informasjon fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 06.11.2012 (vedlagt) «Ikke forvirr leseren bruk begrepene bevisst!» - økonomiblogg fra Kommunal Rapport, september 2012 m/vedlegg (vedlagt) NIR - Protokoll fra styremøte nr 4/2012, 21.09.2012 (vedlagt) Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær
SAMARBEIDSFORUMET FOR KONTROLLUTVALGENE MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Av forumets medlemmer møtte: Eide kommune: Fræna kommune: Gjemnes kommune: Molde kommune: Nesset kommune: Rauma kommune: Forfall: Aukra kommune: Sunndal kommune: Vestnes kommune: Møtende vara: Aukra kommune: Vestnes kommune: Fra sekretariatet: Av øvrige møtte: Kommunerevisjonsdistr.2 M&R: Fylkesmannen i Møre og Romsdal: 2/12 08.11.2012 kl 10.00 kl 13.45 Formannskapssalen, Molde rådhus 10/12 17/12 Ola Krogstad, leder Ola Krogstad Jim Erik H. Johansen Stein A. Brubæk Finn Myrland Paul Edvin Nauste (under sak 10/12 13/12 og 15/12) Odd Ivar Røhmesmo Rita Rognskog Trond M. Hansen Riise Ann-Kathrin Hjelvik Katrine Rindarøy Birger Lilleheim Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Helge Mogstad, kst. direktør (under sak 12/12) Bente T. Kosberg, rådgiver (under sak 12/12) Lederen velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til saksliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL SF 10/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. JUNI 2012 SF 11/12 SF 12/12 REFERAT OG ORIENTERINGER FAGLIG FORUM HJEMMEL OG PRAKSIS FOR Å LUKKE MØTER SF 13/12 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2013 SF 14/12 SF 15/12 RETNINGSLINJER FOR SAMORDNING AV SELSKAPSKONTROLL I INTERKOMMUNALE SELSKAP SITUASJONEN FOR KU SEKRETARIATET. ORIENTERING OM STATUS SF 16/12 MØTEPLAN FOR SAMARBEIDSFORUMET I 2013 Side 1 av 5
SF 17/12 ÅPEN POST SF 10/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. JUNI 2012 Forumets vedtak Protokollen fra møte 15. juni 2012 godkjennes. Forumets behandling Leder og sekretær orienterte. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). SF 11/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Forumets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Forumets behandling Referatsaker: Orienteringssaker: OS 04/12 OS 05/12 einfo 12/11 - Strenge vilkår for å nytte hasteparagrafen einfo 12/8 Revisjoner som parter overfor kommunen OS 06/12 Avslag på begjæring om dokumentinnsyn Skien kommune NRK Telemark fylkesmannen i Telemark sin klageavgjørelse. OS 07/12 «Utgiftsbombe skjult i rekneskap milliardar av kroner må dekkast inn» - artikkel frå NRK Sogn og Fjordane om premieavvik på pensjonsordning i kommunesektoren. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for reglene for kommunenes regnskapsmessige føringer av pensjonskostnader og premieavvik. Størrelsen på premieavviket fremgår av kommunens balanseregnskap. Samarbeidsforumets leder oppfordret kontrollutvalgene til å ha fokus på dette og stille spørsmål til administrasjonen ved behandling av kommunens årsregnskap. Sekretær viste til orienteringssakene og svarte på spørsmål fra forumets medlemmer. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). SF 12/12 FAGLIG FORUM HJEMMEL OG PRAKSIS FOR Å LUKKE MØTER Side 2 av 5
Forumets behandling Kst. direktør Helge Mogstad og rådgiver Bente T. Kosberg fra kommunal og beredskapavd. hos Fylkesmannen i Møre og Romsdal redegjorde for bestemmelsene i Offentlighetsloven om møteåpenhet og rett til innsyns i saker og dokumenter. Det ble også vist til Kommunelovens bestemmelser om lukking av møter og Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt. Samarbeidsforumets medlemmer deltok aktivt og stilte mange spørsmål til Mogstad og Kosberg. Leder takket repr. fra Fylkesmannen i M&R for god veiledning i lovverket. SF 13/12 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2013 Forumets vedtak 1. KU sekretariatets budsjett for 2013 fastsettes til en kostnadsramme på kr 951.000.- 2. Sekretariatet gis fullmakt til å omprioritere innenfor ansvarsområdets budsjettramme. Forumets behandling Sekretær redegjorde for budsjettet og svarte på spørsmål fra forumets medlemmer. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). SF 14/12 RETNINGSLINJER FOR SAMORDNING AV SELSKAPSKONTROLL I INTERKOMMUNALE SELSKAP Forumets vedtak Samarbeidsforumet godkjenner det framlagte forslag til retningslinjer for samordning av selskapskontroll i interkommunale selskap med de merknader og forslag til endringer og tilføyelser som måtte fremkomme i møtet. Forumets behandling Sekretæren redegjorde for det fremlagte forslag til retningslinjer for samordning av selskapskontroll i interkommunale selskap. Forumet drøftet forslaget og sluttet seg til følgende endring i retningslinjene: Pkt. 3. Samordning og bestilling siste setning i avsnittet tas bort. Retningslinjene oversendes revisjonsdistriktene og de øvrige kontrollutvalgssekretariatene i Møre og Romsdal, samt kommunene som omfattes av kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal til orientering. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (7 voterende). SF 15/12 SITUASJONEN FOR KU SEKRETARIATET. ORIENTERING OM STATUS Side 3 av 5
Forumets innstilling Samarbeidsforumet tar sekretærens og lederens redegjørelse til orientering og gir sin tilslutning til den videre framdrift i arbeidet med å endre organisasjonsformen for sekretariatet. Forumets behandling Sekretæren orienterte om bakgrunnen for saken og viste til vurderingene i saksframlegget av de forskjellige alternative organisasjonsformer som kan være aktuelt for sekretariatet. Forumets leder og sekretæren redegjorde for det som var gjort siden møtet i juni 2012 og planene for videre framdrift i arbeidet. Forumets medlemmer ga sin tilslutning til den videre framdrift i arbeidet som ble skissert. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). SF 16/12 MØTEPLAN FOR SAMARBEIDSFORUMET I 2013 Forumets vedtak Møteplan for samarbeidsforumet for 2013 tas til etterretning. Forumets behandling Fra sekretariatets side var det foreslått følgende møtedato for 2013 for samarbeidsforumet: Mandag 6. mai Mandag 28. oktober Det fremkom ingen forslag til endringer av møtedatoene som var foreslått. Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (7 voterende). SF 17/12 ÅPEN POST Forumets behandling Til dette møtet var det fra sekretariatet satt opp følgende sak: Orientering om aktuelle saker fra distriktsrevisor Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om følgende saker: - Rekruttering til Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R i forb. med medarbeideres pensjonsavgang - Vurdering av muligheten for en sammenslåing av flere revisjonsdistrikt i fylket til en større enhet, ev. se på mulighetene for et utvidet samarbeid Side 4 av 5
- Revisjonsselskapets budsjett for 2013 Distriktsrevisor orienterte og svarte på spørsmål fra samarbeidsforumets medlemmer som ga sin tilslutning til at revisjonen arbeider videre med å se på mulighetene for en sammenslåing av revisjonsdistriktene i fylket. Øvrige saker fra samarbeidsforumets medlemmer til Åpen post ble ikke fremmet i møtet. Katrine Rindarøy Ola Krogstad leder Jim Erik H. Johansen Stein A. Brubæk Finn Myrland Paul Edvin Nauste Odd I. Røhmesmo Birger Lilleheim Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 5 av 5
RAUMA KOMMUNE SAKSPAPIR St re, utval, komite m.m. Møtedato Saknr Saksbehandler Formannskapet 12.06.2012 143/12 STB Kommunestyret 02.10.2012 104/12 PEU Saksansvarlig Ste hanie Brin slid Arkiv: Kl - Arkivsaknr Ob'ekt: 11/239 OPPFØLGING MEDARBEIDERUNDERSØKELSE OG FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT PERSONALPOLITIKK Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. 12.06.2012 FORMANNSKAPET Saken ble enstemmig vedtatt. FS- 143/12 VEDTAK: Saken tas til orientering. FORMANNSKAPET FORESLÅR FOR KOMMUNESTYRET Å GJØRE FLG. VEDTAK: Saken tas til orientering. 02.10.2012 KOMMUNESTYRET
KS-104/12 VEDTAK: Formannskapets forslag ble enstemmig vedtatt. Vedlegg: 1. K.sak 045/10 Personalpolitikk - forvaltningsrevisjonsrapport 2. Kontrollutvalgssak 012/10 3. FS sak 026/11 og FS sak 037/11 Oppfølging av medarbeiderundersøkelse og forvaltningsrevisjonsrapport personalpolitikk Andre vedlegg: 4. Forvaltningsrevisjonsrapport datert mars 2010 5. Rapport Organisering Stab-Støtte-Linje datert 01 03 2012 og effektuert fra 01 05 2012. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har bedt om oppfølging av forvaltningrevisjonens rapport vedr. personalpolitikken i Rauma Kommune. Vi viser til FS sak 026/11 og 037/11 hvor vedtaket i k sak 045/10 ble sitert: "1. Kommunestyret tar Forvaltningsrevisjonsrapporten Personalpolitikk i Rauma kommune, herunder revisjonens vurderinger og anbefalinger, til etterretning. "2. Kommunestyret ber rådmann vurdere revisjonens anbefalinger og rapportere tilbake til kommunestyret vedrørende oppfølging av disse innen utgangen av 2010. "3. Kommunestyret slutter seg til at rådmannen anbefales å fremlegge en sak for formannskapet hvor arbeidsoppgaver og ansvar innen det personalpolitiske felt evalueres, og forslag til endringer fremlegges til senere drøftinger og høringer. Rådmannen selv foreslår mandat og organisering av arbeidet." Se side 2 Punkt 2 ble imøtekommet i sak 026/11 og 037/11 av 22. februar og 11. mars 2011. Vi vil under punkt Vurderinger kommer med oppdaterte opplysninger om personalpolitisk arbeid nevnt i sak 026/11. Punkt 3 omtales under Vurderinger, i det vi viser til rådmannens omorganisering av Stab/støtte/linje, som skissert i rapport fra prosjektgruppen datert 1. mars 2012. Den nye organiseringen er implementert fra 1. mai 2012. Vurdering: I forhold til Kommunestyrets vedtak 045/10, punkt 2, oppdatering av informasjon gitt i FS 026/11: - Lønnspolitisk plan vedtatt i kommunestyret august 2010.
- - Oppdaterte varslingsrutiner vedtatt i Administrasjonsutvalget i 2010. Rutinene er mangfoldiggjort som fargerikt plakatt distribuert til alle arbeidsplasser november 2011. Ny IA avtale er underskrevet den 10. mars 2011. Mål- og handlingsplan for IA arbeidet i Rauma kommune 2011 2013 er behandlet i AMU og vedtatt i Administrasjonsutvalget den 4. januar 2012. Veilederen "Oppfølging av sykmeldte arbeidstakere" er laget i januar 2012. Både handlingsplanen og veilederen er grundig drøftet på enhetsledermøter og med de tillitsvalgte. Medarbeider - og brukerundersøkelse er planlagt gjennomført høsten 2012. Medarbeiderundersøkelsen vil være likt den som var utført i 2009, og vil derfor gi oss anledning til å vurdere utviklingen på dette området over tre år. Enhetene har utviklet egne handlingsplan for forbedringer i forhold til resultatene fra medarbeiderundersøkelsen i 2009. Handlingsplanene er lagt inn i HMS systemet (databasert) og oppdateres der. Kommunens rutiner for både interne og eksterne tilsettinger er revidert og behandlet i AMU og vedtatt i Administrasjonsutvalget i sak 013/12 av 30 03 2012. Rutinene er drøftet med enhetslederne opptil flere ganger, og bruken av flytskjemaene for tilsettinger er innskjerpet. Det er lagt fokus på ryddighet i forhold til involvering av de tillitsvalgte. Kommunens rutiner for tilsetting av undervisningspersonalet i den store tilsettingsrunden er drøftet; en ny prosedyre er tatt i bruk i mai 2012, men rutinene er ikke festet på papir enda. Det arbeides med saken i juni 2012. Elektronisk søknadsskjemaer for ansettelse er tatt i bruk i 2010 og ble normen i 2011. Lederutvikling er en dynamisk prosess uten sluttdato. Spesielt enhetsledermøtene en gang i måned er brukt for lederutvikling, med innleie av forelesere når ønskelig. Målstyring er et område som er blitt lagt spesiell vekt på i 2012, samt kontakt med presse og media. Se side 3 Fra og med 2011 er det innført kvartalsvis rapportering på sykefravær parallelt med rapportering på regnskap og oppfølging av politiske saker. Det er gjennomført grundig opplæring i oppfølging av sykemeldte, både i egen regi og i regi av Navs arbeidslivssenter. Elektroniske skjemaer er tatt i bruk. Dialogmøtene i forhold til oppfølging av sykemeldte gjennomføres innen fristen. Personalsjef og 2 enhetsledere deltok i prosessveiledningsopplæring "Langtidsfrisk" våren 2010. - Rauma kommune deltar i et KS prosjekt for å forbedre vår strategiske kompetanseplanlegging, med utgangspunkt i samhandlingsreformen. Fagsjef Helseog omsorg, personalsjef, 2 enhetsledere og personalsjefen deltar i prosjektgruppen.
- Arbeidet begynte i mars 2012, og skal munne ut i et forbedret kompetanseplan i løpet av 2012/2013. Presentasjon og involvering på personalmøter i Helse- og omsorg begynte den 31. mai 2012. Fordeling av kompetansemidler er fra 2011 tilknyttet budsjettarbeidet. Ny satsing på opplæring av verneombudene påbegynt i 2011, den følges opp med halvårlige samlinger. Arbeidet med å overføre personalhåndboken fra et stort word-dokument (tilgjengelig for alle) til et ordnet referansesystem innen KS systemet er påbegynt våren 2012. Dette er et omfattende arbeid som vi har tatt mål av å gjennomføre i løpet av sommeren 2012. - Ny medarbeider på Lønns - og personal drift begynner i midten av juni. Dette vil styrke bemanningen som i flere år har vært presset både pga mengden på oppgavene og langtidssykemelding. - Streikeberedskapsplan oppdatert juni 2012. I forhold til Kommunestyrets vedtak 045/10, punkt 3. i FS 026/11: Vi viser til vedlegg 5. Arbeidet med å omorganisere stab-støtte-linje, som gjelder blant annet Lønns- og personalarbeidet er fullført våren 2012. Prosjektgruppen (som besto av assisterende rådmann, personalsjefen, 3 enhetsledere, og 2 hovedtillitsvalgte) leverte sin rapport 1. mars 2012. Rådmannen besluttet at omorganiseringen skulle skje som arbeidsgruppen hadde anbefalt, og fra 1. mai 2012. Endringen er gjennomført.
- RAUMA KOMMUNE SAKSPAPIR S re, utval, komite m.m. Møtedato Saknr Saksbehandler Formannskapet 22.02.2011 026/11 PEU Formannskapet 14.03.2011 037/11 PEU Saksansvarlig Arkiv: Kl- Arkivsaknr Perry Ulvestad Objekt: 11/239 OPPFØLGING MEDARBEIDERUNDERSØKELSE OG FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT PERSONALPOLITIKK Vedlegg: K.sak 045/10 Personalpolitikk - forvaltningsrevisjonsrapport Kontrollutvalgssak 012/10 Andre vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport datert mars 2010 Saksopplysninger: Rauma kommune vedtok i 2008 en overordna plan for forvaltningsrevisjon for perioden frem til 2011. Med denne planen som bakgrunn gjorde kontrollutvalget i sak 24/09 vedtak om å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt om personalpolitikken i kommunen fra kommunerevisjonen. Det skulle spesielt vektlegges rekrutteringsproblematikk, arbeidsmiljø og ledelseskultur. Undersøkelsen ble gjennomført i 2. halvår 2009 og hovedsakelig lagt opp som en kombinasjon av spørreundersøkelse/medarbeiderundersøkelse og dokumentanalyse. Dette ble igjen utfylt med samtaler med aktuelle ledere og medarbeidere i administrasjonen, ordfører samt hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. I oppsummeringen av rapporten konkluderer revisjonen med at Rauma kommune særlig må iverksette tiltak innen følgende hovedområder for å sikre en god personalpolitikk: kommunens ledelse og administrasjon må være mer direkte involvert i oppfølgingen av IA- avtalen innføre jevnlig bruk av medarbeider- og bruker undersøkelser sikre at kommunens rutiner for ansettelser følges sikre at lønns- og personalsystemet inneholder korrekt informasjon sikre bedre dialog mellom leder og medarbeider
- sikre at oppfølgingsplaner blir utarbeidet innen fristen - sørge for at det jevnlig rapporteres til politisk nivå på hvilke tiltak som er, eller vil bli iverksatt, og hvilken effekt disse har hatt eller forventes å få for sykefraværet. Det ble også bedt om at hver enhet innen 1. april 2010 utarbeider handlingsplaner ut i fra funnene i spørreundersøkelsen. I oppfølgingen ved kommunestyrets behandling i k.sak 045/10 Personalpolitikk Forvaltningsrevisjonsrapport ble det gjort følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar Forvaltningsrevisjonsrapporten Personalpolitikk i Rauma kommune, herunder revisjonens vurderinger og anbefalinger, til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmann vurdere revisjonens anbefalinger og rapportere tilbake til kommunestyret vedrørende oppfølging av disse innen utgangen av 2010. 3. Kommunestyret slutter seg til at rådmannen anbefales å fremlegge en sak for formannskapet hvor arbeidsoppgaver og ansvar innen det personalpolitiske felt evalueres, og forslag til endringer fremlegges til senere drøftinger og høringer. Rådmannen selv foreslår mandat og organisering av arbeidet. Vurdering: Rådmannen vil i denne saken rapportere tilbake til kommunestyret oppfølgingen av revisjonen sine vurderinger og anbefalinger, jfr. pkt 1 og 2 i kommunestyrets vedtak: - Når det gjelde IA vil det innen utgangen av mars 2011 bli inngått en ny IA avtale med NAV som sterkere betoner de kommunale handlingsplanene i oppfølgingen av den enkelte arbeidstaker. - For å kunne gjennomføre jevnlige medarbeider- og brukerundersøkelser er Rauma kommune tilsluttet KS organisasjonen bedre.kommune.no som gir tilbud om slike undersøkelser. I 2011 er det bl.a planlagt en brukerundersøkelse i forbindelse med kommuneplanarbeidet i Rauma. - Å sikre kommunens rutiner for ansettelse og at lønns- og personalsystemet inneholder korrekt informasjon, er et kontinuerlig kvalitetssikringsarbeid med tydelig vektlegging på oppgave- og funksjonsfordeling med gode prosedyrer. På dette området arbeides det også med mere fullelektroniske lønns- og personalsystem. - Når det gjelder lederutvikling har vi i 2010 kjørt et program for enhetslederne i regi av KS konsulent. Det er etablert faste nettverksgrupper på tvers av tjenestene samt faste møtepunkter med ledelsen. I løpet av 2010 har vi også sluttført det store medarbeiderprosjektet i Rauma kommune der storparten av våre ansatte har deltatt. - De enkelte enhetene sin handlingsplaner med bakgrunn i spørreundersøkelsen/medarbeiderundersøkelsen med frist 01.04.10, er senest revidert av enhetene 01.02.2011. - Fra og med 2011 er det innført kvartalsvis rapportering på sykefravær parallelt med rapportering på regnskap og oppfølging av politiske saker. Ellers ble det i etterkant av k.styret behandling gjennomført tilsyn fra Arbeidstilsynet med den konsekvens at Rauma kommune ble pålagt å revidere sitt HMS system innen 01.02.11 og gjennomføre nødvendig opplæring i systemet innen 01.03.11.
Med bakgrunn i påleggene ble det nedsatt en arbeidsgruppe med representanter fra administrasjonen, bedriftshelsetjenesten og vernetjenesten med det mandat å etablere et nytt elektronisk IK HMS system samt forestå nødvendig opplæring. Rauma kommune har meldt tilbake til Arbeidstilsynet at innen fristen er det etablert et HMS system htt ://rauma.min ortal.no som er implementert i en egen internkontrollportal som inneholder HMS mål og HMS politikk Organisasjons- og ansvarskart for HMS arbeid Overordna beskrivelse av systemet Prosessbeskrivelser med oversikt og prosedyresamling Skjematikk og dokumentasjon for daglig drift av systemet Når det gjelder pkt 3 i kommunestyrets vedtak vil rådmannen å komme tilbake til denne saken i 2. halvår 2011, etter at evalueringen av den administrative organiseringen er gjennomført. INNSTILLING: Saken tas til orientering. 22.02.2011 FORMANNSKAPET FS-026/11 ENSTEMMIG VEDTAK: Saken utsettes. 14.03.2011 FORMANNSKAPET FS-037//1 VEDTAK: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Rett utskrift. Andreas Hjertviksten seniorrådgiver
RAUMA KOMMUNE SAKSPAPIR S re, utval, komite m.m. Møtedato Saknr Saksbehandler Formannska et 12.06.2012 147/12 ANH Saksansvarlig Andreas Hjertviksten Arkiv: K1-040 Arkivsaknr Ob'ekt: 12/1146 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK FRA 2011 RADMANNENS INNSTILLING: Vedlagte oversikt over politiske vedtak fra 2011, som ikke er avsluttet eller som det fortsatt arbeides med, tas til orientering. 12.06.2012 FORMANNSKAPET Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. FS -147/12 VEDTAK: Vedlagte oversikt over politiske vedtak fra 2011, som ikke er avsluttet eller som det fortsatt arbeides med, tas til orientering. Vedlegg: Liste over saker fra 2011 som fortsatt er til oppfølging pr. mai 2012. Saksopplysninger: Som et tillegg til kvartalsrapport 1. kvartal 2012 følger oversikt over politiske vedtak fra 2011 som fortsatt er til oppfølging.
OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK 2011 År 2011 Oppfølging av politiske vedtak Mai 2012
Eri ksen Åse Fra: Gro Berild <gro.berild@rauma.kommune.no> Sendt: 15. november 2012 15:41 Til: Eriksen Åse Kopi: Perry Ulvestad Emne: Orientering om oppfølging etter tilsyn ved Hjemmetjenester Åndalsnes. Vedlegg: Plan for lukking av avvik 2012-04-23_0757.pdf; Tilbakemelding lukking av avvik 01.10.12.pdf Kontrollutvalget v/ sekretær Aase Eriksen Det vises til telefonsamtale med kontrollutvalgets sekretær Aase Eriksen, der det bes om at utvalget får seg forelagt oppfølging av tilsyn ved hjemmetjenester Andalsnes, gjennomført 14.-15.02.12. Vedlegger dokument som omhandler kommunens plan for lukking av avvikene, samt tilbakemelding til Fylkesmannen som gjelder lukking av avvik ifht. første frist 1.oktober 2012. Når det gjelder lukking av avvik som gjelder kvalitet-/internkontrollsystem for tjenesteområdet helse- og omsorg er dette under vurdering, og skal sees i sammenheng med overordnet system for Rauma kommune. Det vil bli gitt tilbakemelding til Fylkesmannen vedr. dette punktet innen oppsatt frist 01.01.13. Med hilsen Gro Berild Fagsjef helse og omsorg direkte tlf.nr. 71 16 65 38 Kopi: Rådmann
yyyy Rauma kommune Telefon: 71 16 66 00 Vollan 8a, 6300 Åndalsnes Fylkesmannen i Møre og Romsdal Helse- og sosialavdelinga, Fylkeshuset, 6404 MOLDE Stab/støtte Vår ref: 2011002170 10 Dato: 01.10.2012 Besøksadresse: Rauma rådhus, Deres ref: Vollan 8 MELDING OM LUKKING AV AVV1K ETTER TILSYN 14.-15.02. 2012 Det vises til tilsyn med helse- og sosialtjenester ved hjemmetjenester Andalsnes m/ dalen i Rauma kommune, 14.-15.02.12. I tråd med tilsynsrapport har Rauma kommune innen fristen 20.04.12, oversendt til Fylkesmannen plan for lukking av avvik. Etter planen skal avvik 1 være lukket innen 1. oktober 2012. For avvik 2 skal de deler av avviket som gjelder overordnet kvalitetssystem/ internkontrollsystem for tjenesteområdet være lukket innen 01.01.13. Øvrige områder innen avvik 2 skal lukkes innen 01.10.12. Følgende tiltak er iversatt: Avvik 1. Nasjonale faglige retningslinjer (IS-1580) er frå 01.03.12 tatt i bruk i forhold til alle nye pasienter som har vedtak om hjemmesykepleie, herunder pasienter med risiko i forhold til underernæring. Hjemmetjenesten har utarbeidet prosedyre for oppfølging av pasienter (hjemmeboende og beboere i institusjon) med ernæringsmessig risiko. Prosedyren er behandlet og godkjent av alle enhetsledere innen helse og omsorg i møte 08.05.12, og tatt i bruk i alle enheter av kommunens hjemmetjeneste. PPS (sykepleiefaglig prosedyre) er godkjent som retningsgivende for ernæring. Prosedyren skal evalueres årlig. Regelmessig undervisning om ernæring i hht IS-1580, ernæringstilskudd og ordninger for refusjoner fra NAV. Første undervisning er avholdt den 26.03.2012. Den 06.09.12 var 3 ansatte på ernæringskurs arr. av Fagakademiet. Den 13.09.12 var 4 personer på kurs om underernæring. Det er planlagt å få kursholder fra sistnevnte kurs for å avholde lokalt kurs ved enheten. Gjøre kjent innhold og behandlingsopplegg i forhold til IS-1580 for alle ansatte. Dette blir gjort gjennom undervisning, medarbeidersamtaler, personalmøter, r(a,/ Åridaisn,s he,m,dai Bankkonto: 3910.32.08800 Org.Nr: 864980902 Verdens beste kommune for tm u glade mennesker! post@rauma.kornmune.no www.rauma.kommune.no
gruppemøter og fagmøter for sykepleiere. Sykepleiere, som har hovudansvar for oppsett av pleieplaner har fått ett sett med IS-1580 og IS-1735. Det er innkjøpt vekt og høydemåler til bruk i hjemmene. Pasienter i risikosonen og andre nye pasienter oppfordes til å anskaffe egen vekt. Hjemmetjenesten planlegger innkjøp av mat og bistår med innkjøp for de av pasientene som ikke er i stand til det sjølv, og ikke har pårørende på stedet. Hjemmetjenesten tilrettelegger måltid og følger ved behov opp pasienter ved måltider. Ernæringsjournal er innført i forhold til pasienter i risikosone Alle pasienter har emæringsjournal, og følges opp i hht nasjonale retningslinjer pr. d.d. Regelmessig oppfølging i samarbeid med pasientens fastlege i forhold til behandlingsopplegg og lage pleieplan for området emæring på risikopasienter i hht til IS-1580. Avvik 2 Det foretas løpende vurdering av om bemanningen er tilstrekkelig til at det kan sikres gode omsorgssituasjoner. Ved situasjoner der hjelpetilbudet går på bekostning av faglig forsvarlighet settes det inn økt bemanning. Ved sykdom og andre frafall i forhold til innvilget hjemmehjelp til den enkelte pasient, settes det inn vikarer eller kjøpes tjeneste fra private aktører. Fra sommerferieavviklingen i 2012 har alle fått innvilget hjelp. Individuell tilrettelegging av tjenestetilbudet til heimeboende demente: Aktivitør i 100% stilling følger opp demente/pasienter med hukommelsessvikt på alle ukedager på dagtid. Det gjelder 8 pasienter. Mange av disse har ikke nære pårørende i kommunen. På kveld og i helgene er det en utfordring å sikre oppfølging frå fkkjente tjenesteytere. Det legges til rette for at samme ansatte på sine arbeidshelger følger samme pasient opp både lørdag og søndag. Samhandling mellom fastleger og hjemmetjenesten. Det er avtalt systematisk samhandling mellom hjemmetjenesten og fastleger for regelmessig oppfølging av utredning og evaluering av tiltak for demente. Oppfølging av emæringssituasjon vil inngå som et område i samhandlinga. Samhandling gjennomføres ved at hjemmetjenesten ved enhetsleder/daglig leder avtaler månedlig kontakt med den aktuelle fastlege for drøfting av oppfølging av felles pasienter. Hjemmetjenesten sikrer innhenting av samtykke fra pasienten. Ordningen er allerede iverksatt mellom hjemmetjenester Åndalsnes og en av fastlegene. Den gjøres gjeldende for alle fastleger og alle hjemmetjenester frå 01.10.12. I samarbeid med fastlege vil det bli utarbeidet behandlingsplan for demente pasienter. I aktuelle tilfeller blir pårørende involvert i planlegging. Side 2 av 3
Med behandlingsplan som utgangspunkt utarbeides pleieplan for daglig oppfølging og behandling. Sykepleiefaglige vurderinger legges til grunn for pleieplanens områder. Oppfølging er tatt i bruk som rutine på området. Hjemmetjenesten har utarbeidet en oversikt over aktuelle tjenestetilbud for pasientgruppen. Pasient og pårørende gis informasjon om de aktuelle tilbud: avlastning i institusjon og Individuell plan, opprette hjelpeverge, verdighet og respekt, faglig og etisk refleksjoner. Følgende tiltak mangler Rauma Kommune: Dagsenter med transporttjeneste. Demens team, Pårørende skole for pasienter og pårørende-, Bokollektiv for demente- Forebygging og kartlegging av ukjente nye pasienter, Bruk av martemeo metoden Hjemmetjenesten foretar regelmessig evaluering av bruk av ukedosetter (der hjemmetjenesten administrerer dosering). Når det avdekkes "rot" erstattes ukedosering med oppfølging knyttet til dosering av enkeltdoser direkte til pasient. På kveld gir helsepersonalet enkelt legemiddel doser på 30 av 54 oppdrag. Dette er innført fra høsten 2012. For den enkelte heimeboende demente eller pasient med nedsatt hukommelse, foretas vurdering med hensyn til fare for brann, fare for fall, fare for å gå ut uten å vite hvor en er, fare for underemæring, fare for feil medisinering mm. Risikovurdering inngår som et grunnlag i ut utarbeiding av pleieplan for oppfølging av pasienten. På bakgrunn av ovenstående anses avvikene med frist 01.10.12 som lukket. Kommunen arbeider videre med lukking av den delen av avvik 2 som omhandler overordnet system for internkontroll og kvalitetsstyring. Det vil bli gitt tilbakemelding til Fylkesmannen i henhold til oppsatt frist for lukking av avviket 01.01.13. Med hilsen CloQikitL4 Side 3 av 3
!!! Rauma kommune Telefon: 71 16 66 00 Vollan 8a, 6300 Åndalsnes Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkeshuset, 6404 MOLDE Stab/støtte Vår ref: 2011002170 8 Dato: 20.04.2012 Besøksadresse: Rauma rådhus, Deres ref: 2011/8980/AADY Vollan 8 TILSYN MED HELSE OG OMSORGSTJENESTER TIL ELDRE I RAUMA KOMMUNE PLAN FOR LUKKING AV AVVIK Viser til Deres brev datert 29.03.12, mottatt i Rauma kommune 02.04.12. Fylkesmannen ber om at Rauma kommune legger fram ei plan for lukking av avvik som er gitt ved tilsyn 14.02 15.02.12. Tilsynsrapporten er gjennomgått i møte med rådmann, kommuneoverlege, enhetsleder for hjemmetjenester Åndalsnes m/ dalen og fagsjef helse- og omsorg. Rapporten er også framlagt og drøftet i møte med Helse- og omsorgslederne i Rauma kommune. Ansvar for prosessen med lukking av avvik som er gitt i tilsynsrapporten er lagt til: * Fagsjef helse og omsorg Gro Berild * Enhetsleder hjemmetjenester Åndalsnes m/ Dalen Ann- Elisabeth Fløystad * Kommuneoverlege Jon Sverre Aursand Ledergruppen for helse- og omsorg vil bli direkte involvert i arbeidet, og aktuelle problemstillinger vil bli behandlet av rådmannens strategiske ledergruppe. Rauma kommune har lagt følgende plan for lukking av avvik, med frister for når Fylkesmannen skal ha mottatt tilbakemelding: Avvik 1. Avviket skal lukkes etter følgende plan: Innføre bruk av IS-1580 i forhold til alle nye pasienter som har vedtak om hjemmesykepleie og for risikopasienter i forhold til underernæring fra 01.03.2012. Regelmessig undervisning om ernæring i hht IS-1580, ernæringstilskudd og ordninger for refusjoner fra NAV. Første undervisning er avholdt den 26.03.2012. rt)1\i Andalsnes kornsd;r I Verdens beste kommune for naturolado mennesker! Bankkonto: 3910.32.08800 Org.Nr: 864980902 post kjz rauma kommune no www.rauma.kommune.no
Gjøre kjent innhold og behandlingsopplegg i forhold til IS-1580 for alle ansatte.. Dette blir gjort gjennom undervisning, medarbeidersamtaler, personalmøter, gruppemøter og fagmøter for sykepleiere. Alle sykepleiere har fått ett sett med IS-1580 og IS-1735. Innkjøp av vekt og høydemåler til bruk i hjemmene. Dette er anskaffet. Oppfordre pasienter i risikosonen og andre nye pasienter til å anskaffe egen vekt. Planlegge innkjøp av mat og handle for de av pasientene som ikke er i stand til det selv og ikke har pårørende på stedet. Tilrettelegge måltid og se at pasienter spiser maten. Innføre ernæringsjournal i forhold til pasienter i risikosonen Regelmessig oppfølging i samarbeid med pasientens fastlege i forhold til behandlingsopplegg og lage pleieplan for området ernæring på risikopasienter i hht til IS-1580. Det er nedsatt ei gruppe bestående av ledere for de tre hjemmetjenester i kommunen. Gruppa skal gjennomgå og kvalitetssikre rutiner for oppfølging av ernæring for hjemmeboende pasienter med ernæringsrisiko i hele kommunen, herunder bruk av pleieplan og implementering av PPSrutine. Hovedansvarlig for arbeidet med lukking av avvik 1 er enhetsleder for hjemmetjenester Åndalsnes. Fylkesmannen skal ha mottatt tilbakemelding på tilsynsrapporten, der det framgår at avvik 1 er lukket innen 1. oktober 2012. Avvik 2 Avviket skal lukkes etter følgende plan: Fast evaluering av tjenestetilbud, med styrket bemanningen/ økning av tjenester for pasienter med demenssjukdom for å sikre faglig forsvarlighet av tjenestetilbudet. Individuell tilrettelegging av pleie til demente pasienter. Aktivitør i 100% stilling følger opp demente/ pas. med hukommelsessvikt på alle ukedager på dagtid. Det gjelder p.t. 8 pasienter. Mange av disse har ikke nære pårørende i kommunen. På kveld og i helgene er det ikke mulig å i vareta dette hensynet. Det legges til rette for at samme ansatte på sine arbeids helger følger samme pasient opp både lørdag og søndag. Lage behandlingsplan for demente pasienter / pårørende sammen med fastlegen og derav en pleieplan for daglig oppfølging og behandling hvor de sykepleiefaglige vurderinger gjøres på områder som planen skisserer. Lage en tilbudsliste på hva kommunen kan stille opp med av tilbud for denne gruppen; - avlastning i institusjon og Individuell plan, opprette hjelpeverge, verdighet og respekt, faglig og etisk refleksjoner. Følgende tiltak er ikke etablert i Rauma Kommune: Dagsenter med transporttjeneste. Demens team, Pårørende skole for pasienter og pårørende-, Side 2 av 4
Bokollektiv for demente-, Forebygging og kartlegging av ukjente nye pasienter. Evaluere regelmessige bruk av ukedosetter.. Når "rot" oppdages, starte opp med å gi den enkelte legemiddeldose direkte til pasienten. På kveld gis p.t. enkel legemiddeldose på 30 av 54 oppdrag. Gjennomgå og kvalitetssikre rutiner oppfølging av demente i forhold til bruk pleieplan, PPS og lignende. Gjennomføre risikovurdering for den enkelte demente eller pasient med nedsatt hukommelse og som bor alene i bolig i forhold til fare for brann, fare for fall, fare for å gå ut uten å vite hvor en er, fare for underernæring, fare for feil medisinering med mer. Ved sykdom og andre frafall i forhold til innvilget hjemmehjelp til den enkelte pasient, settes det inn vikarer eller at det kjøpes tjeneste fra private aktører. Hovedansvarlig for arbeidet med lukking av ovennenvnte punkter i avvik 2 er enhetsleder for hjemmetjenester Åndalsnes. Planlegge samhandlingsarena for fastleger og hjemmetjenesten hvor pasientens behov for behandlingsplan og gjennomføring av behandling planlegges, gjennomføres, drøftes og evalueres regelmessig. Fastlegene i Rauma kommune er orientert om gjennomført tilsyn og de avdekte avvik. Fastlegene og hjemmetjenesten vil samarbeide om å legge en plan for systematisert samhandling om utredning og oppfølging av demente. Hovedansvarlig for arbeidet med lukking av ovennenvnte punkt i avvik 2 er kommuneoverlege og enhetsleder for hjemmetjenester Åndalsnes. Fylkesmannen skal ha mottatt tilbakemelding på tilsynsrapporten, der det framgår at ovenstående punkter i avvik 2 er lukket, innen 1. oktober 2012. Under tilsynet kom det fram at kommunen mangler internkontrollsystem/ kvalitetssystem for pleie og omsorgstjenesta, at ledelsen i kommunen har ikke et system for å følgje med på at tjenesteytinga er i samsvar med lovkrav og/eller interne krav, og at kommunen ikke har prosedyrer som sikrer kvalitet i tjenesta/ det blir benyttet ulike prosedyresystemer. Etablere et overordnet system for internkontroll/ kvalitetsstyring av det omfang som er nødvendig for å etterleve de krav som stilles i lov og forskrift. Systemet skal inneholde prosedyrer for å følge med på at tjenestene er i samsvar med lovkrav/ interne krav Systemet skal samle foreliggende prosedyrer i en helhet, og oppdateres jevnlig med nye prosedyrer/ endringer i prosedyrer. Systemet skal gjøres kjent og være lett tilgjengelig for ansatte i tjenesten. Side 3 av 4
Arbeidet med lukking av avviket er forankret i lederteamet for helse og omsorg og rådmannens strategiske ledergruppe. Det vil i tillegg kunne bli etablert arbeidsgrupper for deler av gjennomføringa. Rauma kommune har ikke avsatt egne ressurser til arbeidet ut over de budsjetterte rammer. Arbeid med lukking av vedtaket er omfattende, og det vil derfor ta lengre tid før avviket er lukket. Hovedansvarlig for arbeidet med lukking av ovennenvnte punkter i avvik 2 er lag til rådmannen ved fagsjef helse og omsorg. Fylkesmannen skal ha mottatt tilbakemelding på tilsynsrapporten, der det framgår at ovenstående punkter i avvik 2 er lukket innen 1. januar 2013. Med hilsen 6(.(32,2AA4, Gro Berild Fagsjef helse og omsorg direkte tlf.nr. 71 16 65 38 Kopi: Rådmann Ole Bjørn Moen Kommuneoverlege Jon Sverre Aursand Enhetsleder hjemmetjeneste Andalsnes Ann-Elisabeth Fløystad Side 4 av 4
Eriksen Åse Fra: Stig Malones <stig.malones@rauma.kommune.no> Sendt: 14. november 2012 14:08 Til: Eriksen Åse Emne: Kontrollutvalget i Rauma - sak fra oppfølgingslisten Vågstranda oppvekstsenter Vedlegg: Tilbakemelding til kontrollutvalget.pdf Jeg håper at dette er det som er etterspurt. Som en ser av vedleggene så er de fleste avviken som kom våren 2012 lukket. Mvh Stig Malones Enhetsleder Bygningsdrift tlf 71166627/90995782 1.