Referat fra møte i Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen og styringsgruppene for tjenestesamarbeidsprosjektet og Samhandlingsreformprosjektet (SiO) sted: Mjuklia ungdomssenter, Berkåk tid: fredag 19. oktober 2012 fra kl 09.00 til 15.45 Til stede: Agdenes kommune: Oddvar Indergård Hemne kommune: Ståle Vaag Hitra kommune: Per Ervik og Roger Antonsen Frøya kommune: Berit Flåmo Meldal kommune: Are Hilstad. Ingjerd Astad-Steen (etter lunsj) Orkdal kommune: Gunnar H Lysholm, Svein H Berdal og Ove Snuruås Rindal kommune: Ola T Heggem Skaun kommune: Jon P Husby Snillfjord kommune: John Geir Stølan Rennebu kommune: Ola T Lånke og Birger Hellan Halsa kommune: Peter Ardon (etter lunsj) Surnadal kommune: Knut Haugen (etter lunsj) Tillitsvalgte: Bente Fagerli og Randi S Eli Fra fylkeskommunen deltok Ole Harris Hanssen (etter lunsj) Fra fylkesmannen deltok Alf-Petter Tenfjord Prosjektleder Sivert Dombu IKT-leder Olav Dombu i Meldal/Rindal deltok under sak 1. Eksterne innledere: Pål Godard, Evry (sak 1) Rune Jørgensen, Fjellregionen (sak 7) Torbjørn Wekre, Distriktssenteret (sak 7) Gjester Asle Brustad, SiO Rigmor Aas, Rennebu Næringsforening Knut Hårstad, Rennebu Næringsforening Nils Stokke, Rindal Næringsforum Håkon Fredriksen, Rindal Næringsforum Næringshagen i Orkdalsregionen AS v/anja Tjelflaat Trøndersk Kystkompetanse AS v/nils Karlsen Sakene 6 og 7 ble behandla etter lunsj.
Dokumenter som var sendt ut før møtet: Referat fra AU-møtet 28.09.2012 med nærmere beskrivelse av hver enkelt sak. Notatet Alternativ samarbeidsstrategi for IKT - Gradvis samarbeid" fra konsulentfirmaet Evry (sak 1). Referat fra møte i samferdselskomiteen 28.09.2012 (sak 2). Budsjett for aktiviteter i Orkdalsregionen i 2013 (med fire tilhørende søknader om skjønnsmidler fra fylkesmannen) (sak 3). Forslag til møteplan for 2013 (sak 4). Forslag til vertskommuneavtale for skatteoppkrevertjenesten (sak 5). Dokument som ble delt ut under møtet: Søknad om skjønnsmidler til helsesamarbeidet (fra Orkdal kommune). Ordfører Ola T Lånke ønsket innledningsvis alle velkommen til Rennebu. A. Saker for de ni kommunene i tjenestesamarbeidet 1. Ekommunestrategi og felles ikt-tjeneste. Pål Godard fra Evry innledet og la fram notatet Alternativ samarbeidsstrategi for IKT. Den alternative strategien vil medføre at det tar betydelig lenger tid å komme fram til ei fullverdig felles tjeneste for regionen, gjennom å ta bit for bit. Sluttresultatet blir ikke spikra på forhånd, men derimot tilpassa undervegs. Det er vanskelig å eksakt beregne gevinstene av framtidig samarbeid, fordi en stor del av dem er knytta til bedre kvalitet på ulike tjenester og ikke uten videre kan tallfestes. For at det skal ha noen hensikt å gå i gang med et slikt omfattende arbeid, må kommunene likevel først gå langt i å enes om hva de sammen vil oppnå på lang sikt, i form av en omforent ekommunestrategi, og forplikte hverandre til å yte det som trengs for å nå dit. Ikt-samarbeidet i SiO og felles innkjøp av fagsystemer for økonomi og lønn/personal for åtte av kommunene passer inn i den alternative strategien. Der kommer først fagsamarbeid på mange områder med kjøp av ekstern drifting og så etter noen år etablering av ei fullstendig felles tjeneste når det er åpenbart lønnsomt å ta alt heim fra de eksterne leverandørene. Slik er utviklinga delt inn i faser som blir mer forpliktende etter hvert. I den første fasen er felleskostnadene svært små. Evry understreker fortsatt behovet for å bygge opp bestiller- og styringsrollen som motvekt mot både eksterne og interne leverandører av driftstjenester. På noen områder må det vurderes om det er tjenlig å samarbeide i enda større regioner, og der vil fylkeskommunen og KS (KommIT) kunne innta en aktiv rolle. Evry avviser likevel totalt at KommIT vil kunne komme til å ta på seg drift/leveranser for kommunene. Det vil trolig bare være snakk om standarder for kommunal ikt og felles portaler for innbyggerne.
Det var ikke lagt opp til noe formelt vedtak om ikt-samarbeid på dette møtet i styringsgruppa, bare til ei orientering og ordskifte. På mange områder har kommunene noe ulikt utgangspunkt. Det er en åpenbar motvilje hos mange representanter mot at enkelte kommuner dermed kan oppnå større gevinster enn andre når de sammen går framover mot bedre felles løsninger i framtida. Andre advarte på prinsipielt grunnlag mot å innta ei slik holdning, fordi det vil gjøre det svært vanskelig å etablere noe som helst tjenestesamarbeid i regionen. Det er søkt om skjønnsmidler fra fylkesmannen for 2013. Alf-Petter Tenfjord fra fylkesmannen etterlyste en ekommunestrategi som felles omforent grunnlag for videre samarbeid. Der må det avklares hvordan fellesskapet vil forholde seg til at kommunene har ulikt utgangspunkt. Med et slikt grunnlag på plass vil fylkesmannen kunne bidra med skjønnsmidler til videre arbeid. Han advarte mot at tidshorisonten i den alternative strategien synes å være alt for lang og mot å gjøre samarbeidet for uforpliktende. Samtidig la han vekt på at samarbeidet må innrettes slik at alle kommuner kan oppnå en gevinst. Asle Brustad advarte mot at det i dag er stor risiko knytta til mulige driftsavbrudd i bruk av ikt i helseog omsorgstjenestene i kommunene. Han etterlyser at kommunene snarest går sammen, minst to og to, for å redusere denne risikoen. Brustad går tilbake fra SiO til si stilling i fylkeskommunen fra kommende årsskifte og ønsker å bidra derfra med videre ikt-samarbeid i regionen. Styringsgruppa ber rådmannskollegiet om å forberede saken for forpliktende vedtak i desembermøtet. 5. Vertskommuneavtale for felles skatteinnkreving. Utkast fra Orkdal kommune var utsendt før møtet. Styringsgruppa godkjenner avtaleteksten og ber om at Orkdal kommune tilpasser teksten slik at det kan inngås en avtale for hver av deltakerkommunene. Avtalene sendes ut til godkjenning i kommunestyrene så snart som mulig. B. Saker for de ti kommunene i Samarbeidskomiteen 2. Oppdatering fra den regionale samferdselskomiteen. Komiteleder Ståle Vaag innledet. Dette er to prioriterte oppgaver framover: a. E39 Harangen-Bårdshaug Trafikken fra både E39, fv 714 og fv 710 vil snart samles i krysset på Gjølme. Det vil bli behov for nye løsninger der og på strekningen med mange rundkjøringer fra Gjølme til krysset ved Shell. Orkdal kommune er i ferd med å ta et initiativ og møter fylkeskommunen 2. november.
b. Fv 710 nå når kampflybasen kommer Her tar Agdenes kommune et initiativ. Andre tiltak: Ny Grana bru og ny Mærk bru i Rennebu er inne blant de sju prioriterte tiltaka i regionens samlerapport, men vil nok komme noe fram i tid. Det samme gjelder Eggbakkan ved Berkåk, som er et mye mer omfattende tiltak og ikke inngår i samlerapporten. Ola T Lånke viste til at Rennebu kommune ser Eggbakkan som viktigere enn bruene, men er mer opptatt av å få bedre standard på E6. Utbedring av fv 65 i Storåsbakkan blir nå tatt inn i samlerapporten ved hjelp av et utredningsarbeid som Multiconsult utfører for regionen. Det var enighet om at fv 714 må fullføres før det igjen kan bli snakk om noen tverrforbindelse fra Snillfjord til Agdenes som for mange kan gi kortere forbindelse til den kommende aktiviteten på Ørlandet. Jon P Husby ber om støtte til Skaun kommunes arbeid med å få utbedret fv 802, som er ett av de sju prioriterte tiltaka i regionen. Reguleringsplanen er på det nærmeste ferdig. Ståle Vaag anbefaler kommunene å betale eller forskuttere reguleringsplanarbeid for sine respektive tiltak, for at disse lettere skal kunne nå opp i vegmyndighetenes løpende prioriteringer. Per Ervik bad om at regionrådet må avgi ei uttalelse mot lav standard på vintervedlikeholdet, der særlig fv 714 er utsatt. Det er aktuelt å be om et møte med vegvesenet for å overlevere uttalelsen, og fylkeskommunen og media må også informeres. Hitra kommune sender over et grunnlagsmateriale, og Ståle Vaag og Sivert Dombu arbeider videre med dette. 3. Regionrådets organisering og oppgaver fra 2013 - budsjett og søknad om skjønnsmidler. Det foreligger så langt ingen avklaring av om det skal ansettes egen ledelse for Orkdalsregionen fra 2013 eller om slike tjenester skal kjøpes inn eksternt. Det er heller ikke avklart hvilken kommune som evt skal være kontorkommune eller hvor stort omfang regionarbeidet skal ha. Fristen for søknad om skjønnsmidler fra fylkesmannen gikk ut 15. oktober. Det er derfor sendt inn søknader med forbehold om formell behandling i regionorganene seinere. Søknadene gjelder både tjenestesamarbeid med ni kommuner, regionen med ti kommuner og SiO med tolv kommuner (egen sak om SiO). AU gikk i sitt møte 28.09.2012 inn for å prioritere følgende tiltak (SiO kommer i tillegg): - IKT-samarbeid - Strategisk næringsplan - Risiko- og sårbarhetsanalyse for samarbeid om Brann/feiertjeneste/redning - Digitalisering av byggesaksarkiv som opptakt til samarbeid på Plan, byggesak, oppmåling og GIS Søknadene er utformet i samsvar med dette. Et budsjettnotat med fire tilhørende søknader var utsendt før møtet. For det løpende arbeidet i regionsekretariatet (ansatt eller innleid) er det i tillegg lagt inn et beløp på 500.000 kroner ut over delprosjektene, noe som tilsvarer rundt et halvt årsverk med tilhørende driftskostnader.
Skisse til samla budsjett: søknadsbeløp egenandel samla kostnad IKT-samarbeid 400.000 400.000 1.000.000 Strategisk næringsplan 250.000 250.000 500.000 Digitalisering av byggesaksarkiv 100.000 100.000 200.000 Risiko- og sårbarhetsanalyse 200.000 200.000 400.000 Sum delprosjekt 950.000 950.000 2.100.000 Løpende regionsekretariat 500.000 500.000 TOTAL SUM 950.000 1.450.000 2.600.000 For ikt-samarbeidet er det lagt inn forventning om et bidrag verdt 200.000 fra fylkeskommunen. Etter gjeldende vedtak fordeles kommunenes egenandeler etter Agdenesmodellen. Det er trolig naturlig å åpne for at ikke alle kommuner deltar i alle delprosjekter. Dersom samla egenandel på 1.450.000 kroner skal fordeles etter Agdenesmodellen, blir fordelinga slik, om en bruker grunnlagstall fra 2010: Frie inntekter 2010 Mulig Andel egenandel Agdenesmodellen 2013 1567 Rindal 97 485 300 0,063 91976 1612 Hemne 161 662 400 0,105 152526 1613 Snillfjord 59 675 200 0,039 56303 1617 Hitra 174 902 000 0,114 165017 1620 Frøya 191 641 800 0,125 180811 1622 Agdenes 93 706 500 0,061 88411 1636 Meldal 170 170 800 0,111 160553 1638 Orkdal 372 772 000 0,243 351704 1657 Skaun 214 840 800 0,140 202699 Sum 1 536 856 800 1,000 1450000 Dersom Rennebu fortsetter som medlem i Orkdalsregionen, vil en andel av kostnadene til sekretariat falle på Rennebu. Alf-Petter Tenfjord orienterte om at svar på søknader om skjønnsmidler kan forventes tidlig i desember. Regionrådet godkjenner de innsendte søknadene om skjønnsmidler. Endelig budsjettvedtak for regionen for 2013 gjøres på regionmøtet 14.12.2012.
Kommunene må i sitt eget budsjettarbeid i mellomtida ta utgangspunkt i den egenandelen som er beskrevet i budsjettskissen ovenfor, med fordeling etter Agdenesmodellen. 4. Møteplan for 2013. Utkast var sendt ut før møtet. AU går inn for å holde felles møte i Rindal med Orkidekommunene annenhvert år heretter, neste gang i 2014. Regionrådet vedtar utkastet til møteplan, som straks sendes til kommunene. 7. Er det tjenlig å utarbeide en strategisk næringsplan for Orkdalsregionen i 2013? Denne programposten var lagt opp med eksterne innledere og deretter åpen drøfting. - Erfaringer med næringsplanlegging i vår region v/regionrådgiver Rune Jørgensen, Fjellregionen - Med en fot i hver region - Orkdalsregionen sett i lys av våre erfaringer med næringsplan for Trondheimsregionen v/ove Snuruås, Orkdal kommune - Hva er suksesskriterier for regionalt næringssamarbeid - og er denne regionen høvelig stor? v/rådgiver Torbjørn Wekre, Distriktssenteret i Steinkjer - Hvordan vil en strategisk næringsplan for Orkdalsregionen passe inn i fylkeskommunens næringssatsing? v/ole Harris Hanssen Representanter for lokale næringsforeninger, næringshager og bedrifter var invitert til å delta. Viktige innspill fra innlederne: - Dialogen og prosessen er viktigere enn sjølve plandokumentet. - Ansvar for oppfølging og iverksetting av ulike tiltak må plasseres entydig - Framdriftsplanen for iverksetting må være realistisk - Næringslivet i regionen bør ha ei svært aktiv rolle i planprosessen - Kommuner som deltar i to regioner, kan ikke ha motstridende strategier - Orkdal kommune tar gjerne ei ledende rolle og håper at en kan bruke malen fra Trondheimsregionen - Kampflybasen vil være et viktig tema - Fylkeskommunen har bidratt med midler til prosessen i Trondheimsregionen Torbjørn Wekre stilte følgende vanskelige spørsmål som bør besvares før en setter i gang: - Er ulikhet mellom kommuner en styrke eller svakhet for et regionalt næringssamarbeid? - Er avstandene innad i regionen et problem mht. et godt regionalt næringssamarbeid? - Er det mulig å samle seg om noen få satsingsområder? - Kan enkeltkommuner shoppe regional næringsutvikling litt her og litt der? - Aksepterer alle kommunene Orkdal som det naturlige geografiske knutepunktet innenfor regionsamarbeidet?
- Er det vilje til å legge inn nødvendige ressurser fra enkeltkommunene til operasjonalisering av regionale mål og strategier? Presentasjonene deres sendes ut sammen med referatet. Det var tydelig stemning i møtet for å gå videre med denne saken. Regionrådet ber om at prosjektleder Sivert Dombu sammen med Ove Snuruås i Orkdal kommune utarbeider et beslutningsgrunnlag om felles næringsplan til neste møte i regionrådet. C. SiO-saker 6. Helsesamarbeidet (SiO) Svein Henry Berdal oppdaterte på vegne av vertskommunen Orkdal. Det er sendt søknad om skjønnsmidler fra fylkesmannen til videreutvikling av helsesamarbeidet i 2013. Budsjettet for dette er på 2.000.000 kroner, der halvparten er egenandel for deltakerkommunene. Søknaden uten vedlegg ble utdelt under møtet. Det er mulig, men neppe sannsynlig at drifta av sengeposten kan generere et overskudd som kan brukes til egenandel knytta til utviklingsarbeid. Videre er det så langt uavklart om det finnes noen økonomisk reserve fra SiO-prosjektet som kan overføres til vertskommunenemnda for bruk til slike formål. Det er sannsynlig at det må tilføres nye egenandeler fra kommunene, og dette må kommunene være kjent med under sitt budsjettarbeid høsten 2012. Drifta må starte i desember for å løse ut statstilskottet for 2012, men permanente lokaler blir ikke ferdige, så en må starte midlertig i leide lokaler. Signerte vertskommuneavtaler må komme på plass før oppstart. Orkdal prøver å få på plass en avtale med St Olavs Hospital om at våre egne investeringer i lokalene vil bli refundert dersom avtalen seinere må opphøre. Det har vist seg å være krevende å rekruttere lege. Daglig leder bør delta på neste møte i styringsgruppa, som trolig blir det siste før vertskommunenemnda tar over oppgavene. Rådmann Knut Haugen i Surnadal bad om å få en enkel presentasjon til bruk i kommunestyret ved behandling av de to saksframlegga om SiO. Ett av dem gjelder etablering av samhandlingsenheten og det andre gjelder godkjenning av de to vertskommuneavtalene. Ola T Heggem bad etter samråd med Svein Henry Berdal om at Sivert Dombu lager en slik presentasjon og sender den ut til kommunene så snart som mulig. Dombu orienterte om at lovhenvisninger om vertskommunesamarbeid med nemnd flere steder i vertskommuneavtalene ikke er fullt oppdaterte. Dette må rettes opp i avtaledokumentene som signeres. Videre er opplegget for klagenemnda lite beskrevet i vertskommuneavtalene og saksframlegget. Kommunelovens 28-1g sier at alle kommuner må velge hver sin representant til klagenemnda, men at fem av dem i hvert enkelt tilfelle trekkes ut til å delta i klagebehandlinga. Omtale av disse spørsmåla sendes ut sammen med presentasjonen som er nevnt ovenfor.
Styringsgruppa godkjenner søknaden om skjønnsmidler til SiO. Det bør også søkes om skjønnsmidler fra fylkesmannen i Møre og Romsdal. Endelig budsjettvedtak for felles utviklingsarbeid i 2013 gjøres på regionmøtet 14.12.2012. Kommunene må i sitt eget budsjettarbeid i mellomtida ta utgangspunkt i en mulig egenandel på inntil 1 mill kroner, med fordeling etter Agdenesmodellen. Meldal, 25.10.2012 Med vennlig hilsen Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen Sivert Dombu prosjektleder mobil 957 85 911 sivert.dombu@meldal.kommune.no