INNHOLDS- FORTEGNELSE 1 Formål 2 Intervjugruppe 3 Intervjuet 3.1 Noen grunnregler 3.2 Hvordan starte intervjuet 3.3 Spørsmål 4 Oppsummering / vurdering 5 Referansesjekk 6 Innstilling 2
1 FORMÅL Formålet med intervjuguiden er å gi veiledning til ledere og andre som skal gjennomføre intervjuer 2. INTERVJUGRUPPE Intervjuer foretas av leder, representant fra aktuelle fagorganisasjoner og eventuelt andre. Representant fra aktuelle fagorganisasjoner skal inviteres til å delta. Kontaktperson fra organisasjon og personalseksjonen (OP-seksjonen) kan delta ved tilsetting av ledere, spesielle fagfunksjoner og eventuelt dersom det trenges en objektiv part. 3 INTERVJUET 3.1 NOEN GRUNNREGLER Intervju bør gjennomføres selv om søkeren er kjent og/eller intern. Endring i stilling vil som regel medføre endring i funksjon og avklaringer tas på intervju. Vær oppmerksom på fallgruver! Førsteinntrykket trenger ikke stemme. Vær også oppmerksom på de mekanismene som gjør at vi lettere ansetter folk vi liker, og folk som er like oss selv. Tenk gjennom hvilke egenskaper som trenges til den aktuelle jobben, og sammensetningen på arbeidsplassen. Møt foreberedt og les søkernes papirer godt. Er det noe du lurer på i tilknytning til søknaden? Er den ufullstendig? En søknad kan ofte si mye om personlighet og hvor lyst en søker har på den aktuelle stillingen. Avtal hvem som er ansvarlig for intervjuet og hva som forventes av de andre deltakerne. Husk på å sørge for at dere får sitte uforstyrret under intervjuet. Vurder utlysingsteksten opp mot aktuelle spørsmål. Husk at du i utlysningsteksten la premissene for hvilken type søker du ønsker inn i stillingen. Er det tydelig at du ikke har truffet målgruppen skyldes det kanskje utlysningsteksten, og du kan vurdere om du skal gå videre i tilsettingsprosessen, eventuelt lyse ut stillingen på nytt med annen tekst eller i et annet fora. 3
Legg egne meninger og ideer om søkerne til side når dere går til intervjuet. Møt med åpent sinn. Legg ikke svaret i munnen på søkeren. Vær interessert, observer søkeren og la søkeren snakke mest. Unngå revolverintervju stilen. Dersom det dukker opp spørsmål i ditt hode underveis, still dem! I stillinger som innebærer lederansvar vil det være relevant å spørre mer inngående for å finne ut om søkers personlighet og egnethet til jobben, se pkt 3.3.4 Dersom det til vikariater er interessante søkere som bor langt unna arbeidsplassen, kan man i første omgang vurdere å ta i bruk telefonintervju eller telestudio samt referansesjekk. Vi minner om reglene i Arbeidsmiljøloven kapittel 13. vedrørende forbud mot direkte og indirekte diskriminering på grunn av politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner, seksuell orientering, funksjonshemming og alder ( 13.1). 3.2 HVORDAN STARTE INTERVJUET - Hils søkeren velkommen. - Presenter intervjupanelet. - Spør hva søkeren vet om den konkrete jobben og om arbeidsplassen. - Gi en kort introduksjon av Nordland fylkeskommune og driftsenheten. - Gi en kort informasjon om den aktuelle avdeling og arbeidsoppgavene ut fra stillingsbeskrivelsen. - Angi tidsrammen for intervjuet, antall søkere og hvor mange som er innkalt til intervju. - Har søkeren noen spørsmål? Videre er det satt opp en del forslag til temaer som det kan være nyttig å ta opp. Samtalen må alltid legges opp individuelt ut fra stillingens karakter og den enkelte søkers spesielle forhold. Det er selvsagt ikke nødvendig å bruke alle spørsmålene. Arbeidsgiver må ikke i utlysing etter nye arbeidstakere eller på annen måte be om at søkerne skal gi opplysninger om seksuell orientering, hvordan de stiller seg til politiske, religiøse eller kulturelle spørsmål eller om de er medlemmer av arbeidstakerorganisasjoner, jfr aml 13.4. 4
3.3 SPØRSMÅL 3.3.1 SØKERENS MOTIVASJON - Hvorfor søker du jobben hos oss? - Hvorfor søker du deg bort fra din nåværende jobb? - Ved interne søkere: har du kjennskap til vår avdeling, positivt / negativt? - Hva slags forventninger har du til en jobb hos oss? - Ser du for deg at dette er en stilling du vil komme til å bli i lenge? Karrieremål? 3.3.2 SØKERENS PERSONLIGHET, KVALIFIKASJONER OG FRITID - Beskriv deg selv, hvordan er du som person. Dersom han/hun ikke får til det, spør hvordan en evt samboer/nær venn ville beskrevet han/henne. - Fortell om deg selv. Hvordan bruker du fritiden? Hvorfor? - Det er flere søkere til denne stillingen. Gi meg noen grunner til at vi skal velge deg? Hva kan du tilføre oss? - Er det noen arbeidsoppgaver som du tror vil være vanskelig i en slik jobb? Hvorfor? - Si noen egenskaper du har som vil være nyttig i en slik jobb? - Hva liker du best å jobbe med og hva liker du mindre godt å jobbe med? - Hvordan ser du på det å jobbe under tidspress/stressende arbeidssituasjon? - Er det noen mennesker du synes det er vanskelig å samarbeide med? - Hva slags type mennesker samarbeider du godt med? - Hvordan takler du å gi og få kritikk? Er du flink til å gi tilbakemeldinger? - Hva blir de største utfordringene i denne stillingen, faglig sett? Og personlig for deg? - Gå gjennom søkerens historie, og still konkrete spørsmål i forhold til utdanning, tidligere og nåværende arbeidsplasser - La søkeren forklare eventuelle "hull" i sin karriere. Styr samtalen 5
3.3.3 ARBEID OG RESULTATER - Informer om avdelingens arbeid og dersom det er noe spesielt som pågår i avdelingen - Holder du et stabilt arbeidstempo? - Hvordan foretrekker du å arbeide, alene eller sammen med andre? - Hvilken rolle tar du på deg i en samarbeidssituasjon? - Har du opplevd konfliktsituasjoner i tidligere arbeidsforhold? Hvordan ble disse løst? - Klarer du å skille mellom person og sak? - Dersom jeg ringer dine referansepersoner, hva tror du de kommer til å si om deg? - Beskriv for oss det arbeidsmiljøet du trives best i - Hva bidrar du med for å få et godt arbeidsmiljø? - Hva motiverer deg i jobb / hva slags arbeidsoppgaver liker du best å jobbe med? - Hvordan er arbeidsdagen din når du yter mest? - NFK er i stadig endring og omstilling. Hvordan takler du endring i arbeidsoppgaver og omstillingsprosesser? - Hvordan forholder du deg til beslutninger du er uenige i? 3.3.4 SPESIELT FOR LEDERSTILLINGER - Fortell om prosjekter du har vært ansvarlig for og hvordan det gikk? - Fortell om de resultatene du er mest fornøyd med i din lederjobb? - Hva gjorde du for å oppnå resultatene? - Hvordan vil du jobbe for å få legitimitet som leder? - Hva gjør du for å motivere dine ansatte? - Har du tenkt igjennom og er tydelig på hvilke forventninger du har til dine medarbeidere? - Hva slags arbeidsstil og lederstil har du? - Fortell om konfliktsituasjoner du som leder har håndtert? - Spesielt for mellomleder/avdelings leder stillinger: Mellomlederjobben skal håndtere krav fra ledernivået over og lede sine ansatte og kollegaer. Dette er en mellomposisjon og kan ofte være en vanskelig jobb. Har du tenkt på det og hvordan du vil komme til å takle det? 6
3.3.5 SPØRSMÅL / AVKLARINGER - Hvordan er ditt forhold til rusmidler? Hva gjør du hvis noen i din avdeling får problemer i forhold til rus? (Henviser til AKAN retningslinjer). - Røyker du? Hva synes du om røykfrie arbeidsplasser? - Er det forhold ved deg som vi som arbeidsgiver bør kjenne til? - Hvordan er helsen din i forhold til denne jobben? - Har du noen spesielle behov for tilrettelegging? - Har du andre jobber / bijobb? Har du eierforhold i konkurrerende virksomhet som vi bør ha kjennskap til? - Har du slektsforhold / nære relasjoner til noen ansatte i Nordland fylkeskommune? Hvilken avdeling? 4 OPPSUMMERING / VURDERING I ETTERKANT - Svarte søkeren på spørsmålene? - Hvilket inntrykk sitter du igjen med? - Er søkeren riktig person i forhold til arbeidsoppgaver og arbeidsplass? 3.3.6 AVSLUTNING - Har du søkt andre jobber? - Lønn, avklare forventning til lønnsnivå, evnt spørre om dagens lønn? - Hvis du får tilbud om stillingen, kommer du til å takke ja? - Når kan du eventuelt tiltre / hvor lang oppsigelsestid har du? - Orientere om videre saksgang 7
5 REFERANSESJEKK Gjør det til hovedregel alltid å innhente referanser før ansettelsen. Referansepersoner som er oppgitt i søknaden kan man ringe til uten å be om tillatelse fra søkeren. Dersom det er personer du ønsker å snakke med som ikke er oppgitt, for eks. nåværende leder, gi søkeren beskjed på forhånd. Referanser innhentes som hovedregel etter intervjuene og kun for dem som er aktuelle for å bli tilbudt stillingen / innstilt. Alle som er innstilt til jobben skal det innhentes referanser på. I spesielle tilfeller kan man innhente referanser i forkant, eks for å avklare egnethet før man vurderer intervju. Dersom det i referansesjekken kommer fram opplysninger som får betydning for innstillingen, bør søkeren informeres om dette. 5.1 REFERANSESPØRSMÅL - Vedkommende søker stilling hos oss som og har oppgitt deg som referanse. Kjenner du vedkommende og kan du i så fall svare på noen spørsmål? - Hva slags kontakt har du hatt og eller har med personen? - Kan du kort beskrive han / henne? - Kan du si noe om hvilke arbeidsoppgaver han/hun har hatt, og eventuelle endringer i arbeids oppgaver? - Hvordan ble disse arbeidsoppgavene løst? Hva klarte personen best, og hva eventuelt mindre bra? Hvordan ble nye utfordringer taklet? - Vet du årsaken til at han/hun søker seg ny jobb? - Er det spesielle ting du kan trekke frem som positivt fra hans/hennes arbeid? REFERANSESPØRSMÅL FORTS. - Har du noe negativt å si om personen? - Hvordan har han/hun fungert sosialt, og hvordan har samarbeidet vært med kollegaer og ledelse? - Hadde du noe å utsette på hans / hennes ærlighet, personlige fremtreden, ordenssans o.l.? - Var han/hun mye fraværende p.g.a. sykdom, eller av andre årsaker? Hvilke? Forhold til alkohol / rusmidler? - Har han/hun hatt noen administrative oppgaver eller lederoppgaver? I tilfelle, hvordan har dette gått? - Ville du ansatt han/hun igjen i dag i samme stilling? I en annen stilling? Hvorfor/hvorfor ikke? 6 INNSTILLING Etter avsluttet intervjurunde og innhentet referansesjekk skal det lages en innstilling. Det er viktig å huske på at innstillingen er bindende. Takker nr 1, 2 og 3 nei til jobben og det er 4 på lista, så får nr 4 tilbudet. Det må derfor kun innstilles søkere som er vurdert som aktuelle for stillingen. Søkere har krav på å få vite innstillingen, men de har ikke krav på å få vite vurderingene som ligger til grunn. Informer søkere som har vært på intervju om innstillingen. 8
WWW.NFK.NO