Styresak 27/2008 - Investeringsplan for ambulansestasjonene i Helse Finnmark HF

Vår dato: Saksbehandlere:Hanne Bentsen/Jan-Erik Hansen og Jens Herstad Dato. 19.05.2008 Styresak 27/2008 - Investeringsplan for ambulansestasjonene i Helse Finnmark HF Innledning Ved nyttår overtok Helse Finnmark ansvaret for driften av alle ambulansestasjonene i fylket. De fleste kontrakter er nå undertegnet. Forsatt gjenstår det å få en varig avtale på plass med Alta Ambulanse. I tillegg til dette er det ikke undertegnet kontrakt med Mehamn da vi fortsatt venter på noen opplysninger om stasjonen før vi kan utforme den endelige kontrakten. Årsaken til at det har tatt noe lengre tid med enkelte av kontraktene er at alternative lokaler har vært vurdert. Arbeidet med å overta ambulansen har vært en omfattende og tidkrevende prosess. Ved flere av de stasjonene der vi har overtatt et leieforhold trenges det omfattende oppgraderinger i bygningsmassen for å tilfredsstille gjeldende forskrifter i arbeidsmiljøloven. I denne saken legges det fram et forslag til rekkefølge på oppgradering av de ulike stasjonene. Prioriteringene er gjort ut fra stasjonens tilstand og utsikter til videre leie. Tilstand ved stasjonene Den bygningsmessige tilstanden ved ambulansebyggene er gjennomgående dårlig. På slutten av fjoråret ble det gjennomført en kartlegging av alle ambulansestasjonene i Finnmark. Hensikten var å få et inntrykk av dagens forhold og diskutere muligheter for utbedringer eller se etter alternative lokaler. Kartleggingen viste at flere av stasjonene trenger omfattende oppgraderinger for å møte dagens krav til arbeidsmiljø. Arbeidstilsynets forskrift av 16.02.1995 nr. 170 Veiledning til forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler er benyttet i vurderingen som ligger til grunn for de prioriteringer som er gjort i denne saken. I forskriften stilles det krav om bl.a. gulvareal, romhøyde, dagslys, atkomst, rekkverk, ventilasjon og garderobe. Alle stasjonene har i dag én eller flere mangler som bør utbedres i løpet av de neste tre - fem år. Vedlegg 1 viser en liste over stasjonene og deres tilstand. I tråd med styrets ønske har foretaket vært i kontakt med alle aktuelle kommuner for å avklare om de ønsket å være samarbeidspartner for å få til egnede lokaliteter. Enkelte av kommunene vi har vært i kontakt med sitter i dag klare med planer for ombygging /tilbygg. Ved å inngå intensjonsavtale med en kommune aksepterer vi at utleier starter en bygge- /ombyggingsprosess med de konsekvenser det medfører i form av økt husleie. Helse Finnmark tar ikke ansvar i selve byggeprosessen, men krever å få godkjenne byggeplaner og retten til å ha minst en representant i styringsgruppen for prosjektet. Stasjonene er delt inn i tre kategorier etter antall ansatte ved stasjonen. De store stasjonene med 2 3 biler og 10 12 ansatte har et arealkrav på ca. 180 kvm. De mellomstore stasjonene med 2 biler og 7 8 ansatte ligger på ca. 170 kvm og de små stasjonene med 1 bil og 4 5 Side 1

ansatte har et arealkrav på ca. 125 kvm. I foreliggende arealkrav er det satt opp krav til trimrom. I praksis viser det seg at trimlokaler er en utfordring å tilrettelegge for, selv i nye lokaler, da slike lokaler krever en viss størrelse. Ved flere av stasjonene ser man derfor på alternative løsninger ved å inngå avtale med private trimsentre i kommunen. Nevnte arealkrav kan derfor reduseres noe. I Alta har det vært nedsatt en takstnemnd bestående av tre sakkyndige takstpersoner som skulle utarbeide en takst på bygningen der hvor Ambulansetjenesten Alta AS er lokalisert. Takstnemnda har utarbeidet en takst på bygningen som ligger noe under taksten som eier tidligere har presentert for foretaket, både for salg og for leie. Vi betaler i dag en leie som ligger over den nye utarbeidede taksten. Det pågår samtaler med eier av stasjonen om videre leie av bygget. Ved to av de andre stasjonene er leien også vurdert til å være høy sett i forhold til tilstand og beliggenhet. I Kirkenes har utleier økt leien med 162% fra kr. 90 000.- til kr. 236 000.- ved Helse Finnmarks overtakelse av ambulansestasjonen. Alternative lokaler har vært vurdert, men ikke funnet hensiktsmessige for vårt formål. Ambulansestasjonen planlegges flyttet til sykehusområdet i forbindelse med renoveringen av sykehuset. Midlertidige løsninger som et alternativ til dagens lokaler bør vurderes i mellomtiden. Stasjonen i Kautokeino er den andre stasjonen der vi anser leien til å være for høy i forhold til standard og beliggenhet. Stasjonen er en ombygd låve inne på privat grunn. Bygget egner seg ikke til ambulansevirksomhet og utleier har også der satt opp leien med over 200% etter foretakets overtakelse av kontrakten. Alternativer til dagens stasjon finnes ikke i Kautokeino. Eieren har uttalt at han har behov for bygget selv. Det haster derfor å komme i gang med bygging av en ny stasjon. Vi har hatt møter med Kautokeino kommune for å avklare om de ønsker å stå som byggherre for en ny ambulansestasjon. Det ønsker kommunen ikke, med henvisning til høy gjeldbelastning og mangel på ressurser som kan følge opp byggeprosessen. Et privat selskap der en av våre ansatte også har eierinteresser har tilbudt seg å bygge en ambulansestasjon i tilknytning til et annet bygg som skal oppføres. Tomten som er tildelt ligger gunstig til bare et steinkast fra helsesenteret. Foretaket har rådført seg med Helse Nord i denne saken som anbefaler at Helse Finnmark står som medeier i et eventuelt nybygg. For å sikre en rettferdig konkurranse, er administrasjonens forslag i dette tilfellet at vi går ut i markedet for å be om tilbud på langsiktig leie av en stasjon. Dersom det viser seg at markedet ikke kan tilby gode løsninger, må vi vurdere selv å gå inn som eier. I vedlegg 1 er det satt opp en oversikt over utleier, antall ansatte, tilstand, størrelse og pris på dagens lokaler, planer framover og en foreslått prioritet for oppgradering av stasjonene. Det er viktig å merke seg at prioriteringene som framkommer er gjort med bakgrunn i et helhetlig perspektiv og en realistisk framdrift på ombyggingsprosjektene. Oppgitt leiesum er eksklusiv strøm og andre driftskostnader. Finansiell leasing Forholdet mellom helseforetaksloven 33, langsiktig leie og finansiell leasing Helseforetaksloven 33 oppstiller i utgangspunktet et forbud mot at helseforetaket kan oppta lån. Det må, dersom dette skal kunne gjøres, tas inn en adgang til dette i vedtektene, jf. Side 2 av 8

bestemmelsens første ledd. Foretaket kan ikke overskride låneopptaksrammen som er gitt gjennom vedtektene, jf. også helseforetaksloven 11 nr. 8. Den leieform som fremstår som mest ønsket både i Investeringsplan for ambulansestasjonene og i praksis, er at foretaket inngår til dels svært langsiktige leieavtaler med private eller kommunale utleiere, men at helseforetaket har stor innvirkning på lokalenes utforming etc. I de tilfelle hvor det blir oppført nye lokaler vil helseforetaket måtte ha svært stor innvirkning på utformingen. Det er, i og med at ambulansevirksomhet stiller en del krav til lokalitetene, viktig at vi som leietaker kan komme med innspill i forhold til lokalenes beskaffenhet Riksrevisjonen har tidligere ved flere anledninger tatt opp helseforetakenes praksis med langsiktige avtaler på dette feltet. Fra Riksrevisjonens årlige revisjon og kontroll 2006 med Helse- og omsorgsdepartementet hitsettes: Helse Nord RHF Riksrevisjonen har rapportert til Stortinget om helseforetakenes bruk av finansielle leieavtaler flere år på rad. Riksrevisjonen finner det derfor kritikkverdig at Universitetssykehuset i Nord-Norge HF i 2006 inngikk nye avtaler som kan anses som finansiell leasing i strid med helseforetaksloven 33. 1 Når det gjelder avtalene om leie av ambulansestasjoner i Helse Nord, har Riksrevisjonen merket seg at det er satt i gang en vurdering av om disse er å betrakte som langsiktige lån, og at de vil bli avsluttet dersom så er tilfelle. 2 Fra skatteetatens nettsider hitsettes om finansiell leasing 3 : 1.1 Generelt Leasing er en spesiell form for leie, hvor finansieringsmomentet er fremtredende. Det er vanligvis tre parter i forholdet: Selger av et formuesobjekt, et finansieringsselskap (kjøper) og leaser (bruker), som ved leasingkontrakten leaser av kjøperen. Det er vanlig å lease både løsøregjenstander, fast eiendom, skip og fly. Den alt overveiende del av leasingen i Norge forestås av finansieringsselskapene, men også andre kan inngå leasingkontrakter. Regnskapsmessig er det vanlig å skille mellom finansiell og operasjonell leasing. Skattemessig anses begge i utgangspunktet som leieavtaler, men det må foretas en konkret vurdering av om realiteten bak en leasingavtale likevel er kjøp på avbetaling. 1.2 Finansiell leasing 1.2.1 Generelt Det karakteristiske ved finansiell leasing er at det er et finansieringsselskap eller eventuelt en annen som etter leasers (brukers) ønske og spesifikasjoner kjøper og betaler leasingobjektet, 1 Riksrevisjonen: Helse- og omsorgsdepartementet - årlig revisjon og kontroll for 2006: http://www.riksrevisjonen.no/nr/rdonlyres/1be72686-dbd0-49ca-8aa1-8715010a9f13/0/dok_1_2007_2008_helseogomsorgsdept.pdf, s. 102, høyre spalte 2 L.c, s. 104, høyre spalte. 3 http://www.skatteetaten.no/templates/handbok.aspx?id=66983&epslanguage=no&mainchapter=66999&chapt er=67002#x67002 Side 3 av 8

hvorpå det leases til brukeren for en lengre periode. Minimum leasingperiode er ofte kortere enn gjenstandens økonomiske levetid. Når minimumsperioden er ute, har leaseren normalt rett til å fortsette leasingforholdet for en redusert leie, vanligvis 1/12 av tidligere leie (ved regulær løsøreleasing), dvs. månedsleien går over til å bli årsleie. Finansiell leasing foregår kontraktsteknisk på to måter: Ved direkte leasing eller ved diskontert leasing. 1.2.2 Direkte leasing Direkte leasing kommer i stand som beskrevet i pkt. 1.2.1 «Generelt». Etter anmodning fra leaser (bruker) og etter hans spesifikasjoner kjøper et finansieringsselskap inn et bestemt leasingobjekt. Dette gjennomføres ved inngåelse av en regulær kjøpekontrakt. Finansieringsselskapet betaler kjøpesummen til selger. Ved en leasingkontrakt leies så objektet til leaser mot en månedlig leie. Hvis leasingforholdet ikke fortsetter utover kontraktsperioden, leveres leasingobjektet tilbake til finansieringsselskapet, eller det forhandles med leaseren om kjøp. Langsiktige leieavtaler er løsningen som er valgt ved inngåelse av leieavtalene for øvrige stasjoner, hvor vi stort sett har trådt inn i eksisterende avtaler. Den langsiktige leieformen som fra foretakets side pr i dag er mest ønskelig også for nye stasjoner er antakelig i en gråsone for helseforetakets kompetanse etter helseforetaksloven 33 om forbudet mot låneopptak, da det innebærer en så langsiktig og omfattende forpliktelse at den vil ligge i grenseland mot låneopptak i forhold til vedtektene. Saken har vært forelagt eieravdelingen i Helse Nord. De har foretatt en vurdering som konkluderer med at foretaket har anledning til å inngå 10-årige avtaler med opsjon på 5 pluss 5 år. Det betyr at utleierne ikke kan påregne å dekke inn investeringskostnadene med fortjeneste fullt ut over 10 år, men avskrives over 20 år, slik at de tar en risiko. Dette ligner på det som gjøres ved tilsvarende anskaffelser. Vi anser da at det er innenfor foretakets kompetanse å inngå langsiktige kontrakter som skissert, så lenge dette ikke er en fordekt operasjon for å unngå låneopptak. Forskjellen mellom å leie så langsiktig som det her er tale om og å eie, vil være at vi etter utløp av leieperioden ikke sitter igjen med eiendommen, noe vi ville gjøre ved et ordinært låneopptak og nedbetaling. Det er muligens grunn til å vurdere flere alternativer enn langsiktig leie. Økonomiske konsekvenser av investeringer i nye ambulanselokaler Det er to forhold som vil bli berørt nedenfor. For det første hvilken total økonomisk effekt vi vil anslå at en standardforbedring vil gi. Det andre er om det er noen forskjeller i kostnad knyttet til ulike anskaffelsesmåter. Økonomisk effekt av utbedring av stasjoner Totale leieutgifter for dagens lokaler beløp seg til ca. 1,78 mill. kr. årlig før foretaket overtok. I og med inngåelse av nye kontrakter og utbedrede lokaler, er disse leiekostnadene p.t. ca. 3 mill.kr.inkludert driftskostnader på byggene. Tabell 1 viser de økonomiske konsekvensene ved å gi tillatelse til igangsettelse av utbedringer på eksisterende og bygging av nye ambulansestasjoner. Samlet leieutgifter på kapital etter utbedringer er foretatt vil øke med ca. 1,5 mill.kr. og beløpe seg til rundt 3,3 3,6 mill. + årlig prisjustering. Driftskostnader for byggene er ikke tatt med i beregningene over. Er det forskjell i kostnader på eie eller leie? Side 4 av 8

Vi beskriver først sannsynlige kostnader ved å eie stasjonene: Dersom arealnormen følges, og vi trekker bort ca 5 kvm for trimrom, vil arealbehovet i stasjonene kunne beskrives slik: 4 små stasjoner 4 x 125 kvm= 500 kvm 9 store eller mellomstore 9 x 170 kvm= 1.530 kvm Tilsammen 2.030 kvm 3 stasjoner holdes foreløpig utenfor; Alta, Hammerfest og Kirkenes. Vi har fått inn byggepris på to større stasjoner, de ligger på ca. 3 mill.kr. Kvm pris blir da 17-18.000 pr kvm. Nybygg av hele arealet tilsvarer en kostnad på ca. 36 mill.kr. Med avskrivningstid på 30 år, rentekostnad 6%, kan kapitalkostnader vises slik: Arealbehov Sannsynlig byggepris pr kvm Investering Avskrivning, pr år Rentekostnader, snittberegning, pr år Vedlikehold, 2 % Antatt årlig kostnad kapital 2.030 kvm ca. 18.000 kr. 36 mill.kr. 1,218 mill.kr. 1,086 mill.kr. 0,730 mill.kr. 3,035 mill.kr. Dette tilsvarer en leiepris på i underkant av 1.500 pr kvm, da er det nye funksjonelle lokaler vi snakker om. Dette bør være øvre grense. Ved lavere byggekostnad, mindre areal, bruk av allerede eksisterende bygninger osv. bør prisen kunne bringes noe ned. Priseksempel: En ambulansestasjon i Vadsø anslås å koste ca 3 mill.kr. Årlig kostnad knyttet til kapital (regnet som annuitet for enkelhets skyld) blir ca. 216.000 kr. Antydet leiekostnad i Vadsø er 220.000 kr. Det kan tyde på at andre utbyggere vil kunne levere like gode priser som vi vil kunne oppnå i egen regi. Dette er også erfaringen fra mange andre bransjer når det gjelder eiendom. Det må gjøres en vurdering i det enkelte tilfelle av om leiepris ligger på et rimelig nivå. Bygging i egen regi kan vi beregne i det enkelte tilfelle, og sammenligne med leiepriser i markedet. Dersom leiemarkedet kan gi oss tjenesten tyder beregningene på at det er lite å hente ved at vi selv gjør dette. Det er i alle fall ikke åpenbart at foretaket vil spare noe på eide lokaler kontra leide. Andre økonomiske forhold som angår dette valget mellom eie og leie, er risiko/driftskostnader og tilgjengelig kapital. Fordelen ved at andre eier og drifter bygget vil være at foretaket reduserer sin risiko med å følge opp bygg uten egne driftsansvarlige på hvert enkelt sted. For å investere i lokaler, vil det være nødvendig å ha investeringsmidler tilgjengelig. Dette ser ut til å bli et vesentlig problem fremover. Ambulansedriften har hittil vært basert på at det ikke er bundet egen kapital i bygg til dette, men at det dekkes løpende gjennom driftsbudsjettet. I og med at Helsedepartementet er opptatt av å begrense investeringsrammer, så er det begrenset med kapital tilgjengelig. Det vurderes å være vanskelig å ta inn en ny gruppe eiendeler i foretaket i denne situasjonen. Spørsmålet om investeringsrammer taler klart for å fortsette praksis med leie. Side 5 av 8

Forslag til investeringer i prioritert rekkefølge De store avstandene i Finnmark krever god planlegging og styring for å oppnå en effektiv ambulansedrift i fylket. Nasjonale føringer legger vekt på at spesialisthelsetjenesten har et godt og utstrakt samarbeid med de kommunale helsemyndigheter. Ved overtakelse av stasjonene har det vært gjennomført kommunebesøk i samtlige kommuner. Hensikten med besøkene har vært å se på mulighetene for flytting av stasjonen til eller i nærheten av helsesenteret. Kommuneledelsen i de fleste kommunene er positiv til å se på løsninger for å knytte ambulansepersonellet tettere opp mot helsesenteret. Ved flere av stedene ser man synergieffekter ved å ha ambulansen tilstede på eller i nærheten av helsesenteret. Kommuner er i dag ikke merverdiavgiftspliktige og har derfor mulighet til å få refundert merverdiavgiften på sine investeringer. En betingelse for at kommunen skal kunne benytte seg av refusjonsordningen er at de ikke har egen vinning av investeringen og at investeringen tjener deres formål. Vi har fått opplyst av teknisk sjef i Honningsvåg at den gunstige merverdiavgiftsordningen som gjelder for kommunene i dag utløper ved årsskiftet. I prioriteringene under er dette tatt hensyn til. Tabellen under viser en foreslått investeringsplan på stasjonene. Prioriteringene er gjort ut fra følgende kriterier: Tilstanden og forhold på stasjonen i dag. Spesielt de stedene der gulvarealet er for lite i forhold til antall ansatte på jobb, er dette tatt hensyn til i prioriteringen (gjelder f.eks. Vadsø, Øksfjord, Vardø, Berlevåg, Båtsfjord) Kontraktslengde. Der vi har en midlertidig kontrakt med utleier er dette tatt hensyn til i prioriteringen (gjelder Honningsvåg og Kautokeino) Forskjellen mellom ny og gammel husleie. Der husleien ikke vil øke vesentlig, men hvor forholdene blir relativt mye bedre er dette tatt hensyn til. De kommuner som har planene klare og hvor forholdene tilsier at vi må inn i nye lokaler er disse forsøkt prioritert i år for at kommunen skal kunne benytte seg av refusjonsordningen for mva-avgiften, noe som igjen betyr en redusert utleiepris til Helse Finnmark. I kolonnen for stipulert husleieøkning er det estimert ny husleie på bakgrunn av de foreløpige kostnadsoverslag som vi har mottatt fra utleier etter at oppussing av gamle lokaler evt. oppsett av nybygg er gjennomført. Side 6 av 8

Tabell 1: Prioritert rekkefølge og kostnader ved kvalitetsheving stasjoner Stasjon Prioritet Forslag til igang- Stipulert husleie- Merknad settelse økning Vadsø 1 Vår 2008 275% 220 000 Honningsvåg 2 Vår 2008 233% 210 000 Kautokeino 3 Vår 2008 66% 120 000 Øksfjord 4 Vår 2008 112% 74 000 Karasjok 5 Vår 2008 13% 16 000 Berlevåg 6 Vår 2008 466% 185 220 Vardø 7 Vår 2009 237% 158 160 Mehamn 8 Vår 2009 346% 174 600 Båtsfjord 9 Vår 2009 162% 139 080 Tana 10 Vår 2009 106% 98 000 Lakselv 11 Vår 2010 15% 22 800 Hasvik 12 Vår 2010 105% 51 124 Kjøllefjord 13 Vår 2010 27% 19 200 Alta 14 Vår 2010 10% 30000 Kirkenes Ikke 2011 Ikke tatt satt med Hammerfest Ikke 2012/2013 Ikke tatt satt med Total økning av leiekostnader 1 530 184 Mange ansatte som arbeider under særdeles små forhold. Vi er i dialog med kommunen om ny ambulansestasjon i tilknytning til helsesenteret. Kommunen vil stå som byggherre. Har en kortsiktig kontrakt med utleier. Planer for tilbygg foreligger. Kommunen vil stå som byggherre. Har en kortsiktig og dyr kontrakt med utleier. Vurderer privat byggherre. Ambulansepersonell har i dag ikke egnede stasjonslokaler. Vurderer et alternativ i de gamle lokalene til NAV. Dersom dette blir aktuelt må det bygges kun et nytt garasjebygg. Utleier ønsker å utbedre lokalene som vil gi en stor effekt for de ansattes arbeidsforhold på stasjonen. Relativt liten innvirkning på årlig husleie. Økes med ca. 1300 kr. i måneden. Små forhold og kald garasje. Kommunen vil stå som byggherre. Små forhold. Planer for tilbygg foreligger. Kommunen vil stå som byggherre. Relativt små forhold. Planer for tilbygg foreligger. Kommunen vil stå som byggherre. Relativt små forhold og kald garasje. Kommunen vil stå som byggherre. Relativt små forhold. Privat utleier står som byggherre. Utbedringer av garderobeforhold. Utbedringer av garderobeforhold. Utbedringer av garderobeforhold. Utbedringer av garderobeforhold. Nye lokaler planlegges i tilknytning til renovering av sykehuset. Nye lokaler planlegges i tilknytning til nytt sykehusbygg. For Vardø, Mehamn og Båtsfjord har vi ikke mottatt overslag på utbyggingskostnader og opererer derfor med et anslagsvis kvadratmeterpris på 12 1300 kr/kvm. Side 7 av 8

Oppsummering Det er stort behov for opprustning av ambulansestasjoner. Dette kan løses ved nybygg i egen regi eller utlysning av konkurranse om langsiktig utleie. For å få en funksjonell løsning som ivaretar hensynet til effektiv ressursutnyttelse innen det offentlige er det naturlig å samarbeide tett med kommunene. Det anbefales at foretaket som utgangspunkt søker å inngå langsiktige leieavtaler. Der kommunene er interessert, skal leieavtale med dem prioriteres. Det gjøres i form av langsiktig leieavtale av eksisterende bygg eller nybygg som foretaket får anledning til å være med å utforme. Dersom leiepriser viser seg å ligge på et urimelig høyt nivå, må bygging i egen regi vurderes. Side 8 av 8