SAKSLISTE SU-MØTE 21.08.2014 Psykologisk Studentutvalg Universitetet i Bergen Rom: Klasserom vektertorget 2. etg.(inn til venstre) Tid: Torsdag 21. august etter stiftelsesmøte kl 16.15. Tilstede: Ann Kristin, Eivind, Helene, Kari, Cathrine, Pål, Lise, Annika, Marius Meldt frafall: Steven (permisjon), Anders (permisjon), Vibeke Ikke møtt: Oda, Ingrid Godkjenning av referat og innkalling: Ingen kommentarer til referat og innkalling Eivind leder møtet ettersom leder Ann Kristin må gå tidlig. Orienteringssaker: Sak 41/14: Faste orienteringer: Undergruppeforum: Undergruppekontakt orienterer: Undergruppekontakt har hatt møte med lederne av de ulike undergruppene. På møtet holdt Eivind en presentasjon av nettsiden. Undergruppekontakt informerte om PSU sin mulighet til å bistå med hjelp ved store arrangement Studentparlamentet: Fakultetsrepresentant orienterer: Mandag 26 mai ble det holdt konstituerende møte i SP. Det ble avholdt valg av representanter til flere verv i SP samt ved UiB. Fra PSU ble Eivind gjenvalgt i Læringsmiljøutvalget (LMU). Pål ble også valgt inn i LMU, samt i skikkethetsnemda, og er også vara i Utdanningsutvalget. Helene ble valgt inn i skikkethetsnemda sammen med Pål. I forbindelse med manglende representant fra Det psykologiske fakultet i Meltzer-fondet har Helene promotert vervet på PSU sine facebooksider. Eivind informer om at det første LMU-møtet skal avholdes på psykologisk fakultet 25. september. Da er det vanlig med en representant fra det spesifikke fakultetet hvor møtet avholdes. Representanten er ofte leder av studentutvalget. Nestleder: nestleder legger til sin skriftlige orientering informasjon om skjemaene som ligger ute på nettsiden psu.no. Alle skjema er personlige, det vil si at PSU ikke kan stå som eier men at en enkeltperson må stå som eier. For å unngå at skjema blir mister er det viktig å påse at disse alltid overføres til nyeste eier. Videre kan vi også sette opp automatisk kopi av alt som leveres inn gjennom skjema til gmail-kontoen vår, slik som er satt opp med klageskjema. Ellers ingen øvrige orientering utover de skriftlige orienteringene som ligger vedlagt referatet og innkallingsdokumentet. Sak 42/14: Eventuelle orienteringer Leder orienterer at det har blitt kjøpt inn en gave til Eivinds mor som takk for innsatsen hennes i forbindelse med opprettelse av nettsiden til PSU. Det ble også overgitt en gave til Eivind som takk for hans formidable innsats og arbeid med nettsiden. Gavene ble kjøpt inn for henholdsvis 400 kroner og 230 kroner. 1
Det fremmes forslag for å åpne for endringer i sakslisten. Dette vedtas enstemmig. Dette resulterer i et forslag om at sak 45 (presentasjon av nettsiden) utgår fra dette møtet, noe som vedtas enstemmig. Vedtektssaker/Diskusjonssaker Sak 43/13: Vedtakssak: Møteplan høsten 2014: Ønsker å fortsette med Torsdag som møtedag. I tillegg må vi sette av en dato for oppstartsfest, følg med på poll på face. Det fremmes vedtak om at arrangementskomiteen skal lage poll på Facebook for å finne og sette av dato for oppstartsfest. Dette vedtas enstemmig. Det diskuteres om hver fjerde torsdag i måneden kl 16:15 skal være vår faste møtedag. Det blir også fastslått av vi skal sette opp et møte for desember. Dersom vedtatt blir møteplanen i år som følger: 18 september 16 oktober 13 november 11 desember Møtedatoer, inkludert møte for desember, vedtas enstemmig. Sak 44/14: Vedtakssak: Opprettelse av nytt verv i PSU og eventuelt valg av Webansvarlig. Eivind innleder. Selv om nestleder har hatt hovedansvaret for å utvikle nettsiden, er det ikke gitt at nestleder i fremtiden ønsker å være like involvert i nettsiden. Derfor bør det opprettes et nytt verv som Webansvalig. PSU oppretter vervet Webansvarlig, som følger samme valgperioder som øvrige verv i PSU. Dette vedtas enstemmig. Vervet må føres inn i stiftelsesdokumentet for PSU som et fast verv. Politisk Komité tar ansvar for å skrive forslag om vervbeskrivelse. Nøyaktig vervbeskrivelse må vedtas på et senere møte. Valg av Webansvarlig Forhåndsmeldte kandidater: Eivind Brandt Ingen andre kandidater melder seg. PSU velger Eivind Brandt som Webansvarlig ut valgperioden Dette vedtas enstemmig. Sak 45/14: Presentasjon av nettsiden: Eivind. 2
Utsettes Sak 46/14: Avtale om bedriftspresentasjoner: Se eget vedlegg. Eivind presenterer. Utover vedlegget til sakslisten informerer nestleder at administrasjonen så langt har stilt seg positiv til avtalen. Nestleder får fullmakt til å signere "Avtale om bedriftspresentasjoner på Det psykologiske fakultet, UiB" på vegne av Psykologisk studentutvalg, så fremt det ikke skjer endringer i den endelige avtalen der PSU får økt ansvar Dette vedtas enstemmig. Sak 47/14: Diskusjonssak: Detaljinnspill til byggeprosessen: Eivind. Det fremmes forslag for at Politisk Komité sender inn detaljinnspill til byggeprosessen ved Det psykologiske fakultet. Det foreslås også at det sendes ut invitasjon til andre studentorgansiasjoner ved psykologisk fakultet. Undergruppeansvarlig tar ansvar for å snakke med undergruppeledere for å komme med innspill til byggeprosessen. PSU oppfordrer til følgende: Politisk komité får ansvar for å utarbeide forslag til innspill til byggeprossessen ved psykologisk fakultet, og undergruppeansvarlig får ansvar for å henvende seg til undergruppeledere for å åpne for eventuelle innspill fra dem. Innspill fra undergruppene må innhentes før Politisk Komité holder møte for detaljinnspill til byggeprosessen. Sak 48/14 Eventuelt Diskusjonssak: Spørreundersøkelse om studenttilfredsstillhet: En student ved profesjonsstudiet har laget spørreundersøkelse som er ønskelig å spre ved psykologisk fakultet. Det foreslås at denne undersøkelsen kommer fra PSU og ikke fra en enkeltperson ved universitetet. Saken diskuteres. PSU oppfordres til å se på muligheten til å utarbeide spørreskjema i samråd med studenten. 3
Fra innkallelsen: Sakspapirer: Sak 41/14 Orientering leder av Arr.kom v/cathrine Hjulpet Eivind med arbeidet med nettsiden i sommer. Booket lønningspils for høsten og rom til fagfrokost Bestilt promomateriale for PSU Jobbet med høstens fagfrokoster Orientering leder v/ann Kristin Før ferien: Møte med Administrasjon og SV-fakultet og blitt enige om at vi bytter lesesal til Sofies Lindstrømshus. I disse lokalene har vi like mange leseplasser og det er et grupperom og et lunsjrom. Etter visning synes jeg dette var et like godt om ikke bedre alternativ. Møte med dekanen der vi diskuterte utfordringer angående studenters rettigheter ved fakultetet (Sammen med Eivind). Kjøpt møbler og småting til det nye kontoret på Vektertorget. Ordnet med nøkler og tilgang til dette. Har i den forbindelse samarbeidet med Leder for pedagogisk-su, Sondre Lode, som skal benytte det samme sofarommet, men skal ha kontorer ved siden av vårt. (Dette kan vi se på etter møte). Begynte arbeidet (Sammen med Kari) for å klargjøre til registrering i Brønnøysund registeret. Vi støtte på noen formelle problemer og derfor må vi ha et nytt stiftelsesmøte. Vi har også oppdatert statuttene og stiftelsesdokument. Etter ferien: Vært med på noe arbeid ifm ny nettside. Vært med å klippe skap på rokkans ifm flytting av lesesal som vi leier av SV-fakultetet til Sofies Lindstrømshus. Også fulgt opp at studenter får tilbake bøkene som ikke var hentet. Vært delaktig i fadderuka: Presentert oss i Salem på informasjonsmøte, minglet på lesesalslunsj, presentert oss på organisasjonsdagen (gjennom Cathrine sitt eventyr). I tillegg har jeg vært på oppstartsmøte med de internasjonale studentene og blitt enig med både dem og administrasjonen (Torill Salen) om at PSU skal gjøre mer for å nå ut til disse studentene. I denne sammenheng har jeg fått tilgang til en facebookside som de har opprettet for seg som vi også kan bruke til å promotere eventer som passer for dem. De siste dagene har jeg vært opptatt med tyveriene som har foregått på Psykologisk fakultet i sommer. Jeg har meldt dette til administrasjonen og lagt ut en link slik at de som har blitt frastjålet ting kan anmelde dette gjennom UIB til politiet. Til nå vet jeg at hyllene på lesesalene i kjelleren har blitt tømt, skap i kjelleren har blitt klippet og tømt og på SU-lageret 4
på Vektertorget har noen av Magne (Type engasje) blitt stjålet. Først nå er dette lageret blitt låst og kun Eivind, Magne og meg har adgang. Sylinderen skulle vært byttet slik at vi kan få vår egen nøkkel men det har tatt et helt semester(!) og er enda ikke på plass. Jeg følger opp denne saken videre og holder studentene oppdatert på veien videre. Ferdigstilt sakspapirer til stiftelsesmøte. Orientering nestleder v/eivind Brandt Før ferien: Møte med Frode om bedpres, skrevet forslag til avtale mtp. bedpres. Forsøkt å finne ut om vi kan få tilgang til Google for Business gratis (det kan vi dessverre ikke). Normalt vil det koste 4000 kr i året. Har hatt møte med dekanen (sammen med leder) der vi diskuterte utfordringer mtp. saksbehandling og studenters rettigheter ved PF. Deltatt på to lesesalkontroller og møte i politisk komité. Pål og jeg ble valgt inn i LMU på konstituerende møte i Studentparlamentet. I ferien: Avtalt med Sølvi at vi kan ha lengre åpningstid i eksamensperioden som et lengre prøveprosjekt på høst- og vårsemesteret, men vi må ta ansvar for å si fra i god tid. Har deltatt på strategimøte for UiB (ny strategi er under planlegging) som LMU-representant, der jeg tok opp viktigheten av at studentene føler seg møtt og behandlet med respekt gjennom hele studiet. Blant annet ved gode informasjonsrutiner, en forutsigbar studiehverdag og uten jevnlige rettighetsbrudd. For å få oversikt over rom som står tomme i eksamensperioden (og som bør kunne brukes til f.eks. lesesaler eller grupperom) har jeg tatt kontakt med Studieadministiv avdeling for å få hjelp til å hente ut denne statistikken. Har purret på dette (18/8) og håper å motta statistikk snart. Har skrevet utkast til en resolusjon til Studentparlamentet, slik at Studieadministrativ avdeling kan utrede hvorvidt det er mulig å gi studenter korttilgang. Fakultetet ønsker ikke å gi tilgang per i dag. Jobbet mye med å ferdigstille nettsiden, ca. 4 arbeidsuker. Har også satt opp mailsystem for flere av undergruppene, samt lagt til en ny mappe og filter for klager vi mottar. Oppdatert Facebook-pagen vår med nettsideinfo og ny e-postadresse. Har fjernet muligheten til å sende oss meldinger på Facebook. Kan sette dette på igjen hvis noen følger med om vi får noen. Har skrevet guide for bruk av nettsiden. Jeg har også laget og lagt til standardisert søknadsskjema for verv. Jeg har blitt ferdig med et nytt klageskjema og -system. Studentene kan klage gjennom nettsiden vår/skjema fra UiB. Så kopierer vi inn nødvendig informasjon i allerede-skrevede klager (den store forskjellen fra det gamle) og sender det til UiB. For å lage systemet har jeg gått gjennom Universitet og høyskoleloven, Forvaltningsloven og Utdanningsforskriften for 5
UiB/PF, for å finne rettigheter vi bør lage standardiserte klager for. Har videre samarbeidet med juss-studenter for å kontrollsjekke at mine tolkninger stemmer. Jeg har bevisst ikke tatt med klager som omhandler seriøse brudd (f.eks. seksuell trakkasering, mobbing, osv.). Dette skjemaet blir forhåpentligvis et godt supplement til de allerede-eksisterende rutinene ved UiB, fram til de får et system for klagebehandling. Standardklagene finner dere i dokumentet Klagesystem - standardklager i Drive-kontoen vår. Lagt ut (nesten) oppdaterte lister over representantene i Fakultetsstyret, instituttrådene og undervisningsutvalget. Skrevet en kort tekst om tillitsvalgte, inntil vi får en oversikt over alle på profesjon og får opprettet på nye studier. Gått gjennom de 20 sidene med info om studentorganisasjoner på uib.no. Har lagret den informasjonen som var interessant, god og utfyllende og/eller nyttig å til senere. Alt annet er slettet. Har skrevet en ny tekst til hovedsiden om alle studentorganisasjonene, lagt ut kontakt@psu.no som e-post og lenket til http://psu.no. Levert forslag i normal tekst og HTML for å sikre at UiB kan oppdatere det til semesterstart. I tillegg har jeg fått flyttet oss opp et nivå i menyen på http://uib.no/psyfa, slik at vi nå vises under Om fakultetet, i stedet for Om fakultetet -> styrer og utvalg. Informasjon om oss på UiB sine sider står her: http://www.uib.no/psyfa/43631/studentutvalget Etter ferien: Laget en powerpoint som kan stå i bakgrunnen mens årsstudiestudentene kommer inn til forelesning og i pausen. Avtalt med de første foreleserne at de setter opp denne. Målet er å bevisstgjøre nye studenter ytterligere på nettsiden vår som en sentral informasjonskanal. Tatt opp problemstilling (med fakultetet) om anonymitet ved eksamen når studentnummer og kandidatnummer er det samme, der man må oppgi kandidatnummer når man tar kontakt med sensor. Det kan være aktuelt å løfte dette til et høyere nivå, da det gjelder UiB generelt, ikke bare PF. Tatt opp problemstilling med PCer som ikke er oppdaterte på PF. Trenger IE10+ for å vise http://psu.no. Har fått svar fra IT om at en stor oppdatering er rett rundt hjørnet. Har laget og forberedt presentasjon av nettsiden til undergrupper og PSU. Holdt denne på undergruppeforum. Kontaktet utdanningibergen.no og gitt informasjon om nye studentforeninger. De har en oversikt over alle i Bergen, der svært få fra PF er nevnt: http://www.utdanningibergen.no/student-bergen/studentorganisasjoner/alle-stud-org/ Svart PF, i samarbeid med AK, på at vi ikke ønsker å bytte navn. Fikk en forespørsel på om vi kunne ta en ny runde på navn, siden det ikke bare var psykologistudenter på fakultetet. Psykologisk fakultet // psykologisk studentutvalg. Studentutvalg er en funksjon på samme måte som fakultet. Skrevet sakspapirer og orientering. 44/14 Opprettelse av nytt verv i PSU: Webansvarlig Med vår nye nettside er det naturlig at noen tar et ekstra ansvar for å passe på så den forblir oppdatert. Selv om Nestleder i dag har laget siden, betyr ikke det at nye Nestledere vil ønske 6
å fortsette med ansvaret for nettsiden. Det foreslås derfor at vi oppretter vervet Webansvarlig. Dette vil også sikre at den som har ansvaret for Web bidrar til opplæring av en framtidig Webansvarlig. PSU oppretter vervet Webansvarlig, som følger samme valgperioder som øvrige verv i PSU. Valg av Webansvarlig Forhåndsmeldte kandidater: Eivind Brandt PSU velger <navn> som Webansvarlig ut valgperioden. 45/14 Presentasjon av nettsiden Vedlegg: Presentasjon av psu-no.pptx Kortversjon av powerpointpresentasjonen som ble gitt på Undergruppeforum. Ca. 5 min presentasjon med mulighet for spørsmål. 46/14 Avtale om bedriftspresentasjoner For å arrangere bedriftspresentasjoner må det være godkjent av fakultetet. For å unngå å måtte søke på nytt hver gang, foreslo seksjonssjef Frode Randal at han kunne sende oss et skriv der dette ble godtatt. Nestleder har skrevet forslag til avtale som spesifiserer ansvarsområde og tillatelser. Dette har blitt lagt ut på vår interne Facebookgruppe i løpet av sommerferien. Vedlagt ligger et utkast som administrasjonen har sagt at de støtter. Det kan komme mindre endringer, men ingen som skal øke PSU sitt ansvar. For å kunne sette i gang anbefaler jeg derfor at PSU kan signere avtalen, så fremt det ikke skjer større endringer som gjør at PSU får et større ansvar enn det vedlagte forslaget. I så fall må det nye forslaget behandles på et senere PSU-møte. Nestleder får fullmakt til å signere "Avtale om bedriftspresentasjoner på Det psykologiske fakultet, UiB" på vegne av Psykologisk studentutvalg, så fremt det ikke skjer endringer i den endelige avtalen der PSU får økt ansvar. (Se forslag til avtale: eget dokument) 47/14 Detaljinnspill til byggeprosessen Vi bør komme med detaljinnspill til byggeprosessen. Politisk komite kan utforme et brev på bakgrunn av denne diskusjonen. Hvilke ekstra innspill ønsker vi å komme med? Eksempler til innspill: Lager i forbindelse med studentlokalet. Egen utgang på studentlokalet, med mulighet til å stenge av resten av fakultetet (slik de har på Ad Fontes). Eget toalett på studentlokalet (ref. punktet over). Tilstrekkelig lydskjerming mellom stille lesesal og studentlokalet. Skjermer som viser romoversikt? Vi har teknologien til det (Studentsenteret). Nå kan være et godt tidspunkt å bruke den. 7
Korttilgang til PSU-lokaler. 8