// REFERAT KONTAKTPERSONMØTE 2. MARS 2011 Tilstede: 51 representanter fra bydeler/kommuner Oslo og Akershus, Sykehjemsetaten Oslo kommune, Sykehussektoren (Aker, Diakonhjemmet, Ullevål, Martina Hansen, MS-senteret). Ikke tilstede: Fet, Gjerdrum, Hurdal, Nittedal, Akershus Universitetssykehus Møtet ble ledet av avdelingsleder Kompetanseavdelingen Eystein Emberland. Hjelpemiddelsentralens leder Liv Kari Tokheim ønsket velkommen til første felles kontaktpersonmøte for Oslo og Akershus. Hjelpemiddelsentralen som siste halvannet år har holdt til på 3 lokasjoner har nå flyttet sammen på Økern. Her holder vi til i 2 bygg, ett kontorbygg (inneholdende Utprøvingssenter hjelpemidler og Utprøvingssenter bil) og ett lager/verkstedbygg. Oslo kommune sin Hjelpemiddeltekniske enhet vil flytte inn vegg i vegg med hjelpemiddelsentralens lager 1. juli 2011. Det har vært en stor og krevende flytteprosess med utfordringer vedr at noen av lokalene ikke er helt ferdig samt problemer med IKT-tilkoblingen på lager i oppstartfasen. I forbindelse med flyttingen ble det innført nye interne rutiner samt at en del ansatte har fått nye arbeidsoppgaver dette har medført at hjelpemiddelsentralen er inne i en krevende arbeidsfase. Dette har medført noe opphopning av saker og forsinkede leveranser. NAV jobber med utvikling av sine IKT-systemer i retning elektronisk dokumenthåndtering. Målet er at brukere som skal ha tjenester fra NAV kan følge sin egen sak på nett (tilsvarende det som tilrettelegges på mange tjenesteområder i samfunnet). Første skritt på veien er innføringen av Gosys mer om dette senere i referatet. I 2011 vil ledelsen ta kontakt med kommunene i Akershus for gjennomgang/revisjon av kommuneavtalen. Det er viktig for brukere og hjelpemiddelsentralen at det finnes en god førstelinjetjeneste med ansvar for hjelpemiddelformidling. Dette vil bli tatt opp i forbindelse med kommuneavtalene. Liv Kari viste til en artikkel fra Ergoterapeuten i fjor høst fra Elverum kommune der man viser til hva man taper ved å redusere for eksempel ergoterapitjenesten. Svar på innspill/spørsmål v/avdelingsleder Ressursavdelingen Bente Kaldheim Vi hadde satt av god tid til å svare på mottatte innspill/spørsmål Spørsmål med svar, se vedlegg 1 nederst i dokumentet. Avklaring vedr bruk av H00 innen område bevegelse, se vedlegg 2 som ligger sist i dokumentet. Kvalitet ordreskjema Kvaliteten på ordreskjemaene er svært varierende, og vi bruker i dag for mye tid på å tolke hva som står på skjemaene. Bruk skjemaet som ligger på vår nettside. Vær tydelig på hva som ønskes utført om det er bytte, reparasjon eller deler. Vær tydelig på hvilken type hjelpemiddel det dreier seg om helst med hjelpemiddel-/artikkelnummer. Viktig med riktig kontaktinformasjon. Skjemaet kan sendes vår hovedfaks på 21 06 97 01, eller til vår postadresse. Skjemaer som er for dårlig utfylt kan bli returnert. NAV Hjelpemiddelsentral Oslo og Akershus // Arbeids og Velferdsetaten Postadresse: Postboks 324 Alnabru // 0614 OSLO Besøksadresse: Kabelgaten 2 // 0580 Oslo Tel: 21069700 // Fax: 21069701 www.nav.no // nav.hjelpemiddelsentral.oslo.og.akershus@nav.no
Ad spørsmål vedr transport til timeavtale på hjelpemiddelsentralen Brukere som av medisinske årsaker ikke kan benytte offentlig kommunikasjon eller egen bil kan få utstedt rekvisisjon til drosje. Dette må avtales med den man har avtale med. Følgende drosjeselskaper skal benyttes: For Oslo: Norgestaxi Oslo AS For Romerike: Konsentra AS For Asker/Bærum: Konsentra AS For Follo: Ski Follo Taxidrift AS Informasjon vedr Gosys og elektronisk dokumenthåndtering v/leder søknadsbehandling Audrey Hamer og rådgiver Hege Skaug Jensen Det ble gjennomført mange kurs for førstelinjen vedr endringer på hvordan saker skal innsendes etter 14. februar. Vi mottar mange feilsendte saker. Vi oppfordrer derfor til at vi alle orienterer de vi har kontakt med om disse endringene. Er det noe dere lurer på vedr dette så er hjelpemiddelsentralens kontaktperson: Seksjonsleder Audrey Hamer tlf kontor 21 06 98 47, tlf mobil 913 99 487, e-postadresse audrey.hamer@nav.no Alle søknader/h00 skjema/bestillingsskjema skal innsendes med en førsteside. Førstesiden er unik for hver bruker og må hentes ut fra nav.no. Den kan ikke kopieres og brukes i flere saker på samme person. Ny sak - ny førsteside. Det skal være én førsteside pr skjema. Dersom man skal sende inn både bestillingsskjema og søknad på samme bruker må disse ha hver sin førsteside. Begrunner skal signere på førstesiden. For å forenkle vedr underskrift fra bruker så kan man benytte fullmaktskjema. Hjelpemiddelsentralen returnerer søknader/h00/bestillingsskjema som sendes uten førsteside. Vi gjør oppmerksom på at andre saker som returneres er kopier. Originalene ligger hos scanningsenheten. Adressen som kommer opp øverst på venstreside av førsteside er den adressen som søknader/bestillinger/ etc. skal sendes til. Best å bruke vinduskonvolutter ellers må man passe på å skrive riktig adresse til skanningssentralen på konvolutten. Ordreskjema (for bestilling deler, reparasjon, bytte) sendes til hjelpemiddelsentralen som tidligere. Obs. Disse må man sende til vår postadresse og ikke til skanningssentral adressen. Positive vedtak sendes ikke lenger ut til brukere eller begrunner. Avslag + delvis avslag sendes bruker/begrunner. Det betyr at dersom man ikke får noe tilbake så er vedtaket positivt. Skal man sende inn utredning/henvisningsskjema, velger man Hjelp til utredning/utprøving av tekniske hjelpemidler og ikke Søknad. Når man har utredet i forkant av søknaden, er det viktig at dette kommer tydelig frem på søknaden. Vedlegg til søknaden som ikke har avkrysningsmulighet i skjemaveiviser bare legges ved søknaden. Vi får dem uansett. Fullmaktskjema kan også brukes ved bestillingsskjema selv om det ikke finnes avkrysningsmulighet for dette. Vi trenger kun 1 side av søknaden og ikke 6 sider. Dere trenger ikke å legge ved orientering til brukeren. De gamle søknadsskjemaene som var i 6 eksemplarer skal bare kastes. Ikke skriv beskjeder på førstesiden. Denne siden kommer sist hos oss.
Kurstilbud v/ rådgiver sanseområdet Steinar L'Abée-Lund Hjelpemiddelsentralen ønsker å videreutvikle sitt kurstilbud. Vi har internt nedsatt en kursgruppe som skal ha overordnet ansvar for dette. Vi ønsker innspill fra førstelinjen vedr hva slag kursønsker dere har. Vi har hatt noen litt annerledes kurs siste år som det har vært stor interesse for bla innen Bo og leve i eget hjem ERS og kognisjon Arbeidsliv. Det virker som mer temabaserte kurs er av interesse. Steinar inviterte til en kort drøfting gruppevis vedr innspill til kurs flere innspill kom frem der og da. Innspill som dere kommer på senere oppfordres dere å sende til hjelpemiddelsentralens fellespostkasse. Presentasjon av nye produkter i forbindelse med nye rammeavtaler fortsetter som før, både via Minimesser og andre gjennomganger. Det er ny rammeavtale på hjelpemotorer disse presenteres i slutten av mars. Det kommer ny avtale på elektriske rullestoler 15. mars scootere på avtale vises på Minimesse i april. Informasjon vedr dette finner dere på vår hjemmeside. Det er flere måter å komme til vår hjemmeside på, en enkel måte er via nav.no/hjelpemiddelsentraler Omvisning Dagen ble avsluttet med omvisning i våre nye lokaler for de som var interessert og hadde anledning. Utprøvingssenter hjelpemidler og Utprøvingssenter bil i Kabelgaten 2 samt lager og teknisk i Kabelgaten 1 ble besøkt. Høstens kontaktpersonmøte blir 24. august! Lenger ned i dette dokumentet finner du: Vedlegg 1: Spørsmål og svar Vedlegg 2: Informasjon vedr utprøving av hjelpemidler innen bevegelsesområdet
Vedlegg 1 Spørsmål og svar 1. Terapeuter og brukere som sender e-post får standardsvar om at e-post er mottatt, men ønsker også informasjon når det gjøres noe med saken. Svar: Det har vi dessverre ikke kapasitet til. 2. Hvilke frister har serviceteknikere på å utføre oppdraget? Svar: Våre frister er: 1) Akutt, 24 timer. Det er bruker som definerer akutt. 2) 7 dager 3) Etter avtale (på brukers initiativ) 3. Blir sakene sporbare med Gosys? Svar: Med Gosys og våre nye rutiner skal alle saker være sporbare. 4. Leverandørene bruker Tollpost. Men de har et system der brukere må gjøre avtale om levering på Internett. Dette er vanskelig for våre brukere. Svar: Vi tar dette med leverandørene. 5. Det er en påstand om at brukerpassbrukere får nyere/bedre hjelpemidler enn vanlige brukere? Svar: Vi kjenner oss ikke igjen i dette, men tar det opp internt. Vi vil gjerne ha tilbakemelding dersom dere har konkrete eksempler. 6. Er det slik at det er strammet inn når det gjelder hastevedtak? Svar: Vi har begynt å bruke betegnelsen akutt. Benyttes i saker der bruker skal tilbringe sine siste dager hjemme. I disse sakene kan dere ringe inn bestillingen til Servicesenteret. Søknad sendes til scanning i etterkant. Husk å skrive på at hjelpemidler er utlevert. Andre typer hastesaker må sendes i posten. Disse sakene prioriteres hos oss. 7. Det er et ønske om at HMS skal sende ut endringer av rutiner/praksis i forkant, samt at det informeres om når HMS har forsinkelser på levering av varer enten det skyldes restanser på sentralen eller hos leverandør? Svar: Det ønsker vi og. At så ikke gjøres skyldes kapasitetsproblemer. Vi skal se om vi kan bli bedre på dette. 8. En sjåfør som skulle hente hjelpemidler hos bruker, samlet alt i en plastsekk, og sa at HMS likevel skulle kaste dette. Gjøres dette? Svar: Vi kaster ikke nye hjelpemidler. Disse tar vi inn igjen på lager. Vi gjør kost/nytte analyser. Er det billigere å kjøpe nytt enn å reparere gjør vi dette. Vi har også mulighet for å avhende hjelpemidler til kommunene. På lagerlisten bestillingsordningen bevegelse er det krysset av for hjelpemidler som ikke skal i retur, disse kan beholdes i kommunen. Denne muligheten benyttes av flere kommuner i Akershus. Vi har et samarbeid med Hjelpemiddelfondet som får brukte hjelpemidler som sendes til Uruguay. Vi er i ferd med å inngå et samarbeid med en annen organisasjon som setter i stand brukte hjelpemidler og sender disse til de fattigere områdene i nord i Thailand. 9. Må bruker selv bytte batteri og lyspærer? Svar: Forbruksmateriell som batteri og lyspærer som fås kjøpt i detaljhandel må brukere selv kjøpe og bytte. Dersom de trenger hjelp til dette, må de henvende seg kommunen/bydelen.
10. Skal terapeuter i Oslo sende ordreskjema eller bruke Gerica ved behov for reparasjon og/eller deler? Svar: De skal bruke begge deler. 11. Skal lokalt ADL skjema på bestillingsordningen fortsatt brukes? Svar: Ja. 12. Kan vi få 5.18 skjemaet/returskjemaet på gule ark? Svar: Ja. 13. Kommunen ønsker at det ikke skal være noen begrensning på antall bestillere i en kommune. Svar: Vi må være litt tilbakeholdne. Erfaringer viser at dersom det åpnes opp for mange bestillere, er det flere som bestiller samme type hjelpemiddel til samme bruker. Dette ønsker vi å unngå. 14. Ønske om at HMS skal pushe på ønskede endringer i Gerica. Svar: Det er ikke noe HMS kan gjøre. 15. Er det bestemte dager hjelpemidler kjøres ut til bydelene? Svar: HMS plukker på faste dager, og Oslo kommune henter hjelpemidlene hos oss. Men hvilke dager hjelpemidlene kjøres ut til brukerne vil variere avhengig av hvilke avtaler kommunen gjør med brukerne. Nedenfor følger oversikt over hvilke dager Oslo kommune henter hjelpemidler til hvilke bydeler og hvilke dager varer leveres til kommunene i Akershus. Oslo Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Bydel 5 Bydel 1 Bydel 2 Bydel 3 Bydel 4 Bydel 10 og 11 Bydel 6 Bydel 7 Bydel 8 Bydel 9 Aker sykehus Bydel 12 Bydel 13 Bydel 14 Bydel 15 Ullevål sykehus Lovisenberg Diakonhjemmet sykehus Rådgivningskontoret for hørselshemmede Akershus Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Eidsvoll Ås Enebakk Ullensaker Fet Hurdal Vestby Ski Nes Sørum Nannestad Frogn Oppegård Lørenskog Aurskog-Høland Bærum Nesodden Skedsmo Rælingen Nittedal Asker Bærum Gjerdrum
Vedlegg 2 INFORMASJON VEDR UTPRØVING AV HJELPEMIDLER INNEN BEVEGELSESOMRÅDET NAV Hjelpemiddelsentral Oslo og Akershus flyttet i januar 2011 inn i nye lokaler på Økern. Vi har fått et flott Utprøvingssenter som vi ønsker brukere og samarbeidspartnere velkommen til å benytte. Her er det gode muligheter for utprøving av ulike typer hjelpemidler enten ved timeavtaler eller drop in besøk. Ved behov for kvalifisert faglig bistand må det gjøres timeavtale som avtales via innsendelse av H00 skjema. For å oppnå en vellykket hjelpemiddelformidling er det ofte nødvendig for brukere å få prøvet ut hjelpemidler i forkant av søknad. Innen noen spesifikke områder skal hjelpemiddelsentralen involveres i sakene i forkant av søknad. Dette gjelder følgende områder: Boligsaker (fastmontert utstyr på bad kjøkken heiser ramper - omgivelseskontroll) Elektriske rullestoler (unntatt scootere) Støpt sitte- og ståskall Kuledyne Innowalk Sykler (unntatt ved bytte til større størrelse) Posisjonering i liggende I disse sakene skal H00 skjema vedlagt aktuelle hjelpeskjema sendes inn i forkant av søknad. Følg skjemaveilederen på nav.no vedr utfylling av skjema. Hjelpemiddelsentralen anbefaler utprøving før søknad innen flere områder. Dette gjelder spesielt følgende produktgrupper: Hjelpemotor til manuelle rullestoler Scootere (elektriske rullestoler med manuell styring) Løftestoler Trappeklatrer I disse sakene ber vi ikke om H00 i forkant, men anbefaler utprøving på Utprøvingssenteret eller hos leverandør. Det må alltid informeres på søknaden at hjelpemidlet er prøvd ut. Er det behov for bistand ved utprøving i andre saker, skal H00 og eventuelt aktuelt hjelpeskjema sendes inn. Mars 2011