PROSJEKTPLAN: Kirurgisk klinikk Integrert planlegging av pasientforløpene Pilot på urologisk avdeling Anbefalt: Mari Owesen Dato: 23.04.13 Godkjent: Ola D Sæther Dato: 23.04.13
Innhold 1 BAKGRUNN... 3 2 STRATEGISK FORANKRING... 4 MÅL... 4 OVERORDNET MÅL... 4 RESULTATMÅL... 4 3 PROSJEKTFASER... 5 FASE 1: PROSJEKTETABLERING... 5 FASE 2: PLANLEGGING... 5 FASE 3: GJENNOMFØRING... 6 Prosjektplan 2
1 Bakgrunn Kirurgisk klinikk har nettopp gjennomført prosjektet Kirurgisk klinikk Effektiv pasientbehandling. Prosjektet hadde to hovedfokus, nemlig pasientens vei inn i sykehuset og pasientens vei ut av sykehuset. Både henvisningsrutiner og kontrollrutiner ble gjennomgått og betydelige forbedringer er allerede gjennomført. Blant annet er all henvisningshåndtering i kirurgisk klinikk i dag elektronisk. Dette er en betydelig kvalitetsheving av henvisningshåndteringen, i tillegg til at sikkerhet økes og hele prosessen er betydelig effektivisert. Både inntakskontor og legene som vurderer henvisningene ser på endringen som svært positiv. I forbindelse med prosjektet, var en gruppe på Rigshospitalet i København og så på deres rutiner og erfaring med å gi time med det samme. Vi besøkte Gynekologisk klinikk, og der fikk alle pasientene time med det samme, uten at ventelistebrev ble sendt ut på forhånd. Klinikken hadde heller ingen fristbrudd og alle kreftpasientene fikk time i god margin innenfor fastsatt frist. Fra deres syn var en viktig forutsetning for at de hadde lykkes vært at de hadde forløpskoordinator, som sammen med sekretær tok ansvar for et bestemt fagområde og hadde det totale ansvar for logistikken fra henvisning var mottatt til pasienten var vurdert, undersøkt og hadde time til innleggelse. Gruppen som var med på besøket, ble begeistret for denne måten å se helheten for pasientene innenfor et fagområde og ikke minst vil dette være en stor fordel for de prioriteringsansvarlige overlegene som har en person å forholde seg til og ikke som i dag må gå til ulike personer avhengig av om det dreier seg om poliklinikk, dagkirurgi eller innleggelse. Begrepet koordinator er også innført i Norge som et krav i behandling av kreftpasienter, og vil i hovedsak være samme funksjon. Kirurgisk klinikk ønsker å utprøve ordningen med Integrert Planlegging for urologisk avdeling, og har fått økonomisk støtte fra Helse Midt-Norge for å ansette forløpskoordinator i et pilotprosjekt over ett år.. Prosjektet skal ved hjelp av Integrert Planlegging utrede, planlegge og innføre større endringer av ansvarsforhold og arbeidsfordeling hos personalet på inntakskontor, poliklinikk, operasjonsavdeling og sengeenheter. Klinikken ønsker med dette å vurdere de praktiske og organisatoriske forutsetningene for å ha en funksjon/person med samlet planleggings- og koordineringsansvar for hele pasientforløpet, fra henvisningsmottak til og med planlegging av utskrivninger og epikrise for å avlaste driftsansvarlig i dette arbeidet. Ordningen med Integrert Planlegging av hele pasientforløpene skal evalueres etter å ha vært i drift minst ett år, før det besluttes om det skal innføres for alle fagområder i klinikken. Det er et håp at Integrert Planlegging skal kunne overføres til andre klinikker etter hvert og ordningen vil også kunne overføres til andre HF i HMN, hvis evalueringen viser seg å ha den effekten vi forventer. Prosjektplan 3
2 Strategisk forankring Prosjektet er forankret i klinikkens strategi for effektiv pasientbehandling, med integrert planlegging av pasientforløpene på tvers av enhetene. Mål Overordnet mål Pasientene skal ha en adresse til klinikken for forespørsel og hjelp. Alle pasienter som henvises til Kirurgisk klinikk skal ha time med det samme og ikke settes på venteliste. Utredning og behandling skal starte innenfor de frister som er satt av nasjonale helsemyndigheter. Ordningen skal avlaste driftspersonalet for planleggingsarbeid. Arbeidet skal munne ut i en modell for en Enhet for Integrert Planlegging. Resultatmål Kartlegge, planlegge og gjennomføre informasjon til helsepersonell som blir berørt av prosjektet. Planlegge fremdriftsplan for prosjektet. Lage nødvendig grunnlag for: Koordinering av de urologiske pasientforløpene, fra henvisning mottas til pasienten utskrives fra sykehuset, medfølgende epikrise og evt. time for kontroll. Planlegge å bestille tid for nødvendige forundersøkelser og time på poliklinikk, dagkirurgi, preoperativ poliklinikk, innleggelser og operasjon. Utvikle system som sikrer at pasienten får time med det samme og ikke settes på en venteliste. Utarbeide og ajourholde skriftlige pasientforløp, fra henvisning mottas til avslutning av pasientforløpene. Utvikle, planlegge og gjennomføre relevant undervisning om urologiske pasientforløp. Bidra til et tett samarbeid mellom avdelingenes leger, sykepleiere og sekretærer for å sikre et godt pasientforløp. Kvalitetssikre og evt å utarbeide nødvendig informasjonsmateriell til pasientene. Sikre at pasienten har en kontaktperson som kan bistå under hele prosessen og som er lett tilgjengelig. Vurdere jobbglidning mellom lege/sykepleier/sekretær Ta ansvar for å implementere nye rutiner og prosedyrer for Integrert Planlegging i urologisk avdeling Lage plan for å evaluere ordningen Prosjektleder/koordinator skal delta i arbeidet med å innføre ordningen på hele Kirurgisk klinikk hvis dette besluttes Beskrive videre arbeid med areal, IKT, personell- og kompetansebehov for en enhet for Integrert Planlegging i Kirurgisk klinikk. Prosjektplan 4
3 Prosjektfaser Fase 1: PROSJEKTETABLERING Prosjektet organiseres med en styringsgruppe og en prosjektgruppe. Prosjektgruppen skal rapportere jevnlig til styringsgruppen. Prosjektet får prosess-støtte fra Enhet for pasientlogistikk. Før oppstart skal koordinator/prosjektleder orienter leger, sykepleiere og sekretærer som berøres direkte av prosjektet. Klinikksjef og prosjektleder orienterer ledergruppen i Kirurgisk klinikk på ledersamling i april 2013. Det skal lages plan for kommunikasjon. Styringsgruppe: Klinikksjef Ola Sæther, leder Klinikksjef Hilde Pleym Klinikksjef Edmund Søvik Avdelingssjef Nina Hassel Seksjonsleder Augunn Blindheim Seksjonsleder Heidi Heksem Seksjonsleder Randi Rømo Seksjonsleder Tove Kristin Løvhaug Prosjektleder Mari Owesen Prosjektmedarbeider Valborg Sund Prosjektgruppe: Prosjektleder Mari Owesen Sykepleier Linda Steen Seksjonsleder Ingrid Strøm Seksjonsleder Marie Kock Lorvik Driftskoordinator Solveig Svengaard Overlege Andrea Egey Sekretær Monica Kristiansen I tillegg er det flere personer som vil bli innkalt på sak Overlege Sverre Langørgen, Sykepleier Torhild Cappelen, Sykepleier Ingalill Wallin Nilsen, Sykepleier Elin Rokkones, Sykepleier Hellen Kvam, Uroterapeut Inger Stokkan, Sykepleier Ulla Hovde og Kontorleder Grete Nordli. Det vil bli vurdert under veis om det er andre som kan være aktuelle ved enkelt saker. Prosjektsjef Valborg Sund deltar som prosjektstøtte. Fase 2: PLANLEGGING Prosjektet har fått ett årsverk finansiert med drift og personalressurser fra Helse Midt-Norge og det planlegges oppstart 15.april 2013. Videre planlegges det å bruke våren 2013 til planlegging og utarbeidelse av nødvendige rutiner/prosedyrer og starte opp selve endringen fra 01.10.13. Prosjektplan 5
Fase 3: GJENNOMFØRING Styringsgruppen har overordnet ansvar for prosjektets gjennomføring og implementering. En viktig forutsetning for vellykket gjennomføring er sterk støtte fra seksjonsleder lege og seksjonsledere sykepleie. Helse Midt Norge har finansiert prosjektet i ett år, og det er viktig at endringene som Integrert Planlegging medfører innføres etter planen slik at foreløpig evaluering kan gjøres innenfor en tidsramme på ett år. Den foreløpige evalueringen skal danne grunnlag for beslutning om å videreføre ordningen med Integrert Planlegging til resten av de kirurgiske seksjonene. Effekten av Integrert Planlegging skal evalueres grundig etter at den har vært i funksjon i klinikken i minst ett år, slik at resultatene kan deles med hele HMN. Det skal utarbeides en sluttrapport som skal oversendes til HMN. Prosjektplan og referat fra møtene legges ut på Min enhet, Kirurgisk klinikk slik at prosjektet kan følges av alle interessert på klinikken. Det er viktig at det settes av nødvendig tid for deltagerne i prosjektgruppen slik at arbeidet flyter som planlagt. Prosjektplan 6