Brukermanual Administrasjon
Forord Brukermanual rapporten omhandler sluttbrukeren av systemet (K-skjema) og er skrevet for de personer som skal bruke applikasjonen. Dette dokumentet beskriver hvordan man kan bruke K-skjema systemet. Vi har tatt med både bilder og en beskrivelse av alle punkt. Manualen kan også leses av sensor, intern veileder ved HiO (Høgskolen i Oslo) og andre som kan være interesserte. 1
Innholdsfortegnelse 1.1 Opprett administrator... 1 2.1 Innlogging... 2 2.2 Glemt passord/brukernavn... 3 3. Hjem... 4 3.1 Innstillinger... 4 3.2 Notater... 5 4. Administrer... 7 4.1 Enheter... 8 4.1 a Legg til ny enhet... 8 4.1.b Endre enhet... 8 5 K-skjema... 9 5.1 Tiltredelse... 10 5.2 Intern endring... 11 5.3 Fratredelse... 12 6. Brukere... 13 6.1 a Legg til brukere... 13 6.1.b Oppdater brukere... 14 6.1.c Slett brukere... 15 7. Statistikk... 16 Vis ansatt... 16 Vis arkiv... 17 8. Søk... 20
1.1 Opprett administrator Når systemet skal kjøres for første gang må administratoren registrere seg for å få tilgang til systemet. 1. Skriv inn brukernavn. 2. Skriv inn e-postadressen. 3. Skriv inn passord. 4. Trykk på Registrer knappen for å opprette administrator konto. Bildet nedenfor viser bekreftelse på registrering av administratoren. Du må trykke på Logginn for å til logginn siden. 1
2.1 Innlogging For å få tilgang til systemet må alle brukere logge seg inn. Bildet 1 1. Skriv inn brukernavn 2. Skriv passord 3. Trykk på Logg inn knappen 4. Hvis du har glemt passord eller brukernavn klikk på Glemt passord. 2
2.2 Glemt passord/brukernavn Dersom administrator har glemt brukernavn eller passord, kan administrator benytte skjemaet underfor å få tilsendt brukernavn og passord på e-post. 1. Skriv inn e-postadressen du registrerte deg med i systemet. 2. Trykk på Send knappen for få tilsendt brukernavn og passord. 3
3. Hjem 3.1 Innstillinger I innstillinger har brukeren mulighet til å endre sitt passord. 1. Trykk på Innstillinger 2. Skriv inn gammelt passord 3. Skriv inn et nytt passord 4. Skriv det nyet passordet på nytt 5. Trykk på Endre Passord knappen. 4
3.2 Notater Notat er en huskelapp system, hvor administratoren kan lage notater, endre og slette eksisterende notater. Bildet nedenfor viser hvordan lage ny notat. 1. Klikker på Ny Notat 2. Viser registreringsskjema, skriv inn tittel og innhold. 3. Trykk på Lagre knappen for å lagre notat. 4. Trykk på avbryt knappen for å avbryte. 5
Bildet nedenfor viser alle notatene som er lagret i systemet. 1. Klikker på Notater 2. Viser alle notater som er lagret i systemet sortert på dato 3. Klikk på Vis mer for å se mer informasjon. Bildet ned for er viser fortsettelsen av punkt 3 i forrige bildet. Administratoren kan bare endre innholdet, men kan også slette notat ved å bruke knappene Rediger og Slett Notat. 6
4. Administrer I administrer siden har administrator mulighet til å legge til og endre enheter, stillinger, adgangskort og nøkler. Bildet nedenfor viser oversikt over de forskjellige faner som inneholder både registrering og endring av data. 7
4.1 Enheter Siden alle oppgavene i forskjellige faner er like velger vi her Enhet som et eksempel på hvordan registrere og endre enhet i administreringssiden. 4.1 a Legg til ny enhet 1. Trykk på Enheter. 2. Skriv inn navnet til enheten du vil registrere i systemet. 3. Trykk på lagre knappen for å lagre enheten. 4.1.b Endre enhet 1. Trykk på Enheter. 2. Trykk på velg enhet. 3. Velg enheten du vil endre fra listen. 4. Skriv inn navnet til enheten du vil endre i systemet. 5. Trykk på Endre knappen for å endre enheten. 8
5 K-skjema K-skjema er skjemaer hvor administrasjonen har muligheten til å registrere, endre eller slette en ansatt i systemet. 9
5.1 Tiltredelse Bildet nedenfor viser hvordan registrere en ny ansatt i systemet. 1. Trykk på Tiltredelse fanen. 2. Viser tiltredelsesskjemaet. 3. Feltene fornavn, etternavn og fødselsnummer må fylles ut for å registrere en ny ansatt i systemet. Systemet går ikke videre før disse feltene er fylt ut. 4. Feltene i figuren 4 bestemmes av administratoren/brukeren om de skal fylles ut eller ikke. 5. Figuren 5 viser hvordan velge enhet, stilling, adgangskort og nøkler fra lister, og hvordan bruke kalanderen til å registrere tiltredelsesdato. 6. Trykk på Registrer knappen for å registrere ansatt i systemet og det sendes e-post automatisk med relevante opplysninger til avdelinger. 10
5.2 Intern endring Skjemaet inneholder opplysninger om intern endringer innen UNE. 1. Trykk på Intern endring fanen. 2. Viser skjemaet for intern endring for en ansatt. 3. Registreringsnummer feltet må fylles ut med tall for å finne riktige ansatt for å endre opplysninger. Systemet går ikke videre før feltet er fylt ut. 4. Trykk på Søk knappen. 5. Figuren 5 viser intern endringsskjema for å endre opplysninger til en ansatt, feltene som er markert med rød ramme rundt kan man skrive inn og velge fra listene, mens feltene som har grå bakgrunn er bare lesbare og kan ikke endres. 6. Trykk på Lagre knappen for å registrere endring av opplysninger for ansatt i systemet og sende e-post med relevante opplysninger til avdelinger. 11
5.3 Fratredelse Skjemaet inneholder opplysninger om ansatte som avslutter sitt arbeidsforhold sammen med en del praktiske og tekniske opplysninger. 1. Trykk på Fratredelse fanen. 2. Viser hele fratredelsesskjemaet for en ansatt. 3. Registreringsnummer feltet må fylles ut med tall for å finne riktige ansatt for å registrere fratredelse. Systemet går ikke videre før feltet er fylt ut. 4. Trykk på Søk knappen. 5. Feltene med grå bakgrunn er bare lesbare og kan ikke endres. 6. Feltene i figuren 6 bestemmes av administrator/bruker om de skal fylles ut eller ikke 7. Trykk på Lagre knappen for å lagre informasjonen i systemet og send e-post med relevante opplysninger til avdelinger. 12
6. Brukere I siden brukere har administrator/bruker muligheten til å registrere systembrukere, oppdatere og slette eksisterende brukere av systemet. 6.1 a Legg til brukere Ved oppretting av ny bruker, må du velge om den nye brukeren skal ha tilgang til å administrere andre brukere, eller om brukeren kan ha begrenset tilgang til systemet ved å gi brukeren riktig bruker rolle. 13
1. Trykk på Legg til brukere. 2. Alle feltene som er markert med rød stjerne(*) må fylles ut for at systemet kan registrere nye brukere. Skriv inn brukernavn, velg fra listen hvilken bruker rolle brukeren skal ha og tilslutt skal du skrive inn e-post adressen for å sende passordet til brukeren. 3. Trykk på Registrer knappen for å lagre brukeren i systemet og send e-post med relevante opplysninger til brukeren. 6.1.b Oppdater brukere I oppdater bruker fanen har administrator/bruker mulighet til å endre informasjonen om en eksisterende bruker av systemet. Administrator/brukere kan endre bruker rolle og sende et nytt passord dersom brukeren har glemt sitt passord. 1. Trykk på Legg til brukere. 2. Velg en bruker fra listen, i brukerrollefeltet får du se hvilken brukerrolle brukeren har, og kan endre brukerrollen ved å velge ny brukerrolle fra listen. 3. Trykk på Oppdater knappen for å lagre endringer i systemet. 4. Trykk på Nytt passord knappen for å sende et nytt passord til brukeren. 14
6.1.c Slett brukere Administrator/brukere kan slette eksisterende brukere i systemet ved å benytte skjemaet under. 1. Trykk på Slett brukere. 2. Velg en bruker fra listen. 3. Trykk på Slett knappen for å slette brukeren fra systemet. 15
7. Statistikk Statikken viser ansatte som er på jobb og de som har sluttet fra jobben. Vis ansatt Bildet nedenfor viser ansatte som er på jobb. 16
1. Trykk på Vis Ansatte. 2. Viser resultatet. 3. Ansatte blir listet og sortert på etternavn, for å vise informasjon om en ansatt klikk på etternavnet. 4. Viser side tall. I tabellen blir 20 ansatte listet, for å se andre ansatte kan man benytte side tall for å gå til neste side. Bildet nedenfor viser alle detaljer(informasjon) om en ansatt etterfølges av punkt 3 i forrige bildet. Bildet viser opplysninger som er registrert for ansatt Jacobsen Berit. Det som er markert med blå ramme rundt er opplysninger som kommer fra DI-enhet. Ansatt nr blir gitt av Økonomi og er markert med grønn ramme rundt, Service-enheten ga Jacobsen Beritt et Tlf:(Jobb)og er markert med svart ramme rundt. Hver ansatt for en E-post:(Jobb) fra DI-enhet. Vis arkiv Vis arkiv viser alle ansatte som har jobbet hos UNE og har sluttet arbeidsforholdet. 17
1. Trykk på Vis arkiv. 2. Viser resultatet. 3. Ansatte blir listet og sortert på etternavn, for å vise informasjon om en ansatt klikk på etternavnet. 18
Bildet nedenfor viser alle detaljer(informasjon) om en ansatt som har sluttet arbeidsforhold hos UNE, etterfølges av punkt 3 i forrige bildet.. 19
8. Søk Administratoren kan benytte søkemotoren for å søke etter ansatte med fornavn, etternavn eller fødselsdato. Bildet nedenfor viser søkemotoren. 1. Bruk søkemotoren til å søke etter ansatt med fornavn, etternavn og fødselsdato. 2. Skriv inn fornavn, etternavn eller fødselsnummer, etter hvilken søkemotor du vil bruke. 3. Trykk på Søk knappen 4. Viser hele resultat 5. Klikk på Vis mer for å se mer informasjon. 20
Bildet nedfor viser fortsettelsen av punkt 5 i forrige bildet 21
Brukermanual DI
Vedlegg 5 Brukermanual DI-enhet Innholdsfortegnelse 1.1 Innlogging... 2 1.2 Glemt passord/brukernavn... 3 2 Hjem... 4 2.1 Søk... 4 2.2 Innstillinger... 5 3 Tiltredelse... 6 4 Intern endring... 7 5 Fratredelse... 8 1
Vedlegg 5 Brukermanual DI-enhet 1.1 Innlogging For å få tilgang til systemet må alle brukere logge seg inn. Bildet 1 1. Skriv inn brukernavn 2. Skriv passord 3. Trykk på Logg inn knappen 4. Hvis du har glemt passord eller brukernavn klikk på Glemt passord. 2
Vedlegg 5 Brukermanual DI-enhet 1.2 Glemt passord/brukernavn Dersom brukeren har glemt brukernavn eller passord, kan brukeren benytte skjemaet under for få tilsendt brukernavn og passord på e-post. 1. Skriv inn e-postadressen du registrerte deg med i systemet. 2. Trykk på Send knappen for få tilsendt brukernavn og passordet. 3
Vedlegg 5 Brukermanual DI-enhet 2 Hjem Etter at brukeren fra DI-enheten har logget seg inn i systemet får vedkommende tilgang til systemet. I Hjem fane kan brukeren søke etter ansatte og endre egne innstillinger. 2.1 Søk 1. Trykk på Søk 2. Skriv inn fornavn, etternavn eller fødselsnummer 3. Trykk på Søk knappen 4. Viser hele resultatet 5. Klikk på Vis mer for å se mer informasjon. 4
Vedlegg 5 Brukermanual DI-enhet Bildet nedenfor viser fortsettelsen av punkt 5 i forrige bildet. Viser mere informasjon for den valgte ansatt. 2.2 Innstillinger I innstillinger har brukeren mulighet til å endre sitt passord. 1. Trykk på Innstillinger 2. Skriv inn gammelt passord 3. Skriv inn et nytt passord 4. Skriv det nyet passordet på nytt 5. Trykk på lagre knappen. 5
Vedlegg 5 Brukermanual DI-enhet 3 Tiltredelse Når en ansatt blir registrert i UNE, blir det sendt en e-post automatisk til avdelingsbrukere for å gjøre sine oppgaver. 1. Skriver inn registreringsnummer du har fått via e-post 2. Trykk på Søk knappen. 3. Personal informasjon er bare synlig for DI og tekstfeltene er kun lesbare. 4. Viser historikk, dersom oppgavene er registrert for ettersøkte ansatt, alle feltene blir vist med data og er kun lesbar. 5. Feltene som har en rød stjerne (*) foran seg må fylles ut, mens kommentarfeltet ikke er nødvendig, dersom brukeren vil skrive kommentar, er det åpent. 6. Trykk på lagre knappen for lagre utførte arbeid. 6
Vedlegg 5 Brukermanual DI-enhet 4 Intern endring Dersom det skjer en intern endring for en ansatt, får avdelingsbrukere beskjed fra administrasjonen via en e-post med endringer, og ansvarlig personer for hver avdeling skal registrere sine oppgaver. 1. Skriver inn registreringsnummer du har fått via e-post 2. Trykk på Søk knappen. 3. Personal informasjon er bare synlig for DI og tekstfeltene er kun lesbare. 4. Viser historikk, dersom oppgavene er registrert fra før for ettersøkte ansatt, alle feltene blir vist med data og er kun lesbar. 5. Feltene som har en rød stjerne (*) foran seg må fylles ut, mens kommentarfeltet ikke er nødvendig, dersom brukeren vil skrive kommentar, er det åpent. 6. Trykk på lagre knappen for lagre utførte arbeid. 7
Vedlegg 5 Brukermanual DI-enhet 5 Fratredelse Ved registrering av fratredelse, får avdelingsbrukere beskjed via en e-post og ansvarlig personer for hver avdeling skal registrere sine oppgaver. 1. Skriv inn registreringsnummer du har fått via e-post 2. Trykk på Søk knappen. 3. Personal informasjon er bare synlig for DI og tekstfeltene er kun lesbare. 4. Viser historikk, dersom oppgavene er registrert fra før for ettersøkte ansatt, alle feltene blir vist med data og er kun lesbar. 5. Feltene som har en rød stjerne (*) foran seg må fylles ut, mens kommentarfeltet ikke er nødvendig, dersom brukeren vil skrive kommentar, er det åpent. 6. Trykk på lagre knappen for lagre utførte arbeid. 8