Referat fra styremøte i Oslo Journalistklubb tirsdag 19. juni 2012 fra kl. 15.00 til 21.30 hos Veslemøy Lode, Strømsveien 21 A Tilstede: Andre: Forfall: Martin Riber Sparre, Veslemøy Lode, Berit Aalborg, Andreas Nielsen, Marianne Torp, Kirsten Ropeid og Ellen Viseth. Organisasjonssekretær Aslaug Watten. Påtroppende vikar for organisasjonssekretær Line Scheistrøen. Baard Zakariassen, Rolf Johansen og Pål Hellesnes. Saksliste: 1. Sak 51 Referater. 2. Sak 52 Revisjon av OJs og OJs stipendfonds vedtekter Revisjon av OJs regnskaper 3. Sak 53 Rekrutteringsprosjektet 4. Sak 54 Arbeid for nettansvarlig i OJ 5. Sak 55 Sammenslåing av lokallag. 6. Sak 56 Stipender 2012. Antall og type. 7. Sak 57 Tiltaksplan neste periode. Første diskusjon. 8. Sak 58 Regnskap for OJ. 9. Sak 59 Regnskap og beretning for OJs stipendfond 10.Sak 60 Delegatfordeling årsmøte 2012 11.Sak 61 Årsmøte. Saksliste. Plan. Valgkomite. Årsmøtefunksjonærer 12.Sak 62 Eventuelt/orientering a. Kurs for midlertidigkontakter 11.6.12 b. Offentlighetsseminar 14.6.12 c. OJ-patrulje i juni 1. Sak 51 - Referater Referat fra styremøte 14.5. og AU-møte 7.6.12. Referat fra styremøte 14.5.12 Referatet godkjent Referat fra AU-møte 7.6.12 Referatet tatt til etterretning. 2. Sak 52 Revisjon av OJs og OJs stipendfonds vedtekter Revisjon av OJs regnskaper Utkast til endringer av vedtekter. Oslo Journalistklubb. Styremøte 19. juni 2012 Side 1
Martin Riber Sparre gikk gjennom forslagene til revisjon av vedtektene til OJ og OJs fonds. AU foreslår en gjennomgående revidering av vedtektene, både for å tilpasse dem til NJs nye vedtekter samt nye formuleringer som foreslås fra AU. Styret hadde en første gjennomgang av vedtektene, og ferdigbehandler dem på styremøte 29. august. Forslag til årsmøtevedtak behandles på styremøtet 29. august. Revisjon av OJs vedtekter, revisjon av OJs fonds vedtekter og revisjon av OJs regnskaper settes opp som egne saker på OJs årsmøte 19.9.12 3. Sak 53 - Rekrutteringsprosjektet Notat fra Pål Hellesnes Martin Riber Sparre orienterte om innholdet i notatet fra Pål Hellesnes og AUs vedtak. Målet for OJs rekrutteringsprosjekt er definert i handlingsplanen vedtatt på årsmøtet; å skaffe oversikt over organisasjonsgraden og verve nye medlemmer. Arbeidet foreslås delt i to faser en kartleggingsfase og en iverksettingsfase. Det foreslås at styret vedtar en mer konkret plan for fase to av arbeidene basert på resultatene av kartleggingen, inkludert hvilke grupper man skal fokusere på, samt konkret målsetting for arbeidet. OJ har fått bevilget to uker frikjøp til prosjektet, og de to ukene frikjøp foreslås fordelt likt mellom de to aktivitetsfasene. AU har behandlet saken og støtte forslagene med noen tillegg. OJ gjennomfører følgende plan for arbeidet med å skaffe oversikt over organisasjonsgraden og verve nye medlemmer: Fase 1:Tid for gjennomføring: 20-24/8 Aktivitet: - Sammenstilling av svar og informasjon fra de ulike klubbene. -Kontakt med klubbene som ikke har svart, samt med resten for å sikre at informasjonen er kompatibel for alle klubbene (dvs. At de har inkludert samme grupper i sine opplysninger). Målet er å ha snakket med folk fra alle de relevante arbeidsplassene i løpet av uka. -Analyse og produksjon av notat for styrebehandling med ulike handlingsalternativer og prioriteringer for videre arbeid. -Etablere samarbeid med studentene om rekrutteringskampanje. -Starte samarbeid NJ om materiell med tanke på vervekampanje og konkurranser. -Inngå et samarbeid med fotogruppa om rekruttering. Fase 2: Styrebehandling av resultater fra fase 1 Vedtak på prioritering og plan for fase 3. Fase 3: Tid for gjennomføring: Medio september Aktivitet: -Målrettet kontakt og møter med utvalgte klubber og medlemmer, med mål om å øke organisasjonsprosent og eventuelt opprette nye klubber med tariffavtale, om mulig. OJs rekrutteringskampanje avsluttes 31.12.12. Oslo Journalistklubb. Styremøte 19. juni 2012 Side 2
4. Sak 54 - Arbeid for nettansvarlig i OJ Notat fra Berit Aalborg. Berit Aalborg innledet og la fram konkrete forslag til vedtak og arbeidsprioriteringer for OJs nettansvarlige samt hva nettansvarlige og organisasjonssekretær skal ha ansvar for. Styret har tidligere oppnevnt nettansvarlig og gitt et mandat. AU støtter forslaget og har noen konkrete tillegg. Styret diskuterte saken. 1. OJ ber tre personer om å lage saker fra våre arrangement på rotasjon. Disse tre blir forespurt hvert år. Nettansvarlig holder kontakt med de tre, og legger ut sakene deres på OJ-sidene. Dette blir linket til Facebook og eventuelt Twitter. Innholdet på OJs sider skal konsentreres om debatter og dagsseminarer arrangert av OJ, med bilder hvis mulig. Sakene som legges på sidene, kan være mer i notisform enn en stor sak. 2. OJ ber en journalist lage et lite portrett/sak fra felter vi jobber med en gang i halvåret. Det skal ikke være pretensiøst. 3. AU/leder/nestleder har ansvaret for å melde fra til nettansvarlig hvis det er politiske saker de ønsker å uttale seg om. De tar kontakt nettansvarlig som lager en liten sak. Dette blir lagt ut på Web-siden og linket til Facebook og eventuelt Twitter. 4. Organisasjonssekretæren i OJ legger inn arrangementer og vedtak på OJs hjemmeside. Hun tipser nettansvarlig, slik at det blir lenket til Facebook og eventuelt Twitter. OJ satser også på å lage små portretter av nye klubbleder, der organisasjonssekretæren ber den nye klubblederen om å svare på noen få spørsmål og et bilde. Saken lenkes til Facebook og eventuelt Twitter. 5. Midlertidig-sidene skal ikke ligge under web-ansvarlig sitt ansvar, siden dette er en egen satsning. 6. Der hvor webansvarlig ikke klarer å rekruttere folk til å dekke arrangementer, må styret ta ansvar. 5. Sak 55 - Sammenslåing av lokallag. Notat fra Andreas Nielsen. Martin Riber Sparre gikk gjennom forslag fra arbeidsgruppa som støttes av AU. Styret diskuterte saken og vedtok forslaget med noen små endringer. Styret har behandlet saken på flere styremøter. Arbeidsgruppa har undersøkt hvordan våre omkringliggende lag stiller seg til den vedtatte gjennomgangen av lokallagenes grenser. Arbeidsgruppa mener OJ skal være åpne for å slå seg sammen med andre lokallag, dersom disse ønsker det. Den foreløpige konklusjonen hos våre nabolag er imidlertid at de ikke ønsker sammenslåing med OJ. Buskerud, Telemark og Vestfold har allerede et samarbeid, og ønsker heller å utdype dette enn å slå seg sammen med hverandre eller oss i OJ. Østfold og Akershus ønsker også å Oslo Journalistklubb. Styremøte 19. juni 2012 Side 3
fortsette som nå. Disse to lagene er ikke avvisende til å slå seg sammen med hverandre, men går langt i å utelukke en sammenslåing med OJ. Sammenslåing av lokallag settes opp som sak til OJs årsmøte høsten 2012 og følgende forslag fremmes: OJ har i tråd med vedtaket fra NJs landsmøte 2011 vurdert sine lagsgrenser, og undersøkt om det er mulig å se for seg en sammenslåing av OJ og omkringliggende lag. OJ har en åpen holdning til lagsgrensene i NJ. Vi har vært i kontakt med de andre lagene rundt Oslofjorden. Basert på tilbakemeldingene, er det lite som tyder på at noen av våre nabolag ønsker å slå seg sammen med OJ. OJ tar tilbakemeldingene fra de andre lagene i Oslofjordregionen til etterretning. 6. Sak 56 - Stipender 2012. Antall og type. Notat fra Aslaug Watten Aslaug Watten orienterte og la fram AUs forslag til vedtak. Renteinntektene pr 31.12.11 var på 66 809. Fondet gikk med underskudd både i 2011 med kr 8 191. I 2010 og 2011 ble det kun delt ut hvilestipender. Begrunnelser for dette var at hvilestipend ligger nærmest opp til fondets hovedformål, og at det er riktig at dette prioriteres når avkastningen på fondet er liten Styret diskuterte hvilke stipender som skal deles ut og hvor mange stipender som skal deles ut i 2012. I 2012 lyser OJ ut 5 hvilestipend a kr 15 000 og et reisestipend a kr 20.000 med søknadsfrist 1. september. Styret vil også 2012 tilstrebe at det er kun avkastningen som anvendes til stipender. Stipendene lyses ut mail til medlemmene, og legges ut på hjemmesiden. 7. Sak 57 - Tiltaksplan neste periode. Første diskusjon. Tiltaksplan 2011-2012 Styret hadde en første runde på innholdet i tiltaksplanene som skal foreslås for årsmøtet 19.9. Styrets innstilling vedtas på styremøte 29.8. Til diskusjon. 8. Sak 58 - Regnskap for OJ. Revidert regnskap for OJ. Aslaug Watten la fram utkast til revidert regnskap for OJ med noter. Regnskapet er for et halvt år, fra 1.7. 31.12.2011 fordi regnskapsåret nå er endret til å være fra 1.1. 31.12. Oslo Journalistklubb. Styremøte 19. juni 2012 Side 4
Regnskapet viser et underskudd på kr 20 925. Aksjene i Avisa AS har i regnskapet til OJ vært bokført med kr 100 000. Årsaken til underskuddet er et tap på kr 41 062 som følge av avviklingen av Avisa AS og et mellomværende mellom OJ og Avisa. Kr 58 938 skal deles ut til OJ (morselskapet). Regnskap for Oslo Journalistklubb 1.7-31.12. 2011 vedtatt. Underskuddet tas fra OJs egenkapital. Sak til OJs årsmøte 19.9.12. 9. Sak 59 - Regnskap og beretning for OJs stipendfond Regnskap og beretning for OJs stipendfond. Aslaug Watten orienterte og gikk gjennom forslag til revidert regnskap og beretning. Det er OJs styre som er fondets styre, og regnskap og beretning skal godkjennes av styret. Fondet gikk med et underskudd på kr 8 191 i 2011. Avkastningen på fondet var pr 31.12.11 kr 66 809. I 2011 ble det delt ut 5 hvilestipender a kr 15.000. Martin Riber Sparre orienterte om at OJ nå har fått et tilbud i en annen bank med bedre rente. Mesteparten av fondets midler overføres denne banken. Regnskap og beretning for Oslo Journalistklubbs stipendfond 1.1-31.12. 2011 vedtatt. Underskuddet tas fra fondets egenkapital. Sak til OJs årsmøte 19.9.12. 10. Sak 60 - Delegatfordeling årsmøte 2012 Notat og forslag til delegatfordeling 2012. Aslaug Watten gikk gjennom AUs forslag til delegatfordeling av OJs 80 delegater. Forslaget baserer seg på antall medlemmer i klubbene. I tillegg gis studenten 3 delegater, seniorene 2 delegater, journalistlæreren 1 delegat og OJs styre 7 delegater. Forslaget til delegatfordeling vedtatt. 11. Sak 61 - Årsmøte. Saksliste. Plan. Valgkomite. Årsmøtefunksjonærer Plan for årsmøtet. Forslag til saksliste. Aslaug Watten orienterte om årsmøteplanen. Styret diskuterte valgkomite og årsmøtedirigenter. Nåværende valgkomite spørres om gjenvalg. AU får fullmakt til å foreslå årsmøtedirigent. Organisasjonssekretæren er referent. Oslo Journalistklubb. Styremøte 19. juni 2012 Side 5
12. Sak 62 Evt/Orientering a. Kurs for midlertidigkontakter 11.6.12 Ca 20 tilstede på et bra dagskurs, der også redaksjoner i nærheten av Oslo deltok. Innledninger ved Veslemøy Lode, Baard Zakariassen, Cristian Bakken og August Ringvold. b. Offentlighetsseminar 14.6.12 25 tilstede på et bra seminar, der også frilansere var inviterte. Det var 40 påmeldte, og det var 18 som ikke meldte forfall. Det er sendt ut mail til disse i etterkant. NJ-advokat Ina Lindahl Nyrud og Aftenposten-journalist Siri Gedde Dahl var forelesere. c. OJ-patrulje i juni Redaksjoner som er/skal besøkes: Dagsavisen, NTB og Vårt Land. Referat: Aslaug Watten Oslo Journalistklubb. Styremøte 19. juni 2012 Side 6