Saksframlegg ØKT AREALBEHOV VED TRONDHEIM BYARKIV OG ENDREDE FORUTSETNINGER FOR ETABLERING AV ABM-SENTER Arkivsaksnr.: 04/2006 Forslag til vedtak: Formannskapet slutter seg til rådmannens forslag om at Trondheim byarkiv går inn i sjøsideløsningen som skisseres ved Dora, samt at ekspansjonsarealet i tilknytning til arkivet tas i bruk og at det investeres i Tornado arkivautomater. Totalt medfører dette økte årlige kostander på kr. 2 130 000,- ekskl. moms. Saksfremlegg - arkivsak 04/2006 1
Innledning Formannskapet behandlet i sak 474/04 intensjoner for Trondheim kommunes deltagelse i etableringen av et ABM-senter på Dora. Siden denne saken ble vedtatt har forutsetningene for etablering av ABM-senter på Dora endret seg, samtidig med at utviklingen av Trondheim Byarkiv og økt etterspørsel etter arkivtjenester gjør at Byarkivet har behov for mer areal. Bakgrunn Staten har gjennom Kulturmeldingen en klar målsetning om å etablere et ABM-samarbeid. ABMsamarbeidet går på tvers av de tre fagfeltene arkiv, bibliotek og museum. Intensjonen er at disse tre fagfeltene skal finne sammen for å gjøre hverandre enda bedre. I saken fra 2004, forpliktet Trondheim kommune seg til å inngå som en aktiv part i dette samarbeidet lokalisert på Dora. Dette var en naturlig oppfølging av Stortingets vedtak om å flytte Statsarkivet i Trondheim fra Høyskoleveien til Dora, med den intensjon å danne et bedre grunnlag for et tettere samarbeid mellom arkivinstitusjonene i Trondheim. Statsarkivet inngikk en leieavtale med Dora AS i 2004, som innebærer at hele institusjonen blir samlet på Dora fra og med 2007. For å kunne huse hele Statsarkivet, og for å legge til rette for det nye ABM-senteret, reises det nå et nybygg i tilknytning til eksisterende bygninger. Dette inneholder bl.a. kontorlokaler, lesesal og kantine, og vil stå ferdig i oktober 2006. For at Trondheim kommune skal bli en del av ABM-samarbeidet, vedtok Formannskapet i sak 475/04 en ny, langsitkig leiekontrakt med Dora AS som medførte at Byarkivet inngår som en del av fellesskapet i det nye bygget sammen med andre lignende institusjoner. Endrede behov for arkivtjenester Fra 2004 og fram til i dag har Trondheim Byarkiv gjennomgått store organisatoriske endringer som følge av et økende behov for arkivtjenester i kommunen. Dette har bidratt til at Byarkivets behov for arealer har økt mer enn det vi forutså i 2004. At kommunen har et økende behov for arkivtjenester kan i hovedsak knyttes til to forhold. Det ene er arbeidet med innføring av skanning av post, mens det andre går på samlokalisering av administrative tjenester i Midtbyen og overføring av enhetenes arkiv til Byarkivet i den forbindelse. Postskanning Gjennom arbeidet med skanning av innkommen post har totalt 15,5 stillinger så langt blitt overført til Byarkivet fra andre deler av organisasjonen. Dette har sammenheng med at all skanning og journalføring av arkivverdig post skal foregå en plass i kommunen, og at dette legges til Byarkivet. Som følge av postskanning overtar Byarkivet stadig nye oppgaver og medarbeidere, og dette øker enhetens behov for areal mer enn det vi forutså i 2004. Innføring av postskanning medfører at all arkivverdig post bli arkivert ved Byarkivet og ikke ut på enheter som tidligere. En av forklaringenene på det økte arealbehovet ligger i at skanning også er et stort ryddearbeid for organisasjonen, og innføring og fokus på nye rutiner gjør at vi får orden på arkiver som tidligere ikke har blitt håndtert godt nok. Mengden arkiver som overføres Byrakivet er derfor større enn først antatt og det stilles større krav til ressurser knyttet til oppbevaring og håndtering av arkivene. Med at skanning av post innføres i stadig nye deler av Trondheim kommune vil Byarkivet fortsatt få Saksfremlegg - arkivsak 04/2006 2
overført oppgaver og personer fra andre deler av organisasjonen utover i 2007. Når skanning av post er innført i hele kommunen vil dette føre til en betydelig effektivisering av kommunens postgang. Samlokalisering av administrasjon i Midtbyen Gjennom samlokaliseringen av administrative enheter på torget er det besluttet å overføre arkivene med dertil hørende funksjoner til Byarkivet. Dette lå ikke inn som en forutsetning i saken fra 2004 og er en av hovedårsakene til det økte arealbehoved ved Byarkivet. Særlig har overføringen av byggesaksarkivet ført til behov for mer areal og ansatte ved Byarkivet. Når det er sagt, så ville økte krav til oppbevaring av byggesaksarkivet medført flere millioner i ekstra utgifter dersom dette skulle blitt ivaretatt i de nye lokalene på torget. Flyttingen av arkivet til Dora er derfor en billigere løsning for kommunen, til tross for økt arealbehov ved Byarkivet. Ny sak om strategiske føringer for byarkivet Trondheim byarkiv opplever et sterkt fokus på tjenesteyting og det å levere saksdokumentasjon på løpende bånd. Ved at Trondheim byarkiv tar på seg oppgaver for kommunale enheter øker presset på å være faglig kompetente og ikke være en flaskehals i forhold til kommunens forvaltningoppgaver. Som følge av de endringene Byarkivet gjennomgår er det behov for å ta et sterkere grep rundt en strategisk utvikling av Trondheim Byarkiv. Byarkivet spiller en stadig viktigere rolle som rådgiver og tjenesteyter internt overfor kommunens enheter, samtidig som enheten har et ansvar som formidler av byens forvaltningsmessige historie, og møter derfor kommunens innbyggere når behovet for dokumentasjon oppstår. Med bakgrunn i dette er det startet en strategiprosess knyttet til videre utvikling av Trondheim byarkiv. Prosessen vil gjennomføres innen utgangen av mai og involvere alle ansatte ved Byarkivet. Rådmannen kommer tilbake til formannskapet med en orienteringssak på dette strategiarbeidet i juni. Ekspansjonsareale og investering i tornadoer Trondheim Byarkiv har i dag en leieavtale på i overkant av 20 000 hyllemeter i Dora-anlegget. Av disse er i underkant 5 000 framleid til Helse midtnorge og Sør Trøndelag fylkeskommune. Som nevnt har samlokalisering av administrasjon på torget ført til store overføringer av arkiv til Byarkivets depot. Fra byutviklingsområdet alene er i overkant av 3 000 meter med arkiv overført. I tillegg vil arkivene fra Bydrift overføres til Byarkivet ved flytting senere i vår. Dokumentsenteret som er etablert i forbindelse med sentralisering av scanning, postregistrering og arkivering legger også beslag på betydelig hyllekapasitet, og vil om kort tid komme opp i et samlet behov for rundt 2 000 meter hyllekapasitet. I tillegg til de nevnte avleveringer fra byutviklingsområdet, har enhetene avlevert kartskap i ulike størrelser. Dette materialet opptar all ledig gulvplass i byarkivets depoarealer, og må på sikt plasseres i egnede reoler for slikt materiale. Enhetene i flytteprosjektet overleverte også betydelige mengder museumsrelatert materiale. Alt fra de første datamaskinene kommunen tok i bruk, til annet teknisk utstyr og modeller etc. Byarkivet har her leid tilleggsarealer for å huse dette materialet. Alt i alt vil Byarkivets depot, med avleveringene fra samlokaliseringsprosjektet og tidligere avleveringer av historiske arkiv, være fyllt opp våren 2006. Det fremtidige behovet for arkivlokaler er omfattende, da det fremdeles ligger mye arkivmateriale ut på Saksfremlegg - arkivsak 04/2006 3
enhetene i kommunen. For å imøtekomme det fremtidige arealbehovet er det skissert tiltak som vil ha god effekt både på kort og lang sikt. I tilknytting til byarkivets eksisterende arkivmagasin er det ledig areal for ekspansjon. Disse arealene kan fylles med moderne arkivreoler for tradisjonell arkivdokumentasjon, samt arkivautomat (Tornado) for å håndtere den økende mengden med spesialformater. Ved å utnytte den utbyggingssituasjonen som er på Dora vil vi kunne etablere tilleggsarealer tilsvarende 9 600 hyllemeter i mobile arkivreoler, samt Tornado arkivautomat som gir muligheter for å oppbevare store mengder med spesialformater. Trondheim byarkivs planer om innføring av postskanning i helsesektoren forutsetter også at avtale om tilleggsarealer er på plass. Men selv om skanning av post ikke videreføres til nye tjenesteområder i 2006, så vil Byarkivet uansett ha behov for å leie av tilleggsarealer etter hvert. Dette er en konsekvens av at kommunens arkiver og arkivfunksjoner øker i omfang. Sjøsideløsningen på Dora Statsarkivet er den største leietageren innenfor ABM-samspillet på Dora, og er derfor naturlig nok den aktøren i samarbeidet som legger mye av føringene for hvordan arbeidet skal organiseres og bygget utformes. Da Trondheim kommune gikk inn i samarbeidet var forutsetningen at det skulle etableres felles mottaks- og ordningsrom for arkivene i umiddelbar nærhet til nybygget. Dette er en svært viktig del av det arkivfaglige samarbeidet i ABM-samspillet, og har derfor vært gjenstand for mange diskusjoner i fellesmøter mellom de ulike aktørene som lokaliseres på Dora. I etterkant av leiekontraktsinngåelse har byggeprosjektet på Dora vært gjennom en omfattende utvikling. Flere av samarbeidsområdene har ytterligere blitt belyst og vi ser at noe av arelbehovet ikke er godt nok ihensytatt. De opprinnelige planene har ikke ivaretatt i tilstrekkelig grad behovet for mottaks- og ordningsrom for leietakerne i nybygget. I samarbeid med Riksarkivet, Statsarkivet i Trondheim, Universitetsbiblioteket og Dora AS har det blitt utarbeidet en løsning (sjøsideløsningen) for fellesfunksjoner, da i overensstemmelse om at planene har behov for godkjenning i de respektive institusjonenes styrende organer. Sjøsideløsningen ivaretar i sterkere grad Byarkivets krav til nødvendige arealer for mottak, rengjøring, systematisering og katalogisering av mottatte arkiv. Trondheim byarkiv har i dag vesentlig større andel av uordnet materiale enn de øvrige aktørene i det nye arkivsenteret på Dora. Omfang av dette ordningsarbeidet ble i tilsynsrapport fra Statsarkivet i 2002 stipulert til 15 årsverk i etterslep på lovpålagte oppgaver. Trondheim kommune vil derfor kunne trekke veksler på å samlokalisere denne funksjon med Statsarkivet og Interkommunalt Arkiv Trøndelag, som begge har betydelig kompetanse og ressurs på området. Gjennomføring av disse oppgavene vil være en forutsetning for å kunne gjøre kommunens arkiver tilgjengelige for byens borgere og offentligheten generelt i tråd med de lover og forskrifter som regulerer arkivfunksjonene. Byarkivet mottar i sterkt økende grad krav om partsinnsyn i eldre arkiv. Mange av disse sakene ender opp i rettssystemet med krav om billighetserstatning av ulikt slag. En systematisering av dette materialet vil på relativt kort sikt spare ressurser til framfinning, og ikke minst kvalitetsikre vår dokumentasjon i erstatningsaker rettet mot kommunen. I fordelingen av leiekostnader mellom aktuelle leietagere i Sjøsideprosjektet er følgende fordelingsnøkkel foreslått: Saksfremlegg - arkivsak 04/2006 4
Statsarkivet Trondheim byarkiv Universitetsb. i Tr.heim Totalt 67% 20% 13% 100% Med bakgrunn i ovennevnte fordelingsnøkkel vil årlige leiekostnader for Trondheim byarkiv bli kr. 745.000. I tillegg vil felleskostnader påløpe, samt kostnader knyttet til renhold og strøm. Dette kommer i tillegg til øvrige inngåtte leiekontrakter. Et felles mottakssenter vil kunne gi besparelser i lønnskostnader gjennom bedre utnyttelse av personalressurser i mottakssenteret. I tillegg vil løsningen legge til rette for økt arkivkapasitet og dermed økte leieinntekter ved at mottaksvirksomheten i sin helhet legges utenfor de arealer som kan benyttes til arkivering. Statsarkivet i Trondheim og Universitetsbiblioteket har allerede signalisert sterk vilje til å inngå leiekontrakt med Dora AS vedrørende sjøsideløsningen, dette uavhengig av Trondheim byarkivs deltakelse. Ved at Trondheim byarkiv eventuelt takker nei til Dora AS sitt tilbud vil vi miste den opprinnelig tenkte effekt av å samordne kompetanse og dra veksler på hverandres erfaringer. Trondheim byarkiv vil da isolert sett kun samarbeide med de andre institusjonene innenfor lesesalsfunksjonen. Konklusjon Som følge av at oppgaver og arkiver overføres fra enhetene i kommunen og til Trondheim byarkiv, har Byarkivet behov for mer areal. Det å ta i bruk det mulige ekspansjonsarealet i Dora, samt å investere i Tornado arkivautomater, vil kunne løse dette behovet. Sammen med vår deltakelse i sjøsideløsningen vil disse løsningene gi en en årlig kostnad på kr. 2 130 000,- ekskl. moms. De årlige leieutgiftene fordeler seg som følger: Sjøsideløsningen kr. 745 000,- uten moms Ekspansjonsareale kr. 1 235 000,- Tornado arkivautomater kr. 150 000,- Denne økningen i leiekostnader ved Dora vil etter rådmannens vurdering uansett være en billigere løsning enn om man skulle ivareta tilfredsstillede arkivløsninger andre plasser i kommunen. Rådmannen i Trondheim, 27 mars 2006 Elin Rognes Solbu kommunaldirektør for organisasjon Tor Inge Hegvold Enhetsleder Byarkivet Rolf Jarle Brøske Rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 04/2006 5