Stavanger Kommune v/ Terje Emil Knutsen Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Terje Emil Knutsen Odd Bjørn Bekkeheien 25.09.09 Evaluering VM sandvolleyball 2009 Rapporten er utarbeidet av arrangøren World Event AS. Evalueringsrapporten gir en kort beskrivelse av gjennomføringen av arrangementet, hva har forløpt bra / mindre bra i hele prosjektets løp fra planlegging til avslutning. 1. AKTIVITET 1.1 BYGGVERK OG INSTALLASJONER Årets arrangement var mye større en tidligere års arrangement med større tribuner, ekstra brakkerigg og lekter. Vi brukte også i år våre egne tribuner som ble innkjøpt til arrangementet i 2008, men på grunn av tribunens størrelse så måtte vi leie ekstra tribune materiell fra vår leverandør Nussli. Da det ikke var mulig å få plass til denne store tribunen på land så ble der lagt en lekter til kai, på denne ble den ene tribune langsiden bygget (rommet ca 3000 tilskuere) og det ble satt opp telt og etablert en stor publimums restaurant ombord på lekteren. På grunn av denne omfattende riggen så startet vi med opprigg allerede mandag 1.juni (2 pinsedag). Byggverk og installasjoner ble bygget opp som planlagt og fremdriftsplan ble holdt ved bruk av noe ekstra arbeid på kvelder og arbeid på søndag ettermiddag. Da vi i år fikk stenge Nedre Strandgate for trafikk ved riggområdet ved skur 6 allerede fra første dag så fikk vi en mye bedre logistikk og vi kunne ivareta sikkerheten på en helt annen måte. Fortauet mot gamle Stavanger ble bare stengt i korte perioder og dermed kunne gående og syklende passere uten å måtte gå opp i gamle Stavanger. Cruise passasjerer ble guidet opp i gamle Stavanger utenom riggområdet og dette fungerte også mye bedre enn tidligere år. Fra fredag 12.juni ca kl.13.30 fikk vi tilgang til ISPS området og mandag 15.juni ble lekter slept til kai. At vi fikk disponere hele kaien utforbi hovedarena var også en stor fordel da vi slapp å ha cruise båtene og passasjerene så tett inntil rigg området. Der var i år ingen konflikter med aktiviteter i havnen og tilbakemeldingene fra Stavanger Havnevesn er at årets arrangement er det beste gjennom tidene når det gjelder planlegging, samarbeid og gjennomføring.
I forbindelse med offisiell åpning og åpningskonsert så ble det inne på hovedarena bygget opp en stor scene med tilhørende PA anlegg. Opprigg av scene og tilhørende utstyr gikk etter planen men på grunn av at artister og utsyr skulle videre til nytt oppdrag neste dag så ble en del av backline, PA anlegg og deler av scene rigget ned om natten etter konsert slutt. Dette var ikke planlagt men var allikevel en nødvendighet for at artister og crew kunne dra videre til neste spillejobb. Nedrigg om natten medførte en del klager fra naboer i gamle Stavanger I forkant av arrangementet så ble der også i år avholdt planleggingsmøte med nabo bedriftene og det ble i etterkant av møtet sendt ut informasjon vedrørende aktiviter som vil påvirke hverdagen til hver enkelt i forbindelse med opprigg, nedrigg og trafikk avvikling. Det ble også avholdt møte med leder av Velforeningen i Gamle Stavanger og informasjonsskriv ble overlevert til velforeningsleder som skulle sørge for distribusjon. Gjennom arrangementet (opprigg, arrangement og nedrigg) hadde vi bare en klage fra nabo bedriftene og det gikk på at der var noe søppel i gaten bak havnevesen og Ge-Money bank, noe som det umiddelbart ble tatt tak i. Fra noen naboer i Gamle Stavanger var det en del klager som gikk på støy og parkeringsforhold. Det ble spesielt tatt ille opp at bebore i gamle Stavanger mistet flere av sine P-plasser i Nedre Strandgate i forbindelse med inngjerding av rigg området. Selv om vi ikke var pålagt å gjennomføre støymålinger under årets arrangement så valgte vi allikevel å gjennomføre målinger for å se utviklingen i forhold til resultatene fra målingen i 2008. Konklusjon fra årets måling er: Worst case av støynivået gjennom dette arrangementet antas å være under kampen Norge Brasil. Her ble den målt henholdsvis Lekv.82db(A) inne i arenaen og 84 db(a) ved Nedre Strandgate 74. Årsaken til et høyere lydnivå ved målingene tatt ved Nedre Strandgate 74 har sin bakgrunn i pumlikums allsang med tramp og klapp, samt når kampen var over og publikumrt forlot tribuneanlegget, så ble de fleste luftrør (klappere) hoppet på slik at de sprakk. World Event AS har gjennom sitt arrangement hatt fokus på de ulike tiltakene for å redusere støy, gjennom god informasjon og oppfølging blant de ulike aktørene som har utført arbeid både ved oppriggingen og nedriggingen av arena. Sett i betraktning til at årets sandvolleyball arrangement var et større arrangement sammenliknet med 2008, viser årets støymåleresultat under opprigg (måleserie 1) en halvering av lydnivået i forhold til 2008. Til tross for mange og ulike støybidrag som påvirker det totale støybildet, anses støybidraget fra arrangementet innenfor tillatte grenseverdier. Den fullstendige rapporten fra støymålingene legges ved denne evalueringsrapporten. Rapporten vil også bli sendt Stavanger Kommune, avdeling for oppvekst og levekår. 1.2 MAT / ALKOHOL Servering av mat og alkohol ble fra alle involverte parter handtert på en meget profesjonell måte og vi som arrangør har kun registrert 1 avvik. I forbindelse med en skjenkekontroll så ble det påpekt at der ikke var tilstrekkelig vakthold ved inngang til serveringsområdet på lekter. Ansvarlige for alkoholsalg i restaurant på lekter tok umiddelbart tak i dette og tilstrekkelig vakthold ble etablert.
Vi hadde også i år lagt vekt på at der skulle være alkoholfrie soner i festivalområdet. Der var derfor ingen alkohol servering fra telt og ute serveringer i områdene på Strandkaien fra Fiskeutsalget og frem til hovedarena (Galleri Sult) ved skur 6. På tross av det fantastiske sommerværet og mengden folk som var i byen disse 10 VM dagene så fikk vi heller ingen klager i forhold til utelivet på solsiden. Så langt vi kunne se så ble både skjenketider og reglement for fremføring av musikk fulgt. 1.3 RENHOLD / RENOVASJONSPLAN Under hele arrangementet var der egne miljøverter som gikk rundt på arrangement området og plukket opp søppel og tømde søppeldunker. Vi hadde i år flere miljøverter enn tidligere år ( 2 renholds team)og disse gjorde en kjempejobb. I tillegg til å renholde i arrangementområdet så gikk vi flere ganger til dagen opp i gatene i gamle Stavanger og plukket søppel. Områdene i gamle Stavanger ligger utenfor vårt ansvarsområde. Vi hadde i år inngått avtale med Sopihop vedrørende daglig feiing av arrangementområdene. Hele områdene ble feid grytidlig hver morgen og vi opplevde ikke en eneste morgen at der fløt søppel på området som vi som arrangør hadde ansvar for å renholde. I forbindelse med feiing hver morgen så ble også alle søppeldunker innenfor arrangementsområdet tømt av personell fra Sopihop. I forbindelse med opprigg og nedrigg var også Sopihop nedom og feide tilstøtende områder og riggområde.renovasjonen IKS ga oss også i år bra service slik at vi unngikk problemer med overfylte containere og søppelsekker plassert på bakken rundt omkring avfallscontainerne. Vi hadde en episode der containere ble overfyllt slik at søppelsekker måtte settes på bakken og det var i forbindelse med opprydding etter konserten på åpningsdagen. Ellers så var der også i år et koordinerinsgproblem når det gjaldt tømming og stenging av nedgravd søppelstasjon ved gamle Stavanger. En misforståelse mellom renovasjonen og arrangør medførte at tribuner ble bygget opp foran container før den ble tømd og stengt. Der måtte derfor tast i bruk en stor kranbil for å heise container opp over tribune konstruksjonen. Vår klær sponsor Mxdc hadde under arrangementet en lager container plassert i tunnell under Gjensidige bygget. Her hadde vi ved flere anledninger problem med at uvedkommende kastet i fra seg store mengder (virkelig store mengder) søppel som vi som arrangør måtte sørge for å fjerne. En kunne se på emballasjen at dette var søppel som kom fra restaurant drift og mistanken gikk i retning kebab sjappene som er lokalisert i samme bygg. 2. AREALDISPONERING 2.1 AREALDISPONERING Fra opprinnelig søknad og frem til arrangement start så ble der også i år gjort noen justeringer i forhold til arealer som ble benyttet. Stavanger kommune ble informert om endringene og oppdatert tegninger ble oversendt. Strandkaien Områdene på strandkaien ble disponert som beskrevet i søknaden. Fra fiskeutsalget og frem til hovedarena ved skur 6 så ble der etablert 3 spillebaner, 2 oppvarmingsbaner og 1 aktivitetsbane. Der ble montert telt og salgsvogner i forbindelse med sponsorlandsby, disse ble i all hovedsak plassert som planlagt. 1 telt fikk ikke plass mellom bane og blå promenade og
ble derfor flyttet bort i området ved havnevesen hvor der var mer enn nok plass. Rosenkildeplassen Her ble der oppmontert 3 stk 3x3 meter restaurant telt. Ankertorget Her ble der lagt 1 spillebane som var spillebane nr 2 som der ble spilt kamper på helt frem mot finalene. Denne banen har en kjempebra beliggenhet og får stor oppmerksomhet fra forbipasserende. Skagenkaien Her var der mye frem og tilbake mellom Stavanger Kommune og oss som arrangør vedrørende søknad om å få benytte service lomme og hele fortau til ute servering. Når en til slutt ble enige så føler vi som arrangør at opplegget med å benytte hele fortauet og service lomme til uteservering fungerte bra. Ihvertfall så mottok ikke vi noen klager i forhold til arealene som ble dsiponert til ute servering. Til neste år så bør dialogen vedrørende utnyttelse av Skagenkaien tast på et mye tidligere tidspunkt slik at vi slipper å gjøre endringer og justeringer helt frem til arrangement start. Tollboden Her ble ikke noe av området benyttet. Torget På torget hadde en av våre sponsorer, Lierne lefser stand. Dei hadde montert opp et stort salgstelt og ved flere anledninger (når været tillot det) så ble en stor luftballong blåst opp. I forkant av arrangementet så ble denne luftballongen viet stor oppmerksomhet, spesielt i myndighetsmøter der det var stor skepsis til sikkerheten rundt bruk av luftballongen. På tross av at det firma som opererte luftballong hadde nødvendige sertifikater og godkjenninger så måtte der utarbeides en ROS analyse, spesielt for bruk av denne luftballongen. 2.2 STENGNINGSPLAN TRAFIKK Stengningsplan som beskrevet i søknad ble fulgt. Stavanger Kommune, Stavanger Parkering og arrangør hadde flere møter og samarbeidet veldig godt i forbindelse med utarbeidelse av stengningsplan. Som nevnt tidligere så fungerte stengning av Nedre Strandgate ved skur 6 (riggområde) veldig bra. Der ble som tidligere nevnt avholdt planleggingsmøte med nabobedriftene for å få til et godt samarbeid rundt blant annet parkering og varelevering. Vi åpnet i år opp utkjøring fra P-hall slik at den kunne fungere som både inn og utkjørsel og dette var brukerne av P-hall veldig fornøgde med. Våre trafikkposter (PSS vakter) hadde på forhånd blitt instruert og fått utlevert egne instrukser for hver trafikkpost. Det ble lagt stor vekt på å yte god service og bruke sunn fornuft. I år fungerte dette fantastisk bra, PSS vaktene gjorde en kjempejobb og var høflige og service innstilte. Ellers så ble der også i år utstedt en del parkeringsbøter i forbindelse med arrangementet, i hovedsak så opplever vi at det skyldes at trafikantene ikke registrerer at der er gjort endringer / skiltet om men parkerer etter gammel vane
Området ved utenriksterminal ble skiltet med stans forbudt og dette opplevde vi etterhvert som et problem og da spesielt i forbindelse med vareleving til riggområdet. I praksis kunne ingen stoppe opp utforbi porten til riggområdet uten å bli bøtlagt. Til neste år så bør vi nok vurdere om ikke skilting med parkering forbudt er tilstrekkelig. 2.3 RENHOLD Se pkt 1.3 2.4 METODE FOR FESTEANORDNINGER Alle installasjoner ble forankret ved bruk av betonglodd, der ble ikke brukt noen form for jordspyd. Der ble under arrangementet ikke registrert noen avvik i forhold til at noen telt / installasjoner ikke var forsvarlig forankret. 2.5 TILBAKELEVERING AV AREALER ETTER ARRANGEMENT Alle arealer var ryddet og klargjort for tilbakelevering slik som planlagt, Strandkaien ble faktisk ryddet og klar en dag tidligere enn planen. Fjerning av sand fungerte i år veldig bra. T.Stangeland Maskin hadde i år gjort flere tiltak med blandt annet montering av gummi lippe på gravemaskin skuffe og der var innkjøpt en stor kost (hydraulisk drift) som ble montert i fronten på hjul laster. Der ble også brukt mer tid og varsomhet ved fjerning av sand. Mandag 20.juli ble der gått en ferdig befaring med reresentant fra Stavanger Kommune (Tore Kristensen) og representant fra arrangør (Odd Bjørn Bekkeheien) Ingen skader eller avvik ble avdekket i forbindelse med befaringen. HMS / SIKKERHET Det var også i år leid inn en egen HMS ansvarlig, Asle Håland fra Aktiv HMS som fikk ansvar for HMS arbeidet både under riggarbeider og selve arrangementet. HMS planer ble laget og ROS analyse ble revidert i god tid før start opprigg. HMS ansvarlig og undertegna var i forbindelse med planleggingen av arrangementet i flere møter med HMS ansvarlige hos ConocoPhillips. Her ble HMS plan, ROS analyse, fremdriftsplaner og annen relevant dokumentasjon gjennomgått. I forbindelse med opprigg og nedrigg av tribuner så var en HMS delegasjon fra ConocoPhillips på 3 befaringer. Tribuner og alle andre fasiliteter ble gjennomgått og avvik som ble oppdaget på disse rundene ble rettet opp før arrangement start. Vi ble også innkalt til møte hos Arbeidstilsynet der vi måtte fremlegge planer for HMS arbeidet. At en av våre leverandører brukte enkeltmannsforetak som underleverandør var også et tema på møtet. Der var også en del diskusjoner for å få klarhet i bruk av id-kort for byggeplass. Vi hadde ikke id-kort til tribune riggere som var innleid fra det tyske firmaet Nussli. Arbeidstilsynet var klare på at disse også måtte ha id-kort men hadde ikke noen klare regler for hvordan vi skulle gå frem for å skaffe id-kort til disse arbeiderne. Vi ble henvist til Byggekort.no men disse ba oss igjen om å kontakte Arbeidstilsynet. Vi måtte bruke mye tid på telefoner til Byggekort.no, Arbeidstilsyn både lokalt og sentralt, skatteetat med fler for å få klarhet i hvordan vi skulle gå frem. Til slutt traff vi rett person i skatteetaten som kunne gi oss klarhet i fremgangsmåte, uttallige skjema og søknader måtte fylles ut før vi fikk utstedt id.kort. Under opprigg fikk vi også besøk av Fellesforbundet sin sommerpatrulje som hadde veldig fokus på bruk av utenlandsk arbeidskraft, noe som flere av våre leverandører benytter seg av.
I forbindelse med arrangementet (opprigg, arrangement og nedrigg) så ble der ikke rapportert noen alvorlige skader. Dette er veldig bra tatt i betraktning at der er utført mange tusen arbeidstimer samt at dette er en midlertidig innstallasjon med både opp og nedriggs arbeider innenfor en veldig avgrenset tidsramme. Vi hadde en episode i forbindelse med nedrigg der noen av stillasrabeiderne ikke brukte sikkerhetssele (fallsele) slik som den skal brukes og slurv ved bruk av hjelm. Denne eposoden fikk desverre veldig stor media oppmerksomhet og overskygget litt den gode HMS holdningen som hadde preget arrangementet fra første dag. Som nevnt flere ganger tidligere i rapporten så var det veldig bra at vi fikk stenge av Nedre Strandgate ved skur 6 under hele opp og nedrigg arbeidene. Dette gjorde det mye lettere å holde uvedkommende borte fra riggområdene og vi hadde et riggområde som var stort nok til at vi kunne foreta av og pålessing (vareleveranser og returtransport) inne på det inngjerda rigg området. At vi fikk disponere hele kaien utforbi hovedarena var også en stor fordel da vi slapp å ha cruise båtene og passasjerene så tett inntil rigg området. I forbindelse med utlegg og fjerning av sand til spillebanene i Vågen så ble der montert opp sperringer (en kombinasjon av franske gjerder og sperreband) Desverre så er der veldig mange som IKKE respekterer sperringer og innkjøring forbudt skilt. Når det gjelder brudd på innkjøring forbudt skilt så kunne det vert ønskelig at Politiet var til stede og fikk statuert noen eksempel og vist at i Stavanger så aksepterer vi ikke en slik holdning. At vi under opprigg observerte at så mange Taxi sjåfører (yrkessjåfører) kjørte mot innkjøring forbudt og envegskjørt gate er ikke bra. Dette burde der vert slått hardere ned på. Selv om det under årets arrangement fungerte bedre med hensyn til riggarbeider og cruise trafikk så føler vi allikevel at der er kolliderende interesser, Stavanger vil ha både sandvolleyball arrangementet og mest mulig cruise anløp. Til neste år er der varslet en ytterligere økning i antall besøkende cruise skip og dette gir oss flere utfordringer i forbindelse med opp og nedriggs arbeider. En bør ikke ha cruise skip liggende til kai i den mest hektiske opp og nedrigg perioden. Når det gjelder arrangementet totalt sett så er vi som arrangør kjempe fornøgde med gjennomføringen av årets Swatch FIVB 09 World Championships. Vi fikk et vær som en bare kunne drømme om og publikumstilstrømningen var veldig bra, det ble en skikkelig folkefest. Sett at dette var et arrangement som gikk over hele 10 dager (11 dager inludert åpningsdagen) så er det utrolig kjekt at hele arrangementet forløp uten noen alvorlige hendelser. Vi var vitne til mange gode idrettspresentasjoner og vi fikk mange gode tilbakemeldinger. At FIVB kårer årets VM arrangement til det beste sandvolleyball VM noensinne er en bekreftelse på at det vi får til her i Stavanger er utrolig bra. Takk til alle i Stavanger Kommune, Politi, Brannvesen, Stavanger havn, Stavanger Parkering og alle andre som var med for å legge til rette for et kjempearrangement som byen virkelig kan være stolt av. Med vennlig hilsen Odd Bjørn Bekkeheien World Event AS oddbjorn@worldevent.no