Austevoll kommune Møteinnkalling

Austevoll kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Austevoll Dato: 25.09.2014 Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Marie Nygard tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53 / 911 05 982, Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Joon Raymond Haugland kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

Saksliste Utvalgssaksnr PS 25/14 PS 26/14 PS 27/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Orienteringssak om rutinar for journalføring og arkivering av post, mail annan korrespondanse ut og inn til kommunen PS 28/14 Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Austevoll kommune - godkjenning PS 29/14 Godkjenning av revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 2014/276 2014/263 2014/264 PS 30/14 Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon 2014/263 PS 31/14 PS 32/14 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2015 Meldingar 2014/265 RS 16/14 Melding om valg av nytt medlem til kontrollutvalet 2014/273 RS 17/14 Melding om vedtak Rapport etter forvaltningsrevisjon tenesteanskaffingar 2014/261 RS 18/14 Rekneskapsrapportar 2014 - August 2014/266 RS 19/14 Rapport finansforvaltning pr 30.06.14 2014/266 RS 20/14 RS 21/14 Rekneskapsoversyn kontrollutvalet sitt budsjettområde pr.14.09.14 Status pr august 2014 vedr. selskapskontroll Business Region Bergen 2014/265 2014/262 RS 22/14 Melding om salg av SIM Næring 2014/264 RS 23/14 Melding om nytt styrevervregister 2014/273 RS 24/14 Overordna risiko- og sårbaranalyse (ROS-analyse) for Austevoll kommune - saksframlegg 2014/263 RS 25/14 KommuneROS 2014 for Austevoll kommune 2014/263 PS 33/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 34/14 Eventuelt Side2

PS25/14Godkjenningavinnkallingogsakliste PS26/14Godkjenningavprotokollfråforrigemøte Side3

Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 219 Arkivnr: 2014/276-19 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 27/14 25.09.2014 Orienteringssak om rutinar for journalføring og arkivering av post, mail annan korrespondanse ut og inn til kommunen Bakgrunn for saka: Det er sendt slik førespurnad til rådmann: «Kontrollutvalet har ved nokre høve fått informasjon om arbeid med nytt system for styring, kvalitets- og internkontroll. Blant anna fekk kontrollutalet orientering om «Implementering / arbeid med internkontroll / kvalitetssystem oppfølging av forvaltningsrevisjon frå 2011», i møte 10.10.13. I kontrollutvalsmøte 13.03.14 fekk kontrollutvalet orientering om «Rapportar vedr. rehabilitering av skulebygg». Under denne orienteringssaka kom det fram at rutiner for journalføring av dei mottekne rapportane ikkje var følgde. Kontrollutvalet gjorde difor slikt vedtak 13.03.14: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. På eit seinare møte skal det setjast opp orienteringssak om rutinar for journalføring / arkivering av inn- og utgåande post / mail. Sekretariatet førebur slik orientering.» Aktuelle spørsmålstillingar vil vera: Kva rutiner gjeld for inn- og utgåande post / epost og henvendingar til kommunen? Korleis finna fram til arkiverte saker / tidlegare saker? Korleis er ansvarsfordeling og organisering av arkivtenesta i Austevoll kommune? Ber om at rådmann formidlar vidare denne førespurnaden til den som kan orientera til kontrollutvalet om dette temaet. Tidspunkt for orienteringa kan evt. avtalast nærmare, men det er gjerne greit å ta denne saka først i møtet (møtestart kl. 10.00)? Ber om tilbakemelding på om denne orienteringssaka kan settast opp på saklista til KUV-møte 25.09.14.» Side4

Side 2/2 Det er kome slik tilbakemelding frå spesialrådgjevar Arve Eilif Sunde: «Rådmannen har bede meg om å møta for han i kontrollutvalet og gje ei orientering om post/arkivordning og svara på eventuelle spørsmål i saka. Dette vil eg gjera i samarbeid med leiar for servicekontoret. Eg har notert meg tidspunktet 25.09.14 kl 10.» Forslag til vedtak Orienteringssaka vert lagt fram utan tilråding til vedtak. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Marie Nygard Seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side5

Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/263-13 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 28/14 25.09.2014 Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Austevoll kommune - godkjenning Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har vedteke å evaluera «Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016», for å sikra at planen framleis speglar dei viktigaste risiko-områda i kommunen. KPMG har, på vegne av kontrollutvalet, gjort ei undersøking for å avdekke eventuelle endringar i risikobiletet, samanlikna med det som var peika på då planen vart utarbeida i 2012. I undersøkinga er det henta inn informasjon som er samla inn gjennom dokumentanalyse, analyse av KOSTRA-tal og intervju med rådmann og ordførar. Informasjonen som er samla inn er lagt fram for kontrollutvalet i møte 21.05.14. I dette møtet vart det så gjennomført prosess med kontrollutvalet, der utvalet fekk drøfta og peika ut prosjekt i planen som bør omprioriterast, eller om det er nye prosjekt som bør koma inn i planen. Etter prosessmøte vart det gjort slikt vedtak: 1. KPMG redigerer Plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen å senda til kommunestyret til orientering. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 ligg nå føre, og vert lagt fram for kontrollutvalet for drøfting og godkjenning. Forslag til vedtak 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert å senda kommunestyret til orientering. Side6

Side 2/2 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Marie Nygard Seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 Austevoll kommune. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side7

Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Austevoll kommune 25.09.14 Side8

Innhold 1 Om rullering av plan for forvaltningsrevisjon 1.1 Bakgrunn 1.2 Formål 1.3 Om planane 1.4 Gjennomføring 1.5 Metode 2 Forvaltningsrevisjon 2.1 Førre plan 2.2 Risikoanalyse basert på nye funn 2.3 Forslag til nye endringar 1 1 1 1 2 2 3 3 4 6 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. Side9

1 Om rullering av plan for forvaltningsrevisjon 1.1 Bakgrunn I kontrollutvalsmøte den 13. mars 2014 blei KPMG sitt forslag til ein prosjektplan for gjennomføring av ei evaluering av plan for forvaltningsrevisjon handsama, og endelig plan blei godkjent 03. april 2014. 1.2 Formål Formålet med ei evaluering/ rullering er å sjekke om det er tilhøve i kommunen som har ført til at risikobilete har endra seg sidan planane vart utarbeida. Viss slike tilhøve vert avdekka må det vidare vurderast kor vidt det er behov for å justere den opphavelege planen, for å sikre at den er oppdatert med omsyn til dei største/ mest sentrale risikoane i kommunen. 1.3 Om planane I mai 2012 vedtok kontrollutvalet i Austevoll ein fireårig plan for forvaltningsrevisjon (sak 024/12), som vart utarbeida av KPMG i samarbeid med kontrollutvalet. Planen inneheld område i kommunen som er mest aktuelle for ein forvaltningsrevisjon i løpet av ein fireårsperiode. I vedtaket går det fram at Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa Planen som vart utarbeida i 2012 tok utgangspunkt i ein overordna analyse av risiko og vesentlegheitsvurderingar. På bakgrunn av analysen blei eit utval område valt som prioriterte område for ein forvaltningsrevisjon i perioden 2012-2015. Omgrepa risiko og vesentlegheit kan forklarast slik: Vesentlegheit handlar om å identifisera dei viktige/sentrale områda for kommunen, og der igjennom viktige område for forvaltningsrevisjon. Risiko handlar om å identifisera sannsynlegheita for at den kommunale verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført på, samt konsekvens. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Måten verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av lovverk, føremål og målsettingar, organisering, planverk og strategiar og budsjett. Under utarbeidinga av planen blei det gjennomført ei brei datainnsamling, som involverte både gjennomgong av dokumentasjon og innhenting av synspunkt og erfaringar frå tilsette, leiarar og politikarar i kommunen. Ei slik brei tilnærming sikra eit godt grunnlag for ein heilskapleg (og overordna) analyse av den kommunale verksemda. Analysen sitt siktemål var å identifisere vesentlege område med risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1 Side10

1.4 Gjennomføring Vi har undersøkt om det har skjedd særskilde endringar (t.d økonomiske eller organisatoriske) i kommunen som: gjer at grad av vesentlighet eller risiko på identifiserte område i opphavleg plan har endra seg. identifiserer nye, potensielle område. 1.5 Metode 1.5.1 Dokumentanalyse Revisjonen har gjennomgått sentrale styringsdokument og overordna rapportar som er blitt publisert sidan hausten 2012. Sentralt står årsmeldingane, økonomiplanar og kommuneplanar. I gjennomgongen vil vi sjå etter endringar/ nye utfordringar som har kome dei siste åra, og som kan ha bidrege til at risikobiletete i kommunen er blitt endra. 1.5.2 Intervju I tillegg til dokumentanalysen har det vore intervju med rådmann og ordførar for å få informasjon om kor vidt risikobilete har endra seg sidan planane vart utarbeida. 1.5.3 KOSTRA Vi har og utført ein kort gjennomgong av sentrale nøkkeltal i KOSTRA, for å undersøke om det føreligg vesentlege avvik mellom tal som står nemnt i plan for forvaltningsrevisjon og dei sist oppdaterte KOSTRA-tala. 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2 Side11

2 Forvaltningsrevisjon 2.1 Førre plan I Plan for forvaltningsrevisjon frå 2012 blei ei rekke med tema identifisert og presentert. Deretter blei dei identifiserte områda vurdert opp mot 1) sannsynet for at manglar på området vil inntreffe og 2) konsekvens av manglar på området. Både sannsyn og konsekvens er blitt gitt score H, M eller L (høg, middels eller låg). Tabellen under viser dei identifiserte områda i planen: Område Sannsynlighet Konsekvens 1 Vedlikehald av kommunale bygg/eigedommar H H 2 Austevollskulen 2011-2020 H H 3 Einskilt vedtak på spesialundervisning H H 4 Kommuneøkonomien H H 5 Barnevern M H 6 Internkontroll og risikostyring H H 7 Offentlige innkjøp H M 8 Drift av IKT H M 9 Løna permisjonar/bruk av vikarar/frikjøp av tillitsvalte M H 10 Konkurranseutsetjing av helsetenester i kommunen M H 11 Budsjettrapportering M M 12 Sjølvkostprinsippet M M 13 Tekniske tenester M M 14 Fysioterapitenesta M M 15 Tenesteyting i helse- og sosialsektoren L H 16 Informasjon om planar, og kontraktar L L 17 Oppfølging av politiske vedtak L L 18 Kontantstøtte til 2-åringer L L 19 Konkurranseutsetjing av reinhaldstenesta i kommunen L L 20 Bruk av tvang innan helse og omsorg L L 21 ROBEK-registeret L L 22 Brukarrettighetar L L Med utgangspunkt i den overordna analysen prioriterte kommunestyret fylgjande område for forvaltningsrevisjon i perioden 2012-2016 - i prioritert rekkefølge: Vedlikehald av kommunale bygg/eigedommar Plan for Austevollskulen 2011-2020 (Iverksetting av tiltak og oppfylling av mål) Einskiltvedtak på spesialundervisning Kommuneøkonomien Sidan planen vart vedtatt våren 2012 har det blitt gjennomført 2 forvaltningsrevisjonar i kommunen. Den fyrste, frå 2013, var ein forvaltningsevisjon med skuleplanen Austevollskulen 2011-2020 som tema. Den andre forvlatningsrevisjonen, frå 2014, hadde tenesteanskaffinar som tema, med reinhald 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3 Side12

og omsorgstenestene som case. Fyrstnemnte tema var ein av dei høgast prioriterte områda i tabellen over. 2.2 Risikoanalyse basert på nye funn I denne rulleringa har vi undersøkt om det har skjedd særskilde endringar (eksempelvis økonomiske eller organisatoriske) i kommunen som gjer at grad av vesentlighet eller risiko på prioriterte område i opphavleg plan har endra seg. Vi har og undersøkt om det er nye område som bør prioriterast framover. Vårt hovudinntrykk er at mange av områda som vart lista opp for 2 år sidan ser ut til å ha lågare risiko i dag, samanlikna med når planane vart utarbeida. Eksempelvis kan vi nemne at kommunen ikkje lenger står på ROBEK-lista. Kommuneøkonomien generelt ser ut til å gå betre, og kommunen har innført månadleg økonomirapportering, som bidrar til tettare budsjettoppfølging gjennom året. Helsetenester og reinhaldstenesta er blitt konkurranseutsatt - og anskaffingsprosessen var som nemnt gjenstand for ein forvaltningsrevisjon tidlegare i år (2014). Under fylgjer ei liste over område der det, etter vår meining, har skjedd ting dei siste åra, som har ført til enten ny, auka eller minka risiko: Vedlikehald av kommunale bygg/eigedommar På dette området har kommunen tatt ein del grep dei siste åra. Det er mellom anna blitt oppretta ei ny avdeling, med namnet Utbygging Drift og Vedlikehald (UDV). Denne avdelinga starta opp 1. mars 2013 etter vedtak i kommunestyret. Avdelinga har som oppdrag å vera byggherre/byggeleiar på alle kommunale nybygg, samt overta all drift på alle kommunale bygg, anlegg og eigedomar. Ved etablering blei alle vaktmeistrane i kommunen overført til denne avdelinga. Kommunen har framleis eit stort vedlikehaldsbehov, men avdelinga jobbar for tida med å utarbeide ein vedlikehaldsplan. Den skal etter planen vere ferdig i løpet av sommaren. Pga dette formålet blei vedlikehaldsbudsjettet styrka i 2014. Både rådmann og ordførar meinar at kommunen har betra arbeidet med vedlikehald av kommunale bygg og eigedomar, men at det likevel kan vere hensiktsmessig med ein forvaltningsrevisjon av dette området. Det blir vidare foreslått at ein forvaltningsrevisjon fyrst blir gjennomført når avdelinga har fått litt tid til å etablere seg først. Ein forvaltningsrevisjon kan med fordel vente til slutten av denne planperioden, eller i byrjinga av neste periode. Einskiltvedtak på spesialundervisning Spesialundervisning blei av både rådmann og ordførar trekt fram som det mest aktuelle område for ein forvaltningsrevisjon per i dag. I fylgje PPT si årsmelding for 2013 vert det meldt om fleire og meir komplekse saker som dei tilsette må setja seg inn i. Arbeidet er til tider svært tidkrevjande og PPT har hatt ventetid på å handsame saker som gjelder born i barnehagane. Det vert vidare sagt at det er blitt gjort nokre grep for å bli betre, men at det framleis er ei stor utfordring å få tid til alle oppgåvene med dei få som er fast tilsett ved kontoret per i dag. KOSTRA-tal viser at Austevoll kommunen ligg over gjennomsnittet på andel born i grunnskulen som får spesialundervisning, når vi samanliknar med landsgjennomsnittet og Hordaland. Det er berre gjennomsnittet til KOSTRA-gruppe 3 som ligg på eit høgare nivå. Det einaste unntaket er når vi ser utelukkande på ungdomstrinnet. Der scorer Austevoll kommune best. KOSTRA-tala viser og at talet på timar som blir gitt til spesialundervisning som andel av totale læringstimar ligg lågare enn både lands- og fylkesgjennomsnittet, samt snittet til KOSTRA-gruppe 3. 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4 Side13

Eksempelvis ser vi at Austevoll kommunen brukte 13,7 % i 2013, mens landsgjennomsnittet var på 17,8 %. Dette kan til dømes bety at det er eit mindre behov i for spesialundervisning i kommunen samanlikna med andre - eller at det kanskje blir gitt for få spesialundervisningstimar. I samband med utarbeiding av planen i 2012 blei det sagt av kommuneleiinga at dei ynskte å arbeide med dette området sjølv, og at ein eventuell forvaltningsrevisjon til dømes kunne skje midtvegs i planperioden. Spesialundervisning kan vere eit område det kan vere hensiktsmessig å ha sjå nærare på i ein forvaltningsrevisjon. I planen frå 2012 blei det foreslått at ein forvaltningsrevisjon kunne gjere ein vurdering av om kommunen hadde forsvarlege prosedyrar for spesialundervisning, herunder for å ta i vare gjeldande lovverk. Forvaltningsrevisjonen kunne og vurdere ressurs- og timebruk i samband med einskildvedtak og effekten av tiltaka. Det er er også mulig å utføre ein benchmark mot andre kommunar. Kommuneøkonomien På dette området har kommunen betre styring og rutinar i dag enn kva dei hadde når den opphavlege planen vart utarbeida. Økonomisk sett så vert kommunen drifta betre, og dei vi har snakka med gir uttrykk for at kommunen jamt over er blitt flinkare på budsjettstyring. Kommunen jobbar mellom anna meir med avvikshandtering. Slik vi ser det, så er er ikkje kommuneøkonomien/ budsjettstyring eit like stort risikoområde per i dag. Risikoen er noko lågare enn tidlegare, og fylgjeleg er behovet for ein forvaltningsrevisjon redusert. Barnevernstenesta Austevoll Barnevernesteneste var i ein liten periode samanslått med barnevernet i Os kommune, men dette samarbeidet er blitt oppheva. No skal kommunen bygga opp si eiga barnevernsteneste med stabilitet og auka kompetanse i fokus. I årsmeldinga for 2013 går det fram at det er utfordringar knytt til det å bygge opp ei eiga eininga. Eit av måla barnevernstenesta har for 2014 er å halde lovpålagte fristar - samt kartlegge og yte hjelp til barn tidlegare, helst før skulealder. Tidlegare har låg bemanning kombinert med arbeidskrevjande saker, samt auke i meldingar ført til ei fristoverskriding på nærare 30%. Vanlegvis ligg kommunane på 20%. På grunn av dei organisatoriske endringane i barnevernet - og dei utfordringane det kan medføre - kan ein forvaltningsrevisjon av barnevernet vere hensiktsmessig, mellom anna for å sikre at eininga har gode system og rutinar som sikrar god sakshandsaming og at fristar vert haldne. Investeringar Austevoll kommune har planlagt fleire store investeringar dei neste åra. I budsjett og økonomiplanen for 2014-2017 seier rådmannen at han er merksam på at lånegjelda dei komande åra vil auke mykje. Dette vil kunne redusere handlingsrommet på drift, og gjere kommunen sårbar for svingingar i rentene. Vidare går det fram at gjeld pr innbyggjar i kommunen ved utgangen av 2014 utgjer om lag kr 56 000 eksklusiv startlån. Til samanlikning er landgjennomsnittet om lag kr 44 000 pr innbyggjar i 2013. Etter dagens investeringsplanar så vil gjeld pr innbyggar vil auke til om lag kr 67 000 i 2016. Her kan ein forvaltningsrevisjon til dømes kartlegge kor vidt kommunen har etablerte system og rutinar som sikrar god styring av investeringsprosjekter. Eidsbøen bufellesskap Ei av dei einingane som ser ut til å ha størst utfordringar i kommunen per i dag er Eidsbøen bufellesskap. I fylgje årsmeldinga for 2013 melder leiaren av Eidsbøen bufellesskap om knappe ressursar, som bidrar til at tenestemottakarane får bistand til det mest naudsynte, men det vert for 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5 Side14

lite moglegheiter til å ivareta andre behov. Det er for lite tid til å planlegge og evaluere tiltak som på sikt kan bidra til meir sjølvstende hos enkelte tenestemottakarar. Dette fører til ein negativ spiral, der kvalitet på tenester vert endå dårlegare, som igjen reduserer sjansen ytterlegare for at tenestemottakarane skal bli mindre pleietrengande. Andre utfordringar som vert nemnt i årsmeldinga er mellom anna: Daglege gjeremål tek lengre tid hos enkelte no enn tidlegare. Fleire av tenestemottakarane treng hyppigare bistand når det gjeld oppfølging av lege og ulike spesialistar. Den sjukepleiefaglege kompetansen må sikrast for å ivareta tenestemottakarane. Høgt sjukefråvær medfører utfordring i høve til drift og tenestetilbod. Brukargruppa har auka og vil vere aukande framover. Dette medfører utfordringar i høve til rekruttering, kompetanse og bistandsnivå/gode bistandsløysingar i høve til bustad. Arbeidstilsynet hadde tilsyn med Eidsbøen bufellesskap i oktober. Det vart blant anna gjeve pålegg i høve til garderobar. Det må utarbeidast tiltak i høve til dette. Det vart og gjeve pålegg i høve til HMT arbeid som må arbeidast vidare med. Arbeidstilsynet påpeika at arbeidsmengda til leiinga er for stor i høve til tilgjengelege ressursar. Dette er og noko ein må finne løysingar på i 2014. I desember 2013 vart det avgjort at Eidsbøen bufellesskap i ein prøveperiode skal yte burettleiing og oppfølging til personar med rusproblematikk. Dette medfører utfordringar i høve til ressursar, bemanning, kompetanse og organisering. Dette er og noko ein må finne løysingar på i 2014. Rekruttering av vernepleiarar er ei utfordring ein må sjå på vidare. Ein forvaltningsrevisjon på dette området kan til dømes undersøke kvaliteten på tenestene som blir gitt, og vurdere om dei etterlever lovpålagte krav. Kvalitet på tenestene i pleie og omsorg Pleie- og omsorgstenestene i Austevoll kommune blei privatisert sommaren 2013, og vert i dag driven av Aleris. Kontrollutvalet foreslo i kontrollutvalsmøte 21.mai 2014 at ein gjennomgong av tenestene som Aleris tilbyr, vert tatt med i oppdatert liste over prioriterte område for forvaltningsrevisjon. Ein forvaltningsrevisjon kan eksempelvis kartlegge og vurdere kvaliteten på tenestene som bli tilbydd. 2.3 Forslag til endringar Basert på gjennomgongen over foreslår vi at fylgjande tema blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden 2014-2016, i prioritert rekkefølge: Sannsyn Konsekvens 1 Styring av investeringsprosjekter H H 2 Eidsbøen Bufelleskap H H 3 Spesialundervisning H H 4 Barnevernstenesta M H 5 Kvalitet på tenestene i pleie og omsorg L H 6 Vedlikehald av kommunale bygg/ eigedommar L H 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6 Side15

Kontakt oss: Harald Sylta Partner T +47 40 63 96 66 E mailto: Harald.sylta@kpmg.no Kari Hesjedal Manager T +47 40 63 96 59 E kari.hesjedal@kpmg.no kpmg.no 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavour to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative ( KPMG International ). Side16

Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/264-8 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 29/14 25.09.2014 Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 Austevoll kommune - godkjenning Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har vedteke å evaluera «Plan for selskapsrevisjon 2012 2016», for å sikra at det i planen framleis vert vist til dei mest vesentlege risiko-områda når det gjeld kommunen sin eigarskap. KPMG har, på vegne av kontrollutvalet, gjennomført ei ny undersøking for å avdekke eventuelle endringar i risikobiletet, samanlikna med det som var peika på då planen vart utarbeida i 2012. Informasjonen som er samla inn er lagt fram for kontrollutvalet i notat i møte 21.05.14. I dette møtet vart det så gjennomført prosess med kontrollutvalet, der utvalet fekk drøfta og peika ut prosjekt i planen som bør omprioriterast, eller om det er nye prosjekt som bør koma inn i planen. Etter prosessmøte vart det gjort slikt vedtak: 1. KPMG redigerer Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen å senda til kommunestyret til orientering. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 ligg nå føre, og vert lagt fram for kontrollutvalet for drøfting og godkjenning. Forslag til innstilling/vedtak 1. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert å senda kommunestyret til orientering. Side17

Side 2/2 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 Austevoll kommune Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side18

Rullering av plan for selskapskontroll Austevoll kommune 25.09.14 Side19

Innhold 1 Om rullering av plan for selskapskontroll 1.1 Bakgrunn 1.2 Formål 1.3 Om planane 1.4 Gjennomføring 1.5 Metode 2 Selskapskontroll 2.1 Førre plan 2.2 Risikoanalyse basert på nye funn 2.3 Forslag til endringar 1 1 1 1 2 2 3 3 3 4 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. Side20

1 Om rullering av plan for selskapskontroll 1.1 Bakgrunn I kontrollutvalsmøte den 13. mars 2014 blei KPMG sitt forslag til ein prosjektplan for gjennomføring av ei evaluering av plan for selskapskontroll handsama, og endelig plan blei godkjent 03. april 2014. 1.2 Formål Formålet med ei evaluering/ rullering er å sjekke om det er tilhøve i kommunen som har ført til at risikobilete har endra seg sidan planen vart utarbeida. Viss slike tilhøve vert avdekka må det vidare vurderast kor vidt det er behov for å justere den opphavlege planen, for å sikre at den er oppdatert med omsyn til dei største/ mest sentrale risikoane i kommunen. 1.3 Om planane I mai 2012 vedtok kontrollutvalet i Austevoll ein fireårig plan for selskapskontroll (sak 025/12), som vart utarbeida av KPMG i samarbeid med kontrollutvalet. Planen inneheld selskap i kommunen som er mest aktuelle for ein selskapskontroll i løpet av ein fireårsperiode. I vedtaket går det fram at Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa Planen som vart utarbeida i 2012 tok utgangspunkt i ein overordna analyse av risiko og vesentlegheitsvurderingar. På bakgrunn av analysen blei eit utval selskap valt som prioriterte selskap for ein selskapskontroll i perioden 2012-2015. Omgrepa risiko og vesentlegheit kan forklarast slik: Vesentlegheit handlar om å identifisera dei viktige/sentrale områda for kommunen, og der igjennom viktige område for selskapskontroll. Risiko handlar om å identifisera sannsynet for at den kommunale verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført på, samt konsekvens. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Måten verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av lovverk, føremål og målsettingar, organisering, planverk og strategiar og budsjett. Under utarbeidinga av planen blei det gjennomført ei brei datainnsamling, som involverte både gjennomgong av dokumentasjon og innhenting av synspunkt og erfaringar frå politikarar i kommunen og kommunen sine representantar i selskapa kommunen eig. Ei slik brei tilnærming sikra eit godt grunnlag for ein heilskapleg (og overordna) analyse av dei kommunale selskapa. Analysen sitt siktemål var å identifisere vesentlege selskap med risiko for mangelfull verksemd og/eller tenestetilbod. 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1 Side21

1.4 Gjennomføring Vi har undersøkt om: Status kring kommunen sin eigarskap har endra seg, herunder om kommunen har blitt (med-) eigar av nye selskap kommunen sitt eigarforhold har opphørt i nokre av selskap det har skjedd særskilde endringar (enten økonomiske eller organisatoriske) i nokre av selskapa som gjer det meir eller mindre aktuelt med ein selskapskontroll det har skjedd særskilte endringar i kommunen sin eigarskapsstrategi/tilnærming til eigarskapet Basert på funna våre vil vi vurdere om det er grunn til å endre prioriteringane eller legge til nye område/ selskap i den opphavlege planen. 1.5 Metode 1.5.1 Dokumentanalyse Revisjonen har gjennomgått sentrale styringsdokument og overordna rapportar som er blitt publisert sidan hausten 2012. Sentralt står årsmeldingane, økonomiplanar og kommuneplanar. I gjennomgongen vil vi sjå etter endringar/ nye utfordringar som har kome dei siste åra, og som kan ha bidrege til at risikobilete i kommunen er blitt endra. 1.5.2 Intervju I tillegg til dokumentanalysen har det vore intervju med rådmann og ordførar for å få informasjon om kor vidt risikobilete har endra seg sidan planen vart utarbeida. 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2 Side22

2 Selskapskontroll 2.1 Førre plan Tabellen under syner dei 7 selskapa som kommunen har eigarinteresser i. Desse selskapa er heileigd av kommunar og fell inn under reglane for selskapskontroll etter 80 (obligatorisk eigarskapskontroll). Kommunen har eigarinteresser i ytterlegare 6 selskap, men disse er ikkje omfatta av kommuneloven 80, då: Selskapet har eigarar som ikkje er kommunar eller fylkeskommunar Selskapet er ikkje etablert som eit AS eller IKS. Selskap Sannsyn Konsekvens Sunnhordland Interkommunale miljøverk (SIM) IKS H H SIM Næring AS H H Austevoll Bruselskap AS L H Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS M M Business Region Bergen M M Austevoll ASV AS L L Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS L L Selbjørnfjordtunnel AS L L Med utgangspunkt i den overordna analysen prioriterte kommunestyret fylgjande selskap for selskapskontroll i perioden 2012-2016: Sunnhordland Interkommunale miljøverk (SIM) IKS SIM Næring AS Austevoll Bruselskap AS Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Austevoll ASV AS Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Selbjørnfjordtunnel AS Ei fullstendig oversikt over dei selskapa som kommunen eig i - inkludert eigarandel - er lagt i vedlegg. 2.2 Risikoanalyse basert på nye funn I denne evaluering har vi fokusert på område som er omfatta av kommuneloven 80, og vil under presentere dei endringar som er blitt foretatt sidan den opphavlege planen vart utarbeida i 2012. I 2012 blei det gjennomført ein selskapskontroll av SIM IKS i regi av andre eigarkommunar. Austevoll kommune tok ikkje del i denne selskapskontrollen, men selskapskontrollen hadde likevel informasjonsverdi for Austevoll kommune som ein av eigarane i SIM IKS. Vi anser derfor ikkje risiko i dette selskapet som særleg høg. 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3 Side23

Den 8.5.14 sendte SIM AS ut ei pressesmelding om at dei ynskjer å selje selskapet SIM Næring AS. Årsaka er store strukturendringar i bransjen, og SIM meinar dei ikkje er rette eigarar, viss selskapet skal få utvikle seg. På bakgrunn av denne informasjonen har vi ikkje tatt dette selskapet med i vidare vurderingar. Sidan planen blei utarbeida har det og blitt gjennomført selskapskontroll av Business region Bergen AS, som var eit samarbeidsprosjekt for alle eigarkommunane. Selbjørnsfjordtunellen AS blei avvikla 23.11.2012. Kommunen har i det siste blitt meir aktive eigarar i Austevoll ASV AS, ved mellom anna å få (fleire) representantar frå kommunen inn i styret. Det er selskapet sjølv som har ønskt dette, då dei har har etterlyst tettare dialog med kommunen. Elles så har selskapet nyleg fått auka oppdragsmengd sidan dei har overtatt reinhaldet i Austevoll kommune, etter at avtalen med AB Solutions blei oppheva. Både rådmannen og ordførar meiner at det kan vere aktuelt med ein selskapskontroll her, men at dei nye endringane i selskapet gjerne kan få satt seg litt fyrst. Kommunen vedtok i kommunestyremøtet 29.4.14 å gå inn på eigarsida i Atheno AS, og skal kjøpe125 aksjar til kurs NOK 1.000,- pr. aksje til eit samla beløp på kr 125.000,-. Atheno AS er eit regionalt samarbeidsorgan som fremmer industrimiljøet i Sunnhordland. På grunn av at det ikkje berre er kommunar som eig, er ikkje dette selskapet omfatta av 80 i Kommunelova. I 2009 blei det gjennomført ein generell eigarskapskontroll i kommunen, men ein slik gjennomgong er ikkje blitt gjort i inneverande planperiode. På grunn av endringane omtala over, vil det etter vårt syn vere hensiktsmessig med ein ny vurdering av eigarskapsforvaltninga i Austevoll kommune. I ein generell eigarskapskontroll kan til dømes vurdere korleis eigarstyringa i kommunen bli handtert. Ei naturleg avgrensing kan vere å sjå på dei selskapa som kommunen er mest involvert i/ har størst eigarandel i, som til dømes Austevoll ASV AS og Austevoll Utbvggingsselskap AS. 2.3 Forslag til endringar Med utgangspunkt i gjennomgongen over - samt kva selskapskontrollar som er blitt utført dei siste åra - tilrår vi at fylgjande selskap blir gjenstand for selskapskontroll i perioden 2014-2016, i prioritert rekkefølgje: Sannsyn Konsekvens Generell eigarskapskontroll H H Austevoll ASV AS M H Austevoll Bruselskap AS L H Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS M M Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS L L 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4 Side24

Vedlegg 1 Oversikt over selskap Namn på selskap Eigarandel Omfatta av 80 Austevoll Kraftlag Liten andel Business Region Bergen AS 2 % X Austevoll Utbyggingsselska 50 % Biblioteksentral A/L Liten andel Austevoll Bruselskap 49 % X Sunnhordland Bru- og Tunnelselskap 1,63 % Austevoll arbeidssamvirke 100 % X Austevoll Kart AS 50 % Austevoll Vatn og Avløp BA Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM ) Liten andel 2, 85 % X 8 % X Samarbeidsrådet for Sunnhordland 12,50 % X Driftsassistenten i Hordaland - Vann og avløp IKS 1 <5 % X Atheno AS Ikkje kjøpt endå 1 Austevoll kommune er tatt opp som eigar på representantskapsmøtet og pr. no er endringa sendt Brønnøysundreg. 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5 Side25

Kontakt oss: Harald Sylta Partner T +47 40 63 96 66 E harald.sylta@kpmg.no Kari Hesjedal Manager T +47 40 63 96 59 E kari.hesjedal@kpmg.no kpmg.no 2014 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavour to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative ( KPMG International ). Side26

Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/263-14 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 30/14 25.09.2014 Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon Bakgrunn for saka: Plan for forvaltningsrevisjon for inneverande valperiode vart vedteke i kommunestyret 14.06.2012. Vedtaket lyder: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for Kommunestyret etter kvart. Sidan planen vart vedteke har det blitt gjennomført 2 forvaltningsrevisjonar i kommunen. Den første var ein forvaltningsrevisjon med skuleplanen «Austevollskulen 2011 2020» som tema. Den andre forvaltningsrevisjonen hadde «Tenesteanskaffingar» som tema. Kontrollutvalet har gjennomført evaluering av plan for forvaltningsrevisjon nå i 2014, og den rullerte planen er sendt til kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet har i revidert plan vedteke ny prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt i Austevoll kommune: 1. Styring av investeringsprosjekter 2. Eidsbøen Bufellesskap 3. Spesialundervisning Side27

Side 2/2 Drøfting: Det er nå tid for å bestilla ny forvaltningsrevisjon og kontrollutvalet bør med bakgrunn i den nyleg evaluerte planen vurdera kva prosjekt som skal prioriterast. Etter signal frå kontrollutvalet frå forrige møte bør prosjekt nr. 1 veljast, «Styring av investeringsprosjekter». Kontrollutvalet bør formulera eit formål med prosjektet. Vidare bør utvalet definera og avgrense prosjektet nærmare, for eksempel ved å formulera problemstillingar som ein vil at revisor skal finna svar på. Ein slik prosess med drøfting i kontrollutvalet vil vera viktig som utgangspunkt for bestilling av prosjektet. Det vil og vera viktig at KPMG, som skal utføra forvaltningsrevisjonen, deltek aktivt i dette arbeidet. I revidert plan for forvaltningsrevisjon er prosjektet «Investeringar» omtala slik: «Austevoll kommune har planlagt fleire store investeringar dei neste åra. I budsjett og økonomiplanen for 2014-2017 seier rådmannen at han er merksam på at lånegjelda dei komande åra vil auke mykje. Dette vil kunne redusere handlingsrommet på drift, og gjere kommunen sårbar for svingingar i rentene. Vidare går det fram at gjeld pr innbyggjar i kommunen ved utgangen av 2014 utgjer om lag kr 56 000 eksklusiv startlån. Til samanlikning er landgjennomsnittet om lag kr 44 000 pr innbyggjar i 2013. Etter dagens investeringsplanar så vil gjeld pr innbyggar vil auke til om lag kr 67 000 i 2016. Her kan ein forvaltningsrevisjon til dømes kartlegge kor vidt kommunen har etablerte system og rutinar som sikrar god styring av investeringsprosjekter.» Konklusjon: Det vert invitert til valg av prosjekt innan forvaltningsrevisjon i møtet. Utvalet bør drøfta formulering av formål og problemstillingar, samt definere avgrensingar av prosjektet. Med bakgrunn i denne drøftinga bør kontrollutvalet be KPMG om å levere forslag til prosjektplan. For å koma i gang med prosjektet kan kontrollutvalet delegera mynde til utvalsleiar, i samråd med sekretariat, om å endeleg godkjenna prosjektplan og oppstart av prosjektet. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «Styring av investeringsprosjekter» i Austevoll kommune. 2. KPMG blir bedt om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar som utvalet har gjeve. 3. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side28

Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 151 Arkivnr: 2014/265-17 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 31/14 25.09.2014 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2015 Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finn ein i 18 formuleringa om at kontrollutvalet skal utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen: 18. Budsjettbehandlingen «Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.» Drøfting: Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeida budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i ny avtale som vart inngått med KPMG AS i juni 2013. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ut frå planane innanfor dette området, vil prosjektarbeid krevja ei ramme på om lag 350 timar for kommunar med størrelse som Austevoll kommune. Vidare er det lagt til grunn at det vanlegvis er 5 møter i kontrollutvalet for året, med om lag like stor saksmengde som eit vanleg år. Det er vidare lagt inn kostnader med kurs / opplæring for medlemmane i kontrollutvalet og servering på utvalsmøta. Elles er det lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste. Om oppgåvene til kontrollutvalet: I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i 10: «10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas Side29

Side 2/2 av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.» «13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll.» Formuleringane i desse paragrafane viser at to hovedoppgåver for kontrollutvalet er å gjennomføra prosjektarbeid ut frå dei planar som kommunestyret har vedteke. Planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er reviderte nå i 2014, og lagt fram for kommunestyret som referatsak. I kontrollutvalet sitt budsjett bør det leggast inn midlar til å gjennomføra prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med planane. Det er og lagt inn i budsjettet ein post for ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. ad-hoc oppgåver, til dømes tiltak som måtte koma til utanom prosjekt frå planane og til utgreiingar som kontrollutvalet finn naudsynt å gjennomføra undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor. Hordaland fylkeskommune har starta ein gjennomgang av grunnlaget for dagens timepris for å sikre at fylkeskommunen ikkje kryssubsidierer kommunane dei er sekretariat for. Det vert teke atterhald om at timeprisen kan verta justert i tråd med dette i budsjettåret. Konklusjon: På slik bakgrunn tilrår sekretariatet at kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget. Forslaget til budsjett skal så følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Det er kommunestyret som skal gjera endeleg vedtak når det gjeld budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Austevoll kommune. Forslag til vedtak Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2015 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side30

792300 814300 Fotnote: Hordaland fylkeskommune har starta ein gjennomgang av grunnlaget for dagens timepris for å sikre at fylkeskommunen ikkje kryssubsidierer kommunane dei er sekretariat for. Det vert teke atterhald om at timeprisen kan verta justert i tråd med dette i budsjettåret. Vedlegg sak vedr. budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2015, til KUV-mote 25.09.14 I I I I Kontrollutvalet i Austevoll kommune, budsjettframlegg for 2015 form. Tekst Budsjett 2014 FRAMLEGG Budsjett 2015 Merknader 0,141 Godtgjersle folkevalde (5 møter pr. år) Tapt arbeidsforteneste Arbeidsgjevaravgift 30 000 10 000 4 000 30 000 10 000 4 000 Møtegodtgjersle etter gjeldande satsar 0,25 0,13 0,25 0,07 0,07 Abonnement Servering på møta Kurslopplæring Skyssqodtgjering Skyssutgifter folkevalde Kontingentar 2 000 2 000 25 000 2 000 10 000 I 300 2 000 2 000 25 000 2 000 10 000 I 300 Abonnement på Kommunerevisoren til utvalsmedlemane Ifm. møter i kontrollutvalet Kontrollutv.konferanse, kurs, opplæring o.l Reise til? frå møter i utvalet Reise i samb. med kurs? opplæring Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 0,25 Kjøp av sekretariatstenester 106 000 109 500 Berekna ut frå ca. 5 møter samt auke ut frå SSB-berekn. (*) 0,25 Kjøp av revisjonstenester 530 000 548 500 Kjøp av revisjonstenester i tråd med gjeldande avtale. Innkl. fastpris reknesk.revisj. og berekna timar til prosjektarbeid (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) 0,25 Ekstra tiltaksmidlar 70 000 70 000 For uforutsette prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt oppgåver for kontrollutvalet utanom det plan-festa Meirverdiavgift MVA-kompensasjon 184 350-184 350 189 900-189 900 Side31

PS32/14Meldingar Side32

c O7A / 3T fl2q Vedtak: I Austevoll kommunestyre opprettar tenesteutvalet som nytt utval Urå 2.september. Utvalet har 9 medlemmar og erstattar tidlegare Utval for oppvekst og kultur og uwal for helse og omsorg. 2. Som medlemmar i tenesteutvalet vel Austevoll kommunestyre ut frå forholdstal: Framstegspartiet 1. Renate Mogster Klepsvik (Ieiar) 2. Narve Mogster 3. Anne Mark Otterå Halstensen 4. Øystein Fammestad 5. Kurt Thomassen 6. Monica Persen 7. Georg Kenneth Fedoy 8. Anne Kathrine Dronen 9. Olav Njåstad 10. Lillian Hovland H og re 1. Grethe Dronen Ringdal (nestleiar) 2. Mons Ove Hauge 3. OleTroland 4. Liv Bente Storebo 5. Kurt Frank 6. Lene Vik Vassnes Side33 Senterpartiet 1. Lars Knut Aarland 2. Milde Elisabeth Okland 3. Magnus Stangeland 4. Ingrid Vågen Duesund Arbeiderpartiet 1. John Andre Njåstad 2. Inga Margrethe Fagerbakke 3. Ove Fagerbakke 4. Jennie de Vreede Kristeleg folkeparti I. Torfinn Grav 2. Bjarte Notnæs 3. Vjvj Haraldseid 3. Anne Marie Otterå Halstensen får fritak som medlem i kontrollutvalet. Det må foretakast val av ny medlem til kontrollutvalet. 4. Lelar: Renate Mogster Klepsvik Nestleiar: Grethe Dronen Ringdal