Renholdstjenester til Meland kommune Svar på spørsmål til konkurransen etter befaring 4.12.2013 Innhold 1. Innledning... 2 2. Svar på spørsmål... 2 3. Presiseringer og endringer til konkurransedokumentene... 5
1. Innledning Befaringen ble gjennomført på Meland kommunes rådhus på Frekhaug, ungdomskolen samt Sagstad barneskole. Befaring ble gjennomført av representanter for Meland kommune og Inventura AS. Rådhuset: Består av tre bygg, som er bygget sammen til et. Den eldste delen ble bygget på 1980-tallet, og er senere rehabilitert. Den eldre delen består av en del trange rom som er godt møblert. I rådhuset er det mange forskjellige typer gulv; fliser, belegg, parkett/tregulv. Ungdomsskolen: Består av ulike bygninger som ligger adskilt. Alle bygningene ble befart. Den eldste bygningen ble bygget i 1930-årene, men er totalt rehabilitert innvendig. På ungdomsskolen kan elevene bruke ute-sko inne, og for alle bygningene gjelder det at det ikke er mulig med gjennomgang. Elevene må gå inn og ut de samme dørene. Sagstad barneskole: Her ble hele skolen gjennomgått, og en kort oppsummering ble gjort før befaringen ble avsluttet. Dette dokumentet gir svar på alle de spørsmål som ble stilt under befaringen. 2. Svar på spørsmål Spørsmål nummer 1 Spørsmål: Hvilken olje/polish brukes på gulvfliser i kommunehuset? Kan Meland kommune oversende spesifikasjoner på olje/polish? Polish for steingolv: Jontec Plaza, Johnson Polish for vinyl/linoleum: Brilliant long life, Lilleborg Spørsmål nummer 2 Spørsmål: Alle toaletter er definert inn på tegningene. Er det samme type beholdere på alle bygg? Hvilke typer/standarder av toalett/tørkepapir brukes? Hvilken type såpe og tilhørende dispensere brukes? Samme type beholdere: Ja Toalett/tørkepapir: Toalettpapir: Toapapir Premium t2 myk Mini Jumbo 170m. Tørkepapir: Papirhåndkle myk l-fold 3p Prem 150 ark Såpe og dispensere: Håndsåpe: 800 ml Soft care Sumanol, Dispenser: Soft care line Spørsmål nummer 3 FM-3021 Side 2 av 5
Spørsmål: Er det identifisert og vist på tegninger eller i øvrig dokumentasjon hva som er forskjell på vinyl belegg og linoleum belegg i kommunehuset spesielt? Hva med øvrige bygg? Nei, vi har ikke skilt mellom linoleum og vinyl. Spørsmål nummer 4 Spørsmål: Når ble det sist gjennomført hoved behandling av gulvbelegg på kommunehuset? I løpet av det siste året, men det må tas fortløpende, så det varierer. Spørsmål nummer 5 Spørsmål: Ved hovedrengjøring/behandling av gulvbelegg, er det rengjørernes oppgave å flytte på møbler på kontorer/klasserom i forkant og etterkant av hovedrengjøringen? På kontor har det ikke blitt praktisert å flytte ut faste møbler. Den delen av gulvet som man ikke kommer til på blir da ikke tatt, men her er det også minst behov. Vi ønsker å fortsette med denne praksisen. Klasserom: Svar kommer Spørsmål nummer 6 Spørsmål: Hvor mye skilleglass er det på kommunehuset? Det er skilleglass på nesten alle kontor og møterom samt kantine i de to nyeste byggene (Bygg B og C) Spørsmål nummer 7 Spørsmål: Settes stolene opp på pultene i klasserommene av elevene? Eller er dette renholders oppgave? Elevene gjør dette Spørsmål nummer 8 Spørsmål: Kan Meland kommune oppgi antall brukere på hvert bygg (elever på skolene)? Dette for å beregne forbruk og pris på forbruksartikler. Brukere per dag: Rådhuset: 69 ansatte. Men det er mange innom hver dag og mye møtevirksomhet, også på kveldstid. Marihøna barnehage: 40 barn og ca 10 ansatte. Totalt 50 personer Grasdal skule: 101 elever og ca 18 ansatte: Totalt 119 Sagstad skule: 338 elever og ca 49 ansatte. Totalt 387 Meland u.skule: 167 elever og ca 31 ansatte. Totalt 198 Vestbygd skule: 175 elever og ca 30 ansatte. Totalt 205 Rossland skule: 246 elever og ca 41 ansatte. Totalt 287 Biblioteket: 2 ansatte. Besøkstall varierer, estimert 50 i snitt Driftsstasjon Frekhaug: 7 ansatte Driftsstasjon Melandskaret: 7 ansatte Base sone nord: estimert 25 Venteskur: Besøkende, estimert 50 Spørsmål nummer 9 Spørsmål: Kommunehuset: Er persienner/sprosser på utsiden av den nye delen fastmontert? Skal vinduer i så tilfelle rengjøres utvending, evt. hvordan? FM-3021 Side 3 av 5
Ja, persiennene er fastmontert. Disse vinduene skal ikke rengjøres utvendig ettersom de er ikke er tilgjengelige. Spørsmål nummer 10 Spørsmål: Hvem skal rengjøre tavlene i klasserommet? Lærere/elever skal ta skrift. Renholder vasker tavlen dersom kritt allerede er vasket vekk Spørsmål nummer 11 Spørsmål: Hvor mange moppe vaskemaskiner er det på hvert bygg, og kan de benyttes av valgt leverandør? Rossland skule: 2 Vestbygd skule: 2 Sagstad skule: 1 Grasdal skule: 1 Meland ungdomsskule: 1 Meland Rådhus: 1 tilgjengelig Marihøna barnehage 1 Kommunen har en del utstyr som i dag er benyttet av de fast ansatte. Det er ikke avgjort hva som skal skje med dette, men kommunen ønsker en dialog med valgt leverandør om mulige løsninger for overtakelse/leie av dette. Spørsmål nummer 12 Spørsmål: Hvordan får man opplysninger om ansatte i forbindelse med virksomhetsoverdragelsen? Dette får man ved henvendelse til kontaktperson oppgitt i konkurransegrunnlaget. Spørsmål nummer 13 Spørsmål: På skolekjøkkener: Om vask av ventilatorer/hvitevarer/skap/kjørler etc. Hva skal vaskes, og hva skal ikke vaskes? I tilfelle noe skal vaskes hvordan skal det gjøres - kvalitetsnivå? Alt inventar og ventilator skal vaskes på utsiden og bakom. Filter i ventilator skal rengjøres av renholdspersonell en gang i mnd, men skiftes av vaktmester. Spørsmål nummer 14 Spørsmål: Hvordan er skiftefrekvens på dagens matter? Hvor mange matter er det på hver lokasjon og størrelse? Se eget excel ark; Del 2 Bilag 1 Vedlegg 8 Oppdatert matteliste Spørsmål nummer 15 Spørsmål: Er dagens renholdere kurset i INSTA 800? Nei, ingen av dagens renholdere er kurset i INSTA 800. Tilbyderne må derfor ta høyde for nødvendig opplæring. FM-3021 Side 4 av 5
3. Presiseringer og endringer til konkurransedokumentene 1. Det ble av flere påpekt at dagens renhold var et godt stykke unna de oppgitte INSTA 800 kravene i konkurransegrunnlaget. I kravspesifikasjonens pkt. 10.3 er det satt som krav at utligning skal skje over den første måneden. Med bakgrunn i kommentarer på befaring, endres dette til at utligning skal skje over de første seks (6) måneder etter oppstart. Dersom dette medfører ekstra kostnader i denne perioden skal dette gå klart frem av tilbudet (egen post i prismatrisen). Det vil ikke bli utarbeidet ny versjon av kravspesifikasjonen. 2. Det ble av flere påpekt at de ulike gulvbeleggene innehar svært ulik kvalitet, og at en nullstilling av disse vil påføre Meland kommune store kostnader. Det er derfor besluttet at for alle gulv, uavhengig av bygg, så vil kravet til renhold være videreføring av dagens standard. Tilbydere skal i tillegg gi som opsjon pris på oppboning av linoleum/vinyl gulv, slik at Meland kommune senere kan vurdere hvorvidt man ønsker å heve gulvkvaliteten i de enkelte bygg/rom. Pris skal gis per m2. Det vil ikke bli utarbeidet ny versjon av kravspesifikasjonen for definering av kvalitet på gulv. En oppdatert prismatrise er lagt ut på Doffin vennligst påse at det er denne som benyttes ved tilbudsinnlevering. Bruk av feil prismatrise ved tilbudsinnlevering kan medføre avvisning av tilbudet. 3. Det ble av flere påpekt at de mattene som finnes i de ulike byggene ikke samsvarer med matteliste i konkurransegrunnlaget. Dette er korrekt. Meland kommune er i tanker om å endre/bytte en del matter, men endelig avgjørelser er ikke tatt p.t. Tilbydere skal derfor prise matter slik det fremkommer i konkurransegrunnlaget. Det forventes dog at valgt leverandør vil være en proaktiv leverandør som vil gi oppdragsgiver gode råd om mulige forbedringer og effektiviseringer ved bytte av mattetyper o.l. Tillegg 10.12.13: En oppdatert matteliste er lagt ut på Doffin. Tilbydere bes om å ta høyde for at det er denne som gjelder og som skal prises inn i renholdet. FM-3021 Side 5 av 5