Kom i gang med Onix Work Innhold Introduksjon... 2 Start Onix Work... 2 Forside... 2 Moduler... 2 Innstillinger... 2 Registrering av firma... 2 Hva bør vi tenke på før vi setter i gang... 2 Opprette nytt firma... 3 Vedlikeholde firmainformasjon... 3 Registrering av utstyr... 4 Hva bør vi tenke på før vi setter i gang... 4 Anbefalinger ved registrering av utstyr... 4 Opprette nytt utstyr... 5 Opprette nytt utstyr med hovedenhet/underenhet... 5 Hvem eier nytt utstyr som blir opprettet?... 6 Hvem skal kontrollere utstyret?... 6 Endre enkelt utstyr... 6 Endre flere utstyr... 6 Endre dokumentasjon til utstyret... 7 Oppfølging av utstyr - generelt... 7 Oppfølging av eget utstyr... 7 Oppfølging av kunders utstyr... 8 Oppfølging av utstyr som ikke er i bruk (Inaktivt utstyr)... 8 Hva skjer med utstyr som blir kastet?... 8 Kontroll av utstyret... 8 Registrering av artikler / utstyrs maler... 9 Hva bør vi tenke på før vi setter i gang... 9 Opprette ny artikkel for utstyrseiere... 9 Opprette ny artikkel for leverandører... 9 Side 1
Introduksjon Onix Work er en moderne skyløsning for registrering og oppfølging av arbeidsutstyr som har lovpålagte krav til dokumentasjon og oppfølging. Programmet brukes av utstyrseiere, utstyrsleverandører og sakkyndig kontrollører. Start Onix Work Velg prod.onixwork.com fra Internett Explorer og du vil få opp en dialog for pålogging. Brukernavnet må alltid være en gyldig e-post adresse. Dersom du ikke har tilgang ta kontakt med hovedbruker i ditt firma eller firma som leverer utstyr til deg. Dersom du har glemt passordet ditt kan du i påloggingsdialogen velge «klikk her for hjelp til innlogging». Du vil da motta en e-post for videre hjelp/oppfølging. Forside Forsiden inneholder informasjon om ditt firma, diverse grafer for bedre oversikt over arkiverte kontroller, utstyr til forfall eller levert utstyr. Nyheter, driftsmeldinger og diverse lenker til aktuelt fagstoff vil og være tilgjengelig Moduler Følgende moduler er tilgjengelig i Onix Work: Firma lister alle aktuelle firma dere har en relasjon til Utstyr lister alt utstyr dere har tilgang til, registrering og oppdatering av utstyr samt opprettelse av kontroller gjøres fra denne modulen Dokumenter lister siste sertifikat, kontrollkort og bruksanvisning samt annen dokumentasjon knyttet til utstyr dere har tilgjengelig Artikler lister artikler/«utstyr maler» som brukes ved opprettelse av nytt utstyr Tilgangskontroll satt på den enkelt bruker bestemmer hvilke moduler du har tilgang til. Innstillinger Under innstillinger settes grunninnstillinger for eget firma og man kan opprette nye brukere for eget firma For mer informasjon om Innstilliger se lenkene under support.onix.no Kom i gang med Onix Work: - Kom i gang med Onix Work Sjekkliste - Sett opp Firmaprofil Registrering av firma Hva bør vi tenke på før vi setter i gang Firmamodulen inneholder alle firma som det finnes en relasjon til. Det kan være firma som: Side 2
leverer utstyr til ditt firma utfører sakkyndig kontroll på utstyr som ditt firma eier ditt firma leverer utstyr til ditt firma utfører sakkyndig kontroll for Firma som viser i firmamodulen inneholder både firma som er medlemmer av Onix Work og andre firma dere har en relasjon til som dere har opprettet for oppfølging av eget utstyr. Ditt firma bør utnevne en hovedbruker som følger opp at alle aktuelle firma dere har en relasjon til er opprettet og har rett tilgang. Opprette nytt firma For å opprette nytt firma må du først velge Firmamodulen. For å unngå at firma blir dobbelregistrert bør du gjøre et søk for å se om dette firmaet allerede er registrert før du oppretter et nytt. Dersom organisasjonsnummer på det nye firmaet du oppretter allerede er registrert på et annet firma vil du få en advarsel om dette. Det er to ulike måter å opprette/knytte et nytt firma på Firma er medlem av Onix Work Tilkoblingsliste benyttes for å dele utstyr med aktuelt firma, her kan vi gi tilgang eller be om tilgang hos annet firma. Ulike firmatilknytninger som kan opprettes: o Vi kan sette opp tilgang kun på levert utstyr o Vi kan gi lesetilgang. (Alt utstyr vil bli tilgjengelig, men kun med lesetilgang) o Full tilgang (dette kan begrenses på kontrollkategori(er)) For mer informasjon om hvordan dele utstyr med andre medlemsfirma se lenken under support.onix.no Kom i gang med Onix Work - Del utstyr med andre firma i Onix Work. Firma er ikke medlem av Onix Work Firma som ikke er medlem av Onix Work kan dere opprette selv. Det kan være kunder dere leverer utstyr til eller leverandører/sakkyndige kontrollører som leverer/kontrollerer deres utstyr. Det er viktig å merke seg at disse firma er det bare dere som ser. Det er dere som registrerer inn informasjon om kunden og vedlikeholder dette. For mer detaljer om hvordan dere oppretter nytt firma se lenken under support.onix.no Kom i gang med Onix Work Opprett nytt firma/ny kunde. Se eget dokument «Firma feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. Vedlikeholde firmainformasjon Firma som er medlem av Onix Work For firma som selv er medlem av Onix Work er det bare noen få felt angående deres relasjon til kunden som kan oppdateres. Dersom relasjon til kunden endres kan dette oppdateres i Tilkoblingslisten. For mer informasjon om hvordan endre relasjon til andre medlemsfirma se lenken under support.onix.no Kom i gang med Onix Work Del utstyr med andre firma i Onix Work. Firma er ikke medlem av Onix Work Firma som ikke er medlem av Onix Work er det dere som vedlikeholder. Se eget dokument «Firma feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. Side 3
Registrering av utstyr Hva bør vi tenke på før vi setter i gang Før dere setter i gang bør dere ha tenkt igjennom hva dere ønsker å benytte Utstyrsportalen til. Hva dere ønsker å bruke programmet til hos dere? o Registrering og oppfølging av eget utstyr o Registrering og oppfølging av eget utstyr som ikke medlemmer av Utstyrsportalen utfører sakkyndig kontroll på/leverer o Registrering og oppfølging av utstyr dere har sakkyndig kontroll på o Registrering av utstyr dere leverer til kunde Hvilke type utstyr skal vi registrere o Utstyr med krav om sakkyndig kontroll o Utstyr med krav om egenkontroll o Annet utstyr dere ønsker å registrere og samle informasjon om Er det bare årlig sakkyndig kontroll som skal dokumenteres på utstyret eller skal intern service utenom dette og registreres på utstyret Hvilke informasjon ønsker vi å registrere på utstyr og hvordan? Hvilke dokumenter ønsker vi å ha tilgang til på utstyret? Skal det knyttes bilder til utstyret, eventuelt hvilke type utstyr? Hvordan ønsker vi å registrere smått utstyr, f.eks. 50 sjakler med samme batch nummer Hvordan ønsker vi å håndtere utstyr som ikke er i bruk/plassert på lager. Hvordan ønsker vi å håndtere kassert utstyr Hvordan ønsker vi å angi utstyrets plassering for lettest mulig å finne aktuelt utstyr dere søker etter. Hvilke informasjon ønsker dere å hente ut av programmet, rapporter og lister. Hvordan dere registrerer fakta på utstyret vil påvirke hvordan rapportene/oversiktene dere tar ut av programmet blir seende ut Ønsker vi å benytte «utstyrsmaler» ved opprettelse av nytt Utstyr Utnevn en hovedbruker som følger opp at utstyr blir registrert og fulgt opp som dere ønsker Anbefalinger ved registrering av utstyr Dersom du registrerer eget utstyr er det viktig å følge de retningslinjer som er gitt i eget selskap for hvilke informasjon dere ønsker å registrere og hvordan. Dersom dere registrerer utstyr for deres kunder, som leverandør eller sakkyndig kontrollør, er det viktig å følge de retningslinjer som kunden deres ønsker for hvordan utstyr skal registreres. Registrer aktuell informasjon i aktuelt felt Det anbefales å registrere aktuell informasjon i aktuelt felt. I noen tilfeller ser vi at f.eks. kontaktperson til utstyret blir lagt inn i lokasjon, plassering eller område. Vi har eget felt for kontaktperson til utstyret og denne anbefales brukt. Andre eksempler på feilplassering er at antall legges inn i serie nr-, type- eller modell-feltet. Vi har ikke noe eget felt for antall på utstyret, men oppfordrer dere til å registrere et utstyr per utstyrsindivid for lettere å kunne følge opp utstyret i etterkant. Ved endringer/omstrukturering av programmet kan informasjon som er «feilplassert» gå tapt på utstyret. Side 4
En rad per utstyrsindivid Det anbefales å opprette en rad per. utstyrsindivid. Vi ser at i noen tilfeller blir utstyr med stigende serienummer registrert på en rad. F.eks. «AB270 AB285» som id i serienummer feltet. Ulempen med å registrere utstyret slik, er at vi ikke kan søke etter f.eks. utstyr AB279. Dersom noen av utstyrene blir kassert eller tilhører ulike avdelinger vil vi heller ikke ha mulighet for å indikere det på utstyret. Utstyr med samme batch nr. blir og ofte registrert som en rad. Disse bør og registrerer som enkeltindivider, selv om det da blir samme batch nr. på flere utstyr. Det blir enklere håndtering av utstyret i ettertid. Utstyr kan fritt endres mellom ulike lokasjoner og dersom utstyr blir kastet er det enklere å følge opp dette. Dobbel registrering av informasjon Dersom samme informasjon legges inn flere steder på et utstyr er sannsynligheten stor for at dette blir feil ved senere oppdateringer av utstyret. Informasjon blir oppdatert kun den ene plassen, og vi vil ikke vite hva som gjelder. Vi ser f.eks. ofte at type og modell inneholder samme informasjon. WLL/SWL informasjon blir og ofte lagt inn i type eller modell feltet. Se eget dokument «Utstyr feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. Opprette nytt utstyr For å opprette nytt Utstyr må du først velge Utstyrsmodulen. For å unngå at utstyr blir dobbelregistrert bør du først gjøre et søk for å se om dette utstyret allerede er registrert. Nytt utstyr kan opprettes på følgende måter: Uten «utstyrsmal» Velg «Legg til». En tom utstyrsdialog vil bli åpnet og relevant informasjon registreres og lagres Med «utstyrsmal» Velg «Legg til». En tom utstyrsdialog vil bli åpnet. Velg «Artikkel» og hent aktuell mal som du vil benytte. Informasjon fra mal vil bli hentet inn i Utstyrsdialogen, mer informasjon kan legges til eller endres før du lagrer og nytt utstyr er opprettet. Bruk av utstyrsmal anbefales. Det sikrer lik metode å registrere utstyret på, og samme navngiving i felter. Brukermanual, tegninger osv. vil også bli knyttet til utstyret automatisks dersom det er lagt inn på utstyrsmalen. Se eget dokument «Utstyr feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. For mer informasjon om hvordan legge til nytt utstyr se lenken under support.onix.no Kom i gang med Onix Work Legg til nytt utstyr. Opprette nytt utstyr med hovedenhet/underenhet Noe utstyr ønsker vi å opprette som hovedenhet/underenhet. Det kan f.eks. være stort utstyr som en traverskran. Traverskran vil da være hovedutstyret, mens heisverk, løpebane, vil være underenheter. Underutstyr kan ha egne sertifikater som gjelder bare for disse. Sertifikatene må da knyttes til underutstyret før det knyttes sammen med hovedenheten. Det vil ikke være mulig å knytte egne kontroller til bare underenhetene, all kontroll foregår samlet på hovedutstyret. Det vil være en felles sjekkliste for hovedutstyret som eventuelt vil måtte inkludere Side 5
underutstyret. Kontrolldokumetasjon utført på hovedutstyret vil også være tilgjengelig på underutstyret. Hvem eier nytt utstyr som blir opprettet? Når du registrerer nytt utstyr må du velge hvem som er eier av utstyret. Eier er eget selskap Dersom eget selskap blir valgt kan du senere endre dette til en av deres kunder Eier er kunde som er medlem i Onix Work Dersom eier du velger er medlem i Onix Work vil utstyret vise i både i dine lister og i eier sine lister når de logger på Onix Work. Det er viktig å merke seg at det er bare eier av utstyret som får endre eier feltet. Eier er kunde som ikke er medlem i Onix Work Dersom du velger eier som ikke er medlem i Onix Work, så vil utstyret bare vise i dine lister. Eier kan ikke logge seg på Onix Work for å få en oversikt over utstyr de har. Dere kan endre eier-feltet på utstyret. Dersom firma du ønsker å knytte utstyret til ikke finnes i listen over aktuelle eiere må du opprette dette firmaet eller opprette en knytning til det. Hvem skal kontrollere utstyret? Du angir ikke på utstyret hvem som skal kontrollere utstyret. Dette settes på firmanivå. Eier av utstyret kan gi ulike firma tilgang til alt deres utstyr eller deler av utstyret knyttet til en/flere kontrollkategorier. Det kan være et eller flere firma som har tilgang til samme utstyr og avtaler må gjøres med den enkelte sakkyndige leverandør om hvem som skal kontrollere hvilket utstyr. Endre enkelt utstyr Du kan åpne utstyrsdialogen for eksisterende utstyr og endre innholdet. For å kunne endre innholdet på utstyret må din brukerpålogging ha tilstrekkelig tilgang. Firma som er eier av utstyret må også ha gitt ditt firma tilgang til å se og kunne endre innholdet. Feltene Eier og Leverandør vil bare i noe grad kunne endres. Dersom Eier er satt til et firma som er medlem av Onix Work vil du ikke kunne endre dette, det vil bare være pålogget bruker i eier-firma som kan endre dette feltet. Leverandør vil automatisk bli satt til firma som opprettet utstyret i Onix Work. Du kan bare endre dette feltet når du selv står som eier av utstyret. Det anbefales ikke å endre serienummer og annen essensiell informasjon på utstyret etter at dokumenter er knyttet til utstyret. De vil være knyttet til gammelt serienummer ved søk etter dokumenter. Merk at dokumenter som er knyttet til utstyret ikke kan endre innhold. De vil alltid inneholde de verdier som var registret på Utstyret når de ble opprettet. Endre flere utstyr Du kan velge flere utstyr i listen og gjøre endringer for alle de valgte utstyrene. Følgende er mulig å endre for flere rader samtidig: Legge til dokument Side 6
Legge til bilde Endre status - Aktivt/Inaktivt/Kassert Endre Eier og eventuelt og tilhørende lokasjon og kontaktperson Endre Utstyrsgruppe (dette er bare mulig for eget utstyr) Endre dokumentasjon til utstyret Det er ikke mulig å slette dokumenter som er knyttet til et Utstyr, dette for å ivareta sikkerhet. Skulle det oppstå en hendelse så skal det ikke være mulig å gå inn på aktuelt utstyr og slette spor/endre på historikk. Dersom det er gjort en feil kan dokumenter settes inaktive og nytt opprettes. Det gamle vil fortsatt være tilgjengelig, men litt mer skjult. Dokumentasjon manuelt knyttet til utstyret. Sett gammel dokumentasjon inaktiv og legg til ny dokumentasjon manuelt Dokumentasjon generert i Onix Work Eventuelle endringer på utstyret endres først. Kopier kontroll på utstyret som genererte aktuell dokumentasjon. Dersom aktuelt legg inn ordre nr., kundens ordre nr. og sjekkliste og gjør eventuelle endringer på kontrollen. Arkiver kontrollen, og ny dokumentasjon blir lagt til utstyret med samme dokument id. Gammel dokumentasjon som du ønsket å endre må manuelt settes inaktiv dersom det ikke er satt opp i firmasetting hos dere at det skal gjøres automatisk. Oppfølging av utstyr - generelt Utstyrslisten inneholder status symbol som sier om utstyret er godkjent for bruk eller ikke, varslingsikon som viser status på forrige kontroll og forfallsdato for utstyret. Oppfølging av eget utstyr Er utstyret ditt godkjent for bruk? Onix Work gir mulighet for utsendelse av jevnlige e-poster som varsel utstyr som snart forfaller/har forfalt. E-post varsel kan sendes til hovedkontakt for firma og/eller kontaktperson på utstyrets lokasjon. Hovedbruker og hovedkontakt for lokasjon bør jevnlig ha en gjennomgang av eget utstyr: Har alt utstyr en utløpsdato registrert? Det er bare utstyr med utløpsdato som blir inkludert i e-post som varsler utstyr som forfaller snart. Dersom det mangler forfallsdato vil det ikke komme opp noen påminnelse om at utstyret ikke er gyldig for bruk. Er utstyr knyttet til lokasjon, eventuelt rett lokasjon? Det er lokasjonen som bruker/har utstyret som har størst eierskap til utstyret og ønsker at det skal være OK. Personen som står som hovedkontakt på lokasjonen vil få en e-post som inneholder utstyr på aktuell lokasjon som forfaller snart. Er det utstyr som ikke er godkjent for bruk? (Varslingsikon for utstyrsstatus er rødt.) Iverksett tiltak eller sett utstyret inaktivt eller kassert Følg opp om utstyr som blir registrert er lagt inn i henhold til deres retningslinjer. Blir utstyret registrert inn på samme måte vil det bli lettere å søke frem utstyr av samme type og alle brukere av systemet vet hvor de kan hente informasjon de trenger om utstyret. Dersom dere har utstyr som blir kontrollert av sakkyndig kontrollør som ikke er medlem i Onix Work, må det følges opp at forfallsdato og siste dokumentasjon er tilgjengelig på utstyret Side 7
Dersom dere har utstyr med egenkontroll, påse at kontroll er dokumentert og gjennomført etter deres retningslinjer. Oppfølging av kunders utstyr Både de som leverer utstyr og de som utfører sakkyndig kontroll på utstyret vil ha tilgang til kunder sitt utstyr i sine lister. Leverandører For kunder dere leverer til er det ikke behov for noe videre oppfølging. Det er eier av utstyret som er ansvarlig for årlig oppfølging av utstyret. Sakkyndig kontrollør Sakkyndig kontrollørfirma får ingen varsel om at kunders utstyr har forfalt/forfaller snart, det er det bare utstyrseier som får. Eier av utstyr setter opp på firma-nivå om ditt firma skal ha tilgang til alt utstyr eller bare utstyr tilknyttet noen av kontrollkategoriene. Sakkyndig kontrollør utfører kontroll på aktuelt utstyr etter avtale med utstyrseier. Oppfølging av utstyr som ikke er i bruk (Inaktivt utstyr) Utstyr som av ulike årsaker ikke er i bruk, kan settes inaktive. Det kan f.eks. være utstyr som settes på lager. Så lenge utstyret ikke er i bruk er det ikke behov for årlig kontroll. Ved å sette utstyret inaktivt vil det ikke bli listet sammen med annet aktivt utstyr og heller ikke bli inkludert i varsel om utstyr som forfaller. Eventuelle planlagte kontroller på utstyret vil ikke bli slettet når det settes inaktivt. Det er en egen avkrysning i Søkefilter for å søke frem utstyr som er satt inaktivt. Når dere eventuelt ønsker å ta utstyret i bruk igjen kan det søkes frem i inaktiv-listen, endre utstyret til aktivt, og ny kontroll gjennomføres dersom utstyret ikke lenger er godkjent for bruk. Hva skjer med utstyr som blir kastet? Utstyr som er ødelagt, utstyr du ikke finner eller som det er andre årsaker til at vi ikke lenger skal benytte, settes som kassert. Vi kan ikke slette utstyr i Onix Work så lenge det er referanser til dette fra f.eks. dokumenter. Dette er på grunn av krav om å ha tilgang til dokumentasjon på utstyr, også kassert utstyr. Eventuelle planlagte kontroller på utstyret vil bli slettet når det settes kassert. Kassert utstyr vil ikke bli listet sammen med annet aktivt utstyr og heller ikke bli inkludert i varsel om utstyr som forfaller. Det er en egen avkrysning i Søkefilter for å søke frem utstyr som er kassert. Dersom utstyr er satt kassert ved en feiltagelse, f.eks. utstyr som en trodde var mistet dukker opp igjen kan vi sette utstyret aktivt igjen.. Kontroll av utstyret Utstyr krever brukermanual, sertifikater og kontrolldokumentasjon for å være gyldig for bruk. Sertifikat og kontrolldokumentasjon kan opprettes i Onix Work for å dokumentere utført kontroll. For mer informasjon om hvordan opprette kontroller se lenken under support.onix.no Kom i gang med Onix Work Opprett ny kontroll. Side 8
Registrering av artikler / utstyrs maler Hva bør vi tenke på før vi setter i gang For å sikre best mulig kvalitet på utstyr og dokumentasjon som opprettes i Onix Work anbefales det å bruke artikler med standardverdier. Dette sikrer konsistente data og gjør at dere ikke er så avhengig av inngående detaljkunnskap hos den som oppretter utstyret og tilhørende dokumentasjon. Artikler benyttes som mal når nytt utstyr opprettes fra: Ordre Utstyr Onix Inspection Order import. Utnevn en hovedbruker som følger opp at artiklene inneholder korrekt og tilstrekkelig informasjon. Hovedbruker må jevnlig gå gjennom artikler med status Kladd og verifisere disse. Opprette ny artikkel for utstyrseiere For å opprette ny Artikkel må du først velge Artikkel-modulen. For å unngå at artikler blir dobbelregistrert bør du først gjøre et søk for å se om artikkelen allerede er registrert Det er bare noen av feltene i artikkel-dialogen som er aktuelle for de som kun ønsker å benytte artikler for å opprette nytt utstyr fra utstyrsmodulen. Følgende foldere er ikke aktuelle - Formularer - Tekster - Deler av Hoved (feltene under Ordre relatert.) Status Dynamisk vil heller ikke være aktuell for utstyrseiere Opprette ny artikkel for leverandører Nye artikler kan opprettes manuelt eller automatisk når nye artikler overføres fra kundens ERP system via «Onix Transfer» (verktøy for overføring). For hver artikkel må det legges inn standardverdier om utstyret: Registrer informasjon om utstyret Hvilke formularer skal opprettes og innholdet i disse Skal det følge dokumentasjon med artikkelen? Nye artikler som opprettes får status Kladd. Dersom artikler som ikke finnes i artikkelregisteret overføres fra ordresystemet, vil disse automatisk bli opprettet med de verdier fra den aktuelle ordren. Disse får og status Kladd. Hvilke felter som overføres fra ERP systemet deres settes opp sammen med teknisk konsulent fra Onix når dere setter opp «Onix Transfer» hos dere. Hovedbruker må jevnlig gå gjennom artikler med status Kladd, endre innholdet til ønsket verdi og endre status til Godkjent eller Dynamisk. Side 9
Vurder hvilke status som er mest hensiktsmessig på bruke Godkjent Dette er den mest vanlige status å benytte. Innholdet i artikkelen er godkjent av en hovedbruker hos dere og vil ikke bli endret/påvirket med mindre administrator endrer innholdet i artikkelen. Dynamisk Innholdet i artikkelen endres hver gang en ordre med denne artikkelen blir prosessert. Innhold/verdier som da ble brukt blir lagret og kommer opp som standard neste gang denne artikkelen blir valgt. Se eget dokument «Artikkel feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. Side 10