ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2014 AS TØYENPARKEN BOLIGSELSKAP Innkalling Årsberetning Regnskap Budsjett Revisjons beretning Innkomne forslag Valg AS TØYENPARKEN BOLIGSELSKAP Ta vare på dette heftet, du kan få bruk for det senere, f.eks. ved salg av leiligheten.
INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2014 Ordinær generalforsamling i AS Tøyenparken Boligselskap avholdes på Anker hotell i Oslo den 24. april 2014 kl. 1800. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1) KONSTITUERING a. Valg av møteleder b. Opptak av navnefortegnelse c. Valg av sekretær og to personer til å underskrive protokollen d. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn e. Godkjenning av dagsorden 2) ÅRSBERETNING FOR 2013 3) ÅRSREGNSKAP FOR 2013 a. Årsregnskap 2013 b. Fastsettelse av resultatregnskap og balanse c. Revisors beretning d. Spørsmål om ansvarsfrihet for styret 4) BUDSJETT 2014 5) GODTGJØRELSER a. Styret b. Revisor 6) INNKOMMNE FORSLAG a) forslag fra Lene Christensen b) forslag fra Wright Eiendom c) forslag fra David og Tatjana Andersen d) forslag fra Mats Narvestad e) forslag fra Tore Hana f) spørsmål om orientering for oppgang 2E vedrørende våtromsrehabilitering Alle forslag er vedlagt i innkallingen 7. VALG AV TILLITSVALGTE a. Valg av styreleder for 1 år b. Valg av 2 styremedlemmer for 2 år og 1 styremedlem for 1 år c. Valg av 3 varamedlemmer for 1 år d. Valg av valgkomité I generalforsamlingen kan aksjeeier og ektefelle eller eventuelt samboer møte, men bare én har stemmerett. Aksjeeier kan møte ved fullmektig. Fremleietaker har rett til å være tilstede, men har ikke stemmerett. Registreringsblanketten for aksjeeier som følger med årsberetningen skal leveres i utfylt og undertegnet stand ved ankomst på generalforsamlingen.
ÅRSBERETNING FOR 2013 1. GENERELT Tøyenparken Boligselskap AS (organisasjonsnummer 921 580 029) er et boligaksjeselskap som har til formål å skaffe aksjeeierne bruksrett til egen bolig i selskapets eiendom (borett) og å drive virksomhet som står i sammenheng med denne. Boligselskapet eier eiendom med adressene Monrads gate 1-3 og Ringgata 2-4, se for øvrig punkt 4. Hver aksjeeier kan eie kun én aksje, og aksjeeiere har eksklusiv borett til egen bolig. Det er til sammen 253 aksjer i boligselskapet fordelt på 247 boliger og 2 næringslokaler. Tøyenparken Boligselskap eier totalt 4 aksjer i eget boligselskap (næringslokale utleid til kafé). Den samlede aksjekapital i boligselskapet er 149 400. 2. TILLITSVALGTE OG ANSATTE Styret har i perioden fra 2011 til 2013 bestått av følgende personer: Styret Styreleder Torill Astrup Svenning Monrads gate 3 A Styremedlem Frank Benum Monrads gate 1 D Styremedlem Jan Lintvedt Ringgata 4 B Styremedlem Geir Nummedal Ringgata 2 C Styremedlem Magnar Westbye Ringgata 2 D Varamedlem Anne Sofie Molandsveen Monrads gate 1 C Varamedlem Hanne Cecilie Næss Ringgata 4 B Varamedlem Tine Nørregaard Monrads gate 3 B Valgkomiteen Mats Narvestad Vedrana Sahalovic Monrads gate 1 E Monrads gate 1 A Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 4 menn. Boligaksjeselskapet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Tøyenparken boligselskap tilstreber sammensetning av styre med varamedlemmer med lik fordeling på kjønn og adresser i selskapet. Generelle opplysninger om boligaksjeselskapet Boligaksjeselskapet består av 247 leiligheter. Boligaksjeselskapet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 921580029, og ligger i bydel 1 Gamle Oslo i Oslo kommune. Boligselskapet har ikke egne ansatte. 3. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS.
Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Kontaktperson hos OBOS er Annveig Ghebreselasie. Henvendelser til forretningsfører kan skje på telefon 22 86 59 99 eller pr e-post til oef@obos.no. Boligselskapets revisor er Solhøi Revisjon AS. Boligselskapets forretningsadresse er: Tøyenparken Boligselskap AS v/obos Eiendomsforvaltning AS, Postboks 6668 St. Olavs plass, 0129 OSLO. 4. EIENDOMMEN Boligaksjeselskapet har adresse Monrads gate 1-3 og Ringgata 2-4. Eiendommen ligger i Oslo kommune og har gårdsnummer 229 og bruksnumrene 105, 107, 84 og 85. Bygningsmassen er oppført i 1938/39, men ble bygget i oppgangstider med solide materialvalg. Standarden er justert opp ved større fornyelse i perioden 1989-90 og bevisst satsing fra selskapet på langsiktig forebyggende vedlikehold. I 2009 og 2010 ble det foretatt omfattende vedlikehold av bygningens tak og ytterhud. Det ble i 2012 startet forberedelser til gjennomføring av rehabilitering av rør og våtrom mv som skal gjennomføres i 2013 og 2014. Det er i 2013 gjennomført rør- og våtromsrehabilitering i regi av selskapet, se eget punkt. Vedlikeholdsarbeider i årene fra og med 2009 og til og med året 2014 ivaretar større og kostnadskrevende løft for bygningene og infrastruktur spesielt på vann- og avløpssiden. Bygningsmessig og tjenestemessig er standarden i selskapet høy og dette reflekteres i nivået for fellesutgifter. Boligselskapets policy er å holde høy standard for egne eiere. Dette sikrer et godt og trivelig bomiljø samt gjør eiendommen attraktiv når aksjeeiere ønsker å selge sine leiligheter. Fellesutgifter består i all hovedsak av nedbetaling av felles lån, offentlige avgifter, varmtvann og fyring, kabel-tv, forretningsførsel, forsikringer, drift av fellesvaskerier og fellesarealer samt eksterne tjenestekjøp til drift (vaktmester, bomiljøvakt, trappevask, gartnerarbeid mv). I tillegg går fellesutgiftene til dekning av løpende vedlikehold og utskiftning/oppgradering på alle arealer og installasjoner som selskapet er ansvarlig for. Boligene i selskapet er i hovedsak små 1- og 2-roms leiligheter (ca 40-50 m 2 ). Små leiligheter er spesielt attraktive som førstegangsboliger for yngre mennesker. Oversikt over aksjeeiere i selskapet viser at gjennomsnittsalder for aksjeeiere er ca 39 år. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Boligselskapet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. 5. FELLESUTGIFTER Det ble på ekstraordinær generalforsamling den 27.11.2012 besluttet å gjennomføre rørog våtromsrehabilitering i regi av selskapet. Vedtaket forutsatte økning av fellesutgifter med 20 % pr 1.8.2013 samt ytterligere 17 % pr 1.1.2014 for å dekke økte kostnader som følge av låneopptak. Økningen i fellesutgifter tar høyde for planlagt vedlikehold som skal gjennomføres i 2014 (vedlikehold som ikke var omfattet av prosjekt for våtrom) Fellesutgiftene ble siste gang før 2013 økt med 5 % fra og med andre halvår 2007.
Økonomiske rammer for rør- og våtromsprosjektet samt planlagt vedlikehold i 2014 hadde en maksimal ramme på kr 75 mill. Selskapets lånebehov ble beregnet til ca kr 70 mill. Selskapet hadde som følge av rehabilitering av en del vinduer samt tak/fasader i 2009/2010 ikke vesentlig egne midler til å betale rehabiliteringen eller håndtere kostnadsøkning som følge av økte rentekostnader ved låneopptak. Selskapet søkte og fikk innvilget lån hos OBOS for gjennomføring av rehabilitering og vedlikehold i 2013/2014, se punkt 6 og 13. Det er satt inn mer informasjon om selve prosjektet for rør- og våtromsrehabilitering i punkt samt planlagt vedlikehold 2014 i punkt 13. Innbetaling av fellesutgifter skjer for de fleste aksjeeieres del punktlig og regelmessig. Det er mulig for den enkelte aksjeeier å inngå avtaler med egen bankforbindelse om betaling av fellesutgifter pr avtalegiro eller e-faktura. 6. LÅN Boligselskapet har lån i OBOS. Tøyenparken hadde pr 1.1.2013 et lån på ca kr 9 mill. Det ble i tillegg søkt og innvilget lån for gjennomføring av våtromsprosjekt og annet vedlikehold i 2013/2014 med en maksimal låneramme på kr 70 mill. Boligselskapet har pr 31.12.2013 kr 54 924 828 i lån herav er kr 46 mill tatt ut i forbindelse med gjennomføring av våtromsprosjekt i 2013. Lånet er annuitetslån med nedtalingstid på 40 år. Flytende rente på 3,95 %. Lånet er avdragsfritt fram til oktober 2016. Etter dette kommer avdrag på ca kr 60 000 i tillegg. Siste del av låneramme per 31.12.2013 er på ca kr 29 mill. Det er i 2014 budsjettert uttak på kr 16 mill i henhold til ferdigstilling av våtromsprosjekt og annet planlagt større vedlikehold. 7. FORSIKRING Boligselskapet er fullverdiforsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer 79519925. Forsikringen omfatter også visse bygningsmessige forandringer som den enkelte aksjeeier gjør inne i boligen. Dersom selskapets forsikring skal benyttes, må beboer straks melde skade til Forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 22 86 55 00 eller faks 22 86 57 04 eller på e- post forsikring@obos.no. Forsikringssaker skal beboer selv ta direkte via OBOS, Forsikringsavdelingen (ikke nødvendig å melde skader til styret). Den enkelte aksjeeier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker tap og skader på innbo og løsøre. Bruk av aksjeeiers innboforsikring er ikke saker som kan eller skal følges opp av boligselskapet.
8. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskapet er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem for oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, elektrisk anlegg og elektrisk utstyr som selskapet er ansvarlig for. Boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealer til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker oppmerksom på det ansvar de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. 9. BRANNVERN Styret foretok høsten 2010 en gjennomgang av HMS og brannsikring i samarbeid med Oslo Brann- og redningsetat. Etaten var stort sett fornøyd med selskapets sikkerhetsmessige standard. Det ble påpekt enkelte forhold som er rettet opp; det ble inngått serviceavtale på brannvern/utstyr, spørreskjema til beboere vedrørende brannvern, branninstruks i oppgang, installasjon av brannslokkingsutstyr i fellesarealer mv. Det forventes at selskapet får oppfølging/ny gjennomgang fra Oslo brann- og redningsetat i nærmeste fremtid. Det ble i 2013 gjennomført vedlikeholdstiltak i form av brannseksjonering i kjeller. Dette er tetting av kanaler og rørgjennomføringer mellom kjellere for å få tilfredsstillende brannceller. Det er installert branndører med automatiske dørpumper i kjellere. Det gjenstår arbeider i kjeller i Ringgata 4 dette utføres våren 2014. Brannsikringsutstyr, se eget punkt nedenfor. Det er fra og med 2014 innført ordning med årlig informasjonskampanje ift brann og brannspredning rundt 1. desember som er den nasjonale «røykvarslerens dag». Det ble i 2013 delt ut nye batterier til røykvarsler til hver enkelt leilighet sammen med informasjon og branninstruks. Det arbeides med å lage et skriftlig system for drift av boligselskapet med sjekklister for alle områder som selskapet har ansvar for. Dokumentasjon for kontroller og gjennomførte tiltak skal systematiseres. Styret i Tøyenparken arbeider i tillegg videre med fokus på følgende: A. Styret vil innskjerpe kontroll av rømningsveier. Det settes ut mange gjenstander i oppganger og kjellere (barnevogner, sykler, skrot mv) som er til hinder for fri rømming ved brann. Dette gjør også generelt fremkommeligheten dårligere. Gjenstander som er utplassert i fellesarealer kan bli påtent av uvedkommende og hindre rømming som følge av røykutvikling i oppganger.
7 AS Tøyenparken Boligselskap B. Styret vil systematisere kontroll/gjennomgang av installasjoner og lignende i fellesarealer. Selskapet skal til enhver tid ha oversikt over fellesinstallasjoner og foreta kontroller av disse for å unngå skader på person og bygning i form av brann og brannspredning, lekkasjer mv. C. Styret vil innskjerpe kontroll med ulovlig bruksoverlating av leiligheter. Selskapet skal til enhver tid ha oversikt over hvem som bor i leilighetene. Dette er kritisk ved akuttsituasjoner av ulike slag; vannlekkasjer, brann el. Det vil fremover foretas årlige kontroller. 10. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskrifter skal det være installert røykvarsler samt brannslange eller brannslokkingsapparat i alle leiligheter. Aksjeeier/beboer er ansvarlig for at utstyret er til stede og fungerer. Det ble i 2013 installert brannslanger på kjøkken i samtlige leiligheter som tilfredsstiller brannkrav. Boligselskapet inngikk i 2011 serviceavtale med Aktiv brannvern AS om kontroll av brannsikringsutstyr. Det ble foretatt kontroll av brannslukkingsapparater og røykvarslere våren 2012. Utstyret ble utlevert i 2004 og har en anbefalt levetid på ca 10 år. Tøyenparken vil i 2014 sørge for at nye røykvarslere deles ut til samtlige leiligheter samt at eldre brannslukkere samles inn. Det vil ikke bli kjøpt inn nye brannslukkingsapparater til leiligheter ettersom det i 2013 ble installert brannslanger på kjøkken som tilfredsstiller forskrifts-/brannkrav. Det ble i 2011 installert brannslukkingsutstyr i fellesarealer (i kjellere og på loft). Det anbefales at hver enkelt aksjeeier vurderer sitt behov og eventuelt i tillegg utstyrer egen leilighet med brannslukkingsteppe og annet utstyr som kan bidra til å øke brann- og personsikkerheten. 11. DRIFT AV FELLESANLEGG A. Fyrhus og infrastruktur for varme og varmtvann Boligselskapet har ett sentralfyringanlegg i Monrads gate 1D for vannbåren varme til radiatorer samt oppvarming av varmtvann til bruk på kjøkken og bad. Fyrhuset har oljekjele (fra 1980) og én elektrokjele installert i desember 2012/ferdigstilt tilkobling januar 2013. Elektrokjele installert i 2012/2013 erstattet tre eldre og defekte elektrokjeler fra 1980 og 1991. Systemet fungerer slik at elektrokjelen alene dekker behov for varmtvann utenfor fyringssesongen. I fyringssesongen (fra ca 1. september - 1. mai) kjøres i tillegg oljekjelen ved behov. Det har siden 2007 periodevis vært til dels store problemer med olje- og elektrokjeler samt infrastrukturen som sørger for å distribuere varme og varmtvann til leiligheter. Oljekjelen som er i bruk er av eldre dato, men har de siste to årene fungert bra. I fyringssesongen kreves både olje- og elektrokjele og det ble derfor kritisk når den siste av de eldre elektrokjelene stoppet høsten 2012 og ikke lot seg reparere. Det ble installert ny elektrokjele i desember 2012/ferdig tilkoblet i januar
8 AS Tøyenparken Boligselskap 2013. Den nye kjelen har god kapasitet og dekker utenfor fyringssesongen hele selskapets behov for oppvarming av varmtvann. Det ble i 2013 også skiftet 2 stk ekspansjonstanker i fyrhus (vann utvider seg ved oppvarming og tankene sørger for at volumet kan øke uten at trykket øker slik at skader på rør unngås). Det er i forbindelse med selskapets prosjekt for rehabilitering byttet rør i kjellere for distribusjon av varme og varmtvann. De gamle rørene var fra 1939 og det var registrert mange større og mindre lekkasjer i tilknytning til rørnettet i kjellere. Arbeidene i Ringgata 4 ble utsatt og gjennomføres våren 2014 (se eget punkt 13). Det skal i 2014 installeres nye pumper i fyrhus til erstatning for eldre utstyr med utløpt levetid og dårlig tilstand. Pumpene sørger for at varmtvann kommer ut fra fyrhus og frem til hver enkelt leilighet. Det vil i tillegg bli installert vakumutskiller som vil redusere behov for lufting av radiatorer betydelig i forhold til i dag. Det er også mindre vannlekkasjer inne i selve fyrhuset som skal utbedres. Det har tidligere vært utredet fjernvarme via Hafslund. Styret innhentet i 2010 rapport fra Kanenergi (i dag AsplanViak rapporten finnes på våre nettsider) for å vurdere andre tekniske og eventuelt mer lønnsomme løsninger. Rapporten anbefalte å vurdere enten luft-til-vann varmepumpe eller tilknytning mot Hafslund fjernvarme. Styret vurderte tidligere fjernvarme som aktuelt alternativ. Hafslund ble kontaktet høsten 2012 for å undersøke om fjernvarme kunne installeres (som alternativ da elektrokjelen gikk i stykker). Det viste seg etter en tid at Hafslund ikke ville prioritere installasjon. Selskapets behov for varme og varmtvann er kritiske funksjoner og Hafslunds standpunkt medførte at selskapet i realiteten ikke hadde andre muligheter enn å erstatte elektrokjelen på kort sikt. Systemet fungerer nå teknisk tilfredsstillende. Nye energiløsninger vil bli vurdert på lengre sikt. Utviklingen av ny teknologi går med stormskritt og styret vil se an utviklingen før man vurderer ny løsning frem mot 2020. Boligselskapet har fast serviceavtale med firmaet Jarotech for service/vedlikehold på oljekjelen. Hjellnes Consult benyttes fra og med 2013 til rådgivning på vedlikehold, tiltak og problemløsning for systemet med infrastruktur ut til leilighetene. Det er spesielt viktig å sørge for teknisk bistand til vedlikehold og oppfølging av helheten i et anlegg som består av ulike elementer/systemer samt en omfattende infrastruktur ut til alle bygninger (spesialistene ivaretar som regel bare «sitt fagområde» og vi har i flere år slitt med at samspillet mellom ulike komponenter ikke har fungert bra). Boligselskapet har hatt avtale med Statoil Norge AS som totalleverandør av olje siden 2009. Det har tidligere år vært problemer med forsyning. Avtalen fungerer for øyeblikket tilfredsstillende. Styret vurderer avtalen/tjenesten fortløpende. B. Utskiftning av termostatventiler på radiatorer i leiligheter Det er i forbindelse med rør- og våtromsrehabilitering gjennomført utskiftning av termostatventiler på samtlige radiatorer. Formålet er å få bedre mulighet til å styre innetemperatur i leiligheter (tidligere skjedde dette i hovedsak ved at beboere åpnet vinduer). Bedre muligheter for temperaturstyring vil forhåpentligvis gi lavere forbruk av varme over tid og redusere energiforbruk og kostnader for fellesskapet.
9 AS Tøyenparken Boligselskap Radiatorer skiftes kun ut dersom de er defekt. Utskiftning av samtlige radiatorer i leiligheter vil først bli aktuelt etter 2020. C. Måling av forbruk av varme og varmtvann pr enhet Det skal i løpet av 2014 installeres målere for forbruk av varme og varmtvann. Det vil trolig i 2017 komme krav fra myndighetene om at forbruk av varme og varmtvann skal utlignes på hver enkelt leilighet på lik linje med systemet for forbruk av strøm. Det er grunn til å tro at utligning av kostnader basert på den enkeltes forbruk vil gi redusert energibruk over tid og lavere kostnader for fellesskapet. D. Ventilasjon med varmegjenvinning og vannbåren varme bad Det er i forbindelse med prosjekt for våtromsrehabilitering installert ventilasjon på loft med varmepumper samt varmegjenvinning fra kanaler på kjøkken og bad, se under punkt 13. God ventilasjon forutsetter at det kommer inn nok luft i leiligheter. Alle må selv sørge for å åpne samtlige ventiler i vinduer samt på kjøkkenvegg slik at inneklima blir bedre og skader som følge av fukt/mugg unngås! Vi gjør oppmerksom på at dette er eiers ansvar og at eier selv må dekke eventuelle skader som måtte oppstå fordi man har unnlatt å ivareta dette. E. Søppelhus Avfall skal bæres ut til utvendige søppelhus og beboerne benytter følgende: Monrads gate 1A til og med E: Søppelhus utenfor Monrads gate 1A. Monrads gate 3A til og med D: Søppelhus ved garasje ved Monrads gate 3D Ringgata 2A til og med E: Søppelhus utenfor Ringgata 2A Ringgata 4A til og med E: Søppelhus utenfor Ringgata 4A Enkelte beboere har brutt opp låste sjakter i oppgangene og kastet ned søppel. Dette er ikke tillatt. Alle skal benytte utvendige søppelhus til å kaste avfall. Det er gjennom året kontrollert avfallsmengder ift tilgjengelig kapasitet pr søppelhus. Det ser ut til at kapasiteten på dunker for ordinært husholdningsavfall (rest-, mat- og plastavfall) er større en det faktiske behovet. Det vil i 2014 bli vurdert å redusere antall dunker noe da selskapet må betale renovasjonsavgifter pr dunk. Kapasiteten på antall papiravfallsdunker ser ut til å være for liten. Det vil bli vurdert å øke antallet av disse ved en eventuell reduksjon av dunker for restavfall. Dunker for papiravfall er ikke omfattet av renovasjonsgebyrer fra Oslo kommune. F. Vaskerier Boligselskapet har fem fellesvaskerier som brukes på følgende måte:
10 AS Tøyenparken Boligselskap Monrads gate 1A E (57 leiligheter): Monrads gate 3A D (48 leiligheter): Ringgata 2A, B og C (40 leiligheter): Ringgata 2D og E (27 leiligheter): Ringgata 4A, B og C (45 leiligheter): Ringgata 4D og E (30 leiligheter): Kjeller i Monrads gt 1B Kjeller i Monrads gt 3C Kjeller i Ringgata 2C Kjeller i Ringgata 2C Kjeller i Ringgata 4A Kjeller i Ringgata 4E Vaskeriet i Monrads gate 3C er i forbindelse med rehabiliteringsprosjekt benyttet til midlertidig løsning for dusj og toaletter ifb med rehabilitering av leiligheter. Styret vurderer fortløpende fornyelser av maskinparken. Det ble i 2011 kjøpt inn totalt 3 stk Miele vaskemaskiner (1 stk i Ringgata 4A og 2 stk i Ringgata 2C) samt 2 stk Miele tørketromler (1 stk i Monrads gate 1B og 1 stk i Ringgata 4A). Drift og investeringer i vaskeriene beløper seg i gjennomsnitt til mellom ca 200-300.000,- kroner per år. Kostnadene til reparasjoner som følge av skader etter bruk har økt betydelig de siste årene. Mye skyldes at folk glemmer å tømme lommer, bh-spiler på avveie, farging/kloring som ødelegger slanger, innstillingene justeres slik at alt stopper opp, det brytes opp dører osv. Det må vurderes om det skal installeres løsninger for å registrere brukere for å redusere skader samt ha mulighet for å belaste ansvarlige for skader/hærverk. Dagens vaskeritider ble fastsatt på generalforsamling i 2006. Det er av hensyn til støyplager for beboere i 1. etasje fastsatt begrensinger for bruk av vaskeriene (man-fre 08-22 og lørdag fra 10-18). Det er ikke tillatt å bestille vaskeritid mer enn 14 dager frem i tid, og låsene kan ikke henge mer enn én uke etter vasking. Vaktmester fjerner fortløpende hengelåser som er hengt opp eller blir hengende utenfor tillatt tidsrom og dette systemet fungerer greit. Mange beboere har anskaffet vaskemaskin i leilighet og benytter ikke vaskeriet. En del hengelåser henger likevel igjen og vi oppfordrer alle til å fjerne hengelåser som ikke lenger er i bruk. G. TV-anlegg Get er leverandør av kabel-tv tjenester til selskapet. Gets servicetelefon er betjent mandag - fredag mellom kl. 09.00 og 22.00, lørdag og søndag mellom kl 12.00 og 20.00. Feilmelding og support kan også fås via www.get.no. Gets kunde- og servicemottak er lokalisert i Maridalsveien 323. Her kan man hente dekoder mv. På Gets hjemmeside www.get.no finner du oversikt over forhandlere i nærområdet samt produktinformasjon og bestillingsmuligheter. Det er inngått rabattavtaler mellom OBOS og Get, ta kontakt med OBOS kundetjeneste for mer informasjon. Det etterspørres tv-bokser med digitale sendinger i regi av selskapet. Pr i dag kan dette bestilles av beboere for egen regning. Det vil bli vurdert om det er aktuelt å bytte leverandør eller produkt på felles tv-anlegg i løpet av 2014.
11 AS Tøyenparken Boligselskap H. Fibernett. Installasjon ble gjennomført i mai/juni 2010. Arbeidet ble gjennomført av firmaet Sitecom. Etableringen av fibernett innebærer at alle beboere som ønsker det, kan få tilgang til fibernett i sin bolig. Dette er ikke en kollektiv avtale, det er opp til hver enkelt beboer å tegne eventuelt abonnement. Leverandør av internett via fibernettet er Homebase. Se www.homebase.no for informasjon om priser, vilkår og eventuelle feilmeldinger. 12. FASTE SERVICETJENESTER A. Forretningsføreravtale OBOS Selskapet har siden 2002 hatt avtale med OBOS som forretningsfører for selskapet. OBOS ivaretar funksjoner på faktura/regnskap/budsjett samt innkreving av fellesutgifter. OBOS følger opp at selskapet innfrir lov og forskriftskrav samt oppfølging av eierforhold for boliger. OBOS bistår styret i forbindelse med beboersaker/utsendelse av brev og lignende samt generalforsamling. Det er pr i dag OBOS som ivaretar godkjenning av nye aksjeeiere ved omsetning av boliger (kurante saker) samt håndterer søknader om bruksoverlating (kurante saker). OBOS fungerer også som rådgiver for spørsmål som styret drøfter. Ordningen fungerer svært tilfredsstillende og gir selskapet god tilgang på et bredt tjenestespekter. B. Vaktmestertjenesten Boligselskapet har siden 1.1.2005 hatt løpende avtale med firmaet Vaktmester Andersen. Avtalen kan sies opp med 3 måneders gjensidig oppsigelse. Vaktmester ivaretar daglig drift og det løpende vedlikehold i boligselskapet. Det er laget årsplaner og ukeplaner for faste serviceoppgaver i fyrhus, rydding av kjellere og loft, vaskerier, søppelrydding osv. som gjør det enklere for vaktmester å rapportere og for styret å følge opp arbeidet. Det avholdes halvårlige møter for å vurdere behov og kvalitet på tjenester som leveres. Selskapet kjøper i tillegg mindre vedlikeholdstjenester ved behov. Vaktmesters ansvar omfatter fellesarealer inne og ute. Beskjeder om defekte lyspærer eller andre problemer i fellesarealer kan meldes vaktmestertjenesten på telefon 22 38 92 92. Aksjeeier er selv ansvarlig for vedlikehold i egen leilighet. Hovedregelen er at vaktmester ikke skal følge opp eller undersøke forhold inne i leiligheter. Unntaket er i tilfeller der dette gjøres etter avtale med styret. I din egen leilighet er du selv ansvarlig for å kartlegge evt problemer i tillegg til å sørge for å få utført vedlikehold. Vaktmesterfirmaet kan påta seg enkelte oppdrag på bestilling/faktura direkte ift beboere, ta eventuelt kontakt pr telefon 22 38 92 92. Dersom du lurer på hva som er grensene mellom ditt og selskapets vedlikeholdsansvar, se vedtektenes punkt 4. C. Bygningsteknisk rådgiver Hjellnes Consult har i mange år vært selskapets faste bygningstekniske rådgivere.
12 AS Tøyenparken Boligselskap Selskapet bestiller ved behov tjenester både på bygning/konstruksjon, rør og VVS inkludert fyrhus, el-installasjoner mv. Vi kjøper tjenester både ift konkrete vedlikeholds- og byggeprosjekter samt for å vurdere vedlikeholdsplanlegging på kort og lang sikt. Ordningen fungerer bra. Det har også vist seg å være en fordel med kontinuitet på avtalen, da teknisk kunnskap om våre bygg og anlegg også ivaretas over tid og gjør planlegging samt gjennomføring av tiltak mer effektivt. D. Fast rørlegger Tøyenparken er et stort boligkompleks med et behov for tilgang på en del faste tilleggstjenester. Rørleggertjenester er blant de viktigste leveransene; vi er opptatt av å få rask tilgang til tjenester, kontinuitet/kjennskap til våre installasjoner samt døgnvakt ved behov. Det ble i 2011 inngått avtale med firmaet Ihlco. Avtalen innebærer faste timepriser og at deler faktureres iht. grossistenes delepriser samt døgnvakt. E. Container (servicetilbud til beboere) Boligselskapet har tidligere leid inn container inntil 10 ganger pr år. Ordningen har i 2013 vært begrenset til innleie av container for rydding i forkant av oppstart av våtromsrehabilitering på de ulike adressene. Det er den enkeltes ansvar å sørge for å kaste/kildesortere eget avfall. Dette betyr også at man skal sørge for å transportere eget avfall til søppelplass. Containerordningen har vært et servicetilbud til beboere for å gjøre det enklere å få kastet avfall. Målsettingen med containerordning er å redusere mengden avfall som dumpes i fellesarealer og må håndteres for fellesskapets regning. Det har siden 2007 blitt registrert stadig flere problemer med ordningen (det fylles opp i fellesarealer inne og ute, det kastes spesialavfall som skulle vært deponert mv). Ordningen ble derfor midlertidig avviklet. Det vurderes å gjeninnføre ordningen fra høsten 2014 under forutsetning av at samtlige beboere følger retningslinjene for hva som kan kastes samt at arealer inne og ute ikke fylles opp med gjenstander som man ikke gidder å håndtere selv og setter igjen til rydding av vaktmester. F. Renhold av oppganger/trappevask Trappevask utføres av firmaet Centrum Vinduspuss og Rengjøringsbyrå. Trapper i oppgangene skal vaskes en gang i uken. I tillegg skal vinduer i trapperom vaskes to ganger per år. Styret vurderer fortløpende kvaliteten på tjenesten. Det er registrert få klager på vask av oppganger, men styret har tatt opp en del forhold med selskapet. Det ble i forbindelse med arbeider på våtrom registrert dårlig renhold fra vaskefirmaet som er tatt opp med selskapet. Det arbeides med å vurdere organisering av tjenesten fremover (både hva tjenesten skal omfatte og hvordan man best skal få gjennomført tjenesten). G. Bomiljøvakt/vaktselskap Boligselskapet har en avtale om vakthold med vaktselskapet G4S. G4S utfører kontroller av vinduer og dører i bygningene til ulike tider av døgnet. Bomiljøvakt kan også tilkalles ved støy/bråk, uvedkommende på eiendommen eller lignende.
13 AS Tøyenparken Boligselskap Se oppslag i oppgangen for døgnbetjent telefonnummer til vakttjenesten. Det kommer stadig rapporter om kjellerdører som står åpne. Dører og vinduer i fellesarealer skal holdes stengt slik at uvedkommende ikke tar seg inn. Vi kan på denne måten forhindre innbrudd, tyverier og forsøk på brannstiftelser. Det har i 2013 vært flere tilfeller av åpne dører til oppganger og kjellere i forbindelse med våtromsprosjekt. Styret registrerer at vi i hovedsak har fått meldinger om dette fra vaktmester og beboere ikke vaktselskapet. Dette har vært tatt opp med G4S ved flere anledninger og styret har bedt om å få tilgang til deres loggføring. Pr dags dato ser det ut til at tjenesten ikke fungerer godt nok og det vil bli vurdert å bytte leverandør dersom situasjonen ikke bedrer seg. H. Gartnertjenester hageanlegg Boligselskapet har lagt ned betydelige verdier i hageanlegget. Fellesarealene er en grønn lunge som skal skape et attraktivt bomiljø. Landskapsarkitekt-firmaet Bjørbekk og Lindheim har tegnet hagen, søppelhus osv. og benyttes som konsulent ved større utomhustiltak. Boligselskapet har avtale med ISS Landscaping om plenklipping, beskjæring og utskiftning av flerårige vekster samt gartnerfaglig vedlikehold. Avtalen løper med 3 måneders gjensidig oppsigelse. Avtalen med ISS har i flere år fungert tilfredsstillende. Tjenesten fungerer stort sett tilfredsstillende etter en del problemer tidligere år. Det ble i 2013 beskjært trær (inkludert epletrær) og hekker. Selskapets hageanlegg trenger systematisk beskjæring for å sikre ny vekst etter eldre beplanting; det vil i 2014 foretas ytterligere beskjæring samt foretas noe replanting i hekker og bed. Det skal også vurderes hva som bør gjøres med bassenget på gårdsveien det trengs vedlikehold og det vil også bli vurdert å heve bunnen/redusere vannmengden for å unngå at dammen kan skape drukningsfeller for små barn. I. Skadedyr Boligselskapet har avtale med ISS Skadedyr om bekjempelse av rotter på eiendommen. Selskapet ble i 2013 kjøpt opp av Anticimex og avtalen videreføres med dette selskapet. Det ble registrert et fåtall tilfeller av skadedyr i 2013. Det ble registrert rotteaktivitet inne i et par kjellere. Aktiviteten anses ikke urovekkende det har vært mye åpne dører i oppganger og kjellere hele året og det antas å være årsaken til problemene. Det ble ikke registrert nye «angrep» av jordmaur inne i kjellere eller i hagen i 2013 (var et problem i forbindelse med fuktige sommermåneder i 2011 og 2012). J. Vask av søppeldunker og søppelhus Boligselskapet har rammeavtale for vask av søppeldunker og søppelhus/miljøhus med firmaet NIWI for å forebygge lukt- og skadedyrproblemer.