Prosjektplan for «Utviklingsplan 2030 oppfølging ved Sykehuset Levanger»

Tegning: Asbjørn Pettersen Prosjektplan for «Utviklingsplan 2030 oppfølging ved Sykehuset Levanger» Godkjent av styringsgruppa 12.juni 2015 Versjon nr:1.0

Innholdsfortegnelse 1 Mål og Rammer... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Strategisk forankring... 3 1.3 Mål for prosjektet... 4 1.3.1 Konkrete mål for prosjektet... 4 1.4 Rammer... 4 2 Omfang... 5 2.1 Oppgaveomfang... 5 2.1.1 Absolutt krav... 5 2.1.2 Ønskelige krav... 5 2.1.3 Avgrensninger... 6 3 Prosjektorganisering... 6 4 Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler... 6 4.1 Krav til beslutningspunkt... 6 4.2 Oppfølging/statusmøter... 7 4.3 Milepæler... 7 5 Risikoanalyse og kvalitetssikring... 8 5.1 Kritiske faktorer... 8 6 Gjennomføring... 9 6.1 Tids og ressursplaner... 9 7 Økonomi... 9 8 Kontrakter og avtaler... 9 8.1 Kontrakter med underleverandører... 9 2

1 Mål og Rammer 1.1 Bakgrunn Helse Nord-Trøndelag HF planlegger bygging av nytt psykiatribygg (Psykiatriløftet) ved Sykehuset Levanger. Videre planlegger Levanger Kommune bygging av et kombinasjonsbygg med helikopterlandingsplass ved Sykehuset Levanger. Det vil også komme en del endringer på husleieavtaler med eksterne aktører. Blant annet vil dagens avtaler med hud- og øyelegene, Inntrøndelag interkommunale legevakt og kiosken ved Sykehuset Levanger snart utgå. Når det gjelder kiosk er det påbegynt en prosess med valg av driver og inngåelse av ny kontrakt. I denne vil areal i journalarkivet være en framtidig opsjon for en ny driver. Bygging og evt. opphør/endringer av leieavtaler fører til at det blir en del omrokkering på bruk av areal. For at ledig areal skal utnyttes på en best mulig måte som er robust for fremtiden, igangsettes det et prosjekt som skal sørge for en helhetlig vurdering basert på Sykehusets totale behov. Prosjektet er vedtatt gjennomført av administrerende direktør. Det ble på oppdrag fra administrerende direktør utarbeidet utkast til prosjektmandat. Dette ble sendt på en høringsrunde i slutten av april-15. På bakgrunn av innspill og kommentarer ble prosjektmandat revidert, og endelig godkjent den 13.05.15 av prosjekteier Arne Flaat, Administrerende Direktør. 1.2 Strategisk forankring Så langt det er hensiktsmessig skal anbefalingen fra prosjektet være i tråd med mål og retninger som beskrives i «Arealmessig utviklingsplan Helse Nord-Trøndelag HF» (ompakkingsprosjektet) fra 2011, samt «Utviklingsplan 2030» vedtatt av styret for Helse Nord-Trøndelag HF i sak 05/15. Relevante utviklingsområder og føringer i henhold til utviklingsplan er blant annet: Samle sengeenheter i større sengeområder Utvikle operasjonsområder Samle områder for poliklinisk virksomhet Tilrettelegge for behandlingsareal (til for eksempel operasjon og bildediagnostikk) som er tilpasser dagbehandling. Bedre utnyttelse av areal til kontorplasser og møterom Overordnet mål for arealdisponering i nye og gamle bygg: Styrket innsats for de store pasientgruppene En organisering og arealdisponering som underbygger trygge og effektive pasientforløp Ekspedisjoner som er lett å finne/tilgjengelig, og som innbyr til høy servicegrad Økonomisk bærekraft (driftsøkonomi og arealeffektivitet) 3

1.3 Mål for prosjektet Hovedmålsetningen for prosjektet er å komme med anbefaling på areldisponering som for helseforetaket totalt sett er den løsningen som best underbygger gode og hensiktsmessige pasientforløp. Anbefalingen skal være økonomisk bærekraftig. Prosjektgruppen skal levere en egen delrapport med en utredning som beskriver arealutfordringene for dialysen. Prosjektgruppen skal komme med anbefalinger om hensiktsmessig bruk av fremtidig ledig areal som følge av avsluttede leieavtaler, planlagt bygging og flytting. Prosjektgruppen skal vurdere fremtidige løsninger som kan innebære forslag om nybygg eller bygningsmessige tilpasninger. 1.3.1 Konkrete mål for prosjektet Prosjektgruppen skal utrede arealutfordringer for dialysen innledningsvis i arbeidet (behov, mulige interne løsninger eventuelt behov for tilleggsareal i nytt areal). Resultatet av dette arbeidet presenteres styringsgruppen i form av en delrapport. Diskutere de føringer som ligger i utviklingsplan, og konkludere med hvilke som fortsatt er gjeldende. Disse supleres med evt. nye punkter. Fremskaffe informasjon om fremtidig ledig areal (størrelse, leiekostnader, tilstand, når ledig osv). Kartlegge hver enkelt klinikk sitt behov og ønsker. Vurdere disse behovene opp mot de føringer som ligger i utviklingsplanen. Vurdere løsninger opp mot robusthet og hvor fremtidsrettet den er. Se på evt. avhengigheter mellom ulike løsninger, samt hensiktsmessig rekkefølge på gjennomføring av omrokkeringer/flytting. Vurdere de ulike behovene og løsningene opp mot hverandre. Kartlegge fordeler og ulemper. Foreta en prioritering mellom de ulike løsningene Utarbeide en sluttrapport med anbefalinger. 1.4 Rammer Det er ikke satt av ekstra midler for dekning av tidsbruk de ulike deltakerne vil ha med prosjektarbeidet. Sluttrapport leveres innen 31.12.15. Innenfor dette tidsrommet skal prosjektgruppa utarbeide en hensiktsmessig tidsplan med de elementer som skal vurderes. Plassering av ny CT må legges tidlig inn i tidsplan, da beslutning om dette haster. Videre må utredningen omkring dialysen legges tidlig inn i tidsplanen. Prosjektet skal ha en åpen og involverende prosess. Det skal lages en informasjonsplan. Det skal legges inn egne dialogmøter med tillitsvalgte og hovedverneombud, samt legge til rette for brukerinvolvering. 4

2 Omfang 2.1 Oppgaveomfang Prosjektet skal sørge for gode prosesser, tilstrekkelig møtehyppighet og god involvering slik at man får fremskaffet informasjon og kunnskap om arealbehov og mulige løsninger. Kunnskapen skal benyttes til å komme med anbefalinger på fremtidig arealdisponering. Dette skal beskrives i en sluttrapport. Prosjektet skal ha med seg disse momentene i diskusjonen: o Vurdere behov for sentralisert smitterom o Vurdering av plassering av utstyr til ABD (CT, skjelett- lab, MR ) o Vurdering av plassbehov for prøvetakingslaboratoriet o Vurderinger omkring kontor for NOKLUS-konsulent (Med.sek.) o Avklaringer omkring akuttmottakets rolle (infusjon, dagpasienter, observasjonsenhet mv). o Vurdere felles dagenhet for forskjellige typer infusjonsbehandling. o Vurdere fremtidig løsning for lungepoliklinikken o Vurdere fremtidig løsning for dagkirurgi o Vurdere fremtidig løsning for arkiv o Vurdere fremtidig bruk av de arealer kiosken har i dag (kiosken har opsjon på å få flytte inn i arkivlokalene) o Vurdere fremtidig løsning for ekspedisjon (Vil pasientene selv gjennomføre ankomstregistrering og betale via automat i fremtiden? Hva vil ekspedisjonens rolle være i fremtiden?) I tillegg til de momenter nevnt ovenfor så skal prosjektgruppa kartlegge om det evt. er andre momenter som det må tas hensyn til i den fremtidige arealdisponeringen. Prosjektgruppens anbefalinger skal være økonomisk bærekraftig. Dette innebærer at gruppa også må vurdere forslag og anbefalinger som kan medføre at HNT sine investeringsrammer må brukes på bygningsmessige tilpasninger, for på denne måten å få optimale arealmessige løsninger som på sikt vil gi best mulig løsninger med hensyn til driftsøkonomi og arealeffektivitet. Det er ikke sikkert at store og til dels prekære arealbehov ved Sykehuset Levanger alene kan dekkes av omdisponerte arealer som følge av utflytting av Hud og Øye. Arbeidsgruppen må av den grunn regne med å måtte foreslå alternativer (nybygg) til bare omdisponeringer av arealer for å dekke plassbehovene som kreves for å få til mer pasientbehandling ved Sykehuset Levanger. 2.1.1 Absolutt krav Det skal så snart som mulig leveres en delrapport vedrørende dialysens utfordringer. Det skal gis forslag til løsning for ny CT-maskin i en tidlig fase i prosjektperioden. Det skal være en involvering av tillitsvalgte, hovedverneombud og brukere. Sluttrapporten skal være kort, konsis og lettfattelig. 2.1.2 Ønskelige krav Det er ønskelig at bruk av lokalene til hud- og øyepoliklinikken avklares så tidlig som mulig, slik at de ledige lokalene kan tas i bruk. Det er ønskelig at sluttrapport leveres innen 31.12.15, men det åpnes for at prosjektgruppa kan bruke noe mer tid om det viser seg å være behov for dette. 5

2.1.3 Avgrensninger Prosjektet skal ikke omhandle: Direkte involvering i innhold og styring av planlagte og pågående byggeprosjekter. Det skal ikke vurderes mer leie av areal i kombinasjonsbygget av Levanger Kommune. 3 Prosjektorganisering Rolle: Prosjekteier Prosjektansvarlig Styringsgruppen Prosjektleder Prosjektgruppe Referansegruppe/ evt. arbeidsgrupper Navn Administrerende direktør, Arne Flaat Tore Westerheim Tore Westerheim, leder for styringsgruppen Paul Georg Skogen Bernt Melby Øystein Sende Torbjørn Eliasson Anne Grete Valbekmo Medisinsk klinikk, Elsa Holm Kirurgisk klinikk, Elisabeth Strugstad Kirurgisk klinikk, akuttmottaket, Jørgen Selmer Barne og familieklinikken, Randi B. Dreier BUP, Åsmund Bang Rehabiliteringsklinikken, Tore Andersen Servicesenteret, Liv S. Kolaas Medisinsk serviceklinikk, Sissel M. Hegdal Psykiatrisk klinikk, Hilde Ranheim Arkivavdelingen, Sissel Nessan Eiendomsavdelingen Brukerrepresentanter, Brukerutvalg Tillitsvalgte Hovedverneombud 4 Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler 4.1 Krav til beslutningspunkt BP# Dato Tema Dokumentasjon 1 27.05.15 Sjekke det er grunnlag for et gjennomførbart prosjekt, og at det er klart for oppstart. fremdriftsplan. 2 30.11.15 Sjekke om prosjektet kan levere iht tidsfrist (31.12.15). Sjekke om det er realistisk om prosjektet vil evne å levere iht oppsatte mål. Ut fra disse vurderingene vurderes evt. utvidelse av fristen eller om prosjektet bør avsluttes. Utkast til prosjektplan, prosjektmandat, Statusrapport Tabell 1: Oversikt over beslutningspunkt 6

4.2 Oppfølging/statusmøter Se vedlegg 1, fremdriftsplan og møteplan. 4.3 Milepæler Se vedlegg 2, milepælsplan. 7

5 Risikoanalyse og kvalitetssikring 5.1 Kritiske faktorer Kartlagt av prosjektgruppa 5.juni 2015. # Kritiske faktorer S K RF Mulige tiltak/ansvarlig 1 Manglende strategiske beslutninger på relevante områder/tema. 3 5 15 Utarbeide gode beslutningsgrunnlag Kan for eksempel være på grunn av andre saker som må prioriteres eller for dårlig beslutningsgrunnlag. 2 Nasjonal sykehusplan har element i seg som 1 3 3 kan påvirke veilvalg mv. (Planen kommer til høsten.) 3 Faglig uenighet 4 2 8 Sørge for gode prosesser med involvering, få frem alle fakta og meninger. Sørge for at det blir tatt beslutninger (pkt. 1) 4 Ulike faglige behov motstridende interesser 4 2 8 Sørge for gode prosesser med involvering, få frem alle fakta og meninger. Sørge for at det blir tatt beslutninger (pkt. 1) 5 Prosjektgruppa fåt utfordringer med å prioritere møtene. Ikke noe problem at 1-2 personer ikke møter hver gang, bare det ikke er samme personene hver gang. 6 Frafall av prosjektleder (slutter, sykemeldt) 1 5 5 7 Manglende engasjement hos prosjektgruppa 1 5 5 8 Forsinkelser eller manglende leveranser av personer/avdelinger utenom prosjektorganisasjonen (for eksempel analyseavdelingen) 2 2 4 9 Beslutninger vedrørende andre prosjekter påvirker prosjektarbeidet (for eksempel Psykiatriløftet, kombinasjonsbygget) 10 Beslutninger om funksjonsfordeling mellom Levanger og Namsos påvirker prosjektarbeidet (for eksempel igangsatt diskusjon omkring kirurgi) 11 Forutsetninger i Utviklingsplan 2030 ikke er korrekt. For eksempel at det ikke vil bli behov for færre senger pga fra døgn til poliklinikk, eller at kommunene ikke bygger opp sitt tilbud som forutsatt, jfr samhandlingsreformen. 2 3 6 Kan sende stedfortreder. Må da sørge for at stedfortreder blir satt inn i det som er diskutert tidligere. 2 2 4 1 3 3 3 1 3 Tabell 2: Kritiske faktorer S Sannsynlighet. Hvor sannsynlig vil det være at dette inntreffer.m Skala 1-5 (5 er mest sannsynlig) K Kritisk. Hvor kritisk vil dette være hvis det inntreffer. Skala 1-5 (5 er mest kritisk) RF Risikofakter (S * K). 15 eller høyere vil måtte utløse en aksjon innen en gitt dato. 8

6 Gjennomføring Se vedlegg 3 - Aktivitetsplan 6.1 Tids og ressursplaner For fremdriftsplan og møteplan, se vedlegg 1 Følgende personellressurser vil bli engasjert i prosjektet Navn Dagsverk Evt. usikre faktorer Prosjektleder 100 % stilling (ikke medregnet bruk av timeverk for prosjektleder i de ulike møtene nedenfor) Prosjektansvarlig og prosjektleder 6 møter á en time = 6 timer * 1 person = 6 timer Prosjektgruppe (10 personer) 1 møte á to timer = 2 timer * 10 personer = 20 timer 5 møter a fire timer = 20 timer * 10 personer = 200 timer 2 møter a sju timer = 14 * 10 personer = 140 Sum: 360 timer Styringsgruppemøter 5 møter á to timer = 10 timer * 5 personer = 50 timer Møter med brukerutvalg Ett møte med brukerutvalget = 1 time og (tidsbruk for PA) brukerrepresentanter Tre møter med oppnevnte brukerrepresentanter á to timer hvert møte = Møte med tillitsvalgte, hovedvernombud 7 Økonomi Ikke aktuelt 6 timer * 2 personer = 12 timer Tre møter á to timer = 6 timer * 6 personer = 36 timer Sum tidsbruk totalt: 405 timer. I tillegg kommer PL sine timer, samt evt. tidsbruk for de ulike deltagerne mellom møtene. Lite sannsynlig at alle i prosjektgruppa vil møte hver gang. Realistisk at vi er 9-10 personer i hvert møte. Tabell 5: Personellressurser 8 Kontrakter og avtaler 8.1 Kontrakter med underleverandører Det er ofte viktig at det foreligger avtaler med prosjektmedlemmenes (både interne og eksterne ressurser) arbeidsgivere mht hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Dette er foreløpig uaktuelt. 9