Personalpolitikk for Universitetet i Agder for perioden 2012-2015 Personalpolitikken skal være et redskap som fremmer best mulig forvaltning av den menneskelige ressurs Universitetet i Agder (UiA), rår over. Personalpolitikken skal være basert på og underbygge det verdigrunnlag og organisasjonskultur som fremkommer istrategi for UiA 2010-2015, bl.a. med følgende kjennetegn for vår organisasjon: Menneskenes likeverd skal prege den etiske grunnholdningen hos studenter og tilsatte ved UiA.Likeverd skal også prege universitetets arbeid for likestilling mellom kjønnene og verdsetting av mangfoldet UiA skal preges av raushet og toleranse, respekt for andre og krav til intellektuell redelighet Ved UiA skal det utvikles stolthet over egne og andres resultater Faglig og organisatorisk åpenhet er sentrale verdier for akademisk virksomhet, og Universitetet skal videreføre og utvikle disse verdiene Åpenhet og gjensidig respekt skal også prege samarbeidet med tjenestemannsorganisasjonene Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for at alle medarbeidere skal oppleve å bli hørt og sett Ved UiA skal det legges vekt på å utvikle endringskultur og innovasjonsevne, utvise fleksibilitet og systematisk samle erfaringer i organisasjonen. Endring stiller krav til at alle tilsatte systematisk utvikler sin kompetanse. UiA skal legge forholdene til rette for slik kompetanseoppbygging. Bevisstgjøring av lokale og globale miljøutfordringer Den enkelte leder har et spesielt ansvar for at tiltakene i personalpolitikken blir iverksatt. Samtidig har den enkelte tilsatte et ansvar for at gjennomføringen skal lykkes. 1. Arbeidsmiljø Mål: UiA skal ha et arbeidsmiljø som gjør at ansatte er stolte av arbeidsplassen sin. Et slikt arbeidsmiljø kjennetegnes ved samarbeid, trygghet,dialog gjennom tilstrekkelig informasjon og aktiv medvirkning, samt respekt på tvers av fakultet/avdeling og funksjoner/roller. 1
UiA skal være kjent for å være en attraktiv kompetansearbeidsplass. Det skal legges til rette for etgodt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø som fremmer motivasjon og gode kollegiale relasjoner, og som kjennetegnes av kontinuerlig utvikling og forbedring av arbeidsmiljøet. Individet skal anerkjennes og verdsettes samtidig som det skal arbeides for helhet og felles ansvar. Arbeidsgiver har et spesielt ansvar for at arbeidsmiljøtiltak blir iverksatt. Det hviler også et ansvar på den enkelte arbeidstaker for at gjennomføringen skal lykkes. Den enkelte forventes å bidra positivt inn i fellesskapet, og være oppmerksom på at vi er hverandres arbeidsmiljø. Det skal arrangeres ulike velferdstiltak ved begge campuser hvor alle tilsatte kan delta Arbeidsmiljøundersøkelser gjennomføres og følges opp med jevne mellomrom Det skal kontinuerlig arbeides med forbedringer av arbeidsmiljøet gjennom oppfølging på enhets- og virksomhetsnivå Arbeidsmiljø skal være årlig tema på personalmøter/allmøter på enhetene Det skal gjennomføres opplæring i IA avtalen for tillitsvalgte og verneombud 2. Ledelse God ledelse er nødvendig for at universitetet skal nå sine strategiske mål, og for den enkeltes trivsel og utvikling på arbeidsplassen. Mål: UiA skal ha tydelige,synligeog involverendeledere, som har evne til å ta avgjørelser og evne til å implementere disse, i respekt for den enkelte tilsatte. Det er et særskilt lederansvar å gjøre samfunnsoppdrag, mål og strategier meningsfylte for hver enkelt tilsatt slik at de er styrende for og preger det daglige arbeidet. Lederne har ansvar for å sørge for nødvendig kompetanseutvikling, informasjon og tilrettelegging, slik at hver enkelt tilsatt gis best mulig forutsetning til å gjøre jobben sin. Ledere ved UiA skal kjennetegnes vedat de har god selvinnsikt, at de er tydelige og åpne, viser respekt, at de involverer seg faglig og psykososialt, at de har evnen til å tenke helhetlig, at de er nytenkende og strategisk og at de gir frihet under ansvar. Det skal arrangeres ledersamlinger to ganger i året for ledere ved UiA Det skal gjennomføresforskningslederprogram i hver åremålsperiode Det skal utarbeides og gjennomføres utdanningsledelsesprogram Personal og organisasjonsavdelingen tilbyr mentorprogram for nye ledere 2
Personal og organisasjonsavdelingen tilbyr kollegaveiledning for ledere Dekaner skal gis tilbud om deltakelse på UHRs dekanskole Personal- og organisasjonsavdelingen er ansvarlig for at ledere får kunnskap omdeulike dokumentene som omhandler medbestemmelse og medvirkning Det skal utarbeides klare og entydige stillingsbeskrivelser for fakultetsdirektører Personal- og organisasjonsavdelingen har ansvar for å gjennomføre evaluering av ledere med jevne mellomrom, i samarbeid med fagforeningene 3. Personaloppfølging En ivaretagende og kvalitativ god medarbeideroppfølging er sentral for å få motiverte og fornøyde medarbeidere. Den enkelte medarbeider skal aktivt bli fulgt opp av sin leder. Det skal gjøres individuelle tilpasninger i arbeidsplanleggingen ut i fra medarbeiders forutsetninger, livssituasjon og behov i ulike livsfaser. Personalpolitikken skal avspeile respekt og likeverd for alle aldersgrupper. Tiltak Bevisstgjøre ledere i å bruke ros, tilbakemeldinger, oppfølging og synliggjøring av ansattes eller fagmiljøers innsats og prestasjoner Det skal inviteres til årlig medarbeidersamtale Arbeidsplaner skal være individuelt tilpasset, og tid knyttet til FOU og undervisning skal justeres, ved permisjoner og sykefravær av en viss varighet Personal- og organisasjonsavdelingen utarbeider opplegg for seniorsamtaler i samarbeid med fagforeningene, og tilbyr pensjonskurs annet hvert år Instituttleder skal sammen med tilsatte legge til rette for mest mulig sammenhengende tid til FoU Personal- og organisasjonsavdelingen skal i løpet av 2013 utarbeide retningslinjerfor arbeid utenfor fast kontorsted Alle enheter utarbeider klar delegering på personalforvaltningsområdet, som f.eks. sykefravær, ferie, permisjoner og konflikthåndtering Det kan legges til grunn en lempelig tolkning av velferdspermisjoner, ved spesielle omsorgsbehov Personal- og organisasjonsavdelingen utarbeider felles retningslinjer for oppfølging av tidligere tilsatte ved merkedager, og inviterer pensjonistene til julelunsj 3
4. Medvirkning Den individuelle medvirkningen skal ivareta den tilsattes rett til utfoldelse i egen arbeidssituasjon og gi mulighet til å utvikle seg faglig og personlig gjennom arbeidet. Gjennom å gi den enkelte medarbeider mulighet til å benytte sitt faglige og personlige potensial vil deltakelsen bidra til økt produktivitet og verdiskapning. Den kollektive medbestemmelse ved UiA representeres gjennom fagforeningene, og gjennomføres etter tilpasningsavtalen. Mål: UiA skal ha aktive, kreative og trygge medarbeidere som har eierforhold til egen arbeidsplass. UiA skal ha arenaer på alle nivåer hvor de ansatte opplever reell innflytelse når det gjelder å realisere strategi og mål, og ha mulighet for nyskaping og deltakelse i beslutningsprosesser med vesentlig betydning for eget arbeidsforhold. UiA skal gi alle tilsatte mulighet til individuell innflytelse gjennom fagforeninger og vernetjeneste. De tilsatte oppmuntres til å bidra til kollektive resultater og utvikling av miljøet. Alle medarbeidereskal stimuleres til å bruke kanaler for medvirkning og diskusjon; som Innaskjærs og på ulike møteplasser Årlig medarbeidersamtale skal sikre individuell medvirkning Det skal arrangeres åpne møter om aktuelle tema på institutt og/eller avdeling/fakultetsnivå ved behov Studiekoordinator/studieleder/fagsjef skal legge til rette for at alle tilsatte har faglige møteplasser hvor man oppfordrer til å komme med innspill og ideer Ledere skal aktivt bruke UiAs beslutningsprosesskart Rektor inviterer til kontaktmøte med Hovedtillitsvalgte og Hovedverneombud minsten gang i semesteret Dekan inviterer til kontaktmøte med tillitsvalgte og verneombudet minst en gang i semesteret Fakultetsdirektørene skal sørge for at det avholdes planmessige kontaktmøter, med de tillitsvalgte,i rimelig tid før fakultetsstyremøter, og ellers ved behov Assisterende universitetsdirektør skal sørge for at det avholdes planmessige kontaktmøter for fellesadministrasjonen Dekan på avdeling for lærerutdanning skal sørge for at det avholdes planmessige kontaktmøter for avdelingen Hovedtillitsvalgte og personal- og organisasjonsavdelingen skal hvert år gjennomføre opplæring i hovedavtalen og tilpasningsavtalen for ledere og tillitsvalgte 4
Hovedtillitsvalgte, Personal- og organisasjonsavdelingen og Hovedverneombud arrangerer fortrinnsvis hvert annet år seminar med tema «Medvirkning og medbestemmelse i praksis» 5. Kompetanseutvikling UiA skal kjennetegnes av en kultur for læring og utvikling, der medarbeiderne har rom for kreativ og løsningsorientert samhandling. Alle medarbeiderne skal oppleve at deres formalog realkompetanse blir verdsatt, brukt og videreutviklet. Kompetanseutvikling skal skje gjennom en systematisk oppfølging av den enkelte medarbeider, blant annet gjennom regelmessige medarbeidersamtaler. Den viktigste kompetanseutviklingen foregår i det daglige arbeidet gjennom konkrete og utfordrende arbeidsoppgaver, supplert med god veiledning fra kollegaer og ledere. UiA skal legge til rette for kvalifiserende kompetanseutviklingen for de vitenskapelige tilsatte. Forskningsgrupper er den vanlige organisering av FoU-virksomheten ved UiA. Det er et mål at flest mulige av de vitenskapelige medarbeiderne er medlem i en eller flere forskningsgrupper. UiA skal drive opplæring og stimulere til bruk av teknologiske muligheter og digitale læremidler. Pedagogisk utviklingssenter (PULS) skal arbeide med kompetanseheving for det vitenskapelige personalet blant annet innen undervisning og formidling. Det kan avtales å sette av tid på arbeidsplanen til tiltak gjennom PULS. Dersom tiltakene er obligatorisk skal slik tid avsettes på arbeidsplanen. Det er utarbeidet retningslinjer for kompetanseutvikling for teknisk-/administrative tilsatte ved UiA. UiA skal stimulere til bruk av jobbrotasjon for teknisk/administrativ tilsatte, særlig mellom fakultetene og fellesadministrasjonen. Undervisning, forskning, utvikling og formidling (FoU) er likeverdige primæroppgaver. Alle vitenskapelige tilsatte har kombinerte stillinger, og skal drive med både undervisning og FoU. Fakultetene skal stimulere de vitenskapelige tilsatte til tverrfaglig samarbeid. PULS/forskningssekretariatet skal innen først halvår av 2013 utarbeide en veileder for å søkestipend for kvalifiserende arbeid innen alle vitenskapelige stillingskategorier PULS i skal innen 2013,i samarbeid med fakultetene, utvikle mentorordning for nytilsatte vitenskapelig tilsatte. Fakultetene skal legge til rette for bruk av ordningen 5
PULS skal tilby kurs i universitetspedagogisk basiskompetanse (universitetspedagogikk) PULS skal tilby kurs innen spesielle områder innenfor undervisning og veiledning herunder IKT- støttet undervisning PULS skal fasiliterekollegaveiledning og annen veiledningsstøtte Personal- og organisasjonsavdelingen bidrar med sentrale kompetansehevingsmidler til tiltak for administrativ tilsatte på tvers av avdeling/fakultet Det skal stimuleres til å bruke egne tilsatte til interne kurs og konferanser Personal- og organisasjonsavdelingen, skal sammen med fagforeningene, jobbefor jobbrotasjon for administrativt tilsatte Fakultetene har ansvar for å organisere forskningsgrupper, og skal vektlegge at alle vitenskapelige medarbeidere kan bli medlem i ei forskningsgruppe. PULS organiserer,etter innmeldt behov fra fakultetene,førstelektorprogram 6. Lønn og belønning UiA skal ha en lokal omforent lønnspolitikk som gjenspeiler universitetets personalpolitiske grunnsyn: alle medarbeiderne er viktige for å oppnå strategiske mål. Alle medarbeiderne skal oppleve at de verdsettes. Lønn kan brukes for å rekruttere og beholde særlig dyktige medarbeidere. Det skal være åpenhet om lønnspolitikk, lønnsfastsettingved nytilsettinger og muligheter til å forhandle om lønn. Medarbeidere skal belønnes gjennom god tilrettelegging av infrastruktur og andre incentiver. Innsats og prestasjoner som bidrar til måloppnåelse skal synliggjøres og belønnes via eks. innaskjærs UiA skal arbeide for å implementere og synliggjøre andre fordelaktige arbeidsvilkår enn lønn: stabilitet, velferdstilbud, stor frihet og innflytelse på egen arbeidssituasjon, stolthet over egen arbeidsplass, lite turnover og lavt sykefravær etc. UiA skal ha oppdatert kunnskap om nasjonal og lokal lønnsutvikling i de ulike markeder Det skal ved de årlige forhandlinger vurderes om det skal legges til penger utover den ordinære rammen som er avsatt til forhandlingene 6
7. Rekruttering UiA skal være en attraktiv arbeidsplass som tiltrekker seg dyktige medarbeidere. UiA skal drive en offensiv rekruttering, hvor man får frem UiAs konkurranse fortrinn. UiA skal drive langsiktig og helhetlig planlegging for å rekruttere dyktige medarbeidere. Rekrutteringspolitikken skal være basert på gode vurderinger av UiAs kompetansebehov både på kort og lang sikt. Rekruttering skal bidra til en god balanse mellom å dekke behov for å styrke fag- og studiemiljøer og forskningsmiljøer. Det legges vekt på fag, studie og forskningsmiljøer innen UiAs satsingsområder. Rekrutteringsprosessene skal gjennomføres profesjonelt, ryddig og effektivt. UiA skal fortsette arbeidet med å øke andel faste tilsetninger. Søkere på ledige stillinger skal oppleve at de får en god informasjon og en forsvarlig behandling av søknaden. UiAs rekrutteringspolitikk skal være åpen og inkluderende med sikte på en god kjønnsbalanse i alle typer stillinger og bidra til at sammensetningen gjenspeiler mangfoldet i samfunnet også når det gjelder ulik etnisk bakgrunn, personer med nedsatt funksjonsevne og alderssammensetning. UiA skal sørge for at nye medarbeidere tidlig får nødvendig informasjon og oppfølging slik at de opplever seg godt mottatt, blir kjent med sitt arbeid, samt får identitet og tilhørighet til UiA. Utenlandske nytilsatte har særlig behov for god oppfølging. Utenlandske tilsatte skal pålegges å lære norsk innen 2 år. Ledere skal bruke tilgjengelig informasjon om fremtidig rekrutteringsbehov, for å lage en strategisk rekrutteringsplan for enhetene Fagmiljøene skal gjennom sine nasjonale og internasjonale nettverk bidra til å få gode søkere til ledige stillinger ved UiA UiA vil aktivt bruke tilgjengelige verktøy i rekrutteringsprosessen Det skal utarbeides et elektronisk opplæringsprogram for nytilsatte PULS skal tilby norskkurs for nytilsatte som ikke behersker norsk Nærmeste leder følger opp språkopplæring og legger til rette for gjennomføring av dette. Fast tilsatte forventes å kunne norsk innen 2 år, og dette dokumenteres gjennom bestått Bergenstesten med minimum 450 poeng 7
For å understøtte personalpolitikken: UiA har i ulike dokumenter konkretisert hvordan tiltakene skal realiseres, og hvem som har ansvaret. Lokal lønnspolitikk Handlingsplan for likestilling Etiske retningslinjer Tilpasningsavtalen IA-avtalen Lokal omstillingsavtale Plan og retningslinjer for kompetanseutvikling for teknisk-/administrative tilsatte I tillegg vise det til personaladministrativereguleringer nedfelt i en rekke lover, avtaler, reglementer og lignende, knyttet til både statlig sektor og til UH-sektoren. 8