Saksbehandler: Kari Anne Sørvik E-post: tilskuddsportalen@udir.no Vår dato: 23.03.2012 Vår referanse: 2012/976 Tilskuddsportalen Veiledning for rapportering av elevtall og prognoser - våren 2012 Vi viser til tilskuddsbrev for 2012, brev datert 23.02.2012 og informasjon om endringer i forbindelse med innrapportering og godkjenning av elevtall og prognoser fra våren 2012. Følgende skoler skal kun rapportere prognoser for høsten 2012 elektronisk via Tilskuddsportalen: Private grunnskoler i Norge Private grunnskoler i utlandet Følgende skoler skal rapportere både elevtellinger for våren 2012 og prognoser for høsten 2012 elektronisk via Tilskuddsportalen: Private videregående skoler i Norge Private videregående skoler i utlandet Private grunn- og videregående skoler for funksjonshemmede Postadresse: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO Besøksadresser: Schweigaards gate 15 B, Oslo Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar Telefon: +47 23 30 12 00 Telefaks: +47 23 30 12 99 E-post: post@utdanningsdirektoratet.no Internett: www.utdanningsdirektoratet.no Org.nr.: NO 970 018 131 MVA Bankgiro: 7694 05 10879 IBAN: NO8876940510879 BIC/SWIFT DNBANOKK
Side 2 av 24 Innlogging 1 Tilskuddsportalen finner dere på Utdanningsdirektoratet sin nettside under «alle verktøy», link http://www.udir.no/systemsider/verktoy/ 1 Tilskuddsportalen er ikke ferdigstilt og skjermbildene kan bli endret
Side 3 av 24 Link direkte til Tilskuddsportalen, https://tilskuddsportal.udir.no/sikkerhet/ukjentbruker?returnurl=%2f For å logge seg inn på Tilskuddsportalen bruker du samme brukernavn og passord som benyttes i Utdanningsdirektoratets system for brukeradministrasjon (UBAS). Informasjon om dette er sendt til de private skolene i brev datert 23.02.2012. Brevet finner dere også på Udir.no, link www.udir.no/regelverk/private-skoler/ - «Nye rapporteringsrutiner»
Side 4 av 24 Private grunnskoler i Norge og utlandet Prognoser for høsten 2012 Hvor ligger skjema for prognosen og hvordan legge inn forventet elevtall? Når du er innlogget på Tilskuddsportalen ligger skjema for prognosen for skolen under Elevtellinger 2. Prognosen vises uten elevtall. 2 Eksempelskole - Alta kristne grunnskole - Elevtall er ikke reelle data for skolen.
Side 5 av 24 Skolen skal legge inn forventet elevtall per trinn. Sett markøren på ønsket trinn og legg inn elevtall for høsten 2012. For å lagre endringer - marker. For å forkaste endringene marker. Dersom skolen ønsker å legge ved merknader til prognosen, kan dette legges inn i tekstboksen «Kommentar fra daglig leder». Legg inn tekst og velg merknaden. for å lagre Hvordan godkjenne prognosen, og hvordan se at prognosen er oversendt Utdanningsdirektoratet? For godkjenning og innsending av prognosen velges.
Side 6 av 24 Prognoser må være innenfor skolens godkjenning. Når skolen har godkjent prognosen er den også oversendt elektronisk til Utdanningsdirektoratet.
Side 7 av 24 Ved å gå tilbake til åpningsbildet i Tilskuddsportalen kan du se at prognosen har endret status fra «Under arbeid» til «Godkjent». Hvordan gjøre endringer i prognosen etter godkjenning? Etter at prognosen har fått status «Godkjent» kan den ikke endres av skolen. Eventuelle endringer i elevtallsprognosen sendes som tidligere på e-post til post@udir.no Når kan skolen se tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger? Tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger vises for skolen under punktet tilskudd når prognosen er ferdigbehandlet av Utdanningsdirektoratet.
Side 8 av 24 Private videregående skoler i Norge og utlandet Prognoser for høsten 2012 Hvor ligger skjema for prognosen og hvordan legge inn forventet elevtall? Når du er innlogget på Tilskuddsportalen ligger skjema for prognosen for skolen under Elevtellinger 3. Prognosen vises uten elevtall, med utdanningsprogram som skolen hadde ved siste rapportering. For å lagre endringer - marker. For å forkaste endringene marker. For å slette en linje marker Skolen må legge inn forventet elevtall per utdanningsprogram. Disse feltene er obligatoriske: Utdanningsprogram Omregnet til helårselever 3 Eksempelskole Akademiet i Bergen. Elevtall er ikke reelle data for skolen.
Side 9 av 24 Sett markøren på ønsket linje og legg inn prognose for høsten 2012. Forslag til utdanningsprogram som ligger på den enkelte skoler, er hentet fra Innsamlingsportalen og er i henhold til skolens rapporteringer for våren 2012. Skolen kan legge inn flere utdanningsprogram enn det som er i det vises i forslaget. Velg «Legg til rad» og finn ønsket utdanningsprogram fra listen.
Side 10 av 24 Dersom dere ønsker å legge ved merknader til prognosen, kan dette legges inn i tekstboksen «Kommentarer fra daglig leder». Legg inn tekst og velg merknaden. for å lagre Hvordan godkjenne prognosen og hvordan se at den er oversendt Utdanningsdirektoratet? For godkjenning og innsending av prognosen velges.
Side 11 av 24 Prognoser må være innenfor skolens godkjenning. Når skolen har godkjent prognosen, er den også oversendt elektronisk til Utdanningsdirektoratet. Ved å gå tilbake til åpningsbildet i Tilskuddsportalen vil du se at prognosen har endret status fra «Under arbeid» til «Godkjent».
Side 12 av 24 Hvordan gjøre endringer i prognosen etter godkjenning? Etter at prognosen har fått status «Godkjent» kan den ikke endres av skolen. Eventuelle endringer i elevtallsprognosen sendes som tidligere på e-post til post@udir.no Når kan skolen se tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger? Tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger vises for skolen under punktet tilskudd når prognosen er ferdigbehandlet av Utdanningsdirektoratet.
Side 13 av 24 Elevtelling for våren 2012 Godkjenning av elevtelling skal gjøres av daglig leder. Hvor finner daglig leder skjema for elevtellingen? Når daglig leder er innlogget på Tilskuddsportalen ligger skjema for elevtellingen for skolen under Elevtellinger 4. Data som ligger i skjemaet for skolen, er rapporteringer hentet fra Innsamlingsportalen per 1. april 2012. Hvordan gjøre endringer i elevtellingen før godkjenning av daglig leder? Hvis skolen har endringer i elevtellingen kan dette endres før godkjenning. Samme framgangsmåte som beskrevet under «prognose» skal benyttes. Endringer som blir foretatt i Tilskuddsportalen vil ikke bli oppdatert i Innsamlingsportalen. Eventuelle endringer må derfor også gjøres i Innsamlingsportalen. 4 Eksempelskole Akademiet i Bergen. Elevtall er ikke reelle data for skolen.
Side 14 av 24 Har skolen deltidselever skal dokumentasjon på hvilke elever det gjelder, vedlegges elevtellingen. Følgende vedlegg fra Innsamlingsportalen skal lastes opp i Tilskuddsportalen.
Side 15 av 24 Ønsker skolen å legge ved merknader til elevtellingen, kan det legges i tekstboksen «Kommentarer fra daglig leder». Merknaden vil vises for revisor og Utdanningsdirektoratet. Legg inn tekst og velg for å lagre merknaden. Hvordan godkjenne elevtellingen og hvordan se at den er oversendt revisor? For godkjenning av elevtellingen velges.
Side 16 av 24 Når elevtellingen er godkjent av daglig leder er den tilgjengelig i Tilskuddsportalen for revisor for godkjenning. Daglig leder er selv ansvarlig for å kontakte revisor så de kan foreta den videre behandlingen av elevtellingen. Skolen kan ved å gå tilbake til åpningsbildet se at elevtellingen har endret status fra «Under arbeid» til «Godkjent». Hvordan gjøre endringer i elevtellingen etter godkjenning av daglig leder? Etter at daglig leder har godkjent elevtellingen kan den endres ved at revisor velger «underkjenn elevtellingen». Dette åpner elevtellingen for skolen.
Side 17 av 24 Godkjenning av elevtelling og særattestasjon - REVISOR Hvor finner revisor skjema for elevtelling og særattestasjon? Når revisor er innlogget på Tilskuddsportalen får han opp følgende skjermbilde 5. En revisor kan være tilknyttet flere private skoler. Aktuell skole som skal godkjennes må velges etter i nedtrekksmenyen. 5 Eksempelskole Akademiet i Bergen. Elevtall er ikke reelle data for skolen.
Side 18 av 24 Når revisor har valgt skole, vil han finne aktuelle elevtellinger. Når revisor går inn på elevtelling for den aktuelle skolen, vil han komme til følgende skjema med tilskuddsberettigede elever og særattestasjon: Hvordan skal revisor godkjenne tilskuddsberettigede elevtall og avgi særattestasjon? Elevtall som vises for revisor er tilskuddsberettigede elever som er godkjent fra skolen per 1. april 2012. Revisor skal i tillegg til å godkjenne tilskuddsberettigede elever også avgi særattestasjon, jf. tekst over godkjenningsknappene. Revisor skal gjøre de samme kontrollhandlinger som tidligere. Etter alle kontrollhandlinger er gjennomført, bekrefter revisor ved å velge.
Side 19 av 24 Revisor kan ikke foreta endringer i elevgrunnlaget. Hvis revisor har endringer i forhold til det som er rapportert og godkjent av daglig leder ved skolen, må elevtellingen returneres til skoleeier ved å velge underkjent elevtellingen.. Revisor må gjøre skolen oppmerksom på at han har Elevtellingen blir ved underkjenning returnert til skolen. Skolen må foreta eventuelle endringer og daglig leder må godkjenne elevtellingen på nytt. Hvis revisor ønsker å legge ved merknader til elevtellingen kan dette legges inn i tekstboksen «Kommentarer fra revisor». Merknad må legges inn før godkjenning eller underkjenning. Legg inn tekst og velg Utdanningsdirektoratet. for å lagre merknaden. Merknaden vil vises for skolen og For godkjenning av elevtellingen og avgitt særattestasjon velges
Side 20 av 24 Når er elevtellingen oversendt Utdanningsdirektoratet? Når revisor har godkjent elevtellingen, er den oversendt elektronisk til Utdanningsdirektoratet. Ved å gå tilbake til åpningsbildet i Tilskuddsportalen kan revisor se at elevtellingen har endret status fra «Godkjent» til «Revidert». Hvordan gjøre endringer i elevtellingen etter godkjenning av revisor? Etter at elevtellingen har fått status «Revidert», kan den ikke endres. Etter at revisor har godkjent elevtellingen kan den åpnes av Utdanningsdirektoratet. Send melding om dette på e-post til tilskuddsportalen@udir.no. Daglig leder må da foreta endring og godkjenne på nytt før revisor kan avgi særattestasjon. Når kan skolen se tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger? Tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger vises for revisor under punktet tilskudd når prognosen er ferdigbehandlet av Utdanningsdirektoratet.
Side 21 av 24 Tilskuddsberegninger tilskuddsbrev - historikk I tillegg til å rapportere prognoser og elevtellinger har skolen og revisor tilgang til å se beregnet tilskudd, grunnlag for tilskudd og tilskuddsbrev som ligger i Tilskuddsportalen. Beregnet og utbetalt tilskudd for inneværende periode og grunnlag for tilskuddsberegningen. Eks. er hentet fra Akademiet i Bergen og Alta kristne grunnskole Oversikt over tilskudd i inneværende periode:
Tilskuddsgrunnlag, tilskuddsberegninger og tilskuddsutbetalinger for inneværende periode. Side 22 av 24
Side 23 av 24 Tilskuddsbrev Tilskuddsbrev fra før 2012 er ikke tilgjengelig i Tilskuddsportalen.
Historikk Side 24 av 24