Høgskolen i Bodø Saksnummer: Møtedato: Styret 103/10 16.12.2010 Arkivreferanse: 2010/2058/ Sak: Kvalitetssikringssystem ved Universitetet i Nordland Behandling: Vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Bodø vedtar kvalitetssikringssystem ved Universitetet i Nordland, i tråd med forslag vedlagt saken, med den endringen som kom frem i møtet. Innstilling til vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Bodø vedtar kvalitetssikringssystem ved Universitetet i Nordland, i tråd med forslag vedlagt saken. Pål A. Pedersen rektor Stig Fossum høgskoledirektør
SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Kvalitetssikringssystem ved Universitetet i Nordland Arne Brinchmann og Magne Rasch Bakgrunn I møte den 9. juni 2010 behandlet styret for HBO sak om Revisjon og ny evaluering av kvalitetssikringssystem ved HBO (sak 44/10). Styret fattet følgende vedtak: 1. Styret for HBO vedtar å videreføre eksisterende konsept for kvalitetssikring av utdanning i høgskolen, som baserer seg på evalueringer, nøkkelindikatorer/analyser/rapportering, kvalitetshåndbok, avvikshåndtering, internrevisjoner og kvalitetsrapport. Studiekvalitetsutvalget og læringsmiljøutvalget må fortsatt ha en sentral rolle i oppfølgingen av kvalitetsarbeidet i institusjonen. 2. Styret ber om at kvalitetssikringssystemet for utdanning videreutvikles i samsvar med premissene i styresak 28/08, 41/09 og i rektorvedtak 58/09. 3. Det reviderte kvalitetssikringssystemet for utdanning skal utarbeides med grunnlag i det nye kriteriesettet fra NOKUT. Videre skal det forankres ved å beskrive hvordan kvalitetssikringssystemet for utdanning inkluderes som en del av de ordinære styringsprosessene i virksomheten. 4. Styret for Høgskolen i Bodø ber om å få til behandling detaljert kvalitetssikringssystem i styrets desembermøte 2010, basert på de premissene som styret har vedtatt i denne saken. Kvalitetssikringssystemet ved Høgskolen i Bodø (HBO)/Universitetet i Nordland (UiN) har vært utviklet siden 2003, og høgskolen fikk våren 2005 første gang godkjent sitt kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten, etter en grundig vurdering og behandling gjennom NOKUT (Nasjonalt Organ for Kvalitet i Utdanningen). I løpet av perioden 2005-2010 har aktivitetene i det opprinnelige kvalitetssikringssystemet blitt kontinuerlig videreutviklet og justert, med bakgrunn i de erfaringene som bruken av systemet har frembrakt. I perioden 2005 2010 har høgskolens styre behandlet i alt tre saker om videreutviklingen av kvalitetssikringssystemet i institusjonen (sist i styremøte den 9. juni 2010). I desember 2008 kom nytt kriteriesett fra NOKUT som beskriver nye forutsetninger omkring kvalitetssikringssystemer for universiteter og høgskoler. Fra omkring årsskiftet 2009/2010 har HBO gjennomført en gjennomgang (revisjon) av institusjonens KSS. Denne gjennomgangen har vært basert på det nye kriteriesettet fra NOKUT, erfaringer fra eksisterende kvalitetssikringssystem, samt vedtak i høgskolens styre omkring videreutvikling av systemet.
I NOKUTs vedtak av 17. desember 2008 om nytt kriteriesett for evaluering av kvalitetssikringssystemer, er bl.a. følgende fremhevet: Det interne kvalitetssikringssystemet for utdanningsvirksomheten er institusjonens redskap for å skaffe seg den kunnskapen den trenger for å kunne vurdere kvaliteten i studiene. Gjennom faste rutiner og prosesser i en årlig syklus frambringes, vurderes og anvendes informasjon om det enkelte studium, og om institusjonens utdanningsvirksomhet generelt. Ved hjelp av kvalitetssikringssystemet vurderer institusjonen resultatene i utdanningsvirksomheten, avdekker svakheter, iverksetter forbedringstiltak og foretar kontinuerlig vurderinger med sikte på videre kvalitetsutvikling. Et kjennetegn ved systematisk kvalitetsarbeid er at vesentlig informasjon og vesentlige vurderinger er tilstrekkelig skriftlig dokumentert. Systemet er institusjonens eiendom og det er institusjonen selv som ut fra egen størrelse, faglig profil og andre lokale behov bestemmer hvordan det skal utformes. Det samme gjelder for den dokumentasjonen som systemet frambringer. Institusjonen avgjør selv hvilke data og annen informasjon den behøver for å kunne identifisere variasjoner i kvaliteten og velge relevante kvalitetsforbedrende tiltak. I departementets Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning av 1.2.2010 er det forutsatt at Det skal ikke gå mer enn 6 år mellom hver evaluering av den enkelte institusjons system for kvalitetssikring. HBO ble høsten 2009 orientert om at NOKUT vil evaluere høgskolens kvalitetssikringssystem i løpet av 2011. Foreløpig er Høgskolen i Bodø ikke satt opp i NOKUTs evalueringskalender (jfr. http://www.nokut.no/no/norsk-utdanning/universitet-oghogskole/evaluering-av-systemer-for-kvalitetssikring/evalueringskalender/). Vi må imidlertid regne med at kvalitetssikringssystemet ved Universitetet i Nordland vil bli gjort til gjenstand for evaluering i regi av NOKUT i løpet av høsten 2011. NOKUTs vedtak av 17. desember 2008 om nytt kriteriesett for evaluering av kvalitetssikringssystemer, er basert på Kunnskapsdepartementets Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning av 1.2.2010. Kvalitetssikringssystemet ved UiN må utformes og ivaretas på en slik måte at de kriteriene som er fastsatt av NOKUT imøtekommes på en god måte. Dette vil være avgjørende når vårt kvalitetssikringssystem skal evalueres av NOKUT, sannsynligvis allerede høsten 2011. Drøfting Universitetets kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten er institusjonens eget redskap for å skaffe seg den kunnskapen som trengs for å kunne vurdere kvaliteten i studiene. Systemet er UiNs eiendom og det er vi selv som ut fra institusjonens størrelse, faglig profil og andre lokale behov bestemmer hvordan kvalitetssikringssystemet skal utformes. Det kvalitetssikringssystemet som legges fram for styret for HBO i denne saken (se vedlegg), vil etter høgskoleledelsens vurdering både dekke institusjonens eget behov for kvalitetssikring innenfor utdanningsområdet, samt imøtekommer de kriteriene som er fastsatt fra NOKUT i forbindelse med evaluering av kvalitetssikringssystem.
Et kvalitetssikringssystem vil være gjenstand for kontinuerlig videreutvikling, og det forslag til system som beskrives i vedlegget til denne saken, må betraktes som et overordnet rammeverk for hvordan kvalitetsarbeidet skal ivaretas i institusjonen. Med utgangspunkt i dette vil det bli utarbeidet ytterligere dokumentasjon og mer detaljerte beskrivelser av systemets ulike delelementer (f.eks. hvordan kvalitetsrapporten skal struktureres, hva som skal inngå av spørsmål i emneundersøkelsene m.v.). Dette er et arbeid som vil bli ivaretatt i henhold til den ansvarsplassering som framgår av vedlagte forslag til kvalitetssikringssystem. Det framgår av vedlagte forslag til kvalitetssikringssystem at enkelte aktiviteter, spesielt innenfor de fire kvalitetsområdene (inntakskvalitet, rammekvalitet, programkvalitet og resultatkvalitet), må bearbeides videre i samarbeid med fakultetene, for å finne den endelige utformingen. Styret for HBO har gjennom tidligere saker vedrørende revisjon av kvalitetssikringssystemet vært opptatt av å forenkle kvalitetssikringssystemet. Vedlagte forslag til revidert system innebærer mange aktiviteter, som totalt sett kan virke omfattende. Den enkelte målgruppe/bruker vil imidlertid ikke måtte forholde seg til svært mange aktiviteter, og det vil i det videre arbeidet med å operasjonalisere aktivitetene bli rettet oppmerksomhet mot å forenkle arbeidsprosesser, se aktiviteter i best mulig sammenheng, samt samordne aktivitetene med den ordinære faglige og administrative virksomheten i institusjonen. Som nevnt ovenfor må UiN regne med å få sitt kvalitetssikringssystem evaluert i løpet av siste halvdel av 2011. Både ut fra eget behov for å sikre en god utvikling av kvalitetsarbeidet i institusjonen, samt å sørge for en god forberedelse til den forestående evalueringen i regi av NOKUT, må det videre arbeidet sikres gjennom god og målrettet organisering. Høgskoleledelsen vil videreføre den prosjektgruppen som har stått for arbeidet med revisjon av eksisterende kvalitetssikringssystem (ledet av prorektor Arne Brinchmann), med et mandat rettet mot implementeringen av det reviderte kvalitetssikringssystemet (jfr. vedlegg) samt forberedelser knyttet til ny evaluering i regi av NOKUT. Det arbeidet som denne prosjektgruppen ivaretar må rapporteres til- og forankres i institusjonens studiekvalitetsutvalg. Det legges videre opp til at det videre arbeidet omkring kvalitetssystemet ved UiN skal være fast tema i institusjonens lederforum, som avvikles hver 14. dag. I det følgende presenteres kort hvordan forslaget til nytt kvalitetssikringssystem skal imøtekomme NOKUTs kriterier.
1. Stimulans til kvalitetsarbeid og kvalitetskultur at kvalitetssikringssystemet fremmer bred deltakelse i kvalitetsarbeidet blant ansatte og studenter og deres demokratiske organer at informasjon og vurderinger er dokumenterte og tilgjengelige at kvalitetssikringssystemet stimulerer til et kvalitetsarbeid som er preget av åpenhet, engasjement og forbedringsvilje. Både studenter og ansatte vil komme i berøring med flere av kvalitetssikringssystemets delelementer. Dette gjelder både avvikshåndteringen, kvalitetshåndboka samt en rekke av evalueringene som inngår i systemet. Studenter og ansatte er representert både i SKU, LMU og i styret for UiN hvor kvalitetsarbeidet vil være tema. Ansatte i institusjonen vil også være involvert i forbindelse med de semestervise internrevisjonene. Generelt sett er målet at resultatet av kvalitetsarbeidet i institusjonen skal synliggjøres for både studenter og ansatte, noe som forventes å bidra til god deltakelse. Aktuell informasjon og vurderinger som kvalitetssikringssystemet frambringer, vil bli lagt ut på universitetets hjemmeside (internett og/eller intranett). Utviklingen av kvalitetssikringssystemet ved UiN har vært basert på en omfattende og inkluderende dialog med både fagmiljø og administrativt tilsatte. Selve systemet skal gjennom sine arbeidsmåter vektlegge åpenhet og dialog mellom ulike aktører i institusjonen, noe som ventelig vil fremme en positiv utvikling av kvalitetsarbeidet. 2. Mål, plan og ledelsesforankring at systemet er beskrevet slik at det angir de målsettinger, prosesser, aktører og fora som inngår at systemet er forankret i ledelsen og besluttende organ på de ulike nivåer at arbeids- og ansvarsfordeling i kvalitetsarbeidet er fastsatt at også selve kvalitetssikringssystemet gjøres til gjenstand for jevnlig evaluering og utvikling med sikte på institusjonens eget behov. Formål/målsettinger, prosesser, aktører og fora som inngår i kvalitetsarbeidet er beskrevet i UiNs kvalitetssikringssystem. Organisering og ansvarsplassering blir entydig beskrevet i forslaget til revidert kvalitetssikringssystem. Beskrivelsen av kvalitetssikringssystemet tilkjennegir en klar og entydig arbeids- og ansvarsfordeling m.h.t. kvalitetsarbeidet. De metodene og systemene som kvalitetssikringssystemet består av, blir evaluert i den årlige kvalitetsrapporten til UiNs styre. Her rettes fokus mot behov for endringer, tilpasninger og videre utvikling av kvalitetssikringssystemet med tilhørende forslag til tiltak.
3. Innhenting av dokumentert informasjon om kvalitet i studiene at sikring og vurdering av kvaliteten i hvert enkelt igangsatt studium bygger på informasjon som innhentes systematisk og fra flere kilder, for eksempel studentevalueringer av undervisningen, kvantitative nøkkeldata, faglærernes vurderinger og eksterne vurderinger av studiets kvalitet og relevans ved fagfeller og interessenter at systemet har særskilte prosesser for å kvalitetssikre oppretting av nye studier. Beskrivelsen av kvalitetssikringsprosesser innenfor de fire kvalitetsområdene (inntakskvalitet, rammekvalitet, programkvalitet og resultatkvalitet) imøtekommer dette kriteriet. I tillegg vil både kvalitetshåndboka, internrevisjoner, avvikshåndtering og kvalitetsrapporten bidra med viktig informasjon rettet mot sikring og vurdering av kvaliteten i studietilbudet ved UiN. Prosedyrer omkring oppretting av nye studier vil være beskrevet i kvalitetshåndboka. Internrevisjoner vil sikre at eventuell avvikende praksis blir avdekket. 4. Analyse, vurdering og rapportering at informasjon som systemet generer blir analysert, vurdert og framstilt for ansvarlige fora og ledelsesnivåer i en form og et omfang som er tilpasset det ansvar og de typer beslutninger som tas på de ulike nivåene at rapportene i systemet viser hva som er de aktuelle fagmiljøenes egenvurdering av kvaliteten, hva som framgår av eventuelle eksterne vurderinger, og hva fagmiljøene beslutter eller foreslår av tiltak for ytterligere kvalitetsutvikling at institusjonens ledelse rapporterer årlig til styret om utdanningskvalitet og kvalitetsarbeid, med en helhetlig vurdering av utdanningskvaliteten, samt oversikt over prioriteringer og tiltak i kvalitetsarbeidet (årlig kvalitetsrapport eller tilsvarende) Informasjonen som systemet skaffer til veie blir analysert, vurdert og framstilt overfor ansvarlige fora og ledelsesnivåer. Dette gjelder både overfor styret, studiekvalitetsutvalget sentralt, studiekvalitetsutvalgene ved fakultetene, læringsmiljøutvalget, samt i forskjellige lederfora og lederseminarer. Dette gjelder informasjon både fra evalueringer innenfor de fire kvalitetsområdene, samt fra arbeidet med kvalitetshåndboka, internrevisjoner og avvikshåndtering. Et sentralt dokument i denne sammenhengen er den årlige kvalitetsrapporten til styret. De aktivitetene som hører inn under kvalitetssikringssystemets evalueringer imøtekommer dette kriteriet. Forslag til kvalitetssikringssystem ved UiN forutsetter at det årlig utarbeides en kvalitetsrapport til styret, som gir en framstilling av både utdanningskvalitet og kvalitetsarbeidet i institusjonen. Det er også forutsatt at eventuelle tiltak med sikte på å forbedre utdanningskvaliteten og/eller kvalitetsarbeidet skal framgå av kvalitetsrapporten.
5. Bruk av kunnskap til kvalitetsforbedring at tiltak for forbedringer vurderes og iverksettes på grunnlag av de kvalitetsanalysene som gjøres. Dette gjelder både tiltak i tilfeller av svikt i forhold til akkrediteringskravene, og tiltak for å videreutvikle studiekvaliteten. at forslag og vedtak om tiltak framgår av institusjonens årlige kvalitetsrapport eller underliggende rapporter at det er sammenheng mellom kvalitetsrapportering og planarbeid på ulike nivåer ved institusjonen, inkludert budsjettarbeid. Kvalitetssikringssystemet ved UiN beskriver prosedyrer og behandling i institusjonens besluttende organer, hvor tiltak for forbedringer skal skje på bakgrunn av forskjellige kvalitetsanalyser. Dette gjelder både ved de fakultetsvise studiekvalitetsutvalgene, samt gjennom det sentrale studiekvalitetsutvalget og læringsmiljøutvalget. Styret for UiN vil få seg forelagt vurderinger og forslag til forbedringstiltak gjennom den årlige kvalitetsrapporten. UiN har en utfordring i å utrede og iverksette tiltak med sikte på å bedre sammenhengen mellom kvalitetsrapportering og planarbeid på ulike nivåer i institusjonen (f.eks. budsjettarbeid samt risiko- og virksomhetsstyring). Dette er en utfordring som høgskoleledelsen vil ha fokus på i 2011. Økonomiske konsekvenser Videre utvikling og ivaretakelse av institusjonens kvalitetssikringssystem vil primært nedfelles innenfor eksisterende ressursramme. Det vil imidlertid være behov for å (re)vurdere kompetanse- og innsatsbehov som skal sikre en formålstjenlig og skikkelig ivaretakelse av kvalitetsarbeidet i institusjonen. Dette må gjøres til gjenstand for egen vurdering, og da spesielt sett i sammenheng med gjennomgangen av styrings- og administrasjonsordningen i Universitetet i Nordland. Oppsummering Med bakgrunn i ovenstående saksutredning, samt vedlagte forslag til kvalitetssikringssystem ved Universitetet i Nordland, fremmes følgende forslag til vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Bodø vedtar kvalitetssikringssystem ved Universitetet i Nordland, i tråd med forslag vedlagt saken.