Saksnr.: 2014/20534 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 200546/2014 Klassering: 145 Saksbehandler: Hege Marie Edvardsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet 15.01.2015 4/15 Bystyret 05.02.2015 4/15 Prosjektplan for kommunereformen - Fase 1: Utredning Fredrikstad kommune Ordførers innstilling Ordfører anbefaler formannskapet å gi følgende innstilling til Bystyret: Fredrikstad, 06.01.2015 Formannskapets behandling 15.01.2015: På vegne av H fremmet Peter Kuran følgende forslag til nytt pkt.1 1. Rådmannens saksframlegg legges til grunn med følgende endring/presisering: i det videre kommunale utredningsarbeidet inviteres Sarpsborg, Hvaler og Råde kommuner med på lik linje i en felles utredningsprosess om hva som er den beste kommunestruktur for hele Nedre Glomma-region. 2. Som ordførers innstilling Votering: Ordførers innstilling pkt.1 ble vedtatt med 8 stemmer (Ap 6, SV 1, Sp 1) mot 5 stemmer (H 3, FrP 2) som ble avgitt for forslag fremmet av Peter Kuran (H). Ordførers innstilling pkt.2 ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling 15.01.2015 til Bystyret: Bystyrets behandling 05.02.2015: På vegne av Høyre og Venstre tok Peter Kuran (H) opp Høyres forslag til pkt 1 fra formannskapet. Votering: Forslag fra Peter Kuran fikk 15 stemmer (H 11, KrF 2, V 2) og falt. Formannskapets innstilling ble vedtatt med 46 stemmer (Ap 26, H 11, SV 2, KrF 2, V 2, Sp 1, Pp 1, Bym 1) mot 7 stemmer (FrP). Bystyrets vedtak 05.02.2015: Side 1 av 5
Fredrikstad, 06.02.2015 Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Kopi til: Bærekraftig samfunnsutvikling v/ Hege Marie Edvardsen Kommunalsjef Asbjørn Borge Kort begrunnelse for eventuelt endret innstilling fra ordfører Ingen endring. Rådmannens kommentar Ingen kommentar. Rådmannens forslag til innstilling Sammendrag Storting og regjering har gitt kommunene et utredningsoppdrag. Det skal utredes om sammenslåing av kommuner kan være egnet til å gjøre kommunene bedre i stand til å løse dagens og framtidige utfordringer. Rådmannen har laget en prosjektplan (vedlagt saken) for å svare opp dette utredningsoppdraget. Prosjektplanen beskriver en utredningsfase med nært samarbeid med Hvaler kommune spesielt, men også Sarpsborg og Råde vil inviteres med i utredningsfasen, i tråd med Bystyrets vedtak i oktober 2014 (Bystyresak 105/14). Det legges opp til en stram framdriftsplan, med muligheter for vedtak om foreløpig veivalg i begynnelsen av mai. Utredningen vil bygge på arbeidsheftet fra Fylkesmannen og Østfold Analyse (se link til dette dokumentet), og eksisterende overordnede planer og planstrategien spesielt. Vedlegg 1 Prosjektplan for kommunereformens hovedfase 1 Fredrikstad kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunereformen arbeidshefte: http://fylkesmannen.no/documents/dokument%20fmos/samfunnssikkerhet%20og%20ber edskap/kommunereformen/kommunereformen%20-%20arbeidshefte.pdf?epslanguage=nb0 Bystyresak 105/14: http://web03/ephorte5fre/locator/?show=sa&sa_id=365481&database=ephortefk Saksopplysninger Råde kommune, Rakkestad kommune og Hvaler kommune vil sammen med Sarpsborg kommune og Fredrikstad kommune gjennomføre en utredning av status i den enkelte kommune basert på arbeidsheftet som er utarbeidet av fylkesmannen i Østfold men med noen ekstra tillegg. For å sikre en synkronisert prosess med øvrige kommuner i Østfold er tanken at den enkelte kommune skal gjøre vedtak om et foreløpig veivalg så tidlig som mulig i 2015. Side 2 av 5
Fylkesmannen mener at kommunene kan gjennomføre utredningsoppdraget i to hovedfaser (1 gult og 2 grønt i figuren nedenfor), og med en tredje fase (3 lyse blått) for de kommunene som blir vedtatt slått sammen. Arbeidet i hovedfase 1 bør skje i hver enkelt kommune hvor arbeidet så langt det er mulig synkroniseres i tid og innhold med andre kommuner som det kan bli aktuelt å gå videre med i utredning i hovedfase 2. Denne saken tar for seg hovedfase 1 og beskriver prosjektplanen for organisering, gjennomføring og innhold i denne. Kommunen vurderer status, i samarbeid med andre Rådmannen legger Fylkesmannens arbeidshefte til grunn for det videre arbeidet (arbeidsheftet ligger i eget vedlegg). For temaer hvor det mangler statistikk og informasjon legges det opp til at situasjonen belyses ved at rådmannen gir relevant informasjon og vurderinger som føres inn i heftet. I tillegg til dette heftet vil rådmannen bruke data og informasjon fra andre kilder, herunder de som er laget av departementet og KS. Bruken av heftet sikrer at de vurderingene og begrunnelsene som gjøres i prosessene frem til vedtak blir tydeligere begrunnet, og at Nedre Glomma arbeider etter samme mal. Det er Bystyret i Fredrikstad som har ansvaret for at kommunen gjennomfører det utredningsoppdraget i kommunereformen som er gitt av Stortinget og Regjeringen. Bystyret har delegert utredningsansvaret til rådmannen i egen sak i oktober 2014. Den vedlagte prosjektplanen sier noe om den planlagte gjennomføringen av utredningen og hvordan den skal organiseres i hovedfase 1. Her gjøres det rede for at rådmannen i så stor grad som mulig ønsker å benytte den eksisterende administrative og politiske linjeorganisasjon. Fredrikstad kommune har fått henvendelser med ønske om samarbeid og bistand fra Råde og fra Hvaler, og vil selv ta initiativ overfor Sarpsborg (jfr Bystyresak 105/14): «Det åpnes for dialog med nabokommunene som et ledd i oppfølgingen av det utredningsansvaret som kommunene har fått fra Stortinget». I henhold til kommuneloven og offentlighetsloven skal dokumentene og møtene i så vel referansegruppen og linjeorganisasjonens være åpne. Skissen til plan for aktiviteter, milepæler og tidsbruk for hovedfase 1 fremgår i tabellen nedenfor. Aktivitetene omfatter utredningsarbeid, informasjonsmøte, en høringsrunde og endelig vedtak om foreløpig veivalg. Tidsplanen legger til grunn at rådmannen starter arbeidet raskt, og at hele hovedfase 1 kan avsluttes midt i mai 2015. Hovedfase 1 avsluttes med et vedtak i Bystyret som kan kalles Side 3 av 5
«foreløpig veivalg», det vil si et vedtak om å utrede en eventuell ny kommune, eller et begrunnet vedtak om ikke å utrede videre sammen med andre. Rådmannens forslag til prosjektplan ser da ut som følger: Prosjektplan for kommunereformen - Fredrikstad kommune Uke - 2015 Aktivitet - milepæler 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Rådmannen fremmer forslag om prosjektplan Forslaget til prosjektplan Fase 1 legges fram til orientering i Bystyret Rådmannen utreder med utgangspunkt i arbeidsheftet Formannskapet (Referansegruppen) drøfter utredningen Utredningen legges ut på kommunens hjemmeside til høring Utredningen ligger ute på kommunens hjemmeside til høring Informasjon til politikerne i Bystyret, status Åpent møte med informasjon og debatt om utredning og kommunereform Rådmannen ferdigstiller sak om utredningen på bakgrunn av innspill Formannskapet (Referansegruppen) innstiller i saken Politisk vedtak om overordnet retningsvalg i Bystyret Rådmannen iverksetter vedtak ----------------------------- ----------------------------- --------------------- Økonomiske konsekvenser Det kan søkes om inntil 100 000 kroner for gjennomføring av spørreundersøkelse. Det øvrige arbeidet med utredningen vil gå gjennom kommunens ordinære driftsbudsjetter. Konsekvenser levekår/folkehelse Vurderinger av konsekvenser for levekår og folkehelse vil inngå som et viktig element i den kommende utredningen. Ansattes medbestemmelse Involvering av ansattes organisasjoner er en viktig suksessfaktor i denne typen utredninger som kommunereformen representerer. Ansattes rettigheter vil ivaretas på følgende måte: Ansattes representanter trekkes med i arbeidet med utredningene, som observatører. I en eventuell fase 2 vil ansattes representanter få en større rolle. Sakene som gjelder kommunereformen og som omfattes av hovedavtalen behandles i administrasjonsutvalget som partssammensatt utvalg. Det forutsettes i det videre arbeidet at de ansattes rettigheter i henhold til avtalen skal ivaretas i gjennomføringen av kommunereformen i ulike faser. Vurdering I forslaget til prosjektplan legges det opp til en samordnet prosess hvor kommunene samarbeider om å skaffe tilveie den informasjonen man trenger for å kunne gi et godt beslutningsgrunnlag etter fase 1. Rådmannen legger denne prosjektplanen frem til orientering i Bystyret slik at den politiske linjeorganisasjonen er kjent med innhold, arbeidsform og tidsplan. Fredrikstad kommunes administrative utredning gjennomføres i et tett regionalt samarbeid, spesielt med Hvaler kommune, men også sammen med Råde og i samarbeid med Sarpsborg. Samarbeidet med Hvaler er allerede godt utviklet, og formalisert gjennom en rekke kanaler. I forhold til Råde synes det å være behov for å videreutvikle samarbeidsarenaer. Det kan ligge store muligheter for utvikling av både Fredrikstad og Råde gjennom et bedre Side 4 av 5
samarbeid, ikke minst med tanke på veien mot Oslo, men også på andre samfunnsområder kan dette være strategisk viktig. Fredrikstad og Sarpsborg kommuner samarbeider allerede godt på en rekke områder. I utredningen kan man også komme inn på hvordan dette samarbeidet best kan videreutvikles: På hvilke områder kan vi utvikle samarbeidet videre og drifte enda mer rasjonelt i Nedre Glomma? Kommunereformen synes i utgangspunktet ikke å være tilpasset store kommuner, men regjeringen har varslet endringer i oppgavefordelingen og vil komme med en stortingsmelding om dette i mars. I den sammenheng synes det naturlig å vurdere hvordan samarbeidet mellom Fredrikstad og Sarpsborg best kan rigges for å løse de nye oppgavene. Det legges opp til et tett og godt regionalt samarbeid både i den administrative arbeidsgruppen og i den administrative referansegruppen. Involvering av ansattes organisasjoner er også en viktig suksessfaktor i denne typen utredninger som kommunereformen representerer. Organiseringen av arbeidet med utredningen og formannskapets rolle som politisk referansegruppe er ytterligere beskrevet i prosjektplanen. Utredningen vil bygge på arbeidsheftet fra Fylkesmannen og annen tilgjengelig dokumentasjon, statistikk og overordnede plandokumenter. Spesielt vil kommuneplanens samfunnsdel og planstrategiene være sentrale. Utredningsarbeidet kobles også tett opptil pågående arbeid med kommende planstrategier. Side 5 av 5