Møteinnkalling Arkivsak: 360/2009

SNILLFJORD KOMMUNE Møteinnkalling Arkivsak: 360/2009 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møtedato/tid : Tirsdag 10. november 2009, kl 10.00 Møtested/lokaler : Rådhuset i Snillfjord Lille møterom Deltagere : John Geir Stølan leder Laila Selven nestleder Johan Selnes Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : John Geir Stølan Sted Dato Tr.heim/Krokstadøra 2. november 2009 Sakliste: Sak 25/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 06.10.2009 Sak 26/2009 Referatsaker Sak 27/2009 Orienteringer fra rådmannen Kommunal beredskapsplikt og bruk av tiltaksmidler Sak 28/2009 Utvalgte nøkkeltall for Snillfjord kommune Sammenligningstall med andre kommuner Sak 29/2009 Rapport fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag Tilsyn med legemiddelbehandling Sak 30/2009 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Sak 31/2009 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon 73 86 61 22, mobil 908 64 799. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. John Geir Stølan leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 1

SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 25/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 06.10.2009 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.11.2009 25/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 06.10.2009 godkjennes. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 2

Sak 25/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 06.10.2009 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 06.10.2009 godkjennes. VEDLEGG 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 06.10.2009. SAKSUTREDNING Møteprotokollen fra kontrollutvalgets møte den 06.10.2009 ble sendt ut til medlemmene, varamedlemmene, ordfører og rådmann etter møtet. Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at protokollen godkjennes. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 3

SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 26/2009 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.11.2009 26/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 4

Sak 26/2009 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunal- regionaldepartementet 13.10.2009: 8 milliardar kroner meir til kommunane i 2010. 2. Statsministerens kontor 19.06.2009: Samhandlingsreformen Rett behandling på rett sted til rett tid. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 5

SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 27/2009 Orienteringer fra rådmannen Kommunal beredskapsplikt og bruk av tiltaksmidler Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.11.2009 27/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelser til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 6

Sak 27/2009 Orienteringer fra rådmannen Kommunal beredskapsplikt og bruk av tiltaksmidler KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelser til orientering. VEDLEGG 1. Brev av 07.10.2009 fra kontrollutvalgets sekretariat til Snillfjord kommune v/rådmannen vedrørende forespørsel om orientering i kontrollutvalgets møte den 10. november 2009. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-24/2009 Eventuelt, pkt a) Kommunal beredskapsplikt, behandlet av kontrollutvalget i møte 6. oktober 2009. 2. Sak KU-24/2009 Eventuelt, pkt b) Sak KST-10/2009 Ekstraordinære tiltaksmilder - disponering, behandlet av kontrollutvalget i møte 6. oktober 2009. 3. Sak KST-10/2009 Ekstraordinære tiltaksmidler disponering, behandlet av kommunestyret i møte 26. februar 2009. SAKSUTREDNING Som et ledd i sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Snillfjord kommune ba kontrollutvalget på forrige møte om en orientering om status om en del forhold i Snillfjord kommune. Dette gjelder følgende saker: a) Kommunal beredskapsplikt Kontrollutvalget drøftet på møte den 06.10.2009 skjerpede krav til kommunene for utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalyser og kommunale beredskapsplaner. Vi viser i den forbindelse til endringer som trer i kraft fra 01.01.2010 i lov om kommunal beredskapsplikt (17.06.1953 nr. 9). Som følge av at kommunene stilles overfor en skjerpet beredskapsplikt ønsket kontrollutvalget en redegjørelse fra rådmannen i neste møte om hvordan Snillfjord kommune vil ivareta de nye kravene. I tilknytning til sak KU-24/2009 Eventuelt vedtok kontrollutvalget på møte den 06.10.2009 blant annet følgende: a) Kommunal beredskapsplikt Kontrollutvalget viser til lovendring om kommunal beredskapsplikt som trer i kraft fra 01.01.2010, som presiserer kravene til risiko- og sårbarhetsanalyse og kommunal beredskapsplikt. Utvalget ber om at rådmannen i neste møte gir en redegjørelse for hvordan Snillfjord kommune ivaretar de økte kravene til kommunal beredskapsplikt. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 7

b) Bruken av midlene i regjeringens tiltakspakke for 2009 Under henvisning til kommunestyrets vedtak i sak KST-10/2009 Ekstraordinære tiltaksmidler disponering ønsket kontrollutvalget en redegjørelse fra rådmannen om bruken av midlene i regjeringens tiltakspakke for 2009 for å stimulere aktiviteten i kommunesektoren. Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak KST-10/2009: Sak KST-10/2009: Ekstraordinære tiltaksmidler - Disponering Snillfjord kommunes andel av regjeringens tiltakspakke benyttes til oppussing av Aa skole. For å utføre arbeidet ansettes en medarbeider i midlertidig stilling i inntil ett års varighet. Kontrollutvalget formulerte sin forespørsel i tilknytning til sak KU-24/2009 under punkt b) der følgende vedtak ble fattet: b) Sak KST-10/2009: Ekstraordinære tiltaksmidler disponering Kontrollutvalget viser til kommunestyrets behandling av sak KST-10/2009 Ekstraordinære tiltaksmidler Disponering og ber om at rådmannen i neste møte gir en redegjørelse for bruken av tiltaksmidlene i Snillfjord kommune. Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av 7. oktober 2009 tilskrevet rådmannen og bedt om en orientering overfor kontrollutvalget i de ovenfor nevnte sakene. Sekretariatet viser for øvrig til rådmannens redegjørelser i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta rådmannens redegjørelser til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 8

SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 28/2009 Utvalgte nøkkeltall for Snillfjord kommune Sammenligningstall med andre kommuner Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.11.2009 28/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 9

Sak 28/2009 Utvalgte nøkkeltall for Snillfjord kommune Sammenligningstall med andre kommuner KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar saken til orientering. VEDLEGG 1. Snillfjord kommune Utvalgte nøkkeltall for året 2008 (KOSTRA). SAKSUTREDNING Kontrollutvalget fikk på møte den 6. oktober 2009 under sak KU-21/2009 Referatsaker, seg forelagt en del nøkkeltall knyttet til økonomi og drift i kommunesektoren i Norge. I fortsettelsen av denne redegjørelsen har kontrollutvalgets sekretariat utarbeidet mer spesifikke tallstørrelser for Snillfjord kommune, sammenlignet med andre kommuner i nærheten. Vi har hentet frem en del nøkkeltall på størrelser og indikatorer som kommunen rapporterer til staten (KOSTRA). Vi har i denne sammenhengen hentet ut nøkkeltall for kommunene: Snillfjord. Osen. Hitra. Hemne. Agdenes. Sammenligningstall i kommunegruppe 5 *). Sammenligningstall for kommunene i Sør-Trøndelag. Sammenligningstall for kommunene i Norge utenom Oslo. *) Kommunegruppe 5 er typiske kommuner som anses som sammenlignbare med Snillfjord. Definisjonen på kommunegruppe 5 er små kommuner med høye bundne kostnader per innbygger og middels frie disponible inntekter. Totalt sett er 45 av landets kommuner med i kommunegruppe 5, deriblant Snillfjord, Agdenes og Osen i Sør-Trøndelag. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 10

Kontrollutvalgets sekretariat har plukket fram utvalgte nøkkeltall for utvalgte sektorer i kommunen. Dersom kontrollutvalgets medlemmer ønsker tilgang til ytterligere tallmateriale er dette å finne på Statistisk sentralbyrå sine hjemmesider (www.ssb.no). Sekretariatet håper tallmaterialet kan være med på å gi utfyllende informasjon om virksomheten i Snillfjord kommune. Vi håper også at KOSTRA-tallene kan være et verktøy for å vurdere kommunens virksomhet, og gi grunnlag for mer inngående undersøkelser innenfor blant annet forvaltningsrevisjonsarbeidet. Kontrollutvalgets sekretariat vil i neste møte komme tilbake til utvalget med en overordnet analyse over virksomheten i Snillfjord kommune, der KOSTRA vil være en del av grunnlagsmaterialet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta saken til orientering og ta med seg tallmaterialet i sin videre gjennomgang av virksomheten i Snillfjord kommune, blant annet gjennom overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for 2010. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 11

SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 29/2009 Rapport fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag Tilsyn med legemiddelbehandling Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.11.2009 29/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering, og forutsetter at rådmannen tar nødvendige skritt for å sikre en mest mulig forsvarlig legemiddelbehandling ved Snillfjord omsorgssenter i tråd med tilsynsrapportens anbefalinger. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 12

Sak 29/2009 Rapport fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag Tilsyn med legemiddelbehandling KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering, og forutsetter at rådmannen tar nødvendige skritt for å sikre en mest mulig forsvarlig legemiddelbehandling ved Snillfjord omsorgssenter i tråd med tilsynsrapportens anbefalinger. VEDLEGG 1. Helsetilsynet i Sør-Trøndelag 28. august 2009: Rapport fra tilsyn med legemiddelbehandling i sykehjem ved Snillfjord kommune, Snillfjord omsorgssenter. 2. Sak FSK-146/2009 Virksomhetstilsyn Tilsyn med legemiddelbehandling i sykehjem Tiltak og oppfølging, behandlet av formannskapet i møte 14.10.2009. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag v/helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomførte et tilsyn med legemiddelbehandlingen ved Snillfjord omsorgssenter i perioden 11. juni 28. august 2009 og rapporten fra tilsynet følger vedlagt. Formålet med tilsynet var som følger: å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes Tilsynet ble avsluttet med oversendelse av rapport 28.08.2009. Tilsynet har ikke fokusert på legemiddelbehandling av enkeltpasienter, men det er gjennomført en systemrevisjon, -det vil si at man har sett på systemene og opplegget Snillfjord kommune har etablert for å sikre en forsvarlig legemiddelbehandling i sykehjem. Helsetilsynet har satt fokus på kompetanse, kapasitet, dokumentasjon og samhandling blant det som er involvert i denne typen arbeid i Snillfjord kommune. Dette omfatter både operativt arbeid ved sykehjemmet og overordnet styring og ledelse av helse- og omsorgstjenesten i kommunen. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 13

Funn: Helsetilsynet i Sør-Trøndelag konkluderer som følger etter at tilsynet er gjennomført: Snillfjord kommune har ikke organisert og styrt virksomheten slik at forsvarlig legemiddelbehandling ved sykehjemmet sikres. Avviket bygger på følgende: Kommunen sikrer ikke at legetjenesten i sykehjemmet inngår som en integrert del av tjenestetilbudet i sykehjemmet Kommunen har ikke benyttet Nasjonal veileder for legetjenester i sykehjem i sin lokale normering av legetjenester. Under tilsynet kom det frem at det ikke er satt av tilstrekkelig tidsressurs for å få løst alle legeoppgavene slik disse er definert i Nasjonal veileder for legetjenester i sykehjem. Kommunens normering av legeressurser i sykehjemmet er på 5,5 timer pr uke (0,28 timer pr. pasient pr. uke). I tillegg kommer ubunden tid hvor sykehjemslegen også kan kontaktes på dagtid og etter særskilt avtale. Timeressursen benyttes til kliniske undersøkelser og behandling av pasienter, samt kontakt med pårørende. Det foreligger ingen avklaring om sykehjemslegens deltakelse i systemrettet arbeid, internundervisning med videre. Under tilsynet kom det frem at noe av dette likevel ble ivaretatt. Innholdet i sykehjemslegefunksjonen er ikke definert. Det er ikke utarbeidet rutinebeskrivelser for ulike oppgaver som legetjenesten skal utføre i sykehjemmet Virksomheten har rutiner for melding av avvik. Under tilsynet kom det frem at legetjenesten ikke benyttet systemet for avviksregistrering, men var involvert i oppfølgingen av avvik som vedrørte feilmedisinering ved sykehjemmet Det er mangelfullt system for styring av legemiddelbehandlingen i sykehjemmet Sykehjemmet har ikke foretatt risikovurderinger for å avklare om det bør etableres rutiner for pasientgrupper og legemidler hvor det er behov for regelmessig oppfølging uavhengig av om nye symptomer oppstår. Det er ikke sykepleier på alle vakter ved sykehjemmet. Det foreligger ikke system for å sikre at det er tilgjengelig sykepleier ved behov (bakvakt). Det foreligger ingen retningslinjer for når sykepleier skal tilkalles. Det er ikke vurdert hvilke prosedyrer som må utarbeides i fellesskap mellom ansatte ved sykehjemmet (pleiepersonell og sykehjemslege) for å sikre legemiddelbehandlingen (indikasjoner, evaluering av effekter, totalvurdering av pasientens faste medisiner osv). Verifikasjon viser at det ofte ikke er samsvar mellom opplysninger om pasientenes legemiddelbruk i legejournal og kardex. Indikasjon for legemiddelbehandlingen fremkommer i liten grad i dokumentasjon som er tilgjengelig for sykepleierne. Kardex inneholder kun indikasjon for behandling med eventueltmedisiner. Pleiepersonellets observasjon av legemiddeleffekter, manglende effekter og bivirkninger og eventuelt udekkede behandlingsbehov gjenfinnes i liten grad i sykepleiedokumentasjon. Det tas enkle laboratorieundersøkelser ved sykehjemmet. Det er ikke system for å kvalitetssikre måleinstrumentene og kommunen er ikke tilknyttet NOKLUS eller annen ekstern kvalitetssikring. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 14

Dokumentasjon av legemiddelbehandlingen ivaretar ikke kravet til forsvarlig sykehjemsjournal Enhetlig journal er ikke tilgjengelig i sykehjemmet. Det er et todelt journalsystem, bestående av sykepleiedokumentasjon i papirutgave og legedokumentasjon i ProfDoc (brukt frem til 01.08.2009, med tilgang for noen sykepleiere) og WinMed (fra 01.08.2009, ingen tilgang ved sykehjemmet). Dette medfører blant annet at sykehjemmet på tilsynstidspunktet ikke har tilgang til nødvendig legedokumentasjon, inklusive prøvesvar fra eksterne laboratorier. Elektronisk journalsystem i form av Gerica har vært i kommunen i mange år, men er ennå ikke implementert for pleie-/legefaglig dokumentasjon. Det er ikke etablert rutiner for å sikre at vurderinger som gjøres av legevaktslege blir dokumentert i sykehjemmets journal Ved intervju fremkommer at alle nye pasienter som kommer til sykehjemmet skal bli vurdert av sykepleier innleggelsesdagen og av lege senest ved første legevisitt. Dokumentasjon på at dette er gjennomført fremkommer i liten grad i pasientjournal fra sykepleier og lege. Det er ikke utarbeidet retningslinjer for hva en innkomstvurdering skal inneholde, for eksempel gjennomgang av legemiddelbehandlingen, statusvurdering av helsetilstand og funksjonsnivå m.v. Indikasjon for medikamentell behandling med faste medisiner fremkommer meget sparsomt. Dette gjelder både for sykepleiedokumentasjon og legedokumentasjon. Intervju og verifikasjon bekrefter fortløpende vurderinger på enkeltmedikamenter. Ved verifikasjon i 10 innhentede pasientjournaler fremkommer imidlertid ingen dokumentasjon av at det foregår en systematisk legemiddelgjennomgang av pasientens samlede legemiddelbruk. Ved intervju kom det frem at sykehjemmet bruker årskontroller. Innholdet i disse kontrollene er ikke definert. Ved verifikasjon gjenfinnes ikke dette hos alle det kunne være aktuelt for. Det er liten dokumentasjon på at legemidler blir systematisk vurdert i forbindelse med disse kontrollene. Kliniske vurderinger av pasientens situasjon fremkommer også i liten grad. Ved legevisitt dokumenterer sykepleiere fortløpende i eget papirjournalsystem. Det er varierende opplysninger om hva pleiepersonellet skal følge opp når det gjelder legemiddelbehandlingen. Helsetilsynet påpeker avslutningsvis Snillfjord kommunes overordnede ansvar for et forsvarlig helsetilbud. Kommunens internkontrollhåndbok for kommunens sentrale virksomhet er ikke ajourført siden 2007, til tross for senere organisasjonsmessige endringer. Kommunen har et mangelfullt internkontrollsystem for nivåene under sentral ledelse, som ifølge Helsetilsynet, blant annet ikke sikrer forsvarlige helsetjenester. Videre går det av tilsynsrapporten frem at det ikke er gjennomført risikovurderinger for den delen av virksomheten som berører legemiddelbehandlingen, og det er i liten grad etablert rutiner og prosedyrer for pleie-/legefaglige oppgaver. Snillfjord kommune har imidlertid et avvikssystem som håndterer enkelthendelser, som brukes av ansatte ved sykehjemmet for legemiddelbehandlingen. Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet, konklusjonene og de angitte forbedringspunktene. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 15

Tiltak iverksatt av Snillfjord kommune Formannskapet fikk på møte den 14. oktober 2009 seg forelagt tilsynsrapporten som sak FSK- 146/2009 Virksomhetstilsyn Tilsyn med legemiddelbehandling i sykehjem Tiltak og oppfølging, der rådmannen redegjør for arbeidet med å lukke avviket som Helsetilsynet har påpekt. Rådmannen redegjør for at man er i gang med arbeidet for å utbedre de forholdene som rapporten peker på. Formannskapet fattet følgende vedtak i saken: Formannskapet i Snillfjord kommune tar rapport fra tilsyn med legemiddelbehandling i sykehjem til etterretning. Rådmannen bes iverksette nødvendige tiltak slik at avvik lukkes på en tilfredsstillende måte. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Tilsynsrapporten om legemiddelbehandlingen ved Snillfjord omsorgssenter peker på en del relativt alvorlige systemmangler, noe som Snillfjord kommune må sørge for å utbedre. Dette går på alt fra ledelsessystemer og intern kontroll på et overordnet nivå, til oppfølging, kvalitetssikring og dokumentasjon av knyttet til selve legemiddelbehandlingen. Det er positivt at rådmannen har tatt grep for å utbedre manglene og det er viktig at dette arbeidet fullføres. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Snillfjord kommune. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 16

SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 30/2009 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.11.2009 30/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 17

Sak 30/2009 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. VEDLEGG 1. Oversikt over saker behandlet i kommunestyret i perioden 02.09.2009 29.10.2009. 2. Oversikt over saker behandlet i formannskapet i perioden 02.09.2009 29.10.2009. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-4/2006: Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune. SAKSUTREDNING I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet 02.09.2009 29.10.2009. Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Fra forrige møte i kontrollutvalget ble følgende saker satt til oppfølging. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, så er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 18

Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak KS- 40/2009 sak KS- 50/2009, se oversikt vedlegg 1. Formannskapet: Sak FS- 131/2009 sak FS- 153/2009, se oversikt vedlegg 2. Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen med kommentarer som fremgår av vedleggene. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av konklusjonen under. KONKLUSJON SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden 2. september 29. oktober 2009, foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 29.10.2009: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS- 18/2007 KS- 9/2008 Oppfølging av Snillfjord kommunes eierinteresser i Svanem AS Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber på generelt grunnlag rådmannen om å utarbeide rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Kommunestyret ber for øvrig om at Snillfjord kommune ser virksomheten ved Svanem AS og tilsv. bedrifter, i sammenheng med det øvrige sosial- og helsetj.tilbudet i kommunen. Rådmannen orienterte om status i saken i kontrollutvalgets møte 04.11.2008. Enighet om at det er viktig å klargjøre formålet med eierskap i selskaper. 24.02.2009 Vedktak sak KU-5/2009: Kontrollutvalget viser til sak KS-18/2007 Oppfølging av Snillfjord kommunes eierinteresser i Svanem AS og ber om at rådmannen fremmer en sak for politisk behandling med sikte på å utarbeide en eierstrategi for å klarlegge hva Snillfjord kommune ønsker med eierskapet i Svanem AS. Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende Rutiner eller eierstrategi for oppfølging av eierinteresser i selskaper mv. Rutinemessig oppfølging. OK Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 19

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 29.10.2009: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp Sjekk Sjekk beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store Sjekk variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle OK dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Sak i kommunestyret 29.05.2008 (Sak KS- 21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart 2008. Sak i kommunestyret 26.06.2008 (Sak KS- 47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). KS- 80/2008 Fremtidig bruk / evt salg av Vågan oppvekstsenter? KS- 81/2008 Vågan oppvekstsenter - Stansing av skoledrift Fremtidens skole - Ny behandling Vågan oppvekstsenter stanses for ordinær skoledrift. 16.10.2009: Vågen skole tilbys for salg på kommunens egen hjemmeside. Dagens skolestruktur opprettholdes ved Krokstadøra og Ven kretser. Det bygges nytt oppvekstsenter for Vågan krets på Hemnskjela. Dette lokaliseres til den gamle skoletomta. Det bygges ny barnehage ihht vedtak i K- sak 57/08. Det bygges ny skole evt. restaurering av gammelskolen for 1.-4. trinn. Det avsettes i budsjett 2009 økonomiplan 2009-2012 8,5 mill kr til skolebygg hvor ny skole på Hemnskjela gis 1. prioritet. Det legges tilrette for videre utbygging for 5.-7. trinn dersom elevtall og kommunens økonomi tilsier dette senere. Krokstadøra oppvekstsenter gis 1.prioritet i neste økonomiplanperiode. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Rutinemessig oppfølging. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 20

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 29.10.2009: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Sak KS- 15/2009 Sak KS- 10/2009 KS- 18/2009 Medlemskap Kysten er klar Ekstraordinære tiltaksmidler - Disponering Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser - følges regelverket? Snillfjord kommune søker om medlemskap i kystprogrammet Kysten er klar Deltagelsesavgift for 2009 tas av konto 1.40.40400 Annet næringsengasjement jf bevilgning til næringsutvikling i Snillfjord kr 300.000 i årsbudsjettvedtaket for 2009. Deltakeravgift er for tiden 200.000 pr år, men Rådmannen gis i mandat å forhandle om deltakeravgifta. Eventuell deltakeravgift for 2010 og 2011 innarbeides i budsjett for 2010 og 2011. Medlemsskapet evalueres innen utgangen av 2010. Snillfjord kommunes andel av regjeringens tiltakspakke benyttes til oppussing av Aa skole. For å utføre arbeidet ansettes en medarbeider i midlertidig stilling i inntil ett års varighet. Sak KU-27/2009: Rådmannen orienterer om bruken av tiltaksmidlene i Snillfjord kommune. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser følges regelverket? til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Vurdere organiseringen av innkjøpsfunksjonen. Bevisstgjøre innkjøperne på deres forpliktelse i forhold til Sør-Trøndelag Fylkeskommunes innkjøpsavtale, gjennomgå rutinene for formidling av oppdateringer av avtalen og generelt bedre lojalitet til avtalen. Evaluering innen utgangen av 2010. Til oppfølging. Jf. vedtak KU-18/2009. Rutinemessig oppfølging. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 21

SNILLFJORD KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 31/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.11.2009 31/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 22

Sak 31/2009 Eventuelt KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. VEDLEGG Snillfjord kommune kontrollutvalget Side 23