Hvordan sikre drift og organisere meldingsovervåkning FUNNKe nettverksmøte 8. nov 2012 Line Nordgård, rådgiver IKT helse og omsorg
Om Tromsø kommune Antall innbyggere: ca 70 000 Legesamarbeid: 13 private legekontor (63 fastleger) 1 kommunal legevakt Pleie og omsorg: 14 pleie- og omsorgsenheter (ca 80 avdelinger) Sykehjem, hjemmetjeneste, rehabilitering, rus/psykiatri, tildelingskontor og PU-tjeneste Antall aktive tjenestemottakere i Profil: 2809 Antall operatører som har tilgang til Profil: ca 3500 Helsetjenesten: 8 helsestasjoner Helsetjeneste ved Sosialmedisinsk senter (rus) Fengselshelsetjeneste Sykehus: UNN Tromsø vårt lokalsykehus
Status elektronisk meldingsutveksling PLO- enhetene: mottar elektroniske epikriser og labsvar fra UNN sender/mottar PLO-meldinger mot UNN mottar elektroniske epikriser fra legevakta (sende PLO-mld til legevakt) sender/mottar PLO-meldinger mot 12 fastlegekontor sender elektroniske vederlagsmeldinger til NAV Helsestasjon: sender sysvak og jordmoroppgjørsmelding skal i gang med test mottak av basismeldinger Legevakt, Fengselshelsetjeneste, Helsetjenesten SMS: benytter basismeldingene mulighet for sende/motta PLO-meldinger ved behov
Meldingsstatistikk pleie- og omsorgstjenesten Tromsø kommune 10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 PLO-meldinger inn Epikriser inn Svarrapporter inn Sendte PLO-meldinger Sendte NAV-vederlag 2000 1000 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 (tom 31. okt) Meldingsvolum 01.01.12-31.10.12: Mottatt 14 333 meldinger Sendt 7 756 meldinger
Drift og meldingsovervåkning Viktig med interne rolleavklaringer hvem gjør hva Ulike roller: Systemeier Systemansvarlig Systemadministratorer Driftsansvarlig Sikkerhetsansvarlig Brukerstøtte Superbruker/meldingsansvarlig Sluttbruker
Drift og meldingsovervåkning Det stilles mange krav til rutiner rundt bruk av elektroniske meldinger Tekniske og organisatoriske Endring eller feil i et system kan påvirke andre Oversikt over hvem som skal kontaktes ved feil må være tydelig, slik at den som behandler meldingen vet hvem som skal kontaktes dersom de ikke selv kan løse feilen Stabil drift av de elektroniske systemene Helsepersonell avhengig av til enhver tid tilgjengelig pasientinformasjon
Drift og meldingsovervåkning Rutiner for bestilling, vedlikehold og sletting av tilganger og sertifikater i Norsk Helsenett a) Hvem er utøvende ift avtaler b) Hvem er utførende ift vedlikehold av informasjon i Adresseregisteret Rutiner for tilgangsstyring a) Hvem skal bestille tilganger b) Hvem skal ha tilgang til hva Rutiner for håndtering av feilmeldinger knyttet til elektronisk meldingsutveksling a) Rutiner i Profil/Winmed (fagsystemene) b) Rutiner for overvåkning av meldingstjener c) Rutiner hos brukerstøtte for håndtering av feilmeldinger i fagsystemene og meldingstjener (sjekkliste ved feilsøk, kontakt med andre aktører etc)
Drift og meldingsovervåkning Rutiner for opplæring og risiko vurdering a) Etablere en opplæringspakke b) Etablere et regime for ivareta sikkerheten og gjennomføre risikovurderinger ved endringer i løsningen c) Etablere interne kontrollrutiner og revisjoner d) Etablere reserveløsninger I tillegg: a) Rutiner for vedlikehold av informasjon i fagsystemene IPLOS, diagnoser, kontaktpersoner, cave, legemiddelopplysninger etc b) Etablering og revidering av overordnete samarbeidsavtaler c) sikkert mange andre ting også.
Konkret utfordring/eksempel fra dagliglivet: UNN sender «Melding om innlagt pasient» på uregistrert bruker i Profil Skal ikke sendes som første melding.. Er dette en reell henvendelse eller feilsending? Hvorfor kommer ikke tidligmelding (helseopplysning ved søknad)? Skal brukeren registreres inn i Profil? For å besvare meldingen må den flyttes ut av innboks kan da besvares med avviksmelding, MEN:.meldingen blir for alltid liggende i arkivet (alle meldinger), ikke mulig å slette. Heller ikke mulig å knytte meldingene til bruker i etterkant dersom det viser seg at vedkommende SKAL ha tjenester (historikk forsvinner). Løsning: må ringe for å avklare videre prosess
Konkret utfordring/eksempel fra dagliglivet: UNN sender «Melding om innlagt pasient» på bruker i annen kommune En tydelig feilsending hvordan varsles avsender? For å besvare meldingen må den flyttes ut av innboks kan da besvares med avviksmelding, MEN:.meldingen blir for alltid liggende i arkivet (alle meldinger), ikke mulig å slette. Siden det er en åpenbar feil slettes meldingen hvordan vet avsender da om sin feilsending? Ingen kvittering sendes ut når meldingen slettes Løsning: må ringe for å varsle avsender
Konkret utfordring/eksempel fra dagliglivet: Fastlegene sender henvendelser vedrørende saker som ligger utenfor PLO-tjenestens oppfølgingsområde (eks bolig for vanskeligstilte) Vurdere innhold og se om dette er noe vi kan ta videre internt Besvare legen vha elektroniske meldinger om videre prosess dersom brukeren er registrert i Profil fra før, eller gi beskjed at henvendelsen må sendes utenom meldingssystemet til annen kommunal instans Dersom pasienten ikke er registrert i Profil For å besvare meldingen må den flyttes ut av innboks kan da besvares med avviksmelding, MEN:.meldingen blir for alltid liggende i arkivet (alle meldinger), ikke mulig å slette. Heller ikke mulig å knytte meldingene til bruker i etterkant dersom det viser seg at vedkommende SKAL ha tjenester (historikk forsvinner). Løsning: må ringe for å avklare videre prosess
Konkret utfordring/eksempel fra dagliglivet: Sykehuset sender epikrise som feiler inn til Profil pga feil i format (teknisk feil) Ingen sluttbruker i PLO vet at meldingen har feilet Den som har sendt epikrisen vet ikke at den har feilet Den som har overordnet ansvar for meldingsovervåkningen i kommunen vil se dette i meldingstjener Problem: en feil i Profil gjør at kvitteringen sendes tilbake til UNN med feil ident (saken avdekket og meldt i 07.11.12 til Visma) UNN klarer derfor ikke avdekke at det har oppstått feil hos oss Løsning: Feilen må avdekkes av kommunen, og vi må kontakte HN-ikt med beskjed om at meldingen har feilet
Kontaktopplysninger: Line Nordgård, rådgiver IKT helse/omsorg Tlf: 77 79 01 99 Mobil: 488 67 453 E-post: line.nordgard@tromso.kommune.no