Analyse av rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter: Rammeverk For å sikre deling av intern og ekstern kommunikasjon dersom misligheter skulle oppstå i organisasjonen er det behov for et rammeverk. Varslingsrutiner Behov for å gjennomgå eksisterende varslingsrutiner og oppdatere disse. Sørge for at etiske retningslinjer og varslingsordningen blir kjent i foretaket Avdekking av misligheter Manglende internkontroll knyttet til avdekking av misligheter Rammeverk for SI utarbeides Varslingsrutinene gjennomgås og oppdateres Varslingsrutinene tilgjengeliggjøres gjennom bruk av internett og intranett. Utarbeide en kommunikasjonsplan for håndtering hvis det avdekkes misligheter i foretaket Tilby medietrening i foretaket Vurdere behovet for å utvikle kurs med gjennomgang av etiske problemstillinger og varslingsordningen Etiske retningslinjer og varslingsrutinene tas inn i sjekkliste over punkter nyansatte skal gjennomgå ved oppstart. Gjennomgå prosedyrer for ledelsens gjennomgåelse (LGG) og oppdatere disse i forhold til mislighetsrisiko Det vurderes om mislighetsrevisjon skal være en del av årlige HRdirektør Kommunikakasjonsdirektør HR direktør September 2014 Prosedyre SI/02.02.02-01 Mislighetsrisiko Forebygging, avdekking og håndtering i SI, vedtatt i styresak 067/2014. 2014 Tiltaket er ikke gjennomført i påvente av elektronisk varslingsportal fra HSØ og videreføres i 2014 Tiltaket videreføres i Tiltaket videreføres i Medietrening er iverksatt i ledergruppen. 2014 Det er ikke vurdert som hensiktsmessig å utvikle eget kurs innenfor varsling. Kurs i etiske retningslinjer er etablert som e-læring. August 2014 Januar 2015 Sjekkliste for nyansatte er oppdatert. Oppdatert i prosedyre for gjennomføring av LGG Egen styresak 014/2015 med plan over interne revisjoner. Side 1
interne revisjoner i SI I planen inngår revisjon av om tiltak vedrørende økt bruk av elektronisk handel og e-fakturaer har gitt effekt. Utvidede revisjonshandlinger Kvantitative analyser av datakvalitet, kryssjekk og transaksjonsanalyse Funn/ Tiltak Ansvar Frist Oppfølging/ Problemstilling Datakvalitet i leverandørregister Manglende opplysninger i leverandørregister Total gjennomgang av registeret. Nytt felles økonomisystem innføres i SI fra 1. januar 2017 For å sikre bedre kontroll på innkjøp og utbetalinger skal det innføres kontrollmekanismer ved oppretting av nye leverandører. Mange leverandører uten aktivitet siste årene Dobbeltregistrerte leverandører Leverandøropplysninger gjennomgås Egen prosedyre med regler og kontrollrutiner etableres. Leverandører uten aktivitet inaktiveres (ikke mulig før SIs økonomisystem er oppgradert) Slå sammen dobbeltregistrerte leverandører. Utrekkene må minst kontrollere for Manglende registreringer Personlige firmaer Firmaer som ikke er registrert i Norge Ved overgang til nytt felles økonomisystem i foretaksgruppen. Datakvalitet i ansattregister Bruk av hjelpenum- Streng oppfølging HR-direktør 2014 Gjennomført. Side 2
Funn/ Tiltak Ansvar Frist Oppfølging/ Problemstilling mer ved bruk av hjelpenummer Registrering av bankkontonummer på alle ansatte Løpende oppfølging av ansatte uten HR-direktør Allerede etablert Gjennomført. bankkontonummer Kryssjekk av leverandør- og ansattregister Ansatte er også leverandør i sykehuset. Transaksjonsanalyse Generelt Gjennomgang og evt. oppdatering /etablering av policy og retningslinjer på området. Løpende vedlikehold av rutiner rundt håndtering av fakturaer etc. HR-direktør 31. mars 2015 Forankring av bestemmelse i «Arbeidsreglementet 12» som forbyr ansatte å også være leverandør i sykehuset, vurderes som tilstrekkelig. HR-direktør Gjennomføre frekvente analyser av vår transaksjonsdatabase Første analyse innen mars 2015, deretter frekvent Løpende som i dag Tiltaket er ikke gjennomført og videreføres i ny handlingsplan Dette følges opp løpende gjennom revisjon av rutiner i EK, jf forutsetninger i prosjektet «Orden i eget hus» Relasjonsanalyse Sykehuset Innlandet HF Bierverv er i liten grad registrert i foretaket SI har oppdaterte retningslinjer, beskrivelser og føringer for bierverv i foretaket. Bierverv er også et tema som ligger inne som eget punkt i mal for medarbeidersamtaler. Disse må synliggjøres bedre for å sikre at de etterleves. Rapportering HR direktør 2014 Oppfølging av retningslinjer og registrering av bierverv er en løpende aktivitet i foretaket. Det gjennomføres jevnlige «kampanjer» for å øke andelen registrerte bierverv. Side 3
Andre forhold Forvaltning av økonomiske fullmakter For å sikre en konsistent fullmaktsstruktur bør rutinene som vedlikeholder de økonomiske fullmaktene forbedres. Øke kvaliteten på forvaltningen av økonomiske fullmakter. Det bør lages en elektronisk løsning som erstatter dagens skjemaer og manuelle prosesser. Direktør eiendom og internservice 2014 Årlig rutine for å ajourholde økonomiske fullmakter i nært samarbeid med ansvarlige ledere. Elektroniske fakturaer E-faktura er elektronisk behandling av inngående fakturaer. Dette gir økt sikkerhet for korrekt behandling og betaling. SI mottar i dag e-faktura fra om lag 150 leverandører (av 4 000). Øke bruken av e-faktura. Dette krever tilrettelegging av interne system og samarbeid med aktuelle leverandører Det arbeides også med å beskrive innhold og virkemåte for et webbasert prosessverktøy. 2014 Den tekniske løsningen er på plass. Bruken er økende, nå opp i 30 %. Det som gjenstår er aktive tiltak overfor leverandører som ennå ikke sender e- faktura. Side 4
Elektronisk handel Foretaket foretar en forholdsvis stor andel av sine bestillinger utenfor de etablerte innkjøps- og bestillingssystemene. Dette gir mangelfull dokumentasjon og sporbarhet av transaksjonen. E-handel er obligatorisk på de fleste relevante områder. Likevel er SI fortsatt er langt bak måltall fra HSØ. E-handel gir bedre kontroll med innkjøpene og redusert risiko for feilutbetalinger. Riktig bruk av e-handel gir transparente prosesser, riktig bruk av fullmakter og reduserer faren for misligheter. Øke bruken av e-handel. Det skal fokuseres ytterligere på opplæring og informasjon Det legges bedre til rette for økt bruk på områder som i dag mangler systemstøtte. Direktør eiendom og internservice 2015 SI har forbedret andel kjøp over e- handel i 2014. Arbeidet med å tilrettelegge leverandøravtaler og få våre brukere til å bruke systemet har høy fokus. Side 5