Protokoll fra styremøtet 13. mars 08 OSLO- OG AKERSHUSHØGSKOLENES STUDENTSAMSKIPNAD PROTOKOLL FRA STYREMØTE 13.03.08 Tilstede: Fredrik Arneberg, Anders Bondehagen, Ine Vidung, Anders Bjørkheim, Tove Bull-Njaa, Gunnar Rein Olsen, Grethe Røsok, Solvor Uggerud, Geir Texnes. Forfall: Annette Tandberg og personlig vara Torill Haugen Observatør/tilhører: Trond Bakke Fra administrasjonen møtte: John Hvidsten og Manka Willms (referent) Møtet startet kl. 17.10 og varte til kl. 19.50 GODKJENNING AV DAGSORDEN OG INNKALLING Godkjent. 3 saker ble meldt til Eventuelt Både et studentstyremedlem og hennes personlige vara var syke. Melder studentmedlemmer forfall bes de gi beskjed til sin personlige vara, styreleder Fredrik Arneberg og styresekretær Manka Willms Alle som ikke er ansatt i OAS må levere skattekort. SAK 11/08 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Styret vedtar administrasjonens forslag til protokoll fra styremøtet 05.02.08 SAK 12/08 STATUSRAPPORT Det ble informert om mye sykefravær i administrasjonen, spesielt lønn og regnskap. Det er gjort nye ansettelser og innen sommeren vil vi forhåpentlig være fulltallige. Det forhandles med Bislet bad. Målet er at studentene kan svømme til reduserte priser i perioden 18.04 1.08.08. Det er meningen å inngå ny avtale fra 01.08.08. Foreløpig regnskap for januar ble lagt frem på møtet. Regnskapet er mangelfullt på grunn av ovennevnte bemanningssituasjon. Direktøren gjennomgikk med utfyllende kommentarer. Avdelingene er alle stort sett på budsjett med enkelte unntak: - Eiendomsforvaltning har ikke hatt ansatte i januar og er derfor bedre enn budsjett. - Ca. 300.000 i avvik på spisestedene - Totalt ca. 200.000 i minus for OAS totalt
Styret tar til etterretning den fremlagte statusrapporten med foreløpig regnskap. SAK 13/08 SAKER FRA VELFERDSFONDET Styreleder og direktør har behandlet to av velferdsrådets innstillinger etter fullmakt, grunnet tiltak som skulle gjennomføres før styremøtet. Støtte til Vinterlekene i Hemsedal (NITH studenter) ble avslått i tråd med velferdsfondets anbefaling. Støtte til C K revyen 2008 (Campus Kristiania) ble vedtatt med kr. 10.000 i støtte og kr. 20.000 i garanti under forutsetning av at det ble fremlagt revisorgodkjent regnskap. Det ble lagt frem 3 anbefalinger fra velferdsrådet: Stimulere til økt bruk av arrangementer og utflukter til Mylla ble foreslått støttet med det beløpet det ble søkt om, kr. 54.000. 1. Søknad om støtte til videoproduksjon på HiO ble ikke anbefalt da Velferdsrådet mente dette lå utenfor fondets formål og at det ville være naturlig at HiO dekket dette. 2. Prosjektstilling Livet rundt kunnskapen. Studentparlamentet ved HiO søkte om å få fullfinansiert en prosjektstilling som skulle samordne ulike aktiviteter ved HiO. OAS skal ikke ha en langsiktig forpliktelse til stillinger som ikke er i OAS. Prosjektene skal ved avslutning vurderes om det skal legges inn i OAS budsjett. I så måte faller dette utenfor velferdsrådets formål. Søknaden er god og godt begrunnet, men styret må være forsiktige med å gi Velferdsfondet fullmakt til å finansiere stillinger. Vi kan da forvente en hel rekke slike søknader. HiO har allerede 3 fullfinansierte studentpolitiske stillinger. Det ble stemt separat over avsnitt 3 i vedtaket. 6 stemte for velferdsrådets forslag til vedtak på dette punktet, 3 stemte for å endre punktet. Styret slutter seg til de anbefalinger som er gitt fra Velferdsrådet og bevilger kr 54 000 til aktiviteter på Mylla, Søknaden om anskaffelse av videokamra/-utstyr avslås. Søknad om støtte til prosjektstillingen Livet rundt kunnskapen bevilges med 50 %, kr. 83 000 og forutsetter at Studentparlamentet/HiO dekker det resterende. Styret tar til etterretning vedtak fattet av styreleder og direktør etter delegert fullmakt. SAK 14/08 TILSAGN OM TILSKUDD TIL STUDENTBOLIGBYGGING OAS søkte for 2008 om tilskudd til to ulike prosjekter: - Bygging av byggetrinn 2 på Carl Berners studenthus - Konvertering av boliger i Iladalen studenthus (bygget uten statstilskudd) til studentboliger. Departementet har fastlåst tildelte 86,5 hybelenheter til Carl Berner studenthus. Det er ønskelig å få flere boenheter raskest mulig da det blir stadig vanskeligere for studenter å få bolig i Oslo. Samtidig mister OAS 200 hybler på Ullevål i sommer. Styret ber administrasjonen kontakte Kunnskapsdepartementet med sikte på å få benytte tilsagn om boligtilskudd til konvertering av boliger i Iladalen til studentboliger.
Styret ber også om at planarbeidet med byggetrinn 2 på Carl Berner videreføres så raskt som mulig. SAK 15/08 FORSLAG TIL ENDRING AV MANDAT FOR OAS LØNNSUTVALG Det er viktig at styret har kontroll over den totale lønnsutviklingen i OAS. Dette gjøres ved at lønnsutvalget fastsetter størrelsen på den potten som skal benyttes til lønn for de som er utenfor tariff. Ved at direktør fordeler midlene blir han mer ansvarliggjort overfor den enkelte medarbeider. Direktør vil i alle tilfelle få sin lønn bestemt av lønnsutvalget. Under punkt 5 i Forslag til nytt mandat for OAS lønnsutvalg ble det poengtert at direktør bør rådføre seg med styreleder ved nye ansettelser i lederstillinger. NYTT MANDAT FOR OAS LØNNSUTVALG 1. OAS lønnsutvalg består av tre medlemmer som oppnevnes av styret som del av styrets konstituering hvert år. Styreleder skal sitte i lønnsutvalget. I tillegg oppnevner styret to av sine medlemmer til utvalget. Direktør fungerer som sekretær i utvalget. 2. Lønnsutvalget skal vurdere og fastsette lønns- og arbeidsbetingelsene for direktør på vegne av styret. Avtalen skal reforhandles hvert år. Forhandlingene føres i fulltallig lønnsutvalg. Hvert av lønnsutvalgets medlemmer kan kreve at saken forelegges styret. 3. Lønnsutvalget skal vurdere og fastsette en lønnsramme/lønnspott til fordeling for alle stillinger som ikke får fastsatt lønnsbetingelser gjennom tariffavtaler. Denne rammen har direktør fullmakt til å fordele blant dem som er utenfor tariff. Lønnsutvalget fastsetter godtgjørelse for styrets medlemmer. 4. Lønnsutvalgets vedtak er endelig, men dersom ett av lønnsutvalgets medlemmer krever det, skal saken forelegges styret som da fatter vedtak på fritt grunnlag. 5. Ved nye ansettelser i lederstillinger der lønnsfastsettelsen er forhandlingsspørsmål, skal direktøren rådføre seg med styreleder og orientere lønnsutvalget om utfallet 6. Lønnsutvalget ledes av styrets leder og innkalles av styrets leder eller direktør. Lønnsutvalgets vedtak er bare gyldig hvis minst 2 av medlemmene har stemt for vedtaket. 7. Det føres protokoll fra lønnsutvalgets møter. Protokollen underskrives av de tilstedeværende medlemmer. Lønnsutvalgets protokoll er unntatt fra offentlighet og medlemmene er underlagt taushetsplikt. Styrets leder orienterer styret om lønnsutvalgets vedtak. Styret vedtar administrasjonens forslag til nytt mandat for OAS lønnsutvalg med det tillegg at direktør skal rådføre seg med styreleder angående lønnsfastsettelse ved nye ansettelser i lederstillinger. SAK 16/08 STUDENTBOLIGER FOR INTERNASJONALE STUDENTER Utenlandsstudenter skal ha en bolig når de kommer for å studere i Norge og OAS har en avtale med HiO om spesielle vilkår for internasjonale studenter som søker bolig hos OAS. Avtalen utløper 30.06.08. HiO ønsker å utvide antall garanterte billige boliger fra 100 til 150. Studentparlamentet ved HiO har gått imot dette da de mener det går utover et allerede dårlig boligtilbud til norske studenter som studerer i Oslo. I tillegg til få boliger mister vi nå 200 boliger på Ullevål. På dette grunnlag hadde administrasjonen foreslått å videreføre den eksisterende avtalen uten noe volumøkning.
Under møtet kom det frem et kompromissforslag på 120 boliger som det ble stemt over: 150 boliger ble satt opp mot 120 boliger. 1 stemme for 150 boliger og 8 for 120 boliger Det ble så stemt mellom forsalg til vedtak på 100 boliger og 120 boliger. 9 stemte for 120 boliger. Styret ber administrasjonen fornye avtale med HiO, slik at 120 internasjonale studenter sikres bolig i OAS studentboliger. SAK 17/08 EVENTUELT Det ble tatt opp tre saker under eventuelt: 1. Status for studentboligene i Kirkeveien 166 (Ullevål A+B). Disse er på nytt til salgs, og OAS er oppfordret til å komme med et tilbud. Samtidig er vi også tilbudt å leie for en viss tid fremover fra en annen mulig kjøper mens denne fremmer planer for rehabilitering. Administrasjonens vurdering er at begge deler er helt uaktuelt til de priser som er synliggjort så langt. Det kan imidlertid hende at salget kollapser på dette prisnivået og at OAS kan få andre muligheter. Administrasjonen vil derfor holde kontakt med aktørene. På nåværende tidspunkt vet vi ikke om det er Fredensborg som vil bli den endelige eier. Siden situasjonen er så usikker må vi i alle tilfelle ordne opp i oppsigelsene og hjelpe de som bor i disse boligene. Det vil bli sendt ut informasjon om at OAS jobber med å få beholde boligene frem til 01.08.08. Samtidig har vi sagt opp avtalen og alle må flytte ut innen 18.06.08. Alle som fortsatt vil ha bolig skal hjelpes. Av de 200 studentene er 60 internasjonale studenter. 2. Samarbeid/sammenslåing av SiO og OAS Studentparlamentet ved universitetet i Oslo og Velferdstinget for SiO har som mål at det kun skal være en studentsamskipnad i Oslo. De kontaktet vår styreleder som sammen med tre av de andre studentstyremedlemmene har vært i møte med studentene fra SiO. Temaet skal også behandles i studentparlamentet ved HiO. Det er styrene i SiO og i OAS som er bestemmende i denne sammenheng, med Kunnskapsdepartementet som endelig beslutningstaker. Vi må se på hva våre studenter, medlemshøgskoler og OAS sine ansatte er best tjent med. Det er mange formaliteter og aktører og man må se på hvilke praktiske konsekvenser dette vil gi. Vi må legge noen føringer for hvordan prosessen skal foregå og bruke den tid vi trenger til å fatte beslutninger. Styret ba administrasjonen utarbeide en sak som grunnlag for det videre arbeid. 3. Ønske om nytt styreseminar Styret ønsket et nytt styreseminar for å kunne gå mer i dybden og få mer tid til å diskutere.
Det er ønskelig at dette kommer etter at den store studentundersøkelsen har gitt oss tilbakemeldinger på studentenes tilfredshet med OAS produktutvikling. Hvordan kan vi gjøre velferdstilbudet bedre slik at vi kan nå målene våre? Det ble foreslått styreseminar fra lunsj torsdag 5.06.08 til lunsj 06.06.08 på et sted ikke altfor langt fra Oslo. Torsdag 05.06.08 avholdes vårens siste styremøte. ---------------------------------------------- ---------------------------------------------------- Fredrik Arneberg Anders Bondehagen Styreleder Nestleder ----------------------------------------------- ---------------------------------------------------- John Hvidsten Manka Willms Direktør Referent