REFERAT KRETSSTYREMØTE Referat nr. 6/2019 Vedr. formål Kretsstyremøte Møtested og tid Ekeberg 12.08.19 Tilstede Lisbeth B. Coste Catarina Andersen Mikkel Tronsrud Katrine Field-Hagelund Solveig J. Nygaard Siril U. Fossdal Referat sendes til Utvalgene Oslo Idrettskrets Akershus Idrettskrets Norges Gymnastikk- og Turnforbund Revisorene (Unni Tidem og Veslemøy Viervoll) Referent Siril U. Fossdal Neste møte 16.09.19 Saksliste: Faste poster Godkjenne innkalling og saksliste Det var ingen kommentarer til innkalling og saksliste. To punkter ble lagt inn under eventuelt. Rapporter 1. Referater KS referat fra møtene 06.05.19 og 03.06.19 ble gått gjennom. Det var ingen kommentarer til referatene og disse ble da godkjente. FS April: Referat ble gjennomgått og følgende saker ble bemerket: 81/18-20: Ny visuell profil er etablert. 84/18-20: Holmen Tropp og Turn tildeles nasjonal konkurranse i apparatturn for 6-10 åringer i 2019. 85/18-20: Forbundstinget 2020 skal være på Sola FS Mai: ble gjennomgått uten kommentarer FS Juni: Ble gjennomgått uten kommentar. Styret ble opplyst om vedr. sak 90/18-20: Evaluering av Strategisk plan. Lisbeth har besvart evalueringen da ny kretskonsulent ikke hadde nok grunnlag til å svare. 2. Fra administrasjonen Siril minnet styret om å melde seg på strategiseminaret, Fakturagrunnlag kretskontingent er sendt til IRK, Kurshelg i Haslehallen er rett rundt hjørnet, det er pr nå ca. 40 påmeldte. Siril kontakter Oslo turn for å avklare arbeidsfordeling da avtale opprinnelig er inngått mellom Oslo Turn og Ingvild. OAGTK må rydde lager i løpet av høsten da Idrettens hus skal flytte ut grunnet oppussing. Siril finner ut om vi får tilgang til et midlertidig lager. 3. Fra utvalgene: RG: Styret hadde mottatt rapport fra RG med referat fra et utvalgsmøte. RG har startet så smått samtaler med RG i Østfold i forhold til sammenslåing og planer for 2020. RG stiller spørsmål til styret vedr. dekning av lagrekrutter til landsfinale. Styret vil måtte komme tilbake til dette etter arbeidshelg og når et budsjett for nye kretsen er satt. Ekebergveien 101, 1178 Oslo Org.nr.: 983801048 siril.fossdal@gymogturn.no www.gymogturn.no/oslo-og-akershus @osloogakershusgtk @gymogturn
Bredde: Breddeutvalget hadde levert inn spørsmål rundt Golden Age. Dette vil styre komme tilbake til etter arbeidshelg og når et budsjett for nye kretsen er satt. TUK/TUM: Gaven i forbindelse med 100 års jubileet. TUK/TUM har svart på styrets forslag til benyttelse av pengegave gitt til 100 års jubileet. Styret vedtar at pengene brukes til t-skjorte til alle turn KM vinnere. Styret ber Siril sjekke priser på tekniske t-skjorter med gulltrykk, «Kretsmester Oslo og Akershus 2019» 4. Representasjoner Kretsleder besøkte leiren i Froland. Det var et hyggelig besøk som ble avsluttet med en fin oppvisning av alle de 100 deltagerne på leiren. 27. Turnshow status Lisbeth informerer om status for turnshowet. Det mangler ennå en del praktiske avklaringer, men selve showet virker til å bli kjempebra. Styret innser at det mangler litt arbeidskraft for å få alle detaljer organisert. Styret er villige til å betale et honorar dersom en annen person kan ta et prosjektlederansvar. Lisbeth sjekker med aktuell person. Foreløpig viser budsjett for showet et overskudd iberegnet avsatte midler, men det mangler ennå mange linjer på budsjettet og styret forventer ikke at showet går i overskudd til slutt. Styre er villige til å tilby honorar til en resurs som tar på seg prosjektleder jobben. Sum for honorar vurderes når en evt. avtale skal lages. Styre gir Iuliana og Lisbeth mandat til å beslutte og signere kontrakt med konsert teknikk vedr. leie av lys og lyd, samt avtale om evt. leie av messevegger. Det skal fremlegges et mer komplett budsjett for styret i neste styremøte. 28. Økonomisk rapport OAGTK OAGTK kan nå ta ut egne økonomiske rapporter fra OneStop. Dessverre gir rapportene ikke et godt nok bilde som kan sammenlignes mot vedtatt budsjett. Catarina, Siril og Lisbeth skal ha møte med IRK 14. august for å finne løsning på dette samt å bli enige om div. økonomiske prosesser. Det mangler en del føringer av fakturaer noe som medfører uriktig opplysninger i rapporten. Føringer har ligget på vent siden januar i påvente av system og fastansatt konsulent. Administrasjonen har fokus på å få dette sluttført før neste styremøte slik at en korrekt rapport kan fremlegges. Styret tar økonomisk rapport til orientering. 29. Tøyen sportsklubb, invitasjon til deltagelse Kretsen er invitert til å bidra med midler og evt. trenerressurser til å igangsette og drifte et åpen hall aktivitet for lokalbefolkning i bydelen gamle Oslo og Grünerløkka. Aktiviteten skal være gjennom Tøyen sportsklubb, men kan være all slags aktivitet som er tilknyttet NIF. Kretsen har ingen budsjetterte midler å bidra med i dette prosjektet. Styret gir administrasjonen i oppgave å videresende henvendelsen til klubber i område rundt nedslagsfeltet til Tøyen sportsklubb. All kommunikasjon rundt prosjektet skal gå mellom Tøyen sportsklubb og den/de klubben/e som ønsker å bidra.
30. Behovsplan for Idrett og friluftsliv i Oslo OAGTK er invitert til å kommentere på høring for behovsplan for idrett og friluftsliv i Oslo. Høringsfristen er 16. september. Mikkel har sett på saken og orienterte styret i møtet om hans vurdering for hva i planen OAGTK bør gi innspill på. Styre gir i oppdrag til Mikkel ferdiggjør forslag til høringssvar fra OAGTK til Behovsplan for idrett og friluftsliv. Forslag til høringssvar behandles i neste KS-møte eller senest før høringsfrist som er 16. september. 31. Invitasjon kurslærerkurs styrearbeid Det er mottatt invitasjon til å sende dedikerte personer til kurslærer kurs for «Styrearbeid i praksis». Påmeldingsfristen var 10. august og kurset gjennomføres 24. august. Invitasjonen er delt med alle våre lag. Etter hva vi vet om er det ingen fra OAGTK systemet som har meldt seg på til kurset. Styret tar informasjonen til orientering 32. Ny tilskuddsordning for inkludering Vi har fått fra Oslo kommune informasjon om en ny tilskuddsordning i forbindelse med prosjektet «Dugnad for deltakelse». Dette er ikke aktuelt for oss per nå. 33. AIK tilskuddsordning Akershus idrettskrets er også i ferd med å gå sammen med Buskerud og Østfold og danner Viken idrettskrets fra 1. januar 2019. OAGTK har sendt henvendelse til Akershus idrettskrets for å høre om hvordan dette påvirker muligheten til å søke om tilskudd til idrettsformål. Som svar på henvendelse til AIK har vi fått vite at det antakeligvis blir samme søknadsprosedyre med søknadsfrist 1. desember 2019. Det er fremdeles usikkert hvordan det blir i Viken idrettskrets Kretsstyret i OAGTK sender inn søknad til AIK om støtte for 2020 med bakgrunn i den aktiviteten som Oslo og Viken GTK planlegger for 2020. Søknadsfristen er 1. desember 2019. Søknaden skrives etter arbeidshelgen. 34. Invitasjon til ekstraordinært ting AIK Det avholdes ekstraordinært ting i Akershus Idrettskrets lørdag 19. oktober kl. 10-16 på Ullevål Stadion. For OAGTK møter Iuliana Pedersen til ekstraordinært kretsting for AIK.
35. Invitasjon til diskusjonsmøte om barneidrett Kretsen er invitert til å delta i et diskusjonsmøte onsdag 14. august kl. 10-15. Tema er rundt kostnader i barneidretten. Kretsen ønsker å ha fokus på dette og ønsker å være deltagende i dette møtet. Siril representerer OAGKT 36. Kafémøte høst 2019 1.Styret er blitt kontaktet av klubber som ønsker å diskutere KlubbAdmin og hvilke alternative løsninger som finnes nå når Mysoft legges ned. Det er foreslått at kretsen arrangerer et kafémøte for alle foreningene for å drøfte problemstillingen og høre hvordan andre har løst utfordringen. Mulig vi kan få noen fra NIF/NGTF til å komme å kjøre en kort presentasjon av KlubbAdmin med turnforeninger i fokus? 2.Styre ønsker å få i stand et møte med klubbene for at Siril skal få presentert seg. Evt. om hun inviterer til nytt frokost møte som jo var en suksess forrige gang. Styret kan evt. benytte anledningen til å informere de fremmøtte om status ny storkrets. Målgruppen er hovedsakelig ansatte/daglig ledere i klubbene da disse har behov for å møtes og samsnakke om aktuelle tema. Styremedlemmer fra andre klubber er også velkommen. 3. Styret har i lengre tid forsøkt å få til et kafémøte om paraturn. Oppsatt møte høsten 2018 måtte avlyses grunnet få påmeldte. Styre mener fremdeles tema er viktig og ønsker å forsøke igjen. Styret samtalte om aktuelle innfallsvinkler og hvem som er aktuelle som innledere. Styret åpner også for at omkringliggende GTK kretser kan inviteres til møtet. 1. Siril sjekker om noen kan komme hit og gi informasjon om dette i oktober, uke 41-42? 2. Siril inviterer ansatte i klubber til frokostmøte i løpet av høsten. 3. Styret ber Siril kontakte aktuelle personer til å holde innledninger. Forslag til personer og aktuell dato fremlegges for styret for beslutning før invitasjon sendes ut. 37. Møteplan KS høsten 2019 Kretsstyret satt opp en møteplan for det siste halve året av OAGTK. Mandag 16.sept Mandag 14.okt Mandag 28.okt (forberede kretstinget) Mandag 11.nov Onsdag 11.des (juleavslutning) 38. Frivillighetskonferanse Oslo kommune avholder frivillighetskonferanse 8. oktober fra kl. 15:30 med tema motivasjon og rekruttering. I samme konferanse skal det også deles ut Oslo kommunes frivillighetspris. Kretsstyret diskuterte aktuelle kandidater som kan nomineres til prisen.
Hold av datoen, venter til vi får invitasjonen før vi ser hvor mange representanter vi kan delta med. 39. Arbeidet mot ny storkrets a. Informasjon fra siste møtet 19. juni Referat fra forrige AU møte ble gjennomgått. Neste møte er 15.08.19 i Sarpsborg: Iuliana Pedersen, Lisbeth B. Coste, Catarina Andersen, Mikkel Tronsrud og Siril U. Fossdal deltar. b. Arbeidshelg i august Arbeidshelgen 30. august til 1. september er godt i gang mht. planleggingen. Møtet er for alle i styrene og alle utvalgsmedlemmer i de tre kretsene. Møtet arrangerer på Scandic hotell i Sarpsborg. c. Org.kart Styret diskuterte ut ifra 3 alternativer til organisasjonskart og kom frem til den modellen man mener er best for den nye storkretsen. Forslaget fremlegges AU møtet 15. august for diskusjon med de andre kretsene. d. Budsjett Det er utfordrende å diskutere budsjett i neste AU møte uten å ha et utkast å ta utgangspunkt i. Forslag fra OAGTK om å få satt ned en arbeidsgruppe til å sette opp et forslag har ikke gitt resultat. e. Interimsstyre, kandidater Oppgave fra forrige AU møte var at hver krets må ha 3 kandidater hver som er villig til å stille til valg for nye kretsen i det første året. Vi kaller det et interimsstyre da det er et mellomår frem til første ordinære kretsting som blir i 2021. Punktene a og b tar styret til orientering. I punkt c ønsker kretsstyret å foreslå eget alternativ som beste løsning for nye kretsen. Catarina, Mikkel og Lisbeth ser på om det er tid til å sette opp et utkast basert på aktivitet og tall fra OAGTK til et budsjettforslag til diskusjon. OAGTK har tre kandidater som kan fremmes som forslag til et interimsstyre for 2020 40. Eventuelt: 1. Teknisk komité troppsgymnastikk jobber med utvikling av trenerløypa i troppsgymnastikk. De ønsker å få i gang kursene i den nye trenerløypa og arrangerer derfor trenerutviklerkurs i følgende kurs: Grunnkurs Trampett. Etterutdanning (ETU) Nye sikringskurs 1 tumbling/airtrack. Etterutdanning (ETU) Nye sikringskurs 1 trampett. Kurset avholdes 31. august 1. september 2019 i Drammenshallen Styret har ingen aktuelle kandidater å henvende seg direkte til i denne saken. Styret ber Siril gjøre tilgjengelig invitasjonen til våre lag på web+ facebook.
2. Åsne Danielsen trekker seg fra ledervervet i Troppsutvalget grunnet at hun blir opptatt med etterutdannelse. Styret hadde noen spørsmål rundt Åsnes beslutning og ber Siril sjekke ut disse. Andrea Thunem utnevnes som ny leder for Troppsgymnastikkutvalg. Hun overtar vervet etter avtale mellom henne selv og Åsne.