UTKAST HMS-HANDLINGSPLAN MED TILTAK MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTT, -2010 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Skriftlig dokumentasjon og synliggjøring av hvem som er delegert ansvar HMS-oppgaver ved MBI. AGr Mars 05 Høst HMSmøtet 2006 Bør også legges synlig på intranettsiden Oppdatere liste over romansvarlige Synliggjør romansvarlig på alle rom. Samlet oversikt i perm hos overingeniør Wenche Telle. Oppdatere liste over instrumentansvarlige Samlet oversikt i perm hos overingeniør Wenche Telle. Liste over hvordan avfall håndteres ved MBI Ansatte vet hvor en skal henvende seg. Instituttet tilfredstiller kravet internkontrollforskriften har om en skriftlig dokumentasjon om hvem som er delegert HMS-oppgaver ved enheten. Alle rom har en ansvarlig. Bedre ansvarsdeling og informasjon om dette til ansatte og studenter. Lage et system som sikrer fortløpende oppdatering Alle instrumenter som krever det skal ha en ansvarlig. Sikre drift og vedlikehold av instrumentene. Sikre opplæring og informasjon om bruk av instrumentene. Lage et system som sikrer fortløpende oppdatering Mindre usikkerhet til hva som ligger i bosset og riktigere håndtering av avfall WT Feb 05 Okt 07 Aug WT Vår 05 Aug 07 Aug 09 Korrigert frist, men ligger nå oppdatert klar til signering. Må oppdateres ved behov Ok Må oppdateres ved behov Må oppdateres ved behov SB Utkast foreligger og legges frem for HMS-utvalget. 1
Vedlikehold av laboratoriuminnredning de de de Ny linoleum på gulvet utenfor Johan, Kari sine kontor og utenfor lab 6 Oppussig av korridoren utenfor C-terminalen Få vekk dører som henger og slenger etc. Tar seg bedre ut, triveligere arbeidsmiljø. Mindre fare for at noen snubler i løse dører eller dunker hode i dem etc. Gulvbelegget er gått i oppløsning pga flytende nitrogen. Nødvendig vedlikehold, beder renhold og tar seg bedre ut. FÅ fjernet kjøkkenkork. Rydde rom til f.eks -80 C frys SB Sigrid tok kontakt med Transportavdelingen ved UiB, men de kunne ikke hjelpe oss fordi det var umulig å skifte hengsler på skapdørene. De skrudde av de dørene som hang mest. Sigrid har tatt kontakt med Torsvik trevare som leverte innredningen og avtalt at de skal komme på en befaring. SB 2010 SB 2010 Des. Trenger finansiering søke HMS-midler i 2010 Hente inn prisoverslag Trenger finansiering søke HMS-midler i 2010 de de de Informere HIB-drift om lekkasje fra tak på rom 541 A5 Samordnes med instrumentutvalget HIB drift får fjernet lekkasjen. Bedrer innklima og hindrer fuktskader. Des Hente inn prisoverslag SB Sigrid har gitt beskjed til Driftsavd. på HiB. De har visstnok vært på befaring, men ingenting har blitt gjort ennå. Sigrid har purret på saken. Flere brannslukningsapparat Bedre brann beredskap SJB/SB/AG Sjekke ut hva som er forskriftsmessig antall CO2 apparat. Bør vi ha et slikt apparat per lab. Hvem finansierer dette? Smale løse ledninger ved hjelp av strips Mindre støvfeller på gulvene. Mindre fare for at noen snubler i løse ledninger. Tar seg bedre ut. SB. 2
punkt 13) REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status HMS-web side Opprette en egen HMS-side på AGr/SB 2005 intranett der instituttets HMSarbeid synliggjøres. Inkludere linker til annen nyttig HMSinformasjon. HMS-side opprettet på intranett. Men oppdatering mangler. handlingsplan lagt ut jevnlig siden 2005. Websiden bør videreutvikles og de/ Innspill til HMSutvalget via idekassen HMS-møte (årlig, men gjennomføres ved MBI med ca 1,5 års mellomrom) Økt bruk av avvik- og nestenulykke-rapportering Veierom/sted for spesielt farlige stoffer. Med spesielt fokus på psykososiale forhold ved MBI (ta opp problemstillinger som er synliggjort gjennom trivselsundersøkelser) Økt fokus på å følge etablerte rutiner og på å unngå nestenulykker. Få oversikt over hvor det er behov for økte tiltak Øke sikkerheten ved arbeid med spesielt farlige stoffer. Begrense området der det arbeides med spesielt farlige stoffer. JRL/Agr/SB Løpende 27. mars synliggjøres fra internettsiden se ny frist. HMS-møte 2005. 2006 Instituttseminar med Tone Bergan: MBI i 2010. Hvordan er vi og hva har vi gjort! : Jubileumsseminar (erstattet vanlig HMS møte) mars: HMS-møte med følgende 2-timers foredrag: "Mennesket i et utviklingsperspektiv - relatert til arbeidsmiljø" v/ Nils Sortland, Det psykologiske fakultet. I tillegg andre inspirende foredrag og sosialt samvær med god mat. Høsten 2010 SB Løpende. Skjema og rutiner er synliggjort på alle laboratorier. Har sett noe mer bruk av disse i 2008/. Ledelsen er aktive på å vise til disse når en får muntlige tilbakemelding om hendelser. Ønsker økt bruk!! AGr/ Mat.nat.fak. 2005 Ny frist 2006 Ny frist Ny frist Saken er oversendt fakultetet i 2005 som har lovet å følge denne opp ved å se på behovet andre miljøer ved HIB har for et slikt veierom/sted. MBI savner en tilbakemelding i denne saken og vil purre på denne. 3
Ny papirkutter Hindre flere skader AG/SBJ øyeblikkelig (kjøpt inn ny med beskyttelse som hindrer tilsvarende kuttskader) Ulykke sept 09 kuttskade Risiko- og sårbarhetsanalyse () ved MBI Avdekke eventuelle risikofylte arbeidsoppgaver. Få fokus på sikkerhetsaspekt ved egen arbeidsoppgaver. Bidra til systematisk internkontroll av instituttet. SB/AGr Følges opp av HMS-utvalget 2004- kontinuerlig prosess gjennom instituttets HMSårshjul *de *Medarbeide rsamtaler *HMSutvalget *Avviksrap. Startet høst-04 med følgende status pr. årsskiftet: AGr og SB på -kurs -utvalg (AGr, SB, AG og Gaa) prøvde ut metoden ved bruk av idekasse for ansatte. Tiltak 1. får økt fokus på avviks- og nestenulykkerapportering 2. presentere som metode og gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse ved MBI på et dagsseminar for instituttet Arbeidet med følges opp av HMS-utvalget En kritisk gjennomgang av skjema høst Løpende. Prioriterte tiltak settes inn i instituttets handlingsplanen. Løpende implementering av nødvendige og ønskede tiltak Iverksatte tiltak blir registrert i årlig handlingsplan de Legge viktige deler av velkomstbrosjyren ut på instituttets HMS-side. Bedre informasjonen ut til de ansatte om etablerte og nye arbeidsrutiner instituttet forventer at de skal forholde seg til. AGr/SB Vår 05 Nyfrist Vår 2006 Ny frist 2008 Ny frist Velkomstbrosjyren eksisterer og oppdateres løpende nå bare på engelsk. Må i tillegg legges ut på nettet og dette må når det er gjort informeres om til ansatte på instituttet. 4
Gode rutiner for beredskapsplan Sikre at alle ansatte føler seg SB/SJB/AGr Løpende. Driftsavd. på HIB har redgjort for /møte ved brannver nansvarli ved brann. trygge på at en slik beredskapsplan finnes og at den følges opp. deres beredskapsplaner. Jarle (brannansvarlig MBI) har utarbeidet plan for MBI og reviderer denne ved behov. Oppfølging: g ved UiB Reierstad Beredskapsplan inn i velkomstbrosjyren, kopi til ansatte og som oppslag. Inkludere mer om lokal beredskapsplan i HMS-kurset for nytilsatte og nye masterstudenter Sørge for at alle ansatte deltar på brannvernkurs hvert 5. år. løpende Invitere Reierstad til en brannvernrunde for å få påpekt de 2005/ 2006/ / 2008/ Nøddusjene og annet nødutstyr på laboratoriene skal sjekkes en gang pr. år. Utskifting av gamle møbler og stoler Sikre at nødutstyret fungerer ved akutt behov. SB/SBJ Løpende (årlig) Forbedre arbeidsplasser AGr/VO Løpende utskifting ved slitasje eventuelle mangler. Når utstyret sjekkes må en unngå oversvømmelser. Sørg for at utstyret merkes med dato og signatur for sist sjekket. Kjøpt inn 6 nye stoler og 3 nye pulter m/skuffeseksjon på hjul på instituttets budsjett og 7 nye stoler og 7 nye pulter via HMS-midler tildelt fra fakultetet Kjøpt inn 12 nye stoler og 2 nye pulter i 2006. 2 kontorstoler og 4 laboratoriestoler innkjøpt pr mai. 3 pulter og 4 nye stoler innkjøpt høst. 5
Kjemikal ieregistre ring Bruk av UiB sitt kjemikalieregister Elektronisk oversikt over kjemikalier og tilknyttede datablad SB (ECO-line ansvarlig) 2008 HMS-kurs for ansatte og studenter Alle ansatte på Brannvernkurs Økt fokus og økt trygghet blant nyansatte og medarbeidere. Alle ansatte sikres samme informasjon om viktige sikkerhetstiltak etc. Bedre brannvernsikring Fakultetet krever at alle ansatte deltar på brannvernkurs en gang hvert femte år. Alle lab.ansvarlige SB Nytt 2005 2 ganger årlig Nytt elektronisk register (ECOonline) taes i bruk gradvis i 2008 når Chess fases ut. Instituttleder har ikke prioritert ressurser til å legge alt som tidligere lå i Chess inn i ECOonline fra starten. Instituttet setter nytt fokus på kjemikalieregistret. Ledelsen går nå inn for at alle lab.ansvarlige skal sørge for at kjemikalier på egen enhet blir lagt inn i ECO-online. Starter opp med kurs i sept-. HMS-kurs ble utarbeidet av HMSkoordinator høsten 2005 og gjennomført for første gang jan 2006. Positiv evaluering. Pågår årlig. AGr/MARSKA løpende Vi registrer hvem som deltar på våre lokale HMS-kurs inkl brannkurs og hvem som deltar på fakultetets brannkurs. Vil følge opp med å purre dem som ikke har deltatt. Førstehjelpkurs Større sjanse for å kunne hjelpe kollegaer etc. når uhellet først er ute. UiB arrangerer førstehjelpskurs for ansatte. AGr/MARSKA løpende Vi registrer hvem som deltar på våre lokale HMS-kurs inkl førstehjelpskurs og hvem som deltar på UiB sine førstehjelpskurs. Vil følge opp med oppfordre alle ansatte til å delta ved jevne mellomrom (hvert 5. år). 6
Medarbeidersamtaler for alle JRL/AGr Årlig ansatte ved MBI de 06 punkt 6) Fokus på arbeid med ISOTOP på ISOTOPlab Mer systematisk oppfølging av forhold ved den enkelte ansattes arbeidsmiljø/forhold Sikre at alle følger etablerte rutiner for sikkerhet ved laben JRL/AGr/ Wenche Telle har tatt tilbake romansvaret her. Løpende Des Medarbeidersamtaler er gjennomført de for Gruppe C i 2005. I 2006 gjennomført for Gruppa A og alle i gruppe B fikk tilbud. I kun gjennomført for gruppe C. I er målet at alle grupper skal få tilbud om medarbeidersamtaler. Gruppe A er gjennomført C pågår B må sende ut et tilbud!! Februar 2005 Etter tilbakemedling om at ikke alle brukere skriver seg inn og ut av ISOTOPrommet er alle medlemmer i gruppe A orientert om alvoret i denne saken og alle skal nå ha orientert sine brukere om at rutinene skal følges. Alle brukere får opplæring og vet dermed hvordan rutinene er. Avvik skal rapporteres Og bedres ikke forholdene innen 1. mars vil ytterligere tiltak bli vurdert. 20. februar 2006 ble nytt tiltak iverksatt, mail til alle ansatte og studenter om at ingen får bruke ISOTOPlaben alene. Ved bruk skal to personer signere inn og ut av rommet f.o.m. 20. februar 2006. Romansvarlig er informert om at alle meldinger om avvik på rutiner skal meldes inn via avviksskjema. 25.februar 2008 Tilbakemeldingen fra siste kontroll er at vi muligens må oppgradere klassifiseringen av rommet. Dette er vi allerede i gang med å utrede nærmere. Hvordan er statusen her i dag. Kontakte HMS-seksjonen 7
Økt fokus på å utarbeide viktig SB/AGr punkt 12) info. materiell på engelsk Punskt 2 a) og b), 3, 10, 15 de Instituttrå dsmøtet, mai den / Holdningskampanje for økt fokus: på arbeidsrutiner tilbakemeldinger/avviksrapportering ansvar Gjennom: synliggjøring av rutiner opplæring ved den/de fast teknisk ansatte som er delegert daglig labansvar Medarbeidersamtaler Tilbakemelding ved avvik Renholdet må bedres Ta dette opp med Metode Renhold og EiA Unngå missforståelser og i verste fall ulykker grunnet manglende norskkunnskaper blant utenlandske tilsatte, Mindre søl, mindre rot, riktig bruk av utstyr, SB/WT/AGr/JR L løpende Høst løpende Renere AGr/SB Nytt fokus i Nytt fokus i 2008 Nytt fokus i Jobbe med dette ovenfor sentrale avdelinger, men også lokalt Har foreløpig velkomstbrosjyren og brann instrukser og nå også arbeid med spesielt farlige stoffer på engelsk. Instituttrådet ber instituttet få formalisert en ordning med en teknisk ansatt som formelt er delegert det daglige driftsansvaret for laben og som ovenfor ansatte på laben er definert som lab.ansvarlig og synligjort som dette. Får dermed delegert opplæringsansvar til en person pr. lab.. En lab.ansvarlig per lab ble formalisert høst 2008. Rutinebeskrivelse av rollen er utarbeidet. Vi har skjerpet inn på opplæringsrutiner. Ble tatt opp med metode Renhold Ble tatt opp med metode Renhold Sendt brev til Metode Renhold og senere klage til EIA. 8
Etablere et avlukket rom for Graa (VO) og studentene i vrimlearealet i 4. kontor i 4. etg etg Søke HMS-midler til dette. de 2008 /medarbe idersamta ler Møte med Heliks den Insituttrå dsmøtet, mai Flytte 2-3 pc-plasser fra lesesal og ut i nytt rom i vrimlearealet Få kontroll over sopp-problemet inne på kjølelageret og på kontor 522 A1. Ta kontakt med Finn Langvad på mikrobiologisk. Han er ekspert på muggsopp. Tiltak settes opp etter tilbakemelding fra fagpersoner Redusere støy fra sosialt samvær, til kontrorarbeidsplasser som ligger ved vrimelarealet. Opprettholde et tilbud til studentene som innbyr til sosialt samvær dem imellom. Redusere støy fra studenter som sitter sammen og samarbeider ved en PC på lesesalen. Bli kvitt problemet SB/AGr Starter mai/juni! Vi fikk innvilget midler til dette tiltaket i april. Grethe Aarbakke tok ansvar for samarbeid med EIA og i september var rommet etablert og tatt i bruk. Tiltaket er fullført når ogs PC-benk er på plass. Graa Jobber med saken. Se punktet over Befaring i juni med Finn Langvad, Rapport sendt BTH og fakultetet. Alvorlig muggsopp infeksjon på kjølerom. Muggsoppen på kontor av en spesielt giftig type. Tilbakemelding fra BTH: MBI bør bruke fagekspertise i renovering av rommene. Kontor steng: renovering startet i sept. Kjølerom: Ryddet, vasket og innhold sanert. Venter på avklaring fra EIA for mulig finansiering av en avfukter. Kontor: lekasje funnet og tettet, rommet er ferdig renovert. Ansvarlig HIB-drift Miljøledelse på dagsorden HMS-utvalget Start feb- 2008 Kjølerom: Prosessen pågår fremdeles. EIA har lovet å ta ansvar og håper på å få gjort nødvendig renovering høsten. Gjennomførte en kartlegging i 2008 blant ansatte om hvordan de syntes instituttets aktivitet var med hensyn til miljø. Tema på neste HMS-utvalgsmøte 9
Få definert et klart mål for HMS-utvalget Dette bør vi ha og få synliggjort på web. HMS-arbeid ved MBI SAMBA Innføre et prosjektregister med info. om aktuelle risikofaktorer (genteknologisk, radiologisk, kjemisk og biologisk) Skriftlig arbeidsinstrukser der dette kreves Hvem som er medarbeidere på prosjektene HMSutvalg/AGr 05 August 2006 Basert på forslag til Rein Aasland fra 2003 Det er avklart at skjemaet må knyttes til en database. Progresjonen er dårlig. BIO ble involvert i prosjektet høsten 2006. Men ennå ikke avklart hvordan vi skal få laget en database av skjemaet. BTH har lovet å komme tilbake med informasjon om hvordan en database for et slikt register kan etableres ved UiB. 1) en sjekkliste for prosjektleder ved oppstart av prosjekt 2) dokumentasjon på at nødvendige godkjenninger foreligger 3) gi økt fokus på risikovurdering av arbeidsoppgaver knyttet til forskningsaktiviteten 4) gi nødvendig informasjon til andre medarbeidere 5) bidra til systematisk internkontroll av instituttets forskningsaktivitet og dokumentasjon på denne På vent Har ikke ressurser nok til å få dette gjennomført 10
Gjennomførte HMS-tiltak ved MBI f.o.m. 2004 SAMBA, de de 04/05 den 04 Punkt 11 Opprette en HMS-koordinator Opprette HMS-utvalg Instituttseminar med i fokus Bistå instituttledelsen i å drive et systematisk HMS-arbeid ved instituttet. Leder for kommende HMS-utvalget. Bistå instituttledelsen i drive et systematisk HMS-arbeid ved instituttet presentere som metode og gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse ved MBI på et dagsseminar for instituttet, der alle medarbeidere inkluderes i bruk av metoden. Månedlig informasjonsskriv Bedre informasjonsflyten. Hva skjer ved MBI! Nedvasking av instituttet Fjerne gammelt støv AGr/WT Feb 05 HMS-kurs for ansatte og studenter Grethe får ansvar for å følge opp alle lab-kursenes HMSrutiner. Nødnummer og romnummer ved alle lab.-telefoner Workshop for teknisk personale m/ass. fra BHT Astrid Johannesen: fokus: Ergonomi Ensformig lab.arbeid/pipetering Økt fokus og økt trygghet blant nyansatte og medarbeidere. Alle ansatte sikres samme informasjon om viktige sikkerhetstiltak etc. Sikre at studenter ikke for sprikende informasjon om etablerte HMS-rutiner Sikre at hjelp lett skal kunne tilkalles ved ulykker. Mindre belastningsskader og større fokus på riktig arbeidsstilling og riktig bruk av pauser i krevende arbeid. AGr/JRL Jan 05 Sigrid Bruvik er oppnevnt til HMSkoordinator ved MBI for perioden 2004- SB/AGr/JRL Mars 05. Opprettet for perioden 2005-. Sammensetning og mandat legges frem for instituttrådet i neste rådsmøte. SB, AMS, GAa Feb-05. Instituttseminaret ble gjennomført med presentasjon av (v/sb) etterfulgt av gruppearbeid. Innspillene vil bli fulgt opp videre av HMS-utvalget. Ann Margoth Wyatt holdt i tillegg et innlegg om avfallshåndtering som var informativt og resulterte i mange spørsmål. AGr/GB Høst 2004. MBI nytt- og nyttig etablert nov 04. Løpende Fått positive tilbakemelinger SB 2005 HMS-kurs ble utarbeidet av HMSkoordinator høsten 2005 og gjennomført for første gang jan 2006. Positiv evaluering. JRL/RM/GAa Høst-05 gjennom nytt HMS-kurs SB Vår-05. Nødnummer er hengt opp ved hver lab.-telefon. ES/SB Mars 07 Workshop under planlegging m/bht skal gjennomføres i mars Tilbakemeldingen var varierende. Mange mente det var lite relevante råd å få knyttet til laboratoriearbeid. 11
Instituttseminar 2006 den 06/07 Instituttrå dsmøte mai punkt 9) Avviksra pporterin g de Tilbakem elding fra ansatt (Aasland ) Felles opphold/lunsjrom Reservere biblioteket til kun sosiale forhold. Gjøre rommet hyggelig og mer anvendelig som pauserom Kaffemaskin etc Melding til alle ansatte og merking av alle avtrekk om at kapasiteten i instituttets avtrekk reduseres til 75% av normal kapasitet fra kl. 17-07 og i helgene. Arbeidsinstrukser for bruk av UV-lys, gjøres synlig ved aktuell arbeidsbenk Installere avtrekk over utstyr som benytter Acetonitril En felles utsendelse av e-post med adresse: til alle ansatte. Opprette en web-side der felles e-post legges, påminnelse om denne en gang i uken. Samlokalisering av alle forskningsgruppene ved MBI i 5. etg. Økt sosialt samvær på en felles arena øremerket dette. Hindre at ansatte jobber med arbeidsoppgaver etter normal arbeidstid, som krever full kapasitet i avtrekk. Unngå forbrenning av hud og skader på øyne Unngå innånding av Acetonitril redusere antall mail, pluss samle informasjon slik at en lett finner den igjen. Sosialiserende og stimulerer til økt samarbeid Agr/MES SB/AGr Høst 2006/mars Så raskt som mulig. SB Mars 07 Rommet kan ikke lengre reserveres til møter etc. Rommet er pusset opp og ommøblert (gjenbruk) Kaffemaskin vil være på plass til påske. Rommet bør annonseres som pauserom også for studenter på mater og bachelor. Utsmykking Avis (avventes) Gjennomført i september. SB Vår og høst fikk HMS-midler tildelt fra fakultetet (totalt 5 avtrekk installert) AGr Høst, et supplement til MBI-nytt og nyttig JRL, WT, AGr Vår og høst 12
den 06/07 God ventilasjon ved HIB utenom normal arbeidstid. I dag blir ventilasjonen slått av på kontor og halvert på laboratoriene etter arbeidstid (17-07) og om helgene. Ikke holdbart. Bedret ventilering i enkelte rom også på dagtid. Bør forvente at vi ved et universitet der forsøk kjøres til alle døgnets tider og der fleksibilitet i arbeidstid er en nødvendighet for det vitenskapelige personell, kan ha levelige forhold når det gjelder inneklima også utenom normal arbeidstid. Agr Så raskt som mulig Igangsatt i 2006 Iverksatt feb. 2008 Nye driftstider for laboratorier: 07-19 hverdager og 09-14 lørdager. Ellers redusert til 50%. HMSutvalg Punkt 2 og 10 Forbedre og synliggjøre felles arbeidsinstrukser for bruk av Acryklamid/Bisacrylamid, EtBr og Mercaptoetanol Sikrere arbeid med farlige stoffer HMS-utvalget Distribueres pr mail, oppslag på laboratoriene. (Mercaptoetanol mars 2008) Utkast fra HMS-utvalg ble godkjent av instituttleder i 2006 Oppslag feb. Mercaptoet-anol mars 2008 13