Arkivering av forskningsadministrativ dokumentasjon i ephorte ved Det helsevitenskapelige fakultet, Universitetet i Tromsø 1. Ansvar for dokumentfangst og registrering i ephorte Ansvaret for dokumentfangst og registrering av dokumentasjon i ephorte ligger hos det enkelte institutt. Det kan variere hvem som har ansvaret for arkivering av forskningsadministrativ dokumentasjon ved instituttene. Oppgavene er: innsamling av arkivverdig dokumentasjon, og å sørge for at prosjektdokumentasjonen er komplett oppretting av prosjektmappe i ephorte, dersom det ikke finnes fra før registrering av journalposter i ephorte kontakte arkiv ved behov for flytting av journalposter fra samlesaker til prosjektmapper ferdigstille prosjektmapper i ephorte når prosjekter er avsluttet Kontaktpersoner ved arkivet (per februar 2013): Ingunn Kristin Fylkesnes (hovedansvarlig), tlf 45978 Sissel Renate Hansen (backup) Forespørsler per epost sendes postmottak.helsefak@uit.no 2. Prosjektadministrativ dokumentasjon som registreres i ephorte før opprettelse av prosjektmappe: En del av prosjektdokumentasjonen produseres før man vet om man kan starte opp et prosjekt eller ikke. Dette gjelder både søknad om godkjenning/midler og mottaksbekreftelse. Prosjektbeskrivelse inngår ofte i søknad eller ligger som vedlegg til søknad. For at denne dokumentasjonen skal ivaretas registreres søknader i samlemapper for hver enkelt type/institusjon og år. Her registreres også mottaksbekreftelser og avslag på søknader. Vedtak fra REK Nord registreres i samlemappen. Ansvarlig for forskningsadministrativ dokumentasjon kontakter postmottak.helsefak@uit.no for å flytte mottaksbekreftelse og vedtak til prosjektsaken, når /hvis prosjektsak opprettes. 1
Når tilsagn på midler kommer, opprettes det prosjektmappe i ephorte hvor dette registreres 1. Søknad og mottaksbekreftelse må da flyttes fra samlemappe til prosjektmappe. Ansvarlig for forskningsadministrativ dokumentasjon kontakter postmottak.helsefak@uit.no for flytting av journalposter. Eksempler på slike samlesaker er: 2013/892 REK 2013 Helsefak - Søknader om forhåndsgodkjenning av forskningsprosjekter ved HELSEFAK - Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk NFR 2013 - Prosjektsøknader og avslag - Institutt for Klinisk medisin (IKM) Helse Nord - Prosjektsøknader og avslag 2013 - Institutt for samfunnsmedisin (ISM) Andre finansieringskilder - prosjektsøknader og avslag 2013 - Institutt for samfunnsmedisin (ISM) Dokumenter i samlesaker: søknad mottaksbekreftelse/kvittering avslag positive vedtak/tilsagn (midlertidig inntil det flyttes til prosjektmappe). 3. Arkivering av prosjektadministrativ dokumentasjon 3.1. Egenfinansierte prosjekter Typer prosjekter: Studentprosjekter (mastergradsnivå), doktorgradsprosjekter, postdoktorprosjekter, forskerprosjekter og multisenterstudier. Dokumenter: Alle egenfinansierte prosjekter skal minimum ha dokumentet: prosjektbeskrivelse/protokoll. 1 Gjelder ikke studentprosjekter og egenfinansierte doktorgradsprosjekter, for disse lagres prosjektdokumentasjon på studentmappe. 2
Mange egenfinansierte prosjekter vil dessuten også ha dokumenter tilknyttet godkjenning (REK, Datatilsynet, NSD). For multisenterstudier vil det normalt også foreligge en eller flere avtaler/kontrakter. Det kan også foreligge andre typer dokumenter (for øvrig dokumentasjon se Dokumenter som skal arkiveres i retningslinjene Arkivering av administrative forskningsdokumenter fra UNN/Helsefak). Arkivering: Dokumentasjon for studentprosjekter og doktorgradsprosjekter registreres som journalposter på studentmappe. Journalposttittel prosjektdokumentasjon i studentmapper: Type dokument (prosjektbeskrivelse/søknad/svar på søknad/vedtak etc.) Prosjekttittel Navn på student/stipendiat Eksempel: Prosjektbeskrivelse Kvinner og kreft Kari Nordmann Dokumentasjon for forskerprosjekter, postdoktorprosjekter og multisenterstudier lagres i prosjektmapper, og merkes i sakstittel med fellesnevneren Forskerprosjekt. Sakstittel prosjektmapper: Forskerprosjekt Tittel (og evt forkortelse) Prosjektleder navn Eksempel: Forskerprosjekt Kvinner og kreft Prosjektleder Kari Nordmann 3.2. Eksternt finansierte prosjekter: Typer prosjekter: Skiller her mellom finansieringskildene NFR-finansiert, EU-finansiert og Finansiert av andre kilder. Dokumenter: Alle eksternt finansierte prosjekter skal ha: dokumentasjon knyttet til finansiering (søknad om finansiering, prosjektbeskrivelse, mottakskvittering, tilsagnsbrev, kontrakter/avtaler) 3
prosjektopprettingsskjema budsjett Videre foreligger der som oftest delrapport og sluttrapport. Noen prosjekter vil også ha dokumenter knyttet til godkjenninger, innmeldinger etc (for øvrig dokumentasjon se Dokumenter som skal arkiveres i retningslinjene Arkivering av administrative forskningsdokumenter fra UNN/Helsefak). Arkivering: Dokumentasjon tilknyttet eksternt finansierte prosjekter lagres i prosjektmapper. Sakstittel prosjektmapper: Finansieringskilde prosjekt referanse Tittel (og evt forkortelse) Prosjektleder navn Eksempel: NFR prosjekt 192222/S40 Kvinner og kreft Prosjektleder Kari Nordmann 3.3. Oppsummering arkivering av ulike typer prosjekter Hovedtype Type Arkiv Hvor Sakstittel Eksempel -kode Egenfinansierte prosjekter Studentprosjekt (mastergrad) 516 Studentmappe Doktorgradsprosjekt 422 Studentmappe Forskerprosjekt (forskerprosjekter, postdoktorprosjekter, multisenterstudier) 463 Prosjektmappe Forskerprosjekt Prosjekttittel - Prosjektleder Navn Eksternt finansiert NFR-finansiert 471 Prosjektmappe NFR prosjekt og referanse - Prosjekttittel Prosjektleder navn EU-finansiert 472 Prosjektmappe EU prosjekt - Prosjekttittel Prosjektleder navn Annen finansieringskilde 473 Prosjektmappe Finansieringskilde prosjekt - Prosjekttittel Prosjektleder navn Forskerprosjekt Kreft og mat NFR prosjekt 199482/S40 Kreft og mat Prosjektleder EU prosjekt 225611 Kreft og mat Helse Nord prosjekt Kreft og mat prosjektleder 4
4. Eksempler på dokumenttyper og registrering i ephorte Oversikt over de mest vanlige prosjektdokumentene og hvordan de bør registreres i ephorte er som følger av tabellen. Ta kontakt med arkiv for tips ved registrering av andre typer prosjektdokumenter/ved usikkerhet. Dokument Dokumenttype Tittel Eksempler Prosjektbeskrivelse/protokoll X-dok NB registreres som egen journalpost, og skal ikke ligge gjemt som vedlegg Prosjektbeskrivelse Prosjekttittel Prosjektleder navn/ navn på student Ved registrering i prosjektmappe: Prosjektbeskrivelse Kreft og mat Ved registrering i studentmappe: Prosjektbeskrivelse Kreft og mat Janne Jansen Søknad om godkjenning/midler/tilgang/tillatelse etc. U-dok Søknad om Prosjekttittel Søker navn Søknad til REK: Søknad om forhåndsgodkjenning Kreft og mat søker Søknad til finansieringskilde Søknad om midler Kreft og mat søker Knut Knutsen Mottakskvittering I-dok Mottaksbekreftelse og evt referanse Prosjekttittel Søker navn Fra finansieringskilde (NFR/EU/Andre): Mottaksbekreftelse Kreft og mat søker Janne Jansen Svar på søknad/godkjenning/vedtak/tilsagn/ tilgang/tillatelse/intern godkjenning etc. I- dok Godkjenning/ vedtak/ tilsagn / tilgang /tillatelse Navn på avsender Prosjekttittel Prosjektleder navn Fra REK: Mottaksbekreftelse 2011/4320 Kreft og mat søker Knut Knutsen Fra Helse Nord: Tilsagnsbrev Kreft og mat Prosjektleder Fra REK: 5
Vedtak 2011/4320 Kreft og mat Prosjektleder Avtale/samarbeidsavtale/kontrakt Budsjett Prosjektopprettingsskjema (gjelder ved ekstern finansiering) Meldeskjema/delrapport/årsrapporter/sluttrapport Korrespondanse I-dok / U-dok avhengig av hvem som har sendt ut avtalen i utgangspunktet og som til slutt er mottaker for den ferdig signerte avtalen X- dok (dersom budsjett oversendes ekstern mottaker, lagres oversendelsesbrev på egen journalpost som U-dok) N-dok (med ØA som intern mottaker) X- dok (dersom delrapport/sluttrapport oversendes ekstern mottaker, lagres oversendelsesbrev på egen journalpost som U-dok) U-dok / I-dok/ N-dok (utgående brev/eposter som U-dok og inngående brev/eposter som I-dok, interne dokumenter mellom enheter ved UiT somndok) Type avtale/kontrakt og hva den gjelder Navn på parter Budsjett (+ ev år?) Prosjekttittel Prosjektleder navn Registrering av prosjekt referanse Prosjekttittel Prosjektleder navn Delrapport/Sluttrapport Prosjekttittel Prosjektleder navn Hva saken gjelder prosjekttittel - prosjektleder Budsjett 2011 Kreft og mat Prosjektleder Registrering av prosjekt A52323 Mat og kreft Sluttrapport Kreft og mat Prosjektleder 6
5. Etterregistrering av gamle dokumenter: Ved etterregistrering av dokumenter som er eldre enn 2009, altså eldre enn ephorte (for eksempel gamle REK-godkjenninger, tilsagnsbrev etc), skal dokumentene alltid lagres som x-dokumenter. 6. Søk/gjenfinning: Prosjekter søkes primært opp på saksnivå (prosjekttittel og/eller navn) Egenfinansierte studentprosjekter/doktorgradsprosjekter søkes opp enten på saksnivå (navn på student/stipendiat), eller på journalpostnivå (navn på prosjekt og evt. navn på student/stipendiat) Ved andre behov, kontakt arkivet for hjelp 7. Skjerming av dokumenter: Sak/prosjektmappe er alltid offentlig, mens det er mulig å skjerme dokumenter på journalpostnivå. Vi har følgende hjemler under tilgangskode F (Forskningssaker): - Offl. 26, 4: Opplysninger om forskningsideer og forskningsprosjekt i sak som gjelder økonomisk støtte eller rådgiving fra det offentlige i forb. med forskningsprosjekt - Offl. 13, 1 jf. fvl. 13, 1 nr. 2: Forretningshemmeligheter, konkurransehensyn m.m: Opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter og opplysninger av konkurransemessig betydning underlagt taushetsplikt iht. forvl. 13,1, n.r 2 7