SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den 05.09.2013 kl. 09:30 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf. 78 45 51 96 eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 20/13 13/87 ADMINISTRATIV ORGANISERING Alta, 04.09.13 Ronny Berg Leder Charlotte Brekkan Sætrum Sekretær Alta kommune - 9510 ALTA Tlf. 78 45 50 00
ADMINISTRATIV ORGANISERING Saksbehandler: Per Hindenes Arkiv: 034 &20 Arkivsaksnr.: 13/87 Saksnr.: Utvalg Møtedato 104/13 Formannskapet 05.09.2013 20/13 Administrasjonsutvalget 05.09.2013 17/13 Administrasjonsutvalget 02.09.2013 43/13 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 27.08.2013 Administrasjonens innstilling: Kommunestyret slutter seg til rådmannens vurdering om at de vedtatte endringer i organisering av Alta kommune slik dette framgår av k-sak 13/87 gjennomføres. Kommunestyret finner at de endringer som er vedtatt for sektorene er så omfattende at det ikke tilrås ytterligere endringer på nåværende tidspunkt. Det forutsettes at de vedtatte endringene sikres gjennomført på en god og forsvarlig måte. Kommunestyret forutsetter at de vedtatte endringer evalueres før ytterligere omorganisering gjennomføres. Tidligere behandlinger: Administrasjonsutvalgets behandling den 02.09.2013: Behandling: Følgende forslag fremmet: Forslag fra AP v/monica Nielsen: Saken utsettes og behandles ihht hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Forslaget vedtatt enstemmig. Innstillingen falt. Administrasjonsutvalgets vedtak den 02.09.2013: Saken utsettes og behandles ihht hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling den 27.08.2013: Behandling: Side 2 av 10
Følgende forslag fremmet: Forslag fra H, V, Kyst og FrP: Hovedutvalget for oppvekst og kultur fremmer følgende forslag: Kommunestyret vedtar følgende endringer i tillegg til de endringene som ble vedtatt i K-sak 13/87: - Aronnes barnehage og Aronnes skole slås sammen til en virksomhet (oppvekstsenter). - Gakori barnehage og Gakori skole slås sammen til en virksomhet (oppvekstsenter). - Saga barnehage og Saga skole slås sammen til en virksomhet (oppvekstsenter). - Midtbakken, Breidablikk og Sentrum barnehage blir en virksomhet. Forslaget vedtatt med 7 mot 2 stemmer. Innstillingen falt med 2 mot 7 stemmer. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs vedtak den 27.08.2013: Hovedutvalget for oppvekst og kultur fremmer følgende forslag: Kommunestyret vedtar følgende endringer i tillegg til de endringene som ble vedtatt i K-sak 13/87: - Aronnes barnehage og Aronnes skole slås sammen til en virksomhet (oppvekstsenter). - Gakori barnehage og Gakori skole slås sammen til en virksomhet (oppvekstsenter). - Saga barnehage og Saga skole slås sammen til en virksomhet (oppvekstsenter). - Midtbakken, Breidablikk og Sentrum barnehage blir en virksomhet. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Andre saksdok.: Bakgrunn: Kommunestyret gjorde slikt vedtak 11.02.13. Sak 13/87. Kommunestyret vedtar det foreslåtte administrative strukturnivå i Alta kommune, med ca. 35virksomheter. Eventuelle endringer i innhold i de enkelte Side 3 av 10
virksomheter/avdelinger kan komme som et resultat av pågående strukturendring Kommunestyret ønsker følgende endringer vurdert i det videre arbeidet: Aronnes barnehage blir en avdeling under Aronnes skole. Gakori Barnehage blir en avdeling under Gakori skole. Saga barnehage blir en avdeling under Saga skole. Midtbakken, Breidablikk og Sentrum barnehager blir en virksomhet. I det videre arbeidet vurderes følgende: - Slå sammen plan og bygg til en avdeling. - Vurdere kommunale foretak organisert som AS eller som en del av den kommunale organisasjonen. I kommunestyrevedtaket er det lagt til grunn betydelige omorganiseringer som vil skape nye utfordringer for kommunen. Det er viktig at disse endringer gjennomføres på en god måte. Kommunestyrets vedtak innebærer slike endringer i oppvekst- og kultursektoren: Kommunestyret vedtok 29.05.2012 ny organisasjonsmodell for kulturtjenestene i Alta kommune, som medførte at kulturtjenestene (tidligere sektor) ble samlet i en ny virksomhet virksomhet for kultur. Virksomheten ble administrativt underlagt rådmannen kommunalleder for Oppvekst og kultur. Rafsbotn barnehage og Rafsbotn skole blir en virksomhet. Dagens 2 virksomhetsledere erstattes av en virksomhetsleder og en avdelingsleder. Tverrelvdalen barnehage og Tverrelvdalen skole blir en virksomhet. Dagens 2 virksomhetsledere erstattes av en virksomhetsleder og en avdelingsleder. Talvik barnehage, Talvik skole og Kåfjord skole blir en virksomhet. Virksomheten er betegnet som Vestre Altafjord skoler. Denne betegnelsen er noe misvisende og bør erstattes av Vestre Altafjord oppvekstområde. Dagens 3 virksomhetsledere erstattes av en virksomhetsleder og to avdelingsledere. Kvalfjord skole, Korsfjord skole og Leirbotn oppvekstsenter blir en virksomhet. Virksomheten betegnes som Østre Altafjord skoler. Denne betegnelsen er noe misvisende og bør erstattes av Østre Altafjord oppvekstområde. Dagens 3 virksomhetsledere erstattes av en virksomhetsleder og to avdelingsledere. Videre videreføres ordningen med Kaiskuru nærmiljøsenter som en virksomhet. Leder for senteret er virksomhetsleder og leder for barnehagen er avdelingsleder. Side 4 av 10
Disse endringene fører til 7 færre virksomheter, og i tillegg kommer omorganiseringen til en kulturvirksomhet som medførte en reduksjon i antall virksomheter med 3. I rådmannens saksframlegg er det lagt til grunn følgende retningslinjer for den kommunale organisering: Nivå 1 Rådmannsnivået o Består av rådmannens lederteam, fagstaber, samfunnsutvikling og fellestjenestene Nivå 2 Virksomhetene o Ledes av virksomhetslederne o Rapporterer til rådmannsnivået (rådmannens lederteam) o Avdelinger ledes av avdelingsledere Rapporterer til de respektive virksomhetslederne Det skal ikke videreføres eller opprettes administrative nivåer ut over ovennevnte. Ved behov kan det imidlertid organiseres fagenheter der arbeidet samordnes av faglig ansvarlige eller prosjektorganisasjon(er) for tidsavgrensede perioder. Enhetene skal benevnes slik: Rådmann Virksomhet Avdeling. Disse benevnelsene skal være felles og gjennomgående i hele kommuneorganisasjonen. Virksomheter og avdelinger skal i tillegg gis betegnelse/navn som enten betegner tjenesten enheten yter og/eller er egennavn. Fra sektorens vurderinger og fra utredning knyttet til sektoren oppsummeres status før endringer: Oppvekst- og kultursektoren har i dag 33 virksomheter; 18 skoler, 13 barnehager, Barn og ungetjenesten og kulturvirksomheten. Bortsett fra noen få unntak (eks.: rektorområder, nærmiljøsenter og oppvekstsentra), har virksomhetsorganiseringa i sektoren vært styrt av at hver enhet har vært en virksomhet uavhengig av størrelse. Hver barnehage har vært en virksomhet, og hver skole har vært en virksomhet. Noen av dagens virksomheter er for små til å være definert som virksomheter i fremtiden. På bakgrunn av forespørsel har kommunalleder for sektoren lagt fram et forslag til omorganisering. Sektorens forslag framgår av gjennomgangen foran. For skolene er det slik at avstander mellom skoler gjør at der fortsatt må være rektorer ved hver enkelt kole. Det medfører at de rektorer som ikke lenger betegnes som virksomhetsleder fortsatt vil være rektorer og avdelingsledere. Barnehageloven er ikke like eksplisitt på at hver enkelt barnehage skal ha en styrer, men her har kommunen ansatte som har sin stillingsbetegnelse, lønn og kompetanse knyttet til det å være styrer. En videre utvikling av barnehagene som faglige tjenestetilbud forutsetter at vi har fokus på kompetanse og ledelse, og dagens styrere vil derfor fortsette å være styrere slik dette er Side 5 av 10
definert i barnehageloven. De vil i tillegg være avdelingsledere dersom de ikke blir virksomhetsledere. Kommunestyrets vedtak i sak 13/87 ber om at følgende vurderes i den videre prosessen: Aronnes barnehage blir en avdeling under Aronnes skole. Gakori Barnehage blir en avdeling under Gakori skole. Saga barnehage blir en avdeling under Saga skole. Midtbakken, Breidablikk og Sentrum barnehager blir en virksomhet. Fakta om disse virksomhetene er som følger: Aronnes barnehage, 5-avdelingsbarnehage med opp til 90 barn og 17 20 ansatte. Gakori barnehage, 3-avdelings barnehage med inntil 54 barn og 10 12 ansatte. Gakori skole, fulldelt 1-7 skole med ca 300 elever og ca 40 ansatte. Saga barnehage, 5-avdelingsbarnehage med opp til 90 barn og 17 20 ansatte. Midtbakken barnehage, 2 avdelings barnehage med inntil 36 barn og 7 10 ansatte. Barnehagen har en vesentlig andel fremmedspråklige barn. Sentrum barnehage 5-avdelingsbarnehage med opp til 90 barn og 17 20 ansatte. Breidablikk barnehage 5-avdelingsbarnehage med opp til 90 barn og 17 20 ansatte. De fleste av disse virksomhetene har en størrelse der antall barn og antall ansatte gir effektiv drift og et forsvarlig kontrollspenn for leder. Unntaket er Gakori barnehage og Midtbakken barnehage. Høring/merknader: Utdanningsforbundet Alta har i brev datert 19.08.13 gitt slikt innspill til de tilleggsvurderinger rådmannen er bedt om å legge fram: Hva er formålet med den nye organiseringen? I vedtaket er det tenkt å slå sammen nåværende virksomheter. Det være seg skoler og barnehager i nærliggende områder, men også virksomheter med større avstand mellom seg til en virksomhet. Lovverket forutsetter at hver barnehage fremdeles skal ha egen styrer og hver skole skal ha egen rektor. Rektorene skal beholde rektormøtene og styrerne styrerforumet. I praksis opprettholdes enhetene og de vil stort sett fungere som før. Mens en av virksomhetslederne skal fortsette å være virksomhetsleder blir den andre avdelingsleder. Alle som blir berørt vil fortsatt gjøre samme rapporteringsjobb. Avdelingsledere rapporterer til virksomhetsleder som igjen rapporterer til kommunen. Forskjell fra i dag blir bare at virksomhetsleder skal rapportere til kommunes administrasjon når det gjelder økonomi og nærvær. Virksomhetsleder vil dermed få økt ansvar og økt arbeidspress fordi denne skal ha Side 6 av 10
hovedansvaret for den/de underlagte avdelingen(e), og må dermed holde seg oppdatert og gjøre seg kjent med den/de andre avdelingen(e). Siden det er geografiske avstander mellom avdelingene vil daglig samarbeid bli vanskelig å få til. Vedtaket vil gi færre virksomheter på papiret mens enhetene fortsetter å drifte som før. Utdanningsforbundet ønsker en faglig og profesjonell drift av både skoler og barnehager og kan ikke se at det er hensiktsmessig å slå sammen virksomheter som ikke ligger i samme bygg. Kvalitet på tjenestene: Størrelse på virksomheter, antall ansatte, antall elever/barn, kompleksitet. Virksomhetsleder må kjenne sine barn/elever og foreldre/foresatte, med eller uten særskilte utfordringer. De må også kjenne sitt personale og deres kvalifikasjoner og utfordringer. Virksomhetsleder må være nær/i samme bygg som både brukere og personalet. Utdanningsforbundet ser dette som avgjørende for å kunne lede virksomheten på en hensiktsmessig og pedagogisk god måte. Det er også et uttalt ønske fra ansatte som frykter at nærheten mellom leder og ansatte forringes, og at vedtaket vil gi mere byråkrati og større usikkerhet knyttet til informasjon. En del av virksomhetsledernes ansvar blir å følge opp kvalitetsmål på avdelingen(e) der en ikke er daglig tilstede. Det kan bli krevende å se «de andres(avdelingenes)» fag samtidig som det tar tid å skaffe seg kompetanse og erfaring fra alle områdene/enhetene. (oppdatering, bli kjent med hverandre, større personalgruppe, samarbeid). For avdelingene kan det føles negativt at virksomhetsleder «utenfra» skal ha innvirkning og styre deres utviklingsprosesser. De nye virksomhetslederne får nye/flere medarbeidere som skal ivaretas. Leder og kollegiet skal bli kjent med hverandres kultur for å kunne samarbeide godt. Leders ansvar for å se den enkelte medarbeider, elev/barn, foreldre/foresatte vil gi økt arbeidsbyrde. Skal virksomhetsleder styre «alene hjemme» eller er det rom for et støttende samarbeid med avdelingsleder for den/de andre enheten(e)? Alta kommunes fokus på ledelse de siste åra kan fort bare bli fine ord. Lederne opplever at de delegeres flere og flere administrative oppgaver uten at det blir gitt tid til å utføre dem (handlingsrom) Gevinst av ny organisering? Forslaget innebærer blant annet å lage mega-oppvekstsentre, virksomheter som består av to eller tre avdelinger. Disse ulike avdelingene, i hvert sitt bygg skal fremstå som en virksomhet. Noen av disse vil dessuten bli store (Saga skole + barnehage, Gakori skole + barnehage, Bossekop + Aronnes skoler, Breidablikk + Sentrum + Midtbakken barnehager) og kan fort bli uoversiktlige. Side 7 av 10
Utdanningsforbundet støtter kommunalleders betraktninger om at dette ikke er hensiktsmessige løsninger. Alta kommunes målsetting om sterke og robuste virksomheter bør ikke bare handle om økonomi, om det som kan måles, veies og dokumenters, men også ta hensyn til arbeidstakere og brukere av tjenestene. Virksomhetsledere vil få et økt ansvar og betydelig merarbeid når de fortsatt skal ha samme ansvaret for sin skole/barnehage og i tillegg overta ansvaret for en/to nye avdelinger. Utdanningsforbundet kan ikke se at vedtaket vil gi noen økonomisk gevinst, heller merkostnader grunnet merarbeid(tid til samkjøring, utveksling av informasjon, forholde seg til rapporter fra andre enheter, økt ansvar) og tid er som kjent penger. Vil Alta kommune ha ledere som skal ha ansvar for alt mellom himmel og jord uten mulighet for å gjøre noe med det? Renhold og vaktmestertjenesten har delegert fra seg/ fraskrevet seg ansvaret for flere oppgaver de siste årene. Dette har gitt et merarbeid på rektorene. Nå skal flere av dem også være barnehagestyrere. Arbeidspresset spesielt på rektorene ved de store skolene er i dag stort og rekrutteringen til ledige rektorstillinger er heller dårlig. For at de nye virksomhetene skal fungere optimalt mener Utdanningsforbundet de må tilføres nødvendige ressurser, støttefunksjoner og kompetanse, slik at virksomhetslederne får et handlingsrom å lede i. Økonomiske konsekvenser: Endringer i organisering med virksomheter og avdelinger vil ikke medføre budsjettmessige endringer. Det er nødvendig med et betydelig tilretteleggingsarbeid, men dette forutsettes dekket innenfor gjeldende økonomiske rammer. Vurdering: Rådmannen viser til det er klare føringer i Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen for hvordan denne type prosesser skal gjennomføres, og den enkelte sektor skal med støtte fra sentral stab sikre en forsvarlig og god prosess. For rådmannen er det viktig å peke på at så vidt store endringer kan medføre støy i organisasjonen, og det er viktig å sikre at slik støy ikke fører til uro og tap av effektivitet i den kommunale tjenesteproduksjon. Rådmannen mener at det derfor er hensiktsmessig å sikre prosessene ved at det ikke blir iverksatt større omorganisering enn det som kan gjennomføres på en forsvarlig måte. Rådmannen viser til at de vedtatte endringer fordrer arbeid av flere ledd i organisasjonen. Mye vil falle på plass av seg selv i og med at det er helt marginale endringer i forhold til dagens praksis, samtidig som det på andre områder må gjennomføres drøftinger i forbindelse med omdefinering av arbeidsoppgaver for ansatte. Prosessen skal sikre: Drøftinger med fagforeninger Side 8 av 10
Behandling i arbeidsmiljøutvalg og involvering av vernetjenesten Samtaler med de ansatte som er berørt Informasjon og deltakelse fra de virksomheter som er berørt. Nye stillingsbeskrivelser. Vedtak i ansettelsesutvalg knyttet til nye stillingsbetegnelser Nye delegasjoner og rapporteringsrutiner i Agresso. Disse tiltakene medfører betydelig innsats fra mange deler av den kommunale organisasjon, og i samsvar med kommunens verdigrunnlag om åpenhet, trygghet og respekt må prosesser være åpne, inkluderende og ansattes medvirkning må sikres i alle ledd. Aronnes barnehage er en middels stor virksomhet. Barnehagen har et antall ansatte som gir leder rimelig kontrollspenn, og barnehagen vil kunne utvikle barnehagevirksomheten faglig og organisatorisk på en god måte. Aronnes skole var av rådmannen foreslått slått sammen med Bossekop skole, men det forslaget bygget på rådmannens forslag om endring i skolestrukturen. Aronnes skole og Aronnes barnehage ligger i rimelig nærhet til hverandre slik at samhandling og samarbeid ville ha gode fysiske forutsetninger. Aronnes skole har skoleåret 95 elever på 1-4 trinn, og skolen har en relativt stor skolefritidsordning. Det vurderes som hensiktsmessig at skolen får ro rundt egen organisasjon gitt den uro som skolestrukturdebatten påførte skolen. Gakori skole har ca 300 elever. Skolen har særskilt organisatoriske løsninger med store klasser. Skoleåret 2013/14 er klassestørrelsen varierende fra 35 til 52. Skolen har hatt flere skifter av ledelse, og skolen har behov for arbeidsro for å utvikle skolens pedagogiske grunnlag. Det er viktig at skolen får etablert sin virksomhet med basis i det grunnlag som forelå da skolen ble bygd/utvidet. Det vurderes derfor som lite klokt å legge skolen og barnehagen sammen på dette tidspunkt. Gakori barnehage ligger tett ved Gakori skole, og på mange måter kunne skole og barnehage organiseres som et oppvekstsenter. Det vises imidlertid til vurderinger når det gjelder Gakori skole, og det tilrås at Gakori barnehage forblir egen virksomhet. Saga barnehage er en middels stor virksomhet. Barnehagen har et antall ansatte som gir leder rimelig kontrollspenn, og barnehagen vil kunne utvikle barnehagevirksomheten faglig og organisatorisk på en god måte. Det er videre noe avstand mellom Saga barnehage og Saga skole som kan medføre utfordringer. Saga skole har med sine ca 150 elever et elevtall nær gjennomsnitts skolen i Alta. Skolen er relativt ny, og den ble utbygd til 1-7 skole for få år siden. Skolen hadde en noe urolig tid ettersom den ga rom for Øvre-Alta skole under renoveringen av denne. Saga skole vokser jevnt, og skolen har behov for å bli konsolidert som 1-7 skole. Side 9 av 10
Breidablikk barnehage er en middels stor virksomhet. Barnehagen har et antall ansatte som gir leder rimelig kontrollspenn, og barnehagen vil kunne utvikle barnehagevirksomheten faglig og organisatorisk på en god måte. Sentrum barnehage er en middels stor virksomhet. Barnehagen har et antall ansatte som gir leder rimelig kontrollspenn, og barnehagen vil kunne utvikle barnehagevirksomheten faglig og organisatorisk på en god måte. Midtbakken barnehage er en liten barnehage. Det vil imidlertid innebære utfordringer om denne skal slås sammen med annen barnehage. En sammenslåing med Breidablikk barnehage kunne vurderes. Her er det imidlertid slik at Breidablikk barnehage har en størrelse som gir effektivitet m.h.t. ledelse og pedagogisk utvikling. Dersom styrer i Breidablikk også skal være styrer for Midtbakken kan dette lett utløse merkostnader knyttet til koordinering og ledelse av to virksomheter. Ut fra denne gjennomgangen av de områder kommunestyret ba om å få utredet mener rådmannen at disse ikke bør gjennomføres nå. Rådmannen vil vurdere resultatene av de prosesser vi nå er i gang med før nye tiltak iverksettes. Rådmannen tilrår derfor at følgende enheter forblir virksomheter: Aronnes barnehage Aronnes skole Gakori skole Gakori barnehage Saga barnehage Saga skole Breidablikk barnehage Sentrum barnehage Midtbakken barnehage Side 10 av 10