REFERAT Møte: Samordningsforum, kommune- og regionreformene Dato: 9. september 2019 kl. 12.00-14.00 Til stede: Kartverket: Bernt Audun Strømsli, Wenche Rognås, Marianne Pedersen, Marit Bekkhus KMD: Stein Ove Pettersen Landbruksdirektoratet: Per Kristian Nilsen Statens vegvesen: Silje Kalleklev, Odd Nordeide NAV: Harald Falsen, Outi Brodahl Posten: Frode Wold Skattedirektoratet: Brage Frost Arkivverket: Thomas Øverby Brønnøysundregistrene/Enhetsregisteret: Solrun Hoem SSB: Andreas Rønning Direktoratet for E-helse: Jon-Torgeir Lunke Norsk Helsenett: Wenche Aarland Utdanningsdirektoratet: Sissel Naalsund Referent: Kopi til: Marit Bekkhus (Kartverket) Hallvard Hoen (KS) Olav Petter Aarrestad (Kartverket) Trond Os Haare (Difi) Andreas Børnick (Valgdirektoratet) Helle Crawfurd (Helsedirektoratet) Anders Backer-Grøndahl Eide (Den Norske kirke) Petur Kristjansson (Arkivverket) Grethe Lill Carlsen (NAV) Inger Johanne Strande (Bring) Hilde Husebye Auberg (Mattilsynet) Espen Fagervoll (Brønnøysundregistrene/Enhetsregisteret) Christer Vinje Gimse (Riksantikvaren) Jon Sandven (Arkivverket) Maren Fredbo (Direktoratet for E-helse) Camilla Torp (SSB) Torunn Robøle, Roar Sellevoll (Skattedirektoratet / Folkeregisteret) Agenda Sak 22/2019 Referat fra forrige møte 27. mai 2019 Sak 23/2019 Sak 24/2019 Utvidet status og nytt fra alle deltagende etater/ aktører (runde rundt bordet). Er det behov for egne møter mellom enkeltaktører for avklaringer? - 1 -
Sak 25/2019 Status/ informasjon fra Kartverket Status kommuner Status leverandørmarkedet Matrikkel/ Marty Sak 26/2019 Eventuelt Innledning Møteleder og teknisk koordinator for kommune- og regionreformene i Kartverket, Bernt Audun Strømsli, ønsket velkommen og innledet møtet med en gjennomgang av agenda. Sak 22/2019 Referat fra forrige møte 27. mai 2019 Ingen kommentarer. Sak 23/2019 Utvidet Status og nytt fra alle deltagende etater/aktører (runde rundt bordet) Kort status fra Kartverket sin rolle som teknisk koordinator: Vi merker at det er slutt på koordineringsfasen og at aktører er inne i en gjennomføringsfase. Vi har veldig få spørsmål inn til prosjektet. Vi ser heller ikke behovet for å gå bredt ut, men følger opp enkeltaktører der det er behov. Landbruksdirektoratet Bruker Marty. Har lastet ned matrikkeldataene fra testmiljøet til grunndatasystem. I produksjon vil vi bruke endringsloggen. Systemene våre har soner som baserer seg på eksisterende kommunestruktur. Skal kjøre gjennom alle fagsystemer. KMD Oppdatert status angående Nes og Nes i Viken fylke: Kommunestyret i Nes i Buskerud har vedtatt å bytte kommunenavn til Nesbyen fra 1. januar 2020. Vedtak hos Kongen i statsråd blir gjort i løpet av september. Nes i Akershus vil fortsatt hete Nes. Statens Vegvesen 37 systemer er berørt av reformene. 7 av disse får data fra Kartverket. Har fått uttrekk fra csv-filer fra Kartverket. Har ikke behov for direkte kobling mot Marty kun indirekte via Norkart. Norkart har oversikt over et eventuelt behov for endringslogg. Ny prosjektleder som begynte i juni i år var tilstede. Spørsmål fra SVV til Kartverket: Når vil oppdaterte toporaster-tjenester være tilgjengelig? Svar fra Kartverket: 1.oktober blir det offentliggjort når de ulike tjenestene er planlagt oppdatert. NAV Har gjennomført vertskommunesamarbeid. OU-prosess der de slår sammen NAVkontorer i sammenslåingskommuner. Ikke bekymret for ikke å bli ferdig innen kjøretiden. - 2 -
Nav har kopi av folkeregisteret og er veldig interessert i adresser fra Kartverket. Fellestest er planlagt om et par uker. Sender over informasjon til Kartverket om når tidspunkt for testen skal være. Forrige gang NAV skulle teste systemene virket ikke kommunikasjonen med Marty. Dette vil Kartverket undersøke nærmere og sende informasjon til både NAV og Brreg (som opplevde det samme) om hva som skjedde og hvorfor. NAV har store og tunge systemer. Starter i romjulen. Det første de gjør er å lese mot Kartverket og Marty. Regner med å være ferdig 1. jan. Posten Jobber med årets postnummerendringer. Postnummerendringer skjer 1.oktober hvert år. Noen postnummerendringer i sammenslåingskommuner, men dette er under kontroll. Den 1. januar er det ingen endringer på postnummer på noen adresser. Starter å oppdatere systemene 5.okt. da får vi oversikt over konsekvenser ganske tidlig. Oppdaterer i produksjon med å legge inn nye kommunenummer, først regionreformkommuner internt, deretter kommunereformkommunene via Marty i november. Det er mye data som skal prosesseres, det tar derfor tid. Noen utfordringer når det gjelder gjennomgående veier ønsker mer kommunikasjon rundt dette. Postnummertabellen ligger ute på nettsidene. Den inneholder postnummer, poststed og primærkommune (postnummeret kan strekke seg over flere kommuner). Tabellen blir oppdatert og tilgjengelig med kommunenavn og -nummer i oktober. Vi vil sender ut e-post med informasjon om dette. Oktober: ingen postendringer. Kommunenavn og -nummer endret. Allerede foretatt deling mellom Tysfjord og Snillfjord. Ta kontakt hvis noen er interessert i dette. Skattedirektoratet/Folkeregisteret To systemer SF viktigst. Bruker Marty. I gang med ytelsestest og simulering. Felleskomponenter som bruker tid. Testingen som blir gjort nå, vil vise hvor lang nedetiden blir ved nyåret. Det kan nok ta noen dager. Ulike utfordringer som dukker opp: Hva gjør vi med historikk i Tysfjord? Hvor skal de uten fast bopel plasseres? Flere avgiftssoner innenfor samme kommune utfordringer å få innrapportert godt nok og kontrollert i etterkant. Svar på spørsmål fra sist møte angående kode 6: Folkeregisteret stenges en gang i løpet av 30.des. Kode 6 er tilgjengelig fram til dette. Arkivverket Høsten 2018 sendte vi ut brev med reglene rundt arkiv til nye kommuner. Sendt ut på nytt før sommerferien. Kommer fortsatt en del spørsmål fra sammenslåingskommuner. Spørsmålene tyder på at noen ikke har kommet så langt vi hadde regnet med. Tilsyn med kommuner som tidligere har slått seg sammen, viser at kravene som stilles til nye kommuner har blitt tolket litt ulikt. - 3 -
Brønnøysundregisteret Kjørt første test mot Marty, det var noe problemer med oppkobling og mangelfull informasjon om endringer. (Kartverket vil ta kontakt angåeden dette, se info under NAV). Kjørt test mot 2 millioner adresser det ser lovende ut til å være ferdig til 1.januar 2020. Jobber med å etablere beredskapsplaner. SSB Ingen direkte bruk av Marty, men skal undersøke nærmere internt. Vil også undersøke når de skal teste systemene sine. Har vært i kontakt med alle nye kommuner og fylker. God oversikt, strukturen begynner å sette seg. Direktoratet e-helse Koordinator for våre aktører i helsesektoren. Samarbeider godt med KV, KS og NAV. Konsumerer veldig mye data. Grunndata med ulike løsninger som er helt avgjørende i andre registre. Avhengig av at data er riktig. Hvordan er distribusjon av data akkurat ved årsskifte? Viktig å kartlegge for å sikre de ulike prosessene. Informere sektoren og gjøre de klare. Ulike møter framover. Stort møte med nasjonale aktører 15. okt. hvor Kartverket skal innlede. Dataflyt og distribusjon er viktig for at dette blir en god opplevelse for sluttbruker. Sektorene har mange kopier, må sørge for at de har kontroll på dette. Utdanningsdirektoratet Har ansvaret for de nasjonale registrene for skole og barnehage. Bruker Brønnøysund og virksomhets- og foretaksregisteret. Venter på ferdige data derfra på nyåret. Har simulert endringene som kommer og startet interntesting. Norsk helsenett NHN laster ned kopi av matrikkelen 1 gang pr måned og benytter ellers Geodata som sørger for oppdateringer/endringer gjelder tjenesten Pasientreiser NHN er proaktive Kontakter nå alle kommunesammenslåinger (mangler dog noen kontaktpersoner) Gjennomført fellesmøte sist fredag mot kommuner og Driftsselskap sykehus. Nytt møte med driftsleverandørene. Deltar på leverandørmøte i morgen i regi av e-helse i tillegg til møter med sentrale foreninger osv. (deriblant legeforeningen) Skal ha eget leverandørmøte Benytter alle fora fremover Egen veileder for kommunesammenslåing (gjennomgang av denne skal snarest spilles inn på video), inkludert side for spørsmål og svar Rigget vårt kundesenter Gjennomfører fortsatt egne møter med kommunesammenslåinger Legger planer for oppdateringer på sentrale registre (Personregister, Enhetsregister, kommunenummer, postnummer osv.) Har egne produktark under produksjon Utfordringer sett opp mot kommunene Mange kommuner har fortsatt ikke vært i kontakt med oss - 4 -
Avtaleforhold (mangler fortsatt noen avklaringer på organisasjonsnummer) Tekniske løsninger (for det meste gjenbruk av en av dagens kommuner sine tilknytninger) Avklaring av dagens oppføringer med bedriftsnummer (legekontor, legevakt og eventuelt andre med egne oppføringer i Adresseregisteret) Virksomhetssertifikat Bestilling av nye adresser for elektronisk samhandling (pr fagsystem) Oppføring i Adresseregister (dette må på plass slik at de kan kommunisere planer til samhandlingsparter) Deaktivering av dagens oppføringer Sak 24/2019 Er det behov for egne møter mellom enkeltaktører for avklaringer? Sak 25/2019 Status/ informasjon frå Kartverket Vi har kontaktinformasjonen til mange i de nye kommunene og aktuelle aktører, som vi kan videreformidle til de som har behov for det. Status kommuner Kartverket har via fylkeskartkontorene vært i kontakt med alle nye kommuner alle 43 nye kommuner er trygge på sin egen framdrift. Regionkommuner, kommuner som kun bytter kommunenummer, har vi ikke full oversikt over ennå. Vi skal innhente status fra kommunene vi er usikre på i løpet av et par uker. Status leverandørmarkedet Leverandørene tegner samme bilde. De har selv satt opp et tidsvindu for når de skal jobbe i sine kommuner. Denne tidsplanen er endelig, så de er avhengig av at kommunene stiller med rett kompetanse på avtalt tid og har nok kapasitet. Kommunene har tilsvarende bekymring, men med ulik innfallsvinkel: Er leverandørene tilgjengelig når kommunene trenger dem? Matrikkel/ Marty Parameterfiler: Viser hvordan de nye kommunene skal se ut. Det tar tid å etablere Marty. Kartverket har sammen med Skatt og Valgdir sørget for at valgmanntallet ble etablert basert på 2020-kommuner. Ved tekniske utfordringer i Marty: Legg inn en API-sak i JIRA. Marty er nå over på versjon 3.15. Funksjonell testing har gått bra. Når matrikkelen stenges 13. desember kl 18 er Marty fullstendig. Når Marty blir tilbakeført til matrikkelen, vil Marty fortsatt stå oppe, men vil ikke bli oppdatert. Legger ut info på driftssiden før Marty tas ned uti 2020. - 5 -
Spørsmål fra Direktoratet for E-helse: Vi har jobbet med en helseberedskapsplan og gjort vurderinger i tilfelle ting går skeis. Er det noe mer vi kan gjøre for å være føre var på nasjonalt nivå? Svar fra Kartverket: Det er ikke gjort en stor nasjonal vurdering. Kommunene gjør egne vurderinger for sine situasjoner. Kommentar fra Helsenett: Vi har vært i dialog med kommunene om at de skal være forberedt i tilfelle de ikke får tilgang på data på nyåret. Sak 26/2019 Eventuelt Organisasjonsnummer: Brønnøysundregisteret har originalregisteret. SSB tildeler nytt organisasjonsnummer til nye kommune, eller avgjør at de får beholde et eksisterende. SSB har skjematisk oversikt over organisasjonsnumrene til nye kommuner. Oversikten er ikke helt ferdig, men SSB har god kontroll. Endringer kan skje fram mot nyttår. På Kartverket sine hjemmesider ligger det informasjon om regelverket rundt organisasjonsnummer, blant annet om at kommunene har mulighet til å videreføre eller velge nytt organisasjonsnummer. Kartverket har ikke informasjon om hvilke organisasjonsnumre kommunene har valgt. Møteplan framover Mandager 12-14 14. oktober 18. november 16. desember - 6 -