Forbedring ved Color Line ASA

Avdeling for teknologiske fag Bachelorutdanningen RAPPORT FRA 6. SEMESTERS PROSJEKT I EMNE TQM & HMS VÅREN 2010 VBØ6006 Gruppe 7 Forbedring ved Color Line ASA Avdeling for teknologiske fag Adresse: Pb 203, 3901 Porsgrunn, telefon 35 02 62 00, www.hit.no/tf Bachelorutdanning - Masterutdanning Ph.D. utdanning

Avdeling for teknologiske fag Bachelorutdanningen RAPPORT FRA PROSJEKT I EMNE TQM & HMS VÅREN 2010 Emne: VBØ6006 TQM & HMS Tittel: forbedring ved Color Line ASA Rapporten utgjør en del av vurderingsgrunnlaget i emnet. Prosjektgruppe: gruppe 7 Gruppedeltakere: Ronny Johansen Arshad Henareh (anonymisert) Rune Normann(anonymisert) Audun Hartveit(anonymisert) Carsten Hagane(anonymisert) Tilgjengelighet:Fortrolig Sammendrag: Denne rapporten inneholder en HMS - vurdering ved en av skipene(super Speed 2) til selskapet Color Line. Hovedmålet for gruppa har vært å utarbeide en forbedringsplan for skipet. Super Speed 2 trafikkerer mellom Larvik og Hirtshals 1 og har kapasitet til å frakte nesten 2000 gjester, 764 biler eller 117 trailere. Vurderingene i denne rapporten er basert på opplysninger fra 1.styrmann og en tidligere ansatt (nåværende gruppe medlem) på skipet. Dette prosjektet har gått ut på å vise praktisk bruk av HMS/TQM verktøy. Det understrekes derimot at ikke alle problemstillinger tatt opp i denne rapporten er helt riktige i forhold til virkeligheten. Dette er gjort for å få en bedre synlighet av de prosesser som er gjennomført. Etter å ha valgt forberedningsområde og konsolidert gruppen, innhentet en av deltakerne informasjon fra bekjente i selskapet som vedrører temaet. Dette ga så grunnlag for en problembeskrivelse. Gruppen brukte så god tid på å finne frem til flest mulig interessenter som grunnlag for seleksjonsprosessen, både for TQM (forbedringer i den daglige drift) og for HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet). Etter å ha funnet en ikke ubetydelig mengde interessenter, tok gruppen i bruk de seleksjonsverktøyene som er forelest i dette emnet. Gruppen kom så frem til tre fokusområder i både TQM og HMS som det ble arbeidet videre med. Ut fra resultatene i HMS ble det utarbeidet en risikoanalyse og en handlingsplan for perioden 01.04.2010 31.03.2011. 1 En dansk by Høgskolen tar ikke ansvar for denne studentrapportens resultater og konklusjoner Avdeling for teknologiske fag

Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE Innholdsfortegnelse... 2 1 Innledning... 3 2 Organisering og planlegging... 4 2.1 Problem beskrivelse... 4 2.2 Interessenter... 5 2.3 Krav fra interessenter... 6 2.4 Prioritering av interessenter... 7 3 HMS- plan... 8 3.1 Risikoanalyse... 9 3.2 Forbedringsplan/ endringsforslag... 10 4 Konklusjon... 11 Referanser... 12 Gruppe 7 2

Innledning 1 INNLEDNING Bakgrunnen til denne rapporten er en oppgave hvor problemstillingen er å finne et forbedringsområde/prosjekt. Color Line ble valgt av gruppen siden en av gruppe medlemmene har arbeidet ombord på flere av rederiets båter, og har dermed kjennskap til problemene. Samtidig er det opprettet kontakt med 1.styrmann[1], som skal hjelpe til med videre informasjon i prosjektet. Color Line er en kompleks bedrift med mange utfordringer både på land og sjø, men grunnet oppgavens omfang blir kun problemene/utfordringene ombord på Superspeed 2 beskrevet. Hovedmålet for prosjektet blir å kunne redusere antall uønskede hendelser og evt. tilløp til disse. Dette for å forbedre sikkerheten, samt miljøet blant de ansatte og offiserer. Problembeskrivelse skal utarbeides og konkrete handlingsplaner skal medfølge. På sjøen kan uønskede hendelser få katastrofale følger, men kan også påvirke arbeidsmiljø og omsetning. Interessentene i- og rundt bedriften skal kartlegges og føres opp etter prioriteter. Samtlige prioriterte HMS-aktiviteter skal oppføres i en helhetlig HMS-plan og de 3 viktigste skal deretter tilføres i en risiko-analyse. På bakgrunn av risiko-analysen skal også målsetninger og handlingsplaner utarbeides. Kapittel 2 inneholder planlegging og organisering som er foretatt i forhold til Superspeed 2, organisasjonskart, problembeskrivelse, interessentene og deres krav, samt prioritering av interessentene. Kapittel 3 beskriver den helhetlige HMS-planen, med risikoanalyse og endringsforslag. Kapittel 4 er avsluttende og inneholder konklusjonen. Gruppe 7 3

Organisering og planlegging 2 ORGANISERING OG PLANLEGGING Konsernledelsen i Color Line AS består av konsernsjef som øverste ansvarlig og konserndirektører for enhetene økonomi, HR, teknisk, maritim drift, cargo og kommunikasjon og samfunnskontakt. Under er vist(figur 2-1) et organisasjonskart for Super Speed 2. Linjene Kristiansand-Hirtshals og Larvik-Hirtshals, samt Color Hotel Skagen i Danmark ledes av egen linjedirektør med ansvar for operasjonene til og fra Danmark.[2] Figur 2-1 organisasjonskart for Super Speed 2 2.1 Problem beskrivelse Alt mannskap har hver sin oppgave på rulla ombord, det vil si sikkerhetsoppgavene som blir tildelt ved påmønstring. Disse oppgavene kan også variere etterhvert som annet mannskap kommer ombord med høyere egnethet. Mange av problemene i Color Line er klassiske problemer i mange virksomheter, og særlig i den maritime næringen. Økende sykefravær, ligger mellom 12 13 % Dårlig kommunikasjon mellom offiserer og mannskapet Lavt sikkerhetsengasjement blant ansatte Dårlig samarbeidsevne mellom avdelingene Skeivfordelt lønn og arbeidsvilkår, flexi tid Dårlig lastsikring i butikker og restauranter Lite og/eller dårlig opplæring i kjøring av tungt utstyr som f.eks baugporter og fortøyningsvinsjer Gruppe 7 4

Organisering og planlegging 2.2 Interessenter Interessenter er en fellesbetegnelse på alle som berører eller blir berørt av Color Line. For å oppnå en oversikt over interessentene, kartlegges det hvilke aktører som tar del i virksomheten. Dette kan være alt fra kunder og ansatte til eiere, myndigheter, naboer og andre virksomheter som blir påvirket på en eller annen måte. Utvelgelseskriterier beskriver Color Lines hovedområder. Disse må fokuseres på for å oppnå maksimal ressursbruk og best mulig resultat. Ved å sette opp en tabell på interessenter/kriterier for virksomheten, kan det enkelt kartlegges hvilke interessenter som er viktigst. I tabellen blir det utdelt poeng(1,3,9) ut i fra interessentenes krav og prioritering. Poengene blir summert og de viktigste interessentene får dermed høyest poengsum. For Color Line viser tabell 2-1 at de viktigste interessentene er myndigheter, ledelse og ansatte. Disse har dermed størst påvirking på virksomhetens kvalitet, økonomi, leveranse o.l. Tabell 2-1 kartlegging av interessenter Gruppe 7 5

Organisering og planlegging 2.3 Krav fra interessenter Etter at de viktigste interessentene er klargjort, er det formålstjenlig å finne ut hvilke krav disse har til Color Line. Det er viktig å finne ut hvilke produkter og/ eller tjenester som de viktigste interessentene krever/behøver og for å kunne utføre forbedringer, settes interessentene inn i tabell sammen med målbare krav for å finne fokus områdene. Tabell 2-2 viser hvilke krav de 3 viktigste interessentene setter høyest. Tabell 2-2 matching av interessenter og krav Gruppe 7 6

Organisering og planlegging 2.4 Prioritering av interessenter Ut fra tabell 2-2 vises det at myndigheter, ledelse og ansatte setter høyest prioritering på opplæring, redningsutstyr og sykefravær. Disse innføres videre i tabell 2-3 for å utarbeide en oversikt hvor manglene er. Videre utarbeides det risikoanalyse og forslag til endringer for å tilby Color Line best mulig tjenester. Tabell 2-3 samkjøring av krav og leveranse Gruppe 7 7

HMS- plan 3 HMS- PLAN For å sikre kontinuerlige forbedringer i en virksomhet er det viktig med en HMS-plan. Dette er handlingsplaner som viser hva virksomheten må gjøre for å oppnå sine HMS-mål. Planen skal gi oversikt over hva som skal gjøres, hvordan det gjøres, hvem som er ansvarlig for gjennomføringen og tidsfrist for denne. Tabell 3-1 HMS-plan HMS - mål HVA HVORDAN HVEM NÅR Sikre opplæring og god praksis Sikring av last Kontrollere Overstyrmann/båtsmann Kontinuerlig Opplæring/kurs Personalavdeling Umiddelbart og årlig repetisjon Sikre Kjemikaliehåndtering Gjennomgang av sikker Sikkerhetsleder 31.12.2010 opplæringen av bruk, lagring og praktisk alle brukere bruk av stoffkartotek. Verneutstyr Gjennomgang av krav til verneutstyr Sikre lik Kontraktører Lage- og vedlikeholde Personalavdeling Umiddelbart opplæring opplæringsdatabase for alle om bord. Halvere sykefraværet Sykefravær Kartlegge årsak til fravær Personalavd. Verneavd. 28.02.2011 Bedre og Redningsutstyr Bedre fysisk opplæring av Erfarne medarbeider Kontinuerlig vedlikeholde nyansatte. etter rulle. kunnskapene om redningsutstyret Gruppe 7 8

HMS- plan 3.1 Risikoanalyse På bakgrunn av risikoanalysen er det tatt utgangspunktet i hendelser som kan skje om bord på Superspeed 2. Analysen er basert på informasjonen fra 1.styrmann og en tidligere matros (nåværende gruppemedlem) fra Color Line. I risikoanalysen er det tatt med alle punkter fra tabell 2-3 for ordens skyld, men de uinteressante havner da langt nede og til venstre i analysen. Tabell 3-2 risikoanalyse Sannsynlighet ufarlig Farlig Kritisk Svært sannsynlig Meget kritisk Katastrofalt Meget sannsynlig Sikring av last Moderat Sannsynlig Støyproblematikk Kjemikaliehåndtering Mindre Sannsynlig Opplæring av Kjøring av tungt utstyr Lite sannsynlig Hendelses- rapportering k k Redningsutstyr Gruppe 7 9

HMS- plan 3.2 Forbedringsplan/ endringsforslag Handlingsplanen utarbeides på bakgrunn av risikoanalysens mest kritiske/viktige punkter, og er samtidig gruppens forslag til forbedringer. Denne planen kan i utgangspunktet brukes som et verktøy for å oppnå prosjektets formål. Tabell 3-3 forbedringsplan Hva Hvordan (løse problemene) Hvem (ansvarlig for utførelse) Når (Frist) Oppnå bedre opplæring og større forståelse ved kjøring av tungt utstyr Alle nyansatte og kontraktører skal gjennom fullstendig opplæring i samarbeid med Båtsmann før egen håndtering Overstyrmann 1.Maskinist umiddelbart Bedre sikkerheten v/ håndtering av kjemikalier samt. Opplæring i ECOonline 2 for alle ansatte som er eksponert for kjemikalier i sitt arbeid må sette seg inn i de forskjellige datablad Benytte egnet verneutstyr Overstyrmann Sikkerhetsoffiser 1.Maskinist Hotellsjef Husøkonom 30.april.2010 Sikring av løs last, spesielt v/ tung sjø Avdelingene skaffer seg sjøsikrings anordninger til alle løse gjenstander av betydning Overstyrmann Hotellsjef 1.Maskinist Båtsmann Umiddelbart Gjennomgang av rutiner foroverfart i grov sjø. Kaptein 01.juli.2010 Redningsutstyr Forbedre det teoretiske og praktiske kunnskapsnivået til alt av mannskap angående bruk av redningsutstyr Bedre kvaliteten på øvelsene Positive tilbakemeldinger når øvelsene har gått bra Sikkerhetsoffiser Overstyrmann Klargjøringsleder Maskinsjef Alle alarmrulle ledere Skipsledelse Umiddelbart 2 Elektronisk stoffkartotek Gruppe 7 10

Konklusjon 4 KONKLUSJON Color Line er Norges største fergerederi, med 7 destinasjoner i Norge, Sverige, Danmark og Tyskland. Etter den massive flåtefornyelsen er fokuset lagt på cruise og transport. Kartlegging av virksomheten ble iverksatt med hjelp fra 1.styrmann ombord på superspeed 2. Informasjon angående rutiner og planer ble sendt pr. e-post og sms, og har vært til stor hjelp for gruppens fremgang. Først ble alle interessentene til bedriften kartlagt etter poeng(1,3,9) for å skille ut hvilke som hadde størst krav/behov til bedriften. De tre viktigste interessentene i HMS for Color Line som virksomhet visste seg å være myndigheter, ledelse og mannskap. Deretter ble de tre viktigste interessentene prioritert etter hvilke type krav/behov de satte til bedriften. Den siste fasen i interesse prioriteringene omhandlet kravene og hvordan de kunne løses. Risikoanalysen ble utarbeidet på bakgrunn av interessentmodellen, samt forslag til forbedringstiltak og handlingsplan. Handlingsplanen er også ideell som styringsverktøy for pågående og videre arbeid med HMS.[3] Superspeed 2 er en kompleks arbeidsplass med mange hierarkiske nivåer. Etter informasjon fra 1.styrmann, og det som er utarbeidet i denne rapporten, ansees det for å være et stort forbedringspotensiale på de fleste kritiske områder. Videre kan det tilføres at sykemeldingsbrøken i oppgaven kan variere noe fra virkeligheten, da dette er under kontinuerlige endringer. Gruppe 7 11

Konklusjon REFERANSER [1] http://www.colorline.no/om_color_line (25.03.2010) [2] 1.styrmann Superspeed 2 [3] HMS-sirkelen 2.utgave, Anne Grete Helbostad Gruppe 7 12