BRUKERHÅNDBOK FOR UNIVERSITETET I OSLO (Versjon 23.4.2012)
Innholdsfortegnelse Kort om håndboken... 3 Om Ephorus... 4 1. Logge inn... 4 2. Mine dokumenter... 5 3. Laste opp... 8 4. Rapporter... 9 5. Innstillinger... 12 6. Fronter... 16 Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 2
Kort om håndboken Denne håndboken er laget spesielt for bruk ved Universitetet i Oslo (UiO) og erstatter den håndboken som kan lastes ned fra Ephorus sitt nettsted. Grunnen til at vi har laget en egen håndbok for UiO er at ikke alle funksjoner i Ephorus sitt system skal benyttes ved UiO. Fra den opprinnelige håndboken er kapitlet om «Studentside» er utelatt, fordi UiO ikke skal bruke Ephorus sitt web-grensesnitt for studentinnleveringer. Studentoppgaver skal innleveres i Fronter eller lastes opp manuelt av den som administrerer emnet/kurset ved UiO. Ved UiO vil innleveringskoden (også kalt emnekode i skjermbildene) alltid være lik brukers e-postadresse. Fronter har nemlig valgt en løsning med å benytte lærerens e- postadresse som innleveringskode, slik at når lærerens logger seg på Ephorus med sin e- postadresse vil han finne oppgavene på sitt område i Ephorus. Hvis det er en administrativt ansatt som skal kontrollere oppgavene i Ephorus, så definerer man dennes e-postadresse i Fronter i stedet for lærerens. Valgene for innleveringskode skal derfor ikke benyttes. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 3
Om Ephorus Ephorus er et verktøy for plagiatkontroll som driftes av Ephorus B.V. i Nederland etter avtale med Universitetet i Oslo. Ephorus er til fri bruk for alle fagmiljøer ved UiO. Studieavdelingen er systemeier ved UiO, og hvert fakultet har en Ephorus-koordinator som skal ivareta fakultetets behov for Ephorus. Det er kun ansatte ved UiO som kan opprettes som Ephorus-brukere, og bruken skal være avklart med Ephorus-koordinator ved fakultet. For å få en brukerkonto kan man sende en e-post til plagiatkontroll@admin.uio.no. Oppgaver som lastes opp i Ephorus vil bli kontrollert mot åpne internett-ressurser og UiO sin database i Ephorus over tidligere innleverte oppgaver. Det er også mulig å laste opp referansemateriell, bl.a. faglitteratur og annet materiale som det ønskes kontroll mot. Ephorus kan kun kontrollere oppgaver i gyldige fil-formater og filer med søkbar tekst, og er derfor best egnet i skrivefagene. Ephorus vil ha en preventiv virkning for å forhindre fusk. Studentene må også gis opplæring i kildebruk. Bruk av Fronter til å overføre oppgaver til Ephorus er forklart i kapittel 6. 1 - Logge inn For å logge inn til Ephorus, gå til nettstedet http://login.ephorus.com og logg inn med ditt brukernavn (e-postadresse) og passord. Hvis du har glemt passordet ditt kan du klikke [Lost password?] for å få tilsendt nytt passord. Hvis du har glemt brukernavnet ditt, kan du sende en e-post til: plagiatkontroll@admin.uio.no. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 4
2 - Mine dokumenter Etter at du har logget inn, kommer du til Mine dokumenter. Dette er din personlige dokumentliste. Her kan du levere inn dokumenter, som skal sjekkes for plagiering, og få tilgang til alle dine dokumenter og Ephorus-rapporter. Skjermbildet nedenfor viser et eksempel av denne siden: 3 Dine mapper (1) vises i venstre meny. Du kan plassere ditt dokument i enhver mappe og flytte dokumenter til andre mapper ettersom du selv ønsker. Dokumentlisten (2) i midten inneholder alle dokumenter som du har lastet opp eller som er overført fra Fronter. Klikk på tittelen for å åpne Ephorus-rapporten (se kapittel 4) Handleknappene er plassert over dokumentlisten (3). En handleknapp brukes til å utføre en handling på valgte dokumenter. Velg et dokument med bruk av sjekkboksene (4) til venstre for dokumentlisten eller sjekk alle sjekkbokser i den blå stolpen ovenfor dokumentlisten. Disse elementene beskrives nærmere nedenfor. 1 2 Mapper Dine standardmapper er Mine dokumenter og Arkiv. Alle brukere har disse mappene, og de kan ikke gis et nytt navn eller slettes. Mine dokumenter er din hovedmappe, og alle innleverte dokumenter plasseres her med mindre du velger noe annet. Arkivmappen inneholder alle arkiverte dokumenter. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 5
Hvis du vil kan du lage flere mapper ved å klikke på + Legg til mappe i mappelisten (1) og gi et navn til den nye mappen. Du er også mulig å koble en innleveringskode til en mappe, men for bruk ved UiO er det bare en innleveringskode pr bruker, og det er ditt brukernavn/epostadresse. Grunnen til dette er at UiO ikke bruker Ephorus sin studentside for innlevering av oppgaver, men benytter Fronter. Denne funksjon skal derfor ikke benyttes. Tallene som står bak mappenavn for eksempel (0/12) angir hvor mange uleste dokumenter mappen inneholder og hvor mange dokumenter mappen inneholder totalt. I dette eksempelet inneholder mappen 12 dokumenter hvorav 0 er uleste. Dokumentliste Din dokumentliste inneholder alle dokumenter som du har lastet opp eller som er overført fra Fronter. Du kan klikke på en dokumenttittel for å åpne Ephorus rapporten (se kapittel 4). Noen titler i dokumentlisten kan være i uthevet skrift. Dette betyr at de ikke er lest, dvs. rapportene som tilhører dokumentene er ikke åpnet enda. Høyreklikk på tittelen for å åpne hurtigmenyen. Menyen inneholder de samme handlinger som handleknappene. Eksempel på dokumentliste: Hvert dokument har enten en Ephorus-prosent eller et ikon som angir dokumentets status. De ulike ikoner betyr følgende: Dokumentet holder på å bli kontrollert og rapporten er snart tilgjengelig. Dokumentet har en mulig plagiatrapport. Prosenttallet angir tekstmengden i det innleverte dokumentet hvor likheter har blitt sporet. Dokumentet var lastet opp som referansemateriale (se kapittel 3) Samme dokumentet har tidligere blitt lastet opp. Identiske dokumenter kontrolleres ikke to ganger. Du kan se resultatene av det originale dokumentet ved å klikke på dokumentets tittel. Dokumentet kunne ikke kontrollers for plagiering. Klikk på dokumentets tittel for å få mer informasjon. Når du klikker på tittelen til et dokument som ikke har et prosenttall, åpnes en statusside istedenfor en rapport. Statussiden inneholder mer informasjon om hvorfor dokumentet ikke har en rapport. Øyeikonet på høyresiden av tittelen angir dokumentets synlighet, dvs. om et dokument skal brukes som referansemateriale for plagiatkontroller. Når øyet er åpent er dokumentet synlig og kan rapporteres som kilde i rapporter for andre dokumenter. Når Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 6
øyet er lukket er dokumentet skjult og skal ikke brukes som referansemateriale. Klikk på øyeikonet eller bruk handleknappen Merk som for å endre dokumentets synlighet. Normalt sett skal det ikke være nødvendig å endre øyeikonets status. Datoen og tiden helt på høyresiden viser når dokumentet var lastet opp. Handleknapper Handleknappene brukes til å utføre handlinger på alle valgte dokumenter. For å velge et dokument, sett et merke i dets sjekkboks eller bruk sjekk alle boksene på toppen for å velge alle dokumenter på siden. Last opp knappen åpner et pop-up vindu til opplasting av dokumenter (se kapittel 3). Alle de andre knappene er for å utføre forskjellige handlinger på dokumenter. Arkiver knappen plasserer de valgte dokumentene i din Arkivmappe. Merk at dette ikke endrer dokumentets synlighet, dvs. om det skal brukes som referansemateriell for plagiatkontroll eller ikke. Det er kun en arkiv-funksjon. Videresend knappen kan brukes til å sende rapporter for de valgte dokumentene via epost til deg selv eller en annen person. Du kan også velge Last ned for å laste ned de valgte dokumentene og/eller dokumentrapportene til din PC. Merk som kan brukes til å endre dokumentets synlighet og om det er markert som lest eller ulest. Å endre synlighet fungerer på samme måte som øyeikonet (se forrige side). Å markere dokumenter som lest eller ulest endrer tittelen av dokumentet til uthevet skrift for ulest og vanlig skrift for lest. Hvis du vil organisere din innboks kan du flytte dokumenter til andre mapper med Gå til knappen. Å flytte et dokument har ingen annen innvirkning på dokumentet enn at det flyttes. Det endrer ikke synligheten eller om det er markert som lest eller ikke. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 7
3 Laste opp Klikk Last opp knappen i mine dokumenter for å åpne et pop-up vindu til å laste opp. Her kan du raskt laste opp så mange dokumenter som du vil. Ephorus støtter følgende filtyper: Microsoft Office Word (.doc.docx) Word Perfect (.wpd) Adobe Acrobat (.pdf) Tekstdokumenter (.txt.rtf) OpenOffice Tekstdokumenter (.odt.sxw) Internett dokumenter (.html.htm) ZIPfiler (.zip) Den største tillatte filstørrelsen er 25 MB for enkle dokumenter og 8 MB for ZIP-filer. Laste opp dokumenter Du kan laste opp ett eller flere dokumenter samtidig. Velg de dokumentene du ønsker å laste opp ved å bruke [Browse]. De valgte dokumentene vises etterpå i nedre del av vinduet. Du har mulighet for å gi dokumentet et nytt navn ved å velge [Rediger]. For å gå til neste bilde klikk [Neste]. I neste bilde kan du velge i hvilke mappe dokumentene skal plasseres, f.eks. Mine dokumenter. Ønsker du å opprette en ny mappe til dokumentene, velg [Opprett en ny mappe] fra nedtrekksmenyen og legg inn et navn til mappen. Ephorus har tre forskjellige valg til opplasting: Standardkontroll, referansemateriale og privatkontroll. For mer informasjon om disse valg kan du klikke på [hva er dette]. Når du har valgt en mappe og en opplastingsmåte klikk [Last opp] for å laste opp alle valgte dokumenter samtidig. Plagiatkontrollen begynner med en gang. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 8
4 Rapporter Ephorus-rapporten viser resultatet av plagiatkontrollen. For å åpne rapporten, klikk på dokumentets tittel i Mine dokumenter. Dette åpner sammendragsrapporten. Sammendragsrapporten Sammendragsrapporten viser treff for det innleverte dokumentet med alle kilder samtidig. Skjermbildet nedenfor er et eksempel på en sammendragsrapport: Sammendragsrapporten består av tre deler, fremlagt dokument, kildelisten og rapporten. Fremlagt dokument inneholder informasjon om dokumentet. Hvis du ønsker kan du laste ned dokumentet og bytte navn. Hvis du klikker på [+] helt til høyre, kan du se ordtelling, antall like ord og den lengste match rapportert. Kildelisten er en liste av alle kilder funnet av Ephorus i plagiatkontrollen. For å se en kilde, klikk på tittelen. Poengsummene angir prosenttallet av ord i den innleverte teksten hvor en match er funnet per kilde, og for alle samlede kilder (total skåre). Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 9
Hver kilde kan markeres og ikke markeres. Når en kilde ikke er markert er den ekskludert fra rapporten og poengsummene. Merk at en kilde kan ha et [+] foran poengsummen. Når du klikker på dette [+] vises ytterlige kilder. Dette innebærer at likheter med disse kilder er funnet, men at alle disse likheter allerede er rapportert av hovedkilden. Den totale poengsummen påvirkes ikke hvis du fjerner markering fra disse kilder, fordi de samme likheter også er rapportert av hovedkilden. Nedre delen av siden er den faktiske rapporten. Den inneholder teksten til det innleverte dokumentet, og du kan med letthet identifisere de deler av teksten hvor likheter er funnet. Svart tekst er original. Oransje tekst er mulig plagiering. Blå tekst angir små forskjeller mellom det innleverte dokumentet og kilden. Dette er vanligvis en indikasjon på at mindre endringer er utført. Teksten kan også ha gråe vertikale stolper på venstresiden av teksten. Disse stolpene angir at teksten kan inneholde sitater, som kan utheves med [Vis sitater] på øvre høyresiden i rapportdelen. Etter du har klikket på [Vis sitater] vises alle sitater i blått. [Godta sitat] knapper vises for alle mulige sitat: Ved å klikke [Godta sitat] til venstre for sitatet kan du ekskludere et sitat fra rapporten. Sitatets tekst vil da ikke lenger være merket som plagiat og er ikke med i poengsummen. For å angre godkjenning av sitatet trenger du kun å klikke på [Godta sitat] på nytt. Detaljert rapport For å vise den den detaljerte rapporten må du klikke [Detaljert] øverst til høyre i skjermbildet. Denne rapporten har samme funksjonalitet som sammendragsrapporten, men i den detaljerte rapporten kan du sammenligne det innleverte dokumentet med en individuell kilde ved siden av hverandre. Skjermbildet nedenfor er et eksempel på en detaljert rapport. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 10
For hver likhet vises teksten av det innleverte dokumentet på venstresiden, og testen av kilden på høyresiden. Dette gir en mer inngående analyse av identifiserte likheter. For å sammenligne dokumentet til en annen kilde, marker for denne kilden. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 11
5 Innstillinger Ved å klikke på [Innstillinger] i navigasjonsmenyen øverst i skjermbildet kan du endre din kontoinformasjon (Min konto), innleveringskoder, administrere mapper og vise søkedomene. Eksempelet viser bildet Min konto. Kontoopplysninger I dette bildet kan du endre ditt navn og din e-postadresse. Dersom du bruker Fronter til Ephorus, så husk at e-postadressen i Fronter må være den samme som er definert i Ephorus. Her kan du også velge applikasjonens språk fra valgene i nedtrekksmenyen. Bytt passord Du kan også velge et nytt passord ved å registrere samme passordet i begge passordbokser og klikke [Lagre]. Varslinger Ephorus har tre forskjellige varslingsinnstillinger: Send e-post når en student leverer inn et dokument Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 12
UiO bruker ikke Ephorus sin studentside for innlevering av oppgaver, så denne funksjonen er ikke i bruk. Send hver individuelle rapport til meg på e-post over følgende terskel: Du kan velge å motta rapporter via e-post ved å sette terskelen til et bestemt prosenttall. Når en terskel er satt mottar du kun e-poster for plagiatrapporter som har en treffprosent som er lik eller større enn denne terskelen. Sende meg en oversikt over alle nye dokumenter i min konto på e-post hver: Her kan du fra nedtrekksmenyen velge hvor ofte dette skal skje. Innleveringskoder Valget [Innleveringskoder] i venstre meny. UiO benytter ikke Ephorus sin studentside for innlevering av oppgaver, og dette valget skal derfor ikke benyttes. For brukere ved UiO vil innleveringskode alltid være ditt brukernavn (e-postadresse). Administrere mapper Du kan legge til, redigere og fjerne dine mapper i bildet for å Administrere Mapper. Mappene brukes til å organisere dine dokumenter. Muligheten får å koble opp innleveringskoder til mapper skal ikke brukes ved UiO. Eksempel på bildet Administrere Mapper. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 13
Dette bildet viser en liste over alle dine mapper. Du kan fjerne en mappe ved å sette et merke i sjekkboksen og klikke [Fjern]. Alle dokumenter i mappen flyttes da til Arkivmappen, og mappen fjernes. Du kan legge til en mappe ved å klikke på [Legg til mappe]. Dette åpner pop-up vinduet vist nedenfor: Legg til en mappe Tast inn et nytt Navn for mappen og klikk [Legg til] for å opprette en ny mappe. Feltet for Emnekode (samme som innleveringskode) benyttes ikke ved UiO. Rediger mappe For å redigere en mappe, klikk på [Rediger] i mappelisten. Dette åpner pop-up vinduet vist nedenfor: I pop-up vinduet for Rediger mappe kan du endre mappens navn ved å endre teksten i feltet Navn og klikke [Rediger] etterpå for å lagre. Feltet for Emnekode (samme som innleveringskode) benyttes ikke ved UiO. Søkedomene Denne funksjonen viser hvilke databaser Ephorus søker i for å finne plagiat, og det er UiO sin database over opplastede dokumenter. UiO er ikke medlem av andre databasegrupper. I tillegg søker Ephorus mot åpne ressurser på Internet. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 14
Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 15
6 - Fronter Aktivere Ephorus/Fronter Velg mappen du vil aktivere og klikk [Edit properties]. Velg [Ephorus Settings] og registrer din e-postadresse. Du har nå aktivert Ephorus/Fronter til bruk i denne mappen. Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 16
Sende dokumenter til Ephorus Velg de dokumentene du ønsker å sjekke og klikk på [send to Ephorus]. Du har nå sendt dokumentene til kontroll hos Ephorus. Du kan logge deg på Ephorus og se resultatene der, eventuelt få rapportene på epost (jf. kapittel 5 Innstillinger). Ephorus Brukerhåndbok for UiO Side 17