Evalueringsrapport, Tall Ship Race Kristiansand 2010. Rapporten er et internt dokument og derav unntatt offentlighet i sin helhet. Christian Gavigan Advance production manager preproduksjon artist og sceneproduksjon. Venue manager Hovedscene områdeansvarlig for totalproduksjon under avvikling. Rapporten har vedlagt delrapporter fra Røde Kors og Securitas og er delt i følgende punkter: 1. Innledning 2. Engasjement 3. Planlegging 4. Hovedpunkter a. Planlegging b. Opprigg c. Avvikling d. Nedrigg. 5. Konklusjon 6. Anbefaling 7. Detaljert situasjonsrapport 1. Innledning: Tall Ships Race Kristiansand 2010 ble en suksess. Så vellykket var dette at det enstemmig søkes om å være vertshavn allerede i 2015. Gjestene våre hadde i stor grad positive opplevelser, både mannskap, skipsoffiserer, publikum, artister og STI. Innsatsen fra de frivillige var enormt ressursfull og det alene var en grunnstein for å gjøre dette mulig. Områdelederene utførte oppgavene sine med entusiasme og faglig dyktighet, publikum var strålende fornøyd og Kristiansand har som resultat store muligheter til å bli vertshavn for Tall Ships Race igjen. Sørlandets største arrangement noensinne er over og alle innvolverte kan være stolte over å ha deltatt. Det er dette og de positive erfaringene vi sitter igjen med som vi må ta med oss videre. De utfordringene og omfattende endringene som ble løst under opprigg og avvikling skjedde uten at publikum eller presse oppdaget hvor høy risiko arrangementet hadde. Rapporten videre kommer i hovedsak til å belyse administrative, infrastrukturelle og sikkerhetsmessige forhold som ikke fungerte under preproduksjon og avvikling. De positive resultatene er det ikke tvil om, de negative forhold er prioritert her for det er der vi kan finne forbedringer og utvikle oss videre. De kommende punktene i rapporten må analyseres og føre til nødvendige tiltak. Jeg anser dette som avgjørende for at et liknende arrangement kan avvikles igjen. 2. Engasjement: Jeg ble hentet inn i prosessen tidlig, som scenemester og med ansvar for preproduksjon og planlegging av artisters behov teknisk (advance production) på hovedscenen. Agder Teater stilte Kjell Hjelmerud til fri disposisjon som Venue Manager (Ansvarlig for hele området som berøres av sceneproduksjon). Hjelmerud var også produsent for åpningsseremonien. Espen Hille var allerede hentet inn som rådgiver / konsulent. Hilles kompetanse på dette feltet er den beste som er å oppdrive nasjonalt. Helene Hostad har som min nærmeste overordnede vist fra første møte en faglig dyktighet og kommunikasjonsevne langt over standard. 1
Det hele ga bilde av et seriøst prosjekt med kvalitet i avgjørende funksjoner administrativt og produksjonsteknisk. Disse faktorene var avgjørende til at jeg takket ja til engasjementet. Senere ble Hjelmerud tatt ut som Venuemanager fra Agder Teater, denne rollen ble ikke erstattet. Ressursene internt var bl.a. derfor ikke tilstrekkelig til å håndtere produksjonsomfanget. Den 10 juli fikk jeg utvidet engasjementet til Venuemanager, Christian Forwald ble hentet inn for å erstatte rollen som scenemester. 3. Planlegging Sikkerhet: Jeg anbefalte tidlig et koordineringsmøte på bemanning og sikkerhet og forsøkte å få til et møte med prosjektleder, ansvarlige for sikkerhet og infrastruktur uten resultat pga ferie og tidsklemme. Beskjeden fra Ugland når jeg meldte bekymring for kvaliteten på sikkerhet var at dette var under kontroll og øvrig bemanning var ikke noe problem. TSR hadde i følge han en omfattende beredskap og sikkerhetsstruktur. Ugland presiserte videre at vi hadde det kommunale apparatet til disposisjon og derav ble jeg forsikret om at organisasjon og funksjoner var sikret. Ugland viste videre til en risikoanalyse på sikkerhet han skulle oversende. Denne kom hverken meg eller Securitas i hende. Henvendelser jeg kom med vedrørende sikkerhet, bemanning og crowdcontrol ble svart med useriøse tilsvar fra bl.a prosjektleder som: «det er jo ikke quartfestivalen det her» og «det er jo ikke Rolling Stones vi skal ha på scenen». Hovedsceneområdet er i alle store produksjoner toneangivende for publikums adferdsmønster. TSR forventet et større antall publikum enn Quart, vi ventet familier med barnevogner, eldre, handicappede, folk uten mye erfaring som festivalgjester. Det publikummet vi fikk inn krever mer enn publikum på ordinære festivaler. Vi hadde et klart behov for et omfattende apparat på avgrensinger, sikkerhet og sanitet. Det er for arrangør et lovpålagt ansvar å sikre publikumsferdsel, brannsikkerhet, sanitet, evakueringskanaler og uttrykningstilgang med de rutiner og tiltaksplaner dette krever. Jeg måtte selvsagt stole på ledelsens forsikringer og forventet før opprigg at det var tatt lovpålagte sikkerhetsmessige hensyn. Frivillige: Tidlig i planleggingen varslet jeg at frivilligsystemet ikke ville fungere på sceneområdet. Det var også tvil om at systemet dekket øvrige behov. Flere erfarne rådgivere påpekte dette. Frivilligansvarlig tok dette til etteretning og gjorde mindre endringer. Jeg ba om et eget frivilligsystem for sceneområdet, inklusive vakthold, det ble da satt opp et eget system for scenearbeid og vakthold under avvikling. Dette fungerte bra på scenearbeid men på vakthold og rigg var det kun delvis det fungerte. Rigging og gjennomføring av en sceneproduksjon krever gjennomført plan på struktur, instrukser og fokus på HMS. Avansert utstyrshåndtering og byggtekniske risikoforhold krever dette. Under avvikling er adgang til sceneområdet viktig å underlegge adgangsrestriksjoner uavhengig av artistenes størrelse. Ut fra eksisterende bemanningsplan og akkreditering hadde vi altfor mange frivillige med fri adgang til sceneområdet til en hver tid. Adgangsbevis var heller ikke produsert i henhold til behovet. Administrasjon: Økonomisk stod vi ovenfor en utfordring siden Måløy hadde lidd under et stort underskudd, hele produksjonen var fra starten et budsjettmessig betent område, fallhøyden ved nok et økonomisk underskudd var høy. Det er tydelig at det nødvendige behovet for økonomisk kontroll har påvirket sentrale funksjoner og struktur unødvendig og kritisk negativt. Med en graverende mangel på å delegere ansvar og gi tillit til faglig kompetanse i planleggingsfasen, utsatte prosjektleder publikum for en omfattende skaderisiko. Budsjettkontroll ble prioritert foran sikkerhet. Videreformidling av viktig informasjon fra 2
prosjektleder til organisasjon, samt delegering av ansvar var vesentlig manglende. Prosjektet ble uten tilstrekkelig kompetanse detaljstyrt fra øverste hold og faglig rådgivning ble i stor grad ignorert. Jeg vil komme inn på dette under konklusjoner til slutt. Scene / Advance Production / Artist / Teknisk produksjon: Identiteten utad hadde fokus på skipskultur og folkelig underholdning, bookingbudsjett til artister var veldig lav i forhold til størrelsen på arrangementet. Jobben Helene Hostad gjorde her i samarbeid med bookingagenter var suveren. Programmet var variert og folkelig og dekket enhver smak og aldersgruppe. Med så mye variasjon i innhold fra profesjonelle til amatører er preproduksjon mer avansert og utfordrende. Arbeidsmengden økte og det var manglende info fra bookingagentene. PA-flaten ble dimensjonert til å skyte lyd ca 40 m slik at hovedscenen ikke ville overskygge arrangementet som helhet. Området foran scene var dimensjonert til ca 5000 pers. Kommunikasjonen med teknisk leverandør, Stage Concept v/mike Moen var veldig vanskelig. Etter flere møter var våre innmeldte behov ikke ført i kontrakt, kostnadsbildet var vanskelig å holde kontroll over. Jeg krevde en egen garantiklausul til fordel for TSR i kontrakt. Scenedimensjon ble av underleverandøren Extrem Event v/rikard Klungland angitt og spesifisert i eget møte og programinnholdets tekniske krav ble av meg godkjent deretter. Etter tid viste det seg at dette ikke var i samsvar med kontrakt og vi satt igjen med en mindre scene som ikke dekket behovet vi hadde. Etter mye problemer fikk vi til en løsning som ville dekke de mest nødvendige produksjonsbehovene. Helt frem til 19 juli var leveransen usikker og situasjonen uholdbar for TSR som kunde. 4. Hovedpunkter a). b). c). Planlegging Håndtering av et så stort publikumsomfang krever tung kompetanse. Denne kompetansen var tilgjengelig men ble ikke utnyttet eller tatt hensyn til. Det er tydelig at behovet for økonomisk kontroll har påvirket sentrale funksjoner og struktur negativt. Planleggingen var preget av en «dette fikser vi selv»-holdning og altfor stor tillit ble gitt kommunale funksjoner og apparat. Spesiellt gjelder dette: Sikkerhet, Infrastruktur og frivillige. Opprigg Rigg av området ble lagt til en dag før avvikling. Det er helt enestående at Teamworks mestret den oppgaven så bra ut fra omstendighetene. Sceneleverandøren kom sent med endel av utstyret. Kapasiteten på frivillige var sprengt og de hadde ikke nok ledere. Logistikken var totalt overbelastet, det var ingen ledelse på dette feltet heller. Alt foregikk på tilfeldigheter, fant man en ledig gaffeltruck var det bare å løse det man kunne av løft på stående fot. Elektrikkerene hadde en enorm utfordring iom at flere behov ikke var innmeldt, også her måtte de løse oppgaver som de kom. Det resulterte i jordingsfeil, spenningsfall og nødløsninger. Hovedscenen fikk f.eks. 100 A for lite uttak og feil uttaksfordeling, en halv dag for sent. Det hersket kaos: Det var for få ledere og personell til å dekke behovene innenfor tidsrammene. Avvikling Dag 1, Torsdag, var området ikke klart til å åpnes. Det foregikk fortsatt rigging på området. Sikkerheten var ikke fungerende, situasjonen var kritisk og det forekom mange tilløp til panikk. Saniteten var ikke disponert til de områdene som behovet tilsier. Hadde vi hatt blå himmel og høy temperatur ville TSR blitt et katastrofeområde. Skjenkeområdene hadde ingen oversikt eller kapasitet til å hindre at gjester hadde med medbrakt eller tok med seg alkohol ut på hele området. 3
Det var ikke sanitære forhold der det var behov og strømmen kom og gikk. Dag 2, Fredag, ble mange utfordringer definert og løst. Behov og omdisponeringer ble koordinert løpende. Sikkerhet og sanitet kommuniserte og fikk sine funksjoner etablert. Sceneområdet omdisponerte på min instruks noen av sine vakter til skjenkeområdet slik at dette kom under kontroll. Sanitære enheter ble delvis og utilstrekkelig utplassert etter reelle behov. Sceneproduksjonen gikk på skinner med mindre overraskelser og utfordringer. Kl 20:30 hadde vi full evakueringsberedskap og iverksatte en rekke tiltak uten at dette ble merket av publikum. Scenen var pga 15 s/m vind, på grensen til kollaps under symfoniorkesterets konsert. Her ble været et problem mens på dag 1 var det redningen. Kvelden videre var rolig utenom mindre utfordringer på skjenkeområdet Dag 3, Lørdag, var første dag området var fullt operativt fra morgenen av. Mye av dagen gikk med til å planlegge nedrigg og innhente muntlige rapporter og behov. Mange frivillige fikk svar på sine frustrasjoner, motivasjonen var langt nede og det var i hovedsak mangel på kommunikasjon som var årsaken til dette. Mine direkte tilknyttede områdeledere var også fortvilet over dette men alle viste også en stolthet over å ha mestret oppgavene sine på tross av utfordringene Sceneproduksjonen var som vanlig på skinner og publikum stortrivdes. Avslutningen på hovedscenen med fyrverkeriet i havnebassenget er noe mange kommer til å huske lenge. d). Nedrigg Også her var det mangel på personell og tydelig ledelse. De frivillige ble på den andre dagen, da det var mest behov for personell, sendt på en to timers pause for å se på utseilingen. En fortjent belønning men det var feil tidspunkt. Nedriggen gikk i stå denne perioden. Mange frivillige ble skrevet av uten at det ble sjekket om behov på området. De som rigget ned scenen var helt utslitt og jobbet til klokken 19:00 med en kvart pizza i magen. De kunne absolutt trengt avlastning og hjelp. Kl 21:00 klargjorde jeg utstyr for avhenting på mandag og avsluttet mitt arbeid på området. 5. Konklusjon Det kommunale apparatet har ikke tilstrekkelig erfaring eller kompetanse til å håndtere en produksjon av denne størrelsen. Det krever transparent kommunikasjon, beslutningsdyktighet og handlingsevne basert på profesjonell kompetanse og relevant erfaring. Hovedorganiseringen var overstyrt i detalj og for mange oppgaver var fordelt på for få ledere. Det var tydelig at prosjektleder ikke hadde tillit til organisasjonen. Det var videre mangel på vesentlig informasjon internt, under opprigg og avvikling. Infrastrukturen var lagt opp med hovedhensyn til næringens behov og havnefunksjoner. Dette var ikke samkjørt med hensyn til publikums ferdsel og behov for informasjon, sanitære forhold og sikkerhet. Sikkerheten har fra øverste hold blitt nedprioritert, faglige anbefalinger på dette området var ignorert. Kritiske og farlige situasjoner var sterkt truende i første fase av arrangementet. Vi stod med en reel risiko for en katastrofe som kunne medført dødsfall og et omfattende skadebilde. Dette er ansvarsløst, sterkt kritikkverdig og helt uforståelig at kan forekomme. Jeg har i min 20-årige fartstid på kulturinstitusjoner, store arrangementer og festivaler ikke opplevd en mer ansvarsløs prosjektleder på sikkerhet, formidling og delegering. Årets erfaring tilsier desverre at prosjektleder Bjarne Ugland ikke innehar nødvendig kompetanse til å lede et prosjekt av denne størrelse og detaljomfang. 4
Mange områdeledere under produksjon har levert et fantastisk arbeid og vist en handlekraft og profesjonalitet det har vært en glede å observere og samarbeide med. Securitas og Røde Kors har levert og omdisponert sine ressurser og fagkunnskap langt utover bestilt instruks og fremvist en kvalitet og prioritering av leveranse jeg anser som avgjørende for at totalproduksjonen unngikk omfattende negative resultater på skadeomfang. Arrangementets suksess har generellt krevd en enorm innsats utover stillingsinstrukser av kunnskapsrike og dyktige gruppeledere. Vedrørende sceneproduksjon er det koordinering av personell, logistikk og utstyr samt kommunikasjon mellom Mike Moen, Stage Concept og Klungland i Extrem Event internt som har sviktet. Dette har påført TSR som kunde både merarbeid og svekket tillit til leverandøren. Øvrig personell i firmaet har under avvikling levert et profesjonellt og over forventning bra arbeid. Teamworks har levert over kapasitet og har fått dette til på tross av et overveldende omfang. De kunne trengt flere ledere over mindre grupper av de frivillige, flere gaffeltrucker under opp og nedrigg samt en mer detaljert innmelding av boder og restauranters behov. Elektrikerene skulle vært innvolvert på et tidligere tidspunkt for å kvalitetssikre strømoppsettet. Behovet og bestillingen til Teamworks med hensyn til antall underledere og planlegging har fra TSR sin side blitt undervurdert kraftig. 6. Anbefaling: 1: Anbudsvurderinger på tjenester må utføres av kompetent fagpersonell. Kvalitet og pris må veies nøye. Lave priser gjenspeiler oftest lav kvalitet og påfører merkostnader under produksjon. I slike omfattende produksjoner kan feilvurderinger i forhandlinger med underleverandører medføre budsjettødeleggende konsekvenser. Det er en fin men tydelig linje mellom hva som kan benyttes av frivillig/sponset leveranse og nødvendig profesjonell leveranse. Totalbudsjett for et evt. Tall Ships i 2015/16 må derav analyseres og revurderes. 2: Det må settes inn en kommunikativ og motiverende leder med bred erfaring på relevant organisasjonsledelse og lovverk som evner å utnytte og fordele ressurser, delegere ansvar, samt koordinere lokal og ekstern kompetanse. Øvrige anbefalinger kan leveres på oppdrag. 7. Detaljert situasjonsrapport Mandag 26. Barrikader til sceneområdet var ikke kvalitetssikret og jeg ba derfor om budsjettgodkjenning til å hente inn profesjonelle mojo-barrikader fra ProSec i Oslo. Disse barrikadene stod klare til frakt fra Pink-konserten på Odderøya og vi hadde mulighet til å spare frakt og tid ved å hente de direkte derfra. Ugland prioriterte og godkjente heldigvis dette; innen 12:00 var leiebetingelser avgjort. Vi fikk en utrolig god pris (ca 50%) og hentet de selv fra odderøya. Storskjermmøte kl. 11:00 ble avlyst av produsent. Produksjonsmøtet kl. 12:00 var effektivt. Hadde vi da visst hvilke utfordringer vi kom til å møte senere kunne mye vært løst lettere. Konferansiermøtet kl. 14:00 var effektivt. Åpningsseremonimøte på Agder Teater kl 17:00 var upåklagelig, et godt samarbeid. Jeg hadde denne dagen mye møter men var mest mulig på området. Sceneriggen startet en time senere enn avtalt og de frivillige ble ikke instruert eller utnyttet godt nok av byggledere. Det gikk sakte men etter en runde med de ansvarlige fikk jeg satt det i et mer effektivt system som senere viste seg å ikke bli fulgt. 5
Jeg ba om å bli kontaktet når containere skulle plasseres for å anvise korrekte posisjoner. Dette skjedde ikke og når jeg kom ned måtte jeg kreve disse omgjort. Alt arbeid måtte følges opp i detalj og sikres på tross av at jeg hadde levert detaljert plantegning. Fra dag 1 måtte jeg løpende omdisponere og restrukturere pga endringer og mangler. Tirsdag 27. Fra 08:00 var det en rekke møter om bl.a. Prisseremoni, åpningsseremoni og produksjonsmøte med sceneteknikere, delegering samt overlevering av planer og info ut fra preproduksjonsarbeid. Jeg tok siste ringerunde med artister og produksjonspersonell for å sikre at alle behov og informasjon var levert. Resten av dagen fokuserte vi på sceneteknisk rigg, montering av scenestruktur og generell klargjøring av området til Onsdagen. Tirsdagen var veldig lik Mandagen med utfordringer på løpende bånd. Onsdag 28. Fra opprigsstart 08:00 var det nermest umulig å få tak i frivillige på M3. Levering av utstyr kom men det var ingen som satte det opp. Det hersket kaos på området. Ingenting var operativt etter tidsplan. Møte med Storskjermproduksjonen og andre nødvendige oppgaver ble utsatt og utsatt og tilslutt avlyst pga prioriteringer og tidsnød. Jeg meldte løpende fra om bemanningsbehov uten resultat, logistikken sviktet, respons på behovsmeldinger kom aldri. Jeg var tvunget til å utførte prioriterte tiltak selv, kapasitetsmessig var jeg sprengt, det var ikke rom for diskusjoner utover praktisk arbeid ga jeg utelukkende ordre og krevde de fulgt opp og rapportert utført. Kl. 12:00 - skulle strøm til sceneområdet kobles opp. Det skjedde ikke og jeg krevde status og tidspunkt for når dette var klart. Jeg fikk null respons. Når strømmen ble koblet til 7 timer senere var den ikke i henhold til bestilling og med jordfeil. Mediasystemer måtte produsere eget strømskap, scenen måtte redusere forbruk drastisk. Inntakskabelen hadde over 100 amper mindre kapasitet enn uttaksbehov. Kl. 13:00 - innså jeg for alvor at planverket som lå til grunn for arrangementet ikke var godt nok til å håndtere publikumsmassene vi stod ovenfor. Det var ikke opprettet noen varslingsrutiner eller tiltak for håndtering av ulykker tilpasset omfanget av publikum. Evakueringskanaler og tilgang for utsykningskjøretøy var ikke tatt hensyn til. Røde Kors etc var mannsterke tilstede uten å bli hørt på behov for plasseringer og rutiner under preproduksjon. Beredskapen var med andre ord tilstede i styrke, men ikke i funksjon. Ansvarlige for serveringsområdet hadde ingen retningslinjer infrastrukturellt, de hadde kun leid området og hadde fri disposisjon. Kl 16:00 - innkalte jeg til møte mellom securitas og røde kors for å gi instrukser på omdisponeringer og etablering av gjerdeavgrensninger, evakueringskanaler og beredskapsrutiner. Infrastrukturellt instruerte jeg securitas til å befare hele området og sikre utsatte områder i samarbeid med Teamworks, videre plasserte jeg containere og avgrensninger slik at det dekket arrangementets krav i omfang. Omdisponeringene av sanitetspersonell ble avvist av Ugland samme kveld og var ikke operative på morgenen torsdag 29. Situasjonen var derfor kritisk. Jeg gikk bevisst og direkte over mitt eget mandat og krevde disse omdisponeringene aktive med umiddelbar effekt. Videre krevde jeg administrativ status og fikk innen torsdag 29. kl 18:00 status som manager gjennom Helene Hostad samt muntlig mandat fra Sigurd Paulsen til å lede sikkerheten på området. Jeg vil berømme Helene Hostad, Sigurd Paulsen, Securitas og Røde kors sin tillit, kunnskap og evne til å handle effektivt og hensiktsmessig i denne prosessen. 6
Torsdag 29 Kl. 08:00-10:00 Klargjøring av området var førsteprioritet. Bestilt frivillig personell og utstyr kom heller ikke nå som avtalt og mye måtte løses ad-hoc. Omplasseringer av gjerder, bongcontainer, kabelgate, klargjøring av toaletter bak scenen etc. etc. var ikke på plass. Jeg krevde tilførsel av vann til hovedscenen, dette kom på plass i løpet av dagen. Montering av scenebarrikader skjedde etter anvisning effektivt takket være en frivillig ved navn Silje. Securitas hadde forstått instruksjoner og forklaringer godt og jobbet selvstendig med å justere inn de siste plasseringene av gjerder. Blandt annet gjerder mot kaikant og mot evakueringsvei. Samtidig som dette hadde jeg ansvar for sikring og flyvning av Performanceartist under Åpningsseremonien og jobbet på scenen under generalprøven. Kl. 10:00 12:00 Fylkesmannen kom med politiet for å befare sceneområdet før prinsessebesøket. Jeg hadde ingen tid til diskusjon eller vurderinger, dette skulle jeg strengt tatt vært informert om på forhånd. Derfor instruerte og anviste jeg ankomst, rutiner, hendelsesforløp og evakueringsplan. Politiet godkjente dette direkte. Vi jobbet på spreng for å sikre det mest viktige og kl 13:00 var vi klare på scenen. Innen 14:00 var vi klare for første konsert og publikum økte i antall. Gjerder og avgrensninger for å lede og sikre så omfattende menneskemengder var direkte skadetruende og ble omgjort de siste timene før vi fikk tyngden av folkemassene inn på området. Gjennom dag 1 skjedde følgende: Publikum strømmet inn på området som da var uoversiktlig, dårlig skiltet og det dannet seg flere propper i folkemassene. Det var mange tilløp til panikk og flere familier turte ikke bevege seg inn på området. Inngangspartiene var trange og for få, publikum hoppet over gjerder og brøt seg igjennom på avsperrede områder. Det var denne dagen jeg også fikk beskjed fra saniteten om at mine krav til posteringer var avvist av Ugland på tross av Røde Kors sine anbefalinger og krav. Vi kunne derfor ikke håndtere en eventuell ulykke. Sanitære plasseringer var totalt ulogiske og fremkalte frustrasjon og sinne blandt gjester. Skjenkeområdene hadde ikke tilstrekkelig vakthold eller sanitære tilbud. Det ble flere ganger observert mindreårige med alkohol og gjester kunne fritt ta med seg alkoholholdig drikke ut fra skjenkeområdene. Sirkulerende vakthold til å bortvise uønskede og berusede personer fantes ikke. Jeg informerte skjenkeansvarlig om dette, han tok det seriøst og skulle løse dette. Det viste seg at de kun hadde to vakter mellom kl. 18:00 og 24:00. Disse skulle håndtere 1500 2000 gjester uten nødvendige gjerdeavgrensinger. Jeg omdisponerte fortløpende vakthold til å sikre skjenkeområdet. Videre beordret jeg endring av gjerdeplasseringer for å lede publikum effektivt. Status kl 01:00 var skremmende. Vi var ennå ikke operative nok til å håndtere dag 2. Sikkerhetsforholdene var ennå ikke etablert i den grad at jeg anså området som sikkert for publikum. Mye gjenstod på alle hold. Dag 1 var i realiteten en intens preproduksjonsdag med publikum på samme tid. Jeg hadde siste møte med Teamworks kl 01:00 for å sikre effektive løsninger på dag 2 av arrangementet. Mellom kl 22:00 og 02:00 innhentet jeg statusrapporter fra alle hold og instruerte i neste dags oppgaver. Kl. 02:00 07:00 utnyttet jeg et heldig tilfelle av overbemanning på nattevakthold og klargjorde sceneområdet samtidig som Sceneleverandøren monterte siste inndekning av sceneduker. Fredag 30 Det var først nå at hele organisasjonen hadde forståelse for mine avgjørelser, folk tok instrukser positivt, kapasiteten på bemanning var større iom at den kritiske fasen var over. 7
Det gjorde det lettere å løse de siste utfordringene vi hadde. I et møte kl. 09:30 med Ugland på produksjonskontoret mitt ga jeg en kritisk statusrapport på sikkerhet og sanitet. Jeg ba om budsjettgodkjenning til utplassering av toaletter på skjenkeområdet. Vi hadde da fått tilbud om en løsning fra skjenkeansvarlig på 10 toaletter og 6 crossunits. Han valgte å løse dette med Teamworks, i løpet av dagen kom det 4 toaletter og 2 crossunits. Gjerder ble plassert ut på en fungerende måte for å lede publikum oversiktlig og effektivt inn og ut av skjenkeområdet. Akkrediteringen til sceneområdet fungerte ikke, Jeg tok derfor over alle sceneakkrediteringer. Kl. 12:00 - anså jeg området som sikkert nok. Været la en demper på antall publikum. Sanitet og sikkerhetspersonell var operative til å håndtere avvikling. Etter 29 timers intenst arbeid tok jeg en 2 timers pause. Gjennom dag 2 skjedde følgende: Beregningen av plassbehov foran scenen var riktig til prisseremonien, den gikk smertefritt av stabelen med et fornøyd STI. Informasjon til pressekontoret fra ledelsen var forøvrig manglende. STI påpekte her at de hadde store kommunikasjonsproblemer med prosjektleder. Resten av dagen gikk med til å etablere og kjøre inn alle funksjoner. Kl 20:00 innså jeg at vindstyrken økte og forsøkte internt å skaffe målinger på sekundmeter. Scenen stod i fare for kollaps med sin maks toleransegrense på 15 s/m. Vi iverksatte umiddelbart tiltak for å slippe luft igjennom sceneinndekningen. Scenemester og byggleder gjorde en effektiv og omfattende innsats her. Vi hadde heldigvis mange værstasjoner lagt til kai så jeg tok kontakt med førsteoffiser på Dar Mlodziezy og opprettet en radiokommunikasjon direkte med han. Videre informerte jeg sanitet og sikkerhet om situasjonen og opprettet varsling og tiltaksplan. Teknisk ansvarlig for symfoniorkesteret fikk sine instrukser. Situasjonen var oversiktlig og under kontroll. Vi kunne håndtere en evt evakuering uten panikk eller risiko. Kl. 23:00 gikk jeg av vakt og anså området som operativt. Kvelden brukte jeg til å observere området og publikum. Det var en glede å se at folk trivdes og at de siste dagenes negative hendelser hadde gått ubemerket for publikum. Lørdag 31. Dette var første dag vi var operative fra morgenen av. Noe av dagen gikk med til å hente inn muntlige rapporter fra flere områder. Sanitet og sikkerhet fikk beskjed om å skrive delrapport. Siden produksjonen led under graverende og særdeles alvorlige organisasjonssvikt anser jeg det i min rolle som et faglig ansvar å feilsøke og analysere situasjon og årsak. Den analysen jeg foretok her er grunnlaget for rapporten i helhet. Videre denne dagen utførte jeg det øvrige arbeidet mitt i henhold til oppdrag, produksjonen var stabil og fungerende nok til at alle områdeledere hadde oversikt og funksjon ut fra eksisterende instruks og ansvar. Rapporten inneholder de viktigste punktene som behøver evaluering. Øvrige detaljer og hendelser er direkte knyttet til disse eller har lignende karakter. Videre henvendelser vedrørende denne rapporten er oppdragsgivende. Christian Gavigan Østre Kystvei 399 4790 Lillesand Cell: +47 90417905 Mail: sgtscum@gmail.com 8
Delrapport om sikkerhet og sanitet under TSR 2010, med hovedfokus på beredskap ved Hovedscenen K1 Kristiansand Røde Kors Hjelpekorps (KRKH) fikk oppdraget med å ha sanitet under TSR 2010 i Kristiansand. I forkant av arrangementet ble det utarbeidet en avtale og en plan om bemanningen på sanitetssiden, der KRKH la inn sine betraktninger om hvordan bemanningen burde legges, og TSR Kristiansand ga tilbakemelding og kom med endelig bestilling av antall ønskede mannskaper. Dette ble avgjort i mai. KRKH sitt forslag i forhold til konsertscenene, og da spesielt Hovedscenen K1, var at det burde stasjoneres personell fast ved scenen, i tillegg til ambulerende fotpatruljer ute blant publikum. Dette forslaget ble valgt bort av TSR Kristiansand da de mente det holdt med de ambulerende fotpatruljene blant publikum sammen med de andre vaktelementene KRKH stiller med under arrangementet (ATV og ambulanse). I sine forberedelser til TSR 2010 valgte likevel KRKH å øke sin bemanning i forhold til bestillingen fra TSR. Både for at flest mulig mannskaper skulle kunne være med og oppleve arrangementet, samt at ved å ha flere mannskaper enn bestillingen var ville det være rom for å omdisponere og ha flere ressurser å spille på ved uforutsette hendelser under arrangementet. Dette ble gjort bevisst, og uten at det vil bli til økonomisk belastning for TSR Kristiansand. På arrangementets første dag, onsdag 28.august, fikk KRKH inn bestilling fra sikkerhetsleder ved Hovedscenen K1, Christian Gavigan, om at han av sikkerhetsmessige årsaker ønsket 2 sanitetspersonell fra KRKH stasjonert ved Hovedscenen under alle arrangementer der. Vaktsjef og Korpsleder for KRKH sa da at ut fra bestillingen fra TSR var ikke dette mulig, men da vi hadde ekstra personell tilgjengelig hver dag ved å ha overbemannet vaktene, omdisponerte vi bare 2 av mannskapene hver dag til å være stasjonert ved Hovedscenen etter sikkerhetsleders ønske. Dette hadde dog ikke vært like enkelt dersom vi ikke hadde tatt høyde for uforutsette utfordringer i vakten og overbemannet den slik det ble gjort. Etter møtet med Gavigan nevnte jeg hans ønske overfor TSR-sjef Bjarne Ugland, som ba oss opprettholde den opprinnelige planen, uten fast sanitetsvakt ved Hovedscenen K1. Da vi hadde mannskaper tilgjengelig valgte jeg likevel å omdisponere 2 mannskap hver dag til fastvakt ved Hovedscenen K1, etter som det ikke ville ha noen innvirkning på den ønskede og bestilte bemanningen fra TSR Kristiansand. Etter å ha drøftet det med Gavigan fant vi denne løsningen nødvendig for å i det hele tatt ha sjans til å ivareta sikkerheten sanitetsmessig ved Hovedscenen K1. I tillegg til mangelen på fast sanitetsvakt ved Hovedscenen K1 i planleggingen av arrangementet viste området mellom M1 og M2 seg å være en reel risiko for å utvikle seg fra å være et konsertområde til å bli et katastrofeområde på kort tid. Det var nær sagt umulig å bevege seg raskt mellom disse to punktene inne på Havneområdet til fots, og langt mindre med ATV eller ambulanse, som var de typene for rask sanitets-respons som var planlagt for arrangementet. Området rundt R1, både inn fra M1 og tilsvarende fra M2, var en ren flaskehals fra begge sider. Folk sto her som sild i tønne, og dersom det hadde skjedd noen skade eller medisinsk akutt-tilfelle i dette området ville vi som sanitet hatt store problemer med å rykke frem til den eventuelle pasienten. Allerede tidlig på dagen torsdag fant KRKH sine mannskaper det enklest å bevege seg fra M1 til M2 på utsiden av området. Dersom det ikke var satt fast sanitetspersonell ved scenen ville en hendelse her også ha resultert i stort tidstap ved dårlig fremkommelighet da gjerdeløsningene og sikringene i området foran scenen var særdeles mangelfulle. Heldigvis skjedde det ingen alvorlige hendelser torsdag kveld, mye takket være at værforholdene dempet gemyttene og det ikke ble den store varmepåkjenningen blant publikumerne denne dagen. Men det var bare tilfeldigheter som forhindret dette, sånn sett. Det kunne like gjerne gått fryktelig galt. Og for de som jobbet ved scenen, med rigg og annet, var det ingen annen sanitetsdekning enn fastvaktene da de ble satt der. Hendelser her, med så mye folk foran og rundt scenen, var en alvorlig risiko inntil det ble satt sanitetsvakter fast ved Hovedscenen K1, samtidig som det ble gjort omdisponeringer blant Securitas og de frivillige vaktene for å ivareta sikkerheten best mulig i dette området.
I samtale med Ass Sikkerhetsansvarlig André Paulsen etter konsertslutt torsdag ble dette problemet belyst, samt at de ble informert om at vi omdisponerte mannskapene ut ifra hvor publikum beveget seg og at vi hadde satt fast sanitetsvakt ved Hovedscenen hver dag. Dette ble tatt til etterrettning, og noen av forholdene langs kaien mellom M1 og M2 ble etterkomt. KRKH fortsatte likevel å bruke ytre vei som hovedtrassé for sanitetspersonell mellom M1 og området inne på havna resten av arrangementet grunnet trengselen langs R1 og området foran Hovedscenen K1. Det ble plassert fastvakt sanitet ved Hovedscenen K1 hver dag fra kl 12 til konsertslutt hver dag resten av TSR. Samarbeidet med sikkerhetsleder Christian Gavigan om plassering og anvendelse av sanitetspersonell i forbindelse med Hovedscenen K1 var meget godt, spesielt da begge parter hadde forståelse for sikkerhetsbehovet og risikoen under slike arrangementer. Løsninger ble funnet, og planer omlagt for å gjøre sikkeheten og sanitetstilbudet optimalt for å sikre både publikum og scenemannskaper best mulig. mvh Alfred Georg Klausen Korpsleder Kristiansand Røde Kors Hjelpekorps
Sluttraport Securitas The Tall ship Races Kristiansand 05. august 2010
Sluttrapport The Tall Ship Races Organisatorisk Vi føler at Securitas ble koblet inn noe sent i prossessen. Det tok tid før vi fikk en god dialog med nøkkelpersoner, noe som gjorde at mange beslutninger ble tatt i kort tid i forveien og under avvikling av arangemanget. Risikoanalysen som ble utført i forkant av arangemanget, kom heller aldri Securitas i hende. De frivillige som hjalp til med å rigge scenen og sikkerhetsgjerdene rundt, forsvant plutselig på andre haste oppdrag. Noe som resulterte i at Securitas brukte mye tid på å rigge gjerder for å hindre at folk kom seg inn på conteiner området og backstage. Frivillig vaktholdet fungerte ikke som forventet spesielt på natta. Securitas hadde bla beregnet at de frivillige skulle bemanne porten ved M1 og M2 på natta. Disse var bestemt fjernet, uten at Securitas ble informert, noe som førte til ekstra jobb med å fjerne og hindre at personer kom inn på området på natta. Omdisponeringer av vaktpersonell ble gjort i sammarbeid med venuemanager og oss. Dette gjelder spesielt skjenkeområdet ved scenen. Det ble iløpet av arangemanget utvidet vakhold. Vakhold på Scenen ble utvidet fra kl.2000 til 1500, i tilleg til at vekterne ble igjen utover kl.2400 til området ble tømt. Securitas tok også over vakhold på scene/innganger på natt. Det ble også hentet inn to ekstra mann på søndag for å holde folk utenfor området ved nedrigg. Hendelser Securitas førte egen vaktjournal for Tall Ship Races. Hendelsene ble videreformidlet til Sikkerhetsleder Sigurd Paulsen hver morgen. Securitas har ikke loggført noen alvorlige hendelser. Hendelsene som er loggført er kun hendelser Securitas har vært involvert i. Følgende hendelser nevnes: - En person ble kontrolert av Securitas og behandlet av Røde Kors for overtråkk i en trapp. - Under Åpningen med Mette Marit, ble det stor trengsel i området mellom Scenen og kai kanten. Vi hadde satt opp sperringer for å hindre at mennesker falt i vannet. Ved disse sperringene ble det trangt og ca 10 personer ble løftet over gjerdet da de fikk angst anfall i trengselen som oppstod. Hvis ikke dette gjerdet hadde vært plasert her, ville personer garantert ha gått i vannet. - Til sammen fire overstadig berusede personer ble oppfordret til å reise hjem, med vedkomendes samtykke.
Sluttrapport The Tall Ship Races - 6 barn mistet foreldrene sine, men ble gjenforent før vekter fikk satt i gang intern varsling ihht instruks. - Serveringstedet ved hovedscenen hadde dårlig kontroll på gjestene. Securitas måtte torsdag kveld hjelpe til med å stenge inngangen, da vaktene ikke hadde kontroll på antall gjester. Trykket av mennesker gjorde at samtlige innleide vakter måtte stå i døra. Dette resulterte i at vaktene ikke hadde kontroll på personer som hoppet over gjerdet. Securitas ble satt for å passe på dette av Venue Manager Christian Gavigan. Vaktene ble bedt om å ha en plan på dette til neste dag, men møtte opp uten å ha gjort endringer, noe som førte til at problemet kom tilbake fredags kveld. - På fredagen ble det iverksatt en beredskap da scenemester melder fra om at vinden er på grensen av hva scenen kan klare. Symfoniorkesteret var ferdige akkurat i det øyeblikk vinden tok seg over øvre grense. Når alle var av scenen ble det iverksatt tiltak for å sørge for bedre gjenomtrekk på scenen. Dette ble håndtert profft av de involverte, og uten å skape noen form for dramatikk. Konklusjon Securitas føler at vi hadde god kontroll under arangemanget. Arangemanget ble heldigvis spart for alvorlige uønskede hendelser. Vi hadde god dialog med Sikkerhetsleder og de andre involverte i beredskapssystemet. Securitas burde vært mer involvert og satt i kontakt med nøkkelpersoner på et mye tidligere tidspunkt. Det bærer preg av at mye ble gjort i siste liten, når de ansvarlige under avvikling fikk vite at bestilling ikke samsvarer med behov. Dette løste seg heldigvis smidig, men en del vektere ble hentet inn på kort varsel. Securitas var forberedt på at dette mest sansynlig ville skje, men ikke i så stort omfang. Det ble også brukt en del resurser for å få kontroll på skjenkestedet ved hoved scenen. Her burde de ansvarlige for vakthold på serveringstedene gjort en bedre jobb i forkant, og ikke minst gjort nødvendige tiltak når de ble konfrontert med problemstillingen.